GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
5.3 Susunan Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Dalam suatu organisasi diperlukan adanya susunan struktur organisasi agar pegawai yang berada di dalamnya mengetahui apa tugas, wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing agar dapat diketahui yang mana atasan dan yang mana bawahan. Dengan demikian tujuan-tujuan yang telah direncanakan sebelumnya dapat dikuasai dan di koordinasikan dengan baik.
Tujuan dari adanya struktur organisasi ini adalah untuk menjalin kekompakan dan keharmonisan kerja agar setiap pekerjaan dapat terlaksana dengan baik, terkordinir, dan penuh rasa tanggung jawab sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan apa yang menjadi tujuan perusahaan dapat tercapai.
PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara memiliki satu kantor pusat yang terletak di Jl. Sisingamangaraja No.1 Medan, 5 (lima) Kantor Cabang Kelas A, 10 (sepuluh) Kantor Cabang Kelas B, 3 (tiga) Kantor Cabang Kelas C, 2 (dua) Kantor Cabang Kelas D, dan 6 (enam) Instalasi Pengolahan Air (IPA) termasuk Pengolahan Air Limbah. Untuk Cabang Sei Agul masuk ke dalam kategori Cabang Kelas A karena memiliki jumlah pelanggan di atas 30.000.
Struktur organisasi PDAM Tirtanadi Cabang Sei Agul beserta tanggung jawab dan wewenangnya adalah :
Kepala Cabang Sei Agul (Kelas A)
a. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Divisi Zona I b. Membawahi :
- Kepala Bagian Pengawasan, - Kepala Bagian Umum Personalia, - Kepala Bagian Keuangan,
- Kepala Bagian Pemasaran,
- Kepala Bagian Hubungan Langganan (Hublang), - Kepala Bagian Jaringan.
c. Tugas dan Tanggung Jawab :
- Melaksanakan seluruh kegiatan operasional pelayanan kepada pelanggan di dalam area pelayanan cabangnya.
- Merencanakan dan melaksanakan program kerja cabang pelayanan dengan menggunakan seluruh sumber daya yang ada di cabangnya dengan efisien dan efektif.
- Bertindak sebagai pemimpin dalam mengendalikan pelaksanaan kegiatan operasional cabang.
- Merencanakan pengembangan wilayah pelayanan dalam rangka memperluas cakupan pelayanan.
- Memastikan bahwa pelayanan yang diberikan kepada seluruh pelanggan dan calon pelanggan telah sesuai dengan ketentuan dan pedoman yang berlaku.
- Bertanggung jawab dalam melaksanakan pembinaan dan peningkatan kemampuan personil yang ada di cabangnya serta memberikan reward dan sanksi sesuai dengan ketentuan.
- Membuat laporan bulanan tentang perkembangan cabang. Kepala Bagian Pengawasan
a. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Cabang. b. Membawahi :
- Asisten I Cabang, Asisten II Cabang, dan Pegawai Cabang terkait. c. Tugas dan Tanggung Jawab :
- Merencanakan dan melaksanakan program kerja Bagian Pengawasan. - Melaksanakan tugas pengawasan atas pekerjaan pemasangan, perbaikan
dan pemeliharaan jaringan perpipaan serta bangunan.
- Bertanggung jawab terhadap kualitas pekerjaan pihak ketiga / rekanan. - Melakukan koordinasi dengan SPI Kantor Pusat dalam hal tugas-tugas
- Melaksanakan tugas pengawasan atas tugas-tugas administratif seperti pencatatan meter pelanggan, perubahan tarif, dan lain-lain.
- Membuat sistem pengawasan sehingga seluruh kegiatan pekerjaan dapat di awasi dengan berpedoman kepada ketentuan yang ada.
- Menyampaikan data-data untuk kelengkapan laporan bulanan perkembangan cabang.
Kepala Bagian Umum Personalia
a. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Cabang. b. Membawahi :
- Asisten I Cabang, Asisten II Cabang, dan Pegawai Cabang terkait. c. Tugas dan Tanggung Jawab :
- Membantu Kepala Cabang dalam hal melakukan kegiatan tugas umum dan mengurus segala hal yang berkaitan dengan ketatausahaan, adiministrasi kepegawaian, gudang, rumah tangga dan angkutan. - Memproses penerbitan Surat perintah mulai kerja/kontrak/perjanjian
untuk pekerjaan bangunan dan taman sesuai dengan ketentuan.
- Membantu dan menyelenggarakan persiapan yang menyangkut acara rapat intern maupun seremonial.
- Menjaga ketertiban dan keamanan lingkungan kerja dan senantiasa melakukan koordinasi dengan Kepala Satuan Pengamanan dalam hal pengaturan petugas Satuan Pengamanan.
- Menyusun dan melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan mental/spritual dan kesejahteraan pegawai.
- Mendata hal-hal yang berkaitan dengan disiplin kepegawaian di Cabangnya.
- Melaksanakan semua tugas dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Cabang.
- Memberikan rekomendasi kepada Kepala Cabang atas hal-hal yang berkaitan dengan mutasi, pembinaan, pengembangan kualitas sumber daya manusia, disiplin dan hak hak pegawai.
- Membimbing, mengatur dan memberdayakan pegawai untuk kepentingan pelaksanaan tugasnya.
- Mengatur dan mengendalikan persediaan barang-barang gudang. - Mengurus dan mengelola barang-barang inventaris dan peralatan
kerja.
- Mengarsipkan dan mengamankan Surat-Surat yang berharga dan dokumen perusahaan penting lainnya.
Kepala Bagian Keuangan
a. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Cabang. b. Membawahi :
- Asisten I Cabang, Asisten II Cabang, dan Pegawai Cabang terkait. c. Tugas dan Tanggung Jawab :
- Membantu Kepala Cabang dalam hal pengelolaan administrasi dan keuangan cabang.
- Mengelola buku kas dan bank sesuai dengan ketentuan yang berlaku. - Meneliti kebenaran pembayaran atas dokumen pendukung voucher.
- Membuat schedule pembayaran kepada pihak ketiga yang disesuaikan dengan kemampuan cash flow cabang.
- Mengupayakan dan mempercepat penagihan tunggakan rekening air guna meminimalkan saldo tunggakan.
- Memastikan bahwa semua penerimaan cabang telah di setor ke rekening perusahaan.
- Melaksanakan pencatatan administrasi atas penggunaan dana kerja sesuai dengan peruntukkan yang telah ditetapkan.
- Menyampaikan data-data untuk kelengkapan laporan bulanan perkembangan cabang.
Kepala Bagian Pemasaran
a. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Cabang. b. Membawahi :
- Asisten I Cabang, Asisten II Cabang, dan Pegawai Cabang terkait. c. Tugas dan Tanggung Jawab :
- Membantu Kepala Cabang dalam hal melakukan kegiatan tugas pemasaran dan pelayanan kepada pelanggan dan calon pelanggan serta melayani proses permohonan sambungan baru.
- Merencanakan dan melaksanakan program kerja Bagian Pemasaran. - Melakukan kegiatan tugas pemasaran dan pelayanan kepada pelanggan dan
calon pelanggan.
- Melaksanakan survei, perencanaan, serta menghitung biaya pekerjaan sambungan baru sesuai dengan ketentuan.
- Melaksanakan perencanaan perhitungan biaya pekerjaan sipil lainnya sesuai ketentuan.
- Menyampaikan data-data untuk kelengkapan laporan bulanan perkembangan cabang.
- Bertanggung jawab terlaksananya permohonan sambungan baru pelanggan sesuai dengan pengembangan cakupan pelayanan.
- Bertanggung jawab pencapaian target sambungan baru sesuai dengan anggaran perusahaan yang telah ditetapkan.
Kepala Bagian Hubungan Langganan (Hublang) a. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Cabang. b. Membawahi :
- Asisten I Cabang, Asisten II Cabang, dan Pegawai Cabang terkait. c. Tugas dan Tanggung Jawab :
- Membantu Kepala Cabang dalam hal melakukan kegiatan tugas hubungan langganan dan memonitor laporan masyarakat yang berkaitan dengan pelanggan.
- Merencanakan dan melaksanakan program kerja Bagian Hubungan Langganan.
- Mencatat, meneruskan dan memonitor laporan masyarakat yang berkaitan dengan pelanggan dengan menggunakan sistem informasi.
- Menghimpun, memasukkan dan mengolah data internal untuk diteruskan ke sistem informasi manajemen kantor pusat dalam kurun waktu yang ditentukan.
- Melakukan pembacaan/pencatatan kubikasi air yang dipakai pelanggan sesuai jadwal pembacaan dan mengirim data DSML tepat waktu.
- Melakukan evaluasi terhadap kondisi dan akurasi meter air pelanggan.
- Melaksanakan proses permohonan reduksi, perubahan golongan tarif, balik nama, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Melaporkan dan memproses tindak lanjut penyelesaian kemungkinan hal-hal yang merugikan perusahaan seperti by pass, penempelan magnet dan tindakan illegal lainnya.
- Memberikan Bon Laporan Informasi pekerjaan penggantian meter (meter mati, daluarsa, ragu, rusak dan lain-lain) dan menyerahkan ke bagian Jaringan.
- Pemeliharaan dan penyimpanan kartu pembacaan meter dan formulir daftar stand meter langganan.
- Bertanggung jawab melaporkan jika terdapat gangguan meter air yang tidak dapat dicatat agar segera diganti dan bertanggung jawab atas penaksiran pemakaian air pelanggan yang tidak dapat dibaca meter airnya dengan mempedomani faktor-faktor jumlah penghuni,
pemakaian bulan sebelumnya dan faktor lain yang menjadi pertimbangan.
- Mengevaluasi pencapaian target penjualan air sesuai dengan anggaran perusahaan yang telah ditetapkan.
Kepala Bagian Jaringan
a. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Cabang. b. Membawahi :
- Asisten I Cabang, Asisten II Cabang, dan Pegawai Cabang terkait. c. Tugas dan Tanggung Jawab :
- Membantu Kepala Cabang dalam hal pendistribusian air ke pelanggan di area pelayanan cabangnya.
- Merencanakan dan melaksanakan program kerja Bagian Perpipaan.
- Melaksanakan pemasangan, pemeliharaan dan pemeriksaan rutin jaringan perpipaan.
- Bertanggung jawab terhadap kualitas, kuantitas dan kontinuitas air kepada pelanggan yang berada di wilayah pelayanannya.
- Mengkoordinasikan dan melaksanakan pekerjaan perbaikan / rehab pipa distribusi dan dinas.
- Bertanggung jawab terhadap pengarsipan jaringan pipa sesuai dengan ketentuan.
- Melaksanakan perawatan dan pembacaan meter-meter loop yang ada di cabang nya.
- Menyampaikan data-data untuk kelengkapan laporan bulanan perkembangan cabang.
Gambar 5.1 Struktur Organisasi PDAM Tirtanadi Cabang Sei Agul Medan Kepala Cabang Ka.Bag. Pengawasan Ka.Bag. Umum & Personalia Ka.Bag. Keuangan Ka.Bag. Pemasaran Ka.Bag. Hublang Ka.Bag. Jaringan - Asisten I - Asisten II - Pegawai - Asisten I - Asisten II - Pegawai - Asisten I - Asisten II - Pegawai - Asisten I - Asisten II - Pegawai - Asisten I - Asisten II - Pegawai - Asisten I - Asisten II - Pegawai
BAB VI