LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

(1)

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II/c BATCH 4

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH VI SURABAYA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

JUDUL AKTUALISASI

PENINGKATAN PENGELOLAAN ARSIP LAPORAN PAKET PEKERJAAN PADA

SUBDIREKTORAT GEOMETRIK, PERKERASAN, DAN DRAINASE

DISUSUN OLEH :

NAMA : YESSIE JULINANDA

NIP : 19940717 201802 2 001 FORMASI JAFUNG : TEKNIK JALAN DAN

JEMBATAN AHLI

PERTAMA

UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH. VI SURABAYA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TAHUN 2018

DISUSUN OLEH :

NAMA : HELDA AYU WULANSARI

NIP : 199412072018022001

FORMASI JAFUNG : TEKNIK JALAN DAN JEMBATAN TERAMPIL UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

(2)

i PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II/c BATCH 4

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH VI SURABAYA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

PENINGKATAN PENGELOLAAN ARSIP LAPORAN PAKET PEKERJAAN PADA SUBDIREKTORAT GEOMETRIK, PERKERASAN, DAN DRAINASE

Disusun oleh :

HELDA AYU WULANSARI 199412072018022001

TEKNIK JALAN DAN JEMBATAN TERAMPIL DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

DISEMINARKAN PADA : HARI : JUM’AT

TANGGAL : 16 NOVEMBER 2018 MENTOR

(Encep Imam R., ST., SE., MM.) NIP. 196401051991031012

COACH

(Yosi Darmawan A., S.T., M.T.) NIP. 197709042003121005

PENYELENGGARA BALAI DIKLAT PUPR WIL. VI

SURABAYA

(Ahmad Kholidi Nasution, S.ST., M.T.) NIP. 196703041993031007

KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL, BADAN PENGEMBANGAN SUMBER

DAYA MANUSIA, KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

(Ir. Nicodemus Daud, M.Si ) NIP. 196412301997031002

(3)

ii KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa penulis panjatkan atas rahmat dan karunia-Nya yang tak putus diberikan hingga penulis dapat menyelesaikan laporan kegiatan aktualisasi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Laporan kegiatan aktualisasi ini disusun sebagai pemenuhan salah satu syarat untuk menyelesaikan Pelatihan Dasar untuk Calon PNS Kementerian PUPR Tahun 2018.

Kegiatan aktualisasi ini berisi tentang pengelolaan arsip fisik dari laporan paket pekerjaan yang ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase. Isu ini diangkat dan dicari penyelesaiannya, kemudian diaplikasikan dengan harapan dapat meningkatkan kinerja dari Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase.

Terima kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan kontribusi dalam membantu penulis menyelesaikan laporan kegiatan aktualisasi, khususnya kepada:

1. Ir. Sugeng Gunadi, selaku mentor yang telah memberikan arahan dan bimbingan selama proses penyusunan laporan kegiatan aktualisasi.

2. Ir. B. Gawan Soesetyo, M.T., selaku co-mentor yang telah memberikan bimbingan dan masukan selama proses penyusunan rancangan aktualisasi.

3. Yosi Darmawan Arifianto, S.T., M.T., selaku coach yang telah memberikan bantuan, saran, arahan, dan bimbingan selama penyusunan laporan kegiatan aktualisasi.

4. Ir. Kemas Mohamad Nur Asikin, M.T., selaku penguji seminar rancangan aktualisasi yang telah memberikan masukan terhadap rancangan aktualisasi agar menjadi lebih baik.

5. Rekan-rekan CPNS Kementerian PUPR Batch IV, khususnya Kelas C, The Bambangs, dan mentee lain yang sementor. Terima kasih banyak! Kalian keren!

Penyusunan laporan kegiatan aktualisasi ini tidak luput dari kesalahan dan kekurangan, oleh karena itu penulis memohon maaf dan mengharapkan pembaca untuk memberikan kritik, saran, dan masukan yang membangun demi penyempurnaan aktualisasi ini. Semoga laporan kegiatan aktualisasi ini dapat menjadi manfaat bagi penulis dan pembaca pada umumnya.

Jakarta, November 2018 Penulis

(4)

iii DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR GAMBAR ... v

DAFTAR TABEL ... vi

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Tujuan Kegiatan ... 2

1.3 Ruang Lingkup ... 2

BAB 2GAMBARAN UNIT KERJA ... 3

2.1 Deskripsi Organisasi ... 3

2.1.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat ... 3

2.1.2 Direktorat Jenderal Bina Marga ... 3

2.1.3 Direktorat Pembangunan Jalan ... 4

2.1.4 Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase ... 4

2.2 Tugas Pokok Fungsi dan Struktur Organisasi ... 4

2.2.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat ... 4

2.2.2 Direktorat Jenderal Bina Marga ... 5

2.2.3 Direktorat Pembangunan Jalan ... 6

2.2.4 Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase ... 7

2.3 Tugas Jabatan Peserta (SKP) ... 8

BAB 3 DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI ... 9

3.1 Penetapan Isu ... 9

3.2 Gagasan Pemecahan Isu ... 10

3.3 Matriks Rancangan Aktualisasi ... 10

BAB 4 PELAKSANAAN AKTUALISASI... 14

4.1 Deskripsi Kegiatan Aktualisasi ... 14

4.1.1 Kegiatan 1 ... 14

4.1.2 Kegiatan 2 ... 14

4.1.3 Kegiatan 3 ... 15

(5)

iv

4.1.4 Kegiatan 4 ... 15

4.1.5 Kegiatan 5 ... 15

4.1.6 Kegiatan 6 ... 16

4.1.7 Kegiatan 7 ... 16

4.2 Uraian Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat ... 17

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ... 22

5.1 Kesimpulan ... 22

5.2 Saran ... 22

DAFTAR PUSTAKA ... 23 LAMPIRAN

(6)

v DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Susunan organisasi Kementerian PUPR ... 5 Gambar 2.2 Struktur organisasi Direktorat Jenderal Bina Marga ... 6 Gambar 2.3 Struktur organisasi Direktorat Pembangunan Jalan ... 7 Gambar 2.4 Susunan organisasi Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan

Drainase ... 8

(7)

vi DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Sasaran Kinerja Pegawai (CPNS) ... 8

Tabel 3.1 Tapisan Isu Menggunakan Metode USG ... 9

Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi ... 11

Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat ... 18

(8)

1 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pesatnya perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) mempengaruhi kehidupan masyarakat dunia dari berbagai aspek. Tak bisa dipungkiri bahwa seiring dengan perkembangan dan kemajuan jaman, Pemerintah dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat.

Namun sayangnya, berdasarkan data yang diambil dari GovData 360 The World Bank menunjukkan bahwa survey yang telah dilakukan pada tahun 2016 memberikan hasil yang jauh dari kata memuaskan. Indonesia mendapatkan skor sebesar 0,01 untuk Indeks Efektifitas Kinerja Pemerintahan (Government Effectiveness), di mana Indonesia berada di bawah Malaysia yang memiliki indeks sebesar 0,88 dan Singapura sebesar 2,21. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja pemerintahan yang ada saat ini masih belum efektif.

Berdasarkan data dari Badan Kepegawaian Negara (BKN), pada tahun 2016 Indonesia memiliki 4,37 juta orang yang bekerja sebegai PNS. Memang jika dibandingkan dengan jumlah populasi di Indonesia, hanya 1,69% masyarakat yang bekerja sebagai PNS. Jika dihitung, berarti satu orang PNS memiliki tanggung jawab untuk melayani 58 orang penduduk. Meskipun begitu, pada tahun yang sama, pengeluaran negara untuk belanja pegawai pusat mencapai 31,3%, lebih tinggi jika dibandingkan dengan proporsi belanja barang dan modal yang hanya mencapai 26%. Dengan alokasi belanja negara yang besar, wajar jika masyarakat menuntut adanya peningkatan pelayanan oleh Pemerintah.

Sejak tahun 2010, program Reformasi Birokrasi mulai dijalankan bersamaan dengan keluarnya Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025. Program ini menetapkan 8 (delapan) area perubahan yang meliputi seluruh aspek manajemen pemerintahan, antara lain organisasi, tata laksana, sumber daya manusia aparatur, perundang-undangan, pengawasan, akuntabilitas, pelayan publik, dan budaya kerja aparatur (culture and mindset). Tapi pada kenyataannya, meskipun telah dicanangkan program Reformasi Birokrasi, efektivitas kinerja pemerintah di Indonesia masih sangat rendah. Karena itu diperlukan penanganan lebih lanjut yaitu dengan meningkatkan kinerja pada tiap-tiap unit organisasi. Tidak hanya hardskill, tapi kemampuan softskill juga masih perlu ditingkatkan. Dengan mengaplikasikan nilai-nilai ANEKA ke dalam tiap pekerjaan yang dilaksanakan diharapkan terjadi peningkatan kinerja pegawai yang nantinya akan memberikan kontribusi positif ke dalam unit organisasi.

(9)

2 1.2 Tujuan Kegiatan

Tujuan dari kegiatan aktualisasi ini antara lain :

1. Mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di dalam unit organisasi dan mencari pemecahan masalahnya untuk meningkatkan kinerja unit organisasi;

2. Melaksanakan nilai-nilai ANEKA di dalam unit organisasi.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini adalah sebagai berikut : 1. Lokus dari pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini adalah di Subdirektorat

Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan, Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

2. Waktu pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini adalah 23 (duapuluh tiga) hari kerja sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM) Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

(10)

3 BAB 2

GAMBARAN UNIT KERJA

2.1 Deskripsi Organisasi

2.1.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) Republik Indonesia merupakan salah satu kementerian yang ada dalam Pemerintahan Indonesia. Kementerian PUPR berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden untuk urusan pekerjaan umum dan perumahan rakyat. Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dipimpin oleh seoran Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Visi dari Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) Tahun 2015 – 2019 yaitu “Terwujudnya infrastruktur pekerjaan umum dan perumahan rakyat yang handal dalam mendukung Indonesia yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong.”

Sebagai upaya untuk mewujudkan visi tahun 2015 – 2019, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat memiliki misi yaitu mempercepat pembangunan infrastruktur sumber daya air untuk ketahanan air, infrastruktur jalan guna mendukung konektivitas, infrastruktur permukiman dan perumahan rakyat, mempercepat pembangunan infrastruktur dari pinggiran, dan meningkatkan tata kelola sumber daya organisasi bidang pekerjaan umum dan perumahan rakyat yang meliputi sumber daya manusia, pengendalian dan pengawasan, kesertariatan serta penelitian dan pengembangan untuk mendukung fungsi manajemen meliputi perencanaan yang terpadu, pengorganisasian yang efisien, pelaksanaan yang tepat, dan pegawasan yang tepat.

2.1.2 Direktorat Jenderal Bina Marga

Menurut Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat No.

15/PRT/M/2015, Direktorat Jenderal Bina Marga mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penyelenggaraan jalan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Direktorat Jenderal Bina Marga dipimpin oleh seorang Direktur Jenderal yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Direktorat Jenderal Bina Marga terdiri atas Sekertariat Direktorat Jenderal, Direktorat Pengembangan Jaringan Jalan, Direktorat Pembangunan Jalan, Direktorat Preservasi Jalan, Direktorat Jembatan, dan Direktorat Jalan Bebas Hambatan, Perkotaan, dan Fasilitasi Jalan Daerah.

(11)

4 2.1.3 Direktorat Pembangunan Jalan

Berdasarkan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat No.

15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, Direktorat Pembangunan Jalan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan bimbingan teknis standar dan pedoman pembangunan jalan, pembinaan teknik pembangunan jalan serta pelaksanaan pematauan dan evaluasi kinerja pembangunan jalan. Terdapat 5 (lima) Subdirektorat dan 1 (satu) Subbagian di Direktorat Pembangunan Jalan, antara lain Subdirektorat Standar dan Pedoman, Subdirektorat Manajemen Konstruksi, Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Subdirektorat Pemantauan dan Evaluasi, serta Subbagian Tata Usaha.

2.1.4 Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase

Berdasarkan Peraturan Menteri Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat No. 15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase bertugas untuk melaksanakan pembinaan teknik geometrik, perkerasan, dan drainase.

2.2 Tugas Pokok Fungsi dan Struktur Organisasi

2.2.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Pada periode tahun 2015 – 2019, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakat memiliki visi yaitu “Terwujudnya infrastruktur pekerjaan umum dan perumahan rakyat yang handal dalam mendukung Indonesia yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong”. Untuk mencapai visi tersebut, misi yang diemban oleh Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat antara lain :

a. Mempercepat pembangunan infrastruktur sumberdaya air termasuk sumber daya maritim untuk mendukung ketahanan air, kedaulatan pangan, dan kedaulatan energi, guna menggerakkan sektor-sektor strategis ekonomi domestik dalam rangka kemandirian ekonomi;

b. Mempercepat pembangunan infrastruktur jalan untuk mendukung konektivitas guna meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan pelayanan sistem logistik nasional bagi penguatan daya saing bangsa di lingkup global yang berfokus pada keterpaduan konektivitas daratan dan maritim;

c. Mempercepat pembangunan infrastruktur permukiman dan perumahan rakyat untuk mendukung layanan infrastruktur dasar yang layak dalam rangka mewujudkan kualitas hidup manusia Indonesia sejalan dengan prinsip

‘infrastruktur untuk semua’;

(12)

5 d. Mempercepat pembangunan infrastruktur pekerjaan umum dan perumahan rakyat secara terpadu dari pinggiran didukung industri konstruksi yang berkualitas untuk keseimbangan pembangunan antardaerah, terutama di kawasan tertinggal, kawasan perbatasan, dan kawasan perdesaan, dalam kerangka NKRI;

e. Meningkatkan tata kelola sumber daya organisasi bidang pekerjaan umum dan perumahan rakyat yang meliputi sumber daya manusia, pengendalian dan pengawasan, kesekertariatan serta penelitian dan pengembangan untuk mendukung fungsi manajemen meliputi perencanaan yang terpadu, pengorganisasian yang efisien, pelaksanaan yang tepat, dan pengawasan yang ketat.

Susunan organisasi dari Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Susunan organisasi Kementerian PUPR (Sumber : PU.net)

2.2.2 Direktorat Jenderal Bina Marga

Tugas dari Direktorat Jenderal Bina Marga adalah menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penyelenggaraan jalan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Direktorat Jenderal Bina Marga menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :

a. Perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan jalan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

b. Pelaksanaan kebijakan di bidang penyelenggaraan jalan nasional;

(13)

6 c. Pelaksanaan kebijakan di bidang penguatan konektivitas yang menjadi

prioritas nasional;

d. Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang penyelenggaraan jalan;

e. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang penyelenggaraan jalan;

f. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang penyelenggaraan jalan;

g. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Bina Marga; dan

h. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

Gambar 2.2 Struktur organisasi Direktorat Jenderal Bina Marga (Sumber: Peraturan Menteri PUPR No. 15/PRT/M/2015)

2.2.3 Direktorat Pembangunan Jalan

Direktorat Pembangunan Jalan bertugas untuk melaksanakan penyusunan dan bimbingan teknis standar dan pedoman pembangunan jalan, pembinaan teknik pelaksanaan manajemen konstruksi pembangunan jalan, pembinaan teknik pembangunan jalan serta pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kinerja pembangunan jalan. Untuk melaksanakan tugas tersebut, maka Direktorat Pembangunan Jalan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :

(14)

7 a. Penyusunan dan bimbingan teknis standar dan pedoman pembangunan jalan;

b. Pembinaan teknik pelaksanaan manajemen konstruksi pembangunan jalan;

c. Pembinaan teknik geometrik, perkerasan, dan drainase;

d. Pembinaan teknik geoteknik dan manajemen lereng;

e. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kinerja pembangunan jalan; dan f. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.

Gambar 2.3 Struktur organisasi Direktorat Pembangunan Jalan (Sumber: Peraturan Menteri PUPR No. 15/PRT/M/2015)

2.2.4 Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase

Tugas dari Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase adalah melaksanakan pembinaan teknik geometric, perkerasan, dan drainase. Untuk melaksanakan tugas tersebut, maka Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :

a. Pembinaan perencanaan teknik geometrik jalan;

b. Penyusunan dan pengembangan identifikasi kondisi dan kerusakan perkerasan jalan serta pemodelan geometrik dan kerusakan jalan;

c. Penyediaan konsultasi teknis geometrik jalan, perkerasan jalan dan drainase;

d. Pembinaan perencanaan dan pelaksanaan teknis konstruksi perkerasan dan drainase jalan;

e. Pengembangan dan pembinaan pelaksanaan teknologi bahan perkerasan; dan f. Pembinaan penerapan teknik jalan kategori khusus, teknologi baru dan

teknologi tinggi.

(15)

8 Susunan organisasi yang ada pada Subdirektorat Geometerik, Perkerasan, dan Drainase dapat dilihat pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4 Susunan organisasi Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase

(Sumber: Peraturan Menteri PUPR No. 15/PRT/M/2015)

2.3 Tugas Jabatan Peserta (SKP)

Sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, maka diwajibkan untuk membuat Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yang merupakan suatu indikator keberhasilan CPNS dalam melaksanakan tugasnya sebagai ASN di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Kegiatan aktualisasi yang dilaksanakan merupakan salah satu dari tugas yang ada di dalam SKP tersebut. SKP dari CPNS Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dapat dilihat pada Tabel 2.1.

Tabel 2.1 Sasaran Kinerja Pegawai (CPNS)

KEGIATAN TUGAS JABATAN AK

TARGET KUAN/

OUTPUT

KUAL/

MUTU WAKTU BIAYA

Menyusun tugas mandiri selama orientasi 4 lap 100 4 bln

Mengikuti pelatihan dasar 1 lap 100 5 bln

Mengikuti pelatihan fungsional 1 lap 100 1 bln

Mengikuti pelatihan teknis 1 lap 100 1 bln

Mengikuti pelatihan penyusunan karya ilmiah dan pelaporan 1 lap 100 1 bln

Mengikuti pengenalan kelitbangan 1 lap 100 2 bln

Mengikuti diklat bela negara 1 lap 100 1 bln

Mengisi buku lembar pencatatan hasil kerja CPNS 1 lap 100 11 bln

Menyusun laporan selama mengikuti OJT 5 lap 100 3 bln

Mengikuti pelatihan manajemen konstruksi 1 lap 100 1 bln

Subdirektorat

Geometrik, Perkerasan, dan Drainase

Seksi Geometrik Seksi Perkerasan Jalan dan Drainase

(16)

9 BAB 3

DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 Penetapan Isu

Selama melaksanakan On the Job Training di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan, Direktorat Jenderal Bina Marga, didapatkan beberapa isu yang perlu mendapatkan perhatian khusus dan dicari penanganannya. Isu-isu tersebut antara lain sebagai berikut :

1. Terjadinya penumpukan surat masuk;

2. Belum adanya sharing data dan printer antar computer;

3. Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket pekerjaan yang sudah selesai;

4. Tata letak inventaris kantor yang kurang rapi.

Untuk menentukan isu utama (core issue) yang akan diangkat, dilakukan tapisan isu dengan menggunakan metode Urgency, Seriousness, Growth (USG). Metode ini menggunakan penilaian dalam skala 1 (satu) sampai 5 (lima) untuk masing- masing kriteria, di mana skala 1 (satu) merupakan ukuran terendah, sedangkan skor 5 (lima) adalah ukuran tertinggi atau terparah di mana semakin tinggi skala menunjukkan besarnya kebutuhan akan penyelesaian dari isu. Total skor dari ketiga kriteria tersebut nantinya dijumlahkan dan untuk isu dengan total skor yang terbesar akan diangkat sebagai isu utama. Berdasarkan hasil tapisan dengan menggunakan metode USG, didapatkan hasil yang dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Tapisan Isu Menggunakan Metode USG (Sumber: Olahan pribadi)

No. Isu Skor

Total Urgency Seriousness Growth

1. Terjadinya penumpukan surat

masuk 3 3 3 9

2. Belum adanya sharing data

dan printer antar computer 2 3 3 8

3.

Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan

4 4 4 12

4. Tata letak inventaris kantor

yang kurang rapi 2 3 3 8

Dari Tabel 3.1, diketahui core issue atau isu utama yaitu “sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan” dengan total skor sebanyak 12

(17)

10 (duabelas) poin. Selanjutnya, akan dicari solusi pemecahan masalah dari isu tersebut agar tidak berkembang dan menjadi lebih parah.

3.2 Gagasan Pemecahan Isu

Berdasarkan core issue yang telah didapatkan yaitu “sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan”, gagasan pemecahan masalah yang dapat diterapkan untuk menanggulanginya adalah “Peningkatan Pengelolaan Arsip Laporan Paket Pekerjaan pada Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase”. Dari gagasan ini, selanjutnya dikembangkan menjadi beberapa kegiatan yang nantinya akan menjadi output berupa pengorganisiran arsip laporan paket pekerjaan dan pembuatan index yang terdigitalisasi, termasuk dengan penyimpanan online agar dapat diakses dengan mudah.

3.3 Matriks Rancangan Aktualisasi

Gagasan pemecahan dari core issue yang telah diangkat direalisasikan menjadi serangkaian kegiatan yang diaplikasikan secara nyata. Tahapan-tahapan kegiatan yang telah dilakukan pada kegiatan aktualisasi dapat dilihat pada Tabel 3.2.

(18)

11 Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi

(Sumber: Olahan pribadi)

Unit Kerja : Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Identifikasi Isu : 1. Terjadinya penumpukan surat masuk.

2. Belum adanya sharing data dan printer antar komputer.

3. Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan.

4. Kurang rapinya tata letak inventaris kantor.

Isu yang Diangkat : Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan dikarenakan kurang teraturnya tata perletakan arsip laporan.

Gagasan Pemecahan Isu : Pengelolaan Arsip Laporan Paket Pekerjaan di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase

NO KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT/HASIL

KETERKAITAN SUBSTANSI MATA

PELATIHAN

KONTRIBUSI TERHADAP VISI DAN MISI

ORGANISASI

PENGUASAAN ORGANISASI 1. Berkoordinasi dengan Kasubdit

GPD tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan yang sudah selesai dan pembuatan indeks penyimpanan arsip.

Membuat janji dengan Kasubdit. - Jadwal bertemu dengan Kasubdit;

- Izin dan

rekomendasi Kasubdit.

Akuntabilitas

(bertanggung jawab), Nasionalisme (saling menghormati), Etika Publik (menghormati).

Pengelolaan arsip laporan mendukung Misi Kemen- terian Pekerjaan

Umum dan

Perumahan Rakyat khususnya misi ke-7 yaitu

Integritas (menjunjung tinggi kejujuran dalam melaksanakan amanah yang telah diemban), Profesional (memiliki komitmen untuk bekerja secara Menemui dan mengkomunikasi-

kan maksud dan tujuan dengan sopan dan jelas kepada Kasubdit.

2. Mempelajari peraturan-peraturan tentang tata pengelolaan arsip yang ada di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

Mencari peraturan-peraturan yang terkait dengan tata pengelolaan arsip.

- Resume peraturan terkait tata pengelolaan arsip.

(target: 2 resume peraturan)

Akuntabilitas (ber- tanggungjawab), Etika Publik (cermat, taat pada peraturan), dan Anti Korupsi (peduli).

Mempelajari peraturan tentang tata pengelolaan arsip.

(19)

12 Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi (Lanjutan)

PELATIHAN

ORGANISASI

PENGUASAAN ORGANISASI 3. Berkoordinasi dengan sekertaris

dan/atau pegawai yang memiliki wewenang dalam sistem pengarsipan di lingkungan kerja tersebut.

Membuat janji dengan sekertaris dan/atau pegawai terkait.

- Jadwal bertemu dengan sekertaris dan/atau pegawai terkait;

- Mendapatkan akses arsip laporan paket pekerjaan.

Akuntabilitas

(bertanggung jawab), Nasionalisme (saling menghormati), dan Etika Publik (hormat dan sopan).

“Menyelenggara kan dukungan manajemen fungsional dan sumber daya akuntabel dan kompeten, terintegrasi serta inovatif dengan menerapkan prinsip-prinsip Good

Governance”.

optimal, efektif, dan efisien), Orientasi Misi, dan Visioner (mampu

mengejar perkembangan jaman dengan mempermudah akses arsip laporan).

Menemui dan mengkomunikasikan maksud dan tujuan dengan sopan dan jelas kepada sekertaris dan/atau pegawai terkait.

4. Menyediakan tempat untuk penataan arsip laporan paket- paket pekerjaan.

Merapikan lemari yang terisi penuh dan kurang teratur.

- Tersedianya lemari tempat penyimpanan arsip.

Etika Publik (bertanggung jawab), Komit- men Mutu (efisiensi), dan Anti Korups (sederhana)

Menyingkirkan arsip yang tidak terpakai.

5. Mengelola arsip laporan paket- paket pekerjaan.

Mengumpulkan arsip laporan paket-paket pekerjaan

- Terorganisirnya arsip laporan paket pekerjaan sesuai dengan daftar penomorannya.

(target : 1 paket pekerjaan/50 laporan)

Akuntabilitas (konsistensi indeks penomoran dengan fisik laporan), Etika Publik (disiplin), Komitmen Mutu (efektif & efisien), dan Anti Korupsi (bertanggung jawab) Membuat indeks penomoran

sederhana.

Menyusun arsip laporan paket- paket pekerjaan

Melakukan update tabel daftar penomoran secara berkala.

(20)

13 Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi (Lanjutan)

PELATIHAN

ORGANISASI

PENGUASAAN ORGANISASI 6. Membuat penyimpanan digital

dari arsip laporan paket-paket pekerjaan.

Membuat table indeks penyimpanan digital sebagai cadangan penyimpanan arsip laporan.

- Indeks digital;

- File arsip laporan yang berbentuk digital;

- File arsip laporan sudah diunggah.

(target : 1 paket pekerjaan)

Akuntabilitas (konsistensi), Etika Publik (disiplin), Komitmen Mutu (inovasi), dan Anti Korupsi (bertanggung jawab).

Melakukan scanning.

Mengunggah file hasil scan ke ruang penyimpanan digital.

7. Sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan paket- paket pekerjaan.

Membuat konsep dan desain poster tentang pengelolaan arsip.

- Poster (target : 1 poster)

Akuntabilitas (partisipatif), Etika Publik (bertanggung jawab), Manajemen ASN (meningkatkan kompetensi pegawai).

Mencetak poster yang telah dibuat.

Menempel poster-poster di Subdit GPD.

Menyebarkan kuesioner ke pegawai yang ada di Subdit GPD

(21)

14 BAB 4

PELAKSANAAN AKTUALISASI

4.1 Deskripsi Kegiatan Aktualisasi

Untuk mendukung gagasan pemecahan isu yang telah dijabarkan sebelumnya, diketahui terdapat 7 (tujuh) kegiatan yang harus dilaksanakan. Kegiatan-kegiatan tersebut telah dilaksanakan dengan pelaksanaan masing-masing kegiatan antara lain sebagai berikut :

4.1.1 Kegiatan 1

Nama Kegiatan : Berkoordinasi dengan Kasubdit GPD tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan yang sudah selesai dan pembuatan index penyimpanan arsip

Waktu Kegiatan : 15 Oktober 2018

Output Kegiatan : Jadwal bertemu, izin, dan rekomendasi dari Kasubdit GPD

Tahapan Kegiatan :

1. Membuat janji dengan Kasubdit terkait.

Untuk dapat menemui Kasubdit GPD, diperlukan pembuatan janji terlebih dahulu. Diawali dengan menemui Sekertaris dan mengutarakan maksud dan tujuan menemui Kasubdit GPD.

Selanjutnya, dapat membuat janji untuk bertemu dengan Kasubdit GPD pada Sekertaris.

2. Menemui dan mengkomunikasikan maksud dan tujuan dengan sopan dan jelas kepada Kasubdit terkait.

Bertemu dengan Kasubdit GPD pada waktu dan tempat yang telah ditentukan sebelumnya. Kemudian mengutarakan tentang rencana kegiatan aktualisasi yang telah diseminarkan dan penerapannya yang akan mengambil tempat di Subdit GPD.

4.1.2 Kegiatan 2

Nama Kegiatan : Mempelajari peraturan-peraturan tentang tata pengelolaan arsip yang ada di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Waktu Kegiatan : 16 – 19 Oktober 2018

Output Kegiatan : Resume peraturan terkait tata pengelolaan arsip (target: 3 resume peraturan)

Tahapan Kegiatan :

1. Mencari peraturan-peraturan yang terkait dengan tata pengelolaan arsip.

Sebelum memulai kegiatan aktualisasi, perlu diketahui landasan aturan tentang kegiatan pengorganisiran arsip-arsip yang ada di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

(22)

15 2. Mempelajari peraturan tentang tata pengelolaan arsip.

Peraturan-peraturan yang sudah didapatkan kemudian dibaca dan dipahami dengan membuat resumenya.

4.1.3 Kegiatan 3

Nama Kegiatan : Berkoordinasi dengan sekertaris dan/atau pegawai yang memiliki wewenang dalam sistem pengarsipan di lingkungan kerja tersebut.

Output Kegiatan : Jadwal bertemu sekertaris dan/atau pegawai terkait, dan akses arsip laporan pekerjaan.

Tahapan Kegiatan :

1. Membuat janji dengan sekertaris dan/atau pegawai terkait untuk bertemu dan berdiskusi perihal kegiatan aktualisasi yang akan dilaksanakan di Subdit GPD.

2. Menemui dan mengkomunikasikan maksud dan tujuan dengan sopan dan jelas kepada sekertaris dan/atau pegawai terkait.

Bertemu dengan sekertaris dan/atau pegawai terkait pada waktu dan tempat yang telah ditentukan sebelumnya. Kemudian mengutarakan tentang rencana kegiatan aktualisasi yang telah diseminarkan dan penerapannya yang akan mengambil tempat di Subdit GPD, serta meminta izin akses untuk merapikan arsip-arsip laporan yang ada.

4.1.4 Kegiatan 4

Nama Kegiatan : Menyediakan tempat untuk penataan arsip laporan paket-paket pekerjaan

Output Kegiatan : Tersedianya ruangan di lemari tempat penyimpanan arsip

Tahapan Kegiatan :

1. Merapikan lemari yang terisi penuh dan kurang teratur.

Untuk menyusun arsip-arsip laporan diperlukan tempat penyimpanan, di mana didapatkan dengan merapikan lemari yang sudah tersedia dan terisi oleh berkas-berkas lain.

2. Menyingkirkan arsip tidak terpakai.

Lemari yang penuh dapat dikosongkan dengan cara memilah berkas- berkas sesuai dengan kategorinya.

4.1.5 Kegiatan 5

Nama Kegiatan : Mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan Waktu Kegiatan : 31 Oktober – 13 November 2018

Output Kegiatan : Terorganisirnya arsip laporan paket-paket pekerjaan sesuai dengan daftar penomorannya.

Tahapan Kegiatan :

1. Mengumpulkan arsip laporan paket-paket pekerjaan.

Setiap laporan dari paket-paket pekerjaan yang ada dikumpulkan dan dibuat tabel untuk mencatat setiap laporan yang ada.

(23)

16 2. Membuat indeks penomoran sederhana.

Dari masing-masing laporan yang telah terdaftar kemudian dibuat indeks penomoran sederhana berupa nomor panggil untuk masing- masing dokumen. Nomor panggil dicetak pada kertas HVS berwarna untuk kemudian dipotong dan tempelkan pada laporan.

3. Menyusun arsip laporan paket-paket pekerjaan.

Arsip-arsip laporan yang sudah diberi nomor panggil, disusun berdasarkan urutan dan dikelompokan ke dalam masing-masing kategori yang telah dibuat.

4. Melakukan update tabel daftar penomoran secara berkala.

Untuk laporan yang baru saja terkumpul agar diberikan nama panggil dan dimasukan ke dalam tabel daftar penomoran, kemudian dapat disusun dan dimasukan ke dalam lemari yang sesuai.

4.1.6 Kegiatan 6

Nama Kegiatan : Membuat penyimpanan digital dari arsip laporan paket-paket pekerjaan

Waktu Kegiatan : 7 – 13 November 2018

Output Kegiatan : Indeks digital dan soft file laporan yang telah terunggah dalam penyimpanan digital.

Tahapan Kegiatan :

1. Membuat tabel indeks penyimpanan digital sebagai cadangan penyimpanan arsip laporan.

Daftar arsip-arsip laporan yang telah diberikan nomor panggil kemudian dibuat salinan digitalnya melalui media Google Sheets untuk mempermudah akses untuk pencarian arsip.

2. Melakukan scanning.

Arsip-arsip laporan yang telah diberikan nama panggil kemudian dibuat versi digitalnya dengan melakukan scanning. Hasilnya berupa berkas digital dengan format PDF.

3. Mengunggah file hasil scan ke penyimpanan digital.

Berkas (file) digital yang ada kemudian diunggah ke dalam penyimpanan digital dengan media Google Drive untuk mempermudah akses arsip-arsip laporan.

4.1.7 Kegiatan 7

Nama Kegiatan : Sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan

Waktu Kegiatan : 13 – 14 November 2018 Output Kegiatan : Poster

Tahapan Kegiatan :

1. Membuat konsep dan desain poster tentang pengelolaan arsip.

Kegiatan sosialisasi diwujudkan dengan pembuatan poster mengenai pentingnya pengelolaan arsip laporan.

2. Mencetak poster yang telah dibuat.

Poster yang telah dibuat kemudian dicetak dengan ukuran A4.

3. Menempel poster di lingkungan Subdit GPD.

Poster yang telah dicetak selanjutnya ditempel di lingkungan Subdit

(24)

17 GPD agar dapat diketahui oleh staf Subdit GPD.

4.2 Uraian Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat

Kegiatan pelaksanaan aktualisasi dilaksanakan dalam waktu 23 (dua puluh tiga) hari kalender yang dimulai pada tanggal 15 Oktober 2018 sampai dengan 14 November 2018. Uraian teknik aktualisasi, hambatan, dan manfaat yang didapat selama kegiatan aktualisasi dapat dilihat pada Tabel 4.1.

(25)

18 Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat

Unit Kerja : Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Identifikasi Isu : 1. Terjadinya penumpukan surat masuk.

2. Belum adanya sharing data dan printer antar komputer.

3. Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan.

4. Kurang rapinya tata letak inventaris kantor.

Isu yang Diangkat : Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan dikarenakan kurang teraturnya tata perletakan arsip laporan.

Gagasan Pemecahan Isu : Pengelolaan Arsip Laporan Paket Pekerjaan di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase

NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI

& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT

1. Berkoodinasi dengan Kepala Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan yang sudah selesai dan pembuatan indeks penyimpanan arsip.

Penulis menghubungi Ibu Syarifah Huzaimah (sekertaris) dengan sopan santun serta menyampaikan dengan jelas maksud dan tujuan menemui Bapak Ir. Sugeng Gunadi (Kasubdit GPD). Setelah dikonfirmasi oleh Ibu Syarifah bahwa Kasubdit GPD dapat ditemui, penulis memasuki Ruang Kasubdit dan bertemu dengan Bapak Sugeng. Diskusi dimulai dari penulis yang mengutarakan maksud dan tujuan menemui Kasubdit, setelahnya penulis menjelasakan perihal kegiatan pengelolaan arsip laporan paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD. Penulis menghormati dan menerima masukan dari Kasubdit, serta berencana melaksanakannya sesuai dengan arahan sebagai bentuk tanggung jawab.

- Mendapat masukan dan dukungan dari Kasubdit GPD sehingga kegiatan aktualisasi dapat langsung dilaksanakan.

(26)

19 Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat (Lanjutan)

2. Mempelajari peraturan- peraturan tentang tata pengelolaan arsip yang ada di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

Sebelum melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip laporan, penulis mencari ladasan peraturan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip laporan di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Penulis mencari setiap peraturan yang ada dengan cermat. Peraturan-peraturan yang terkait kemudian dipelajari sebagai bentuk kepedulian dan taat pada peraturan.

Peraturan yang didapat kemudian diringkas sebagai bentuk tanggung jawab.

- Menambah pengetahuan

tentang tata pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian PUPR sehingga membantu pelaksanaan aktualisasi yang sesuai dengan aturan yang berlaku.

3. Berkoordinasi dengan sekertaris dan/atau pegawai yang memiliki wewenang dalam sistem

pengarsipan di

lingkungan kerja tersebut.

Penulis menemui Ibu Rina Kumalasari, S.T., M.T. selaku Kepala Seksi Perkerasan Jalan dan Drainase di Subdit GPD untuk membuat janji dengan sopan santun serta menyampaikan dengan jelas maksud dan tujuan. Seteleh Ibu Rina dapat ditemui, penulis memulai diskusi dengan menjelasakan perihal kegiatan pengelolaan arsip laporan paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD. Penulis menghormati dan menerima masukan dari Ibu Rina, serta berencana melaksanakannya sesuai dengan arahan sebagai bentuk tanggung jawab. Selain itu, penulis juga meminta izin untuk mengurus arsip laporan yang terkumpul dari tiap-tiap paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD.

- Mendapat masukan dan dukungan dari Ibu Rina selaku Kepala Seksi Perkerasan dan Drainase, Subdit GPD, sehingga kegiatan aktualisasi dapat langsung dilaksanakan.

(27)

4. Menyediakan tempat untuk penataan arsip laporan paket-paket pekerjaan.

Untuk meletakan arsip-arsip laporan dari paket-paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD diperlukan tempat penyimpanan.

Pengadaan lemari dilakukan secara sederhana yaitu merapikan lemari yang sudah tersedia dan terisi penuh. Arsip-arsip yang sudah tidak terpakai disatukan dan disimpan demi efisiensi ruangan penyimpanan. Dengan bertanggung jawab, arsip yang masih terpakai dirapikan kembali ke dalam lemari dan dirapikan.

- Mendapatkan ruang

penyimpanan untuk arsip-arsip yang baru dan membuat ruangan lebih rapi.

5. Mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan.

Arsip-arsip laporan paket pekerjaan yang sudah selesai, dikumpulkan. Setelah itu penulis membuat tabel dengan media Google Sheets yang diisi dengan judul-judul laporan. Tiap-tiap laporan yang ada diberikan nomor panggil yang sesuai dengan kategori paket pekerjaan. Pada tabel indeks, nomor panggil juga dituliskan sesuai dengan yang dituliskan pada fisik laporan, harus ada konsistensi antara indeks penomoran dengan fisik laporan.

Laporan yang sudah diberi nomor panggil kemudian disusun pada tempatnya dengan diurutkan sesuai dengan nomor panggil agar pencarian arsip menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien. Penulis bertanggung jawab untuk secara disiplin melakukan update tabel indeks penomoran secara berkala jika ada laporan yang masuk.

Ketidakseragaman bentuk penjilidan menyebab- kan beberapa arsip laporan paket pekerjaan dijilid spiral. Hal ini menyebab- kan kesulitan dalam melakukan penempelan nomor panggil. Selain itu, laporan dalam satu paket pekerjaan belum seluruh- nya lengkap dikumpulkan.

Arsip laporan yang ada menjadi lebih rapi dan mempermudah proses pencarian arsip.

(28)

6. Membuat penyimpanan digital dari arsip laporan paket-paket pekerjaan.

Penulis berinovasi melakukan penyimpanan arsip-arsip digital laporan yang ada di Subdit GPD. Arsip laporan disimpan pada media Google Drive dengan dikelompokan ke dalam folder Geomterik, Perkerasan, dan Drainase sesuai dengan bidang pekerjaannya. Penulis bertanggung jawab untuk menyalin arsip laporan yang ada di dalam CD dan mengunggahnya ke Google Drive. Kegiatan ini dilaksanakan secara disiplin dan konsisten terhadap setiap laporan yang masuk.

Beberapa arsip digital yang diberikan masih dalam format document sehingga Penulis harus merubahnya menjadi format pdf.

Mempermudah pencarian terhadap arsip digital dan mengurangi resiko rusaknya arsip digital.

7. Sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan.

Serangkaian kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan kemudian disosialisasikan kepada seluruh staf yang ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase. Sosialisasi ini dilaksanakan dengan membuat poster dan kemudian ditempelkan di lingkungan Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase. Staf diajak menjadi lebih partisipatif dan bertanggung jawab dalam mengelola arsip laporan. Dengan sosialisasi ini juga nantinya akan meningkatkan kompetensi pegawai dalam mengelola arsip laporan.

- Meningkatkan kesadaran staf di Subdirektorat Geometerik, Perkerasan, dan Drainase tentang pentingnya pengelolaan arsip laporan.

(29)

22 BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dari pelaksanaan kegiatan aktualisasi yang telah dikerjakan selama 23 (dua puluh tiga) hari kalender, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Sebelum melaksanakan kegiatan aktualisasi, penting untuk memahami peraturan-peraturan terkait tata pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat;

2. Pelaksanaan kegiatan aktualisasi harus menyesuaikan dengan kondisi yang ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase sehingga diperlukan beberapa penyesuaian terhadap tahapan-tahapan kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya;

3. Tersedianya penyimpanan digital dari arsip-arsip laporan bermanfaat untuk menghindari terjadinya kerusakan terhadap arsip digital yang ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan rangkaian kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, agar kegiatan dapat dilaksanakan seterusnya maka diperlukan staf yang bertugas khusus untuk melaksanakan pengelolaan arsip laporan termasuk memberikan nama panggil, memperbarui indeks arsip, dan mengunggah berkas digital ke penyimpanan digital yang telah dibuat.

(30)

23 DAFTAR PUSTAKA

Gerintya, Scholastica. 2017. Ada 4,37 Juta Orang Bekerja Sebagai PNS, Efektifkah?. Jakarta: Tirto.id. Diakses pada 1 Agustus 2018.

(https://tirto.id/ada-437-juta-orang-bekerja-sebagai-pns-efektifkah-ctmX) GovData360. 2016. Government Effectiveness. The World Bank. Diakses pada 1

Agustus 2018.

(https://govdata360.worldbank.org/indicators/h1c9d2797?country=IDN&in dicator=388&countries=MYS,SGP&viz=line_chart&years=2012,2016) Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. 2016. Peraturan Menteri

Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 23/PRT/M/2016 tentang Penyelenggaraan Arsip Dinamis Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

Kementerian Pekerjaan Umum. 2007. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 38/PRT/M/2007 tentang Pola Klasifikasi Arsip Departemen Pekerjaan Umum.

Presiden Republik Indonesia. 2010. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025.

(31)

L A M P I R A N

(32)

DOKUMENTASI KEGIATAN

NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI

1. Berkoodinasi dengan Kepala Subdirektorat Geometrik, Perkeras- an, dan Drainase tentang pengelolaan arsip laporan paket- paket pekerjaan yang sudah selesai dan pembuatan indeks penyimpanan arsip.

2. Mempelajari peraturan-peraturan tentang tata pengelolaan arsip yang ada di Kementerian

Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

(33)

3. Berkoordinasi dengan sekertaris dan/atau

pegawai yang

memiliki wewenang

dalam sistem

pengarsipan di lingkungan kerja tersebut.

4. Menyediakan tempat untuk penataan arsip laporan paket-paket pekerjaan.

(34)

5. Mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan.

6. Membuat penyimpanan digital dari arsip laporan paket- paket pekerjaan.

(35)

7. Sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan.

(36)

OUTPUT KEGIATAN 1 : IZIN DAN REKOMENDASI KASUBDIT

Kegiatan 1 (satu) yaitu berkoodinasi dengan Kepala Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan yang sudah selesai dan pembuatan indeks penyimpanan arsip.

(37)

OUTPUT KEGIATAN 2 : RESUME

Kegiatan 2 (dua) yaitu mempelajari peraturan-peraturan tentang tata pengelolaan arsip yang ada di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

(38)

OUTPUT KEGIATAN 5 : ARSIP BERLABEL NOMOR PANGGIL

Kegiatan 5 (lima) yaitu mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan.

(39)

OUTPUT KEGIATAN 6 : ARSIP DIGITAL DAN PENYIMPANANNYA

Kegiatan 6 (enam) yaitu membuat penyimpanan digital dan mengunggah arsip digital laporan paket-paket pekerjaan. Dapat diakses pada alamat website bit.ly/ARSIPGPD2018.

(40)

OUTPUT KEGIATAN 7 : POSTER

Kegiatan 7 (tujuh) yaitu sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan paket- paket pekerjaan.