Evaluasi pemasok
3. Gudang Obat Jadi (GOJ)
3.2.8 Teknik Utilitis
Bagian teknik dipimpin oleh kepala bagian yang bertanggung jawab kepada plant manager. Bagian ini bertugas untuk melakukan perawatan serta perbaikan terhadap sarana-sarana yang mendukung proses produksi maupun sarana-sarana perkantoran seperti bangunan, peralatan, air, udara, energi serta kondisi seluruh lingkungan pabrik dan perkantoran. Kegiatan teknik mencakup pengaturan udara (Air Handling Unit System), pengolahan air bersih, pengolahan aqua DM, listrik (genset) , boiler, compressor, dan pengolahan limbah.
a. Sistem Air Handling Unit (AHU)
Sistem Air Handling Unit (AHU) mengatur kondisi udara di pabrik (ruang produksi obat) yang menyangkut suhu dan kelembaban agar temperatur ruangan nyaman, bersih dan memenuhi standar CPOB. Instalasi AHU diatur dengan sistem pembagian zona (zona 1-6), yaitu dengan mengklasifikasi masing-masing ruangan. Dengan demikian masing-masing ruangan memiliki
Sales Order (SO) dan surat permintaan obat jadi non
komersial
Gudang Obat Jadi (GOJ)
Penyiapan barang sesuai permintaan
Delivery Order (DO) dan surat jalan/permintaan obat non
komersial
Pencatatan kartu stok dan buku distribusi obat jadi
Obat yang masuk gudang, dicatat di kartu stok
pengemasan
Bukti transfer obat jadi
sistem instalasi dan sistem filtrasi yang berbeda. Pengaturan instalasi AHU sebagai berikut :
Medium/
Fresh Air prefilter
Pre-filter Pendinginan Centrifugal fan (blower)
R.I R.II R.III R.IV
Ruang produksi zona I
Gambar 1.17 Instalasi AHU (Air Handling Unit)
b. Pengolahan Potable water
Air bersih (potable water) digunakan untuk pencucian pakaian karyawan, pencucian alat non steril, pembersihan ruangan, toilet, cuci tangan, dll. Alur pengolahannya sebagai berikut :
Sumber air (sumur bor)
Distribusi ke tiap unit-unit
Gambar 1.18 Proses pengolahan air bersih c. Aquademineralisata
Tujuan dari sistem pengolahan air untuk produksi aquademineralisata (aqua DM) adalah untuk menghilangkan cemaran sesuai dengan standar kualitas air yang telah ditetapkan. Alur proses pengolahan aquademineralisata sebagai berikut : Tangki penampungan Sand filter Carbon active Penampungan air bersih Pressure tank
Lab.QC
1µ 0.2 µ 0.2 µ 1µ Catridge filter Catridge filter
pompa Distribusi ke unit-unit produksi
Climatic R.FBD R.coating R.double R.campur R.mixing R.campur R.cuci R.cuci chamber jacket cairan luar sirup salep alat botol
Gambar 1.19 Proses pengolahan aquadem d. Genset
Untuk menggantikan sumber listrik bila sumber listrik (PLN) padam/tidak berfungsi. Genset yang digunakan ialah genset yang sesuai dengan kapasitas penggunaan listrik di industri farmasi.
e. Boiler
Uap air (steam) berfungsi sebagai sumber panas (heater) pengganti panas api, karena di industri farmasi tidak diperbolehkan adanya api terbuka yang dapat menyebabkan kontaminasi produk dan bahaya kebakaran. Uap air diantaranya digunakan untuk mengeringkan granul (dengan fluid bed dryer), memasak air (pada alat double jacket), dan pengeringan botol (oven).
f. Kompressor
Udara bertekanan (compressed air) digunakan untuk menyemprotkan cairan, yaitu penyalutan (coating). Karena bersentuhan langsung dengan produk maka pada sistem udara tekan harus tidak mengandung oli, air, partikel dan dilengkapi dengan saringan udara yang sesuai.
g. Pengolahan limbah Tangki penampungan air bersih Sand filter Carbon active Anion exchange Kation exchange Mix bed Tangki penampungan aquadem a
Dari hasil proses produksi PT. Holi Pharma dihasilkan berbagai macam limbah, salah satunya adalah limbah cair. Limbah cair yang berasal dari proses produksi dan pencucian alat untuk produksi, limbah bagian Pengawasan mutu dan Litbang diolah dalam Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL). Proses penanganan air limbah menggunakan sistem pengolahan secara fisika, kimia dan biologi. Proses pengolahan air limbah sebagai berikut:
Gambar 1.20 Pengolahan air limbah
3.2.9 Marketing
Bagian marketing merupakan bagian yang bekerja di bidang pemasaran produk. Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab bagian pemasaran adalah sebagai berikut :
1. Melakukan kunjungan dan supervisi kepada pelanggan
2. Mengkoordinir dan mengevaluasi hasil pekerjaan bagian marketing, penjualan dan pengiriman.
3. Membuat rencana penjualan dan pengiriman. 4. Melakukan promosi produk
5. Memonitor kegiatan kompetitor dan melaporkan kepada atasan 6. Melakukan tugas purna jual
Pada bagian marketing terdapat Busines Manager, yang memiliki tanggung jawab sebagai berikut :
Equalisasi Sedimentasi 1 Sedimentasi 2 Bak Balance Pengolahan Biologi 1 (BIOFILTER 1) Filter Bak efluen Pengolahan Biologi 2 (BIO FILTER 2) Pengolahan biologi 3 (BIO FILTER 3) Bak Kontrol Saluran Pembuangan
1. Membuat rencana penjualan
2. Melaksanakan kunjungan kepada customer 3. Turut membantu proses penagihan
4. Evaluasi pelanggan setiap tahunnya 5. Negosiasi penjualan dengan pelanggan
6. Meneruskan dan menindaklanjuti/mengkoordinir complain dari pelanggan 7. Membuat data dan mengusulkan perbandingan harga obat dengan produk
kompetitor
8. Memberi usulan produk yang akan ditarik/dihentikan
9. Memberikan laporan dan mempertanggungjawabkan atas semua aktivitas yang dilakukan kepada marketing manager yang selanjutnya dilaporkan ke Direktur.
Segmen Pasar dari PT. Holi Pharma meliputi : a. Trading
Sifatnya langsung ke distributor, kemudian distributor menyebarkan ke apotek, rumah sakit.
b. Dispensing
Distributor menjual produk ke dokter, kemudian dokter langsung memberikan obat pada pasien (tanpa resep).
c. Tender Instansi Pemerintah
Kerjasama dengan Dinas Kesehatan, Polda, RS. Bhayangkara, RS. Angkatan Darat (RS. AD).
Kebutuhan tender instansi pemerintah dikerjakan oleh PBF yang melakukan tender di Indonesia, sebanyak 15-20 PBF pemain tender permintaan produk ke PT. Holi Pharma
Area Penyebaran nya :
1. Mempunyai distributor skala Nasional yaitu PT. Sapta Sari Tama yang terdapat di 26 cabang seluruh Indonesia.
2. Mempunyai distributor di masing-masing daerah.
Kepuasan pelanggan dilakukan dengan melakukan evaluasi ke distributor setiap bulan,meliputi :
• Pengiriman barang
• Kelengkapan stok produk
• Complain pelanggan dari daerah
Pemesanan barang dilakukan :
Sales Order
Sales Distributor
Membuat Faktur Gudang Obat Jadi
Persiapkan Barang, buat surat pengiriman Kirim
(maksimal pengiriman 4 hari)
Marketing Plan:
a. Dibuat 1 tahun sekali, dengan menggunakan sistem target,
b. Program yang diberikan untuk distributor dan pelanggan untuk menunjang sales target, contoh : program kerjasama pelanggan dan distributor jika membeli sebanyak 50 juta rupiah setiap bulannya, maka setelah 6 bulan akan mendapatkan handphone.
Keluhan pelanggan :
Keluhan Pelanggan
Distributor Membuat Laporan
Laporan Masuk ke Marketing
Disesaikan dengan kebutuhan penangan nya
Ditangani oleh marketing Dikoordinasikan dengan pemastian mutu 1. Menyangkut Harga 1. Kerusakan sediaan/zat aktif
2. Kemasan 2. Reaksi Obat Merugikan 3. Expired date
Penanganan Obat Kembalian, dilakukan berdasarkan : a. Kerusakan produk karena pabrik dan penyimpanan
b. Minimal 3 bulan sebelum expired date, maka akan diganti dengan obat baru.
c. Kerusakan produk berdasarkan ekspedisi, dilakukan penggantian oleh ekspedisi yang bersangkutan.
BAB IV