Efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek atau akibat yang dikehendaki dalam sesuatu perbuatan (Ensiklopedi Administrasi, 1989:149). Efektif dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti dapat membawa hasil, berhasil guna. Sedangkan menurut Handoko (1993:7) efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pengertian efektivitas secara umum menunjuk pada tercapainya hasil, yang senantiasa dan sering dikaitkan dengan pengertian efisien walaupun terdapat perbedaan di antara keduanya. Penekanan efektivitas pada hasil yang akan dicapai, sedangkan efisiensi lebih menekankan pada bagaimana cara mencapai hasil tersebut dengan membandingkan input dan outputnya. Secara umum konsep efektivitas digunakan untuk melihat derajat pencapaian tujuan atau keberhasilan organisasi di dalam mencapai tujuannya.
Mahmudi (2005 : 92) berpendapat bahwa :
“Efektivitas terkait dengan hubungan antara hasil yang diharapkan dengan hasil yang yang sesungguhnya dicapai. Efektivitas merupakan hubungan antara output dan tujuan. Semakin besar kontribusi untungan terhadap pencapaian tujuan, maka semakin efektif organisasi, program, atau kegiatan”
Robbins (2003 :142) mengemukakan bahwa :
“Efektivitas kerja merupakan kemampuan suatu organisasi dalam pencapaian tujuan serta efisien dengan sumber daya yang tersedia.
Organisasi yang efektif, merupakan organisasi yang mendesain struktur dan
budayanya sesuai dengan stakeholder”
Handayaningrat (2001 : 34) menyatakan bahwa Efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Handoko (2003 :7) Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ducker dalam Handoko (2003 : 7) juga menyatakan bahwa Efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things), sedangkan efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right).
Tangkilisan (2007 : 139) selanjutnya menerangkan bahwa dalam sebuah organisasi, efektivitas organisasi diartikan sebagai :
“Tingkat jauh organisasi melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada”
Etzioni (1964) mendefinisikan keefektivan sebagai sejauhmana sebuah organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya. Stogdill dalam Kasim (1993 : 8) mengemukakan :
“Beberapa aspek dari organisasi lebih banyak diteliti, sedangkan aspek-aspek lainnya masih belum banyak dijamah. Salahsatu aspek-aspek organisasi yang banyak dipelajari adalah aspek efektivitas organisasi”
Robbins (2003 :28) berpendapat bahwa :
“Efektivitas suatu organisasi adalah efektif apabila organisasi itu mencapai tujuan-tujuannya, dan mencapainya dengan mengubah masukan menjadi
keluaran dengan biaya paling rendah”
Dapat disimpulkan bahwa efektivitas sebuah organisasi merujuk pada sejauh mana organisasi yang dapat melaksanakan kegiatan dan fungsinya dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkannya menggunakan sumber daya, serta sarana dan prasarana yang tersedia.
Handayaningrat (2001 : 1.34) kemudian menyatakan :
“Efektivitas kerja dalam sebuah organisasi sangat ditentukan oleh desain organisasi yang mampu mempertemukan kepentingan individual dengan organisasi, serta strategi organisasi”
Tangkilisan (2007 : 140) juga mengemukakan bahwa efektivitas menyangkut 2 (dua) aspek, yaitu tujuan organisasi dan pelaksanaan fungsi atau cara untuk mencapai tujuan tersebut.
Peters dan Waterman dalam Purtanto (2001 : 135) kemudian membuat suatu kesimpulan bahwa organisasi yang dikelola dengan baik dan sangat efektif apabila memiliki delapan karakteristik, yaitu :
a. Mempunyai bias terhadap tindakan dan penyelesaian pekerjaan
b. Selalu dekat dengan masyarakat atau pelanggan yang dilayani sehingga mengetahui kebutuhannya
c. Memberikan otonomi yang tinggi kepada pegawai dan memupuk semangat kewirausahaan
d. Peningkatan produktivitas melalui partisipasi
e. Pegawai mengerti akan kemauan pimpinan serta pimpinan terlibat aktif pada permasalahan dalam semua tingkat
f. Dekat dengan usaha yang diketahui dan dipahami
g. Memiliki struktur organisasi yang luwes dan sederhana dengan staf pendukung yang berjumlah minimal
h. Penggabungan kontrol yang ketat dengan desentralisasi
Faktor-faktor yang mempengaruhi keefektifan sebuah organisasi berdasarkan berbagai hasil penelitian menyimpulkan bahwa terdapat minimal empat faktor, sebagaimana yang telah dikemukakan oleh Steers dalam Tangkilisan (2007 : 151) sebagai berikut :
a. Karakteristik Organisasi, terdiri dari struktur dan teknologi. Struktur secara singkat diartikan sebagai cara bagaimana orang-orang akan dikelompokkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Sedangkan teknologi menyangkut mekanisme suatu organisasi untuk mengubah masukan mentah menjadi keluaran jadi.
b. Karakteristik Lingkungan, mencakup dua aspek, yaitu internal dan eksternal. Lingkungan internal dikenal sebagai iklim organisasi, yang meliputi macam-macam atribut lingkungan yang mempunyai hubungan dengan segi-segi efektivitas, khususnya atribut yang diukur pada tingkat individual.
c. Karakteristik Pekerja, berkaitan dengan peranan perbedaan individu para pekerja dalam hubungannya dengan efektivitas. Peranan tingkah laku dalam efektivitas organisasi harus memnuhi persyaratan, yaitu harus dapat menikmati prestasi peranan yang dapat diandalkan dari para pekerjanya.
d. Kebijakan dan Praktik Manajemen, manajer memerankan peranan sentral dalam keberhasilan suatu organisasi melalui perencanaan, koordinasi, dan memperlancar kegiatan kearah yang menjadi sasaran. Kebijakan yang baik adalah kebijakan yang secara jelas membawa kita ke arah tujuan yang diinginkan.
Kasim (1993 : 25) berpendapat bahwa :
“Efektivitas tidak hanya dilihat dari segi pencapaian tujuan secara total saja, akan tetapi dilihat juga dari segi kepentingan dan pencapaian tujuan secara individual, dimana sampai sejauh mana para pegawai merasakan manfaat dari suatu pekerjaan dalam organisasinya”
Menurut Robbins (2003 : 103) efektif tidaknya seorang pegawai dalam suatu organisasi atau dalam organisasi kekaryaan (work organization) apabila:
a. Karyawan dapat melakukan ketepatan dalam menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan target yang telah ditentukan.
b. Mampu melaksanakan tugas yang diembannya c. Bertanggungjawab pada pekerjaannya
Gibson et al dalam Tangkilisan (2007 : 141) mengungkapkan bahwa efektivitas organisasi dapat diukur dengan :
a. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai b. Kejelasan strategi pencapaian tujuan
c. Proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap d. Perencanaan yang matang
e. Penyusunan program yang tepat f. Tersedianya sarana dan prasarana
g. Sistem pengawasan dan pengendalian yang sangat mendidik.
Pendekatan-Pendekatan dalam Efektivitas Organisasi Menurut Robbins dalam Kusdi (2009:93) :
PENDEKATAN DEFINISI
(suatu organisasi disebut efektif apabila…)
KAPAN DIGUNAKAN (pendekatan ini diambil apabila…)
Goal-Attainment Mampu mewujudkan tujuan-tujuan-tujuan yang telah ditetapkan
Tujuan-tujuan organisasi jelas, memiliki kerangka waktu (time bound), dan terukur
System Mampu memperoleh sumber-sumber daya yang dibutuhkan
Antara input dan output terdapat hubungan yang jelas
Strategic-Constituency
Semua strategic constituencies
minimal merasa terpuaskan
Konstituen memiliki pengaruh besar terhadap organisasi sehingga organisasi harus merespon berbagai tuntutan mereka dengan baik
Competing Value Titik berat organisasi dalam empat area pengukuran utama sesuai atau cocok dengan preferensi konstituen
Organisasi tidak mengetahui secara jelas titik terberatnya, atau terjadi perubahan kriteria dari waktu ke waktu
Efektivitas lebih menekankan pada aspek tujuan dari suatu organisasi. Untuk mengukur efektivitas pelayanan maka kita dapat melihatnya dari optimasi tujuan, perspektif sistematika dan perilaku pegawai dalam organisasi. Dari konsep tersebut, indikator-indikator efektivitas pelayanan aparat adalah sebagai berikut :
a. Optimasi tujuan
Efektivitas pelayanan dapat diukur dengan indikator optimasi tujuan yaitu bagaimana kita melihat pada pencapaian target kerja, apakah sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak. Kita juga melihat apakah ada keluhan yang datang dari masyarakat tentang pelayanan yang sudah diberikan pegawai atau tidak, sebab
adanya keluhan berarti menunjukkan tujuan organisasi belum tercapai sepenuhnya.
b. Perspektif sistematika
Indikator lain yang digunakan untuk mengukur efektivitas pelayanan adalah perspektif sistematika yaitu melihat pada kemampuan masing-masing pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi tersebut, apakah pegawai mampu mengerjakan tugasnya dengan kemampuan sendiri, apakah pegawai memiliki keterampilan atau keahlian khusus.
c. Perilaku pegawai dalam organisasi
Indikator ketiga yang digunakan untuk mengukur efektivitas pelayanan adalah perilaku pegawai dalam organisasi, yaitu bagaimana tingkat ketelitian pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya, baik ketelitian dalam hal kebersihan maupun tingkat kesalahan yang mungkin terjadi pada saat bekerja. Bagaimana kita melihat pada kecepatan dan ketepatan waktu pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya, bagaimana konsentrasi pegawai dalam bekerja.
