INTERNALISASI KNOWLEDGE MANAGEMENT TERKAIT BIDANG TATA RUANG DAN PERTANAHAN
D. Testing Input Data Sistem MP
Pelaksanaan input pengetahuan dan informasi dalam sistem MP ini merupakan salah satu bagian pelatihan bagi para Person in Charge (PIC) koordinator MP di unit direktorat di lingkungan Kedeputian Pengembangan Regional yang telah ditunjuk. Tujuannya adalah mencoba memasukkan data ke dalam sistem aplikasi MP Kedeputian Pengembangan Regional yang beralamat di kmregional.dev.bappenas.go.id, nantinya jika sudah sustainable, alamat domain sistem MP tersebut akan diubah menjadi kmregional.bappenas.go.id. Untuk sementara, para PIC-lah yang bertugas dan bertanggungjawab menginput data yang didapat ke sistem MP. Selanjutnya PIC dapat membuatkan username para staf di unit kerja masing-masing.
Aplikasi MP Kedeputian ini dipetakan berdasarkan tupoksi yang ada di setiap direktorat. Ada menu tambahan yang merupakan kesepakatan antara Bapak Deputi Pengembangan Regional dengan seluruh direktorat di bawahnya, yakni Menu Profil Wilayah yang memuat 34 provinsi. Di dalam menu Profil Wilayah ini akan diisi oleh data, keterangan, peta, dan lain sebagainya terkait informasi mengenai tata ruang, pertanahan, perkotaan, perdesaan, perumahan, permukiman, otonomi daerah, daerah tertinggal, dan pengembangan kawasan di provinsi tersebut.
Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan - Bappenas 23 Studi Banding ke PT Telkom Bandung dan Bappeda Kabupaten Muara Enim
4.3.
4.3.1. PT Telkom Bandung
Pelaksanaan kegiatan studi banding ke PT Telkom Bandung dilaksanakan pada tanggal 25 Agustus 2016 dan dihadiri oleh para Person in Charge (PIC) unit kerja direktorat di lingkungan Kedeputian Pengembangan Regional serta para pimpinan PT Telkom. Kegiatan studi banding ini diselenggarakan untuk mendapatkan proses pembelajaran berbagi informasi dan pengetahuan dalam kegiatan Manajemen Pengetahuan PT Telkom, dan juga untuk memperoleh best practice pengembangan MP di perusahaan tersebut. Kedeputian Pengembangan Regional Kementerian PPN/Bappenas sebagai organisasi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau. Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi sering kali tersebar, tidak terdokumentasi, bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing individu. Untuk itu, diperlukan knowledge sharing antarinstitusi demi mendapatkan ilmu dan pengalaman baru. Kementerian PPN/Bappenas memiliki fungsi think tank dalam penyusunan kebijakan pemerintah. Sistem MP yang telah dibangun merupakan upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektual.
Sebagai pembelajaran yang diperoleh dari diskusi dengan PT Telkom, dicermati bahwa penerapan MP di PT Telkom lebih ke budaya untuk menulis dan sharing dengan sesama karyawan. Karena mereka percaya bahwa aplikasi atau sistem yang bagus berasal dari sumber daya manusia yang bagus juga. Dalam penerapannya, sanksi atas ketidakdisiplinan menginput tulisan di website Kampiun, berbeda-beda tergantung dari level jabatan karyawan. Aplikasi website e-learning yang menjadi salah satu penerapan MP di PT Telkom dapat berjalan baik dan berkelanjutan karena dilakukan berdasarkan struktur kepemimpinan dari atas ke bawah, sehingga tidak terlalu sulit untuk mendisiplinkan tiap karyawan ikut berkontribusi. Para pimpinan langsung memberikan contoh kepada bawahan. Tulisan-tulisan yang ada di website e-learning MP PT Telkom yakni Kampiun berisi tentang hasil pemikiran yang sejalan maupun tidak sejalan dengan perkembangan teknologi dan zaman, sehingga sejarah tidak akan hilang. Pada awalnya di Kampiun setiap karyawan bebas menulis, ketika karyawan sudah mulai suka menulis mereka diarahkan membuat tulisan sesuai tema tahunan yang sejalan dengan visi, misi, dan bisnis perusahaan.
Oleh karena itu, suatu sistem MP yang dapat dilakukan secara berkelanjutan kiranya perlu disosialisasikan kepada para pengguna terkait bagaimana klasifikasi jenis data yang masuk harus jelas, aturan dalam pelaksanaannya, koordinasi dengan pusat data internal (Pusdatin) dan terakhir adanya sistem reward dalam pelaksanaan kegiatan MP tersebut.
Diharapkan dengan hasil kunjungan ini dapat meningkatkan pemahaman terhadap penggunaan sistem MP secara baik dan benar, perlunya komitmen pimpinan dalam melakukan sharing knowledge serta perlu disusun suatu peraturan pelaksanaan agar semua pimpinan dan staf mau berbagi berbagai data, informasi dan pengetahuan yang dimiliki
Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan - Bappenas
24
untuk dapat dimanfaatkan dalam menyusun kebijakan dan kegiatan di bidangnya masing-masing.
4.3.2. Bappeda Kabupaten Muara Enim
Tahun 2016, Direktorat TRP telah melakukan kegiatan koordinasi dengan Bappeda Kabupaten Muara Enim sebagai bagian dari proses internalisasi implementasi Manajemen Pengetahuan (MP) tata ruang pertanahan. Bentuk koordinasi yaitu memberikan contoh proses penyusunan sistem aplikasi MP Bappeda yang berdasarkan struktur dan bidang organisasi, serta bagaimana proses berbagi pengetahuan untuk dapat dipergunakan sebagai informasi dalam menyusun kebijakan pemerintah daerah dalam melaksanakan program dan kegiatan pembangunan daerah. Proses internalisasi berupa Perencanaan Penyusunan Sistem Informasi Pengelolaan Database Perencanaan Pembangunan Pemerintah Kabupaten Muara Enim (Knowledge Management System).
Tujuan dari kerjasama MP Bappeda Kabupaten Muara Enim adalah untuk memberikan pemahaman terhadap pengembangan organisasi terkait dengan mengakses dan mengelola pengetahuan agar lebih baik, sistematis, serta meningkatkan berbagi pengetahuan di seluruh staf bagian Bappeda Kabupaten Muara Enim sehingga memberikan dampak efektifitas dan efisiensi terhadap aktivitas pemerintah daerah di lingkungannya.
Adapun ruang lingkup kegiatan meliputi: (a) merancang kerangka utama Sistem Manajemen Pengetahuan; (b) merancang database aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan; (c) mendesain tampilan aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan; (d) membuat program aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan; (e) melakukan uji coba aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan; (f) memasukan pengetahuan awal ke aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan; (g) menyiapkan dokumen panduan manual sistem Manajemen Pengetahuan; dan (h) memberikan pelatihan Sistem Manajemen Pengetahuan.
Diharapkan dengan ruang lingkup kegiatan tersebut dapat menjadi bagian knowledge sharing daripada pengumpulan data, informasi, dan pengetahuan yang dimiliki oleh Bappeda Kabupaten Muara Enim secara berkelanjutan.
Penyusunan Panduan Aplikasi Manajemen Pengetahuan
4.4.
Penyusunan buku panduan ini dimaksudkan sebagai pedoman dan langkah-langkah secara bertahap dalam menggunakan sistem aplikasi MP yang beralamat di
http://kmregional.dev.bappenas.go.id/. Aplikasi ini memuat berbagai informasi dan pengetahuan di bidang tata ruang dan pertanahan, serta bidang pengembangan regional yang didalamnya meliputi pengembangan wilayah kawasan, otonomi daerah, daerah tertinggal, transmigrasi dan perbatasan, serta perumahan, perkotaan dan permukiman.
Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan - Bappenas 25 Gambar 9. Cover Buku Panduan Manajemen Pengetahuan
Gambar 10. Beranda Aplikasi Manajemen Pengetahuan http://kmregional.dev.bappenas.go.id/
Gambar 11. Menu Aplikasi Manajemen Pengetahuan http://kmregional.dev.bappenas.go.id/
Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan - Bappenas
26
Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Manajemen Pengetahuan
4.5.
Seperti dijelaskan sebelumnya, internalisasi adalah proses pemasukan nilai pada seseorang sehingga terbentuk pola pikir seperti yang diharapkan. Untuk mencapai tujuan kegiatan Internalisasi Manajemen Pengetahuan bidang tata ruang dan pertanahan, proses yang telah dilakukan Direktorat TRP meliputi kegiatan sosialisasi, Community of Practices (CoP), membangun sistem aplikasi MP Kedeputian, dan penyusunan Panduan Aplikasi MP dalam bentuk buku pedoman yang nantinya diterapkan pada berbagai unit kerja di lingkup Kedeputian Pengembangan Regional, Kementerian PPN/Bappenas.
Dari dua instansi pemerintahan yang direncanakan akan dikunjungi oleh Direktorat TRP untuk studi banding bidang Manajemen Pengetahuan yakni Bappeda Kabupaten Muara Enim dan Bappeda Provinsi Papua, ada satu instansi yang batal (tidak jadi) dikunjungi. Direktorat TRP tidak meneruskan rencana kerjasama dengan Bappeda Provinsi Papua dalam aktifitas pengelolaan sistem informasi terpadu bidang tata ruang yang dikenal dengan SIMTARU (Sistem Informasi Manajemen Tata Ruang Provinsi Papua). Hal ini dikarenakan keterbatasan anggaran dimana terdapatnya sejumlah kegiatan yang mengalami pemotongan anggaran termasuk kegiatan kajian ini. Berdasarkan kegiatan Manajemen Pengetahuan yang telah dilakukan baik di lingkup internal Kementerian PPN/Bappenas maupun di lingkup eksternal, beberapa hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian sebagai bagian evaluasi kegiatan internalisasi ini sebagai berikut:
Perlu penyebarluasan informasi dan sosialisasi di kalangan Kedeputian Pengembangan Regional mengenai Manajemen Pengetahuan. Karena ada banyak bentuk Manajemen Pengetahuan yang dapat diterapkan, maka Direktorat TRP harus fokus terhadap bentuk kegiatan apa yang ingin diterapkan dalam Manajemen Pengetahuan dan benefit yang paling besar untuk meningkatkan kualitas pekerjaan para staf;
Dalam menjalankan Manajemen Pengetahuan diperlukan dukungan penuh dari pimpinan. Karena setelah berbagi pengalaman dari PT. Telkom dan Bappeda Kabupaten Muara Enim, kegiatan Manajemen Pengetahuan akan berjalan dengan lebih lancar jika didasarkan pada sistem top down, sehingga para pimpinan yang terlebih dahulu membudayakan Manajemen Pengetahuan kemudian akan diikuti oleh para staf;
Sense of belonging dan tingkat kedisiplinan yang masih rendah dalam memasukkan informasi dan pengetahuan ke dalam sistem aplikasi Manajemen Pengetahuan;
Sistem aplikasi yang ada saat ini membutuhkan beberapa tambahan fitur seperti notifikasi komentar yang memudahkan user memantau file-file pengetahuan yang dimilikinya.
Diharapkan dengan adanya evaluasi tersebut diatas, kiranya para pimpinan dan staf dapat menyadari betapa pentingnya pengelolaan manajemen pengetahuan yang sangat membantu mempermudah dalam melaksanakan pekerjaan selanjutnya.
Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan - Bappenas 27