BAB 3 ANALI SA BESARAN BELANJA, RESI KO DAN PRI ORI TAS
3.1. Supply Positioning Model (SPM)
Supply posit ioning model adalah alat bant u yang digunakan unt uk mengidentifikasi kebutuhan pengadaan pada suatu organisasi/ instansi sehingga dapat ditentukan prioritas pengadaan.
Model ini direpresentasikan dengan 2 (dua), yaitu sumbu X dan Y. Yang memiliki arti sebagai berikut :
3.1. Supply Posit ioning Model ( SPM)
Gambar 3.1 Ilustrasi Sumbu X dan Sumbu Y
Sumbu X : Jumlah/ Nilai Pengadaan per Tahun
Untuk Setiap Jenis Barang/ Jasa
Sumbu ini merepresentasikan nilai pengadaan/ pembelian rata-rata
3.2. Penent uan Priorit as Pengadaan
Nilai Pengadaan per Tahun (Rp)
dan 20% jumlah barang/ jasa (paket) mewakili 80% total nilai pengadaan.
Sumbu Y : Dampak/ Resiko Barang/ Jasa Tersebut Terhadap Kegiatan
Organisasi/ I nstansi
Sumbu Y, memperlihatkan tingkat resiko/ dampak barang/ jasa yang akan diadakan terhadap organisasi/ instansi. Semakin tinggi, maka semakin besar dampak/ resiko/ pentingnya barang/ jasa tersebut terhadap organisasi/ instansi. Distribusi barang/ jasa pada supply positioning model jika dikelompokkan dengan mempertimbangkan resiko/ dampaknya terhadap organisasi/ instansi dapat dikelompokkan sebagai berikut :
T = Tinggi S = Sedang
R = Rendah D = Dapat diabaikan
Gambar 3.2 Ilustrasi Supply Positioning Model
Pada Gambar 3.2 terlihat barang yang termasuk pada kelompok T (Tinggi) adalah barang yang memiliki tingkat prioritas yang tinggi, baik dari sisi nilainya yang tinggi juga tingkat pentingnya barang/ jasa tersebut dalam mencapai tujuan organisasi/ instansi. Kemudian tingkat prioritas ini turun kepada barang/ jasa pada kelompok S, R dan D.
Membuat skala prioritas atas penggunaan waktu dan biaya dalam pengadaan. (menentukan dimana proses administrasi perlu kompleks atau sederhana).
Membuat strategi pengadaan terhadap barang/ jasa yang diperlukan tersebut.
Mengingat ket erbat asan anggaran penent uan priorit as, sangat pent ing dilakukan perencanaan pengadaan. Hal ini akan menjamin pelaksanaan program dapat tercapai sesuai tujuan yang sudah ditetapkan.
Bagaim ana m em plot barang/ j asa at au m em posisikan pengadaan barang/ jasa dalam supply positioning model?
Untuk menentukan batas besarnya nilai pengadaan per tahun dapat dilakukan dengan mempelajari nilai pembelian sebelumnya kemudian menentukan batasan rendah sedang dan tinggi (misalnya batasan ini diambil Rp. 200 juta).
Untuk menentukan tinggi/ rendahnya dampak barang/ jasa terhadap organisasi/ instansi dapat dilakukan dengan membuat skala resiko (misal dari 1 s/ d 10) barang/ jasa tersebut dengan kriteria yang disepakati secara internal.
Dalam penggunaan SPM sebagai alat bantu untuk menerapkan strategi pengadaan, barang/ jasa pada SPM dikelompokkan dalam 4 (empat) kuadran sebagai berikut:
dan resiko/ dampak jika barang/ jasa tersebut rendah sehingga tidak akan menyebabkan organisasi/ instansi tersebut berhenti beroperasi/ bekerja.
Barang dengan kategori ini tipenya biasa, sifat dan spesifikasinya standar, atau gampang diperoleh di pasar sepert i : alat t ulis kant or (ATK), peralat an sederhana, sparepart umum atau barang-barang yang pembuatannya tidak perlu teknologi khusus. Penyedia barang jenis ini umumnya dapat berupa toko, grosir, supplier serba ada dan lain-lain. Untuk jasa biasanya adalah jasa-jasa yang sederhana yang penyedianya juga banyak.
Kuadran umum (Leverage)
Adalah kategorisasi barang/ jasa yang total nilaipembeliannya tinggi tetapi
resiko/ dampaknya j ika barang/ j asa t ersebut rendah at au t idak akan membuat organisasi/ instansi tersebut berhenti beroperasi/ bekerja. Biasanya barang/ jasa pada kuadran ini memiliki banyak penyedia barang/ jasanya. Barang pada kuadran ini belum memerlukan teknologi tinggi atau spesifik, umumnya banyak tersedia di pasar dan penyedia barangnya juga banyak. Barang pada kuadran ini dapat sama dengan barang yang terdapat pada kategori ru-tin tetapi hanya berbeda jumlah atau volumenya. Ketersediaan penyedia barangnya juga umumnya banyak. Untuk jasa biasanya adalah jasa yang sama dengan kuadran rutin tetapi volume atau lama pekerjaannya yang lebih besar. Contohnya seperti pengadaan konstruksi jalan, rumah, sekolah, pengadaan alat transportasi dan lain-lain yang nilainya besar tetapi tingkat resikonya tidak terlalu tinggi.
Kuadran khusus (Bottleneck)
Adalah kategorisasi barang/ jasa yang total nilai pembeliannya rendah
tetapi resiko/ dampaknya terhadap kegiatan organisasi/ instansi tinggi. Jika bar ang/ j asa t er sebut t idak t er sedia, m aka dapat
menyebabkan organisasi/ inst ansi t ersebut berhent i beroperasi/ bekerja.
Contohnya seperti sparepart untuk mesin-mesin khusus seperti generator, alat berat, mesin-mesin yang hanya dipakai untuk kegiatan khusus. Mengingat barang ini bersifat khusus dimana umumnya penyedia barangnya juga terbatas atau sedikit.
Untuk jasa biasanya adalah jasa-jasa yang penyedia jasanya memerlukan keahlian khusus, dan jumlah penyedia jasanya tidak banyak.
Contohnya seperti mencari konsultan membuat modul-modul pelatihan khusus, pekerjaan pengelasan bawah air, pemadam kebakaran dan lain-lain.
Kuadran kritikal (Critical)
adalah kategorisasi barang/ jasa yang total nilai pembeliannya tinggi dan
resiko/ dampaknya terhadap kegiatan organisasi/ instansi tinggi. Jika barang/ jasa tersebut tidak tersedia, maka dapat menyebabkan organisasi/ instansi tersebut berhenti beroperasi/ bekerja.
Barang pada kuadran ini adalah barang yang bersifat khusus atau spesifik yang penyedia barangnya terbatas. Umumnya membuat barang jenis ini memerlukan teknologi atau rekayasa teknologi yang unik atau khusus.
Cont ohnya sepert i mesin-mesin generat or, pompa dan lain-lain dengan pembangkit gas, air, angin, atau tenaga surya.
Untuk contoh jasa seperti jasa seismik ekplorasi, pengeboran horizontal, pembuatan jalan layang dan lain-lain. Penyedia untuk barang/ jasa kategori ini umumnya sedikit.
Jika diringkas karakteristik masing-masing kuadran terlihat sebagai tabel berikut:
Keterangan Rutin Umum Khusus Kritikal Resiko Pengadaan terhadap
Organisasi/Institusi Rendah Rendah Tinggi Tinggi Jenis Barang/Jasa Standar Standar Variatif
(Tidak Standar)
Variatif (Tidak Standar) Jumlah Penyedia Barang/Jasa Banyak Banyak Sedikit Sedikit
Jumlah Pembelian Rendah Tinggi Rendah Tinggi Daya Tarik Penyedia Barang/Jasa Rendah Tinggi Rendah Tinggi
3.1. Supply Posit ioning Model ( SPM) 3.2. Penent uan Priorit as Pengadaan Posisi bar ang/ j asa pada supply posit ioning m odel sangat
mempengaruhi st rat egi pengadaan unt uk barang/ j asa yang berdekatan tetapi berbeda kuadran ada kemungkinan akan memiliki strategi yang sama dalam pengadaannya.
Gambar 3.4 Supply Positioning Model Barang Berdekatan
Pada Gambar 3.4 terlihat bahwa barang/ jasa dengan item a walau masih dalam kuadran rutin tetapi memiliki karakteristik yang sudah berbeda. Sedangkan barang/ jasa item b dan item c walau berada dalam kuadran yang berbeda tetapi memiliki karakter yang hampir sama atau strategi pengadaan yang diambil bisa hampir sama (lihat lebih rinci pada Gambar 3.4).