BAB II LANDASAN TEORI
3. Tinjauan tentang Sistem Informasi
Secara konsep, aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam instansi saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen klasifikasi operasi dan manajemen sistem informasi. Gambaran umum konsep ini menekankan tujuan utama sistem informasi yang mendukung operasi bisnis dan pengambilan keputusan manajerial.
James A O’Brien dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Fitriasari (2005 : 18) membagi jenis sistem informasi digambarkan dalam bagan sebagai berikut : Sistem Informasi Dukungan untuk pengambilan keputusan manajerial Dukungan Untuk Operasi Bisnis Sistem Pendukung Operasi Sistem Pendukung Operasi Sistem Pemroses an Transaksi Sistem Pengenda lian Proses Sistem Kerja Sama Perusaha an Sistem Pemroses an Transaksi Sistem Pengenda lian Proses Sistem Kerja Sama Perusaha an Pemrosesan transaksi bisnis Pengambilan proses industrial Kerjasama tim dan kelompok kerja Pelaporan yang telah ditentukan lebih dulu untuk manajer Pendukung keputusan yang interaktif Informasi yang dibentuk untuk para eksekutif
Gambar II.5.Klasifikasi konseptual aplikasi sistem informasi (Sumber : James A Obrien, 2005 : 18)
Gambar diatas menggambarkan klasifikasi konseptual aplikasi sistem informasi yang dikategorikan dalam cara ini untuk menekankan peran-peran utama yang dimainkan setiap sistem dalam operasi dan manajemen suatu bisnis.
a. Sistem Pendukung Operasi
Semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen, biasanya dibutuhkan perannya di perusahaan bisnis untuk
mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta memperbarui database perusahaan.
1) Sistem pemrosesan transaksi. Memproses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis, memperbaruhi database operasional, dan menghasilkan dokumen bisnis. Contoh : Pemrosesan penjualan dan persediaan serta sistem akuntansi.
2) Sistem pengendalian proses. Mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contoh : Penyulingan minyak, produksi tenaga listrik, system produksi baja.
3) Sistem kerja sama perusahaan. Mendukung komunikasi dan kerja semua tim, kelompok kerja, dan perusahaan. Contoh : e-mail, forum bincang, dan system kelompok konferensi.
b. Sistem Pendukung Manajemen
Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer, aplikasi sistem tersebut akan disebut sebagai Sistem Pendukung Manajemen. Memberikan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan semua jenis manajer serta praktisi bisnis adalah tugas yang rumit. Berdasarkan konsep beberapa jenis utama sistem informasi mendukung berbagai tanggung jawab pengnambilan keputusan : (1) Sistem informasi manajemen, (2) Sistem pendukung keputusan, (3) Sistem informasi eksekutif.
1) Sistem informasi manajemen (SIM). Memberikan informasi dalam bentuk laporan yang telah ditentukan sebelumnya untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis. Contoh : Analisis penjualan, kinerja produksi, dan system pelaporan tren biaya. 2) Sistem pendukung keputusan (decision support system – DSS).
Memberikan dukungan interaktif khusu untuk proses pengambilan keputusan para manajer dan praktisi bisnis lainnya. Contoh : Penetapan harga produk, perkiraan tingkat laba, dan sistem analisis resiko.
3) Sistem informasi eksekutif (executive information system - EIS).
Memberi informasi penting dari SIM, DSS dan sumber lainnya yang dibentuk sesuai kebutuhan informasi para eksekutif. Contoh : Sistem untuk akses yang mudah dalam menganalisi kinerja bisnis, tindakan para pesaing, dan perkembangan ekonomi untuk mendukung perencanaan strategis.
b. Faktor Penentu Sistem Informasi
Menurut Puji Agus Kurniawan (1998 : 18) dalam merancang suatu sistem informasi harus diperhatikan beberapa faktor penentu seperti :
1) Interface pemakai sistem
5) Faktor organisasional 6) Dana 7) Integrasi 8) Faktor manusia 9) Persaingan 10) Kelayakan
Faktor-faktor penentu sistem informasi di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :
a) Interface pemakai sistem
Interface adalah media yang menjadi ajang pertukaran informasi antara komponen-komponen pembentuk sistem informasi (misalnya antara manusia dengan mesin komputer). Interface dapat berupa formulir yang akan dibaca langsung oleh mesin atau layar monitor yang harus diisi oleh manusia. Pemilihan interface tergantung tergantung pada kebutuhan. Jika diinginkan aliran interaksi yang lebih cepat maka dapat di pilih interface
yang lebih dekat ke sistem, tetapi dengan konsekuansi diperlukan perangkat keras, teknologi dan model yang canggih dan tentunya juga biaya yang cukup besar.
b) Kualitas dan kegunaan informasi
Setiap organisasi memiliki kebutuhan yang berbeda-beda terhadap suatu informasi, sehingga informasi harus memiliki kualitas dan kegunaan yang sesuai kebutuhan organisasi.
c) Syarat sistem informasi
Menurut Puji Agus Kurniawan (1998 : 18) suatu sistem informasi harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
(1) Sistem informasi harus dapat diandalkan dalam arti selalu berfungsi dengan baik pada saat diperlukan
(2) Sistem informasi harus memungkinkan pemakai
mempergunakannya setiap saat tanpa terganggu oleh adanya perbaikan,percobaan dan sebagainya.
(3) Sistem informasi harus dirancang dalam periode yang cukup (4) Sistem informasi harus direncanakan untuk diterapkan pada jangka
waktu tertentu dan masih memungkinkan untuk dilakukannya perubahan dalam mengantisipasi perkembangan di massa yang akan datang.
d) Syarat pengolahan yang diinginkan
Cara yang dipakai dalam mengolah data di dalam sistem informasi tergantung pada jumlah atau volume data, kompleksitas pengolahan, kendala waktu dan kombinasi dari hal-hal tersebut. Volume data dapat dikaitkan dengan jumlah transaksi dan banyaknya record yang harus diolah, frekuensi up-dating atau ukuran lainnya. Sedangkan kompleksitas pengolahan dihubungkan dengan keterkaitaan antar data dan antar bagian-bagian dalam organisasi. Sementara itu kendala waktu pengolahan tergantung pada jadwal waktu yang disusun untuk memasukan data, mengolah dan menghasilkan laporan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Jangka waktu yang diperlukan mulai data dijaring sampai dihasilkannya laporan haruslah dalam batas-batas yang sudah ditentukan.
e) Faktor organisasional
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, bahwa faktor organisasional sangat berpengaruh terhadap perancangan sistem informasi. Oleh karena itu, agar sistem informasi dapat diterapkan, maka rancangannya haruslah sesuai dengan faktor-faktor organisasioanl tersebut. Mengingat pentingnya faktor-faktor organisasional ini, maka dalam merancang sistem informasi faktor organisasional harus mendapat perhatian yang cukup.
f) Dana
Dalam merancang suatu sistem informasi, harus ditelaah aspek biaya dan manfaat dari sistem tersebut, karena pada umumnya penyusunan sistem informasi memerlukan biaya yang cukup besar. Semakin besar dana yang disediakan untuk keprluan perancangan sebuah sistem akan membuat semakin luas perancangannya. Sistem informasi akan efisien jika biaya yang dikeluarkan tidak lebih besar dari manfaat yang dihasilkan.
g) Integrasi
Untuk efisiensi dan efektifitas dari sistem informasi, sistem haruslah dapat melayani semua bagian dari organisasi, termasuk pada kegiatan produksi, seperti yang telah dilakukan pada negara-negara maju.
dengan menerapkan dan pemanfaatan intelegensi buatan (artificial intelligence) dengan penggunaan robot, perancangan produksi dengan menggunakan bantuan komputer dan sebagainya.
h) Faktor manusia
Sistem informasi dirancang oleh manusia untuk memenuhi kebutuhan manusia. Oleh karena itu, sistem yang digunakan harus sesuai dengan manusia pemakainya. Dengan adanya kesesuaian ini akan meyebabkan pemakai akan merasa enak menggunakannya dan pada akhirnya akan meningkatkan produktifitas kerjanya.
i) Persaingan
Semua organisasi bisnis mengalami persaingan, agar tetap dapat beroperasi tentu saja organisasi itu harus memenangkan persaingan tersebut. Persaingan dapat dimenangkan dengan cara menguasai pasar melalui deferensiasi produk, produktifitas yang tinggi dan manajemen yang kuat. Hal ini dapat tercapai dengan menggunakan suatu alat bantu yang disebut dengan sistem informasi.
j) Kelayakan
Menurut Puji Agus Kurniawan (1998 : 21) kelayakan suatu sistem informasi untuk diterapkan dapat ditinjau dari beberapa aspek antara lain :
(1) Teknis
Sebuah sistem informasi dikatakan layak secara teknis apabila syarat-syarat teknis masih mampu dipenuhi oleh perkembangan teknologi yang ada.
(2) Ekonomis
Sebuah sistem harus memenuhi syarat kelayakan secara ekonomis yang pada dasarnya bertujuan untuk mengusahakan manfaat yang lebih besar daripada biayanya. Pada umumnya biaya mudah untuk diukur tetapi tidak demikian halnya dengan manfaat dari sistem informasi.
(3) Legal
Sistem informasi dengan perangkat keras dan lunaknya tidak boleh diterapkan tanpa mengindahkan peraturan hukum yang berlaku.
(4) Operasional
Kelayakan secara operasional dimaksudkan bahwa sistem informasi sesuai dengan keadaan, prosedur yang berlaku, perilaku
(5) Jadwal
Perancangan suatu sistem informasi bukanlah pekerjaan yang mudah, oleh sebab itu diperlukan penjadwalan waktu yang cukup, berapa lama perancangan sistem dan kapan sistem akan diterapkan.
c. Karakteristik Sistem Informasi yang Ideal
Menurut Puji Agus Kurniawan (1998 : 21) karakteristik sistem informasi yang ideal yaitu sebagai berikut :
1. Menyeluruh
Sistem informasi harus mencakup pengolahan transaksi yang terjadi pada setiap jenjang manajemen. Selain informasi yang dihasilkan dari komunikasi formal dalam organisasi, sistem juga mengolah informasi dari jalur yang informal baik dalam kegiatan proyek, operasional, pengambilan keputusan tertentu, peramalan dan sebagainya. Selain itu sistem juga harus mengakomodasikan keterlibatan manajer dengan pola pikir dalam berpartisipasi dan berinteraksi dengan bagian lain dari sistem itu.
2. Terkoordinasi
Proses penjaringan dan pemasukan data, akses data dan keluaran didalam sistem dilakukan di berbagai tempat yang berbeda lokasi, bagian dan jenjang organisasinya. Agar proses pengolahan data berjalan baik, maka koordinasi mutlak diperlukan.
3. Terdiri dari bagian-bagian yang disebut subsistem
Setiap bagian dari sistem informasi mempunyai tujuan yang selaras dengan tujuan sistem dan tujuan organisasi. Sebuah subsistem dapat melayani kebutuhan informasi satu bagian tertentu, disamping itu subsistem tersebut juga melayani bagian organisasi yang lain.
4. Terintegrasi secara rasional
Dalam suatu organisasi, terkadang diperlukan laporan yang memerlukan data cross section, yaitu data yang merupakan gabungan beberapa bagian dalam organisasi tersebut. Dengan cara manual kebutuhan ini akan menyebabkan adanya duplikasi data, tetapi dengan sistem informasi yang dirancang sedemikian rupa memungkinkan aliran informasi yang lancar antar subsistem dan dengan demikian masalah duplikasi data dapat dihindari.
5. Mampu menyajikan informasi dalam berbagai bentuk dan cara
Kebutuhan akan informasi yang berbeda menuntut sistem agar dapat menyajikan informasi yang berbeda pula. Karakteristik pemakai, harapan pengambilan keputusan mempunyai pengaruh pula terhadap penyajian informasi.
kualitas informasi yang diperoleh juga lebih tinggi. Dengan demikian pihak manajer dapat meluangkan waktunya untuk melaksanakan tugas lain.
7. Selaras dengan gaya dan karakteristik manajemen
Agar sistem dapat dijalankan, maka sistem harus sejalan dengan gaya dan karakteristik manajemen, oleh karena itu aspek manusia dalan suatu organisasi harus mendapatkan perhatian secara cermat dalam perancangan sintem informasi.
8. Memenuhi kriteria tertentu
Sistem informasi menghasilkan informasi yang memenuhi kriteria tertentu, yaitu kriteria informasi yang baik yang meliputi ketepatan, tepat waktu dan relevansi. Meskipun kriteria tersebut sulit untuk diukur, paling tidak harus dibuatkan batasan-batasan toleransi dari informasi yang baik tersebut.
d. Komponen-Komponen Sistem Informasi
Menurut James A Obrien dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Fitriasari semua sistem informasi menggunakan 5 (lima) komponen yaitu : sumber daya manusia, hardware, software, data, dan jaringan untuk melakukan aktivitas input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Kelima komponen tersebut dapat diilustrasikan dalam gambar sebagai berikut:
Gambar II.6.Model Sistem Informasi yang menunjukkan kerangka konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi (Sumber : James A.
Gambar diatas mengilustrasikan model sistem informasi yang menunjukkan kerangka konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar SI), hardware (mesin dan media),
software (program dan prosedur), data (dasar data dan pengetahuan), serta jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Manusia,
hardware, software, data , dan jaringan adalah lima sumber daya dasar sistem informasi. Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar SI, sumber daya hardware terdiri dari mesin dan media, sumber daya
software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data dapat meliputi dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi dan jaringan. Sumber daya data diubah melalui aktifitas pemrosesan informasi menjadi berbagai produk informasi bagi pemakai akhir. Pemrosesan informasi terdiri dari aktifitas input dalam sistem, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian. (James A. Obrien, 2005 : 35)
Kelima komponen sistem informasi tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Sumber Daya Manusia
Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Dalam bukunya James A. Obrien (2005 : 35) menyebutkan bahwa sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar Sistem Informasi (SI).
a) Pemakai akhir (juga disebut sebagai pemakai atau klien) adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka dapat berupa pelanggan, tenaga penjualan, teknisi, staf administrasi, akuntan, atau para manajer.
b) Pakar Sistem Informasi (SI) adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka meliputi analisis sistem, pembuat software, operator sistem, dan personil tingkat manajerial, teknis dan staf administrasi SI lainnya.
Dalam bukunya Raymond Mc Leod, Jr. dan George P. Schell (2001: 17) yang diterjemahkan oleh Ali Akbar Yulianto menyebutkan bahwa spesialis Sumber Daya Manusia dalam sistem informasi terdapat beberapa jenis, yaitu :
a) Analis Sistem
Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang telah ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefiniskan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.
b) Pengelola Database
Pengelola Database bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali.
c) Spesialis Jaringan
Spesialis Jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.
d) Programer
Programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode-kode instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.
e) Operator
Operator menangani peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan komputer mini. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer, menelola perpustakaan tape dan disk storage, serta melakukan tugas-tugas serupa lainnya.
2. Sumber Daya Hardware
Konsep sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Secara khusus, sumber daya ini meliputi tidak hanya mesin, seperti komputer dan perlengkapan lainnya, tetapi juga semua media data, yaitu objek berwujud tempat data tercatat, dari lembaran kertas hingga disk magnetis atau optical.
James A. Obrien (2005 : 35) dalam bukunya menyebutkan contoh-contoh hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah :
a) Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi pemroses mikro, dan berbagai peralatan periferal yang saling berhubungan. Contohnya adalah sistem komputer palmtop,
laptop, atau dekstop, sistem komputer berkala menengah, dan sistem computer mainframe besar.
b) Periferal komputer, yang berupa peralatan seperti keyboard atau mouse elektronik untuk input data dan perintah, layar video, atau printer untuk output informasi, dan disk magnetis atau optikal untuk menyimpan sumber daya data.
3. Sumber Daya Software
Konsep sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Konsep umum software ini meliputi tidak hanya rangkaian perintah operasi yang disebut program, dengan
hardware komputer pengendalian dan langsung, tetapi juga rangkain perintah pemrosesan informasi yang disebut prosedur yang dibutuhkan orang-orang.
James A. Obrien (2005 : 35) dalam bukunya menyebutkan contoh-contoh sumber daya software dalam sistem informasi adalah sebagai berikut:
a) Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.
b) Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi penggunaan tertentu komputer oleh pemakai akhir. Contohnya adalah program analisis penjualan, program penggajian, dan program pengolah kata (word processing).
c) Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi. Contohnya adalah perintah untuk mengisi formulir kertas atau menggunakan software.
4. Sumber Daya Data
Data dapat berupa banyak bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan serta entitas lainnya. Data teks terdiri dari kalimat dan paragraf yang digunakan dalam menulis komunikasi, data gambar, seperti bentuk grafik dan angka, serta gambar video grafis dan video; serta data audio, suara manusia dan suara-suara lainnya, juga merupakan bentuk data yang penting.
James A. Obrien (2005 : 35) dalam bukunya menyebutkan bahwa sumber daya sistem informasi umumnya diatur, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi pengelolaan sumber daya data ke
b) Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuknya, seperti fakta, peraturan, dan contoh kasus mengenai praktik bisnis yang berhasil baik.
5. Sumber Daya Jaringan
James A. Obrien (2005 : 35) dalam bukunya menyebutkan bahwa :
teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti Internet, intranet, dan ekstranet telah menjadi hal mendasar bagi operasi e-bussines dan
ecommerce yang berhasil, untuk semua jenis organisasi dan dalam sistem informasi berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, pemroses komunikasi, dan peralatan lainnya yang dihubungkan satu sama lain melalui media komunikasi serta dikendalikan melalui software komunikasi.
Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan meliputi :
a) Media komunikasi. Contohnya meliputi kabel twisted-pair, kabel tembaga, dan kabel optikal fiber, serta teknologi gelombang mikro, seluler, dan satelit yang nirkabel.
b) Dukungan jaringan. Kategori umum ini menekankan bahwa banyak hardware, software, dan teknologi data dibutuhkan untuk mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi. Contohnya meliputi pemroses komunikasi seperti modem dan prosesor antar jaringan, serta software pengendali, seperti
software sistem operasi jaringan dan penjelajah internet.
4. Tinjauan tentang Sistem Informasi Penggajian