A. PENGANTAR
Education Management Information System (EMIS) merupakan suatu sistem untuk mengumpulkan, memproses dan diseminasi data dan informasi untuk mendukung penentuan kebijakan, analisis kebijakan, perencanaan, monitoring dan manajemen di semua level sistem pendidikan. Sistem yang dimaksud disini mencakup sumber daya personil, teknologi, metodologi, proses, prosedur dan regulasi yang berfungsi secara bersama-sama untuk mendukung para penentu kebijakan di bidang pendidikan. EMIS diharapkan dapat menghasilkan data yang komprehensif, terintegrasi, relevan, reliabel, tidak ambigu dan dapat digunakan tepat waktu.1
Data pendidikan yang baik tidak hanya diperlukan dalam hal perencanaan seperti penyusunan rencana pembangunan, strategi, rencana kerja dan road map. Namun juga penting untuk melihat tingkat kemajuan dan evaluasi pendidikan di Indonesia. EMIS diharapkan dapat mensinkronisasi sejumlah data yang selama ini dimiliki oleh sekolah, Dinas Pendidikan di provinsi dan kabupaten/kota, serta Kementerian Pendidikan Nasional.
Sementara itu, pada level internasional, EMIS diharapkan dapat memberikan data dan informasi akurat terkait pencapaian Tujuan Pembangunan Milenium atau Millennium Development Goals (MDGs) yaitu mencapai pendidikan dasar untuk semua.
Di beberapa negara lain, EMIS telah diimplementasikan terlebih dahulu. Sebagai misal, Guatemala telah memulai proyek EMIS pada tahun 2005. Sedangkan Meksiko telah melakukan perbaikan terhadap kualitas data dan informasi pendidikan guna memperbaiki kualitas sekolah. Hal serupa juga dilakukan oleh Brazil.2 Sedangkan Nigeria memiliki NEMIS yang telah dikembangkan sejak 2004. Nigeria melakukan lebih dari tiga kali sensus sekolah sejak 1988. Namun data yang terkumpul cenderung tumpang tindih dan belum mampu dijadikan basis data bagi perencanaan pendidikan nasional. Melalui program Education Strategic Plans (ESP) dari Bank Dunia pada tahun 2001-2003, Nigeria terus memperbaiki EMIS. EMIS pada level nasional pertama kali digunakan sebagai baseline data dalam Kaduna Education Summit pada bulan Juli 2005.3 EMIS juga telah dikembangkan di Mozambik sejak 1980. Data dikumpulkan pada level provinsi sedangkan analisis dilakukan pada level nasional. Dengan EMIS, Departemen Pendidikan Mozambik dapat menyusun dua laporan statistik tiap tahunnya, yaitu annualschool survey dan annualschool results.
Keunggulan EMIS terletak pada kemudahan dalam melakukan input data. Hal ini merupakan faktor yang menentukan keberlanjutan EMIS di Mozambik. Selain itu, EMIS
1 Tom Cassidy, EMIS Development in Latin America and the Carribean: Lessons and Challenges. IDB, 2005.
2Ibid
SESI 4
dapat membantu sekolah dalam menyusun perencanaan dimana kegiatan tersebut sebelumnya hanya dilakukan pada level kebijakan di tingkat nasional.4
Pada tingkat nasional, Kementerian Pendidikan Nasional sejak tahun 2007 mengembang-kan Pangkalan Data dan Informasi Pendidimengembang-kan berbasis Web (PadatiWeb), yang dikelola oleh Balitbang. PadatiWeb lebih berfungsi sebagai data base pendidikan, namun hingga kini belum banyak informasi pendidikan yang dapat diunduh pada situs tersebut.5 Di sisi lain, Ditjen Manajemen Pendidikan Dasar Menengah memiliki data sekolah yang diperoleh dari proses pendataan dan penyaluran dana BOS. Namun data tersebut terbatas pada jumlah siswa di tiap sekolah sehingga belum cukup untuk digunakan dalam mendukung perencanaan baik di tingkat sekolah maupun Dinas Pendidikan. Selain PadatiWeb, terdapat Paket Aplikasi Sekolah (PAS) yang membantu administrasi sekolah sehari-hari serta terhubung dengan form LI dalam PadatiWeb. Beberapa aplikasi analisis lainnya juga telah dikembangkan oleh Kementerian Pendidikan Nasional dan beberapa lembaga donor, seperti dalam proyek BERMUTU, Bank Dunia; DPISS (District Planning Information Support System) pada proyek DBE-1, USAID; Analisis Data dan Perencanaan Pendidikan, proyek MGPBE, UNICEF dan MBE USAID dan Pengelolahan Data Sekolah, proyek DBEP, Depdiknas-ADB.6
Sedangkan untuk Kementerian Agama, sejak tahun 1994 sudah memiliki EMIS yang dikelola oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Islam. EMIS pertama kali dikembangkan melalui proyek Junior Secondary Education Project (JSEP) atas dukungan pendanaan dari ADB pada tahun 1994-1998. Perkembangan EMIS terus dilakukan melalui proyek lainnya yaitu Basic Education Project (BEP) dan The Development of Madrasah Aliyah Project (DMAP) pada tahun 2000 dimana keduanya juga didukung oleh ADB. Sejak 2001, EMIS telah sepenuhnya mendapat dukungan pendanaan dari APBN.7
Keberadaan data pendidikan di Indonesia telah lama dikumpulkan di berbagai level institusi pendidikan. Namun data tersebut belum dapat dimanfaatkan secara maksimal.
Hal ini karena belum adanya satu sistem pelaporan informasi pendidikan secara khusus.
Berdasarkan pertimbangan diatas, melalui Program Basic Education Capacity-Trust Fund (BEC-TF) telah dikembangkan TRIMS (Tool for Reporting and Information Management by School).
Melaui aplikasi TRIMS diharapkan mampu mendukung sinkronisasi semua data yang telah dikumpulkan oleh sekolah dan dinas pendidikan setempat. Aplikasi TRIMS dibuat berdasarkan format pelaporan yang telah ada sebelumnya sehingga sekolah dapat melakukan input data dengan mudah. TRIMS juga dilengkapi dengan indikator SPM sehingga data yang di-input oleh sekolah dapat dimanfaatkan untuk menyusun Rencana Pembangunan Sekolah (RPS), Renstra Sekolah, Rencana Kerja Kepala Sekolah dan dokumen perencanaan lainnya. Bagi Kementerian Pendidikan Nasional, aplikasi TRIMS dapat menyediakan data yang mendukung proses penentuan kebijakan, perencanaan, monitoring dan manajemen.
4 World Bank, InfoDev Program (2006), Education Management Information System: a Short Case Study of Mozambique. Working Paper No. 3, Cambridge Education.
5 Lihat http://www.padatiweb.depdiknas.go.id
6 BEC-TF Program, World Bank, European Union, Pemerintah Belanda dan Kementrian Pendidikan Nasional,
Untuk mendukung efektivitas dan ketepatan dalam penyampaian materi aplikasi TRIMS terdapat beberapa strategi yang perlu dilakukan, yaitu:
1. Sebelum pelatihan dilaksanakan, peserta pelatihan terlebih dahulu sudah menerima materi-materi yang terkait aplikasi TRIMS melalui Paket CD Materi Pelatihan BOS.
Selain itu, penyampaian materi aplikasi TRIMS dilakukan melalui pengiriman email dan/atau up loading di website Kementerian Pendidikan Nasional dan Dinas Pendidikan di tingkat provinsi dan kabupaten/kota,
2. Pada saat pelaksanaan ToT BOS pada tingkat provinsi dan kabupaten/kota disampaikan dan didistribusikan materi yang terkait aplikasi TRIMS kepada peserta ToT sehingga pada saat Pelatihan BOS di tingkat sekolah dapat didistribusikan kepada peserta dari sekolah/madrasah,
3. Setelah penyampaian aplikasi TRIMS dalam Pelatihan BOS, untuk menampung dan menjelaskan berbagai pertanyaan mengenai apilkasi TRIMS yang berasal dari sekolah maka perlu dibentuk personel atau tim yang bertanggung jawab pada Kantor Dinas Pendidikan di level provinsi dan kabupaten/kota terkait.
B. TUJUAN
Setelah mengikuti sesi ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan:
1. Latar belakang dan karakteristik aplikasi TRIMS.
2. Pemanfaatan out put TRIMS bagi sekolah/madrasah.
3. Langkah pentingdalam aplikasi TRIMS.
C. POKOK BAHASAN 1. PengantarAplikasi TRIMS.
2. PemanfaatanKeluaran TRIMS bagi Sekolah/Madrasah.
3. Beberapa Langkah Penting dalamAplikasi TRIMS:
a. Menyiapkan aplikasi TRIMS di Komputer termasuk Penyesuaian Setting Security pada Excel 2003 dan 2007 serta Membuka Excel untuk Memulai TRIMS,
b. Input data TRIMS,
c. Validasi Data dan Simpan, d. Analisis Sederhana,
e. Cetak Hasildan Mengirim File TRIMS.
D. WAKTU
Alokasi waktu yang tersedia untuk sesi iniadalah 120 menit.
E. METODE 1. Presentasi.
2. Demonstrasi melalui video tutorial.
3. Diskusi dan tanya jawab.
F. ALAT DAN BAHAN
1. Komputer/laptop dan LCD, papan tulis, flipchart.
2. Silabus Modul 1 Evaluasi Diri Sekolah/Madrasah.
3. Rencana Sesi 4. Aplikasi Pelaporan dan Manajemen Informasi Sekolah/Tool for Reporting and Information Management by School (TRIMS)
4. Power point (PPt) 1-31.
5. Video tutorial dengan narasinya serta manual TRIMS versi elektronik dan cetak.
6. Lembar Bahan Bacaan1.4.1. Petunjuk Ringkas TRIMS v25i – Versi Elektronik.
7. Lembar Bahan Bacaan1.4.2. Petunjuk Ringkas TRIMS v25i – Versi Cetak.
8. Lembar Bahan Bacaan1.4.3. Panduan Narasi Pelatih, Video Tutorial TRIMS.
G. STRATEGI
Di dalam penyajian sesi TRIMS ini telah disusun beberapa tahapan dan kegiatan yang akan dilaksanakan selama proses pelatihan berlangsung, yaitu ;
Tahapan Kegiatan Waktu Alat & Bahan
Tahap 1.
Pengantar Aplikasi TRIMS
1. Pelatih menyampaikan mengapa aplikasi TRIMS perlu digunakan.
2. Pelatih menjelaskan karakteristik penggunaan aplikasi TRIMS.
3. Pelatih menjelaskan jenis-jenis data dalam aplikasi TRIMS.
4. Pelatih menjelaskan TRIMS dalam sistem EMIS saat ini.
Materi tambahan: Pengantar MsExcel
20 menit PPt 1-15
1. Pelatih memberikan penjelasan tentang manfaat apa saja yang diperoleh sekolah/madrasah dengan menerapkan aplikasi TRIMS.
20 menit PPt 16-20
Tahapan Kegiatan Waktu Alat & Bahan 2. Pelatih memberikan uraian tentang
manfaat nyata keluaran TRIMS dalam fokus kajian berikut: penyusunan perencanaan pengembangan sekolah/madrasah, penilaian kinerja sekolah/madrasah melalui tolok ukur SPM, evaluasi kemajuan sekolah/madrasah dan penilaian kondisi keuangan sekolah/madrasah.
3. Contoh kasus pemanfaatan keluaran aplikasi TRIMS.
1. Pada bagian awal, pelatih menjelaskan secara singkat 5 langkah menjalankan aplikasi TRIMS dan memberikan waktu 1 menit kepada peserta untuk mengendapkan 5 langkah tersebut dalam pikiran mereka sebelum memulai menayangkan satu demi satu.
2. Pelatih menayangkan tutorial TRIMS dan memandu peserta untuk memahami tayangan tersebut melalui fasilitator note yang disediakan sesuai dengan tayangan Tutorial TRIMS.
3. Pada bagian bagian tertentu tutorial akan berhenti untuk membantu peserta memahami isi tutorial. Ketika berhenti akan muncul tanda panah arah kiri dan kanan seperti ini : , klik panah ke kiri untuk mengulang bagian ini dan klik panah ke kanan untuk meneruskan.
4. Pelatih memberikan kesempatan tanya jawab/ klarifikasi kepada peserta setiap kali tayangan tutorial berhenti untuk pada setiap bagian yang bertanda panah. Apabila perlu diulang tayangan tersebut, maka klik panah tanda panah ke kiri.
5. Pada setiap bagian dari lima langkah tutorial, slide akan berhenti. Untuk melanjutkan klik pada tulisan biru berikutnya setelah tulisan berwarna merah. Titik-titik berhenti utama (yang
60 menit PPt 21-29
Tutorial TRIMS
LBB 1.4.3.
Tahapan Kegiatan Waktu Alat & Bahan a. Menyiapkan data dan aplikasi trims,
b. Entri data,
c. Validasi data dan menyimpan data, d. Analisa sederhana,
e. Mencetak laporan dan mengirim file.
Materi Tambahan: cara pembuatan email dan teknik mengirimkan email melalui internet serta penjelasan mengenai aplikasi TRIMS dengan versi cetak.
Tahap 4.
Diskusi dan Tanya Jawab
Setelah penyampaian materi, akan dilakukan diskusi dan tanya jawab antara pelatih dengan peserta pelatihan.
20 menit
H. BAHAN BACAAN
1. Panduan Aplikasi TRIMS, baik elektronik maupun non elektronik 2. Contoh aplikasi TRIMS yang sudah terisi
3. Pelaporan dan manajemen data dan informasi tingkat sekolah
4. Manajemen Berbasis Sekolah, Agus Dharma, Pusdiklat Pegawai Depdiknas, 2003 5. Tutorial Cara Membuat Email Yahoo Indonesia, http://www.yahoo.co.id
6. Tutorial Membuat Email di Gmail, www.google.co.id 7. Tutorial Microsoft Excel, IlmuKomputer.Com, 2003
Mengapa slide ini penting?
Slide ini memberikan penjelasan tentang judul yang akan dibahas dalam sesi 4.
Inti uraian:
Pelatih menjelaskan tentang sebuah aplikasi baru yang membantu dalam penyusunan pelaporan sekolah/madrasah untuk menghasilkan informasi bagi pengambilan kebijakan, perencanaan, penganggaran, monitoring, dan evaluasi sekolah/madrasah.