a. Menyiapkan Panduan Pelaksanaan dan dokumen lain yang berkaitan dengan pemberian bantuan;
b. Melaksanakan sosialisasi pemberian bantuan;
c. Melakukan seleksi calon penerima bantuan;
d. Menetapkan SMK penerima bantuan;
e. Melaksanakan bimbingan teknis kepada SMK Penerima Bantuan;
f. Mengatur tata cara penyaluran dana (apabila bantuan diberikan dalam bentuk uang);
g. Dalam hal bantuan diberikan dalam bentuk barang : 1) Mendata kebutuhan peralatan yang ada di e-katalog,
2) Mengusulkan daftar peralatan pendidikan yang belum ada di e-katalog ke e-katalog sektoral;
3) Mengatur tata cara pengiriman peralatan ke sekolah;
h. Melaksanakan supervisi, monitoring dan evaluasi pelaksanaan Bantuan Pemerintah Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang Mendapatkan Peralatan Pendidikan pada sektor prioritas Tahun 2021 (apabila diperlukan);
i. Menerima laporan hasil pelaksanaan kegiatan dari SMK penerima Bantuan Pemerintah;
j. Melaksanakan pengendalian, monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan baik langsung maupun tidak langsung;
k. Pengawasan dan pemantauan tidak langsung melalui aplikasi media sosial (Whatsapp) dalam rangka pengawasan dan pembinaan untuk kelancaran pelaksanaan Bantuan Pemerintah.
2. Dinas Pendidikan Provinsi
a. Membantu mensosialisasikan program Bantuan Pemerintah Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang Mendapatkan Peralatan Pendidikan pada sektor prioritas Tahun 2021 ke sekolah yang berada di bawah binaannya;
b. Melaksanakan supervisi pelaksanaan kegiatan;
c. Menerima tembusan laporan hasil pelaksanaan kegiatan dari SMK penerima Bantuan Pemerintah;
d. Menerbitkan Surat Tugas kepada sekolah yang akan mengikuti kegiatan Direktorat SMK;
e. Menandatangani proposal Bantuan Pemerintah Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang Mendapatkan Peralatan Pendidikan pada sektor prioritas Tahun 2021 yang diusulkan SMK;
f. Menandatangani Surat Perjanjian Kerja Sama antara Pejabat Pembuat Komitmen Direktorat SMK dan Kepala Sekolah (dalam hal bantuan disalurkan dalam bentuk uang);
g. Membimbing dan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan program sesuai dengan ketentuan;
h. Menandatangani lembar pengesahan laporan pelaksanaan
i. Dinas Pendidikan Provinsi dapat mendelegasikan kewenangan kepada Kantor Cabang Daerah/Balai Wilayah untuk penandatanganan surat tugas, lembar pengesahan, surat perjanjian kerja sama dan berita acara serah terima aset, dibuktikan dengan surat pernyataan dan disampaikan kepada Direktorat SMK pada saat kegiatan bimbingan teknis;
j. Membantu jika terjadi permasalahan di SMK, kaitannya dengan bantuan peralatan.
3. Badan Penyelenggara SMK (untuk SMK Swasta) a. Melakukan koordinasi dengan Kepala Sekolah;
b. Menandatangani Berita Acara Serah Terima Aset dan melakukan pencatatan Serah Terima Aset Yayasan dan diketahui oleh Kepala Dinas Pendidikan Provinsi.
4. Sekolah Menengah Kejuruan
a. Melakukan verifikasi data ke dalam aplikasi Takola SMK;
b. Mengunggah pemenuhan dokumen persyaratan penerima bantuan melalui aplikasi Takola SMK;
c. Menyampaikan dokumen persyaratan bantuan pada saat bimbingan teknis;
d. Membuat daftar analisa kebutuhan peralatan;
e. Melaksanakan dan bertanggung jawab penuh terhadap persiapan, perencanaan dan pelaksanaan bantuan sesuai dengan peraturan perundangan;
f. Menyampaikan laporan hasil pelaksanaan Bantuan kepada Direktorat SMK yang diketahui oleh Kepala Dinas Pendidikan Provinsi;
g. Melakukan entry data hasil pelaksanaan Bantuan melalui aplikasi Takola SMK;
h. Kepala sekolah Menandatangani Surat Perjanjian Kerja sama dengan Pejabat Pembuat Komitmen Direktorat SMK, Pakta Integritas, Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak, dan Surat Pernyataan ketersediaan ruang termasuk infrastruktur pendukung untuk menempatkan peralatan;
i. Kepala sekolah membentuk Pejabat/Panitia Pengadaan Barang/
Jasa.
Susunan Pejabat/Panitia Pengadaan Barang/Jasa adalah:
No. Unsur Jabatan Dalam Tim
1 Sekolah/instansi lain Ketua*)
2 Sekolah Anggota
3 Sekolah Anggota
Pejabat/Panitia Pengadaan Barang/Jasa bertugas sebagai berikut:
a) Membuat daftar kebutuhan Peralatan Pendidikan sesuai dengan standar peralatan yang sudah ditentukan.
b) Melaksanakan bantuan sesuai Permendikbud Nomor 14 Tahun 2020 tentang Pedoman Pengadaan Barang Jasa oleh Satuan Pendidikan;
c) Menyampaikan laporan hasil pelaksanaan Pengadaan Peralatan Pendidikan kepada Kepala Sekolah.
j. Kepala sekolah menandatangani Berita Acara Serah Terima kepada Pejabat Pembuat Komitmen Bidang Sarana dan Prasarana Direktorat SMK.
5. Dunia Usaha, Dunia Industri, dan Dunia Kerja
a. Memberikan masukan analisis kebutuhan peralatan pendidikan SMK;
b. Memberikan penguatan penggunaan dan perawatan peralatan dalam proses pembelajaran;
BAB III
SKEMA PENYALURAN BANTUAN
Bantuan diberikan oleh Direktorat SMK yang disalurkan dalam bentuk barang dan/atau uang.
Bantuan yang diberikan dalam bentuk barang dapat dilakukan melalui mekanisme tender pemilihan penyedia barang/jasa atau pengadaan e-purchasing berdasarkan e-katalog untuk pengadaan peralatan praktik SMK yang melibatkan penyedia barang dan disampaikan langsung ke sekolah.
Bantuan yang diberikan dalam bentuk uang dibelanjakan oleh SMK melalui Sistem Informasi Pengadaan di Sekolah (SIPLah) Kemdikbud, mengacu pada Permendikbud Nomor 14 Tahun 2020 tentang Pedoman Pengadaan Barang Jasa oleh Satuan Pendidikan dan Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 8 Tahun 2020 Tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Satuan Pendidikan Melalui Sistem Informasi Pengadaan di Sekolah (SIPLah).
SKEMA PENYALURAN
BANTUAN FASILITASI PERALATAN SMK (DALAM BENTUK BARANG) SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT SMK
Pemutakhiran
Proses Pengadaan Barang dan Jasa oleh PPK/ULP
Penyaluran Bantuan Jenis dan Jumlah Peralatan
Praktik
Pengadaan dilaksanakan sepenuhnya oleh penyedia jasa
pengadaan
Pengiriman dilaksanakan oleh penyedia jasa pengadaan Peralatan Pendidikan
SKEMA PENYALURAN
BANTUAN FASILITASI PERALATAN SMK (DALAM BENTUK UANG) SEKOLAH MENENGAH
Berita Acara Serah Terima ke PPK Pusat
Bimbingan Teknis
Peneriman Laporan Akhir 100%
Analisis Dapodik, Evaluasi Usulan, Pemadanan Data dan
Rekapitulasi Usulan Sekolah
BAB IV
MEKANISME PENGADAAN PERALATAN
Pengadaan peralatan dilakukan melalui SIPLah Kemendikbud
A. Dalam Pedoman Pengadaan Barang/Jasa ini yang dimaksud dengan:
1. Pengadaan Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan yang selanjutnya disebut PBJ Satuan Pendidikan adalah kegiatan pengadaan barang/jasa oleh Satuan Pendidikan melalui Penyedia yang dibiayai oleh dana yang dikelola Satuan Pendidikan;
2. Satuan Pendidikan adalah Sekolah Menengah Kejuruan (SMK);
3. Pelaksana pengadaan peralatan yang selanjutnya disebut Pelaksana adalah pihak yang melakukan pengadaan peralatan untuk dan atas nama SMK;
4. Penyedia pengadaan peralatan SMK yang selanjutnya disebut Penyedia adalah pelaku usaha yang menyediakan barang/jasa berdasarkan kesepakatan;
5. Sistem Informasi Pengadaan di Sekolah yang selanjutnya disebut SIPLah adalah sistem elektronik yang digunakan untuk melakukan pengadaan barang/jasa oleh SMK yang diakses melalui laman siplah.kemdikbud.go.id;
6. Pedoman pengadaan peralatan merupakan acuan bagi SMK dalam:
a. melaksanakan pengadaan peralatan secara efektif, efisien, transparan, dan akuntabel;
b. memperoleh peralatan yang tepat dari setiap dana yang dibelanjakan oleh SMK diukur dari aspek kualitas, kuantitas, waktu, dan lokasi.
7. Pengadaan peralatan SMK dilaksanakan berdasarkan prinsip:
a. efektif;
B. Pelaku pengadaan peralatan terdiri dari Pelaksana dan Penyedia.
1. Pelaksana adalah Kepala SMK yang mempunyai kewenangan dan bertanggung jawab melaksanakan pengadaan peralatan. Dalam melaksanakan kewenangan dan tanggung jawab Kepala SMK dapat menunjuk pendidik dan/atau tenaga kependidikan secara perorangan atau kelompok kerja untuk melaksanakan pengadaan peralatan dengan membuat Surat Ketetapan.
2. Penyedia adalah perorangan atau badan usaha dengan syarat dan kriteria yang harus dipenuhi:
a. Memiliki nomor pokok wajib pajak (NPWP);
b. Memiliki identitas penyedia (KTP) bagi penyedia perorangan
c. Memiliki Nomor Induk Berusaha (NIB) atau SIUP dan TDP bagi badan usaha
d. Memiliki rekening bank atas nama penyedia yang terdaftar (disesuaikan dengan mitra SIPLah)
3. Setiap pelaku pengadaan peralatan bertanggung jawab untuk:
a. Melaksanakan pengadaan peralatan sesuai dengan prinsip pengadaan peralatan;
b. Bekerja secara profesional, mandiri, dan menjaga kerahasiaan informasi yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah penyimpangan dalam pengadaan peralatan;
c. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang mengakibatkan persaingan usaha tidak sehat dalam pengadaan peralatan;
d. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan pengadaan peralatan;
e. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang berakibat persaingan usaha tidak sehat dalam pengadaan peralatan;
f. Menghindari dan mencegah pemborosan dan kebocoran keuangan dan g. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi
dalam pengadaan peralatan.
C. Pembelian peralatan dilakukan melalui tahap:
1. Persiapan pengadaan, merupakan kegiatan untuk menetapkan dokumen perencanaan pengadaan peralatan. Dokumen perencanaan paling sedikit berisi:
a. jumlah peralatan;
b. spesifikasi;
c. waktu dan lokasi serah terima;
d. alokasi anggaran; dan e. persyaratan penyedia.
Persiapan pengadaan dapat dikecualikan terhadap pengadaan peralatan yang bernilai paling banyak Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah).
2. Persiapan dokumen perencanaan dilakukan oleh Pelaksana berdasarkan:
a. kebutuhan peralatan SMK; dan b. rencana kegiatan dan anggaran.
3. Penetapan Penyedia, meliputi:
a. pemilihan dan penetapan calon Penyedia; dan b. pembuatan kesepakatan pengadaan.
Calon Penyedia dapat menawarkan harga yang berbeda untuk pembelian barang dengan jumlah satuan (eceran) atau borongan (grosir).
D. Kriteria Pemilihan dan Penetapan Calon Penyedia
1. Pemilihan dan penetapan calon penyedia dilakukan berdasarkan perbandingan harga dan kualitas peralatan. Perbandingan harga dan kualitas peralatan dilakukan:
a. minimal dari 2 (dua) calon Penyedia untuk pengadaan peralatan yang bernilai di atas Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) sampai dengan Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah); dan
b. minimal dari 3 (tiga) calon Penyedia untuk pengadaan peralatan bernilai di atas Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
Dalam hal pelaksanaan pengadaan peralatan tidak dapat memenuhi jumlah minimal calon Penyedia, dengan alasan keterbatasan calon Penyedia, perbandingan harga dan kualitas peralatan dapat dilakukan dengan jumlah calon Penyedia yang tersedia.
Dalam hal tidak terdapat perbandingan harga, Pelaksana wajib melakukan negosiasi pengadaan peralatan dengan calon Penyedia. Penetapan Penyedia dilakukan oleh Pelaksana berdasarkan dokumen perencanaan pengadaan peralatan melalui SIPLah yang dikelola dan dikembangkan oleh Kementerian.
2. Penetapan Penyedia juga dapat dilakukan secara luring jika:
a. terdapat gangguan teknis penyelenggaraan SIPLah; dan/atau b. SMK tidak memiliki koneksi internet untuk mengakses SIPLah.
Penetapan Penyedia secara luring dilakukan secara terbuka dan transparan. Pembuatan kesepakatan pengadaan dilakukan berdasarkan kesepakatan Pelaksana dan Penyedia yang dibuktikan dengan perjanjian dalam bentuk surat pemesanan dalam SIPLah; dan/atau bukti kesepakatan dalam luring.
E. Pelaksanaan Kesepakatan Pengadaan, meliputi:
1. Pengiriman peralatan yang dilakukan oleh Penyedia;
2. Pemeriksaan peralatan yang dilakukan oleh Pelaksana. Dalam hal hasil pemeriksaan peralatan tidak sesuai dengan kesepakatan, Penyedia wajib melakukan penyesuaian peralatan dalam jangka waktu yang disepakati.
3. Penerimaan peralatan; dilakukan apabila hasil pemeriksaan peralatan sesuai dengan kesepakatan.
4. Pembayaran.
Biaya yang timbul akibat dari ketidaksesuaian peralatan merupakan tanggung jawab Penyedia.
Berikut tahapan pengadaan peralatan per nilai pengadaan:
F. Bukti-bukti pelaksanaan pengadaan
Bukti pelaksanaan pengadaan peralatan melalui SIPLah meliputi:
1. dokumen perencanaan pengadaan peralatan (RPD);
2. dokumen hasil pembandingan;
3. dokumen hasil negosiasi;
4. surat pemesanan (SPK);
5. berita acara serah terima; dan 6. bukti pembayaran.
Bukti pelaksanaan pengadaan peralatan melalui luring meliputi:
1. dokumen perencanaan pengadaan peralatan;
2. bukti kesepakatan;
3. berita acara serah terima; dan 4. bukti pembayaran.
Dokumen perencanaan pengadaan peralatan melalui SIPLah dan bukti pengadaan peralatan melalui luring sesuai dengan format yang tercantum dalam lampiran.
BAB IV
PENYUSUNAN LAPORAN
Laporan pelaksanaan Bantuan Pemerintah Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang Mendapatkan Peralatan Pendidikan pada sektor prioritas Tahun 2021 harus memberikan data lengkap dan jelas mengenai proses pelaksanaan pengadaan dari awal sampai pekerjaan dinyatakan selesai dan laporan diserahterimakan ke Pejabat Pembuat Komitmen Bidang Sarana Prasarana Direktorat SMK.
SMK yang menerima Bantuan Pemerintah Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang Mendapatkan Peralatan Pendidikan pada sektor prioritas Tahun 2021 harus melakukan pembaharuan data (update) laporan pelaksanaan bantuan pada aplikasi Takola SMK.
Jenis laporan bantuan berdasarkan bantuan yang diterima:
1. Bantuan dalam bentuk uang
a) SMK penerima bantuan peralatan dengan nilai total bantuan sampai dengan Rp100.000.000,00, diwajibkan membuat laporan awal (0%) dan laporan akhir (100%).
b) SMK penerima bantuan peralatan dengan nilai total bantuan lebih dari Rp100.000.000,00, diwajibkan membuat laporan awal (0%), laporan kemajuan (50%), dan laporan akhir (100%).
2. Bantuan dalam bentuk barang
SMK penerima bantuan dalam bentuk barang diwajibkan membuat laporan akhir setelah 100% barang diterima.
Laporan Bantuan Pemerintah Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang Mendapatkan Peralatan Pendidikan pada sektor prioritas Tahun 2021: