LANDASAN TEORI
2.1. Teori- teori Dasar/ Umum
2.1.1. Pengertian Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuat organisasi.
Menurut Whitten (2004, p10), sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi.
Menurut Laudon (2004, p8), sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, kontrol, analisis, dan visualisasi dalam organisasi.
Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem informasi merupakan gabungan dari orang, hardware, software, jaringan yang saling berinteraksi untuk mendukung dan mengembangkan pengoperasian sumber daya data menjadi informasi yang berguna dalam
penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan oleh manajemen dan user.
2.1.2. Sistem ERP
2.1.2.1. Pengertian ERP
Menurut O’Brien (2004, p194), pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) adalah tulang punggung perusahaan lintas fungsi yang mengintegrasi dan mengotomatisasi banyak proses bisnis internal dan system informasi dalam fungsi penjualan dan distribusi, produksi, logistik, akuntansi, dan sumber daya manusia sebuah perusahaan.
Menurut Daverport (2000), sistem Enterprise Resource Planning merupakan paket software bisnis yang mendukung operasi bisnis dan pengambilan keputusan sehari- hari. Paket- paket ini mampu menggabungkan semua informasi yang mengalir melalui perusahaan, dari informasi keuangan dan akuntansi, informasi sumber daya manusia, informasi manufacturing, informasi supply chain, sampai informasi pelanggan.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa di dalam ERP terdapat aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu organisasi/ perusahaan, bersifat lintas fungsional, terdiri atas berbagai fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.
2.1.2.2. Beberapa aplikasi ERP
Seperti konsep ERP, software ERP juga memiliki sejarah dan perkembangannya masing- masing. Berikut ini adalah beberapa software ERP dan vendor yang telah ada sampai saat ini: (www.en.wikipedia.org)
• SAP R/3 dari SAP • MySAP dari SAP
• SAP Business One dari SAP • Accpac dari The Sage Group
• Microsoft Dynamics ax dari Microsoft • Oracle e-Business suite dari Oracle • PeopleSoft dari Oracle
• MAS 90, MAS 200, dan MAS 500 dari The Sage Group • SAGE ERP X3 dari The Sage Group
Selain aplikasi ERP proprietary terdapat beberapa aplikasi ERP yang bersifat opensource diantaranya:
• Adempiere • Compiere • GNU Enterprise
2.2. SAP 2.2.1 2 P 1. Modul M 2.2.1.1. S se 2.2.1.1.1. Material Man iklus Procur Siklus ebagai beriku . Requi ada di ini de menen dalam memb nagement rement s procurem ut: SCM500 Gambar 2.1 rement Dete Pada tahap i departemen engan mem ntukan suatu m material buat purchas ent yang a 0 (2006, P56 : Procureme ermination p requireme n dapat seca mbuat purch u prosedur M master, ma se requisition ada pada S 6 – P57) ent Cycle ent determin ara manual m hase requis MRP untuk aka system n secara otom SAP R/3 a nation, user melewatkan ition. Jika material ter SAP R/3 matis. adalah yang tahap telah rsebut akan
Gambar 2.2: Purchase Requisition
2.2.1.1.2. Determination of Source of Suplly
Tahap determination of source of supply merupakan tahap penentuan calon- calon vendor yang akan diajak untuk berkerja sama. Sebagai seorang pembeli, didukung dengan fasilitas pemilihan source of supply.Pembeli dapat menggunakan pembeda source of supply untuk membuat request for quotation (RFQs) dan kemudian memasukkan quotation. Untuk pembuatan RFQs dapat saja merajuk pada purchase requisition dan kondisi yang telah ada pada sistem.
Gambar 2.3: Determination of Source of Supply
2.2.1.1.3. Vendor Selection
Vendor selection merupakan tahap pemilihan vendor yang akan diajak kerja sama. Sistem mempermudah pemilihan dari vendor dengan membuat price comparison antara beberapa quotation. Secara otomatis akan emngirimkan surat penolakkan.
2.2.1.1.4. Purchase Order Purchasing
Pada tahap purchase order processing, suatu purchase order (PO) dapat dibuat secara manual ataupun secara otomatis oleh system. Pemrosesan PO dapat dilakukan pengkopian data dari dokumen lainnya seperti purchase requisition atau quotations, untuk mengurangi
jumlah usaha kerja yang dilakukan. PO juga dapat dibuat bedasarkan outline agreement.
Gambar 2.4: Purchase Order
2.2.1.1.5. Purchase Order Monitoring
Purchase order monitoring merupakan kegiatan memonitor status purchase order di dalam system yang dilakukan oleh pembeli. Pembeli dapat juga membedakan, contohnya apakah delivery atau invoice untuk PO tersebut telah dilakukan ataupun belum dilakukan. Dapat dilakukan peringatan kepada vendor tentang outstanding deliveries (pengiriman yang batas waktunya telah dekat).
2.2.1.1.6. Goods Receipt
Goods Receipt merupakan tahap penerimaan barang. Ketika memasukkan pengiriman yang telah datang kedalam system, maka dapat dicocokkan bedasarkan PO yang relevan. Jumlah usaha kerja dapat diminimalisir dan dapat di periksa apakah pengirman barang, beserta jumlah barang sesuai dengan PO. Sistem akan langsung memperbarui purchase order history dari PO.
Gambar 2.5: Goods Receipt
2.2.1.1.7. Invoice Verification
Invoice verification merupakan tahap pemeriksaan invoice. Ketika membuat Invoice yang bedasarkan PO
yang lalu atau pengiriman yang lalu dapat diperiksa kalkulasi dan ketepatan invoice secara umum. Ketersediaan data dari purchase order dan goods receipt memungkinkan pembeli untuk melihat pada perbedaan kuantitas dan harga.
Gambar 2.6: Invoice Verification
2.2.1.1.8. Payment Processing
Program pembayaran mengijinkan pembayaran kepada kewajiban kreditor. Financial Accounting mengeksekusi program ini secara reguler.
2.2.1.2. Master Data
Master data berisi rekaman data yang disimpan dalam database dalam periode waktu yang cukup lama. Rekaman data ini disimpan secara terpusat, dan diggunakan serta diproses pada cross application basis.
2.2.1.2.1. Material Master
Material master record merupakan sumber utama dari data spesifik material. Diggunakan oleh seluruh area dari logistics pada system SAP R/3.
Data disimpan dalam material master record dibutuhkan untuk berbagai tujuan termasuk:
• Purchasing data dibutuhkan untuk tujuan pemesanan. • Inventory Management data dibutuhkan untuk posting
goods movement dan membawa physical inventory. • Data accounting dibutuhkan untuk material
valuation.
• Materials Planning data dibutuhkan untuk Material Requirement Planning.
Layar untuk memproses material master record dapat dibedakan menjadi tipe berikut ini:
a. Main data
Main data merupakan layar untuk setiap individu user di departemen, seperti basic data, materials planning dan sebagainya.
b. Additional data
Merupakan layar dimana dapat ditemukan informasi tambahan, seperti unit of measurre alternatif, material shorts descriptions dan comsumption values.
Beberapa Data material valid untuk semua level organisasi, dan beberapa lainnya hanya valid pada level organisasi tertentu. Sehingga material data dapat diatur secara terpusat, mengurangi pengambilan data yang tidak diperlukan dari database demi meminimalisir redudansi informasi, material master dapat diatur dalam suatu cara yang mencerminkan struktur dari perusahaan.
c. Data at Client level
General master data valid untuk seluruh perusahaan disimpan pada level client. Contohnya: material number, material short text, material group, base dan unit of measure alternatif.
d. Data at Plant Level
Semua data yang valid dalam suatu plant dan untuk kepunyaan semua storage location disimpan dalam level plant. Contoh: purchasing data,MRP data, forecasting data, work scheduling data.
e. Data at storage location level
Semua data yang valid dalam bagian dari storage location disimpan pada level storage location.
2.2.2. Modul Financial Accounting
Modul Finance Accounting (FI) berfokus pada legal, laporan keuangan organisasi dari sudut pandang eksternal. General ledger merupakan buku besar yang mencatat semua transaksi yang terjadi pada suatu organisasi, baik itu hasil dari transaski operasional (contoh: goods issue melibatkan posting material) maupun transaksi yang terjadi melalui jurnal pembantu (subsidiary ledger) yang terdapat pada Financial Accounting (contoh: posting tagihan vendor). Subsidiary ledger (sub-ledger) utama dari Financial Accounting seperti Piutang Dagang/Account Receivable, Hutang Dagang/Account Payable, Manajmen Kas/Cash Management dan Asset Accounting. Reconciliation accounts merupakan akun yang digunakan untuk menghubungkan jurnal pembantu tersebut
dengan General Ledger secara real-time. Beberapa istilah yang terkait dengan transaksi pada Financial Accounting antara lain:
a. Document Types (Tipe Dokumen)
Digunakan untuk membedakan antara tipe dokumen akutansi yang satu dengan yang lainnya.
b. Posting Key
Digunakan sebagai penunjuk tipe akun apa serta debit/kredit akun tersebut pada saat melakukan posting.
2.2.2.1. Account Receiveable
Financial Account Receivable merupakan sub-ledger yang mengatur keseluruhan transaksi yang berhubungan dengan piutang dagang pelanggan. Accounts Receivable (AR) adalah hak tagih perusahaan kepada debitor atas penjualan barang/jasa hasil produksi, saham, aktiva tetap, dan sebagainya. Selain dari penjualan, piutang juga timbul dari berbagai tagihan lain, seperti piutang kepada pegawai, uang muka pembelian, dan sebagainya.
2.2.2.1.1. Customer Master Data
Master data customer dibuat dan di-maintain pada level client dan company code dalam SAP. Data customer pada level client merupakan data yang umum (general data) dari suatu customer, seperti data alamat customer yang dapat digunakan pada semua company code.
Sedangkan data customer pada level company code merupakan data spesifik yang hanya digunakan pada satu company code tertentu, seperti persetujuan syarat pembayaran customer kepada perusahaan.
Akun-akun vendor dapat dikelompokkan menjadi beberapa account group sehingga dapat diorganisir dan diatur dengan lebih mudah (contoh account group customer: customer domestik, one-time customer, dsb). Account group tersebut ditetapkan dengan pemberian suatu jarak penomoran (number ranges) tertentu pada SAP.
2.2.2.1.2. Transaksi Akuntansi pada Account Receivable
Entri Tagihan/Kredit Memo merupakan transaksi akuntansi pada sub-ledger Account Receivable. Sama halnya dengan tagihan, kredit memo dari customer akan diposting pada Account Receivable yang terintegrasi dengan Sales Order Management. Namun, apabila tidak ada nomor referensi dari Sales Order, tagihan dan kredit memo masih dapat dientri.
2.2.2.2. Account Payable
Account Payable (AP) merupakan sub-ledger yang mengatur keseluruhan transaksi yang berhubungan dengan hutang dagang organisasi kepada vendor-nya. AP merupakan sub-ledger yang terintegrasi dengan proses akuisis/pembelian (procurement), dimana berperan sebagai sumber informasi yang penting untuk departemen pembelian dalam pemrosesan tagihan vendor.
2.2.2.2.1. Vendor Master Records
Master data vendor dibuat dan di-maintain pada level client dan company code dalam SAP. Data vendor pada level client merupakan data yang bersifat umum (general data) dari suatu vendor, seperti data alamat, kontrol dan transasksi pembayaran. Sedangkan data vendor pada level company code merupakan data spesifik yang hanya digunakan pada satu company code tertentu, seperti data accounting info, transaksi pembayaran, korespondensi, dan withholding tax.
Akun-akun vendor dapat dikelompokkan menjadi beberapa account group sehingga dapat diorganisir dan diatur dengan lebih mudah. Account group tersebut ditetapkan dengan pemberian suatu jarak penomoran (number ranges) tertentu pada SAP.
2.2.2.2.2. Transaksi Akuntansi pada Account Payable
Adapun transaksi yang ada pada Account Payable antara lain:
• Entri Tagihan/Kredit Memo
Saat melakukan posting suatu biaya yang digunakan sebagai biaya operasional harus disertakan dengan cost accounting-relevant assignment, seperti cost center atau internal order.
• Recurring Entry Program
Recurring entry program digunakan untuk melakukan posting yang dimaksudkan akan berlangsung berkali-kali dalam suatu jangka waktu dan periode tertentu (contoh: tagihan sewa bulanan). Melalui program ini, dokumen-dokumen terkait akan dibuat secara otomatis.
2.2.2.2.3. Integrasi dengan Material Management
Modul Material Management merupakan modul pembelian pada SAP yang terintegrasi secara real-time dengan Account Payable.
• Purchasing Data pada Vendor Master Records
Purchasing Data dari Vendor Master Records dapat diakses pada Account Payable dengan transaksi Central maintenance (T-code XK01, XK02, XK03).
Gambar 2.7: Purchasing Data pada Vendor Master Records • Posting Transaksi Pengadaan
Prosedur standar dalam melakukan posting transaksi pengadaan pada Material Management sering disebut dengan istilah “Three-step verification” atau juga cukup dikenal dengan sebutan “three-way mtach”. Yang terdiri dari tiga tahap, yaitu: Purchase order, penerimaan barang (GR), dan verifikasi tagihan (IR). Penerimaan barang/verifikasi tagihan akan mengkliring akun untuk memastikan barang diterima
untuk setiap tagihannya, ataupun sebaliknya memastikan tagihan yang diterima untuk setiap barang yang masuk.
Gambar 2.8: Three-Step Verification (Standar)
2.2.2.3. Asset Accounting
Asset Accounting meningkatkan automatisasi dalam membuat perencanaan, monitoring dari asset tetap untuk tujuan akuntansi internal dan eksternal.
Didalam modul FI juga terkait dengan modul Treasury yang terdiri dari dua jenis yaitu Cash Management dan Cash Budget Management.
2.2.2.4. Cash Management
Cash Management digunakan untuk melakukan kontrol keluar masuk keuangan perusahaan.
2.2.2.4.1. Cash Management Incoming
Cash Management Incoming merupakan manajemen kas terkait dengan penerimaan pembayaran (Incoming Payment). Pada dasarnya, penerimaan pembayaran di-posting sebagaimana digambarkan pada gambar berikut:
Gambar 2.9: Incoming Payment
Ketika menerima pembayaran secara penuh dari suatu tagihan, akan terjadi kliring untuk open item dari customer yang bersangkutan. Sedangkan apabila penerimaan pembayaran suatu tagihan tidak dilakukan secara penuh (angsur), ada dua metode yang dapat digunakan untuk melakukan posting:
• Partial payment: Dimana tidak dilakukan kliring untuk open item yang bersangkutan. Namun open item sebesar jumlah yang diterima akan dicatat
disebelah kredit. Pencatatan ini akan ditampilkan tepat disebelah atas open item yang bersangkutan dan akan mereferensi pada open item yang bersangkutan. • Residual item: Dimana dilakukan kliring tagihan
customer yang bersangkutan dan kemudian dilakukan pencatatan open item baru sejumlah sisa tagihan yang belum diterima.
2.2.2.4.2. Cash Manegement Outgoing
Cash Management Outgoing merupakan manajemen kas terkait dengan pembayaran keluar (Outgoing Payment). Ada beberapa elemen pembayaran keluar yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Ketika melakukan pembayaran atas suatu tagihan, akan terjadi kliring untuk open item dari vendor yang bersangkutan.
2.2.2.4.3. Master Records in Bank Accounting a. Bank Directory
Bank directory terdiri dari data alamat dan data valid kontrol dari semua bank yang digunakan pada sistem SAP.
Gambar 2.11: Bank Directory
b. Bank Accounts
House Bank adalah bank-bank dimana kita (company code) mempunyai akun.
Gambar 2.12: Bank Accounts
2.2.3. Modul Controlling
Modul Controlling menyediakan dukungan informasi manajemen untuk merencanakan, memantau, dan mengoptimisasi semua proses yang terdapat dalam suatu organisasi. Modul ini membantu dalam pengambilan keputusan manajemen.
Dalam sistem SAP, Controlling dan Financial Accounting merupakan komponen yang independen. Aliran data pada dua komponen ini terjadi secara teratur sehingga semua data yang berhubungan dengan biaya akan secara otomatis mengalir dari financial accounting ke controlling. Pada saat bersamaan, sistem akan menempatkan biaya dan beban pada objek account assignment Controlling seperti cost center, orders, projects, dan lain-lain . Akun biaya dan beban yang terdapat financial accounting akan dikelola dalam Controlling sebagai elemen biaya atau elemen beban.
2.2.3.1 Master Data
2.2.3.1.1 Cost element
Cost element pada akuntansi menyediakan gambaran tentang biaya dan pendapatan yang terjadi pada suatu organisasi. Posting ini secara otomatis diperbaharui dari modul Financial Accounting ke Controlling. Cost element merupakan dasar dari akuntansi biaya dan memungkinkan pengguna untuk menampilkan biaya dari setiap akun yang telah ditentukan pada cost element. Contoh dari akun yang dapat ditentukan yaitu cost center dan internal order.
2.2.3.1.2 Cost center
Cost center menyediakan informasi mengenai biaya yang terjadi. Dengan SAP, cost center dapat ditentukan pada departemen atau manajer yang bertanggung jawab untuk area bisnis tertentu berdasarkan area fungsional dalam suatu organisasi. Dengan adanya cost center ini dapat memungkinkan untuk mengecek profitabilitas dari area fungsional secara individu sehingga dapat menyediakan data pengambilan keputusan untuk manajemen. Oleh karena itu, hal ini mewajibkan bahwa semua biaya harus ditentukan sesuai dengan sumber mereka.
2.2.3.1.3 Profit center
Profit Center menyediakan gambaran keuntungan atau kerugian suatu area individu atau independen dari suatu organisasi. Area ini yang bertanggung jawab atas biaya dan pendapatan mereka. Profit center digunakan untuk tujuan pengontrolan secara internal yang memungkinkan manajemen dapat meninjau area yang bertanggung jawab pada organisasi tersebut. Perbedaan dari cost center dan profit center adalah pada cost center mewakili biaya individu yang terjadi selama beberapa periode sedangkan profit center berisi saldo biaya dan pendapatan.
2.2.3.1.4 Internal Order
Internal order umumnya digunakan untuk merencanakan, mengumpulkan dan menyelesaiakan biaya pekerjaan dan tugas internal. Internal order dapat ditentukan anggarannya, dimana sistem akan memantau agar pekerjaan tersebut tidak melampaui anggaran. Tingkatan pemantauan ini memungkinkan kemampuan manajemen untuk meninjau kegiatan internal order untuk tujuan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Dalam sistem SAP memungkinkan manajemen untuk memantau internal order selama siklus hidupnya mulai dari pembuatan awal melalui perencanaan dan posting semua biaya aktual dan penyelesaian akhir serta pengarsipan. Penyelesaian internal order memperbolehkan pengguna untuk mentransfer semua biaya yang timbul ke penerima yang tepat.
2.2.3.1.5 Profitability analysis
Profitability analysis berfungsi untuk menganalisis laba atau rugi suatu organisasi berdasarkan segmen pasar individu. Sistem ini mengalokasikan biaya sesuai dengan pendapatan untuk setiap segmen pasar. Segmen pasar tersebut dapat diklasifikasikan menurut produk, pelanggan, internal order, atau unit bisnis strategis seperti sales organization atau business area yang berhubungan dengan keuntungan perusahaan atau kontribusi margin.
Profitability analysis dapat diperoleh dengan metode berikut:
• Costing-based analysis
Costing-based analysis adalah bentuk analisis profitabilitas yang mengelompokkan biaya dan pendapatan sesuai dengan pendekatan berbasis biaya.
• Account-based analysis
Account-based analysis adalah bentuk analisis profitabilitas yang terorganisir dalam sebuah akun dan menggunakan pendekatan berbasis akun. Karakteristik yang membedakan bentuk analisis ini adalah pengunaan elemen biaya dan pendapatan.
2.2.3.1.6 Fund Center
Fund center mewakili area organisasi yang bertanggung jawab untuk pemantauan anggaran dan pelaporan. Hal ini terkait dengan cost center. Fund center mengidentifikasi tempat dimana pendapatan, beban, dan anggaran organisasi dikelola, dilaporkan dan dikontrol.
Fund center biasanya merupakan tingkatan terendah dari organisasi dimana terdapat tanggung jawab manajemen. Dalam mmodul fund Management, fund center diturunkan dari cost center. Hierarki ini diatur melalui persiapan fund center berdasarkan hierarki dari cost center.
2.2.3.1.7 Commitment Item
Commitment Item merupakan pengelompokkan fungsional dari sebuah organisasi dalam bidang manajemen keuangan (FM Area). Commitment item
mengklasifikasikan transaksi menjadi transaksi anggaran dan transaksi bisnis yang mempengaruhi likuiditas dalam pendapatan, pengeluaran dan saldo item kas. Anggaran dapat ditentukan untuk fund center tertentu. Dalam fund management, commitment item harus berasal dari GL account / cost element.
2.2.3.2 Budgeting
Anggaran adalah rencana yang menguraikan tujuan keuangan dan operasional sebuah organisasi. Di dalam SAP, anggaran dibuat sebuah struktur. Untuk masing-masing dana, struktur anggaran mewakili semua fund center dan commitment item yang mendapat anggaran atau membuat postingan.
Di dalam modul fund management, anggaran dibedakan menjadi beberapa tipe,yaitu:
• Original Budget
Original Budget adalah anggaran awal yang dialokasikan sebelum dilakukan perbaharuan. Original Budget merupakan anggaran maksimum yang tersedia. Anggaran ini dapat dialokasikan secara keseluruhan atau secara tahunan.
• Budget updates
Perbaharuan anggaran dilakukan ketika diperlukan koreksi dari original budget. Koreksi anggaran yang dilakukan dapat menjadi:
a) Budget Supplement
Pengoreksian anggaran yang dilakukan karena adanya penambahan terhadap original budget.
b) Budget Return
Pengoreksian anggaran yang dilakukan karena adanya pengurangan terhadap original budget.
c) Budget Transfer
Pengoreksian anggaran yang dilakukan karena adanya penambahan dan pengurangan dari original budget.
• Current Budget
Current budget merupakan anggaran tersedia setelah terjadi perbaharuan anggaran. Formulanya :
• Budget Release
Budget Release berfungsi untuk me-release anggaran yang dimasukkan agar dapat digunakan. Anggaran yang tersedia dapat digunakan untuk pengeluaran yang terjadi apabila anggaran tersebut telah di-release. Di dalam SAP menyediakan dua strategi untuk me-release anggaran yaitu secara manual atau otomatis. Hal ini memberikan fleksibilitas Current Budget = [ Original Budget + Supplement – Return +/- Transfer + Year-end closing Budget transfer + budget from revenues increasing the budget ]
kepada organisasi untuk memanfaatkan fitur ini sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Berdasarkan pengeluaran yang dilakukan, salah satu jenis anggaran yang ada yaitu anggaran pengeluaran operasional (operating expenditure budget). Operating Expenditure Budget adalah anggaran yang diberikan untuk mendukung beban yang timbul dari kegiatan operasi perusahaan. Beban Operasi adalah beban-beban yang dikeluarkan untuk kegiatan-kegiatan selain kegiatan produksi.
Secara umum, beban operasi dapat dibagi menjadi 2 kelompok,yaitu:
• Beban Penjualan (selling expenses)
Beban penjualan adalah beban yang muncul dari aktivitas penjualan barang dan jasa oleh perusahaan kepada pelanggan. Berikut beberapa contoh dari beban penjualan: a. Gaji wiraniaga (salesman),
b. Komisi wiraniaga (salesman),
c. Biaya penyusutan kendaraan bagian penjualana, d. Biaya listrik, air dan gas bagian penjualan. • Beban Administratif (administrative expenses)
Beban administrative adalah beban yang muncul dari aktivitas administrasi dan kegiatan umum lainnya yang
dilakukan oleh perusahaan. Berikut beberapa contoh dari beban administrasi :
a. Gaji staf akuntansi dan keuntungan,
b. Biaya penyusutan computer bagian administrasi, c. Biaya listrik, air dan gas bagian administrasi.
2.2.3.3 Integration
Dokumen controlling juga akan dibuat ketika dokumen financial dibuat berisi posting akun beban atau pendapatan yang sesuai dengan cost element primer yang dibuat pada controlling dan merupakan objek controlling (berupa cost center atau internal order) yang diidentifikasi untuk biaya / pendapatan.
Dalam SAP, modul Financial Accounting merupakan sumber data utama untuk modul Controlling. Biasanya posting beban ke general ledger menghasilkan posting biaya pada controlling. Posting beban dapat dilakukan secara jurnal manual atau dimulai dari posting utang dagang atau melalui posting penyusutan dari asset Accounting. Posting pendapatan pada G/L biasanya juga menghasilkan postingan pada profitability analysis atau profit center accounting. Baik posting beban dan pendapatan dari financial harus menentukan objek controlling yang spesifik untuk menerima data biaya atau pendapatan.
2.2.4. Tingkatan Organisasi pada SAP
Tingkatan organisasi dalam SAP R/3 merupakan replikasi dari struktur organisasi pada perusahaan. Penentuan tingkat organisasi dalam SAP R/3 merupakan suatu langkah kerja yang penting dalam proyek implementasi SAP. Pertama kali perlu dilakukan analisa terhadap struktur organisasi perusahaan, lalu menerjemahkannya kedalam struktur SAP. Tingkatan organisasi pada SAP R/3, terdiri atas:
a. Client b. Company Code c. Plant d. Storage Location e. Purchasing Organization f. Purchasing Group
Tingkatan organisasi ini didefinisikan dan di-assign dalam customizing untuk enterprise structure: SCM500 (2006, P45)
2.2.4.1. Client
Client merupakan suatu unit di dalam SAP R/3 yang bersifat resmi dan memiliki syarat oraganisasi dalam hal data, terdiri atas master records dan kumpulan table yang independen. Dari sudut pandang bisnis, client merupakan representatif dari suatu kelompok korporasi (corporate Group). SCM500 (2006, P45)
Client merupakan tingkatan hierarki tertinggi dalam system SAP/ R3. Spesifikasi atau data yang dimasukkan pada tingkatan ini, berlaku untuk semua company code dan unit organisasi lainnya dibawah client tersebut. Client didefinisikan secara unik di dalam sistem dengan tiga digit angka. SCM500 (2006, P45)
Menurut Martin Murray (2006, p25), Client didefinisikan sebagai organisasi dan entitas yang legal di dalam sistem SAP. Master Data diamankan di dalam client tersebut tidak dapat ditampilkan atau diubah dari client lainnya.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, client merupakan tingkat hierarki tertinggi dalam sistem SAP R/3 yang bersifat resmi dan memiliki syarat organisasi dalam hal data, terdiri atas master records yang independen, semua data yang dimasukkan pada tingkatan ini berlaku untuk semua company code dan unit organisasi lainnya dibawah client tersebut.
2.2.4.2. Company Code
Company code mempresentasikan suatu unit independen yang memiliki laporan keuangan sendiri, contohnya : suatu perusahaan dalam corporate Group (client). Company code didefinisikan dalam sistem dengan menggunakan 4 karakter alfanumerik yang bersifat unik dalam client. SCM500 (2006, P45)
Menurut Martin Murray (2006, p28), company code sebagai unit organisasi terkecil yang mempunyai laporan keuangan yang legal.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, company code mempresentasikan suatu unit indpenden yang memiliki laporan keuangan yang legal.
2.2.4.3. Plant
Plant merupakan suatu unit organisasi dalam logistik yang memisahkan perusahaan dari sudut pandang produksi, procurement, dan perencanaan material. Suatu plant dapat mempresentasikan beberapa entitas dalam perusahaan, seperti:
Plant didefinisikan dalam sistem dengan 4 karakter alfanumerik yang unik dalam client. (SAP-01Fundamentals, p33)
Menurut Martin Murray (2006, p30) definisi plant dapat berbagai macam plant dapat didefinisikan sebagai lokasi yang menampung valuated stock. Sedangkan production plan mendefinisikan plan sebagai organizational unit yang merupakan pusat dari perencanaan produksi. Plant juga dapat didefinisikan sebagai lokasi yang memuat jasa atau pemeliharaan fasilitas.
2.2.4.4. Storage Location
Storage location adalah unit organisasi sebagai tempat untuk membedakan material dalam suatu plant. Manajemen
persediaan (Inventory Management) dan persediaan secara fisik (Physical Inventory) terjadi pada tingkat storage location didefinisikan dengan 4 karakter alfanumerik yang unik dalam plant. SCM500 (2006, P46)
Suatu client dapat memiliki beberapa company code. Suatu company code dapat memiliki beberapa plant. Sedangkan suatu plant hanya dimiliki oleh satu company code dalam SAP/R3. Plant dapat memiliki beberapa storage location, tetapi suatu storage location tertentu hanya dapat dimiliki oleh satu plant saja. SCM500 (2006, P47)
Menurut Martin Murray (2006, p30) storage location adalah tempat dimana stok disimpan secara fisik di dalam plant. Akan selalu ada satu storage location yang dipasangkan untuk satu plant.
Bedasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa storage location merupakan unit organisasi dimana kegiatan manajemen persediaan dan persediaan fisik berlangsung, setiap storage location dipasangkan untuk satu plant.
2.2.4.5. Purchasing Organization
Purchasing Organization merupakan unit organisasi dalam logistic yang membagi perusahaan bedasarkan kebutuhan pembelian. Purchasing Organization bertugas membeli material atau jasa, melakukan negosiasi atas kondisi pembelian dengan
vendor, dan bertanggung jawab atas transaksi pembelian. SCM500 (2006, P48)
Purchasing bisa dimasukkan ke dalam struktur perusahaan dengan mengalokasikan Purchasing Organization ke dalam suatu company code atau ke beberapa plants.Beberapa purchasing organization dapat di-assign ke satu company code. Suatu Purchasing Organization tertentu hanya dimiliki oleh satu company code. Purchasing Organization juga bisa tidak di-assign ke company code (pembelian lintas company code). Beberapa plant dapat di-assign ke suatu Purchasing Organization dan juga satu plant ke beberapa purchasing organization. SCM500 (2006, P48)
Menurut Martin Murray (2006, p39), purchasing organization adalah sekelompok grup yang melakukan aktivitas pembelian yang dihubungkan dengan spesifik part dalam suatu perusahaan.
Bedasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, purchasing organization merupakan unit organisasi logistic yang bertanggung jawab atas aktivitas pembelian material dan jasa.
2.2.4.6. Purchasing Group
Purchasing Group merupakan buyer atau sekumpulan buyer yang bertanggung jawab dalam kegiatan pembelian tertentu. Secara internal, purchasing group bertanggung jawab
dalam perolehan material atau class of material. Secara eksternal, purchasing group merupakan suatu bagian perusahaan yang bertugas melakukan kesepakatan dengan vendor. Purchasing group tidak di-assign ke unit lain dalam Enterprise Structure pada SAP/R3. SCM500 (2006, P48)
Menurut Martin Murray (2006, p41), purchasing group didefinisikan sebagai orang atau sekelompok kecil orang yang bertanggung jawab dalam menentukan persetujuan atas material atau kelompok material tertentu yang dibeli oleh purchasing organization.
Bedasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa purchasing group adalah sekelompok group atau orang yang disebut dengan buyer yang bertanggung jawab dalam kegiatan pembelian material tertentu yang dibeli oleh purchasing organization.
Perbedaan pilihan assignment antara company code, plant, dan purchasing organization ditentukan bedasarkan kategori purchasing organization, yaitu:
• Plant specific Purchasing Organization
Gambar 2.13: Plant specific Purchasing Organization Pada kategori ini, purchasing organization bertanggung jawab atas perolehan material hanya untuk satu plant. Dalam hal ini assignment yang dapat dilakukan:
a) Assign Purchasing Organization ke company code b) Assign hanya satu plant dalam suatu company code ke
purchasing organization.
• Cross plant Purchasing Organization
Pada kategori ini, Purchasing Organization bertanggung jawab untuk membeli material dan jasa untuk beberapa plant dalam satu company code. Purchasing Organization di- assign ke company code tertentu, lalu beberapa plant di- assign ke Purchasing Organization yang bertanggung jawab.
• Cross Company code Purchasing Organization
Gambar 2.15: Cross Company code Purchasing Organization
Plant di-assign ke Purchasing Organization yang bertanggung jawab untuk melakukan pembelian atas plant tersebut. Untuk pembelian cross company code, purchasing organization tidak di- assign ke company code mana pun pada customizing. Jadi ketika membuat purchase order, sistem akan
meminta user memasukkan company code mana material tersebut dibeli. SCM500 (2006, P49)
2.2.5. Implementasi Sistem ERP
Menurut Wawan Dhewanto (2007, p100), system ERP biasanya merupakan hal yang sangat kritis bagi efisiensi organisasi. Oleh karena itu, diperlukan perencanaan proyek yang cermat. Berbagai isu pada manajemen proyek yang harus diperhatikan misalnya:
• Estimasi waktu, penentuan skala prioritas, fleksibilitas jadwal, dan sebagainya harus ditentukan dengan cermat. Sebagaimana lazimnya proyek system informasi, biasanya resiko perubahan waktu atau ruang lingkup sering terjadi. Ruang lingkup sering membengkak dari perkiraan semula karena adanya modifikasi yang harus dilakukan ketika proyek sedang berjalan sehinggan mengakibatkan bertambah lamanya waktu implementasi.
• Jenis system ERP yang akan diadopsi. Jika diputuskan akan mengadopsi satu sistem utuh dari satu vendor, maka biasanya system diterapkan dengan modifikasi yang minimal sehingga waktu kustomisasi bisa dipersingkat dan mengurangi kompleksitas proyek. Tetapi, tujuan utama implementasi sistem ERP adalah menerapkan sistem yang paling tepat untuk organisasi, bukan sekedar tepat waktu dan sesuai anggaran saja.
• Penentuan orang-orang yang terlibat dalam ‘steering committee’, karena tim ini akan menentukan keberhasilan implementasi ERP. Idealnya steering committee terdiri atas manajemen senior yang mewakili atau yang berpengaruh pada fungsi korporat dan perwakilan para pengguna system. Komite ini biasanya sangat terlibat dalam fase pemilihan system, monitoring kemajuan proyek, dan pengelolaan konsultan eksternal.
2.2.6. Metodologi Accelerated SAP (ASAP)
Accelerated SAP (ASAP) adalah pendekatan yang secara khusus dikembangkan oleh SAP untuk membantu perusahaan dalam mengimplementasikan software SAP secara efektif dan efisien. Bedasarkan bacaan mengenai SAP. ASAP dapat mengurangi waktu implementasi sistem SAP R/3 sebanyak 50%. ASAP menyediakan isi, peralatan, dan keahlian dari ribuan implementasi yang telah sukses, yang dapat diggunakan ulang untuk memastikan kesuksesan implementasi. The Accelerated SAP Roadmap (ASAP Roadmap) menyediakan metodologi untuk mengimplementasikan dan secara berkelanjutan mengoptimalkan sistem SAP. Dokumentasi yang disimpan pada setiap tingkat dari struktur pohon Roadmap mengandung rekomendasi pada pengimplementasian sistem SAP dan menghubungkan pada peralatan dan accelerator yang membantu. Accelerator adalah kompponen dari ASAP yang dapat diggunakan bersama maupun secara individu. Accelerator didasarkan pada best practice dari pelanggan SAP dari seluruh dunia dan terdiri dari
sejumlah template, pertanyaan, dan scenario yang membutuhkan input dari pengguna untuk membantu pengguna dalam menentukan cara terbaik untuk mengimplementasikan sistem R/3. ASAP Roadmap membagi proses implementasi menjadi lima tahap dan menawarkan perencanaan proyek yang detil sebagai bantuan.(ASAP91 Implementation)
1) Project Preparation 2) Business Blueprint 3) Realization
4) Final Preparation 5) Go Live and Support
Gambar 2.16: ASAP Roadmap
2.3. Knowledge Management 2.3.1. Knowledge
2.3.1.1. Pengertian Knowledge
Knowledge menurut Tobing (2007, p8) adalah informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang., hal itu terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk
mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif.
Knowledge menurut Probst et al (2000, p24) adalah seluruh kesadaran jiwa dan keahlian-keahlian dari setiap individu – individu yang ditujukan untuk menyelesaikan permasalahan. Itu termasuk kedua teori – teori dan pelaksanaan (practical), setiap hari aturan-aturan dan instruksi-instruksi untuk tindakan (action). Knowledge berdasarkan pada data dan informasi, tetapi tidak serupa (unlike) ini selalu membatasi kepada orang lain.
Kesimpulan dari pengertian Knowledge adalaha informasi yang dapat mengubah sesuatu dan keahlian dari setiap individu yang ditujukan untuk menyelesaikan semua rutinitas dan masalah yang dihadapi.
2.3.1.2. Tipe-Tipe Knowledge
Knowledge memiliki dua macam tipe yaitu Knowledge Tacit dan Knowledge Explicit.
2.3.1.2.1. Knowledge Tacit
Knowledge Tacit menurut Widayana (2005, p14) adalah knowledge yang sebagian besar berada dalam organisasi. Tacit knowledge sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap.
Knowledge Tacit menurut Tobing (2007, p9) adalah knowledge yang terletak di pikiran atau otak atau melekat di dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman, gagasan, ide, persepsi, serta keahlian dalam pekerjaannya.
Kesimpulan dari pengertian knowledge tacit adalah knowledge yang ada di dalam otak seseorang dan cara memperolehnya melalui pengalaman, gagasan, dan ide dalam pekerjaannya.
2.3.1.2.2. Knowledge Explicit
Knowledge Explicit menurut Tobing (2007, p9) adalah knowledge yang sudah direkam, dan didokumentasikan sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola.
Knowledge Explicit menurut Widayana (2005, p14) adalah pengetahuan dan pengalaman tentang ‘bagaimana untuk’, yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Contoh konkritnya adalah buku petunjuk pengoperasian sebuah mesin atau penjelasan yang diberikan oleh instruktur dalam sebuah program pelatihan.
Kesimpulan dari pengertian knowledge explicit adalah knowledge yang sudah didokumentasikan,
diuraikan secara sistematis sehingga lebih mudah untuk didistribusikan dan dikelola.
2.3.2. Pengertian Management
Management menurut Robbins and Coulter (1999, p41) adalah proses yang mencakup suatu rangkaian universal fungsi-fungsi yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pemberian komando, pengkoordinasian, dan pengendalian.
Management menurut Robbins dan Coulter (1999, p8) adalah proses yang mengacu pada pengkoordinasian dan pengintegrasian kegiatan-kegiatan kerja agar diselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.
Kesimpulan dari pengertian management adalah proses yang meliputi pengaturan, pengendalian, pengkoordinasian dan kegiatan-kegiatan kerja agar dapat diselesaikan secara efektif dan efisien.
2.3.3. Pengertian Knowledge Management
Knowledge Management menurut Tiwana (2000, p5) adalah proses menangkap (capture), menyimpan (stay), dan mendistribusikan (distribute) seluruh knowledge yang ada di organisasi guna menciptakan nilai bisnis dan membentuk keunggulan atau keuntungan yang kompetitif. Knowledge Management menurut Tobing (2007, p8) adalah mekanisme dan proses yang terpadu dalam penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian informasi bisnis dan pekerjaan yang berhubungan
dengan penciptaan berbagai informasi menjadi asset intelektual organisasi yang permanen.
Knowledge Management menurut Widayana (2005, p9) merupakan system yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menebarkan knowledge dalam organisasi. Sehingga, knowledge mudah digunakan kapanpun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya.
Knowledge Management menurut Bateman dan Snell (2005, p8) adalah sesuatu kegiatan yang bertujuan untuk menemukan dan memanfaatkan sumber daya intelektual di dalam organisasi. Benar-benar memanfaatkan intelektual tersebut kepada semua orang di dalam organisasi. Knowledge Management bertujuan untuk menemukan, menyimpan, dan membagikan secara luas sumber daya yang sangat penting yang dimiliki oleh suatu organisasi. Seperti keahlian karyawan, keterampilan, jaringan hubungan dan kebijakan-kebijakan yang ada.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah suatu proses untuk mencari, menemukan, menyimpan dan membagikan knowledge (berupa keahlian, keterampilan, pengalaman dan jaringan) yang dimiliki oleh tiap individu-individu lainnya di dalam organisasi tersebut.
2.3.4. Pengertian Information / Knowledge Sharing
Information Sharing menurut Ward and Peppard (2002, p490) dapat didefinisikan dimana ada sebuah salinan informasi (copy of a
pieces of information) yang dipegang oleh seseorang yang mempunyai otoritas tertentu untuk mengaksesnya, dan information sharing biasanya dilakukan melalui satu unit bisnis tertentu, satu divisi atau diluar divisi di dalam sebuah perusahaan maupun dengan eksternal perusahaan.
Menurut Probst et al (2000, p169) terdapat beberapa keuntungan dari knowledge sharing antara lain:
• Waktu dan kualitas
Dengan knowledge sharing akan membuat organisasi untuk menjaga kualitas yang tetap bagus dan membuat penggunaan waktu lebih efisien.
• Distributing knowledge
Mempermudah dalam menyebarkan knowledge sehingga dapat membantu organisasi dalam mendapatkan profit.
• Direct benefit
Knowledge sharing memberikan keuntungan kepuasaan pada pelanggan atas kualitas yang bagus.
2.3.5. Manfaat Knowledge Management dalam Sebuah Organisasi
Menurut Widayana (2005, p21) ada beberapa manfaat knowledge management dalam perusahaan, dianataranya adalah:
• Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan.
Artinya dengan jelas bahwa setiap keputusan diambil atas dasar informasi dan pengalaman yang ditinjau dari berbagai aspek. Misal:
knowledge sharing dan pengalaman yang selalu membahas dinamika pasar dan tuntutan kebutuhan pelanggan, membuat perusahaan selalu berorientasi untuk menjual apa yang benar-benar disukai oleh pasar. • Meningkatkan respon terhadap pelanggan.
Selanjutnya, orientasi dan respon terhadap pelanggan tidak lagi hanya menjadi tanggung jawab pemasaran dan customer service, namun menjadi napas seluruh organisasi.
• Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses.
Efisiensi cara kerja dan proses yang selalu dievaluasi akan membuat organisasi dapat bekerja lebih cerdas dalam memanfaatkan seluruh sumber daya yang ada dari waktu ke waktu.
• Meningkatkan jumlah produk atau jasa dan meningkatkan kemampuan dalam berinovasi.
Selain itu, produk dan jasa yang melebihi harapan pelanggan dapat lebih mudah dan cepat untuk diciptakan. Maka dari itulah timbul sebuah inovasi. Inovasi tidak lagi hanya tanggung jawab bagian penelitian dan pengembangan, melainkan semua orang atau kelompok dalam organisasi.
2.4. Intranet, Extranet, Internet
Intranet menurut Williams dan Sawyer (2005, p326) adalah private network di dalam internal perusahaan yang menggunakan infrastruktur dan standar penggunaan internet dan web.
Extranet menurut Williams dan Sawyer (2005, p326) adalah private intranet yang tidak hanya dikoneksikan di internal perusahaan tetapi juga melibatkan supplier dan strategic partner lainnya.
Internet menurut Williams dan Sawyer (2005, p6) adalah jaringan computer yang sangat luas melalui ribuan jaringan kecil lainnya. Jaringan ini dihubungkan dengan konsep edukasi, komersial, non profit, dan military entities.
2.5. Database
Pengertian database menurut Connolly dan Begg (2002, p14) adalah kumpulan relasi logical dari data atau deskripsi data yang dapat digunakan bersama dan dibuat untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Adapun kelebihan dari Database Management Systems (DBMS) yaitu: • Mengontrol data agar tidak redundan.
• Meningkatkan konsistensi data. • Integritas data yang terpelihara. • Keamanan yang terjamin.
• Kebutuhan user yang kompleks bisa teratasi.
• Meningkatkan produktivitas dan layanan back-up serta recovery yang semakin baik.
2.6. Flow Chart
2.6.1. Pengertian Flow Chart
Menurut Mulyadi (2001, p60) Sistem akuntansi dapat dijelaskan menggunakan bagan alir dokumen. Flowchart adalah salah satu cara metode penggambaran untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem.
2.6.2. Notasi
Notasi / simbol yang digunakan dalam flowchart : • Dokumen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicnatumkan di tengah simbol.
Gambar 2.17: Notasi Flowchart untuk Dokumen
• Dokumen dan tembusannya
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas.
Gambar 2.18: Notasi Flowchart untuk Dokumen dan tembusannya
• Catatan
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini adalah jurnal, buku pembantu, dan buku besar.
Gambar 2.19: Notasi Flowchart untuk Catatan
• Penghubung pada halaman yang berbeda (Off Page Connector)
Jika untuk menggambarkan bagan alur suatu sistem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, symbol ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alur terkait satu dengan yang lainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung menunjukkan bagaimana bagan alur tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alur yang tercantum pada halaman yang lain.
Gambar 2.20: Notasi Flowchart untuk Off Page Connector
• Kegiatan manual
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual.
Gambar 2.21: Notasi Flowchart untuk Kegiatan manual
• Arsip permanen
Symbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi ke dalam system akuntansi yang bersangkutan.
• On-line process
Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan computer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.
Gambar 2.23: Notasi Flowchart untuk On-line Computer Process
• Keputusan
Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis di dalam simbol.
Gambar 2.24: Notasi Flowchart untuk Keputusan
• Mulai / berakhir (Terminal)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Gambar 2.25: Notasi Flowchart untuk Terminal
• Garis alur (flowline)
Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah ke bawah dan ke kanan. Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri anak panah perlu dicantumkan.
