834-Art.30
12.1 Dalam kasus penyimpangan, BIOCert akan mengambil tindakan yang memadai dan
menginformasikan setiap pihak yang berwenang di Indonesia dan yang
bekerja atau sudah mengeluarkan izin impor
12.2 BIOCert saling memberi informasi yang relevan pada hasil control mereka dengan pejabat yang berwenang lainnya, otoritas kontrol dan badan kontrol atas permintaan 13 KEBUTUHAN PENGAWASAN MINIMUM
13.1 Aturan Pengawasan dan pelaksaan oleh operator 889-Art.63
13.1.1 Setiap operator yang mengajukan sertifikasi berdasarkan standar ini, harus melengkapi formulir aplikasi dan kuesioner sertifikasi BIOCert, dari dokumen-dokumen tersebut BIOCert memperoleh semua informasi relevan yang disebutkan dalam ayat 13.
Operator juga harus mengurus rincian kebun seperti deskripsi unit-unit yang disertifikasi, rincian unit non organik yang diurus,semua langkah-langkah praktis yang diambil untuk memastikan kesesuaian dengan aturan produksi organik.
13.1.2 Setiap operator yang mengajukan sertifikasi berdasarkan standar ini, harus menandatangani kontrak Inspeksi dan Sertifikasi Organik.
Persyaratan yang dijelaskan pada ayat 13 dimasukan dalam kontrak ini.
13.1.3 BIOCert akan melakukan inspeksi untuk memastikan kesesuaian dengan standar masing-masing dan untuk mengidentifikasi kemungkinan ketidaksesuaian.
Temuan hasil pemeriksaan akan dipaparkan secara rinci dalam laporan inspeksi. Laporan inspeksi harus
ditandatangani oleh inspektor dan operator pada akhir inspeksi. Salinan laporan inspeksi akan diserahkan kepada operator.
13.1.4 BIOCert menyediakan daftar terbaru yang berisi nama dan alamat operator yang diinspeksi untuk pihak yang
berkepentingan atas permintaan.
13.2 Perubahan Aturan Pengawasan
Operator bertanggung jawab memberitahukan ke BIOCert mengenai berbagai perubahan dalam deskripsi atau
tindakan sebagaimana dimaksud dalam pasal 13.1 dan di aturan inspeksi awal yang ditetapkan dalam klausul 13.4 pada waktunya dan dalam hal apapun sebelum kunjungan inspeksi ke unit yang bersangkutan.
BIOCert memeriksa kesesuaian terhadap persyaratan ini dan menyerahkan hasilnya ke Komisi Sertifikasi untuk memperoleh persetujuan.
13.3 Kunjungan Pengawasan 889-Art.65
13.3.1 Pemeriksaan dan sertifikasi untuk kelompok produsen dibahas di Lampiran 6 pada standar ini.
13.3.2 BIOCert dapat mengambil sampel untuk pengujian produk yang tidak diperkenankan untuk produksi organic atau untuk pengecekan teknik produksi yang tidak sesuai dengan aturan produksi organik.
Sampel juga dapat diambil dan dianalisis untuk mendeteksi kemungkinan kontaminasi oleh produk yang tidak
diperkenankan dalam produksi organik. Namun demikian, analisis tersebut harus dilakukan bila dicurigai adanya penggunaan produk yang tidak diperkenankan dalam produksi organik.
13.3.3 Inspektor BIOCert melengkapi laporan inspeksi ketika inspeksi. Semua aspek-aspek yang berhubungan dengan operasional akan dibahas di laporan inspeksi. Pengamatan dan sumber-sumber informasi akan ditampilkan dengan jelas pada laporan.
Inspektor melakukan wawancara dengan operator atau perwakilan yang berwenang dari operasional, untuk memastikan akurasi dan kelengkapan dari pengamatan inspeksi dan informasi yang dilakukan ketika pengecekan di lapangan.
Laporan inspeksi harus ditandatangani oleh inspektor dan operator di akhir inspeksi. Inspektor harus menyerahkan salinan laporan untuk disimpan oleh operator.
13.3.4 BIOCert melaksanakan pengawasan berbasis resiko dan secara acak. Inspeksi ini dapat dilakukan dengan
pemberitahuan terlebih dahulu maupun tanpa pemberitahuan terlebih dahulu.
Dalam kasus inspeksi mendadak, tanggal pemeriksaan tidak diinformasikan ke operator. (Meskipun demikian, inspeksi mendadak dapat diinformasikan pada hari ketika inspeksi dilakukan untuk memastikan keberadaan operator atau orang yang bertanggung jawab ).
Inspeksi ini dilaksanakan baik untuk mengecek seluruh operasi yang dilakukan oleh operator, atau untuk mengecek kondisi spesifik maupun aktivitas operator tersebut.
13.4 Persyaratan Pengawasan Khusus untuk tanaman dan produk tanaman dari produksi pertanian atau
pengumpulan produk liar.
889-Art.70
13.4.1 Aturan Pengawasan
13.4.1.1 Setiap operator yang mengajukan sertifikasi berdasarkan standar ini harus melengkapi formulir aplikasi dan kuisioner sertifikasi BIOCert. Berdasarkan dokumen-dokumen ini BIOCert mendapatkan informasi yang relevan dengan yang
disebutkan pada klausul 13. 4 pada standar ini.
Operator juga harus memelihara rincian kebun seperti deskripsi unit-unit yang disertifikasi, rincian tentang unit yang dikelola tidak secara organik, semua langkah-langkah praktis yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian dengan aturan produksi organik. Peraturan ini juga berlaku untuk operator yang mengelola pengumpulan tanaman atau produk liar.
13.4.1.2 Dalam hal pengumpulan tanaman liar, operator harus menyerahkan jaminan yang diberikan oleh pihak ketiga untuk memastikan ketentuan ayat 4 dari standar ini dipenuhi.
13.4.2 Komunikasi 889 Art.71
Setiap tahun, operator harus mengajukan permohonan perpanjangan aplikasi bersamaan dengan jadwal produksi tanaman dalam rangka untuk memperbaharui status sertifikasi. Hal ini harus dilaksanakan sebelum masa berlaku sertifikasi tersebut kadaluwarsa. Operator harus melengkapi prosedur persyaratan registrasi 3 bulan sebelum tanggal habis masa berlaku.
BIOCert akan menyampaikan persyaratan ini melalui pemberitahuan sertifikasi dan juga prosedur sertifikasi.
13.4.3 Catatan produksi tanaman 889 –
Art.72 Inspeksi untuk operator dilakukan berdasarkan catatan dan
dokumen yang disimpan dan akan diperbaharui secara berkala oleh operator ataupun produsen. BIOCert secara sukarela memberikan contoh untuk penyimpanan catatan untuk produksi tanaman. Operator dapat menggunakan, menyimpan, ataupun memperbaharui catatannya sendiri seperti berikut:
Rincian area dan tanaman
Rekaman input dengan voucher/ bon yang menunjukkan jumlah yang dibeli
Produk, dengan asal dan pemasok dari produk tersebut
Jurnal harian aktivitas di lahan
Catatan pemanenan dan penyimpanan
Catatan penjualan yang menunjukkan jumlah produk yang dijual dengan informasi detail tentang pembeli.
Untuk resep kegiatan pengolahan dari produk yang dioleh dengan perbandingan yang jelas tentang bahan dan metode pengolahan harus disimpan.
Catatan stok
BIOCert melakukan pengecekan rekaman dokumen tersebut selama kunjungan inspeksi. Rekaman harus dilengkapi dengan bon ataupun voucher yang sesuai dan harus ditunjukkan dengan jelas alur produk untuk kegiatan produksi yang relevan.
13.4.4 Beberapa unit produksi yang dijalankan sekaligus oleh operator yang sama
889-Art.
73 Ketika operator menjalankan beberapa unit produksi pada
tempat yang sama, unit produksi tanaman ataupun produk
tanaman yang tidak tercakup dalam standar secara bersamaan dengan penyimpanan input pertanian [seperti pupuk, produk proteksi tanaman, benih) maka unit tersebut harus juga menjadi bagian dari sisten inspeksi secara umum.
13.5 Tindakan pengawasan khusus untuk peternakan lebah 889-Art.
78