Tingkatan organisasi dalam SAP R/3 merupakan replikasi dari struktur organisasi pada perusahaan. Penentuan tingkat organisasi dalam SAP R/3 merupakan suatu langkah kerja yang penting dalam proyek implementasi SAP. Pertama kali perlu dilakukan analisa terhadap struktur organisasi perusahaan, lalu menerjemahkannya kedalam struktur SAP. Tingkatan organisasi pada SAP R/3, terdiri atas:
a. Client b. Company Code c. Plant d. Storage Location e. Purchasing Organization f. Purchasing Group
Tingkatan organisasi ini didefinisikan dan di-assign dalam customizing untuk enterprise structure: SCM500 (2006, P45)
2.2.4.1. Client
Client merupakan suatu unit di dalam SAP R/3 yang bersifat resmi dan memiliki syarat oraganisasi dalam hal data, terdiri atas master records dan kumpulan table yang independen. Dari sudut pandang bisnis, client merupakan representatif dari suatu kelompok korporasi (corporate Group). SCM500 (2006, P45)
Client merupakan tingkatan hierarki tertinggi dalam system SAP/ R3. Spesifikasi atau data yang dimasukkan pada tingkatan ini, berlaku untuk semua company code dan unit organisasi lainnya dibawah client tersebut. Client didefinisikan secara unik di dalam sistem dengan tiga digit angka. SCM500 (2006, P45)
Menurut Martin Murray (2006, p25), Client didefinisikan sebagai organisasi dan entitas yang legal di dalam sistem SAP. Master Data diamankan di dalam client tersebut tidak dapat ditampilkan atau diubah dari client lainnya.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, client merupakan tingkat hierarki tertinggi dalam sistem SAP R/3 yang bersifat resmi dan memiliki syarat organisasi dalam hal data, terdiri atas master records yang independen, semua data yang dimasukkan pada tingkatan ini berlaku untuk semua company code dan unit organisasi lainnya dibawah client tersebut.
2.2.4.2. Company Code
Company code mempresentasikan suatu unit independen yang memiliki laporan keuangan sendiri, contohnya : suatu perusahaan dalam corporate Group (client). Company code didefinisikan dalam sistem dengan menggunakan 4 karakter alfanumerik yang bersifat unik dalam client. SCM500 (2006, P45)
Menurut Martin Murray (2006, p28), company code sebagai unit organisasi terkecil yang mempunyai laporan keuangan yang legal.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, company code mempresentasikan suatu unit indpenden yang memiliki laporan keuangan yang legal.
2.2.4.3. Plant
Plant merupakan suatu unit organisasi dalam logistik yang memisahkan perusahaan dari sudut pandang produksi, procurement, dan perencanaan material. Suatu plant dapat mempresentasikan beberapa entitas dalam perusahaan, seperti:
Plant didefinisikan dalam sistem dengan 4 karakter alfanumerik yang unik dalam client. (SAP-01Fundamentals, p33)
Menurut Martin Murray (2006, p30) definisi plant dapat berbagai macam plant dapat didefinisikan sebagai lokasi yang menampung valuated stock. Sedangkan production plan mendefinisikan plan sebagai organizational unit yang merupakan pusat dari perencanaan produksi. Plant juga dapat didefinisikan sebagai lokasi yang memuat jasa atau pemeliharaan fasilitas.
2.2.4.4. Storage Location
Storage location adalah unit organisasi sebagai tempat untuk membedakan material dalam suatu plant. Manajemen
persediaan (Inventory Management) dan persediaan secara fisik (Physical Inventory) terjadi pada tingkat storage location didefinisikan dengan 4 karakter alfanumerik yang unik dalam plant. SCM500 (2006, P46)
Suatu client dapat memiliki beberapa company code. Suatu company code dapat memiliki beberapa plant. Sedangkan suatu plant hanya dimiliki oleh satu company code dalam SAP/R3. Plant dapat memiliki beberapa storage location, tetapi suatu storage location tertentu hanya dapat dimiliki oleh satu plant saja. SCM500 (2006, P47)
Menurut Martin Murray (2006, p30) storage location adalah tempat dimana stok disimpan secara fisik di dalam plant. Akan selalu ada satu storage location yang dipasangkan untuk satu plant.
Bedasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa storage location merupakan unit organisasi dimana kegiatan manajemen persediaan dan persediaan fisik berlangsung, setiap storage location dipasangkan untuk satu plant.
2.2.4.5. Purchasing Organization
Purchasing Organization merupakan unit organisasi dalam logistic yang membagi perusahaan bedasarkan kebutuhan pembelian. Purchasing Organization bertugas membeli material atau jasa, melakukan negosiasi atas kondisi pembelian dengan
vendor, dan bertanggung jawab atas transaksi pembelian. SCM500 (2006, P48)
Purchasing bisa dimasukkan ke dalam struktur perusahaan dengan mengalokasikan Purchasing Organization ke dalam suatu company code atau ke beberapa plants.Beberapa purchasing organization dapat di-assign ke satu company code. Suatu Purchasing Organization tertentu hanya dimiliki oleh satu company code. Purchasing Organization juga bisa tidak di-assign ke company code (pembelian lintas company code). Beberapa plant dapat di-assign ke suatu Purchasing Organization dan juga satu plant ke beberapa purchasing organization. SCM500 (2006, P48)
Menurut Martin Murray (2006, p39), purchasing organization adalah sekelompok grup yang melakukan aktivitas pembelian yang dihubungkan dengan spesifik part dalam suatu perusahaan.
Bedasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, purchasing organization merupakan unit organisasi logistic yang bertanggung jawab atas aktivitas pembelian material dan jasa.
2.2.4.6. Purchasing Group
Purchasing Group merupakan buyer atau sekumpulan buyer yang bertanggung jawab dalam kegiatan pembelian tertentu. Secara internal, purchasing group bertanggung jawab
dalam perolehan material atau class of material. Secara eksternal, purchasing group merupakan suatu bagian perusahaan yang bertugas melakukan kesepakatan dengan vendor. Purchasing group tidak di-assign ke unit lain dalam Enterprise Structure pada SAP/R3. SCM500 (2006, P48)
Menurut Martin Murray (2006, p41), purchasing group didefinisikan sebagai orang atau sekelompok kecil orang yang bertanggung jawab dalam menentukan persetujuan atas material atau kelompok material tertentu yang dibeli oleh purchasing organization.
Bedasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa purchasing group adalah sekelompok group atau orang yang disebut dengan buyer yang bertanggung jawab dalam kegiatan pembelian material tertentu yang dibeli oleh purchasing organization.
Perbedaan pilihan assignment antara company code, plant, dan purchasing organization ditentukan bedasarkan kategori purchasing organization, yaitu:
• Plant specific Purchasing Organization
Gambar 2.13: Plant specific Purchasing Organization Pada kategori ini, purchasing organization bertanggung jawab atas perolehan material hanya untuk satu plant. Dalam hal ini assignment yang dapat dilakukan:
a) Assign Purchasing Organization ke company code b) Assign hanya satu plant dalam suatu company code ke
purchasing organization.
• Cross plant Purchasing Organization
Pada kategori ini, Purchasing Organization bertanggung jawab untuk membeli material dan jasa untuk beberapa plant dalam satu company code. Purchasing Organization di- assign ke company code tertentu, lalu beberapa plant di- assign ke Purchasing Organization yang bertanggung jawab.
• Cross Company code Purchasing Organization
Gambar 2.15: Cross Company code Purchasing Organization
Plant di-assign ke Purchasing Organization yang bertanggung jawab untuk melakukan pembelian atas plant tersebut. Untuk pembelian cross company code, purchasing organization tidak di- assign ke company code mana pun pada customizing. Jadi ketika membuat purchase order, sistem akan
meminta user memasukkan company code mana material tersebut dibeli. SCM500 (2006, P49)