BAB II GAMBARAN UMUM PELAYANAN DINAS KEPENDUDUKAN
2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Dinas
Memperhatikan tugas fungsi dan struktur organisasi dan menelaah ketersediaan sumberdaya yang ada serta melihat review kinerja pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Tahun 2011-2015, maka selama jangka lima tahun ke depan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil harus memperhatikan seluruh dinamika, tantangan serta peluang baik secara internal maupun eksternal. Hal ini sangat penting untuk pencapaian target dan sasaran RPJM-DTahun 2016-2021. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai komitmen terus berbenah dan memperbaiki kualitas pelayanan. Untuk konsep pelayanan ke depan target yang akan dicapai adalah tersedianya data base kependudukan dan catatan sipil dengan aplikasi SIAK yang sama antara kelurahan,kecamatan, dinas dan bersifat online terkoneksi via website yang akan memberikan kemudahan pelayanan secara cepat, tepat berbasis data kependudukan dengan didukung tempat pelayanan yang representatif dengan penguatan penerapan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kelurahan (SIMKEL) yang terintegrasi dengan sistem SIAK. Maka pada tahun 2018, tempat pelayanan di Dinas akan direvitalisasi untuk kenyamanan pengguna layanan. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai Instansi Pelaksana yang bertugas menyelenggarakan pelayanan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil Pertama : Penyelenggaraan Pelayanan akan berpedoman standar operasional prosedur / standart operating procedure (SOP), rencana pada tahun 2018; Kedua : Dengan berpedoman standar operasional prosedur / standart operating procedure (SOP) menuju pelayanan publik yang prima sesuai
BAB II PERUBAHAN RENCANA STRATEGIS DINAS KEPENDUDUKAN DAN
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, pada tahun 2018;
Ketiga : Menuju sebagai pilot project pelayanan ber ISO 9001 : 2015, pada tahun 2019.
Rencana Strategis perencanaan program pengembangan pelayanan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil dalam 5 (lima) tahun ke depan dilakukan dengan pertimbangan sebagai berikut :
a. Karena penyimpanan dokumen register Akta Pencatatan Sipil harus terjaga keamanan dengan baik mengingat sifat dokumen register Akta Pencatatan Sipil merupakan dokumen yang bersifat aktif dinamis dan abadi yang akan dipergunakan sepanjang masa. Dengan adanya penambahan ketersediaan ruang gedung maka tata kelola penyimpanan arsip / dokumen dirancang secara manual / fisik, digital / virtual dengan aplikasi sistem tertentu.
b. Fasiltas gedung yang saat ini tersedia ada 2 bangunan : gedung A (depan), Gedung Utama : direncanakan / dipergunakan untuk pelayanan utama (front office/back office), dengan rancangan pelayanan meliputi : (1) informasi mengenai pelayanan; (2) tempat perekaman KTP-el; (3) ruang tunggu; (4) tempat pendaftaran pelayanan; (5) pojok ASI; (5) ruang server; (6) ruang operator / cetak dokumen; (7) pengambilan hasil pelayanan; (8) toilet / kamar kecil Pa/Pi, gedung B (tengah) untuk pegawai, gedung C (belakang) yang pada tahun 2016 sedang dibangun akan menambah ketersediaan ruangan yang representatif, yang rencana akan dipergunakan untuk : (1) penyimpanan register Akta Pencatatan Sipil; (2) tempat pelayanan pencatatan pernikahan & konsultasi; (3) ruang pengelolaan database/website; (4) ruang pengaduan; (5) ruang smoking area; (6) toilet / kamar kecil Pa/Pi; (7) ruang rapat; (8) ruang pantry, musholla &tempat wudhu; dengan harapan akan menciptakan suasana kerja yang lebih kondusif dengan harapan kinerja pegawai akan lebih optimal.
2.5. Proyeksi ke Depan dan Kondisi yang Diinginkan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Magelang
BAB II PERUBAHAN RENCANA STRATEGIS DINAS KEPENDUDUKAN DAN
Sesuai ketentuan dalam Pasal 11 Undang-Undang RI Nomor 23 Tahun 2014, disebutkan bahwa sebagai salah satu perangkat daerah, urusan pemerintahan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar dan juga urusan pemerintahan konkuren adalah administrasi kependudukan dan pencatatan sipil dibentuk untuk melaksanakan urusan pemerintahan konkuren yang diserahkan ke daerah menjadi dasar pelaksanaan otonomi daerah sesuai Pasal 9 Ayat (4) undang-undang tersebut diatas. Perangkat daerah tersebut, yang saat ini masih bernama Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Kedepan, sesuai Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Pada Pasal 8 dsebutkan sebagai Instansi Pelaksana yang melaksanakan Administrasi Kependudukan.
Kualitas sumber daya manusia serta ketersediaan sarana dan prasarana, dengan
demikian menjadi faktor penting dalam mengemban urusan Administrasi
Kependudukan. Untuk meningkatkan kualitas dan kompetensi sumber daya manusia, maka dalam lima tahun kedepan diupayakan untuk menempatkan personil sesuai kompetensinya (the right man on the right place), mengikutsertakan dalam bimbingan teknis (bimtek) dan pendidikan dan latihan (diklat), khususnya diklat bagi tenaga front office dan back office pelayanan. Sedangkan secara mandiri, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil secara periodik / insidentilsebaiknya menyelenggarakan workshop yang diikuti semua personil dalam pembenahan dan perbaikan pelayanan serta untuk pelatihan peningkatan motivasi kerja. Untuk menjaga suasana kerja yang kondusif, maka membangun kebersamaan dan kekompakan secara kontinyu dan konsisten dibutuhkan pertemuan-pertemuan informal seperti outbond dan refreshing untuk tujuan menghilangkan ego pribadi yang selama ini masih ada, tumbuhnya ide-ide kreatif, pemikiran inovatif, suasana lebih egaliter dalam rangka mensolidkan kerjasama dalam penyelenggaraan pelayanan.
Sedangkan untuk sarana dan prasarana kerja, kondisi yang ada saat ini harus dipertahankan dan ditingkatkan, dan yang menjadi syarat mutlak adalah ketersediaan sarana komputer, yang akan membawa pada kesiapan Dinas dalam mewujudkan
BAB II PERUBAHAN RENCANA STRATEGIS DINAS KEPENDUDUKAN DAN
pelayanan prima yang mampu menjawab tantangan pelayanan publik sesuai Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 dan menyongsong sebagai pelayanan ber ISO 9001 : 2008 yang saat ini telah ditunjuk oleh Pusat sebagai salah kota yang dijadikan pilot project tersebut dan juga penerbitan Kartu Identitas Anak (KIA).
Untuk mewujudkan harapan tersebut, maka langkah lanjut yang ditempuh adalah:
1. Menjaga kondusifitas lingkungan kerja;
2. Menjaga, membuat slogan yang dapat meningkatkan motivasi kerja;
3. Mengembangkan mindset continuous improvement yang positif untuk
“kesempurnaan hasil kerja” untuk meningkatkan daya saing. 4. Menyusun prosedur pelaksanaan pekerjaan melalui SOP yang baku; 5. Menjaga dan meningkatkan sarana dan prasarana kerja;
6. Mengembangkan budaya kerja, untuk melayani masyarakat bukan minta dilayani masyarakat dengan motto :” melayani dengan sepenuh hati, ramah dan senyum” 7. Peningkatan update dan keaktifan website Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kota Magelang sebagai sarana memperoleh data untuk kepentingan perencanaan dan lain sebagainya yang tersimpan dalam perangkat warehouse. 8. Dengan kondisi geografis Kota Magelang yang hanya terdiri 17 kelurahan dan 3
kecamatan dengan luas 18,12 Km2, harapannya ke depan database yang akurat dan valid tersedia secara online terkoneksi via website mulai kelurahan, kecamatan, dan dinas sehingga akan memudahkan pelayanan secara cepat dan tepat. Maka ke depan disiapkan perencanaannya yang dengan 9 (sembilan) aspek penting antara lain : 1). Pemantapan Regulasi; 2). Penguatan Kelembagaan; 3). Pembinaan Aparatur; 4). Ketepatan Penyusunan Program dan Kegiatan Adminduk; 5). Pengelolaan Akuntabilitas, Pelaporan Keuangan & Asset (BMN / BMD); 6). Peningkatan Pelayanan Pada Masyarakat; 7). Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan pada Instansi Penggguna; 8). Perbaikan Insfrastruktur; dan 9). Peningkatan Partisipasi Masyarakat.
BAB II PERUBAHAN RENCANA STRATEGIS DINAS KEPENDUDUKAN DAN
9. Dengan terpenuhinya point 8, maka harapan masyarakat akan pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil yang prima akan terwujud di Kota Magelang dengan predikat pelayanan ber ISO 9001 : 2008.
Ke depan dengan adanya pemberlakuan KTP-el sebagai satu identitas tunggal (single identity number / SIN) yang akan menjadi rujukan, pijakan penerbitan dokumen yang lain seperti Surat Ijin Mengemudi / SIM; Nomor Pokok Wajib Pajak /NPWP; Pelayanan BPJS, Penerbitan Paspor, dan dokumen penting lainnya dengan pemanfaatan Nomor Induk Kependudukan/ NIK, dan dokumen lainnya. Maka pengelolaan pendaftaran kependudukan dan penerbitannya ke depan harus disiapkan dengan tata kelola administrasi kependudukan yang pelaksanaanya oleh Kabupaten/Kota secara Komprehensif, holistik, terintegrasi, sistematis, terukur, dan berkesinambungan berdasarkan pendekatan suatu sistem.