Tiga Tahap Dalam Pemakaian Perangkat Lunak Direktori I-A
Jika Keadaan Lama Tidak ada AL AL TL, TM KL, UL Tahap 1 - Memasukkan status baru/KIP baru AB, AC, UB, UK TS, TP, UB, KB AK Tahap 2 - Mencatat tanggal penerimaan dari TK II Diterima II-A/B/C Diterima II-A/B Diterima II-A/B Diterima II- A/B Tahap 3 - Mencatat batch pengiriman ke BPS dan tenaga kerjanya Dikirim II-A/B/C Dikirim II- A/B Dikirim II- A/B Dikirim II- A/B5.6. Perbaikan Final Direktori
Bulan Oktober, BPS Provinsi memperbaharui Direktori Perusahaan (Direktori I-A) dengan informasi aktif non-respon melalui daftar isian II-B bersarkan informasi yang bersumber dari lapangan yang. Hubungan tahap kedua ini dengan tahap sebelumnya dapat dilihat dalam Tabel 3.
PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 73
Tabel 6.
Jadwal Perbaikan I-A Menurut Tahapan Dan Kategori
Kategori Tahap I Tahap II Daftar Isian
(Juni) (Nopember)
Baru/terlewat Ada, banyak Yang terlewat dilaporkan I-B
Tutup Ada, banyak Yang terlewat ditutup II-B
Non respon Tidak ada Semua II-B
Kecil Ada, banyak Yang terlewat dicatat II-B
Usang Beberapa Sisanya II-B
Direktori yang telah diperbaharui agar segera dikirim ke Pusat, karena:
· Pusat tidak dapat mengolah dokumen perusahaan baru atau aktif kembali
sampai Direktori Provinsi menunjukkan bahwa perusahaan bersangkutan aktif dengan KIP berapa.
· Pusat tidak dapat membuat tabulasi hasil survei tahunan sebelum
mengetahui perusahaan belum masuk mana saja yang aktif dan non aktif.
5.7. Perusahaan Dobel
Ada tiga sebab utama terjadinya dobel, yaitu :
· Perusahaan yang dobel karena memiliki kesamaan antara kode KBLI, kode
wilayah dan nama perusahaan, karena petugas tidak sempat untuk mencek dulu perusahaan tersebut dalam Direktori apakah sudah ada atau belum.
· Perusahaan tercatat dobel karena berubahnya KBLI (produksi utama), untuk
menghindari jenis dobel yang seperti ini maka KIP sekali dibuat tidak akan pernah diubah. KIP dibuat berdasarkan pada KBLI awal/asli. KBLI yang menyatakan aktivitas saat ini akan muncul dalam Direktori, dan dalam kuesioner masing-masing survei , sebagai variabel tersendiri.
74 PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG
· Perusahaan yang dobel karena ada pergantian nama perusahaan. Untuk
mengatasi masalah ini sangat diharuskan petugas pencacah menyalin KIP ke kuesioner sebelum kuesioner tersebut diserahkan ke perusahaan.
5.8. Mencegah Perusahaan Dobel
Cara utama untuk mencegah dobel sangat sederhana, yaitu: jangan pernah membuat KIP baru sampai dilakukan pengecekan yang teliti untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut belum ada dalam Direktori dengan KIP. Ada empat cara, yaitu:
· Bagi perusahaan yang ada di Direktori tahun lalu, agar diinstruksikan kepada
Koordinator Statistik Kecamatan (KSK) untuk selalu menyalin KIP dan nama perusahaan yang ada di Direktori ke halaman depan kuesioner survei sebelum kuesioner diserahkan ke perusahaan.
· Bagi perusahaan yang tidak ada dalam Direktori tahun lalu, BPS Provinsi
segera mengirim daftar KIP baru (di Direktori sementara) ke BPS Kabupaten/Kota pada tanggal 1 Mei. Koordinator Statistik Kecamatan (KSK) atau pengawas lalu menuliskan KIP bila kuesioner sudah datang di BPS Kab/Kota. Langkah ini bila dijalankan secara konsisten akan menjamin semua kuesioner yang datang di BPS Provinsi pasti KIP -nya sudah tertulis.
· Untuk kuesioner yang tiba di BPS Provinsi tanpa KIP dan tidak melalui prosedur
di atas, harus dicek secara hati-hati di Direktori sebelum menyimpulkan bahwa perusahaan tersebut perlu ditambahkan kedalam Direktori. Direktori yang disusun menurut abjad (termasuk perusahaan yang aktif maupun non-aktif) adalah alat utama untuk mencek yang dobel (Daftar A-21-b di menu laporan daftar I-A. Seharusnya, sedikit sekali kuesioner yang tiba di BPS Provinsi tanpa KIP. Namun, jika jumlahnya cukup besar, misal lebih dari 1-2 persen, BPS Provinsi sebaiknya segera menyelidiki kejadiannya, dan menegur BPS Kab/Kota yang mengirim kuesioner tanpa KIP. Bila perlu, BPS Provinsi bisa mengembalikan kuesioner tanpa KIP ke masing-masing BPS Kab/Kota.
PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 75
· Jangan mengirimkan kuesioner ke Pusat tanpa KIP.
Semua usaha pencegahan dobel penting. Jika usaha pencegahan dilakukan dengan sempurna, maka tidak perlu lagi ada pengecekan. Dalam pelaksanaannya, kita bisa menduga beberapa petugas akan mengabaikan usaha cara pencegahan dobel ini, tapi pengecekan akan mengatasi kelemahan tersebut. Berdasarkan pengalaman, secara bertahap akan ditemukan prosedur pengecekan mana yang efektif. Untuk permulaan, disarankan semua pencekan digunakan, paling tidak untuk masa satu tahun.
5.9. Pembersihan Direktori
Sistem Direktori dirancang untuk memudahkan Daerah mengedit Direktori masing- masing. Pengawas di BPS Provinsi perlu mempunyai kebiasaan mengedit Direktori setahun sekali dalam hal:
1. Pembakuan nama perusahaan sesuai format yang telah ditentukan.
2. Pembakuan keterangan alamat.
3. Pembakuan penulisan telpon dan faksimile.
4. Koreksi kode kabupaten, kecamatan, desa/kelurahan.
5. Kebenaran 5 digit KBLI 2009 dengan produk utama yang dihasilkan 6. Koreksi kode status kondisi dan alasan aktivitas perusahaan.
7. Konsistensi isian bentuk badan hukum dengan nama perusahaan 8. Membersihkan perusahaan yang tercatat dobel.
Penanggung jawab Direktori di BPS Provinsi dapat melakukan editing langsung di komputer atau dapat melakukan pencetakan menurut abjad dan menurut wilayah (A-21-a), lalu memberi catatan atau perbaikan memakai pensil. Updating data pokok Informasi
76 PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG
perusahaan aktif dan non aktif Direktori Perusahaan (I-A) pada Aplikasi Program Industri Pengolahan Besar dan Sedang Tahun 2011 sebagai berikut :
Gambar 8. Data Pokok Perusahaan Updating Direktori
5.9.1. Memperbaiki Format Nama Perusahaan
Oleh karena Direktori berdasar abjad merupakan alat utama menangkal perusahaan dobel, BPS Provinsi harus waspada terhadap format nama perusahaan. Supaya mudah menyusun menurut abjad, dibutuhkan nama perusahaan yang baku. Yaitu, kata pertama nama perusahaan harus khusus untuk perusahaan tersebut: misalnya Sinar, atau yang khas untuk suatu KBLI tertentu, misalnya "tenun". Ketika memasukkan perusahaan baru, BPS Provinsi diminta memperhatikan bentuk baku tersebut. Hal ini terutama untuk menghindari variasi yang tidak perlu, yaitu menggunakan dua bentuk berbeda yang memiliki kesamaan arti. Aturan di atas diperlukan untuk menjamin tidak ada perusahaan yang dicatat dua kali atau lebih. Nama perusahaan akan muncul ditempat yang berdekatan. Jika
PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 77 aturan tak dijalankan secara seragam, “Perusahaan Roti Anisa” dapat muncul diberbagai tempat, seperti: “Pab Roti Anisa”, “Industri Roti Anisa”, “Perus Roti Anisa,” “Pers Roti Anisa,” dsb. Aturan baku tidak memperbolehkan awalan: “perusahaan” atau “industri,” sehingga hanya “Roti Anisa” yang bisa muncul. Cara ini mengakibatkan suatu perusahaan akan sulit tercatat dua kali atau lebih.
5.9.2. Pembakuan Format Nama Perusahaan
Nama perusahaan dimasukkan ke komputer dengan menggunakan bentuk baku sebagai berikut:
· Nama badan hukum seperti PT, CV, PD, UD, Firma ditulis di belakang nama
perusahaannya kecuali bentuk badan hukum koperasi dan yayasan yang penulisannya di depan nama perusahaan. Sebagai contoh: PT Vinitex ditulis dalam bentuk Vinitex, PT, untuk Koperasi Sigma Mandiri tetap di tulis Koperasi Sigma Mandiri, bukan Sigma Mandiri Koperasi. Tapi ada perkecualian, untuk PTP tetap ditulis di depan nama perusahaannya Misalnya PTP Perkebunan Nusantara XIV Kebun Sawah.
· Kata tambahan yang bersifat umum seperti: Pabrik (Pab), Industri (Ind),
Perusahaan (Pers), dsb. tidak perlu dituliskan. Sebagai contoh: “PABRIK TEPUNG JOSHUA” adalah bentuk penulisan yang tidak dipakai dan yang dipakai adalah “TEPUNG JOSHUA”.
· Kata tambahan yang bersifat khusus masih bisa dipakai tetapi yang dituliskan
78 PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG
Bentuk yang dipakai Bentuk yang tidak dipakai
ACI PA
BATIK PEMBATIKAN
BERAS PB
GENTENG PG
TENUN PERT, PERTENUNAN
CETAK PERCETAKAN
ROKOK PR
TEMBAKAU TEMB
UBIN PU, TEGEL
Contoh:
“PERCETAKAN MAKMUR” ditulis CETAK MAKMUR
“PA SUTOMO” ditulis ACI SUTOMO
Ketentuan ini hanya berlaku bagi perusahaan yang belum punya nama atau masih menggunakan nama pemiliknya yang bukan nama resmi untuk perusahaan tersebut. Untuk perusahaan yang nama resminya mengunakan kata-kata berimbuhan seperti Percetakan dan sebagainya, harus dituliskan secara lengkap.
5.9.3. Pembakuan Format Alamat
Penulisan alamat perusahaan ditulis lengkap dengan nama jalan dan nomor. Pada Direktori lama, masih ada alamat perusahaan ditulis terlalu panjang, termasuk mengulang keterangan nama desa, kecamatan atau kab/kota. Pengulangan tidak boleh dilakukan dan harus dihapus, karena sudah ada deskripsi keterangan kode desa/kec/kab/kota. Nomor telepon dan nomor fax agar ditulis pada tempat yang sudah disediakan berikut kode areanya, bukan pada field alamat.
PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 79
5.9.4. Pembersihan Kode Kabupaten-Kecamatan-Desa
Periksa apakah semua perusahaan sudah mempunyai kode kab/kota, kecamatan atau desa yang benar. Karena masih terdapat kode wilayah desa yang kosong, sangat diharapkan setiap masing-masing propinsi harus melakukan terlebih dahulu update master wilayah dari kabupaten.kota sampai keleurahan/desa apabila dalam setiap wilayah dalam satu provinsi terdapat pemekaran wilayah. Update wilayah ini jdirasakan juga penting apabila dilakukan kegiatan suatu pemetaan potensi industri pengolahan masing-masing wilayah. 5.9.5. Pembersihan Perusahaan Tercatat Dobel
Direktori menurut abjad akan memudahkan pengawas Provinsi untuk mengidentifikasi perusahaan yang tercatat dobel. Untuk itu pengawas Provinsi perlu membakukan dahulu nama-nama semua perusahaan terutama yang dicurigai tercatat dobel. Ketika semua telah diidentifikasi, pengawas harus memastikan bahwa perusahaan yang tercatat dobel hanya tertulis sekali sebagai perusahaan aktif atau tutup. Sedangkan pasangan dobelnya diberi tanda (flag) “usang”. Tanda ini akan membantu pengawas untuk menyisihkan perusahaan yang tercatat dobel di dalam Direktori.
5.9.6. Koreksi Produksi Utama, KBLI, dan Jumlah Tenaga Kerja
Apabila sebuah perusahaan berubah kegiatan produksi utama dibandingkan tahun lalu, masukkan nama produksi utama yang baru dan KBLI 2009 5 digitnya. Pengkodean KBLI ini harus sesuai dengan master KBLI 5 digit industri pengolahan untuk masing-masing produk. Untuk KIP bersifat unix dan tidak akan berubah (tetap menggunakan KBLI yang asli) kecuali di tahun survei 2011 ini, KIP perusahaan sudah dilakukukan konversi dari KIP lama (tahun survei 2010) ke KIP baru yang berdasarkan pada KBLI 2009. Hal lain yang perlu diperhatiakan adalah pengisian jumlah tenaga kerja sesuai dengan isian dokumen yang respon/masuk.
80 PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG
5.9.7. Pembersihan Status Keadaan
Untuk perusahaan yang aktif, implementasi daftar isian II-B secara otomatis akan memeriksa aktifitas perusahaan di tahun survei. Untuk perusahaan yang nonaktif, program komputer akan menggunakan kode “TL” tutup permanen lama, kode ”TP” tutup baru permanen, ”TS” tutup baru sementara, ”KL” kecil lama, ”KB” kecil baru, ”UL” usang lama, ”UB” usang baru, ”BI” bukan industri. BPS Provinsi diminta untuk meneliti kode ini, dan membetulkannya bila perlu.