BAB II TINJAUAN PUSTAKA
3.6. Tahap dan Prosedur Penelitian
Instrumen penelitian ini adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam penelitian. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan mengumpulkan data lebih banyak bergantung kepada peneliti sendiri sebagai pengumpul data maka peneliti disebut juga sebagai instrumen penelitian.
Adapun prosedur penelitian pada penelitian kualitatif melalui beberapa tahap yaitu :
3.6.1.Tahap Pra Lapangan
Dalam tahap ini dilakukan penyusunan rancangan penelitian, menentukan lokasi penelitian, pengurusan izin penelitian, penjajagan, penentuan nara sumber dan informan serta penyiapan perlengkapan penelitian termasuk persiapan diri peneliti agar dapat beradaptasi dengan lingkungan atau tempat penelitian dilakukan. Dalam tahap pra lapangan ini peneliti juga menyiapkan surat untuk survey pendahuluan, sebagai kelengkapan administrasi, sebab peneliti bukan bagian dari organisasi di mana penelitian ini dilakukan.
3.6.2.Tahap Memasuki lapangan
Peneliti menyiapkan diri agar dapat beradaptasi, belajar memahami setiap proses yang ada, dapat berperan serta, dalam proses pelaksanaan fungsi, tugas serta menjalin hubungan dalam pergaulan dengan subyek penelitian baik selama maupun sesudah pengumpulan data. Dalam pengumpulan data peneliti berusaha untuk menggali dari setiap bagian yang ada yang berkaitan dengan data yang dibutuhkan oleh peneliti dan terus berusaha untuk dapat objektif dalam arti berusaha untuk tidak terpengaruh kepada subyek penelitian.
Diskusi dengan beberapa nara sumber yang informasinya belum utuh ketika wawancara dilakukan serta melakukan proses editing, reduksi dan klasifikasi semua fakta, data dan informasi yang terekam secara utuh serta menganalisis temuan penelitian dan mengkomparasikan dengan sumber lainnya. Tahap ini diakhiri dengan melakukan kategorisasi, properties, atribut yang akan dapat memberikan intepretasi dan memberikan eksplanasi dalam menjawab masalah penelitian. Sehingga tahap ini digunakan untuk menjawab masalah penelitian, proposisi maupun dalil-dalil yang memberikan gambaran atau hubungan yang terjadi antara fenomena yang diteliti.
Dalam proses ini dilakukan pula analisis data yang meliputi aktivitas reduksi data, tampilan data dan menyususn kesimpulan selanjutnyapeneliti melakukan tahap akhir penulisan yaitu dengan memuat temuan-temuan penelitian, merumuskan kesimpulan serta rekomendasi bagi peneliti yang menaruh minat pada bidang yang sama.
3.6.3. Teknik Pengumpulan dan Pencatatan Data
Pengumpulan dan pencacatan data dilakukan dengan observasi secara langsung ke lapangan. Kegiatan yang peneliti lakukan di lapangan mengamati setiap peristiwa, dan prosedur yang ada. Pada bidang pendidikan dasar dan bidang pendidikan menengah, peneliti mengamati pelayanan yang diberikan kepada tamu/pengunjung (kebanyakan guru, petugas sekolah/Tata uasaha, dan kepala sekolah). Biasanya hal-hal yang diurus terkait dengan kesiswaan, sertifikasi guru, pelaksanaan ujian nasional, sarana-prasarana serti rencana renovasi, dan pembangunan fasilitas sekolah.
Setiap pengunjung atau tamu yang datang, akan menyampaikan maksud dan tujuan kedatangannya kepada petugas melalui jendela kecil yang disediakan di depan ruangan pendidikan dasar dan pendidikan menengah (berbentuk loket tiket) dan setelah itu tamu atau pengunjung di suruh menunggu. Dalam pengamatan peneliti tidak jarang pengunjung cukup lama menunggu (tidak langsung dilayani) padahal menurut hemat peneliti dapat langsung dilayani karena ada petugas yang sedang duduk dan tidak melakukan apa-apa. Peneliti kemudian berinisiatif untuk menanyakan kepada petugas mengapa belum dilayani. Petugas tersebut kemudian menjawab ya Bu sebentar lagi. Adakalanya jumlah pengunjung cukup banyak karena datangnya dalam waktu yang bersamaan sementara kursi yang tersedia di depan kantor bidang pendidikan dasar hanya tersedia untuk 6 orang dan kursi di depan bidang pendidikan menengah hanya tersedia untuk tiga orang, sehingga pengunjung yang lain terpaksa menunggu di luar ruangan.
Pelayanan yang diberikan kepada pengunjung yang datang, tidak segera ditangani dan bahkan ketika pegawai yang seharusnya bertugas menangani sesuatu urusan, misalnya yang berkaitan dengan sertifikasi tidak masuk kantor karena sakit atau tugas luar (TL), maka pegawai lainnya kurang memberi respon atau jawaban yang seharusnya diterima oleh tamu/pengunjung. Misalnya, tidak memberikan jawaban yang pasti kapan pegawai tersebut akan kembali ke kantor. Kondisi ini tidak jarang membuat tamu yang berkunjung mengeluh sebab untuk satu urusan harus dilakukan dengan datang berulang-ulang ke kantor Disdikpora. Peristiwa ini oleh peneliti dicatat sebagai salah satu budaya pelayanan, yang perlu mendapatkan perhatian.
Selain itu, peneliti tidak menemukan adanya buku tamu atau pengunjung. Seharusnya buku ini tersedia agar setiap tamu yang datang terdata secara lengkap termasuk mengenai maksud dan tujuan kedatangan serta apakah sudah ditangani atau belum. Kondisi ini juga memperlambat pelayanan, sebab bila pegawai yang dituju tidak ada di tempat dan rekan kerjanya lupa menyampaikan maka tentu saja tamu atau pengunjung yang datang pada hari berikutnya dan berharap urusannya sudah ditangani/ditindaklanjuti menjadi kecewa disebabkan pegawai yang bersangkutan malah tidak tahu kalau ada yang dia harus lakukan. Hal lain yang
juga tidak tampak berkaitan dengan pelayanan, selain dari tidak adanya buku tamu adalah pencatatan tentang hal-hal penting yang harus dilakukan dalam satu minggu hari kerja. Di dalam ruangan tersebut ada papan tulis namun tidak diisi dengan agenda attau prioritas kegiatan apa yang harus dilakukan dalam satu minggu. Hal-hal seperti ini oleh peneliti coba tanyakan kepada pegawai mengapa papan tulis tersebut tidak diisi dan dijadikan sebagai informasi bagi semua pegawai mengenai apa yang harus dilakukan dan dapat juga sebagai informasi bagi pegawai lain yang tidak masuk kantor karena sakit atau dinas luar.
Kegiatan lain yang juga peneliti amati berkaitan denganrapat internal pada pendidikan dasar dan menengah. Rapat biasanya dilakukan apabila ada hal-hal yang dianggap penting untuk dievaluasi. Rapat jga digelar menjalang adanya program yang dipercayakan kepada kedua bidang berkaitan dengan perkembangan kurikulum, pengadaan dana transisi bagi siswa miskin maupun bagi siswa yang drop out (DO). Rapat rutin yang melibatkan semua bidang dan dikoordinir oleh bidang pendidikan menengah dilakukan menjelang pelaksanaan ujian nasional tingkat pendidikan sekolah menengah atas sementara rapat rutin yang dilakukan menjelang pelaksanaan ujian akhir nasional tingkat sekolah mennegah untuk sekolah menengah dikoordinir secara bersama oleh bidang pendidikan dasar dan bidang pendidikan menengah dan ujian akhir nasional untuk pendidikan dasar dikoordinir oleh bidang pendidikan dasar dengan melibatkan semua bidang yang ada termasuk bidang pendidikan non formal maupun bidang pemuda dan olahraga (untuk pendistribusian soal, untuk pengawasan dll).
Pada bidang pemuda dan olah raga, sesuai dengan namanya maka dalam pelaksanaan dan penyusunan program juga terdiri dari dua yaitu pelaksanaan bidang pemuda dan pelaksanaan bidang olahraga. Tamu atau pengunjung yang datang kebanyakan pihak sekolah biasanya diwakili guru olahraga atau bidang kesiswaan. Kunjungan pihak sekolah ini dilakukan menjelang penyelenggaraan olimpiade olahraga siswa nasional ( O2 SN) dan menjelang pekan olahraga pelajar wilayah daerah Jawabarat. Untuk bidang pemuda kegiatannya terkait dengan rencana perlombaan menulis (lomba essay) di sekolah serta pembinaan untuk Paskibra. Sementara kegiatan lainnya lebih didominasi tentang berbagai program yang sudah disusun dan direncanakan tetapi masih terkendala dengan dana sehingga belum bisa direalisasikan serta kesulitan mengirimkan utusan/perwakilan setiap kali ada undangan dari kabupaten/kota lainya untuk mengikuti lomba yang diselenggarakan bagi masyarakat atau yang sifatnya umum.
Pada bagian umum dan kepegawaian sesuai dengan namanya maka kegiatan yang mendominasi adalah yang berkaitan dengan kepegawaian maupun kegiatan surat menyurat. Pada bagian ini telah disediakan buku untuk tamu/pengunjung. Dalam buku tersebut sudah disediakan kolom-kolom mulai dari hari/tanggal, nama, instansi asal, maksud dan tujuan. Selain itu ada kolom keterangan. Kolom ini dimaksudkan untuk menerangkan posisi atau disposisi, maksudnya sudah sampai mana kegiatan tersebut dilakukan. Selain hal tersebut peneliti juga memperhatikan setiap surat yang masuk, kemudian dicatatkan terlebih dahulu baru kemudian disebar kepada bagian-bagian yang dituju. Sayangnya peneliti belum melihat adanya kesepakatan diantara pegawai dalam melakukan
kategorisasi surat, seperti surat biasa, surat penting dan surat segera, masih tampak ada perbedaan pandangan dan persepsi di antara pegawai. Hal ini sangat terkait dengan waktu penyelesaian, waktu pembalasan surat untuk masing-masing kategori surat masuk. Tempat untuk mengarsipkan surat turut menjadi perhatian. Tempatnya terbatas sementara surat yang masuk terus bertambah. Kesan yang tampak dalam pengarsipan menjadi kurang tertata. Oleh karena itu pada perkembangan selanjutnya pengarsipan yang dilakukan oleh pegawai dengan melakukan scan untuk setiap surat yang masuk dan disimpan dalam bentuk file. Untuk surat-surat keluar oleh bagian umum dan kepegawaian terlebih dahulu dicatatkan pada buku khusus yang diberi surat keluar. Dalam buku tersebut tertera hari/tgl, nomor surat, dan instansi yang dituju. Namun dalam kenyataanya ditemukan masih adanya komplein terkait dengan pengiriman surat maupun surat masuk yang dianggap terlambat dalam pengiriman maupun penerimaan.
Pada sub bagian program peneliti mengamati dan mencatat laporan-laporan yang sudah masuk dari setiap bidang dan sub bagian yang ada. Bagian program dan pelaporan ini biasanya mengalami kesulitan membuat laporan bila ada keterlambatan dari bidang atau sub bagian lain. Umumnya setiap laporan akan terlebih dahulu masuk ke bagian program sebelum disampaikan kepada sekretaris maupun kepada kepala Dinas. Selain itu sesuai dengan namanya bagian ini mencoba menyusun berbagai program yang mungkin dapat dilaksanakan baik oleh bidang maupun oleh sub bagian atau program yang dilakukan secara bersama-sama seperti pada saat akan menyusun Renstra (rencana strategis). Ide menyiapkan program ini biasanya datang dari kepala kepegawaian, atau kepala bidang. Sala satu program yang pada waktu penelitian ini sedang dilakukan adalah membuat standar pelayanan terhadap surat masuk dan surat keluar.
Program ini direncanakan untuk sub bagian umum dan kepegawaian terlebih dahulu, dan rencananya akan dilanjutkan dengan membuat standar pelayanan untuk surat masuk dan surat keluar pada bidang pendidikan dasar dan bidang pendidikan menengah. Target waktu yang ditetapkan saat itu maksimal dalam satu tahun program pelayanan minimal untuk surat-surat ini sudah diselesaikan. Tujuan dari program ini agar setiap surat yang masuk dapat diposisikan secara tepat sesuai dengan kategori yang akan disusun (surat biasa, surat penting, surat segera) berikutnya akan disepakati mengenai waktu untuk pembahasan surat tersebut sesuai dengan kategorisasinya termasuk mengenai balasan surat. Kegiatan ini sampai dengan penelitian ini dilakukan belum terlaksana. Beberapa alasan yang dikemukakan terkait dengan keterlambatan pelaksanaan program standar pelayanan minimum adalah karena beban kerja yang cukup tinggi, sementara jumlah pegawai terbatas. Rapat internal bidang atau sub bagian biasanya terkait dengan berbagai hal yang tertuang dalam tupoksi jadi sifatnya rutin, rapat ini sebenarnya dimaksudkan untuk melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang berjalan. Dalam rapat bidang pendidikan dasar, banyak masukkan yang berkembang dan disampaikan dalam rapat. Antara lain masih adanya keluhan masyarakat terkait dengan biaya pendidikan, sekalipun sudah ada BOS ternyata tetap belum sanggup menyekolahkan anak-anak mereka.
Selanjutnya hasil observasi dan wawancara tersebut kemudian dikategorisasi dan dipilah sesuai dengan kriteria-kriterianya