Mari Berlatih 3.2
G. Tata Cara Presentasi
Setelah mempelajari tentang cara pembuatan bahan presentasi, hal yang terpenting adalah bagaimana cara Anda mempresentasikan slide-slide Anda dengan benar. Banyak pemakalah yang pandai bercerita di belakang panggung dan sangat menarik namun pada saat mempresentasikan makalahnya di depan panggung mengalami kematian presentasi.
Alexei Kapterev dari Real Time Strategy menjelaskan cara menghindari kematian akibat PowerPoint. Alexei menyampaikan bahwa kematian akibat PowerPoint bisa terjadi karena kurangnya makna/signi•cance (keberadaan makna akan mengobarkan semangat), struktur/structure (merancang kerangka cerita kita) kesederhanaan/simplicity (cukup satu inti pesan per slide), dan geladi/rehearsal (tidak ada yang bisa sempurna tanpa umpan balik).
Dari pokok tersebut di atas, dijabarkan oleh Isman H. Suryaman langkah-lankah menghindari 7 dosa besar penggunaan PowerPoint adalah sebagai berikut.
1. Menyampaikan Poin-Poin tanpa Cerita
Presentasi PowerPoint bukanlah catatan pribadi tentang apa yang harus Anda ucapkan. Jika Anda khilaf dan menggunakan Autocontent Wizard, setidaknya ubahlah kerangka presentasi berorientasi poin menjadi berorientasi pada inti pesan dan pada hadirin. Usahakan orang membeli dan bertindak berdasarkan emosi, bukan rasio. Oleh karena itu, buatlah presentasi yang dapat sekedar diterima rasio, namun menggugah emosi. Bukan menggugah rasio, tapi sekedar dapat diterima emosi. Jika ingin menciptakan presentasi yang menggugah emosi, susunlah kerangka presentasi Anda dalam bentuk cerita/gunakan storyline. Belajarlah dari formula Hollywood: awali dengan pengenalan tokoh utama, beri tantangan kepada tokoh ini, dan lanjutkan dengan kemenangan sang tokoh utama. Kemudian, tutup dengan ajakan bertindak. Sebagai langkah jitu dan sebagai kiat yang berguna adalah usahakan orang lebih suka mendengar cerita tentang dirinya sendiri. Oleh karena itu, dalam presentasi bisnis, tokoh utamanya adalah para klien dengan kebutuhan mereka. Bukan Anda dengan keinginan menjual.
2. Mencetak Slide Presentasi sebagai Handout
Saat membuat handout yang berupa dokumen tertulis, singkirkan Power-Point jauh-jauh. Gunakanlah pengolah kata seperti Microsoft Word atau Open Of!ce Impress, ketika menyusun presentasi. Siapkanlah handout fungsi ketiga terlebih dahulu sebagai dokumen tertulis. Kemudian, susunlah slide
presentasi Anda. Handout tersebut akan mencakup semua pesan yang ingin Anda sampaikan secara terstruktur dan ini memerlukan bahan yang lengkap;
sedangkan presentasi hanya memilih pesan mana yang bisa Anda sampaikan dalam waktu singkat, dan dengan cara apa. Dengan memiliki bahan yang lengkap (handout), Anda akan menyajikan presentasi secara lebih efektif.
Sebagai kiat yang berguna adalah dalam satu presentasi Anda bisa meng-gunakan dua atau tiga fungsi handout sekaligus. Sebuah buku kerja, misalnya, meliputi ketiga fungsi tersebut.
Bagikanlah handout fungsi ketiga di akhir presentasi (atau saat sesi tanya-jawab) untuk menghindari peserta membaca handout saat Anda berbicara.
Namun, jangan lupa memberitahukan hal ini terlebih dahulu kepada hadirin agar mereka tidak perlu mencatat.
Untuk melatih diri Anda melupakan pola pikir lama, coba buatlah presentasi singkat yang semua slidenya hanya berisi foto, diagram, tabel, atau gambar.
Masing-masing harus mewakili inti pesan Anda. Namun, Anda hanya boleh menjelaskannya saat presentasi, tidak boleh ada teks sama sekali di slide foto dan gambar. Sedikit teks boleh ada di slide diagram, tabel, judul, dan penutup presentasi. Ini satu-satunya bentuk slide yang boleh dicetak sebagai handout fungsi kedua.
3. Hindarilah Presentasi yang Membosankan
Setiap orang bisa belajar menyajikan sesuatu dengan cara yang menarik, asalkan mau membuka pikiran dan mencoba. Gunakan foto yang sesuai untuk melibatkan emosi hadirin. Tidak harus menjadi fotografer maupun desainer profesional untuk mengambil foto dan mengolahnya sendiri demi keperluan presentasi Anda.
Berpikirkah seperti pembuat iklan, sampaikan pesan secara kuat dan menarik dalam waktu sesingkat-singkatnya. Gunakan animasi untuk menghasilkan waktu yang tepat bagi pesan kita, libatkan hadirin dalam presentasi, dan mulailah dari partisipasi kecil-kecilan sebelum meningkatkannya sedikit demi sedikit.
Kiat yang berguna, yaitu untuk referensi berbagai permainan yang dapat Anda gunakan dalam pelatihan/seminar, teknik-teknik kreatif penghasil ide, sampaikanlah pesan Anda dalam bentuk berikut.
a. Analogi
b. Perbandingan ekstrim (kontras) c. Cerita
d. Permainan kata/plesetan e. Singkatan/akronim f. Visualisasi
g. Pantun atau nyanyian h. Bermain “Seandainya...”
i. Asosiasi antara dua hal yang tampak berbeda
Agar hadirin dapat mengikuti presentasi Anda dan ikut terlibat, berikut disampaikan kunci melibatkan hadirin.
a. Sadari tugas Anda sebagai pembicara, membangun suasana yang mendo-rong hadirin untuk berpartisipasi adalah tugas Anda.
b. Mulailah dari hal yang kecil
Awali dengan hal-hal kecil seperti mengangkat tangan.
c. Tingkatkan pastisipasi secara bertahap
Saat hadirin sudah mulai lancar berpartisipasi dalam mengangkat tangan, tingkatkan keterlibatan sedikit demi sedikit. Bisa dengan mengajukan pertanyaan atau kuis, diskusi, gerak badan bersama, hingga simulasi dan permainan tim/kelas.
d. Ciptakan lingkungan yang menerima kesalahan sebagai hal yang wajar, sebab salah satu kendala orang malas berpartisipasi adalah rasa takut untuk melakukan kesalahan. Oleh karena itu, walaupun jawaban peserta kurang tepat misalnya, jangan secara lugas menyalahkannya. Simpulkan ulang jawaban peserta tersebut agar masih sesuai dengan pertanyaan Anda dan teruslah mencari jawaban yang paling tepat. Jangan pernah menertawakan partisipan atau membuat mereka malu.
e. Hargailah setiap kontribusi
Tunjukkanlah apresiasi setiap kali ada peserta yang berpartisipasi. Tonjolkan sisi positif masing-masing partisipan simulasi, misalnya semangatnya yang tinggi, pemikirannya yang terstruk-tur, kepemimpinannya yang baik, komunikasinya yang lugas, atau duku-ngannya yang hebat.
4. Hindarilah Hal-Hal yang dapat Mengaburkan Informasi Penting
Gunakan PowerPoint untuk menyampaikan pesan visual sederhana kepada banyak orang. Untuk penyampaian informasi detail panjang, gunakanlah format yang sesuai. Laporan teknis seharusnya dibuat dalam dokumen tertulis.Begitu juga laporan keuangan, buang asumsi tentang (calon) hadirin dan kenali mereka sebelum mempersiapkan materi presentasi.
Pastikan semua istilah atau singkatan dalam materi presentasi akan di-pahami oleh hadirin. Jika tidak pasti, tambahkan keterangan penjelas untuk menyederhanakan penyajian topik yang sulit, gunakan pendekatan berorientasi hadirin.
Adapun kiat-kiat yang berguna adalah sebelum menyajikan suatu solusi, resumekan dahulu kebutuhan nyata pihak yang terlibat dan tutuplah presentasi dengan ajakan bertindak.
5. Hindarilah Cara Menerangkan yang Menyulitkan Pembacaan
Sesuaikan orientasi dan penerangan ruangan agar presentasi Anda terlihat jelas, bahkan dari barisan paling belakang, Pisahkan satu slide yang penuh teks/diagram menjadi beberapa slide dengan tulisan/diagram yang jauh lebih jelas terbaca, lebih ekstrem lagi serta hindari penggunaan teks sama sekali. Slide adalah media visual, gunakanlah untuk menyampaikan pesan secara visual.
Gunakanlah template yang minimalis untuk memperluas ruang kita berkreasi.
Gunakanlah fungsi Custom Animation dan WordArt hanya untuk mendukung pesan. Selalu uji dahulu tayangan presentasi Anda di ruangan yang akan Anda gunakan, minimal sehari sebelumnya. Tampilan di monitor akan selalu berbeda dengan di layar.
Kiat yang berguna untuk mengatasi masalah ini adalah sebagai berikut.
a. Jika Anda tidak ada kesempatan untuk melihat ruangan sebelumnya, siap-kanlah presentasi Anda dengan template berlatar belakang cerah (idealnya putih) dan teks gelap (idealnya hitam).
b. Cobalah mendesain beberapa template sendiri dan menggunakannya dalam presentasi Anda.
c. Gunakan musik dalam presentasi, namun demikian gunakan potongan musik atau efek suara secara bijaksana, gunakanlah efek suara atau musik untuk mendukung visualisasi. Misalnya, klip video yang memperlihatkan sebuah gedung runtuh akan lebih kuat jika suara keruntuhannya juga bisa diperdengarkan. Jangan menggunakan efek suara untuk setiap animasi teks, jangan menggunakan efek suara bombastis secara tiba-tiba, seperti suara ledakan yang mengagetkan. Batasilah penggunaan efek suara atau musik hanya sekali atau dua kali dalam presentasi (kecuali jika Anda memang sedang mempresentasikan musik).
6. Mengukur Lama Presentasi Berdasarkan Jumlah Slide
Ubah pola pikir Anda, hal yang penting adalah menyampaikan pesan dalam batas waktu tertentu, bukan dalam jumlah slide tertentu. Ubah sudut pandang Anda juga cara menyampaikan pesan itu bermacam-macam, bisa dilihat dari
“waktu tempuh” slide yang berbeda-beda.
Kiat yang berguna untuk melatih diri Anda melupakan pola pikir lama adalah coba buatlah presentasi yang tidak menggunakan bullet sama sekali.
Satu slide boleh berisi beberapa kalimat panjang jika dibutuhkan, namun semua slide harus bebas bullet.
7. Hindarilah Presentasi yang Berlindung di Balik Komputer
Sadarilah bahwa menggunakan komputer dan PowerPoint pun adalah pi-lihan. Anda bisa mematikan komputer Anda, mendekati hadirin dan mengajak mereka berdiskusi. Pada saat presentasi, latihlah menjalin kontak mata dan berpindah posisi agar menjadi bagian alamiah dari gaya berpresentasi Anda.
Tanya-jawab adalah gerbang utama dalam menjawab berbagai keraguan dan keingintahuan hadirin. Siapkan rencana cadangan dan komentar untuk situasi yang tak terduga.
Kiat yang berguna adalah carilah rekan untuk berpresentasi tandem. Saat kita yang berbicara, rekan tersebut menjadi operator. Saat rekan yang berbicara, Anda yang menjadi operator. Dengan begitu, Anda dapat saling mengenal kebiasaan dan keahlian masing-masing.
Dalam sesi tanya jawab, jangan lupa untuk melakukan hal-hal berikut.
a. Mengulang pertanyaan membuat hadirin mengikuti diskusi, kemungkinan duplikasi pertanyaan menjadi minim, memastikan tidak ada salah persepsi, memberi Anda waktu untuk menyiapkan jawaban.
b. Merangkai ulang pertanyaan, bila perlu untuk mengantisipasi pertanyaan negatif dan mengubahnya menjadi pertanyaan positif.
c. Menjawab pada seluruh hadirin, bukan pada penanya saja agar hadirin dapat mengikuti diskusi. Tataplah hadirin yang lain, jangan terpaku pada satu penanya saja.
d. Menawarkan konsultasi lebih lanjut di luar sesi untuk penanya yang ber-usaha memonopoli pertanyaan.
Berdasarkan acuan tata cara presentasi dan melihat 7 dosa besar dalam penggunaan PowerPoint, semoga dapat memberikan gambaran yang men-cerahkan Anda dalam mempresentasikan setiap makalah-makalah Anda dengan lancar dan tidak membosankan.
MRAM Terobosan Baru RAM Berkecepatan Super
Sebelumnya Anda pasti pernah mendengar istilah RAM (Random Access Memory) untuk menyebut memori komputer. Memory RAM ini memiliki berbagai jenis mulai dari EDO RAM, DDR1, DDR2 dan beberapa jenis lainnya.
Namun ternyata RAM saja belum cukup untuk memuaskan kebutuhan manusia akan tuntutan kecepatan. Oleh karena itu, •sikawan dan insinyur Jerman mengembangkan sebuah jenis memori baru. Memory tersebut diberi nama Magnetoresistive Random Access Memory (MRAM).
Memori ini bukan hanya lebih cepat daripada RAM. tetapi juga lebih hemat energi. ting dan level penyimpanan dengan cara membalik arah kutub utara-selatan medan magnet.
IBM dan beberapa perusahaan pengembang yang lain berencana menggunakan MRAM. MRAM ini akan memutar elektron-elektron untuk mengganti kutub magnet. Hal ini juga dikenal sebagai spin-torque MRAM (Torsi putar MRAM). Teknologi inilah yang kini sedang dikembangkan oleh para
•sikawan dan insinyur Jerman.
Dengan membangun pilar-pilar kecil berukuran 165 nano meter, magnet variabel pada atas lapisan akan mengakibatkan arus listrik mengalir dari bawah ke atas dan akan memutar posisi elektron. Medan magnet ini akan berubah dan hanya membutuhkan sedikit waktu untuk merubah kutub medan magnet ini. Kemudian kutub utara dan selatan akan bertukar. Satu hal yang pasti, kecepatan MRAM mencapai 10 kali lipat kecepatan RAM. Kecepatan ini masih bisa terus dikembangkan di masa depan.
Sumber: www.ilmu komputer.com, diakses tanggal 16 Februari 2009
