4. PROGRAM KERJA
4.3 Tahap Pengawasan
Konsultan selama periode konstruksi, akan senantiasa memberi arahan, bimbingan dan instruksi yang diperlukan kepada Penyedia Jasa Pemborongan guna menjamin bahwa semua pekerjaan dilaksanakan dengan baik, tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu dan tepat biaya dengan berdasarkan dokumen kontrak dan petunjuk teknis lainnya. Selain itu, tugas konsultan meliputi melakukan sertifikasi atas pekerjaan ini yang dilaksanakan oleh Penyedia Jasa Pemborongan. Secara rinci, pekerjaan yang dilakukan pada tahap supervisi adalah : 1.Masa Konstruksi/ Masa Perbaikan :
2.Mengecek data titik survey di lapangan
3.Menyelenggarakan pengawasan menerus di lapangan untuk mendapatkan kepastian bahwa semua pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan persyaratan di dalam dokumen kontrak.
4.Memeriksa test laboratorium dan test lapangan untuk pekerjaan fisik, juga material yang akan digunakan dan metode kerja untuk mendapatkan kepastian sudah sesuai dengan persyaratan.
5.Menjaga, mengendalikan, mengontrol, memonitor, meevaluasi rencana kemajuan pekerjaan yang terbaru berupa bar-chart dan atau metode lain yang digunakan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disetujui.
6.Memeriksa dan menyetujui semua gambar kerja dan detailnya yang diajukan oleh Penyedia Jasa Pemborongan, penyesuaian design bila diperlukan, agar sesuai dengan kebutuhan teknis/lapangan.
7.Memberikan laporan secara berkala semua pengukuran kuantitas pekerjaan yang sudah di test termasuk penggunaan material, dengan menggunakan bentuk yang sudah disetujui oleh Pengguna Jasa.
8.Memberikan laporan khusus jika ada masalah yang timbul, dan memberikan rekomendasi pemecahan permasalahan.
9.Membantu mempersiapkan semua perubahan (change orders) dan membantu Pengguna Jasa pada saat dilakukan negosiasi harga dan biaya konstruksi terhadap perubahan kontrak tersebut (bila ada).
10.Mengevaluasi dan membantu menyiapkan rekomendasi bagi Pengguna Jasa dalam bertindak atas klaim terhadap kontrak, perselisihan, penambahan lingkup pekerjaan kontrak dan perubahan-perubahan lain di luar lingkup pekerjaan yang tercantum dalam dokumen kontrak.
11.Memeriksa rancangan sertifikat pembayaran bulanan yang akan disertifikasikan oleh Pengawas untuk mendapatkan persetujuan Pemimpin Pekerjaan.
12.Menyediakan bantuan dan arahan pada saat yang tepat bagi Penyedia Jasa Pemborongan di dalam semua masalah yang ada hubungannya dengan dokumen kontrak, pengecekan terhadap survey tanah dasar, test pengawasan mutu dan masalah lain yang berhubungan dengan dipenuhinya kontrak dan kemajuan pekerjaan.
13.Menjamin penerimaan dan menjaga sebagai laporan tetap semua jaminan yang diperlukan di bawah syarat-syarat yang tercantum di dalam dokumen kontrak, untuk material dan peralatan yang digunakan di pekerjaan. Semua material yang digunakan di pekerjaan termasuk sumbernya juga harus disetujui terlebih dahulu.
14.Menyediakan informasi yang diperlukan oleh Pengguna Jasa, menghadiri dan mencatat semua rapat/pertemuan dengan Penyedia Jasa Pemborongan, Pemimpin Pekerjaan dan Instansi pemerintah lain serta menyediakan bantuan teknis bila dan kapan diperlukan dalam kaitannya dengan pelaksanaan pekerjaan dan masalah-masalah kontrak.
15.Mendokumentasikan kondisi cuaca harian, peralatan Penyedia Jasa Pemborongan dan personil di lapangan serta peristiwa/kejadian yang bisa mengakibatkan keterlambatan, dan langkah-langkah yang diambil untuk mencegah keterlambatan tersebut.
16.Memberikan bantuan advis kepada Pemimpin Pekerjaan di dalam menyusun kebijakan dan langkah untuk mencegah dan mengurangi klaim.
17.Membuat laporan bulanan, laporan teknik/khusus dan laporan akhir pekerjaan seperti yang dikehendaki oleh Pengguna Jasa.
18.Pemeriksaan Serah Terima Sementara, termasuk penyiapan laporan dan Berita Acara Serah Terima Sementara yang diperlukan, serta menyiapkan Sertifikat Penerimaan Sementara (Certificate of Provisional Acceptance).
Secara ringkas, semua aktivitas di lapangan dirangkum di bawah ini : A.Persiapan lapangan
Pada tahap persiapan di lapangan, tim konsultan akan mengawasi dan mencek aktivitas-aktivitas konstruksi seperti yang dijabarkan berikut ini :
Memeriksa kualitas semua bahan yang akan digunakan untuk konstruksi.
Penyiapan rancangan campuran pekerjaan (job mix formula)
untuk beton dan lain-lain.
Lokasi letak bahan-bahan.
Kondisi tumpukan bahan di lokasi kerja. Jumlah dan kondisi semua peralatan.
Jumlah personil Penyedia Jasa Pemborongan. Jumlah dan kualitas bahan-bahan.
Kondisi cuaca.
Prosedur administrasi Penyedia Jasa Pemborongan.
Form/formulir kerja. Persiapan form-work.
Mengecek jadual Penyedia Jasa Pemborongan. Persiapan konstruksi.
B.Pekerjaan konstruksi/ Perbaikan
Setelah mobilisasi dan persiapan di lapangan selesai dan diperiksa oleh konsultan dan Pemimpin Pekerjaan, maka Penyedia Jasa Pemborongan akan diijinkan untuk melanjutkan pekerjaan
konstruksi. Team konsultan akan mengecek langsung hal-hal berikut ini :
Metoda pekerjaan konstruksi;
Penggunaan bahan;
Pengecekan jadwal;
Kondisi cuaca dari waktu ke waktu selama periode pelaksanaan pekerjaan;
Pengambilan contoh (sampling).
Sebelum pekerjaan fisik dimulai, Penyedia Jasa Pemborongan mengajukan “Request” terlebih dahulu, yang berisi antara lain :
Jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan;
Lokasi pekerjaan;
Peralatan yang akan digunakan;
Estimasi volume pekerjaan;
Material yang akan digunakan;
Rencana jam kerja.
C.Pengawasan mutu
Sebelum memulai aktivitas konstruksi, Penyedia Jasa Pemborongan akan membuat suatu permohonan tertulis kepada konsultan untuk prosedur konstruksi dan persetujuan pekerjaan. Konsultan akan :
Menginspeksi dan menyetujui bahan-bahan yang akan digunakan.
Menginspeksi dan menyetujui pelaksanaan pekerjaan fisik.
Menginspeksi dan menyetujui metoda serta ketelitian pekerjaan Memeriksa/menginstruksikan test-test lapangan.
Memeriksa/menginstruksikan test laboratorium terhadap sampel-sampel yang diambil dari lokasi kerja.
Memeriksa/menginstruksikan test yang lain sesuai spesifikasi.
Pengawasan kuantitas (quantity control) akan mengecek bahan- bahan yang ditempatkan oleh Penyedia Jasa Pemborongan. Konsultan akan memproses bahan-bahan dan produk fisiknya berdasarkan atas :
Hasil pengukuran yang memenuhi batas toleransi
Metoda perhitungan.
Lokasi kerja.
Jenis pekerjaan (work item).
Tanggal diselesaikannya pekerjaan.
E.Catatan-catatan teknis
Catatan-catatan akan dikeluarkan/diberikan dari waktu ke waktu, untuk memberikan petunjuk-petunjuk kepada Penyedia Jasa Pemborongan guna meningkatkan aspek-aspek pekerjaan fisik, metode kerja/construction methode dan lain-lain.
Demikian juga catatan-catatan/instruksi-instruksi diberikan juga untuk pekerjaan yang hasilnya tidak sesuai dengan spesifikasi.
F. Fase value engineering :
Pekerjaan yang dilakukan pada tahap value engineering antara lain sebagai berikut :
Memeriksa original design, untuk mengetahui apakah dimungkinkan dilakukan redesign untuk penghematan sesuai usulan Penyedia Jasa Pemborongan.
Metode konstruksi, pengoperasian alat berat, sehingga
diharapkan diperoleh penghematan biaya konstruksi. 4.4Pelaporan
Selama proses pengawasan pelaksanaan pekerjaan dan akhir dari pelaksanaan pekerjaan, maka konsultan akan membuat laporan, yaitu : laporan pendahuluan, laporan mingguan, laporan bulanan dan laporan akhir.
Laporan mingguan/bulanan berisi tentang progres fisik pekerjaan dan kendala-kendala selama pelaksanaan pekerjaan berlangsung untuk setiap minggu/bulannya. Proses penyusunan laporan mingguan/bulanan akan mengacu kepada laporan dari field engineer dan pengawas lapangan untuk setiap lokasi yang akan diawasi. Sebelumnya diarsipkan maka perlu dilakukan pembahasan bersama- sama dengan direksi.
Sedangkan laporan Akhir berisikan tentang perhitungan volume akhir pekerjaan dan evaluasi pelaksanaan pekerjaan. Laporan tersebut akan dilengkapi dengan foto-foto dokumentasi yang bedasarkan prosentase kemajuan pekerjaan (0 %, 25 %, 50 %, 75 % dan 100 %). Secara rinci, isi laporan adalah sebagai berikut :
A.Laporan Bulanan
Merupakan resume Laporan Mingguan per bulan, yang berisi antara lain : permasalahan yang terjadi di lapangan perbulan, usulan pemecahan dan tindak lanjut, kemajuan pekerjaan konstruksi di lapangan tiap akhir bulan. Laporan ini diserahkan kepada Pemberi Tugas setiap akhir bulan.
B.Laporan Akhir
Berisi uraian lengkap mengenai kegiatan pengawasan, dengan lampiran :
1.Buku Harian Lapangan (BHL).
2.Addendum Surat Perjanjian (Kontrak) tentang perpanjangan waktu dan Perubahan Tata Cara Pembayaran (kalau ada).
3.Surat Pernyataan selesai pekerjaan.
4.Foto Dokumen Lapangan sebanyak 1 exemplar/minggu. 5.Berita Acara Penyerahan Pekerjaan I (PHO).
Laporan ini diserahkan di akhir pelaksanaan pekerjaan. 4.5PROGRAM KERJA
Berdasarkan metodologi dan pendekatan penanganan pekerjaan sebagaimana telah diuraikan, maka disusun organisasi pelaksana pekerjaan dalam rangka koordinasi, pertukaran informasi, evaluasi dan pengendalian pelaksanaan pekerjaan secara makmimal serta struktur organisasi tim konsultan. Untuk itu, sistem koordinasi pekerjaan ini dengan struktur organisasi.
4.5.2 Sasaran eksternal
Dalam arti tujuan koordinasi, pertukaran informasi, evaluasi dan pengendalian pelaksanaan pekerjaan antara Tim Konsultan dengan Suku Dinas Pekerjaan Umum Tata Air Kota Adminstrasi Jakarta Selatan.
4.5.3 Sasaran internal
Dalam arti koordinasi, evaluasi dan pengendalian pelaksanaan di dalam Tim Konsultan sendiri, baik dalam tahap persiapan maupun tahap pengawasan. Koordinasi dilakukan antara anggota tim dan angota tim dengan ketua tim sesuai tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota tim.
Adapun mekanisme pelaksanaan penyusunan pekerjaan adalah sebagai berikut :
A.PPK.
Dalam hal ini Pemimpin Pekerjaan, bertindak sebagai penanggung jawab pekerjaan dan akan mempunyai peran dalam hal koordinasi khususnya secara administratif dan teknis. B.Konsultan
Direktur Perusahaan, bertanggung jawab atas masalah kontrak, manajemen personil dan pembiayaan pekerjaan secara keseluruhan.
Spesial Technician, secara umum bertanggung jawab dalam hal-hal manajerial dan koordinasi Tim maupun koordinasi terhadap seluruh pekerjaan seperti menyiapkan program kerja,
memberikan arahan dan petunjuk dalam melaksanakan pekerjaan, memimpin tim dalam setiap diskusi dan koordinasi dengan Pengguna Jasa, bertanggung jawab terhadap hasil pekerjaan tim, serta secara khusus bertanggung jawab terhadap materi yang terkait bidang keahliannya.
Inspektor, akan bertanggung jawab terhadap pekerjaan bidang ilmunya masing-masing sesuai dengan apa yang ditetapkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan sesuai dengan kebutuhan masing-masing item pekerjaan. Selain tenaga ahli, pekerjaan ini juga akan dibantu tenaga pendukung lainnya, yaitu narasumber. Narasumber yang dimaksud dalam pekerjaan ini adalah, pihak-pihak yang terkait secara langsung maupun tidak langsung yang dapat memberikan data/ informasi dan masukan yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan.
