TAHAPAN IMPLEMENTASI
B. Tahap Pertama 2013-2014
Implementasi tahap 2013-2014 dituangkan dalam perencanaan yang terdokumentasikan dalam renstra 2013-2014 yang disusun sebagai
construction strategy dan strategi pelayanan.
1. Untuk melaksanakan construction strategy, akan dilakukan beberapa kebijakan yaitu:
a. Penataan SDM dengan tujuan membangun competency-based HR
management. Kegiatan ini dibutuhkan karena Pusat Pendidikan dan
Pelatihan Manajemen Keparlemanan merupakan organisasi yang baru dibentuk. Penataan SDM ini terkait dengan konsolidasi SDM yang ada di Sekretariat Jenderal DPR RI yang akan tergabung sebagai satu kesatuan dalam Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan.
b. Penentuan standarisasi kompetensi jabatan. Pengembangan pribadi yang bermutu unggul secara sistematis merupakan salah satu strategi yang harus dilakukan ketika Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan ingin menjadi yang terbaik. Secara general, kompetensi sendiri disusun sebagai sebuah kombinasi antara ketrampilan (skill), atribut personal, dan pengetahuan (knowledge) yang tercermin melalui perilaku kinerja (job behavior) yang dapat diamati, diukur dan dievaluasi. Kompetensi dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:
1) Soft competency atau jenis kompetensi yang berkaitan erat dengan kemampuan untuk mengelola proses pekerjaan, hubungan antar manusia serta membangun interaksi dengan orang lain. Soft competency juga disebut sebagai core
competency. Jenis kompetensi ini sifatnya umum dan harus
dimiliki oleh pegawai, misalnya penampilan secara umum, perilaku (attitude), kemampuan berbahasa (lokal dan inggris), kemampuan menyimak (listening skills), langkah-langkah penyelesaian masalah (problem solving), leadership, communication, interpersonal relation, dll.
2) Tipe kompetensi yang kedua sering disebut hard competency atau jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan fungsional atau teknis suatu pekerjaan. Dengan kata lain, kompetensi ini berkaitan dengan seluk beluk teknis yang berkaitan dengan pekerjaan yang ditekuni dan merupakan jenis kompetensi yang sesuai dengan karakteristik atau kualifikasi organisasi. Kompetensi juga disebut functional competency, misalnya kemampuan dan wawasan untuk mengerjakan pada bidang yang
ingin dipilih Contohnya hard competency adalah financial analysis,
manpower planning, dan sebagainya.
c. Melakukan asesmen. Untuk itu dalam kegiatan ini harus dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Melakukan asesmen dalam rangka rekrutmen internal atau pencarian kandidat-kandidat untuk ditempatkan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan. Dalam pembentukkan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan dibutuhkan assesmen individu berdasarkan kompetensi. Selama ini hasil asesmen masih melihat pada aspek umum, hanya baru beberapa asesmen yang khusus. Kegiatan asesmen masih bersifat pemetaan sehingga belum sepenuhnya digunakan untuk aspek pengelolaan SDM.
2) Rekrutmen internal didasarkan pada hasil asesmen dan standarisasi kompetensi jabatan.
3) Untuk jabatan struktural dan fungsional bersifat open carrier internal dan kemungkinan eksternal.
4) Untuk jabatan struktural dapat berasal dari pejabat struktural atau fungsional.
5) Untuk jabatan fungsional dapat berasal dari pejabat struktural atau jabatan fungsional umum.
6) Open carrier eksternal diperlukan jika untuk posisi jabatan struktural yang dibutuhkan tidak ada SDM di lingkungan internal yang memenuhi standar kompetensi jabatan.
7) Untuk peneliti, asesor dapat direkrut dari Peneliti pada Bidang Pengkajian dan Analisis P3DI, yang berlatarbelakang pendidikan psikologi, ekonomi dan hukum. Untuk widyaiswara dapat direkrut dari peneliti atau pejabat struktural.
d. Rekrutmen SDM dari eksternal. Rekrutmen ini dilakukan untuk melengkapi rekrutmen internal. Dalam proses rekrutmen eksternal dilakukan dua kegiatan, yaitu rekrutmen dari instansi lain dan rekrutmen CPNS. Untuk rekrutmen CPNS dilakukan dengan pendekatan Zero Tolerant to KKN seperti yang dilaksanakan pada rekrutmen tahun 2009.
Untuk kegiatan ini direncanakan direkrut sebanyak 15 orang dengan latarbelakang pendidikan psikologi 7 orang dan sisanya berlatarbelakang manajemen, hukum dan administrasi negara.
Tabel.3. Rencana Rekrutmen Pegawai Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan Posisi Latarbelakang Pendidikan Proses rekrutmen 2013 2014
Kepala Pusat S3 Manajemen Internal/eksternal 1 Bidang P SDM S2 Psikologi Internal/eksternal 1 Bidang Kepemimpinan S2 Manajemen Internal/eksternal 1 Bidang Diklat S2 Manajemen Internal/eksternal 1 Manajemen Keparlemenan S2 Manajemen/ Hukum/Administrasi Negara Internal 1 Fungsional 3 peneliti S2 Psikologi 2 peneliti S2 Manajemen 1 peneliti S2 Hukum 4 orang calon Widyiswara S1/S2 Manajemen Internal 10 7 CPNS S2 Psikologi 4 CPNS S2 Manajemen 3 CPNS S2 Hukum 2 CPNS S2 Administrasi Eksternal 15
Sekretaris S1 Manajemen Internal 1
Pengadministrasi Umum
SMA Internal 8
Pengumpul dan Pengolah Data
S1 Berbagai Jurusan Internal 4
Tenaga Teknis SMA Internal 4
Total 32 15
e. Setelah proses rekrutmen dilaksanakan kemudian dilanjutkan dengan proses pemberian pendidikan dan pelatihan. Agar berjalan lebih optimal maka diawali dengan analisa kebutuhan pendidikan dan pelatihan yang tepat. Dalam hal ini terdapat tiga jenis analisa kebutuhan pendidikan dan pelatihan atau training need analysis yang akan dilakukan, yaitu:
1) Task-based analysis. Analis yang berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada satu posisi tertentu. Jadi dalam analisa ini, yang menjadi fokus adalah tugas posisi, bukan orang yang memegang posisi tersebut. Melalui metode task analysis ini, kemudian disusun kurikulum pendidikan dan pelatihan yang bersifat standar dan terpadu. Artinya, melalui analisa tugas dan
spesifikasi yang dibutuhkan oleh setiap posisi, maka dirumuskan jenis-jenis pendidikan dan pelatihan tertentu untuk setiap posisi tersebut. Beragam jenis pelatihan ini kemudian distandarkan dan menjadi pendidikan dan pelatihan yang wajib diikuti oleh setiap orang yang menduduki posisi tersebut.
2) Person-based analysis. Analis yang berfokus pada level kompetensi orang yang memegang posisi tertentu. Analisa ditujukan untuk mengetahui kekurangan dan area pengembangan yang dibutuhkan oleh orang tersebut. Berdasarkan hal tersebut kemudian disusun jenis pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk orang tersebut. Dalam analisa ini ditetapkan beragam jenis kompetensi dan juga standar level kompetensi sesuai posisi. 3) Organizational-based analysis. Analisa kebutuhan pelatihan yang
didasarkan pada kebutuhan strategis Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan dalam merespon dinamika keparlemenan masa depan. Kebutuhan strategis Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan dirumuskan dengan mengacu pada dua elemen pokok organization strategy and organization values.
Tabel.4. Rencana Pendidikan Pegawai Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan
Posisi Jenis Pendidikan dan Pelatihan
Task-base Person- base Organization- base Kepala Pusat Diklatpim II Variatif Manajemen
stratejik
Budaya organisasi Bidang P SDM Diklatpim III Variatif Manajemen
stratejik
Budaya organisasi Bidang
Kepemimpinan
Diklatpim III Variatif Manajemen stratejik
Budaya organisasi Bidang Diklat Diklatpim III Variatif Manajemen
stratejik
Budaya organisasi Manajemen
Keparlemenan
Diklatpim III Variatif Manajemen stratejik
Budaya organisasi Fungsional Diklat fungsional
Diklat teknis fungsional
Variatif Budaya organisasi
Sekretaris Pendidikan Sekretaris Variatif Budaya organisasi Pengadministras
i Umum
Administrasi Umum, Variatif Budaya organisasi Pengumpul dan Penelusuran Data Variatif Budaya organisasi
Pengolah Data
Tenaga Teknis Diklat teknis perkantoran
Variatif Budaya organisasi
f. Penataan dukungan kelembagaan. Kegiatan ini dibutuhkan karena untuk berjalannya Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan perlu didukung dengan perangkat regulasi, dan sarana dan prasarana kerja yang memadai. Strategi ini akan terkait dengan kebijakan pemenuhan dan pengembangan sarana dan prasarana dasar. Dalam kebijakan ini kegiatan yang akan dilakukan adalah: 1) Penyusunan berbagai pengaturan ketatalaksanaan seperti
Pedoman Pengelolaan Pengembangan SDM dan Manajemen Keparlemenan, dan berbagai SOP seperti SOP tentang Kegiatan Penerbitan/Publikasi, SOP tentang Pelaporan, SOP tentang Kegiatan Administrasi, dan SOP tentang Kegiatan Teknis (Lihat tabel 5).
Tabel.5. Kebutuhan Regulasi Untuk Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan
Unit Organisasi Regulasi
Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen
Keparlemenan
Pedoman Pengelolaan Pengembangan SDM dan Manajemen Keparlemenan.
SOP tentang Kegiatan Penerbitan/Publikasi. SOP tentang Pelaporan.
SOP tentang Kegiatan Administrasi. SOP tentang Kegiatan Teknis. Bidang
Pengembangan Kompetensi
Pedoman Pengelolaan Pengembangan Kompetensi. SOP tentang Penilaian.
SOP tentang Pengembangan. SOP tentang Conseling. SOP tentang Coaching. Bidang
Pengembangan Kepemimpinan
Pedoman Pengelolaan Pengembangan Kepemimpinan. SOP tentang Penyelenggaraan Pendidikan Kepemimpinan
(Talent Program).
Modul-Modul Kepemimpinan Kesekretariatan Keparlemenan 1, 2, 3 dan 4.
Bidang Pendidikan dan Pelatihan
Pedoman Pengelolaan Pendidikan dan Pelatihan. SOP tentang Pemberian Tugas Belajar.
SOP tentang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan. Rencana Pendidikan dan Pelatihan.
Kurikulum Pendidikan dan Pelatihan Administrasi Umum. Kurikulum Pendidikan dan Pelatihan Teknis.
Kurikulum Pendidikan dan Pelatihan Hubungan Interpersonal.
Kurikulum Manajemen Keparlemenan 1, 2, dan 3. Bidang
Pengembangan Manajemen Keparlemenan
Pedoman Pengelolaan Pengembangan Manajemen Keparlemanan.
Pedoman tentang Penelitian Keparlemenan. SOP tentang Penelitian.
Kelompok Fungsional
Pedoman Pembinaan Karir. Rencana Pembinaan Karir.
2) Pembangunan Gedung Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan yang memuat:
a) Ruang asesmen, yang mencakup ruang orientasi, ruang individual, ruang diskusi dan ruang presentasi.
b) Kelas Pendidikan dan Pelatihan.
c) Laboratorium Pengembangan kompetensi. d) Laboratorium Pengembangan Kepemimpinan. e) Laboratorium Pengembangan kurikulum. f) Laboratorium Manajemen Keparlemenan. g) Laboratorium Bahasa.
h) Asrama.
i) Sarana pendukung lainnya.
2. Untuk pelayanan maka strategi pelayanan masih menitikberatkan pada cara sebelum Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan terbentuk dengan berbagai penyempurnaan awal. Kebijakan yang akan dilaksanakan adalah:
a. Pelaksanaan asesmen pegawai yang selama ini dilaksanakan oleh Bagian Kepegawaian untuk PNS dan Bagian Tata Usaha Tenaga Ahli dan Sekretaris Pribadi untuk asesmen Tenaga Ahli dan Sekretaris Pribadi.
b. Penyusunan kurikulum awal kepemimpinan kesekretariatan keparlemenan I, II, III dan IV.
c. Penyusunan kurikulum awal manajemen keparlemenan I, II, dan III. d. Pelaksanakan tugas dan fungsi pendidikan dan pelatihan yang
selama ini dilaksanakan oleh Bagian Pendidikan dan Pelatihan.
e. Pengkajian mendalam/detil terhadap area perubahan yang terkait dengan reformasi birokrasi yang sudah ditetapkan dalam Agenda Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal DPR RI.
3. Indikator Keberhasilan
Sasaran yang ingin dicapai dalam dua tahun tahun renstra 2013-2014 adalah:
a. Sasaran dari output pelayanan adalah terselenggaranya pengembangan kompetensi, pendidikan dan pelatihan kepemimpinan,
pendidikan dan pelatihan non kepemimpinan dan pengkajian manajemen keparlemenan.
b. Sasaran output pengembangan adalah semua kegiatan pembentukkan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan terselenggara sesuai dengan perencanaan dengan output utamanya adalah terbentuknya Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Keparlemanan dan tersusunnya berbagai instrumen tingkat keorganisasian sesuai dengan perencanaan renstra 2013-2014.
c. Dampak dari keluaran (outcome) adalah terbangunnya landasan yang kuat bagi penguatan kelembagaan dan ketatalaksanaan DPR RI dan organisasi unsur penunjang DPR RI, efisiensi anggaran dan peningkatan kualitas SDM supporting system.