Cara menyampaikan pengaduan ke Pengadilan Agama Muara Bulian A. Secara lisan
1. Melalui telepon (0743) 21073, yakni pada saat jam kerja mulai pukul 07.30 s/d 16.00 WIB.
2. Datang langsung ke kantor Pengadilan Agama Muara Bulian. B. Secara tertulis
1. Menyampaikan surat resmi yang ditujukan kepada pimpinan dalam hal ini Ketua Pengadilan Agama Muara Bulian, dengan cara diantar langsung, dikirim
2. Melalui Fax. (0743) 21073, atau melalui pos ke alamat kantor di Jl. Pramuka No.10 Muara Bulian.
3. Melalui e-mail : pabulian@yahoo.co.id atau website Pengadilan Agama Muara Bulian pada menu pengaduan online !
[laporan Tahunan PA. Muara Bulian] Page 25 4. Pengaduan secara tertulis wajib dilengkapi fotokopi identitas dan
dokumenpendukung lainnya seperti dokumen lainnya yang berkaitan dengan pengaduan yang akan disampaikan.
Penerimaan Pengaduan oleh Pengadilan Agama Muara Bulian
1. Pengadilan Agama Muara Bulian akan menerima setiap pengaduan yang diajukan oleh masyarakat baik secara lisan maupun tertulis, paling lama 30 menit.
2. Pengadilan Agama Muara Bulian akan memberikan penjelasan mengenai kebijakan dan prosedur penyelesaian pengaduan pada saat masyarakat mengajukan pengaduan, paling lama 20 menit.
3. Pengadilan Agama Muara Bulian akan memberikan tanda terima, jika pengaduan diajukan secara tertulis, paling lama 5 menit.
4. Pengadilan Agama Muara Bulian hanya akan menindaklanjuti pengaduan yang mencantumkan identitas pelapor.
[laporan Tahunan PA. Muara Bulian] Page 26
II. STANDART OPRASIONAL PROSEDUR (SOP) BIDANG
KESEKRETARIATAN I. SOP Urusan Kepegawaian
No Uraian Kegiatan Uraian Pelayanan Unit/Pejabat Terkait
Waktu Penyusunan
Ket
A. SOP Surat Masuk / Surat Keluar
1. Menyerahkan surat/berkas yang sudah disposi.
2. - Menerima surat/berkas - Mencatat pada agenda
surat/berkas masuk. - Menelaah surat/berkas
yang diterima sesuai dengan disposisi. - Mengarsipkan ke dalam
agenda surat/berkas masuk. 3. Jika surat/berkas
memerlukan balasan maka perlu dibuat surat balasan. 4. Meneliti dan memeriksa
surat/berkas yang telah dibuat oleh bagian
kepegawaian yang kemudian akan diserahkan kepada Panitera/Sekretaris. 5. Meneliti dan memeriksa
surat/berkas yang telah dibuat oleh bagian Kepegawaian yang
kemudian akan diserahkan kepada Ketua/Wakil untuk ditandatangani.
6. Menandatangani
surat/berkas yang telah di paraf oleh Panitera/ Sekretaris dan Wakil Sekretaris.
7. Mendaftarkan dan memberi nomor surat.
8. Mencatat kedalam agenda surat keluar kepegawaian. 9. Mengirim surat/berkas. Umum Kepegawaian Kepegawaian Wakil Sekretaris Panitera/ Sekretaris Ketua PA Umum Kepegawaian Umum 2 Menit 10 Menit 30 Menit 10 Menit 10 Menit 10 Menit 3 Menit 1 Menit 1 Menit
B. SOP Usul Kenaikan Pangkat
1. Mengkonsep kenaikan pangkat pegawai yang mengalami kenaikan pangkat. 2. Menerima kelengkapan Kepegawaian Kepegawaian 30 Menit 15 Menit
[laporan Tahunan PA. Muara Bulian] Page 27 berkas kenaikan pangkat
3. - Meneliti kembali usulan pangkat kepegawaian. - Melegalisir persyaratan
kenaikan pangkat untuk ditandatangani.
4. Menaikan usulan pangkat ke Wakil Sekretaris dan paraf Wakil Sekretaris apabila disetujui.
5. Menaikan usulan pangkat ke Panitera/Sekretaris dan paraf Panitera/Sekretaris apabila disetujui.
6. Mengajukan usulan pangkat ke Ketua.
7. Menandatangani usulan pangkat.
8. Menyerahkan berkas usulan pangkat ke bagian umum untuk dikirim ke Pengadilan Tinggi Agama untuk proses selanjutnya. Kepegawaian Kepegawaian / Wakil Sekretaris Kepegawaian / Panitera Sekretaris Kepegawaian Ketua PA Kepegawaian / Umum 30 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit C. SOP Kenaikan Gaji Berkala 1. Menyiapkan blanko KGB, SK pangkat terakhir, SK Penyesuaian gaji atau SK KGB terakhir.
2. Membuat konsep dan menaikan ke Wakil
Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris.
3. Meneliti dan memberi paraf.
4. Menaikan ke Ketua PA untuk disetujui/di ACC. 5. Menandatangani SK dan diturunkan kebagian Kepegawaian. 6. - Menyerahkan ke Pegawai yang bersangkutan. - Menyerahkan ke bagian
Keuangan untuk proses selanjutnya. Kepegawaian Kepegawaian Wakil Panitera, Panitera/ Sekretaris Kepegawaian Ketua PA Kepegawaian 15 Menit 30 Menit 10 Menit 2 Menit 15 Menit 5 Menit D. SOP Pengajuan Cuti Tahunan
1. Menyerahkan blanko cuti kepada pegawai yang
[laporan Tahunan PA. Muara Bulian] Page 28 mengajukan cuti dan
menerima kembali blangko yang telah terisi.
2. Meneliti sisa cuti pegawai yang mengajukan cuti dan mengoreksi lama cuti yang diambil
3. Memerintahkan pegawai untuk mengajukan kepada atasan langsung.
4. - Memeriksa formulir cuti yang telah diajukan
pegawai kepada atasan langsung.
- Mengembalikan formulir cuti kepada pegawai yang bersangkutan apabila tidak disetujui/ditunda.
- Meneruskan formulir cuti kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti, apabila cuti yang bersangkutan disetujui atasan langsung.
5. - Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan sebelum cuti. - Pegawai melaksanakan cuti
Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Pegawai yang bersangkutan 10 Menit 30 Menit 30 Menit 30 Menit E. SOP Usulan Taspen, Karpeg, Karis/Kartu
1. Membuat konsep usulan Taspen, Karpeg,
Karis/Kartu.
2. Menerima kelengkapan berkas usulan.
3. Melegalisir persyaratan usulan untuk ditandatangani Panitera/Sekretaris
4. - Menaikan usulan ke Wakil Sekretaris.
- Wakil Sekretaris memaraf usulan yang telah disetujui. 5. - Menaikan usulan ke
Panitera Sekretaris. - Panitera/Sekretaris
memaraf usulan yang telah disetujui.
6. Memberikan usulan ke Ketua.
7. Menandatangani usulan. 8. Menerima kembali usulan
Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian /Sekretaris Kepegawaian /Sekretaris Kepegawaian Ketua PA Kepegawaian 30 Menit 5 Menit 15 Menit 2 Menit 2 Menit 2 Menit 30 Menit 5 Menit
[laporan Tahunan PA. Muara Bulian] Page 29 dan menyerahkan kebagian
umum untuk dikirimkan ke Pengadilan Tinggi Agama untuk di proses selanjutnya.
/Umum
F. Sop Usul Mutasi
1. Pegawai mengajukan usulan pindah/mutasi ke instansi melalui bagian kepegawaian. 2. Menyerahkan berkas usulan
mutasi kebagian umum untuk proses disposisi dan persetujuan.
3. Panitera/Sekretaris meneliti dan menelaah usulan. 4. Ketua Pengadilan Agama
meneliti dan menelaah usulan.
5. Berkas usulan kembali kebagian kepegawaian. 6. - Membuat usulan
pindah/mutasi apabila berkas usulan yang di ajukan disetujui oleh Panitera/Sekretaris dan Ketua Pengadilan Agama. - Memberitahukan kepada
yang bersangkutan apabila berkas tidak disetujui oleh Panitera/Sekretaris dan Ketua PA.
7. Menaikan usulan ke Wakil Sekretaris untuk di paraf. 8. Menaikan usulan ke
Panitera/Sekretaris untuk di paraf.
9. Menaikan usulan ke Ketua. 10. Ketua menandatangani
usulan.
11. Berkas usulan diterima kembali bagian
kepegawaian dan
diteruskan ke bagian umum untuk di kirim ke
Pengadilan Tinggi Agama untuk proses lebih lanjut.
Pegawai yang bersangkutan Kepegawaian Panitera/ Sekretaris Ketua PA Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Ketua PA Kepegawaian /Umum 2 Menit 2 Menit 30 Menit 30 Menit 2 Menit 30 Menit 10 Menit 10 Menit 10 Menit 15 Menit 10 Menit
[laporan Tahunan PA. Muara Bulian] Page 30 II. SOP Urusan Umum
1. Administrasi Tata Persuratan
PETUGAS*
KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGADILAN AGAMA MUARA BULIAN
No Uraian Kegiatan Waktu
Penyusunan
Penanggung Jawab
Ket
I. ADMINISTRASI TATA PERSURATAN A. SURAT MASUK
I. Penerimaan Surat Masuk
1 Menerima dan meneliti kebenaran surat dan mengembalikan surat yang salah alamat.
15 Menit Petugas Penerima
2 Memberi tanggal surat yang diterima pada lembar pengantar atau tanda terima yang ada dan membubuhkan paraf sebagai penerima.
5 Menit Petugas Penerima
3 Mensortir dan memisah-misahkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat pribadi, apakah penting atau biasa.
15 Menit Petugas Penerima
4 Menyampaikan semua surat yang telah disortir dan diteliti kepada pimpinan.
10 Menit Petugas Penerima
II. Pencatatan Surat Masuk
1. Meneruskan seluruh surat masuk kepada pimpinan yang 15 Menit Pencatat surat masuk - Surat Masuk - Surat Keluar - Meneliti - Mensortir - Mencatat - Persetujuan - Menyusun - Pendistribusian Dokumen Persetujuan 1. Ketua/Wakil Ketua 2. Pansek 3. Wapan 4. Wasek - Kedinasan - Pribadi - Membuat - Perbaikan - Pencatatan - Persetujuan/Paraf Ptgs - Menyusun/Arsip - Pendistribusian Permohonan Gugatan Hukum Kepegawaian Keuangan Umum - Pihak Lain Terkait Dgn Kedinasan PETUGAS - Ptgs Pencatat - Ptgs Pengelolah - Ptgs Pengetik - Ptgs Pengantar Note (*)
[laporan Tahunan PA. Muara Bulian] Page 31 dilengkapi dengan disposisi.
2 Pimpinan menerima, kemudian membaca dan meneliti kelengkapan surat masuk yang diterima.
10 Menit Pencatat surat masuk
3 Pimpinan memberikan disposisi kemana surat akan diserahkan dan membubuhkan paraf pada lembar disposisi.
30 Menit Pimpinan
4 Mencatat seluruh surat masuk dalam buku agenda surat masuk.
15 Menit Pimpinan
III. Pengelolah Surat Masuk
1 Setelah surat di disposisi oleh pimpinan, selanjutnya disampaikan kepada masing-masing unit pengelolah melalui petugas pencatat surat masuk yang dilengkapi kartu pengendali.
10 Menit Pengantar
2 Setelah pengelola menerima surat, kemudian meneliti kelengkapan surat dengan apa yang tertulis dalam buku kendali dan membubuhkan paraf pada kartu kendali
15 Menit Pengantar
3 Melaksankan pengelolahan surat masuk berdasarkan isi disposisi.
15 Menit Pengelola
4 Menyimpan/mengarsipkan surat masuk yang telah selesai pemprosesannya menurut tata cara yang telah ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.
15 Menit Pengelola
B. SURAT KELUAR
1 Membuat konsep surat dan disampaikan kepada bagian pengetikan untuk diketik.
1 Jam Kaur Umum
2 Menyampaikan konsep surat yang telah diketik kepada pimpinan untuk mendapat paraf persetujuan dan apabila ada perbaikan untuk segera diperbaiki dan diajukan kembali ke pemimpin.
15 Menit Petugas Pengetikan
3 Setelah mendapat tanda tangan/persetujuan dari pimpinan,. Kemudian surat diberi nomor dan tanggal surat oleh petugas yang kemudian dicatat kedalam buku agenda surat keluar (kartu kendali)/paraf petugas.
10 Menit Petugas Penomoran
4 Bagian pengiriman mencatat surat yang akan dikirim kedalam buku expedisi surat keluar untuk selanjutnya di kirim ke alamat yang dituju.
10 Menit Petugas Pengiriman
[laporan Tahunan PA. Muara Bulian] Page 32 2. Pengadaan Sarana & Prasarana kantor
- PengadaanKeperluan harian Kantor
- Pengadaan Barang Inventaris Kantor/BMN
KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGADILAN AGAMA MUARA BULIAN
No Uraian Kegiatan Waktu
Penyelesaian
Penanggung Jawab
Ket
I. PENATA USAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR A. PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA PERKANTORAN
I. Keperluan Sehari-hari Perkantoran
1 Penetapan petugas pengelola barang kebutuhan sehari-hari perkantoran (barang persediaan).
30 Menit Kaur Umum
2 Pengelola melakukan pencatatan kebutuhan sehari-hari perkantoran (barang persediaan) yang akan diadakan.
1.5 jam Ptgs Barang Pengadaan
3 Petugas pengelolah barang persediaan menginput data kedalam aplikasi persediaan dan selanjutnya melakukan rekonsiliasi dengan pengelola aplikasi SIMAK BMN minimal 2 (dua) kali setahun.
2 Jam Ptgs Barang Pengadaan Pengadaan Sarana &
Prasarana Kantor : - Pengadaan Keperluan
Harian Kantor
Pengadaan Sarana & Prasarana Kantor : - Pengadaan Barang Inventaris Kantor/BMN Kaur Umum Penunjukan Petugas - Pencatatan ke Dalam System Persediaan - Pendistribusian Dokumen - Petugas Persediaan - Petugas Barang Inventaris
Buat Daftar Kebutuhan Diajukan ke Pimpinan
Pejabat Penerima Barang Panitia Pengadaan Barang
- Opname dan Pelaporan - Rekon Dengan System BMN untuk Persediaan - Rekon Dengan SAKPA
Untuk BMN
- Rekon Dengan KPNKL Petugas Aplikasi
[laporan Tahunan PA. Muara Bulian] Page 33 4 Petugas pengelolah barang persediaan mendistribusikan kepada
masing-masing bagian atau pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan (permintaan).
10 Menit Ptgs Barang Pengadaan
5 Petugas pengelola barang persediaan melakukan opname fisik barang persediaan minimal 2 (dua) kali setahun.
1 Jam Ptgs Barang Pengadaan
6 Petugas menyampaikan laporan hasil opname fisik barang persediaan. 15 Menit Ptgs Barang Pengadaan II. Pengadaan Barang Inventaris kantor/BMN
1 Membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris kantor/BMN. 1 Hari Ptgs Barang Inventaris 2 Dafar tersebut diajukan kepada Pimpinan secara berjenjang 10 Menit Ptgs Barang
Inventaris 3 Pejabat penerima barang menerima barang dari panitia pengadaan
atau pejabat pengadaan yang dilengkapi dengan berita acara serah terima barang.
30 Menit Pejabat Penerima Barang
4 Daftar barang yang telah diterima diserahkan kepada petugas aplikasi SIMAK-BMN.
10 Menit Pejabat Penerima Barang 5 Petugas Aplikasi SIMAK-BMN menginput data pengadaan dalam
aplikasi SIMAK-BMN.
1 Jam Petugas Aplikasi
6 Kemudian petugas Aplikasi SIMAK-BMN melakukan rekonsiliasi kepada petugas pengelola Aplikasi SAKPA setiap bulannya.
2 Jam Petugas Aplikasi
7 Selanjutnya pengelola SIMAK-BMN melakukan rekonsiliasi dengan KPKNL minimal 2 (dua) kali setahun.
2 Hari Petugas Aplikasi
8 Petugas pengelola SIMAK-BMN menyampaikan Barang Milik Negara kepada Koordinator Wilayah (Pengadilan Tinggi Agama Jambi) minimal 2 (dua) kali setahun.
2 Hari Petugas Aplikasi
3. PEMELIHARAAN
- Gedung dan Bangunan ( Kantor dan Rumah Dinas) - Peralatan dan Mesin
PEMELIHARA AN - Gedung & Bangunan (Kantor & Rumah Dinas) Petugas Inventaris PEMELIHARA AN - Kendaraan - Peralatan & Mesin - Petugas Pemakai Kendaraan - Petugas IT (Komputer) Mengajukan Rancangan Kegiatan Pemeliharaan Kepada Pimpinan Dokumen - Melakukan Pemeliharaan dan Pencatatan Hasil Pemeliharaan - Pelaporan Kepemimpin - Petugas IT Update Informasi Web dan Pengelolaan Web - Perbaikan Kerusakan - Servis Persetujuan PPK
[laporan Tahunan PA. Muara Bulian] Page 34 KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGADILAN AGAMA MUARA BULIAN
No Uraian Kegiatan Waktu
Penyelesaian
Penanggung Jawab
Ket
B. PEMELIHARAAN GEDUNG DAN BANGUNAN
I. Gedung dan Bangunan Kantor
1 Mengajukan rancangan kegiatan pemeliharaan gedung kantor kepada pimpinan secara berjenjang.
15 Menit Ptgs Barang Inventaris 2 Melakukan pemeliharaan gedung kantor. 2 Pekan Ptgs Barang
Inventaris 3 Melakukan pencatatan tentang pekerjaan pemeliharaan gedung kantor
dan material yang digunakan.
1 Jam Ptgs Barang Inventaris II. Gedung dan Bangunan Rumah Dinas
1 Mengajukan rancangan kegiatan pemeliharaan gedung dan bangunan rumah dinas kepada pimpinan secara berjenjang.
15 Menit Ptgs Barang Inventaris 2 Melakukan pemeliharaan gedung dan bangunan rumah dinas 1 Pekan Ptgs Barang
Inventaris 3 Melakukan pencatatan tentang pekerjaan pemeliharaan gedung dan
bangunan rumah dinas serta material yang digunakan.
30 Menit Ptgs Barang Inventaris C. PEMELIHARAAN KENDARAAN RODA 4 DAN RODA 2
1 Melakukanperawatan kebersihan kendaraan roda 4 dan roda 2 secara rutin.
10 Jam Bag. Pemakai Kendaraan 2 Mengganti oli kendaraan roda 4 dan roda 2 setelah mendapat
persetujuan dari PPK.
1.5 Jam Bag. Pemakai Kendaraan 3 Mencatat waktu penggantian oli untuk kontrol penggantian
berikutnya.
15 Menit Bag. Pemakai Kendaraan 4 Melakukan perbaikan kendaraan roda 4 dan roda 2 jika terjadi
kerusakan setelah mendapat persetujuan dari PPK
1 Hari Bag. Pemakai Kendaraan 5 Mengurus perpanjangan pajak kendaraan yang telah habis masa
berlakunya.
2 Jam Bag. Pemakai Kendaraan 6 Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan.
D. PEMELIHARAAN PERALATAN DAN MESIN a. Komputer / Laptop
1 Mengontrol kondisi fisik komputer dan laptop. 30 Menit Petugas IT 2 Melakukan perbaikan jika kondisinya mengalami kerusakan, setelah
mendapatkan persetujuan dari PPK.
2 Hari Petugas IT
3 Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan. 10 Menit Petugas IT 4 Melakukan Update web baik berita dan jadwal sidang. 30 Menit Petugas IT b. AC
1 Melakukan perawatan AC secara rutin dan berkala. 3 X Setahun Ptgs Barang Inventaris 2 Melakukan perbaikan AC yang mengalami kerusakan setelah
mendapatkan persetujuan dari PPK.
2 Hari Ptgs Barang Inventaris 3 Melaporkan hasil perawatan/perbaikan kepada Pimpinan. 10 Menit Ptgs Barang
Inventaris C. Meubel
1 Menata meubel pada masing-masing ruangan. 1 Jam Ptgs Barang Inventaris 2 Segera melakukan perbaikan jika ada yang mengalami kerusakan, 1.5 Jam Ptgs Barang
[laporan Tahunan PA. Muara Bulian] Page 35
setelah mendapatkan persetujuan dari PPK. Inventaris
3 Melaporkan hasil penataan dan perbaikan kepada Pimpinan 10 Menit Ptgs Barang Inventaris