TINJAUAN KHUSUS APOTEK SAMMARIE BASRA
3.1 Sejarah Singkat
Apotek SamMarie Basra merupakan apotek yang berada dalam naungan SamMarie Healthcare Group, berdiri pada tanggal 7 Desember 2005 berdasarkan akta notaris Herawati, SH no. 7 tahun 2005.
3.2 Lokasi, Bangunan dan Tata Ruang Apotek
Apotek SamMarie Basra berada di lantai dasar gedung Rumah Sakit Ibu dan Anak (RSIA) SamMarie Basra, Jl. Basuki Rachmat No. 31 Jakarta Timur. RSIA SamMarie Basra berada di bawah flyover dengan jalan 2 arah yang dilalui kendaraan umum, sehingga mudah dijangkau. Namun karena lokasinya yang berada di bawah flyover maka sedikit sulit dilihat, oleh karena itu terdapat plat identitas rumah sakit yang besar. Apotek SamMarie Basra juga memiliki lapangan parkir yang luas guna kenyamanan konsumen. Lokasi apotek secara detail dapat dilihat pada Lampiran 1.
Bangunan Apotek memilik satu lantai yang terdiri dari ruang tunggu, tempat penerimaan dan penyerahan resep sekaligus etalase obat bebas, ruang peracikan dan penyimpanan obat, serta gudang obat dan alkes, terdapat pula tempat penyimpanan arsip. Ruang peracikan dilengkapi dengan wastafel, berada satu sekat dengan lemari penyimpanan obat dan lemari es. Loket kasir, tempat istirahat pegawai dan toilet terpisah dari apotek namun menjadi satu di lantai dasar RSIA SamMarie, digunakan bersama-sama dengan pengawai RSIA SamMarie bagian lain. Desain apotek dapat dilihat pada Lampiran 2 dan Lampiran 3, sedangkan denah apotek dapat dilihat pada Lampiran 4.
3.3 Struktur Organisasi
Pemilik Sarana Apotek (PSA) ini adalah PT. SamMarie Primafiat yang dikelola oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Apoteker Pengelola Apotek bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan di Apotek. Agar manajemen apotek dapat berlangsung dengan baik dan mendapatkan hasil yang maksimal, suatu apotek harus mempunyai struktur organisasi serta pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas. Bagan struktur organisasi apotek dapat dilihat di lampiran 5.
Universitas Indonesia
Demi menciptakan layanan yang memuaskan konsumen, apotek SamMarie Basra memiliki beberapa karyawan, yaitu:
a. Apoteker Pengelola Apotek : 1 orang b. Asisten Apoteker : 4 orang c. Juru Resep : 1 orang
Apotek ini melakukan pelayanan 24 jam, sehingga dalam bekerja karyawan terbagi atas beberapa shift, yaitu:
a. Shift pagi : 07.00 s.d. 14.00 WIB b. Shift siang : 14.00 s.d 21.00 WIB c. Shift malam : 21.00 s.d 07.00 WIB
Selain ketiga shift utama tersebut, terdapat pula shift tambahan untuk mengantisipasi jumlah pasien yang banyak. Dhift tambahan yang diberlakukan adalah:
a. Shiftmiddle : 10.00 s.d 17.00 b. Shift sore : 15.30 s.d 22.30
Adapun tugas dan fungsi tiap karyawan yang ada di apotek SamMarie Basra adalah sebagai berikut:
a. APA (Apoteker Pengelola Apotek)
Tugas dan tanggung jawab APA sebagai berikut:
1. Menyelenggarakan pelayanan kefarmasian yang sesuai dengan fungsinya (apotek sebagai tempat pengabdian profesi) dan memenuhi segala keperluan perundang-undangan di bidang perapotekan yang berlaku.
2. Memimpin seluruh kegiatan manajerial apotek termasuk mengordinasikan dan mengawasi dinas kerja Asisten Apoteker (AA) antara lain mengatur daftar giliran kerja, menetapkan pembagian beban kerja, dan tanggung jawab masing-masing karyawan.
3. Bertanggung jawab terhadap kelancaran administrasi dan penyimpanan dokumen penting.
4. Memberikan Pelayanan Informasi Obat (PIO) kepada pasien untuk mendukung penggunaan obat yang rasional.
6. Memeriksa kebenaran obat yang akan diserahkan kepada pasien meliputi bentuk sediaan obat, jumlah obat, nama obat, nomor resep, nama pasien kemudian menyerahkan obat kepada pasien dan memberikan informasi tentang penggunaan obat tersebut serta informasi tambahan lain yang diperlukan.
b. Asisten Apoteker
Tugas dan fungsi AA sebagai berikut: 1. Mendata keperluan barang.
2. Mengatur, mengawasi, dan menyusun obat pada tempat penyimpanan obat di ruang peracikan.
3. Memberi harga-harga untuk resep-resep yang masuk dan memeriksa kelengkapan resep.
4. Melayani permintaan obat bebas dan resep dokter, mulai dari penerimaan resep, menyiapkan obat, meracik, menulis etiket, mengemas, sampai dengan menyerahkan obat.
5. Memeriksa kebenaran obat yang akan diserahkan kepada pasien meliputi bentuk sediaan obat, jumlah obat, nama obat, nomor resep, nama pasien kemudian menyerahkan obat kepada pasien dan memberikan informasi tentang penggunaan obat tersebut serta informasi tambahan lain yang diperlukan.
6. Mencatat keluar masuk barang.
7. Melakukan pengecekan terhadap obat-obat yang mempunyai kadaluwarsa.
8. Menyusun daftar masuknya barang dan menandatangani faktur obat yang masuk setiap harinya.
9. Membuat salinan resep bila diperlukan.
3.4 Kegiatan di Apotek
Kegiatan yang dilakukan diapotek meliputi pengadaan atau pembelian barang, penyimpanan barang, pembuatan obat racikan, dan penjualan.
3.4.1 Pengadaan/Pembelian Perbekalan Farmasi
Apoteker Pengelola Apotek dan AA membuat surat pesanan (SP) untuk melakukan pengadaan perbekalan farmasi yang dilaksanakan melalui pembelian
Universitas Indonesia
secara kredit dan dibayar satu kali setiap bulan, yaitu 30 hari setelah pemesanan. Sebelum dilakukan pengadaan obat, terlebih dahulu dilakukan perencanaan pengadaan obat berdasarkan kebutuhan dan berdasarkan buku defecta. SamMarie Healthcare Groupmemiliki unit usaha berupa Pedagang Besar Farmasi (PBF) yaitu PT. SamMarie Tramedifa. Barang-barang yang dipesan, kemudian diantar dan disertai dengan faktur sebagai tanda bukti penyerahan barang. Untuk pemesanan cito disampaikan melalui telepon dimana SP menyusul ketika barang diantar. Barang yang diterima, diperiksa keadaan fisiknya, tanggal kadaluwarsa, jenis, dan jumlah barang sesuai dengan yang tertera pada faktur dan SP. Asisten Apoteker atau APA akan menandatangani faktur barang yang diterima apabila barang yang diterima sesuai dengan pesanan. Faktur asli diberikan kepada distributor dan lembar kopinya disimpan. Bila sudah cocok dengan faktur maka barang yang diterima dimasukkan datanya ke komputer dan kartu stok. Alur pemesanan obat di Apotek SamMarie Basra dapat dilihat di Lampiran 6Adapun contoh surat pesanan dan faktur pembelian dapat dilihat pada Lampiran 7 dan Lampiran 8.
3.4.2 Penyimpanan dan Pengeluaran Barang
Barang diterima disimpan berdasarkan bentuk sediaan dan alfabetis dengan sistem FIFO (First in First Out) dan FEFO (First Expired First Out). Setiap jenis obat yang disimpan disertai dengan kartu stok (contoh kartu stok dapat dilihat pada Lampiran9). Obat bebas, obat bebas terbatas, suplemen makanan, OvertheCounter(OTC), dan beberapa alat kesehatan diletakkan di etalase. Obat keras (generik dan paten) diletakkan pada lemari dalam, sedangkan narkotika dan psikotropika disimpan di lemari khusus. Obat yang membutuhkan penyimpanan khusus pada suhu rendah, disimpan dalam lemari pendingin.
3.4.3 Penjualan
Kegiatan penjualan yang dilakukan meliputi pelayanan resep, penjualan obat bebas dan alat kesehatan. Pelayanan resep dokter terdiri dari resep yang dibayar tunai dan resep yang dibayar kredit melalui kasir RSIA.
a. Penjualan Resep yang dibayar tunai.
Permintaan obat tertulis dari dokter untuk pasien dan dibayar secara tunai disebut sebagai penjualan resep yang dibayar tunai.
b. Penjualan Resep yang dibayar kredit.
Permintaan obat tertulis dari dokter untuk pasien dan dibayar tidak secara tunai disebut sebagai penjualan resep yang dibayar kredit.
Pasien melakukan pembayaran melalui jasa perusahaan asuransi yang pembayarannya secara berjangka, berdasarkan perjanjian yang telah disetujui bersama. Tagihan dibebankan kepada perusahaan yang bersangkutan. Apotek mengadakan kerja sama dengan empat belas perusahaan asuransi di antaranya Admedika, Gamimedilum, Medika Plaza, PT. InterpayKalindo, dan lain-lain.
c. Penjualan OTC.
Barang yang dijual tanpa resep dokter disebut penjualan OTC, dan meliputi obat bebas dan obat bebas terbatas,obat tradisional, kosmetika, perlengkapan bayi, dan alat kesehatan.
3.5 Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika
Pengelolaan obat golongan narkotika dan psikotropika memerlukan pengawasan yang khusus. Hal tersebut dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya penyalahgunaan yang dapat menimbulkan efek samping yang berbahaya, tidak saja bagi pengguna tetapi juga bagi masyarakat lainnya. Pengelolaan terhadap narkotika dan psikotropika meliputi :
3.5.1 Pengadaan Narkotika dan Psikotropika
Pembelian narkotika pada Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma sebagai distributor tunggal, pembelian tersebut dilakukan dengan menggunakan surat pesanan narkotika rangkap 4 dimana satu surat pesanan hanya berlaku untuk 1 jenis narkotika dan ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIPA, nomor SIA, jabatan, alamat rumah, nama apotek serta stempel apotek.
Pada pesanan psikotropika dapat dilakukan pada Pedagang Besar Farmasi resmi khususnya untuk penyaluran psikotropika rangkap 3 dengan menggunakan surat pesanan psikotropika. Contoh Surat Pesanan Narkotika dan Psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 10 dan Lampiran 11.
Universitas Indonesia 3.5.2 Penyimpanan Narkotika dan Psikotropika
Tempat untuk menyimpan narkotika dan psikotropika berupa lemari khusus yang saling terpisah satu sama lain dengan kunci yang berbeda. Baik lemari khusus untuk menyimpan narkotika maupun lemari khusus untuk menyimpan psikotropika, masing-masing lemari khusus tersebut terbuat dari kayu yang ditempatkan di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum dengan kunci yang kuat yang disimpan khusus dalam lemari obat oleh APA. Lemari khusus penyimpanan narkotika maupun lemari khusus penyimpanan psikotropika, tidak digunakan untuk menyimpan obat atau barang lain selain narkotika dan psikotropika. Lemari khusus penyimpanan narkotika dan psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 12.
3.5.3 Pelayanan Resep Narkotika dan Psikotropika
Apotek hanya melayani resep yang mengandung narkotika dari resep asli atau salinan resep yang berasal dari apotek SamMarie Basra yang belum dilayani. Narkotika yang dikeluarkan dicatat dalam softwarepemakaian narkotika untuk laporan penggunaan narkotika. Untuk psikotropika yang dipakai juga dicatat dalam softwarepemakaian psikotropika.
3.5.4 Pelayanan Resep Narkotika dan Psikotropika
Apotek hanya melayani resep yang mengandung narkotika dari resep asli atau salinan resep yang berasal dari apotek SamMarie Basra yang belum dilayani. Narkotika yang dikeluarkan dicatat dalam softwarepemakaian narkotika untuk laporan penggunaan narkotika. Untuk psikotropika yang dipakai juga dicatat dalam softwarepemakaian psikotropika.
3.5.5 Laporan Penggunaan Narkotika dan Psikotropika
Setiap bulan, apotek wajib membuat laporan narkotika berdasarkan pemasukan dan pengeluaran narkotika yang tercatat di buku harian penggunaan narkotika. Data pemasukan dan pengeluaran narkotika serta psikotropika di masukkan ke dalam sebuah softwarekhusus. Hasil data laporan dikirim ke Seksi Pelayanan Kesehatan Dinas Kesehatan Jakarta Timur dalam bentuk
softcopydengan tembusan ke Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan dalam
bentuk hardcopy. Contoh laporan penggunaan narkotik dan psikotropik dapat dilihat pada Lampiran 13 dan Lampiran 14.
BAB 4