BAB 2 GAMBARAN UNIT KERJA
2.3 Tugas Jabatan Peserta (SKP)
Sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, maka diwajibkan untuk membuat Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yang merupakan suatu indikator keberhasilan CPNS dalam melaksanakan tugasnya sebagai ASN di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Kegiatan aktualisasi yang dilaksanakan merupakan salah satu dari tugas yang ada di dalam SKP tersebut. SKP dari CPNS Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Sasaran Kinerja Pegawai (CPNS)
KEGIATAN TUGAS JABATAN AK
TARGET
Mengikuti pelatihan dasar 1 lap 100 5 bln
Mengikuti pelatihan fungsional 1 lap 100 1 bln
Mengikuti pelatihan teknis 1 lap 100 1 bln
Mengikuti pelatihan penyusunan karya ilmiah dan pelaporan 1 lap 100 1 bln
Mengikuti pengenalan kelitbangan 1 lap 100 2 bln
Mengikuti diklat bela negara 1 lap 100 1 bln
Mengisi buku lembar pencatatan hasil kerja CPNS 1 lap 100 11 bln
Menyusun laporan selama mengikuti OJT 5 lap 100 3 bln
Mengikuti pelatihan manajemen konstruksi 1 lap 100 1 bln
Subdirektorat
Geometrik, Perkerasan, dan Drainase
Seksi Geometrik Seksi Perkerasan Jalan dan Drainase
9 BAB 3
DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI
3.1 Penetapan Isu
Selama melaksanakan On the Job Training di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan, Direktorat Jenderal Bina Marga, didapatkan beberapa isu yang perlu mendapatkan perhatian khusus dan dicari penanganannya. Isu-isu tersebut antara lain sebagai berikut :
1. Terjadinya penumpukan surat masuk;
2. Belum adanya sharing data dan printer antar computer;
3. Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket pekerjaan yang sudah selesai;
4. Tata letak inventaris kantor yang kurang rapi.
Untuk menentukan isu utama (core issue) yang akan diangkat, dilakukan tapisan isu dengan menggunakan metode Urgency, Seriousness, Growth (USG). Metode ini menggunakan penilaian dalam skala 1 (satu) sampai 5 (lima) untuk masing-masing kriteria, di mana skala 1 (satu) merupakan ukuran terendah, sedangkan skor 5 (lima) adalah ukuran tertinggi atau terparah di mana semakin tinggi skala menunjukkan besarnya kebutuhan akan penyelesaian dari isu. Total skor dari ketiga kriteria tersebut nantinya dijumlahkan dan untuk isu dengan total skor yang terbesar akan diangkat sebagai isu utama. Berdasarkan hasil tapisan dengan menggunakan metode USG, didapatkan hasil yang dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Tapisan Isu Menggunakan Metode USG (Sumber: Olahan pribadi)
No. Isu Skor
Total Urgency Seriousness Growth
1. Terjadinya penumpukan surat
masuk 3 3 3 9
2. Belum adanya sharing data
dan printer antar computer 2 3 3 8
3.
Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan
4 4 4 12
4. Tata letak inventaris kantor
yang kurang rapi 2 3 3 8
Dari Tabel 3.1, diketahui core issue atau isu utama yaitu “sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan” dengan total skor sebanyak 12
10 (duabelas) poin. Selanjutnya, akan dicari solusi pemecahan masalah dari isu tersebut agar tidak berkembang dan menjadi lebih parah.
3.2 Gagasan Pemecahan Isu
Berdasarkan core issue yang telah didapatkan yaitu “sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan”, gagasan pemecahan masalah yang dapat diterapkan untuk menanggulanginya adalah “Peningkatan Pengelolaan Arsip Laporan Paket Pekerjaan pada Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase”. Dari gagasan ini, selanjutnya dikembangkan menjadi beberapa kegiatan yang nantinya akan menjadi output berupa pengorganisiran arsip laporan paket pekerjaan dan pembuatan index yang terdigitalisasi, termasuk dengan penyimpanan online agar dapat diakses dengan mudah.
3.3 Matriks Rancangan Aktualisasi
Gagasan pemecahan dari core issue yang telah diangkat direalisasikan menjadi serangkaian kegiatan yang diaplikasikan secara nyata. Tahapan-tahapan kegiatan yang telah dilakukan pada kegiatan aktualisasi dapat dilihat pada Tabel 3.2.
11 Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi
(Sumber: Olahan pribadi)
Unit Kerja : Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Identifikasi Isu : 1. Terjadinya penumpukan surat masuk.
2. Belum adanya sharing data dan printer antar komputer.
3. Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
4. Kurang rapinya tata letak inventaris kantor.
Isu yang Diangkat : Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan dikarenakan kurang teraturnya tata perletakan arsip laporan.
Gagasan Pemecahan Isu : Pengelolaan Arsip Laporan Paket Pekerjaan di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase
NO KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT/HASIL
KETERKAITAN 1. Berkoordinasi dengan Kasubdit
GPD tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan yang sudah selesai dan pem-buatan indeks penyimpanan arsip.
Membuat janji dengan Kasubdit. - Jadwal bertemu dengan Kasubdit; Menemui dan
mengkomunikasi-kan maksud dan tujuan dengan sopan dan jelas kepada Kasubdit.
2. Mempelajari peraturan-peraturan tentang tata pengelolaan arsip yang ada di Kementerian
Mempelajari peraturan tentang tata pengelolaan arsip.
12 Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi (Lanjutan)
(Sumber: Olahan pribadi)
NO KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT/HASIL
KETERKAITAN 3. Berkoordinasi dengan sekertaris
dan/atau pegawai yang memiliki wewenang dalam sistem pengarsipan di lingkungan kerja tersebut.
Membuat janji dengan sekertaris dan/atau pegawai terkait.
Menemui dan mengkomu-nikasikan maksud dan tujuan dengan sopan dan jelas kepada sekertaris dan/atau pegawai terkait.
4. Menyediakan tempat untuk penataan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Merapikan lemari yang terisi penuh dan kurang teratur.
- Tersedianya lemari tempat penyimpanan arsip.
Etika Publik (bertang-gung jawab), Komit-men Mutu (efisiensi), dan Anti Korups (sederhana)
Menyingkirkan arsip yang tidak terpakai.
5. Mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Mengumpulkan arsip laporan paket-paket pekerjaan (konsis-tensi indeks penomor-an dengpenomor-an fisik Membuat indeks penomoran
sederhana.
Menyusun arsip laporan paket-paket pekerjaan
Melakukan update tabel daftar penomoran secara berkala.
13 Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi (Lanjutan)
(Sumber: Olahan pribadi)
NO KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT/HASIL
KETERKAITAN 6. Membuat penyimpanan digital
dari arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Membuat table indeks penyimpanan digital sebagai cadangan penyimpanan arsip laporan.
7. Sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Membuat konsep dan desain poster tentang pengelolaan arsip.
- Poster (target : 1
Menempel poster-poster di Subdit GPD.
Menyebarkan kuesioner ke pegawai yang ada di Subdit GPD
14 BAB 4
PELAKSANAAN AKTUALISASI
4.1 Deskripsi Kegiatan Aktualisasi
Untuk mendukung gagasan pemecahan isu yang telah dijabarkan sebelumnya, diketahui terdapat 7 (tujuh) kegiatan yang harus dilaksanakan. Kegiatan-kegiatan tersebut telah dilaksanakan dengan pelaksanaan masing-masing kegiatan antara lain sebagai berikut :
4.1.1 Kegiatan 1
Nama Kegiatan : Berkoordinasi dengan Kasubdit GPD tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan yang sudah selesai dan pembuatan index
1. Membuat janji dengan Kasubdit terkait.
Untuk dapat menemui Kasubdit GPD, diperlukan pembuatan janji terlebih dahulu. Diawali dengan menemui Sekertaris dan mengutarakan maksud dan tujuan menemui Kasubdit GPD.
Selanjutnya, dapat membuat janji untuk bertemu dengan Kasubdit GPD pada Sekertaris.
2. Menemui dan mengkomunikasikan maksud dan tujuan dengan sopan dan jelas kepada Kasubdit terkait.
Bertemu dengan Kasubdit GPD pada waktu dan tempat yang telah ditentukan sebelumnya. Kemudian mengutarakan tentang rencana kegiatan aktualisasi yang telah diseminarkan dan penerapannya yang akan mengambil tempat di Subdit GPD.
4.1.2 Kegiatan 2
Nama Kegiatan : Mempelajari peraturan-peraturan tentang tata pengelolaan arsip yang ada di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Waktu Kegiatan : 16 – 19 Oktober 2018
Output Kegiatan : Resume peraturan terkait tata pengelolaan arsip (target: 3 resume peraturan)
Tahapan Kegiatan :
1. Mencari peraturan-peraturan yang terkait dengan tata pengelolaan arsip.
Sebelum memulai kegiatan aktualisasi, perlu diketahui landasan aturan tentang kegiatan pengorganisiran arsip-arsip yang ada di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
15 2. Mempelajari peraturan tentang tata pengelolaan arsip.
Peraturan-peraturan yang sudah didapatkan kemudian dibaca dan dipahami dengan membuat resumenya.
4.1.3 Kegiatan 3
Nama Kegiatan : Berkoordinasi dengan sekertaris dan/atau pegawai yang memiliki wewenang dalam sistem pengarsipan di lingkungan kerja tersebut.
Waktu Kegiatan : 22 – 24 Oktober 2018
Output Kegiatan : Jadwal bertemu sekertaris dan/atau pegawai terkait, dan akses arsip laporan pekerjaan.
Tahapan Kegiatan :
1. Membuat janji dengan sekertaris dan/atau pegawai terkait untuk bertemu dan berdiskusi perihal kegiatan aktualisasi yang akan dilaksanakan di Subdit GPD.
2. Menemui dan mengkomunikasikan maksud dan tujuan dengan sopan dan jelas kepada sekertaris dan/atau pegawai terkait.
Bertemu dengan sekertaris dan/atau pegawai terkait pada waktu dan tempat yang telah ditentukan sebelumnya. Kemudian mengutarakan tentang rencana kegiatan aktualisasi yang telah diseminarkan dan penerapannya yang akan mengambil tempat di Subdit GPD, serta meminta izin akses untuk merapikan arsip-arsip laporan yang ada.
4.1.4 Kegiatan 4
Nama Kegiatan : Menyediakan tempat untuk penataan arsip laporan paket-paket pekerjaan
Waktu Kegiatan : 25 – 31 Oktober 2018
Output Kegiatan : Tersedianya ruangan di lemari tempat penyimpanan arsip
Tahapan Kegiatan :
1. Merapikan lemari yang terisi penuh dan kurang teratur.
Untuk menyusun arsip-arsip laporan diperlukan tempat penyimpanan, di mana didapatkan dengan merapikan lemari yang sudah tersedia dan terisi oleh berkas-berkas lain.
2. Menyingkirkan arsip tidak terpakai.
Lemari yang penuh dapat dikosongkan dengan cara memilah berkas-berkas sesuai dengan kategorinya.
4.1.5 Kegiatan 5
Nama Kegiatan : Mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan Waktu Kegiatan : 31 Oktober – 13 November 2018
Output Kegiatan : Terorganisirnya arsip laporan paket-paket pekerjaan sesuai dengan daftar penomorannya.
Tahapan Kegiatan :
1. Mengumpulkan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Setiap laporan dari paket-paket pekerjaan yang ada dikumpulkan dan dibuat tabel untuk mencatat setiap laporan yang ada.
16 2. Membuat indeks penomoran sederhana.
Dari masing-masing laporan yang telah terdaftar kemudian dibuat indeks penomoran sederhana berupa nomor panggil untuk masing-masing dokumen. Nomor panggil dicetak pada kertas HVS berwarna untuk kemudian dipotong dan tempelkan pada laporan.
3. Menyusun arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Arsip-arsip laporan yang sudah diberi nomor panggil, disusun berdasarkan urutan dan dikelompokan ke dalam masing-masing kategori yang telah dibuat.
4. Melakukan update tabel daftar penomoran secara berkala.
Untuk laporan yang baru saja terkumpul agar diberikan nama panggil dan dimasukan ke dalam tabel daftar penomoran, kemudian dapat disusun dan dimasukan ke dalam lemari yang sesuai.
4.1.6 Kegiatan 6
Nama Kegiatan : Membuat penyimpanan digital dari arsip laporan paket-paket pekerjaan
Waktu Kegiatan : 7 – 13 November 2018
Output Kegiatan : Indeks digital dan soft file laporan yang telah terunggah dalam penyimpanan digital.
Tahapan Kegiatan :
1. Membuat tabel indeks penyimpanan digital sebagai cadangan penyimpanan arsip laporan.
Daftar arsip-arsip laporan yang telah diberikan nomor panggil kemudian dibuat salinan digitalnya melalui media Google Sheets untuk mempermudah akses untuk pencarian arsip.
2. Melakukan scanning.
Arsip-arsip laporan yang telah diberikan nama panggil kemudian dibuat versi digitalnya dengan melakukan scanning. Hasilnya berupa berkas digital dengan format PDF.
3. Mengunggah file hasil scan ke penyimpanan digital.
Berkas (file) digital yang ada kemudian diunggah ke dalam penyimpanan digital dengan media Google Drive untuk mempermudah akses arsip-arsip laporan.
4.1.7 Kegiatan 7
Nama Kegiatan : Sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan
Waktu Kegiatan : 13 – 14 November 2018 Output Kegiatan : Poster
Tahapan Kegiatan :
1. Membuat konsep dan desain poster tentang pengelolaan arsip.
Kegiatan sosialisasi diwujudkan dengan pembuatan poster mengenai pentingnya pengelolaan arsip laporan.
2. Mencetak poster yang telah dibuat.
Poster yang telah dibuat kemudian dicetak dengan ukuran A4.
3. Menempel poster di lingkungan Subdit GPD.
Poster yang telah dicetak selanjutnya ditempel di lingkungan Subdit
17 GPD agar dapat diketahui oleh staf Subdit GPD.
4.2 Uraian Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat
Kegiatan pelaksanaan aktualisasi dilaksanakan dalam waktu 23 (dua puluh tiga) hari kalender yang dimulai pada tanggal 15 Oktober 2018 sampai dengan 14 November 2018. Uraian teknik aktualisasi, hambatan, dan manfaat yang didapat selama kegiatan aktualisasi dapat dilihat pada Tabel 4.1.
18 Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat
(Sumber: Olahan pribadi)
Unit Kerja : Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Identifikasi Isu : 1. Terjadinya penumpukan surat masuk.
2. Belum adanya sharing data dan printer antar komputer.
3. Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
4. Kurang rapinya tata letak inventaris kantor.
Isu yang Diangkat : Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan dikarenakan kurang teraturnya tata perletakan arsip laporan.
Gagasan Pemecahan Isu : Pengelolaan Arsip Laporan Paket Pekerjaan di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI
& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT
1. Berkoodinasi dengan Kepala Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan yang sudah selesai dan pembuatan indeks penyimpanan arsip.
Penulis menghubungi Ibu Syarifah Huzaimah (sekertaris) dengan sopan santun serta menyampaikan dengan jelas maksud dan tujuan menemui Bapak Ir. Sugeng Gunadi (Kasubdit GPD). Setelah dikonfirmasi oleh Ibu Syarifah bahwa Kasubdit GPD dapat ditemui, penulis memasuki Ruang Kasubdit dan bertemu dengan Bapak Sugeng. Diskusi dimulai dari penulis yang mengutarakan maksud dan tujuan menemui Kasubdit, setelahnya penulis menjelasakan perihal kegiatan pengelolaan arsip laporan paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD. Penulis menghormati dan menerima masukan dari Kasubdit, serta berencana melaksanakannya sesuai dengan arahan sebagai bentuk tanggung jawab.
- Mendapat masukan dan dukungan dari Kasubdit GPD sehingga kegiatan aktualisasi dapat langsung dilaksanakan.
19 Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat (Lanjutan)
(Sumber: Olahan pribadi)
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI
& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT
2. Mempelajari peraturan-peraturan tentang tata pengelolaan arsip yang ada di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
Sebelum melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip laporan, penulis mencari ladasan peraturan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip laporan di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Penulis mencari setiap peraturan yang ada dengan cermat. Peraturan-peraturan yang terkait kemudian dipelajari sebagai bentuk kepedulian dan taat pada peraturan.
Peraturan yang didapat kemudian diringkas sebagai bentuk tanggung jawab.
- Menambah pengetahuan
tentang tata pengelolaan arsip di lingkungan
3. Berkoordinasi dengan sekertaris dan/atau pegawai yang memiliki wewenang dalam sistem
pengarsipan di
lingkungan kerja tersebut.
Penulis menemui Ibu Rina Kumalasari, S.T., M.T. selaku Kepala Seksi Perkerasan Jalan dan Drainase di Subdit GPD untuk membuat janji dengan sopan santun serta menyampaikan dengan jelas maksud dan tujuan. Seteleh Ibu Rina dapat ditemui, penulis memulai diskusi dengan menjelasakan perihal kegiatan pengelolaan arsip laporan paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD. Penulis menghormati dan menerima masukan dari Ibu Rina, serta berencana melaksanakannya sesuai dengan arahan sebagai bentuk tanggung jawab. Selain itu, penulis juga meminta izin untuk mengurus arsip laporan yang terkumpul dari tiap-tiap paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD.
- Mendapat masukan dan
20 Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat (Lanjutan)
(Sumber: Olahan pribadi)
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI
& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT
4. Menyediakan tempat untuk penataan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Untuk meletakan arsip-arsip laporan dari paket-paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD diperlukan tempat penyimpanan.
Pengadaan lemari dilakukan secara sederhana yaitu merapikan lemari yang sudah tersedia dan terisi penuh. Arsip-arsip yang sudah tidak terpakai disatukan dan disimpan demi efisiensi ruangan penyimpanan. Dengan bertanggung jawab, arsip yang masih terpakai dirapikan kembali ke dalam lemari dan dirapikan.
- Mendapatkan ruang
penyimpanan untuk arsip-arsip yang baru dan membuat ruangan lebih rapi.
5. Mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Arsip-arsip laporan paket pekerjaan yang sudah selesai, dikumpulkan. Setelah itu penulis membuat tabel dengan media Google Sheets yang diisi dengan judul-judul laporan. Tiap-tiap laporan yang ada diberikan nomor panggil yang sesuai dengan kategori paket pekerjaan. Pada tabel indeks, nomor panggil juga dituliskan sesuai dengan yang dituliskan pada fisik laporan, harus ada konsistensi antara indeks penomoran dengan fisik laporan.
Laporan yang sudah diberi nomor panggil kemudian disusun pada tempatnya dengan diurutkan sesuai dengan nomor panggil agar pencarian arsip menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien. Penulis bertanggung jawab untuk secara disiplin melakukan update tabel indeks penomoran secara berkala jika ada laporan yang masuk.
Ketidakseragaman ben-tuk penjilidan menyebab-kan beberapa arsip lapor-an paket pekerjalapor-an dijilid spiral. Hal ini menyebab-kan kesulitan dalam me-lakukan penempelan no-mor panggil. Selain itu, laporan dalam satu paket pekerjaan belum seluruh-nya lengkap dikum-pulkan.
Arsip laporan yang ada menjadi lebih rapi dan mempermudah proses pencarian arsip.
21 Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat (Lanjutan)
(Sumber: Olahan pribadi)
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI
& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT
6. Membuat penyimpanan digital dari arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Penulis berinovasi melakukan penyimpanan arsip-arsip digital laporan yang ada di Subdit GPD. Arsip laporan disimpan pada media Google Drive dengan dikelompokan ke dalam folder Geomterik, Perkerasan, dan Drainase sesuai dengan bidang pekerjaannya. Penulis bertanggung jawab untuk menyalin arsip laporan yang ada di dalam CD dan mengunggahnya ke Google Drive. Kegiatan ini dilaksanakan secara disiplin dan konsisten terhadap setiap laporan yang masuk.
Beberapa arsip digital yang diberikan masih dalam format document sehingga Penulis harus merubahnya menjadi format pdf.
Mempermudah pencarian terhadap arsip digital dan mengurangi resiko rusaknya arsip digital.
7. Sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Serangkaian kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan kemudian disosialisasikan kepada seluruh staf yang ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase. Sosialisasi ini dilaksanakan dengan membuat poster dan kemudian ditempelkan di lingkungan Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase. Staf diajak menjadi lebih partisipatif dan bertanggung jawab dalam mengelola arsip laporan. Dengan sosialisasi ini juga nantinya akan meningkatkan kompetensi pegawai dalam mengelola arsip laporan.
- Meningkatkan kesadaran staf di Subdirektorat Geometerik, Perkerasan, dan Drainase tentang pentingnya pengelolaan arsip laporan.
22 BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dari pelaksanaan kegiatan aktualisasi yang telah dikerjakan selama 23 (dua puluh tiga) hari kalender, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sebelum melaksanakan kegiatan aktualisasi, penting untuk memahami peraturan-peraturan terkait tata pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat;
2. Pelaksanaan kegiatan aktualisasi harus menyesuaikan dengan kondisi yang ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase sehingga diperlukan beberapa penyesuaian terhadap tahapan-tahapan kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya;
3. Tersedianya penyimpanan digital dari arsip-arsip laporan bermanfaat untuk menghindari terjadinya kerusakan terhadap arsip digital yang ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan rangkaian kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, agar kegiatan dapat dilaksanakan seterusnya maka diperlukan staf yang bertugas khusus untuk melaksanakan pengelolaan arsip laporan termasuk memberikan nama panggil, memperbarui indeks arsip, dan mengunggah berkas digital ke penyimpanan digital yang telah dibuat.
23 DAFTAR PUSTAKA
Gerintya, Scholastica. 2017. Ada 4,37 Juta Orang Bekerja Sebagai PNS, Efektifkah?. Jakarta: Tirto.id. Diakses pada 1 Agustus 2018.
(https://tirto.id/ada-437-juta-orang-bekerja-sebagai-pns-efektifkah-ctmX) GovData360. 2016. Government Effectiveness. The World Bank. Diakses pada 1
Agustus 2018.
(https://govdata360.worldbank.org/indicators/h1c9d2797?country=IDN&in dicator=388&countries=MYS,SGP&viz=line_chart&years=2012,2016) Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. 2016. Peraturan Menteri
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 23/PRT/M/2016 tentang Penyelenggaraan Arsip Dinamis Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
Kementerian Pekerjaan Umum. 2007. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 38/PRT/M/2007 tentang Pola Klasifikasi Arsip Departemen Pekerjaan Umum.
Presiden Republik Indonesia. 2010. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025.
L A M P I R A N
DOKUMENTASI KEGIATAN
NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI
1. Berkoodinasi dengan Kepala Subdirektorat Geometrik, Perkeras-an, dan Drainase tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan yang sudah selesai dan pembuatan indeks penyimpanan arsip.
2. Mempelajari per-aturan-peraturan ten-tang tata pengelolaan arsip yang ada di Kementerian
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI
3. Berkoordinasi dengan sekertaris dan/atau
pegawai yang
memiliki wewenang
dalam sistem
pengarsipan di lingkungan kerja tersebut.
4. Menyediakan tempat untuk penataan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI
5. Mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan.
6. Membuat penyim-panan digital dari arsip laporan paket-paket pekerjaan.
NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI
7. Sosialisasi penting-nya pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
OUTPUT KEGIATAN 1 : IZIN DAN REKOMENDASI KASUBDIT
Kegiatan 1 (satu) yaitu berkoodinasi dengan Kepala Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan yang sudah selesai dan pembuatan indeks penyimpanan arsip.
OUTPUT KEGIATAN 2 : RESUME
Kegiatan 2 (dua) yaitu mempelajari peraturan-peraturan tentang tata pengelolaan arsip yang ada di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
OUTPUT KEGIATAN 5 : ARSIP BERLABEL NOMOR PANGGIL
Kegiatan 5 (lima) yaitu mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan.
OUTPUT KEGIATAN 6 : ARSIP DIGITAL DAN PENYIMPANANNYA
Kegiatan 6 (enam) yaitu membuat penyimpanan digital dan mengunggah arsip digital laporan paket-paket pekerjaan. Dapat diakses pada alamat website bit.ly/ARSIPGPD2018.
OUTPUT KEGIATAN 7 : POSTER
Kegiatan 7 (tujuh) yaitu sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan.