Waktu Dan Keterkaitan Antar Kegiatan
Pemutakhiran Direktori, Pencacahan dan Data Entri
NOV DES JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOV Data Entri II-A
I-A Regeneasi Matching Cek Lapangan Daftar IS-L Data Entry I-B Antar Kuesioner Perusahaan Lama · Antar Kuesioner Perusahaan Baru · Pencacahan Persh Terlewat dg II-C I-B II-A II-C
II-B Lapor Keadaan
Tutup, Kecil, Non Respon FINAL Direktori Sementara Ambil Kuesioner
PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 27
2.5.2. Kegunaan Direktori
Selain untuk mendaftar perusahaan, sistem Direktori juga menyediakan beberapa unsur informasi, yaitu :
· Informasi dari daftar II-B, Direktori dapat digunakan untuk menyimpan
informasi tentang perusahaan nonaktif baru.
· Direktori juga dapat memperlihatkan perusahaan yang non respon selama 3
tahun terakhir, sehingga pengawas dapat melihat secara cepat perusahaan- perusahaan yang sulit bekerjasama dengan BPS.
· Penerimaan kuesioner dari Kabupaten/Kota dapat dicatat dalam media
komputer melalui modul penerimaan. Dibanding memakai arsip di kertas, cara ini akan mempercepat tugas BPS Provinsi untuk mengetahui berapa kuesioner yang sudah diterima dari tiap Kabupaten/Kota.
· Mengirim kuesioner ke Pusat dapat dicatat didalam disket/CD/file (dengan
modul pengiriman). Dengan cara ini, daftar kuesioner yang akan dikirim dapat dicetak sekaligus, sehingga tak perlu diketik lagi pada lembar kertas khusus.
Pencatatan penerimaan dan pengiriman kuesioner oleh BPS Provinsi akan memaksa BPS Provinsi membandingkan KIP setiap kuesioner dengan KIP di Direktori. Karenanya, Pusat tidak akan menerima lagi kuesioner yang KIP-nya tidak ada atau tidak konsisten dengan Direktori. Cara ini juga mendorong BPS Provinsi untuk secara cepat memperbaiki Direktori bila ada perubahan, seperti: ada perusahaan baru, aktif lagi, dan baru nonaktif, tanpa menunda-nunda tugas ini sampai saat terakhir.
28 PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG
2.5.3. Arsip
Pengarsipan data sangat penting, untuk itu Kasi Statistik Industri di BPS Provinsi perlu menjaganya dengan ekstra hati-hati. Ongkos menggandakan data ke disket/CD/Flashdisk relatif kecil sedangkan kerugian akan sangat besar kalau harus mengulang memasukkan data lagi. Masalah penyimpanan data jangan seluruhnya diserahkan ke staf yang mungkin tidak tahu data mana yang perlu disimpan atau tidak. Setiap saat Kasie harus memastikan bahwa stafnya secara rutin mem-back up file data dan program, sehingga setiap data yang hilang, (misalnya terkena virus) atau file mengalami kerusakan akibat masalah teknis diluar kegiatan pengolahan data seperti pemadaman listrik, maka program atau data dapat dengan mudah diperbaiki. Setiap 4-8 jam setelah data entry, backup harus segera dilakukan. Sebaiknya ada 2 generasi backup, sehingga, kalau satu hilang, masih ada cadangan satu lagi.
Setiap akhir tahun survei, sebelum data di regenerasi untuk survei tahun berikutnya, pengawas harus yakin bahwa backup seluruh data telah dilakukan, seluruh backup harus diberi label yang jelas serta disimpan di tempat yang aman, misalnya di lemari kabinet Kepala Bidang. Sebaiknya, ada 2 copy backup, satu untuk sering dipakai, satu untuk cadangan. Setiap akhir tahun survei, Kasie Statistik Industri BPS Provinsi harus memastikan bahwa daftar lengkap perusahaan hasil I- B atau daftar perusahaan baru sudah dicetak (B-1) untuk penggunaan masing- masing BPS Provinsi maupun BPS Kabupaten/Kota. Daftar ini bertujuan untuk menghindari pemeriksaan ulang yang tidak perlu terhadap calon perusahaan yang sama guna pelaksanaan survei tahun berikutnya, BPS Provinsi dan BPS Kabupaten/Kota harus menyimpan hasil listing lengkap semua calon perusahaan yang pernah diperiksa I-B paling sedikit 5 tahun.
PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 29
2.5.4. Analisis
Setelah hasil entri I-B (Direktori sementara) dikirim ke BPS Pusat, maka BPS Provinsi dan Pusat melakukan analisis sederhana yaitu membandingkan tingkat keberhasilan berbagai sumber untuk tiap-tiap Provinsi.
Analisis dipusatkan pada 4 masalah :
1. Tingkat keberhasilan total secara rata-rata sebaiknya antara 20 s/d 60 %, jika dibawah 20 % berarti ada indikasi bahwa target terlalu tinggi atau pilihan sumbernya kurang jitu, jika lebih dari 60 % berarti targetnya terlalu rendah, sehingga perlu dinaikkan.
2. Tingkat keberhasilan setiap sumber, sumber yang memberikan tingkat keberhasilan tinggi perlu digunakan terus. Sumber yang tingkat keberhasilannya rendah sebaiknya digunakan secara selektif.
3. Umur perusahaan yang ditemukan. Setelah dua tahun pemutakhiran Direktori, idealnya perusahaan yang ditemukan adalah perusahaan baru atau berumur satu tahun. Sebaliknya, bila perusahaan baru yang ditemukan hanya sedikit, kemungkinan besar belum berhasil menemukan perusahaan baru atau ada perusahaan baru tetapi tidak dilaporkan.
4. Perusahaan skala Besar, tujuan utama pemutakhiran Direktori adalah menemukan perusahaan-perusahaan yang relatif besar, dimana pada umumnya mempunyai peranan besar dalam penyerapan tenaga kerja. Sehingga lebih diutamakan sumber yang banyak perusahaan besarnya. Jika perusahaan besar yang ditemukan terlalu sedikit, pengawas perlu memeriksa kembali pilihan sumbernya.
2.6. Pencegahan Perusahaan Dobel
Sistem Direktori salah satunya dirancang guna menghindarkan perusahaan terdaftar dobel.
30 PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG
Untuk tiap kasus dilakukan dengan :
1. Perusahaan yang berubah produksi utamanya.
Dalam kasus ini nomor KIP tidak perlu diubah. Perubahan produksi utama akan tercermin pada perubahan KBLI kegiatannya
2. Untuk perusahaan lama.
Petugas agar menyalin KIP ke halaman depan kuesioner masing-masing survei sebelum disampaikan ke perusahaan, sehingga bila kuesioner sudah diambil kembali KIP tidak perlu dicari lagi.
Apabila ada kuesioner yang diambil dari perusahaan tetapi tidak ada KIP- nya, petugas pencacah diminta membandingkan kuesioner tersebut dengan Direktori yang tersusun menurut abjad, untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut sudah ada dalam Direktori dengan KIP lama. KIP lama ini kemudian disalin ke kuesioner. Kalau kuesioner dari perusahaan ternyata belum dimasukkan ke Direktori, petugas harus mencatat di halaman depan bahwa ini perusahaan baru. Kemudian BPS Provinsi memasukkan informasi dari perusahaan baru tersebut sebagai calon perusahaan pada Software Updating Direktori. Jika memenuhi syarat salin KIP perusahaan tersebut ke kuesioner setelah dilakukan transfer ke direktori I-A dan setelah pemberian nomor urut pada perusahaan sebelum dikirim ke BPS RI c.q Subdirektorat Statistik Industri Besar dan Sedang.
PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 31
PEDOMAN MATCHING
3
3.1. Kegiatan Matching
Tahapan paling sulit dan harus teliti dalam pelaksanaan updating Direktori adalah matching karena memerlukan perhatian penuh dari para pejabat struktural. Proses matching memerlukan ketelitian yang tinggi untuk menentukan calon perusahaan yang paling mungkin memenuhi syarat untuk masuk kedalam Direktori. Tujuannya adalah menjaring semua perusahaan baru di industri pengolahan baik yang berskala Besar maupun Sedang sehingga informasi perusahaan aktif bisa tercakup semua.
Matching adalah membandingkan daftar perusahaan yang berasal dari instansi lain atau asosiasi seperti Kementerian Perindustrian, Kementerian Perdagangan, Kementerian Tenaga Kerja, BKPM, Asosiasi Perusahaan Industri Pengolahan, dan sebagainya, baik di tingkat Pusat, Provinsi dan Kabupaten/Kota dengan Direktori Industri Pengolahan BPS yang disusun menurut abjad. Hasil dari kegiatan ini adalah dihasilkan calon nama perusahaan tambahan yang belum ada di Direktori BPS yang nantinya akan dicek di lapangan.
Proses matching, pemilihan sumber dan penggunaan target dibicarakan di bab ini. Sumber utama calon perusahaan tambahan adalah daftar perusahaan dari instansi lain atau asosiasi perusahaan industri pengolahan. Untuk selanjutnya dalam buku pedoman ini calon perusahaan industri tambahan hanya ditulis “calon”.
3.2 Urutan Matching
Urutan matching dari awal kegiatan di BPS pusat sampai petugas lapangan dapat dijelaskan sebagai berikut.
32 PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG
1 BPS Pusat melakukan matching, memisahkan menurut Provinsi, dan mengirimkannya dalam bentuk sofcopy atau print-out nya dengan bentuk daftar I-SL (C) ke tiap BPS Provinsi.
2 BPS Provinsi melakukan matching, menambahkan pada daftar perusahaan yang diterima dari Pusat dalam komputer dan mengirimkannya dalam softcopy atau print-out nya dengan bentuk I-SL (P) ke tiap BPS Kabupaten/Kota.
3 BPS Kabupaten/Kota melakukan matching, menambahkan pada daftar perusahaan yang diterima dari BPS Provinsi dalam komputer, mencetak menurut kecamatan, dan meneruskannya ke masing-masing Koordinator Statistik Kecamatan (KSK) dalam daftar I-SL (K).
BPS Kabupaten/Kota dapat memberikan keterangan tambahan pada calon yang diberikan oleh tingkat diatasnya yang kurang lengkap. Sebagai contoh jika calon yang berasal dari BPS Provinsi tidak memiliki alamat yang jelas, BPS Kabupaten/Kota dapat menambah alamat yang bersumber dari instansi tingkat Kabupaten/Kota.
3.3. Daftar Isian I-SL
Daftar I-SL digunakan untuk mempersiapkan daftar calon yang disusun berdasarkan wilayah. Daftar ini dibuat dalam komputer dan bisa diprint.
Ada 3 jenis daftar I-SL:
1. I-SL(C) dibuat di BPS Pusat, 2. I-SL(P) dibuat di BPS Provinsi, 3. I-SL(K) dibuat BPS Kabupaten/Kota.
Kolom produksi utama dan banyaknya pekerja dalam daftar isian I-SL digunakan hanya untuk informasi dari sumber. Jika sumber tidak menyediakan informasi, staf segera menuliskan “TA” (tidak ada). Untuk menghindari kesalahfahaman, kolom tersebut tidak
PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 33 boleh dibiarkan kosong, agar Koordinator Statistik Kecamatan tidak mengisi kolom kosong tersebut dengan keterangan dari lapangan.
Sumber informasi beserta kode sumbernya harus ditulis dengan jelas pada daftar isian I-SL. Sumber diberi kode sesuai dengan tabel kode sumber seperti tabel sebagai berikut :
Tabel 5. Kode Sumber Calon Perusahaan Baru
Kode Sumber Kode Sumber
Calon yang tahun lalu gagal 34 TK 1-Tenaga Kerja 01 Produksi percobaan/Eksplorasi 35 TK 1-Pemda
02 Sedang dibangun 36 TK 1-Pertambangan
03 Baru ada lokasi/penyelidikan umum 37 TK 1-Pekerjaan Umum 04 Industri tenaga kerja < 20 38 TK 1-Kesehatan 05 Listrik non PLN pelanggan < 10 39 TK 1-Perkebunan
Calon tahun ini 41 TK 1-Pertanian
11 BPS-Perindustrian 42 TK 1-Kehutanan
12 BPS-BKPM 43 TK 1-Asosiasi
13 BPS-KADIN 49 TK 1-Lainnya
14 BPS-Tenaga Kerja 51 TK II-Perindustrian & Perdagangan
15 BPS-Kementrian Dalam Negeri 54 TK II-Tenaga Kerja 16 BPS-Pertambangan & Energi 55 TK II-Pemda
17 BPS-Pekerjaan Umum 56 TK II-Pertambangan
18 BPS-Kesehatan 57 TK II-Pekerjaan Umum
19 BPS-Perkebunan 58 TK II-Kesehatan 21 BPS-Pertanian 59 TK II-Perkebunan 22 BPS-Kehutanan 61 TK II-Pertanian 23 BPS-Asosiasi 62 TK II-Kehutanan 24 BPS-Perdagangan 63 TK II-Asosiasi 27 ASTEK 66 Desa/Kelurahan 28 BPS-Kehakiman 67 Kecamatan
29 BPS-Lainnya 68 Kawasan Industri
31 TK 1-Perindustrian & Perdagangan 69 TK II-Lainnya
32 TK 1-BKPMD 70 Pengamatan Langsung
34 PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG
Jika sumber calon berasal dari daftar calon tahun sebelumnya yang sudah dicek, maka sumbernya ditulis “I-B tahun lalu, percobaan,” dsb, dan bukan sumber yang memberikan informasi pada tahun yang lalu.
3.4. Persiapan Matching
Untuk persiapan matching, diperlukan empat hal pokok, yaitu:
1. Fotocopy/File daftar perusahaan yang bersumber dari Instansi lain
BPS RI, BPS Provinsi, dan BPS Kabupaten/Kota lebih baik membuat fotocopy atau mempunyai file daftar perusahaan dari instansi lain untuk dibandingkan di BPS, dari pada memakai daftar tersebut di kantor instansi lain.
Untuk menghindari keterlambatan, BPS Provinsi dan BPS Kabupaten/Kota agar segera mulai mendiskusikan masalah daftar perusahaan dengan instansi yang akan menjadi sumber dua bulan sebelum jadwal matching dimulai, yaitu pada bulan Oktober. Setelah berjalan beberapa tahun, kerjasama dengan instansi tersebut akan menjadi rutin dan keterlambatan bisa dihindari.
Jika daftar perusahaan dari instansi lain telah difotocopy/diperoleh file softcopy nya, BPS dapat melakukan matching kapan saja. Kalau daftar calon dari tingkat diatasnya tidak terlalu terlambat, BPS bisa tetap menunggu kiriman daftar calon dari tingkat diatasnya sebelum menyelesaikan daftar calon untuk daftar isian I-SL. 2. Penggunaan Direktori Menurut Abjad
Pertama-tama sumber harus di match dulu dengan Direktori BPS yang sudah ada dan diurutkan menurut abjad. Nama perusahaan yang tidak ada dalam Direktori dicatat (dalam komputer) menjadi calon.
Supaya matching menjadi mudah dan dapat dipercaya, tiap BPS Provinsi perlu mencetak Direktori menurut abjad. Direktori menurut abjad ini mencakup
PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 35 semua perusahaan yang pernah ada pada frame Direktori I-A untuk seluruh kondisi perusahaan baik yang tutup, kecil, usang maupun yang aktif.
3. Pengecekan Ulang Calon Perusahaan yang sudah Dientry (I-B) lama
Calon perusahaan yang pernah dilakukan data entry di software Updating Direktori tetapi tidak memenuhi syarat sebagai perusahaan baru dilakukan pengecekan kembali oleh BPS Provinsi berdasarkan informasi terakhir. Sehingga tidak terjadi perusahaan dobel saat memasukkan calon perusahaan ke direktori I-A. Untuk memudahkan pengecekan oleh petugas, daftar calon perusahaan yang dicetak harus memuat keterangan nama, alamat, kode wilayah, sumber data untuk produksi utama dan pekerja, dan temuan Koordinator Statistik Kecamatan (KSK) mengenai situasi perusahaan (pertanyaan Blok II rincian 3 daftar I-B) yang disusun menurut abjad.
Print outnya terdiri dari tiga jenis:
A. Daftar B-21. Untuk Perusahaan Industri yang sudah berproduksi secara komersil dengan tenaga kerja 20 atau lebih atau memenuhi syarat dapat dicetak pada menu laporan daftar I-B Aplikasi Program Program Direktori Perusahaan Industri Besar dan sedang sebagai berikut :
Perusahaan-perusahaan semacam ini akan ditambahkan ke dalam Direktori, kecuali bila ternyata dobel tidak perlu dilakukan pengecekan
36 PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG
kembali. Di BPS Provinsi, print out calon perusahaan dicetak dengan dua cara:
· Berdasarkan abjad per Kabupaten/Kota (untuk keperluan BPS
Kabupaten/Kota). Dicetak dua kali, untuk BPS Provinsi dan BPS Kabupaten/Kota.
· Berdasarkan abjad per Kecamatan (untuk keperluan KSK). Dicetak tiga
kali, untuk BPS Provinsi, BPS Kab/Kota, dan Koordinator Statistik Kecamatan (KSK).
Daftar B-21 untuk perusahaan yang memenuhi syarat sebagai perusahaan baru, bisa dicetak pada menu laporan daftar I-B Aplikasi Program Direktori Perusahaan Industri Besar dan sedang seperti daftar sebagai berikut :
B. Daftar B-22. Print out ini berisi perusahaan yang perlu dicek ulang, perusahaan yang pada saat dicek tahun sebelumnya keadaannya adalah:
· dalam tahap pembangunan
· dalam tahap produksi percobaan
· baru mempunyai lokasi saja
Khusus untuk perusahaan Industri, perusahaan yang masih tergolong kecil (tenaga kerja kurang dari 20) akan dilakukan pengecekan ulang setiap 3 tahun.
C. Daftar B-23. Print out ini berisi perusahaan yang tidak perlu dan jangan dicek lagi, perusahaan yang pada saat dicek lapangan pada tahun lalu keadannya adalah:
PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 37
· ada di luar Kabupaten/Kota ini
· tidak ditemukan di lokasinya
· bukan unit pencacahan
Print out daftar B-23 yang dicetak di menu laporan daftar I-B tiap tahun perlu disimpan di BPS Kabupaten/Kota sejak mulai melaksanakan daftar I-B, untuk dipakai sebagai bahan matching sehingga bisa menghindarkan cek ulang. Di BPS Provinsi data ini terus tersimpan di komputer.
Hasil pengecekan calon perusahaan baik yang memenuhi syarat sebagai perusahaan baru pada tahun survei dan calon perusahaan yang perlu dilakukan pengecekan ulang maupun tidak untuk kegiatan survei tahun berikutnya dapat digambarkan pada digram 5 sebagai berikut :
38 PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG