BAB II TINJAUAN TEORITIS
2.8 Teknik Evaluasi Tingkat Keterpakaian Koleksi
Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna (Yulia, 2009, 3.34). Kegiatan evaluasi merupakan upaya untuk menilai daya guna dan hasil guna bahan pustaka dalam memenuhi kebutuhan pemustaka.
Evaluasi harus selalu dilaksanakan dengan teratur supaya bahan pustaka yang tersedia sesuai dengan perubahan dan perkembangan kebutuhan pemustaka.
Kegiatan evaluasi terhadap bahan pustaka perlu dilakukan agar dapat mencapai tujuan yaitu: (1) mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi, (2) menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program lembaga induk, (3) mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi, (4) meningkatkan nilai informasi, (5) mengetahuai kekuatan dan kelemahan koleksi, (6) menyesuaikan kebijakan penyiangan.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, (2004, 67).
Adapun teknik evaluasi yang dapat dilakukan ada dua secara kuantitatif dan kualitatif. Cara kuantitatif dilakukan dengan pengumpulan data statistik, dan dari data statistik itu dapat diperoleh informasi yang cukup mengenai koleksi yang ada. Informasi koleksi yang diperlukan untuk pengumpulan data statistik sekurang-kurangnya harus meliputi jumlah judul, jumlah eksemplar, kelas
pustaka, bentuk bahan perpustakaan, bahasa bahan perpustakaan, asal bahan perpustakaan, tahun terbit.
Kriteria keterpakaiaan menurut Hennepin County Library (2006, 2), Hennepin County Library evaluates materials according to one or more of the following criteria. Not all criteria will be applied to each selection decision.
General criteria for sel ection:
1. Present and potential relevance to community needs 2. Suitability of format or physical form for library use 3. Suitability of subject and style for intended audience 4. Relevance of the item as an artifact
5. Relevance of item for its historic significance 6. Availability in multiple formats Cost
7. Relevance to current trends and events 8. Relation to the existing collection 9. Attention by critics and reviewers 10. Potential user appeal
11. Requests from patrons
Adapun pedoman untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan yang dikeluarkan oleh American Library Association (ALA's Guide to the Evaluation of Library Collections) yang dikutip oleh membagi metode kedalam ukuran-ukuran terpusat pada koleksi dan ukuran-ukuran terpusat pada penggunaan. Dalam setiap kategori ada sejumlah metode evaluasi khusus. Pedoman itu meringkas sebagian besar teknik-teknik yang digunakan sekarang ini untuk mengevaluasi koleksi.
Adapun metode itu adalah sebagai berikut:
1. Metode terpusat pada koleksi.
Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:
a. Pencocokan terhadap daftar tertentu, bibliografi, atau katalog
Metode dengan menggunakan daftar pencocokan (checklist) merupakan cara yang telah digunakan oleh para pelaku evaluasi.
Metode ini dapat digunakan dengan berbagai tujuan, baik dengan satu metode ini saja maupun dikombinasikan dengan teknik yang lain,
biasanya menghasilkan data numerik. Jadi pelaku evaluasi mencocokkan antara koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan dengan bibliografi yang standar. Semakin tinggi persentase kecocokan antara koleksi dengan bibliografi standar untuk subjek tertentu, maka semakin baik hasil yang diperoleh.
b. Penilaian dari pakar
Metode ini tergantung pada keahlian seseorang untuk melakukan penilaian dan penguasaan terhadap subjek yang dinilai. Dalam metode ini pemeriksaan terhadap koleksi dalam hubungannya dengan kebijakan dan tujuan perpustakaan, dan seberapa baiknya koleksi itu memenuhi tujuan perpustakaan. Prosesnya bisa memerlukan peninjauan terhadap keseluruhan koleksi menggunakan daftar pengerakan (shelflist), bisa terbatas hanya pada satu subjek, itu yang sering terjadi, tetapi bisa juga mencakup berbagai subjek tergantung pada penguasaan pakar tersebut terhadap subjek yang akan dievaluasi.
c. Perbandingan data statistik
Metode ini melakukan evaluasi koleksi dengan cara membandingkan antara perpustakaan yang satu dengan yang lain dilihat dari tujuan, program dan jenis layanan.
d. Perbandingan pada berbagai standar koleksi
Tersedia berbagai standar yang diterbitkan untuk hampir setiap jenis perpustakaan. Standar ini memuat semua aspek dari perpustakaan, termasuk mengenai koleksi. Standar ini ada yang menggunakan pendekatan kuantitatif, ada pula yang menggunakan pendekatan kualitatif.
Metode terpusat pada koleksi dapat dilakukan dengan beberapa metode sebagai berikut yaitu menggunakan cara pencocokan daftar tertentu, bibliografi, atau katalog, mengadakan penilaian dari pakar, melakukan perbandingan data statistik dan melakukan perbandingan pada berbagai standar koleksi.
2. Metode Terpusat pada Penggunaan
Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:
a. Melakukan kajian sirkulasi.
Metode ini meggunakan evaluasi terhadap data sirkulasi. Dalam hal ini kecukupan koleksi buku terkait langsung dengan pemanfaatannya oleh pengguna. Dalam pelaksanaan metode ini evaluasi datanya sangat lemah karena data itu tidak termasuk data koleksi yang dibaca di dalam perpustakaan. Beberapa jenis koleksi seperti referens dan jurnal biasanya tidak dipinjamkan. Jadi hasil data sirkulasi belum mewakili keseluruhan data pemanfaatan koleksi.
b. Meminta pendapat pengguna.
Survei untuk mendapatkan data persepsi pengguna tentang kecukupan koleksi baik secara kualitatif maupun kuantitatif merupakan salah satu data yang sangat berguna dalam program evaluasi koleksi. Hanya perlu diperhatikan keobjektifan dari pengguna dalam menilai kecukupan koleksi dalam memenuhi kebutuhannya.
Jangan sampai ketidaktahuan pengguna dalam mencari informasi di perpustakaan mengakibatkan penilaian kurangnya koleksi untuk memenuhi kebutuhan akan informasinya.
c. Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan.
Bila pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan perpustakaan lain bisa jadi ada masalah dengan koleksi perpustakaan itu. Metode ini dapat digunakan untuk menganalisis beberapa hal diantaranya: seperti petugas di perpustakaan lain lebih ramah, pelayanannya lebih baik, keadaan perpustakaannya lebih nyaman, lebih mudah dan cepat menemukan buku di rak, lebih dekat dengan rumah atau kantornya, jam bukanya lebih sesuai dengan waktu yang dimiliki, tempat parkir mobilnya lebih mudah dan aman, dan berbagai alasan lainnya yang tidak ada hubungannya dengan kecukupan koleksi.
d. Melakukan kajian sitiran
Metode ini dapat digunakan untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan perguruan tinggi dan khusus dengan menggunakan sejumlah contoh dari publikasi penelitian yang sesuai dengan tujuan perpustakaan.analisis sitiran merupakan bentuk kajian terhadap sejumlah rujukan karya tulis ilmiah. Dengan sistem ini dapat diperoleh adanya gambaran adanya hubungan antara sebagian atau seluruh dokumen yang disitir dengan dokumen atau karya tulis yang menyitir.
e. Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca).
Melengkapi data yang diperoleh pada kajian sirkulasi, kajian terhadap buku dan jurnal yang dibaca di tempat/ruang baca perlu dilakukan. Kajian dapat dilakukan dengan menghitung buku dan jurnal yang ada di meja baca setelah selesai dibaca pengguna pada kurun waktu tertentu. Idealnya buku dan jurnal yang telah selesai dibaca itu dihitung seluruhnya sepanjang tahun.
f. Memeriksa ketersediaan koleksi di rak.
Maksud dari pengumpulan data ini untuk mengetahui seberapa tinggi bahan pustaka yang dicari pengguna tersedia di rak koleksi. Bila persentase penemuan tinggi, bisa berarti bahwa koleksi sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Bila persentase ketersediaan bahan pustaka yang dicari rendah, ada dua kemugkinannya. Pertama, bahan pustaka itu dimiliki oleh perpustakaan tetapi sedang dipinjam atau dibaca oleh pengguna lain, artinya perpustakaan perlu menambah duplikat bahan pustaka itu. Kedua, bahan pustaka yang dicari memang tidak dimiliki perpustakaan, artinya bila sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi maka bahan pustaka itu perlu diadakan (Sujana 2006, 3-4).
Metode terpusat ada penggunaan dapat dilakukan dengan cara melakukan kajian sirkulasi, meminta pendapat pengguna, menganalisis data statistik pinjam antar perpustakaan, melakukan kajian sitiran, melakukan kajian pengggunaan di tempat (ruang baca) dan memeriksa ketersediaan koleksi rak.