BAB 4 PELAKSANAAN AKTUALISASI
4.2 Uraian Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat
Kegiatan pelaksanaan aktualisasi dilaksanakan dalam waktu 23 (dua puluh tiga) hari kalender yang dimulai pada tanggal 15 Oktober 2018 sampai dengan 14 November 2018. Uraian teknik aktualisasi, hambatan, dan manfaat yang didapat selama kegiatan aktualisasi dapat dilihat pada Tabel 4.1.
18 Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat
(Sumber: Olahan pribadi)
Unit Kerja : Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Identifikasi Isu : 1. Terjadinya penumpukan surat masuk.
2. Belum adanya sharing data dan printer antar komputer.
3. Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
4. Kurang rapinya tata letak inventaris kantor.
Isu yang Diangkat : Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan dikarenakan kurang teraturnya tata perletakan arsip laporan.
Gagasan Pemecahan Isu : Pengelolaan Arsip Laporan Paket Pekerjaan di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI
& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT
1. Berkoodinasi dengan Kepala Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan yang sudah selesai dan pembuatan indeks penyimpanan arsip.
Penulis menghubungi Ibu Syarifah Huzaimah (sekertaris) dengan sopan santun serta menyampaikan dengan jelas maksud dan tujuan menemui Bapak Ir. Sugeng Gunadi (Kasubdit GPD). Setelah dikonfirmasi oleh Ibu Syarifah bahwa Kasubdit GPD dapat ditemui, penulis memasuki Ruang Kasubdit dan bertemu dengan Bapak Sugeng. Diskusi dimulai dari penulis yang mengutarakan maksud dan tujuan menemui Kasubdit, setelahnya penulis menjelasakan perihal kegiatan pengelolaan arsip laporan paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD. Penulis menghormati dan menerima masukan dari Kasubdit, serta berencana melaksanakannya sesuai dengan arahan sebagai bentuk tanggung jawab.
- Mendapat masukan dan dukungan dari Kasubdit GPD sehingga kegiatan aktualisasi dapat langsung dilaksanakan.
19 Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat (Lanjutan)
(Sumber: Olahan pribadi)
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI
& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT
2. Mempelajari peraturan-peraturan tentang tata pengelolaan arsip yang ada di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
Sebelum melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip laporan, penulis mencari ladasan peraturan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip laporan di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Penulis mencari setiap peraturan yang ada dengan cermat. Peraturan-peraturan yang terkait kemudian dipelajari sebagai bentuk kepedulian dan taat pada peraturan.
Peraturan yang didapat kemudian diringkas sebagai bentuk tanggung jawab.
- Menambah pengetahuan
tentang tata pengelolaan arsip di lingkungan
3. Berkoordinasi dengan sekertaris dan/atau pegawai yang memiliki wewenang dalam sistem
pengarsipan di
lingkungan kerja tersebut.
Penulis menemui Ibu Rina Kumalasari, S.T., M.T. selaku Kepala Seksi Perkerasan Jalan dan Drainase di Subdit GPD untuk membuat janji dengan sopan santun serta menyampaikan dengan jelas maksud dan tujuan. Seteleh Ibu Rina dapat ditemui, penulis memulai diskusi dengan menjelasakan perihal kegiatan pengelolaan arsip laporan paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD. Penulis menghormati dan menerima masukan dari Ibu Rina, serta berencana melaksanakannya sesuai dengan arahan sebagai bentuk tanggung jawab. Selain itu, penulis juga meminta izin untuk mengurus arsip laporan yang terkumpul dari tiap-tiap paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD.
- Mendapat masukan dan
20 Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat (Lanjutan)
(Sumber: Olahan pribadi)
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI
& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT
4. Menyediakan tempat untuk penataan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Untuk meletakan arsip-arsip laporan dari paket-paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD diperlukan tempat penyimpanan.
Pengadaan lemari dilakukan secara sederhana yaitu merapikan lemari yang sudah tersedia dan terisi penuh. Arsip-arsip yang sudah tidak terpakai disatukan dan disimpan demi efisiensi ruangan penyimpanan. Dengan bertanggung jawab, arsip yang masih terpakai dirapikan kembali ke dalam lemari dan dirapikan.
- Mendapatkan ruang
penyimpanan untuk arsip-arsip yang baru dan membuat ruangan lebih rapi.
5. Mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Arsip-arsip laporan paket pekerjaan yang sudah selesai, dikumpulkan. Setelah itu penulis membuat tabel dengan media Google Sheets yang diisi dengan judul-judul laporan. Tiap-tiap laporan yang ada diberikan nomor panggil yang sesuai dengan kategori paket pekerjaan. Pada tabel indeks, nomor panggil juga dituliskan sesuai dengan yang dituliskan pada fisik laporan, harus ada konsistensi antara indeks penomoran dengan fisik laporan.
Laporan yang sudah diberi nomor panggil kemudian disusun pada tempatnya dengan diurutkan sesuai dengan nomor panggil agar pencarian arsip menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien. Penulis bertanggung jawab untuk secara disiplin melakukan update tabel indeks penomoran secara berkala jika ada laporan yang masuk.
Ketidakseragaman ben-tuk penjilidan menyebab-kan beberapa arsip lapor-an paket pekerjalapor-an dijilid spiral. Hal ini menyebab-kan kesulitan dalam me-lakukan penempelan no-mor panggil. Selain itu, laporan dalam satu paket pekerjaan belum seluruh-nya lengkap dikum-pulkan.
Arsip laporan yang ada menjadi lebih rapi dan mempermudah proses pencarian arsip.
21 Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat (Lanjutan)
(Sumber: Olahan pribadi)
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI
& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT
6. Membuat penyimpanan digital dari arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Penulis berinovasi melakukan penyimpanan arsip-arsip digital laporan yang ada di Subdit GPD. Arsip laporan disimpan pada media Google Drive dengan dikelompokan ke dalam folder Geomterik, Perkerasan, dan Drainase sesuai dengan bidang pekerjaannya. Penulis bertanggung jawab untuk menyalin arsip laporan yang ada di dalam CD dan mengunggahnya ke Google Drive. Kegiatan ini dilaksanakan secara disiplin dan konsisten terhadap setiap laporan yang masuk.
Beberapa arsip digital yang diberikan masih dalam format document sehingga Penulis harus merubahnya menjadi format pdf.
Mempermudah pencarian terhadap arsip digital dan mengurangi resiko rusaknya arsip digital.
7. Sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Serangkaian kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan kemudian disosialisasikan kepada seluruh staf yang ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase. Sosialisasi ini dilaksanakan dengan membuat poster dan kemudian ditempelkan di lingkungan Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase. Staf diajak menjadi lebih partisipatif dan bertanggung jawab dalam mengelola arsip laporan. Dengan sosialisasi ini juga nantinya akan meningkatkan kompetensi pegawai dalam mengelola arsip laporan.
- Meningkatkan kesadaran staf di Subdirektorat Geometerik, Perkerasan, dan Drainase tentang pentingnya pengelolaan arsip laporan.
22 BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dari pelaksanaan kegiatan aktualisasi yang telah dikerjakan selama 23 (dua puluh tiga) hari kalender, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sebelum melaksanakan kegiatan aktualisasi, penting untuk memahami peraturan-peraturan terkait tata pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat;
2. Pelaksanaan kegiatan aktualisasi harus menyesuaikan dengan kondisi yang ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase sehingga diperlukan beberapa penyesuaian terhadap tahapan-tahapan kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya;
3. Tersedianya penyimpanan digital dari arsip-arsip laporan bermanfaat untuk menghindari terjadinya kerusakan terhadap arsip digital yang ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan rangkaian kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, agar kegiatan dapat dilaksanakan seterusnya maka diperlukan staf yang bertugas khusus untuk melaksanakan pengelolaan arsip laporan termasuk memberikan nama panggil, memperbarui indeks arsip, dan mengunggah berkas digital ke penyimpanan digital yang telah dibuat.
23 DAFTAR PUSTAKA
Gerintya, Scholastica. 2017. Ada 4,37 Juta Orang Bekerja Sebagai PNS, Efektifkah?. Jakarta: Tirto.id. Diakses pada 1 Agustus 2018.
(https://tirto.id/ada-437-juta-orang-bekerja-sebagai-pns-efektifkah-ctmX) GovData360. 2016. Government Effectiveness. The World Bank. Diakses pada 1
Agustus 2018.
(https://govdata360.worldbank.org/indicators/h1c9d2797?country=IDN&in dicator=388&countries=MYS,SGP&viz=line_chart&years=2012,2016) Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. 2016. Peraturan Menteri
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 23/PRT/M/2016 tentang Penyelenggaraan Arsip Dinamis Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
Kementerian Pekerjaan Umum. 2007. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 38/PRT/M/2007 tentang Pola Klasifikasi Arsip Departemen Pekerjaan Umum.
Presiden Republik Indonesia. 2010. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025.
L A M P I R A N
DOKUMENTASI KEGIATAN
NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI
1. Berkoodinasi dengan Kepala Subdirektorat Geometrik, Perkeras-an, dan Drainase tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan yang sudah selesai dan pembuatan indeks penyimpanan arsip.
2. Mempelajari per-aturan-peraturan ten-tang tata pengelolaan arsip yang ada di Kementerian
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI
3. Berkoordinasi dengan sekertaris dan/atau
pegawai yang
memiliki wewenang
dalam sistem
pengarsipan di lingkungan kerja tersebut.
4. Menyediakan tempat untuk penataan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI
5. Mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan.
6. Membuat penyim-panan digital dari arsip laporan paket-paket pekerjaan.
NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI
7. Sosialisasi penting-nya pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
OUTPUT KEGIATAN 1 : IZIN DAN REKOMENDASI KASUBDIT
Kegiatan 1 (satu) yaitu berkoodinasi dengan Kepala Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan yang sudah selesai dan pembuatan indeks penyimpanan arsip.
OUTPUT KEGIATAN 2 : RESUME
Kegiatan 2 (dua) yaitu mempelajari peraturan-peraturan tentang tata pengelolaan arsip yang ada di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
OUTPUT KEGIATAN 5 : ARSIP BERLABEL NOMOR PANGGIL
Kegiatan 5 (lima) yaitu mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan.
OUTPUT KEGIATAN 6 : ARSIP DIGITAL DAN PENYIMPANANNYA
Kegiatan 6 (enam) yaitu membuat penyimpanan digital dan mengunggah arsip digital laporan paket-paket pekerjaan. Dapat diakses pada alamat website bit.ly/ARSIPGPD2018.
OUTPUT KEGIATAN 7 : POSTER
Kegiatan 7 (tujuh) yaitu sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan.