ANALISIS PEMECAHAN MASALAH
6.2. Pemecahan Masalah
6.2.1. Tahap Improve 1 People
Jenis pemborosan (waste) yang termasuk dalam area pemborosan ini
adalah transportasi atau kegiatan pemindahan yang sebenarnya tidak diperlukan dan operator yang menunggu atau hanya mengamati mesin yang sedang bekerja. Secara khusus, pendekatan yang dilakukan untuk mengurangi pemborosan ini
dengan menerapkan metode 5S (Seiri/Sort, Seiton/Stabilize, Seiso/Shine,
6.2.1.2. Metode 5S
Pendekatan perbaikan dengan metode 5S merupakan suatu program untuk meningkatkan kenyamanan tempat kerja, proses dan produk dengan melibatkan operator yang bekerja selama proses produksi berlangsung. Metode 5S merupakan
dasar perbaikan berkelanjutan (kaizen) yang terdiri dari serangkaian aktifitas
untuk menghilangkan pemborosan yang menyebabkan kesalahan, kecacatan dan kecelakaan di tempat kerja.
Saat ini, kondisi penataan di lantai produksi belum dilakukan dengan baik. Pemilahan dan penataan peralatan, material, maupun kertas limbah produksi masih dalam keadaan tidak rapi. Setiap operator belum memiliki disiplin diri yang sama untuk melakukan pemilihan dan penataan barang-barang yang digunakan ketika bekerja. Kegiatan pembersihan dilakuan tanpat jadwal yang tetap sehingga mesin dan lantai produksi sering dijumpai dalam keadaan tidak rapi. Selain itu, jarak meja peralatan dengan mesin masih cukup jauh sehingga menambah waktu kerja operator, penerangan pada ruang produksi juga masih dirasakan kurang sehingga diperlukan penataan lampu yang lebih baik, serta lantai produksi yang licin cukup mengganggu kelancaran proses produksi.
Penjelasan mengenai metode 5 S adalah sebagai berikut: 1. Seiri (Sort)
Seiri (Sort )adalah kegiatan pemilahan, penyingkiran dan penyimpanan barang-barang yang diperlukan atau tidak diperlukan untuk kegiatan produksi di tempat kerja. Usulan perbaikan untuk bagian ini yaitu pada lantai produksi
formulir, barang-barang yang diidentifikasi sebagai barang yang tidak diperlukan lagi atau tidak diperlukan untuk sementara waktu yaitu:
a. Sisa-sisa potongan kertas
b. Komponen mesin yang sudah tidak terpakai
c. Sampah-sampah kertas pembungkus
d. Minyak pelumas mesin yang terdapat di lantai
e. Tumpukan barang-barang sisa hasil produksi cacat
Tindakan yang dapat dilakukan untuk barang-barang yang tidak diperlukan tersebut adalah memisahkan barang tersebut dalam suatu area, kemudian dievaluasi kembali dengan pertimbangan jika barang ditetapkan tidak diperlukan maka dapat dibuang atau dijual, dan sebaliknya jika barang ditetapkan akan diperlukan maka dapat disimpan sementara dan digunakan kembali pada proses produksi yang memerlukan barang tersebut.
2. Seiton (Stabilize)
Seiton (Stabilize) adalah kegiatan pengaturan dan pemberian tanda untuk barang-barang yang diperlukan dan penempatan barang tersebut pada lokasi yang tetap dan mudah dijangkau untuk mendukung kegiatan produksi. Usulan perbaikan untuk bagian ini adalah sebagai berikut:
Pada lantai produksi, barang-barang yang masih diperlukan dan harus diatur peletakannya yaitu:
a. Sisa potongan kertas yang terdapat pada lantai produksi segera
b. Pencahayaan di lantai produksi haruslah mencukupi agar operator dapat bekerja lebih baik.
c. Alat kebersihan seperti sapu dan karung penampungan sementara
diiletakkan di dekat mesin potong, sehingga potongan kertas yang dihasilkan pada proses-proses tersebut dapat dibersihkan dengan segera.
d. Peralatan yang digunakan selama proses produksi berlangsung diletakkan
di meja peralatan yang berdekatan dengan mesin, dimana untuk setiap mesin memiliki meja peralatan masing-masing.
e. Botol minyak pelumas, cairan etching dan bensin disimpan di tempat
khusus di dekat masing-masing mesin agar tidak mengganggu proses produksi.
3. Seiso (Shine)
Seiso (Shine) adalah kegiatan yang menekankan pada pemisahan, pembersihan tempat kerja dari debu dan yang lainnya dengan tujuan untuk menjaga kebersihan tempat kerja dan keselamatan kerja. Dalam menjalankan program ini, setiap bagian tidak dibedakan dan semua pekerja di perusahaan wajib melaksanakannya. Kegiatan yang wajib dilakukan oleh semua pekerja adalah menyapu lantai, membersihkan tempat-tempat peralatan, dan melaporkan kondisi yang tidak aman seperti lantai licin. Program ini dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila perusahaan dapat membuat suatu jadwal kebersihan secara berkala untuk setiap pekerja yang bekerja di perusahaan tersebut.
4. Seiketsu (Standardize)
Seiketsu (Standardize) adalah kegiatan untuk melaksanakan tugas-tugas
seperti sort, stabilize, shine diimplementasikan dan dijalankan secara
konsisten. Perusahaan perlu membuat suatu persetujuan 5S yang disepakati secara bersama oleh semua pekerja sehingga persetujuan tersebut menjadi suatu aturan yang mewajibkan pekerja. Selain itu, perusahaan juga dapat menyusun suatu jadwal piket pembersihan pabrik setiap periode dengan peraturan yang sudah disepakati.
5. Shitsuke (Sustain)
Shitsuke (Sustain) adalah suatu disiplin diri mengenai program 5S sehingga setiap pekerja memandangnya sebagai suatu budaya perusahaan yang harus dilaksanakan secara kontinu. Untuk menjadi dasar perbaikan terus menerus (continuous improvement), pihak perusahaan harus membuat prosedur mengenai program 5S serta melakukan penyuluhan terhadap pekerjanya sehingga muncul kesadaran diri untuk selalu menerapkan 5S .
6.2.1.3. Information
Penyampaian informasi tidak pada waktu dan pada orang yang tepat juga dapat dikatakan sebagai suatu pemborosan seperti komunikasi kepada pihak
supplier yang merupakan bagian proses bisnis perusahaan itu sendiri. Cara penyampaian informasi yang tidak tepat mengakibatkan seringnya keterlambatan
bahan baku yang dikirimkan oleh pihak supplier sehingga menyebabkan proses
meningkatkan komunikasi antara pihak perusahaan dengan supplier dengan baik sehingga bahan baku yang diperoleh tepat pada waktunya serta memiliki kualitas baik.
6.2.2. Tahap Control
Untuk menjamin usulan-usulan perbaikan yang dibuat tersebut dapat berjalan dengan baik, maka perlu dibuatkan suatu prosedur kerja yang mengatur setiap operator, mesin dan metode dalam proses kerjanya. Pada tahap analisis di atas, proses yang menjadi permasalahan utama pada proses produksi formulir adalah proses pencetakan dan proses pemotongan. Oleh karena itu, kecacatan produksi sering terjadi pada kedua proses tersebut.
Kecacatan produksi yang terjadi selain disebabkan oleh jenis bahan yang kurang bagus dan ketidaktelitian operator, juga disebabkan oleh tidak tersedianya suatu prosedur kerja pada kedua proses tersebut dan kurangnya pengawasan. Dengan demikian, prosedur kerja yang baik pada proses pemotongan dan pencetakan sangat dibutuhkan agar perusahaan dapat menjaga dan meningkatkan kualitas produk formulir. Pada prosedur kerja proses pemotongan usulan, dilakukan eliminasi aktivitas pemeriksaan pada proses penyusunan dikarenakan akan lebih optimal jika dikerjakan oleh operator pencetakan. Selain itu, juga dibuat prosedur pengawasan untuk mandor bagian produksi agar melakukan pengawasan pada proses pemotongan dan pencetakan sehingga kecacatan produk dapat dicegah. Berikut ini adalah prosedur-prosedur kerja yang diberikan untuk proses proses pencetakan dan proses pemotongan, serta pengawasan.