GULA RAFINASI A
B. Tinjauan Umum Perusahaan
1. Premysis Consulting a. Profil perusahaan
Premysis Consulting berdiri pada tahun 1996 di Indonesia. Premysis Consulting adalah sebuah perusahaan jasa konsultasi
manajemen yang berdedikasi mendukung organisasi, di semua sektor bisnis, industri, dan pemerintahan. Perusahaan ini berupaya mengubah pandangan maupun mengusahakan inisiatif perubahan di dalam organisasi agar mencapai peningkatan hasil. Dalam rangka memenuhi tujuannya, Premysis Consulting menyediakan jasa konsultasi dan pelatihan dengan cakupan luas di wilayah Strategi, Mutu, Lingkungan, Keamanan Pekerja dan Keamanan Pangan.
Sebagai penyeragam arah dan tujuan organisasi bagi setiap manajer dan karyawan, Premysis Consulting memiliki visi dan misi. Visi perusahaan ini adalah menjadi perusahaan jasa konsultasi dan pelatihan manajemen terbaik di Indonesia dan negara-negara sewilayah dengan membantu kliennya mencapai hasil terobosan melalui pendekatan kreatif dan inovatif, serta menyediakan karir unggul dan kesempatan belajar sama baiknya dengan lingkungan kerja yang luar biasa bagi karyawan Premysis. Misi perusahaan ini adalah
berkomitmen untuk memberikan nilai lebih jasa konsultasi dan pelatihan yang membawa kontribusi signifikan bagi kliennya, sebuah kesuksesan jangka panjang melalui inovasi, perbaikan berkelanjutan, dan pengembangan sumberdaya manusia Premysis menuju potensi maksimal mereka.
b. Lokasi perusahaan
Premysis Consulting memiliki dua buah kantor dalam menjalankan bisnis jasa layanan konsultasi dan pelatihan sistem manajemen. Satu buah kantor pusat terletak di Jakarta dan satu buah kantor cabang terletak di Surabaya. Kantor pusat di Jakarta beralamat Menara Rajawali lantai 11, Jalan Mega Kuningan Lot 5.1 Jakarta. Kantor cabang di Surabaya beralamat di Komplek Graha Asri K-128, Jalan Ngagel 179-183 Surabaya.
c. Struktur organisasi perusahaan
Premysis Consulting merupakan badan usaha Perseroan Terbatas (PT) dengan nama daftar PT Mitra Kualitas Utama. Perseroan Terbatas merupakan bentuk perusahaan persekutuan untuk menjalankan
perusahaan yang mempunyai modal usaha terbagi atas saham-saham. Anggotanya memiliki hak suara penuh dalam rapat anggota, sehingga tiap pemegang saham atau anggota turut menentukan jalannya perusahaan.
Pemegang kekuasaan tertinggi terdapat pada direktur (director). Kekuasaan ini kemudian dipercayakan kepada manajer puncak (top manager) di kantor pusat Premysis Consulting di Jakarta, yang terdiri dari tiga orang manajer. Selanjutnya masing-masing wilayah (Jakarta dan Surabaya) dipimpin oleh manajer cabang (branch manager). Manajer cabang membawahi tujuh divisi, yaitu konsultan (consultant), keuangan (finance), sumber daya manusia (human resources), pemasaran (marketing), rumah tangga (general affairs), pelatihan (training), dan teknologi informasi (information technology). Divisi konsultan sendiri terbagi sesuai bidang keahlian, yaitu strategi (strategy), mutu (quality), keamanan lingkungan (environment), keamanan pekerja (employee safety), ekspor (export), keamanan pangan (food safety), teknologi informasi (information technology), laboratorium (laboratory), otomotif (automotive), peningkatan sumber daya manusia (human resources). Kegiatan magang dilakukan pada divisi konsultan bagian keamanan pangan (food safety). Struktur organisasi Premysis Consulting dapat dilihat pada Gambar 23.
d. Waktu kerja perusahaan
Premysis Consulting secara umum menerapkan waktu kerja bagi karyawan lima hari kerja dalam seminggu dengan jam kerja rerata 9 jam. Hari kerja tersebut dimulai dari hari Senin sampai dengan hari Jumat. Waktu kerja dimulai pukul 08.30 sampai dengan 17.30 WIB.
Sebagai sebuah perusahaan jasa konsultasi dan pelatihan yang fokus kepada kebutuhan pelanggan, waktu dan lokasi kerja beberapa divisi, kadang menyesuaikan dengan jam kerja yang diminta klien Premysis Consulting. Tiga divisi yang biasanya menyesuaikan dengan kebutuhan klien adalah divisi konsultan, divisi pemasaran, dan divisi pelatihan.
Gambar 23. Struktur organisasi Premysis Consulting e. Metode Kerja Perusahaan
Metode kerja Premysis Consulting dalam memberikan bimbingan kepada klien dalam rangka mendirikan sistem manajemen yang sesuai standar internasional dibagi menjadi delapan tahap sebagai berikut. i. System Initial Assessment
Tahapan pertama Premysis Consulting dalam memberikan bantuan kepada klien dimulai dengan melakukan kajian awal sistem manajemen (system initial assessment organisasi klien). Pada tahap ini dilakukan analisis kesenjangan (gap analysis) sistem manajemen klien dengan standar sistem manajemen internasional.
Director Top Manager Branch Manager Finance Division Human Resources Marketing Division General Affair Training Division Information Technology Consultant Division Strategy Food Safety Environment Quality Employee Safety Human Resources Automotive Laboratory Information Technology Export
ii. Training
Selanjutnya, tahapan pelatihan (training) dilakukan untuk memberikan pengetahuan umum kepada klien mengenai standar sistem manajemen internasional. Kemudian, pelatihan tentang dokumentasi sistem manajemen internasional diberikan agar memudahkan klien dalam membuat rangka kerja organisasinya mendirikan sistem manajemen internasional.
iii. Action Plan
Tahap berikutnya, dilakukan rencana tindakan (action plan) untuk melaksanakan penyusunan sistem manajemen sesuai standar internasional. Pada tahap ini juga dilakukan perencanaan komunikasi dan strategi organisasi (communication plan and strategy)
iv. System Documentation
Setelah perencanaan, dilakukan dokumentasi sistem manajemen yang akan diterapkan di organisasi klien berdasarkan standar internasional. Umumnya, sebagai kebutuhan dasar dokumentasi organisasi, dibuat panduan perusahaan (company manual). Selanjutnya, kebijakan dan sasaran organisasi ditentukan dan didokumentasikan (policy and objective). Berikutnya dilakukan penyusunan prosedur kerja dan instruksi kerja (work procedure and work instruction).
v. System Implementation
Tahap berikutnya adalah penerapan sistem manajemen (system implementation) yang mengacu ke standar internasional di dalam organisasi. Pada tahap ini dilakukan pelatihan serta pembentukan tim internal audit (training & formation of internal audit team) yang bertujuan untuk melakukan audit internal. Audit internal (internal audit) perlu dilakukan untuk mengetahui kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen yang baru diterapkan. Selain itu, audit internal juga penting untuk melakukan tindakan koreksi (corrective action) bila ditemukan ketidaksesuaian.
vi. Independent Audit
Selanjutnya, Premysis Consulting akan menugaskan konsultan lain yang tidak terlibat di dalam proses konsultasi untuk melakukan audit independen (independent audit). Hal ini diperlukan untuk menghindari bias yang akan terjadi bila konsultan yang membimbing mengaudit sistem hasil bimbingannya. Audit independen ini diperlukan untuk persiapan menghadapi tim audit sertifikasi.
vii. Auditee’s Tip and Tricks
Setelah dilakukan audit independen, Premysis Consulting akan meninjau hasil audit. Selanjutnya Premysis Consulting akan memberikan saran dan cara-cara bagi pihak yang diaudit (auditee’s tip
and tricks) dalam menyikapi pertanyaan dan komentar tim audit sertifikasi.
viii. System Certification
Tahapan terakhir adalah melakukan pendampingan klien dalam proses sertifikasi sistem organisasi (system certification). Proses sertifikasi berlangsung dengan urutan: kajian awal (pre-assessment), kajian akhir (final assessment), dan tindakan koreksi (corrective action) yang diperlukan. Secara ringkas, metode kerja Premysis Consulting ditampilkan pada Gambar 24.
f. Produk perusahaan
Produk yang disediakan Premysis berupa jasa layanan konsultasi dan pelatihan sistem manajemen. Jasa layanan yang disediakan oleh Premysis Consulting secara umum meliputi strategi, mutu, keamanan lingkungan, keamanan pekerja, perdagangan ekspor, keamanan pangan, teknologi informasi, laboratorium, otomotif, dan peningkatan mutu sumber daya manusia (SDM). Daftar jenis dan nama produk Premysis dapat dilihat pada Tabel 2.
System Initial Assessment Gap analysis Training Understanding International Standard System Documentation Action Plan Action Plan
Communication Plan &
Strategy
System Documentation
Company Manual
Policy & Objective
Procedure & Work
Instruction Form
System Implementation
Training & Formation of
Internal Audit Team
Conducting Internal Audit
Corrective Action
Independent Audit Auditee’sTip
& Tricks
System Certification
Pre-assesment
Final Assessment
Corrective Action
Gambar 24. Metode kerja layanan jasa konsultasi Premysis Consulting
Tabel 2. Jenis dan nama produk Premysis Consulting
Jenis Produk Nama Produk
Strategi - Malcolm Baldridge
- Lean Six Sigma - Balanced Scorecard - Cost Saving
Mutu ISO 9001
Keamanan lingkungan ISO 14001
Keamanan pekerja OHSAS 18001
Perdagangan ekspor ISO 29001
Keamanan pangan ISO 22000
BRC IFS AIB Teknologi informasi ISO 27001
Laboratorium ISO 17025
Otomotif ISO/TS 16949
Peningkatan mutu SDM - Leadership
- Human Resources
2. Perseroan Terbatas Gula Rafinasi A (PT Gula Rafinasi A) a. Profil Perusahaan
Saat kegiatan magang berlangsung, perusahaan gula rafinasi yang dijadikan studi kasus, sedang dalam setengah perjalanan menerapkan sistem manajemen terpadu ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005. Nama perusahaan gula rafinasi yang dijadikan tempat studi kasus sistem manajemen terpadu ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005 sengaja disamarkan menjadi PT Gula Rafinasi A. Apabila terjadi kesamaan nama perusahaan dengan salah satu perusahaan di Indonesia bukan sesuatu yang disengaja. Hal ini berdasarkan kesepakatan dengan pembimbing lapang untuk menjaga kerahasiaan data pelanggan Premysis Consulting.
PT Gula Rafinasi A lahir dari keinginan pendirinya untuk memenuhi permintaan pasar akan gula rafinasi pada tahun 2004. Keinginan ini didasari perkembangan industri gula rafinasi di Indonesia yang dirasakan sangat cepat dalam kurun waktu enam tahun terakhir (dimulai sejak tahun 2002 hingga saat ini). Perkembangan ini disebabkan perkembangan industri pangan dan minuman yang menggunakan gula rafinasi di Indonesia cukup pesat.
Seiring dengan kebutuhan gula rafinasi yang semakin besar kebutuhan akan jaminan mutu dan keamanan gula rafinasi juga meningkat. Kesadaran setiap industri pangan dan minuman untuk menerapkan sistem jaminan mutu dan keamanan pangan di organisasi mereka semakin besar setelah diperkenalkannya standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan standar sistem manajemen keamanan pangan ISO 22000:2005 oleh The International Organization for Standardization (ISO). Adanya standar yang bisa diterapkan setiap organisasi di belahan dunia manapun membantu menyediakan jaminan yang universal.
Sebagai sebuah perusahaan gula rafinasi yang relatif baru berdiri, PT Gula Rafinasi A belum memiliki pengalaman dalam menerapkan sistem manajemen terpadu mutu dan keamanan pangan sesuai dengan
standar internasional ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005. Namun, ini tidak menyurutkan keinginan PT Gula Rafinasi A untuk mendirikan sistem manajemen mutu dan keamanan pangan di organisasinya. Langkah yang diambil pertama kali oleh PT Gula Rafinasi A adalah dengan meminta bantuan Premysis Consulting untuk mendirikan sistem manajemen tersebut.
PT Gula Rafinasi A memiliki dua kepengurusan organisasi yang berbeda, yaitu kantor pusat dan pabrik. Kepengurusan kantor berfungsi menangani proses bisnis, administrasi, dan transaksi dengan pelanggan. Kepengurusan pabrik berfungsi untuk menangani produksi gula rafinasi. Kedua area ini diterapkan sistem manajemen terpadu ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005 oleh PT Gula Rafinasi A Sebagai penyeragam arah dan tujuan organisasi bagi setiap manajer dan karyawan, PT Gula Rafinasi A memiliki visi dan misi. Visi dari PT Gula Rafinasi A adalah menjadi perusahaan gula rafinasi terkemuka di Indonesia sebelum tahun 2012 yang dapat memenuhi kebutuhan gula berkualitas tinggi dan sesuai standar mutu dan keamanan pangan. Misi yang dibawa PT Gula Rafinasi A ada 5, yaitu: 1) pelanggan memperoleh gula produk yang sesuai standar mutu dan keamanan pangan, 2) pelanggan dapat menerima gula produk yang sesuai standar mutu dan keamanan pangan secara tepat waktu, 3) PT Gula Rafinasi A mengembangkan dan membina karyawan/karyawati agar dapat bersaing di level internasional, 4) PT Gula Rafinasi A berusaha terus-menerus memperbaiki sistem pengolahan limbah baik dalam bentuk padat, cair atau gas sebagai wujud kepedulian untuk menjaga lingkungan bersih dari polusi, dan 5) PT Gula Rafinasi A mengembangkan dan mengadakan program sosial untuk keluarga karyawan/masyarakat di sekitar pabrik dan seluruh Indonesia guna meningkatkan standar hidup (pendidikan, kesehatan, dan lain-lain). b. Struktur Organisasi Perusahaan
PT Gula Rafinasi A memiliki dua kepengurusan organisasi yang berbeda, yaitu kepengurusan di kantor pusat dan kepengurusan di
pabrik. Pemegang kekuasaan tertinggi di PT Gula Rafinasi A berada pada tangan Direktur Utama. Selanjutnya, kekuasaan dipercayakan kepada tiga manajer puncak,yaitu Direktur Operasional (Operational Director), Direktur Keuangan dan Pembelanjaan (Finance and Purchasing Director), dan Direktur Pengembangan Sumberdaya Manusia dan Teknologi Informasi (Human Resource Development and Information Technology Director). Direktur Operasional membawahi tiga manajer, yaitu Manajer Pabrik (Factory Manager), Manajer Pemasaran (Marketing Manager), dan Manajer Pendukung Teknis dan Jaminan Mutu (Technical Support and Quality Assurance Manager). Direktur Keuangan dan Pembelanjaan membawahi Manajer Akuntansi (Accounting Manager) dan Manajer Keuangan dan Pembelanjaan (Finance and Purchasing Manager). Direktur Pengembangan Sumberdaya Manusia dan Teknologi Informasi membawahi Manajer Pengembangan Sumberdaya Manusia (HRD Manager) dan Manajer Teknologi Informasi (IT Manager).
Penerapan sistem manajemen mutu dan keamanan pangan di PT Gula Rafinasi A membutuhkan dua jabatan baru dalam struktur organisasi yaitu MR/FSTL dan Koordinator Audit Internal (Internal Audit Coordinator). Penerapan sistem manajemen mutu dan keamanan pangan ditangani oleh tim mutu dan keamanan pangan (TMKP) PT Gula Rafinasi A dengan diketuai oleh seorang Manager Representative/Food Safety Team Leader (MR/FSTL). TMKP berisikan karyawan-karyawan yang dipilih dari beberapa departemen untuk menangani proyek penerapan ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005. Tugas dan fungsi setiap posisi di TMKP terpisah dari posisi karyawan sebenarnya. Koordinator Audit Internal bertugas untuk merancang, menjadwalkan, dan mengkoordinasikan departemen-departemen terkait untuk pelaksanaan audit internal terkait sistem mutu dan keamanan pangan di PT Gula Rafinasi A. Gambar struktur organisasi PT Gula Rafinasi A dapat dilihat pada Gambar 25.
Director
Finance & Purchasing Director
Operational Director HRD & IT Director
Marketing Manager
Factory Manager QA & TS
Manager Accounting Manager
Finance & Purchasing
Manager HRD&GA Manager IT Manager
MR/FSTL Internal Audit Coordinator
A
Marketing Spv. Accounting Spv. Financial Analyst Corporate Finance Purchasing Spv. HRD & GA Spv.
Accounting Staff Purchasing Staff Purchasing Admin. HRD Staff GA Staff IT Staff Marketing Staff . QA & TS Staff Office Boy Courier Driver IT Spv. Inventory Control Spv. Inventory Control Staff
c. Produk Perusahaan
Secara umum produk yang dihasilkan oleh PT Gula Rafinasi A berupa gula rafinasi yang digunakan untuk industri pangan dan minuman. Proses produksinya melalui beberapa tahapan proses, yaitu
affination, melting, carbonatation, filtration, decolorization, evaporation dan crystalization. PT Gula Rafinasi A memiliki kapasitas produksi lebih kurang 540.000 ton per tahun. PT Gula Rafinasi memproduksi gula rafinasi dengan membaginya menjadi dua kategori, yaitu Grade A untuk mutu premium dan Grade B untuk mutu standar.