KSM LINGKUNGAN
2. Tujuan dilakuan administrasi KSM secara tertib
Dengan pencatatan yang tertib dan kemudian menghimpun atau mengarsipkannya maka akan dapat digambarkan kembali proses-proses yang telah dilalui dan dilakukan KSM/PANITIA, sehingga apabila pada suatu saat dibutuhkan dapat dibuka kembali.
Tujuan dilaksanakannya administrasi KSM/PANITIA adalah untuk :
a. Keterbukaan; dengan adanya pencatatan atas setiap kegiatan, dan hasil pencatatan tersebut dapat diketahui oleh semua pihak, maka akan sangat kecil sekali kemungkinan untuk menyembunyikan sesuatu, sebab semua kejadian sudah tercatat dalam formulir administrasi.
b. Menghindari pertentangan; konflik dalam suatu organisasi biasanya terjadi karena adanya kesalahpahaman, sedangkan salah paham terjadi karena adanya perbedaan informasi di antara pihak-pihak yang berselisih tersebut. Perbedaan informasi tersebut dapat diperkecil atau bahkan dihilangkan dengan adanya pencatatan/administrasi.
c. Alat monitoring; dokumen administrasi KSM/PANITIA adalah dokumen yang terbuka dalam arti siapapun pihak yang terlibat dalam kegiatan yang sedang berjalan, berhak untuk mengetahui setiap kejadian ataupun kesepakatan yang telah dibuat bersama.
d. Bahan penyusunan laporan; selama pelaksanaan kegiatan konstruksi fisik, KSM/PANITIA harus menyusun beberapa laporan secara bertahap sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat serta berdasarkan perkembangan pelaksanaan pekerjaan. Apabila pencatatan administrasi KSM/PANITIA dilakukan secara disiplin dan tertib, maka hasilnya dapat digunakan sebagai bahan penyusunan laporan. Sebagai data – data yang mempertanggungjawabkan seluruh kegiatan di lapangan, termasuk mutu pekerjaan.
Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 40 3. Bentuk-bentuk Administrasi KSM Pada Tahap Pelaksanaan
Pembangunan
Bentuk-bentuk formulir administrasi KSM/PANITIA, khusus untuk tahap konstruksi/pembangunan sarana & prasarana akan mencakup administrasi :
1). Catatan Harian Pelaksanaan Kegiatan, terdiri dari formulir berikut :
a. Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja dari Swadaya dan BLM (Form TK2) b. Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja untuk Penyediaan Material dari
Swadaya (Form TK2a);
c. Daftar Harian Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM (Form-BA1) d. Nota Penerimaan Bahan/Alat;
2). Daftar Mingguan Pelaksanaan Kegiatan, terdiri dari formulir berikut :
Administrasi Mingguan ini dapat dibuat untuk periode pelaksanaan kegiatan KSM per minggua yang mencakup :
a. Daftar Hadir Mingguan Tenaga Kerja dari Swadaya (Form-TK3a)
b. Daftar Hadir Mingguan & Pembayaran Upah Tenaga Kerja dari BLM (Form-TK3b)
c. Daftar Mingguan Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM (Form-BA2)
d. Daftar Mingguan/Dwi-Mingguan Opname Pekerjaan (Form-Opname) 3). Laporan Kegiatan yang mencakup :
a. Laporan Dwi Mingguan (dua mingguan) Kemajuan Kegiatan KSM (Form-L.Lm);
b. Laporan Akhir/Pertanggungjawaban Kegiatan KSM (Form-L.LPJ). Masing – masing jenis administrasi tersebut dapat diuraikan sebagai beriut : 1). Apa yang dimaksud dengan Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja ?
Formulir ini sangat penting untuk mengetahui siapa saja masyarakat yang bekerja dilapangan dan berapa lama bekerjanya, baik tenaga kerja dari swadaya maupun dari BLM/PNPM.
Formulir Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja Swadaya & BLM/PNPM (Form TK-2), merupakan formulir harian (dibuat setiap hari) untuk mencatat kehadiran Tenaga Kerja yang ikut melaksanakan pekerjaan konstruksi (Mandor, Tukang, Pekerja) dilapangan. Yang dimaksud tenaga kerja dari swadaya adalah tenaga kerja gotong royong atau upahnya diswadayakan (tidak langsung menerima upah dari BLM). Sedangkan tenaga kerja BLM/PNPM adalah tenaga kerja yang akan mendapat upah dari BLM/PNPM.
Formulir ini sangat penting, khususnya untuk mendukung kebenaran pembayaran tenaga kerja BLM/PNPM (sumber utama pembukuan keuangan tenaga kerja-Form KSML-5, buku Ongkos Tenaga Kerja).
Khusus untuk tenaga kerja dari BLM/PNPM, hal penting yang harus diperhatikan/disosialisasikan kepada pekerja disini, bahwa khusus untuk
Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 41
jumlah HOK pekerjaan konstruksi, ini selanjutnya akan digunakan sebagai dasar untuk pembayaran upah masing-masing tenaga kerja yang bekerja melaksanakan pekerjaan konstruksi. Misalnya HOK, Ali (tukang) pada hari itu = 0,5 dan besarnya upah tukang per hari Rp. 40.000, maka besarnya Upah yang diterima Ali adalah 0,5 x Rp. 40.000, sebesar Rp. 20.000 saja. Sedangkan untuk tenaga kerja pengumpulan bahan besarnya pembayaran upah dapat dibayar sesuai volume masing-masing bahan yang dikumpulkan. Adapun Cara pengisian formulirnya adalah sebagaiberikut :
a. Sebelum tenaga kerja bersangkutan memulai kerja maka harus mengisi nama, keahlian, umur, jenis kelamin, jam mulai kerja dan apakah hari tersebut bekerja sebagai tenaga swadaya atau BLM;
b. Kemudian pada saat selesai bekerja atau hendak pulang, baru mengisi kembali jam selesai kerja, jumlah HOK dan tanda tangan;
c. Terakhir, pelaksana KSM/Panitia melakukan/melengkapi dan memeriksa kebenaran pengisian jumlah dari masing-masing tenaga kerja tersebut (baris/kolom) termasuk mengisi rekapitulasi jumlah tenaga kerja dan HOK untuk swadaya dan BLM masing-masing.
Cara Pengisian/perhitungan HOK adalah :
a. Tetapkan sesuai kebiasaan setempat mengenai lama kerja tiap hari, misalnya 6 jam per hari (tidak termasuk istirahat/makan siang). Berdasarkan Jam Kerja yang dicatat pada formulir, maka dapat diketahui jumlah jam kerja tiap tiap tenaga kerja;
b. Nilai HOK diperoleh dengan cara, jumlah jam kerja hari itu dibagi jumlah jam kerja yang ditetapkan sesuai kebiasaan setempat. Nilai HOK ini dapat berbentuk angka bulat yaitu 1 HOK (artinya tenaga kerja bekerja penuh satu hari kerja) atau berbentuk angka pecahan seperti 0,5 HOK (artinya tenaga kerja hanya bekerja setengah hari kerja saja).
Untuk pengisian jumlah HOK tiap tenaga kerja sebaiknya dilakukan oleh pelaksana kegiatan KSM supaya kebenarannya lebih terjamin.
Contoh Formulir sebagai berikut :
Penjelasan :
Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 42 K/T/P, adalah kualifikasi tenaga kerja (K=Kepala Kelompok/Mandor,
T=Tukang, P=Pekerja)
Umur/Usia, adalah umur tenaga kerja bersangkutan
Jenis kelamin, adalah jenis kelamin tenaga kerja (L=Laki-laki, P=Perempuan)
M/KM, adalah status kemampuan tenaga kerja (M=Mampu; KM=Kurang Mampu/Miskin)
Jam Kerja Mulai, adalah waktu/jam tenaga kerja mulai kerja, misalnya pukul 08.00
Jam Kerja Selesai, adalah waktu/jam tenaga kerja selesai bekerja, misalnya pukul 17.00
Hari Orang Kerja (HOK), adalah jumlah Hari Kerja dari tenaga kerja tersebut.
Sumber dana, adalah menunjukan apakah tenaga kerja pada hari tersebut bekerja sebagai tenaga Swadaya atau tenaga kerja BLM/PNPM. Isilah salah satu kolom swadaya bila dari tenaga swadaya atau kolom BLM bila dari tenaga BLM/PNPM, dengan tanda ” √ ”.
Tandatang/cap jempol, adalah tandatangan tenaga kerja bersangkutan.
Jumlah (K/T/P/L/P/M/KM) adalah jumlah masing-masing tenaga kerja (K/T/P/L/P/M/KM) pada hari itu.
2). Apa yang dimaksud dengan Daftar Harian Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM/PNPM ?
Daftar Harian Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM/PNPM (Form-BA1), adalah merupakan formulir untuk mencatat penerimaan bahan/alat yang diperoleh melalui swadaya masyarakat/pihak ketiga (pemerintah/swasta) dan yang diperoleh melalui BLM/PNPM dari pemasok/toko;
Untuk Bahan yang diterima untuk BLM/PNPM, Formulir ini sangat penting, khususnya untuk mendukung kebenaran volume dan kualitas serta pembayaran kepada pemasok/toko (sumber utama pembukuan keuangan Material/Alat-Form KSML-5, buku Material/Alat).
Formulir ini juga dibuat harian oleh KSM. Sedangkan contoh formulirnya adalah sebagai berikut :
Penjelasan:
No, adalah nomor urut pencatatan;
Hari/Tanggal, adalah Hari/Tanggal bahan/alat diterima diproyek;
Nama Donatur/Pemasok/Toko, adalah nama masyarakat/pihak
ketiga/Pemasok/Toko yang menyerahkan bahan.
Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 43 Uraian Jenis Bahan, adalah tempat mencatat nama tiap jenis bahan/alat yang
diterima;
Ukuran, adalah ukuran/dimensi sesuai tiap jenis bahan (P=Panjang, L=Lebar, T=tebal). Ukuran ini diisi bila dianggap penting seperti balok gelagar/papan jembatan, dll.
Volume dan Satuan, adalah jumlah volume dan satuan yang sesuai dari tiap jenis bahan/alat;
Sumber dana, adalah menunjukan apakah Bahan/Alat yang diterima pada hari tersebut merupakan Swadaya atau BLM/PNPM. Isilah salah satu kolom swadaya bila dari swadaya atau kolom BLM bila bahan/alat dari BLM/PNPM, dengan tanda ” √ ”.
Penting untuk diperhatikan bahwa, hendaknya formulir tersebut diisi berdasarkan tanda terima/Nota Penerimaan Bahan/Alat yang sebelumnya telah dilakukan pengecekannya (volume, kualitas) sesuai pesanan KSM, khususnya bahan/alat dari BLM/PNPM.
3). Apa yang dimaksud dengan Nota Penerimaan Bahan/Alat ?
Nota Penerimaan Bahan/Alat, merupakan surat bukti bahwa KSM/Panitia telah menerima Bahan/Alat dilokasi pekerjaan. Nota ini hendaknya dibuat/ada untuk setiap periode waktu penerimaan bahan/alat, baik bahan/alat dari swadaya maupun dari pihak toko/pemasok.
Nota ini sangat penting, terutama untuk mencocokan volume & jenis bahan/alat (kualitas) antara yang diterima dan yang dibayar sekaligus dapat menghindari kesalah pahaman yang bisa muncul dikemudian hari.
Nota ini, baik yang dibuat untuk swadaya yang diterima KSM maupun Nota pembelian dari toko selanjutnya merupakan bagaian yang tak terpisahkan dengan buku material/alat (Form KSML-4).
4). Apa yang dimaksud dengan Daftar Hadir Mingguan Tenaga Kerja dari Swadaya ?
Formulir ini merupakan Rekapitulasi Mingguan Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja dari Swadaya (Mandor, Tukang, Pekerja) yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan konstruksi. Sumber data pengisian formulir ini adalah dari data-data Formulir Daftar Hadir Harian TK Swadaya & BLM/PNPM yang telah dibuat sebelumnya (Form-TK2 untuk bagian sumber dana Swadaya). Cara pengerjaan :
a. Perhatikan bahwa pada formulir ini, data yang diperlukan hanyalah data terkait tenaga kerja swadaya saja pada Form TK2, dan tidak termasuk tenaga Kerja BLM/PNPM. Untuk BLM/PNPM akan dihitung pada formulir TK3b).
b. Kumpulkan semua Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja Swadaya & BLM/PNPM (Form-TK2) yang ada pada minggu tersebut;
Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 44
c. Mulai-lah memindahkan data yang ada pada hari pertama (misalnya hari senin), mulai no, nama, jenis tenagakerja, jenis kelamin, kemampuan, rincian HOK;
d. Kemudian diikuti oleh data hari berikutnya (hari kedua/selasa) dan seterusnya sampai semua data yang ada pada formulir hari pertama sampai ke-6 dipindahkan.
e. Hitung jumlah HOK dengan cara menjumlahkan semua nilai HOK mulai dari HOK hari pertama sampai hari ke enam/terakhir untuk masing-masing tenaga kerja.
f. Lengkapi semua data-data yang belum terisi, seperti judul dan tandatangan
Contoh Formulir-nya sebagai berikut :
Penjelasan:
No, adalah nomor urut penulisan
Nama, adalah nama tenaga kerja
K/T/P, adalah kualifikasi tenaga kerja (K=Kepala Kelompok/Mandor, T=Tukang, P=Pekerja)
Jenis kelamin, adalah jenis kelamin tenaga kerja (L=Laki-laki, P=Perempuan)
M/KM, adalah status kemampuan tenaga kerja (M=Mampu; KM=Kurang Mampu/Miskin)
Rincian HOK diisi dengan Jumlah HOK tenaga Kerja sesuai hari kerjanya. Nilai yang ditulis adalah bentuk angka. Misalnya Hari Senin (kolom Sn) = 0,5; Selasa (kolom Sl) = 1; Rabu (R) : 1, Kamis (K) : 0,5; Jumat (J) : 1, Sabtu (Sb) : 1.
Jumlah HOK, jumlah nilai HOK mulai hari pertama (Sn) sampai hari terakhir (Sb) untuk tiap tenaga;
Tandatang/cap jempol, adalah tandatangan tenaga kerja bersangkutan.
Jumlah (K/T/P/L/P/M/KM) adalah jumlah masing-masing tenaga kerja (L/P/M/KM) pada minggu bersangkutan.
Jumlah Total HOK : Jumlah HOK dari semua tenaga kerja selama minggu bersangkutan.
Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 45 5). Apa yang dimaksud dengan Daftar Hadir Mingguan & Pembayaran
Upah Tenaga Kerja dari BLM/PNPM?
Formulir Daftar Hadir Mingguan Tenaga Kerja dari BLM/PNPM (Form-TK3b), merupakan Rekapitulasi Mingguan dari Formulir Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja untuk pekerjaan konstruksi dan Perhitungan Pembayaran Upah yang diperoleh/dibayarkan kepada masing-masing tenaga kerja dari BLM/PNPM. Sumber data pengisian formulir ini adalah dari data-data Formulir Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja dari Swadaya & BLM/PNPM yang telah dibuat sebelumnya (Form-TK2 untuk bagian sumber dana BLM/PNPM). Formulir ini juga sangat diperlukan untuk memastikan besarnya pembayaran upah yang harus diterima oleh setiap tenaga kerja dari BLM/PNPM dalam satu kurun waktu atau periode mingguan. Data ini selanjutnya dipergunakan sebagai surat bukti untuk proses pembukuan Ongkos tenaga kerja BLM/PNPM (Form-KSML-5).
Cara pengerjaan :
1) Perhatikan bahwa pada formulir ini, data yang diperlukan hanyalah data terkait tenaga kerja BLM/PNPM saja dari Form TK2.
2) Kumpulkan semua Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja dari BLM (Form-TK2) yang ada pada minggu tersebut;
3) Mulai-lah memindahkan data yang ada pada hari pertama (misalnya hari senin), mulai nomor urut, nama, jenis tenagakerja, jenis kelamin, kemampuan, rincian HOK;
4) Kemudian diikuti oleh data hari berikutnya (hari kedua/selasa) dan seterusnya sampai semua data yang ada pada formulir hari pertama sampai ke-6 dipindahkan.
5) Hitung jumlah HOK dengan cara menjumlahkan semua nilai HOK mulai dari HOK hari pertama sampai hari ke enam/terakhir untuk masing-masing tenaga kerja.
6) Masukkan Harga Satuan Upah (per hari) untuk masing-masing jenis tenaga kerja, sesuai nilai yang disepakati sebelumnya;
7) Hitung Jumlah Biaya Upah dengan cara : Nilai HOK dikalikan dengan besarnya upah untuk masing-masing tenaga kerja.
Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 46
Penjelasan:
Nama, adalah nama tenaga kerja
K/T/P, adalah kualifikasi tenaga kerja (K=Kepala Kelompok/Mandor, T=Tukang, P=Pekerja)
Jenis kelamin, adalah jenis kelamin tenaga kerja (L=Laki-laki, P=Perempuan)
M/KM, adalah status kemampuan tenaga kerja (M=Mampu; KM=Kurang Mampu/Miskin)
Rincian HOK diisi dengan Jumlah HOK tenaga Kerja sesuai hari kerjanya. Nilai yang ditulis adalah bentuk angka. Misalnya Hari Senin (kolom Sn) = 0,5; Selasa (kolom Sl) = 1; Rabu (R) : 1, Kamis (K) : 0,5; dst.
Jumlah HOK, jumlah nilai HOK mulai hari pertama (Sn) sampai hari terakhir (Sb) untuk tiap tenaga, misalnya dari rincian diatas maka jumlah HOKnya = 5.
Tandatang/cap jempol, adalah tandatangan tenaga kerja bersangkutan.
Jumlah adalah jumlah total masing-masing tenaga kerja
(K/T/P/L/P/M/KM/HOK/Biaya) pada minggu bersangkutan.
6). Apa yang dimaksud dengan Daftar Mingguan Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM/PNPM ?
Seperti halnya daftar mingguan tenaga kerja sebelumnya, Daftar Mingguan Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM/PNPM (Form-BA2), adalah merupakan formulir Rekapitulasi pencatatan Penerimaan Harian bahan/alat yang diberikan melalui swadaya masyarakat/pihak ketiga (pemerintah/swasta) dan yang dari pemasok/toko untuk sumber BLM/PNPM. Formulir ini dibuat setiap minggu oleh KSM/panitia.
Kalau pada Formulir Harian Penerimaan Bahan/alat dilakukan pencatatan terhadap semua jenis bahan/alat pada satu formulir, maka pada formulir Mingguan ini dilakukan rekapitulasi pencatatan bahan berdasarkan tiap jenis bahan untuk sumber dari swadaya maupun BLM pada satu formulir. Jadi setiap Formulir dibuat hanya untuk satu jenis bahan saja.
Sumber data yang digunakan adalah data formulir harian penerimaan bahan dari swadaya & BLM/PNPM (form-BA1). Contoh formulirnya dapat dibuat sebagai berikut :
Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 47
Penjelasan:
No, adalah nomor urut pencatatan;
Tanggal, adalah tanggal bahan/alat diterima (sesuai form harian);
Nama Donatur/Pemasok/Toko/Suplier, adalah nama Donatur/Pemasok/ Toko/Suplier pihak ketiga yang menyerahkan swadaya atau pembelian;
Nomor Bukti, adalah Nomor bukti Penerimaan Bahan/Alat;
Satuan, adalah satuan volume yang sesuai Jenis Bahan/Alat yang diterima (sesuai bukti/nota);
Volume, adalah jumlah volume dari tiap jenis bahan/alat. Volume Swadaya bila bahan/alat dari swadaya dan volume untuk bila bahan/alat dari pembelian/sewa (sesuai bukti/nota);
Biaya, adalah jumlah biaya dalam rupiah dari tiap jenis bahan/alat yang dibeli/sewa melalui dana BLM/PNPM. Jumlah biaya disini ditulis sesuai jumlah volumenya sebagaimana yang tercantum di Nota pemeblian bahan/sewa alat.
Formulir ini sangat penting dipergunakan untuk alat pengendalian pembelian atau pengadaan bahan (baik volumenya atau biayanya) apakah tidak berlebih dari rencana dalam RAB.
7). Apa Yang dimaksud dengan Daftar Mingguan Opname Pekerjan ? Formulir ini penting untuk mengetahui berapa besarnya volume tiap pekerjaan yang sudah dicapai, yang selanjutnya dapat digunakan sebagai data untuk menghitung kemajuan pekerjaan pada laporan kemajuan pekerjaan pada minggu tersebut.
Daftar Mingguan Opname Pekerjaan (Form-Opname) adalah Formulir pencatatan hasil pengukuran/perhitungan dari Volume tiap jenis kegiatan yang dihasilkan selama periode satu minggu. Formulir ini dibuat oleh KSM/Panitia pada setiap akhir minggu. Agar pengukuran hasil pekerjaan tersebut akurat dan tidak menimbulkan perbedaan penafsiran dikemudian hari, maka sebaiknya KSM/Panitia pada saat melakukan pengukuran opneme ini mengundang pihak UPL dan Faskel Teknik untuk dilakukan bersama-sama. Dalam hal salah satu atau kedua-duanya dari UPL dan Faskel Teknik tidak dapat hadir, maka KSM/Panitia tetap dapat melaksanakannya sendiri.
Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 48
Penjelasan:
Uraian Pekerjaan, adalah Nama jenis kegiatan yang dikerjakan;
Satuan, adalah satuan volume yang sesuai Jenis kegiatan;
Volume, adalah jumlah volume dari tiap jenis bahan/alat;
Sketsa, Ukuran dan Perhitungan Volume, diisi dengan sketsa/gambar dari kegiatan yang dikerjakan dilapangan dengan dilengkapi ukuran-ukurannya seperti Panjang, lebar, tebal/tinggi. Kemudian tuliskan dibawah/disamping sketsa tersebut perhitungan volume pekerjaan sampai didapatkan nilainya;
Volume Yang dicapai, adalah nilai volume tiap kegiatan yang dihasilkan pada minggu tersebut. Nilai ini diperoleh dari hasil perhitungan tadi (pada sketsa).
Keterangan, diisi dengan keterangan lokasi, misalnya jalan dari sta. .... s/d sta. ... atau hal lain yang secara spesifik menunjukan lokasi pekerjaan yang diukur.