BAGIAN 2 PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBANGUNAN SARANA & PRASARANA

(1)

2 BAGIAN 2

PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBANGUNAN

SARANA & PRASARANA

(2)

KATA PENGANTAR

Kegiatan Lingkungan yang dilaksanakan melalui Kelompok Swadaya Masyarakat (KSM) merupakan salah satu bagian pelaksanaan yang didanai program PNPM Mandiri Perkotaan secara stimulan untuk mengentaskan dan memperbaiki kualitas hidup masyarakat miskin. PNPM Mandiri Perkotaan hanya menyediakan alternative kegiatan pembangunan lingkungan, namun masyarakat sendiri yang menentukan jenis dan bentuk kegiatan prasarana dan sarana agar sejalan dengan kebutuhan dalam rangka pengentasan kemiskinan.

Pelaksanaan seluruh tahapan pembangunan kegiatan prasarana dan sarana lingkungan yang meliputi perencanaan, pembangunan dan pemeliharaan perlu didukung dengan berbagai kriteria teknis sehingga dapat tepat sasaran, terlaksana dengan baik, memiliki umur kelayakan yang optimal untuk mendukung pemanfaatan sesuai dengan harapan P2KP khususnya PNPM Mandiri Perkotaan. Untuk mencapai hal tersebut maka petunjuk pelaksanaan berupa supplemen teknis pelaksanaan kegiatan prasarana dan sarana mutlak untuk diberikan, dipahami dan dilaksanakan seluruh pelaku kegiatan lingkungan. Supplemen Teknis Pelaksanaan Kegiatan Prasarana dan Sarana Lingkungan dibuat sebagai acuan bagi pelaku kegiatan lingkungan yang juga mengatur hal-hal teknis yang wajib dilaksanakan pelaku agar proses perencanaan, pelaksanaan pembangunan dan pemeliharaan berjalan baik dan tepat sasaran sesuai dengan program pengentasan kemiskinan melalui PNPM Mandiri Perkotaan.

Melalui buku Supplemen Teknis ini, diharapkan pelaksanaan kegiatan prasarana dan sarana lingkungan bagi masyarakat miskin dalam rangka program penanggulangan kemiskinan dapat dilaksanakan oleh seluruh pelaku secara efektif dan optimal.

Semoga bermanfaat

Jakarta, Agustus 2008

Direktur Jendral Cipta Karya

Departemen Pekerjaan Umum

(3)

Bagian 2 : Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana (i)

DAFTAR ISI

Daftar Isi ... (i)

I. PENDAHULUAN ...1

1.1 Maksud dan Tujuan ...1

1.2 Ruang Lingkup ...1

II. PERAN PELAKU PADA TAHAP PELAKSANAAN ...2

III. LANGKAH-LANGKAH TAHAP PELAKSANAAN KEGIATAN...5

3.1 Tahap Persiapan ...5

1. Penyiapan Organisasi Pengelola O&P ...5

2. Penajaman Rencana Kerja ...7

3. Penandatanganan SPPD-L ...8

4. Musyawarah Persiapan Pelaksanaan Konstruksi (MP2K) ...8

5. Pelatihan (Coaching) KSM ...11

6. Sosialisasi Kegiatan ...11

7. Pembuatan & Pemasangan Papan Nama Kegiatan ...11

3.2 Tahap Pelaksanaan Konstruksi ...12

1. Pencairan Dana ...12

2. Mobilisasi ...12

3. Musyawarah Pengadaan ...22

4. Praktek Kerja Lapangan (OJT) ...22

5. Pelaksanaan Konstruksi ...23

6. Supervisi Pelaksanaan Konstruksi ...26

7. Rapat Evaluasi Kemajuan Kegiatan ...28

8. Pemantauan Dampak Lingkungan ...29

9. Pembuatan Dokumentasi (50%, 100%) ...30

10. Perubahan Pekerjaan di Lapangan ...30

11. Penyelesaian Pekerjaan ...31

12. Pemeriksaan/Sertifikasi Kegiatan ...33

IV. ADMINISTRASI & PEMBUKUAN KSM LINGKUNGAN ...39

4.1 Pengertian Administrasi Kegiatan KSM...39

4.2 Tujuan Administrasi Kegiatan KSM ...39

4.3 Bentuk Administrasi Pada Tahap Pelaksanaan ...40

4.4 Laporan Kemajuan Kegiatan (Dwi-Mingguan) KSM ...48

4.5 Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan KSM ...48

4.6 Musyawarah Pertanggungjawaban Kegiatan KSM ...49

4.7 Administrasi Keuangan KSM Lingkungan ...49

4.8 Siapa Yang Melakukan Pencatatan ...54

4.9 Dimana Menyimpan Hasil Pencatatan ...55

LAMPIRAN :

1. CONTOH BENTUK SPPD-L

2. CONTOH BENTUK RENCANA KERJA & SYARAT (RKS) PENGADAAN 3. CONTOH FORMULIR SERTIFIKASI, BAP2 DAN SP3

4. CONTOH BENTUK LAPORAN DWI-MINGGUAN & LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN KSM LINGKUNGAN

(4)

Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 1

I. PENDAHULUAN

Pelaksanaan kegiatan Pembangunan sarana & prasarana merupakan kelanjutan dari tahapan persipan & perencanaan teknis kegiatan. Posisi kegiatan ini dalam siklus PNPM Mandiri Perkotaan adalah termasuk kegiatan pemanfaatan dana Bantuan Langsung Masyarakat (BLM). Sederhananya adalah tahapan ini merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh KSM dalam rangka untuk mewujudkan bangunan atau sarana & prasarana yang yang dibutuhkan sesuai dengan standar atau hasil perencanaan sebelumnya. Pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana dan prasarana, harus memperhatikan kesesuaian dari spesifikasi teknis (persyaratan teknis) agar bangunan yang dibuat lebih aman dan kuat sehingga benar-benar dapat dimanfaatkan lebih lama.

Salah satu hal penting yang perlu mendapat perhatian dari keseluruhan proses pelaksanaan pembangunan ini adalah (1). Hasil yang dicapai/Bangunan yang terwujud harus berkualitas baik, bermanfaa/berfungsi sesuai umur rencana bangunan (minimal 3 tahun) dan dipelihara secara bersama-sama oleh warga masyarakat pemakai sehingga terjadi kesinambungan manfaat dan lestari. 1. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dari buku ini adalah untuk dijadikan pegangan dalam pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana bagi KSM Lingkungan, dalam rangka memenuhi persyaratan pelaksanaan kegiatan lingkungan program PNPM Mandiri Perkotaan.

Tujuannya adalah untuk memberikan petunjuk dalam pelaksanaan kegiatan Pelaksanaan Pembangunan Sarana & Prasarana bagi KSM Lingkungan, agar memenuhi ketentuan teknis dan administrasi kegiatan sesuai dengan persyaratan kegiatan lingkungan yang telah ditetapkan program PNPM Mandiri Perkotaan.

2. RUANG LINGKUP

Buku ini mencakup maksud, tujuan, ruang lingkup, peran pelaku pada kegiatan pembangunan, Langkah-langkah pelaksanaan kegiatan tahap pelaksanaan pembangunan, Administrasi & Pembukuan KSM.

Buku ini juga sekaligus dapat digunakan sebagai pedoman teknis pelaksanaan kegiatan PAKET dan ND, khususnya kegiatan sebagaimana diuraikan dalan Bagian III, Langkah-Langkah Pelaksanaan (kecuali Pengorganisasian O&P dan SPPD-L, untuk PAKET harus disesuaikan kembali) dan Bagian IV. Administrasi dan Pembukuan.

(5)

II. PERAN PELAKU PADA TAHAP

PELAKSANAAN PEMBANGUNAN

Pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana dan prasarana lingkungan perlu didukung oleh berbagai pihak seperti BKM, UPL, serta masyarakat penerima manfaat langsung yaitu warga miskin dan warga sekitar. Sedangkan KSM/Panitia sebagai pelaksana pembangunanpun akan didukung peran sertanya oleh Fasilitator Kelurahan. Berikut ini penjelasan peran-peran pelaku pembangunan ;

1. Peran BKM

a.

Memfasilitasi KSM dalam Pengadaan Bahan/Alat, terutama pengadaan yang bernilai diatas Rp. 15 Juta;

b.

Melaksanakan pencairan dana kepada KSM/Panitia;

c.

Dana BLM tidak boleh dipakai untuk biaya ganti rugi apapun;

d.

Memfasilitasi Peningkatan Swadaya Masyarakat

e.

Menyelenggarakan rembug/musyawarah pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan KSM;

f.

Membuat Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana Lingkungan (SPPD-L) dengan KSM pelaksana kegiatan Lingkungan;

g.

Memfasilitasi penyelesaian permasalahan yang mungkin muncul ditingkat kelurahan, termasuk memberikan sanksi/peringatan kepada KSM atas pelanggaran pemanfaatan dana dan atau pelanggaran atas ketentuan-ketentuan dalam SPPD-L;

2. Peran UPL

a.

Memfasilitasi pembentukan Organisasi Pengelola O&P setiap KSM (Tim Pengelola dan Rencana Kerjanya);

b.

Menyelenggarakan Musyawarah Persiapan Pelaksanaan Konstruksi (MP2K) bagi semua KSM Lingkungan;

c.

Menyiapkan dan Memfasilitasi penandatanganan Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana Lingkungan (SPPD-L) antara BKM dengan KSM pelaksana kegiatan Lingkungan;

d.

Bersama Faskel/Askot Infra memfasilitasi kegiatan Coaching atau On The Job Training (OJT) kepada KSM;

e.

Memfasilitasi dan Memverifikasi administrasi pencairan dana kepada KSM (RPD, LPD, BA Pembayaran);

f.

Merekomendasi dan Memfasilitasi pencairan dana kepada Panitia;

g.

Menyusun Tim, Jadwal dan Melaksanakan Pengadaan Bahan/Alat secara Terbatas (Bernilai diatas Rp. 15 Juta) yang dibutuhkan oleh KSM, (bila ada);

(6)

h.

Memfasilitasi, mengawasi dan mengkoordinir seluruh pelaksanaan kegiatan Panitia/KSM termasuk memberikan penguatan teknik konstruksi maupun administrasi kegiatan;

i.

Menyelenggarakan rapat-rapat evaluasi rutin bersama KSM untuk mengevaluasi kemajuan kegiatan infrastruktur dan mendorong upaya-upaya percepatan penyelesaiaan kegiatan lapangan;

j.

Bersama Faskel Teknik dan KSM melakukan Opname pekerjaan dilapangan;

k.

Memastikan seluruh kegiatan KSM tidak menimbulkan dampak lingkungan dan sosial;

l.

Memfasilitasi penyusunan dan memverifikasi laporan-laporan Kegiatan KSM (Harian, Mingguan, Bulanan, LPJ, termasuk photo2 dokumentasi);

m.

Memfasilitasi dan merekomendasikan perubahan (amandemen) SPPD-L

akibat adanya perubahan pekerjaan dilapangan (bila ada)

n.

Membuat dan menyampaikan laporan perkembangan kemajuan pekerjaan Infrastruktur kepada BKM;

o.

Memastikan semua infrastruktur memenuhi ”Lifetime’ minimal 3 tahun (Bangunan berKualitas Baik/Kuat & Tahan Lama, Bermanfaat/Berfungsi dan Ada O&P termasuk Rencana Kerjanya);

p.

Bersama Faskel/Askot Infrastruktur dan pihak KSM melakukan Sertifikasi Kegiatan (termasuk membuat BAP2-nya);

q.

Memfasilitasi Peningkatan Swadaya Masyarakat

r.

Menyelenggarakan rembug/musyawarah pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan KSM;

s.

Memfasilitasi penyelesaian permasalahan yang mungkin muncul ditingkat kelurahan, termasuk merekomendasikan sanksi/peringatan atas pelanggaran pemanfaatan dana dan atau pelanggaran atas ketentuan-ketentuan dalam SPPD-L;

3. Peran KSM

a. Memperoleh amanat masyarakat untuk mengelola kegiatan infrastruktur yang transparan dan dapat dipertanggung jawabkan

b. Mengikuti coaching/OJT yang dilaksanakan UPL/faskel baik terkait teknis infrastruktur, administrasi maupun pembukuan keuangan KSM;

c. Memastikan prasarana yang dibangun tidak boleh menimbulkan Dampak Lingkungan dan Social

d. Melakukan musyawarah untuk Membentuk Organisasi Pemanfaat dan Pemelihara (O&P)

e. Menyampaikan Jadwal Kerja, Rencana Pengadaan Bahan/Alat, Rencana Pemeliharaan, Rencana Tenaga Kerja, Tim Pelaksana Kegiatan yang lebih rinci kepada UPL sebelum MP2K/PCM;

f. Melaksanakan Musyawarah Pengadaan Bahan/Alat, Musyawarah Pertanggungjawaban Pelaksanaan Kegiatan dan memastikan Tim O&P turut serta dalam MP2K;

(7)

g. Membangun Prasarana dengan kualitas baik dan bermanfaat minimal 5 tahun

h. Membuat Papan Nama/Informasi Proyek sehingga dapat diketahui oleh masyarakat umum;

i. Membuat administrasi, termasuk photo-photo, laporan-laporan pertanggungjawaban kegiatan dan mengarsipkannya;

j. Melakukan penggantian atau perbaikan prasarana yang diperintahkan oleh konsultan/UPL selama proses konstruksi berlangsung;

k. Mendorong Peningkatan Swadaya Masyarakat, minimal merealisasikan seluruh swadaya yang telah disepakati sebelumnya;

l. Mendorong pelibatan masyarakat sebanyak-banyaknya dalam pelaksanaan kegiatan;

m. Dana BLM tidak boleh dipakai untuk biaya ganti rugi apapun;

n. Aktif melakukan penyelesaian permasalahan yang mungkin muncul akibat pelaksanaan kegiatannya;

4. Bagaimana hubungan antara KSM dengan BKM ?

¾ Organisasi Pelaksana PNPM Mandiri Perkotaan di tingkat desa/kelurahan terdiri dari

Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) dan

Kelompok Swadaya Masyarakat (KSM/Panitia);

¾ Kedudukan BKM dan

KSM/Panitia pada dasarnya adalah mitrakerja;

¾ Pada Organisasi BKM

terdapat UP-UP

(Unit-Pengelola), diantaranya adalah UPL (Unit Pengelola

Lingkungan). UPL inilah yang

akan memfasilitasi pelaksanaan kegiatan pembangunan infrastruktur yang dikerjakan oleh Panitia;

¾ BKM bertanggungjawab dalam hal penyaluran dana BLM kepada Panitia dan pengawasan pemanfaatan dana tersebut, sedangkan Panitia bertanggunjawab untuk melaksanakan langsung kegiatan Pembangunan Sarana dan Prasarana (pemanfaatan dana BLM);

¾ Pengurus BKM (termasuk UPL) tidak boleh rangkap jabatan sebagai pengurus KSM/Panitia, begitu juga sebaliknya;

(8)

III. LANGKAH - LANGKAH PELAKSANAAN

KEGIATAN PEMBANGUNAN (Konstruksi)

Tahap Pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana dan prasarana pada dasarnya merupakan pelaksanaan kegiatan tahapan pemanfaatan dana dalam Siklus kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan.

Kegiatan dalam tahapan ini pada garis besarnya dibagi atas 2 tahapan yaitu (1). tahap persiapan pelaksanaan dan (2). tahap pelaksanaan konstruksi itu sendiri. Adapun mekanisme kegiatan pada tahap pelaksanaan sebagaimana terlihat pada gambar 1. diagram alir pelaksanaan kegiatan pembangunan prasarana.

Masing-masing kegiatan pada diagram tersebut dapat diuraikan sebagai berikut.

3.1. TAHAP PERSIAPAN PELAKSANAAN PEMBANGUNAN

(KONSTRUKSI)

1. Penyiapan Organisasi Pengelola Pemanfaatan & Pemeliharaan

Penyiapan organisasi Pengelola Pemanfaatan & pemeliharaan prasarana disini mencakup kegiatan (1). pembentukan Organisasi Pengelola (Struktur Organisasi) termasuk penentuan orang-orang yang akan bertanggungjawab pada setiap unit kerja, (2). Penyusunan Rencana Kerja Pemanfaatan dan pemeliharaan.

Pada prinsipnya semua prasarana yang telah dibangun harus dipelihara. Namun demikian, mengingat pemanfaat setiap prasarana tidak seluruhnya sama maka pembentukan/pengorganisasian O&P disini hanya diprioritaskan pada prasarana yang berifat umum/publik dan prasarana kelompok. Sedangkan untuk prasarana yang bersifat individu atau pengunaan oleh satu keluarga saja, tidak perlu dibentuk Organisasi Pengelolanya, seperti Jamban Keluarga, Saluran Limbah Rumah Tangga, karena sudah langsung dipelihara oleh masing-masing keluarga pengguna.

Waktu pelaksanaan pembentukan organisasi Pengelola ini dilakukan sejak awal persiapan pelaksanaan kegiatan. Jadi tidak dibentuk setelah pekerjaan fisik selesai. Pendekatan ini diharapkan dapat memunculkan “kesadaran dan rasa tanggungjawab” bagi KSM untuk memelihara sarana dan prasarana yang telah dibangunnya sehingga dapat memberikan manfaat yang berkesinambungan dan lestari. Selain itu juga diharapkan agar Tim Pengelola yang dipilih sejak awal dapat terlibat langsung dalam pelaksanaan pembangunan fisik/konstruksi sehingga setelah pekerjaan selesai masyarakat/tim pengelola sudah siap melaksanakan pemeliharaan. Penyelenggaraan penyiapan organisasi pemanfaat dan pemeliharaan ini dilakukan oleh KSM melalui forum musyawarah warga pemanfaat (atau forum musyawarah pengambilan keputusan tertinggi KSM). Dan difasilitasi oleh pihak BKM/UPL, Konsultan, Ka Desa/Lurah.

(9)

Gambar 1. Diagram Alir Tahap Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Prasarana

PELAKSANAAN KONSTRUKSI

SIKLUS : PEMANFAATAN BLM (PERTAHAP)

PERSIAPAN PELAKSANAAN KONSTRUKSI

Coaching KSM (Teknis, AdminstrasiK euangan) T. Tangan S P P D - L Sosialisasi Kegiatan Penajaman Rencana Kerja Pelaksanaan Konstruksi, Pencairan Dana, Pengamanan Dampak, Laporan Kemajuan, Rapat Evaluasi Lapangan,

Administras, PHOTO (50%, 100%) Mobilisasi (T. Kerja, Bahan, Alat)

Praktek Kerja Lapangan (OJT) Supervisi Pelaksanaan Rembug Penyiapan Organisasi & R. Kerja O&P Musyawarah Persiapan Pelaksanaan Konstruksi (MP2K) Rembug Pengadaan Bahan, Alat

(10)

Secara lebih detail penjelasan apa dan bagaimana pelaksanaan dari kedua tahapan kegiatan tersebut diatas dapat dilihat pada Buku Tatacara Pemanfaatan & Pemeliharaan Sarana & Prasarana.

2. Penajaman Rencana Kerja

Suatu rencana kerja hendaklah dibuat serinci mungkin agar lebih mudah untuk dipahami dan dilaksanakan. Untuk mencapai hal tersebut tidak cukup mudah, apalagi ada keterbatasan kemampuan teknis personil dalam menyusun perencanaan dan keterbatasan waktu yang tersedia untuk merencankan kegiatan. Untuk mengantisipasi adanya kelemahan-kelemahan dalam perencanaan tersebut maka perlu dilakukan evaluasi atau penajaman kembali rencana kerja sebelum pelaksanaan dimulai.

Penajaman rencana kerja disini merupakan kegiatan yang dilakukan oleh KSM selaku pelaksana kegiatan pembangunan, khususnya oleh Tim Pelaksana yang telah dibentuk, dengan tujuan untuk memperoleh suatu rencana pelaksanaan pembangunan yang lebih rinci dari rencana kerja awal (sudah diajukan dalam proposal/SPPD-L) sehingga lebih siap dijalankan dilapangan. Kegiatan ini dimaksudkan sebagai langkah antisipasi adanya perubahan-perubahan dalam rencana kerja awal baik yang disebabkan oleh adanya pemahaman baru yang lebih mendalam tentang pelaksanaan kegiatan, perubahan kondisi lapangan dilokasi prasarana, ketersediaan tenaga kerja, bahan, peralatan ataupun kondisi Tim Pelaksana kegiatan sendiri, dan lain-lain yang akan mempengaruhi metode kerja pelaksanaan untuk mencapai target-target yang sudah ditentukan dalam pelaksanaan konstruksi.

Penajaman rencana kerja yang dicakup disini antara lain adalah rencana jadwal pelaksanaan, rencana pengadaan/mobilisasi tenaga kerja/ bahan/alat, rencana tim pelaksana lapangan, rencana Calon Tenaga Kerja yang akan terlibat, termasuk rencana pelatihan administrasi dan teknis konstruksi bagi tim pelaksana lapangan.

Pelaksanaan hal tersebut dilakukan dengan cara mengevaluasi atau memeriksa kembali dari setiap rencana yang telah ada, apakah semua hal-hal yang diuraikan pada rencana semula (SPPD-L/Proposal) masih dapat diterapkan dilapangan. Jika ada rencana yang perlu disesuaikan kembali maka dapat langsung diperbaiki. Hasil perbaikan/perubahan inilah yang selanjutnya akan dipergunakan oleh Tim Pelaksana Lapangan sebagai acuan dalam pelaksanaan, disamping juga sebagai alat monitoring suatu pekerjaan dilapangan nanti.

Keseluruhan hasil penajaman rencana ini akan menjadi masukan dalam penyelenggaraan Musyawarah Persiapan Pelaksanaan Konstruksi yang diselenggarakan oleh UPL.

(11)

Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 8 3. Penandatangan Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana-Lingkungan

(SPPD-L)

SPPD-L merupakan salah satu bentuk kesepakatan perjanjian kerjasama antara BKM dengan KSM dalam rangka pemanfaatan dana BLM untuk pembangunan sarana & prasarana sesuai ketentuan-ketentuan yang dipersyaratkan. Hal-hal yang diatur dalam perjanjian ini antara lain :

• Hal – hal yang terkait dengan pekerjaan yang akan dilaksanakan yaitu ; Lingkup kegiatan, dokumen perjanjian kerja, jangka waktu pelaksanaan serta nilai perjanjian kerja

• Hal-hal khusus yang masuk dalam perjanjian seperti hak dan kewajiban para pihak, tahap pencairan dana, penyelesaian pekerjaan dan pemeliharaan hasil pekerjaan

• Sedangkan hal – hal umum yang perlu diatur dalam perjanjian untuk mengantisipasi berbagai permasalahan yang timbul selama pelaksanaan pekerjaan seperti : sanksi, force majeure dan penyelesaian perselisihan

Dengan adanya perjanjian tersebut maka semua pihak baik BKM/UPL maupun KSM harus mentaatinya. Secara teknis bagaimana pelaksanaan isi kontrak tersebut agar dijelaskan kembali oleh UPL/BKM kepada KSM pada saat penyelenggaraan MP2K. Adapun contoh bentuk SPPD-L sebagaimana terlampir.

4. Musyawarah Persiapan Pelaksanaan Konstruksi (MP2K)

Musyawarah Persiapan Pelaksanaan Konstruksi disingkat MP2K adalah merupakan Rapat/Forum musyawarah warga dalam rangka Persiapan Pelaksanaan Konstruksi Fisik/Pembangunan Infrastruktur (Pre

Construction Meeting/PCM). Jadi Rapat ini diselenggarakan sesegera

mungkin setelah ditandatanganinya SPPD-L dan sebelum dimulainya kegiatan pembangunan prasarana/fisik. Penyelenggara kegiatan MP2K ini adalah BKM/UPL (dengan difasilitasi oleh Faskel Teknik) dan dihadiri oleh seluruh pihak KSM/Panitia yang akan melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur diwilayahnya.

Forum ini ditujukan untuk membahas dan mengetahui sejauh mana persiapan-persiapan yang telah dilakukan KSM/Panitia serta untuk memberikan penjelasan-penjelasan dan penyepakatan hal-hal yang menyangkut teknis maupun administrasi dalam rangka pelaksanaan pembangunan prasarana. Jadi pada forum ini juga pihak KSM dapat melakukan konsultasi terkait hal-hal yang belum dipahami baik teknis maupun administrasi kegiatan.

a) Mengapa MP2K penting untuk diadakan sebelum dilakukannya pelaksanaan konstruksi ?

Pentingnya pengendalian waktu pelaksanaan sesuai dengan jadwal pelaksanaan yang tercantum dalam proposal sebagai bagian dari

(12)

substansi proses, maupun kualitas teknis konstruksi prasarana guna memenuhi persyaratan LIFETIME prasarana yang pada umumnya belum sepenuhnya dipahami dan mampu dilaksanakan oleh KSM; Masyarakat belum terbiasa menyusun rencana Jadwal, organisasi

pelaksanaan pekerjaan, calon tenaga kerja dan rencana swadaya masyarakat, seperti yang tertuang dalam Proposal, sehingga belum sepenuhnya dipedomani dilapangan dan cenderung bersifat global bahkan banyak dipahami hanya sebagai persyaratan proposal saja; Pentingnya pengelolaan dan Rencana Pengadaan kebutuhan

bahan/alat bagi KSM yang sinkron dengan ketersediaan dana dan Jadwal Pelaksanaan;

Sejak awal KSM harus membentuk Organisasi O&P dan anggotanya seharusnya dapat dilibatkan langsung pada pelaksanaan kegiatan fisik;

b) Apakah hasil yang diharapkan dari pelaksanaan MP2K

Adanya Organisasi & Rencana Kerja O&P yg telah disepakati KSM; Adanya Rencana & Jadwal Pengadaan Bahan/Alat bagi KSM;

Adanya Kepastian Daftar Calon T. Kerja yang akan dimobilisasi; Adanya Tim Pelaksana Kegiatan Yang Paham Tugas-tugasnya; Adanya kesepakatan Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan;

Meningkatnya pemahaman KSM untuk melaksanakan SPPD-L/kegiatan secara tepat waktu, tepat kualitas, tepat biaya, tertib administrasi, dan tidak bertentangan dengan ketentuan PNPM;

c) Apa Saja Yang Perlu Dipersiapkan UPL Dalam Pelaksanaan MP2K

(1) Menyiapkan/memastikan : Jadwal/Waktu Pelaksanaan MP2K; Tempat Penyelenggaraan MP2K; Agenda/Susunan Acara & Metode Pembahasan; Daftar Undangan; Form Daftar Hadir Peserta; Draft BA Pelaksanaan;

(2) Membuat dan mendistribusikan Undangan kepada seluruh Peserta; d) Apa Saja Yang Perlu Dipersiapkan KSM Dalam Pelaksanaan MP2K

1) Berita Acara Pembentukan Organisasi/Susunan Pengurus O&P Prasarana, termasuk rencana kerjanya;

2) Daftar Rencana Pengadaan Bahan/Alat yang siap dilaksanakan;

3) Daftar Calon Tenaga Kerja untuk BLM maupun Swadaya (siap dimobilisasi);

4) Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan lebih rinci;

5) Struktur Organisasi, termasuk susunan Tim Pelaksana Kegiatan; Untuk selain point 1 diatas, apabila tidak ada perubahan/revisi KSM terbaru, maka dapat membawa salinan dari pada proposal sebelumnya. e) Siapa Saja Pelaksana Dan Peserta MP2K?

Pelaksana : Penanggungjawab penyelenggaraan kegiatan MP2K

adalah UPL/BKM dengan difasilitasi oleh Tim Faskel. Sedangkan

(13)

dan mengundang BKM, Tomas, Lurah/ Kades dan Tim Konsultan serta undangan lain yang dianggap perlu.

f) Bagaimana mekanisme pelaksanaan MP2K?

Secara rinci langkah-langkah pelaksanaan MP2K sbb :

No Tahapan Pelaksana Hasil Pelaksanaan

1 Penyampaian Undangan MP2K

BKM/UPL Surat Und.

diterima/ diketahui peserta

Semua Tim Pelaksana dari KSM, BKM, UPL, Tomas, Lurah/Kades dan Tim Konsultan serta undangan lain yang dianggap perlu. 2 Pelaksanaan

MP2K

UPL/Faskel • Adanya Orgn. O&P (& Renc. Kerjanya), Jadwal Kegiatan, Renc. Pengadaan, Tim Lapangan dan kesiapan Calon Tenaga Kerja, tiap KSM; • Meningkatnya pemahaman KSM untuk melaksanakan SPPD-L/kegiatan secara tepat waktu, tertib administrasi, memenuhi

lifetime dan tidak bertentangan dengan ketentuan PNPM;

• Daftar Hadir; • BA Pelaksanaan;

• Peserta diminta mengisi Daft. Hadir;

• Acara dibuka oleh Ketua BKM/UPL;

• Penjelasan Maksud, Tujuan, Hasil Yang Ingin Dicapai serta tatacara forum;

• Pembahasan setiap

Agenda. Proses pembahasan dipandu oleh UPL dan Faskel. Untuk pembahasan materi O&P (termasuk rencana kerjanya), Jadwal, Organisasi Lapangan, apabila waktu

tidak memungkinkan maka dapat meminta cukup 1 KSM untuk mempresentasikan

kemudian ditanggapi oleh peserta lain (khususnya faskel & UPL mengarahkan untuk hasil

yang benar & optimal). Selanjutnya KSM yang lain dapat langsung melakukan perbaikan/melengkapi sesuai masukan presentasi sebelumnya; • Pembacaan Hasil Kesepakatan; • Penyusunan BA MP2K

(14)

Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 11 5. Pelatihan (Coaching) Teknis dan Administrasi Pelaksanaan

Konstruksi

Yaitu bimbingan/coaching yang diberikan terutama oleh Faskel

Teknik dan UPL tentang teknik-teknik pelaksanaan konstruksi

prasarana dan administrasi pencatatan atau pelaporan kegiatan

pembangunan prasarana yang akan dilakukan KSM selam

pelaksanaan konstruksi.

Kegiatan ini sangat penting dan diharapkan dapat dilakukan sebelum

pelaksanaan kegiatan konstruksi guna meningkatkan pemahaman

dan keterampilan KSM sehingga tidak menemui kesulitan dalam

melaksanakan kegiatan konstruksi secara benar, sesuai persyarata

teknis yang ditentukan.

Kegiatan ini harus dilakukan sesederhana mungkin dengan bahasa

yang mudah dimengerti oleh KSM sehingga mereka benar-benar

mampu dan siap untuk melaksanakan kegiatan fisik dan

pengadministrasiannya. Adapun cakupan substansi materi kegiatan

ini mengacu pada standar teknis dan administrasi yang telah ada

dalam PNPM Mandiri Perkotaan dan dapat disesuaikan dengan

kebutuhan setiap KSM, khususnya terkait jenis prasarana yang

dibangunnya.

Proses pembelajaran KSM ini diharapkan akan berlanjut pada kegitan

“Praktek Kerja dilapangan/On the Job Trainning (OJT)” pada setiap

awal pelaksanaan kegiatan konstruksi dilapangan (tahap

pelaksanaan konstruksi).

6. Sosialisasi Kegiatan

Pada tahap ini, KSM melakukan sosialisasi kepada warga, khususnya

anggota KSM bersangkutan mengenai keseluruhan rencana kegiatan

yang akan dilaksanakan sesuai SPPD-L;

7. Pembuatan & Pemasangan Papan Nama Kegiatan

Sebelum kegiatan fisik dimulai, KSM harus membuat dan memasang

papan nama kegiatan/sub-proyek pada tempat strategis dilokasi

kegiatan. Papan nama ini dimaksudkan untuk memberikan informasi

dan transparansi kegiatan serta wajib terpasang selama kegiatan

pembangunan prasarana berlangsung.

Informasi yang perlu tercantum dalam Papan Nama Proyek ini antara

lain : Wilayah administratif kegiatan (kelurahan, kecamatan &

kabupaten); Nama BKM Penanggung jawab Kegiatan; Jenis/Nama

Kegiatan; Volume Kegiatan; Biaya Kegiatan (Swadaya, BLM dan

Total); Waktu pelaksanaan; Lokasi kegiatan; Nama KSM Pelaksana

(15)

3.2. TAHAP PELAKSANAAN PEMBANGUNAN (KONSTRUKSI)

1) Pencairan Dana (Uang Muka dan Termin)

a) Bagaimana cara mengajukan uang muka/tahap pertama?

Setelah ditandatanganinya SPPD-L, KSM dapat mengajukan pembayaran uang muka kepada BKM sebagai pembayaran tahap pertama sebesar 20% dari nilai SPPD-L.

Ada 3 dokumen yang harus disiapkan untuk penarikan uang muka, yaitu :

i. SPPD-L

ii. Berita Acara Penarikan Uang Muka

iii. Rencana Penggunaan Dana (RPD) Uang Muka b) Bagaimana cara mengajukan pembayaran tahap kedua

KSM dapat mengajukan pembayaran tahap kedua sebesar 50% dari nilai SPPD-L setelah pekerjaan fisik mencapai kemajuan minimal sebesar 30% .

Ada 4 jenis dokumen yang diperlukan untuk pengajuan angsuran tahap kedua adalah :

1) Laporan Kemajuan Pelaksanaan Pekerjaan (Laporan Dwimingguan dilengkapi photo-photo infrastruktur terakhir)

2) Laporan Penggunaan Dana (LPD) Termin Pertama/Uang Muka; 3) Berita Acara Pembayaran Termin Kedua;

4) Rencana Penggunaan Dana (RPD) Termin Kedua.

c) Bagaimana caranya mengajukan pembayaran tahap ketiga/terakhir Angsuran tahap ketiga (sebesar 30% dari SPPD-L) atau terakhir diajukan setelah prestasi pekerjaan mencapai minimal 90% dan KSM sudah benar-benar mengambil alih tugas pemeliharaan prasarana sebagaimana yang ditunjukkan oleh surat kesanggupan pemeliharaan yang ditantatangani di atas materai dan struktur organisasi O&P (termasuk rencana kerjanya) yang disampaikan sebelumnya. Adapun kelengkapan dokumen yang diperlukan KSM pada tahap ini ada 4, yaitu :

1) Laporan Kemajuan Pelaksanaan Pekerjaan (Laporan Dwimingguan dilengkapi photo-photo infrastruktur terakhir)

2) Laporan Penggunaan Dana (LPD) Termin Kedua; 3) Berita Acara Pembayaran Termin Ketiga;

4) Rencana Penggunaan Dana (RPD) Termin Ketiga. 2) Mobilisasi Tenaga Kerja/Bahan/Alat

Kegiatan mobilisasi Tenaga Kerja adalah mendatangkan tenaga kerja yang diperlukan (masyarakat yang terdaftar untuk bekerja) guna

(16)

melaksanakan kegiatan pembangunan fisik dilokasi pekerjaan. Sedangkan mobilisasi bahan dan alat adalah mendatangkan bahan (pembelian) dan alat (sewa) yang diperlukan untuk pembangunan sarana/prasarana kelokasi pekerjaan. Sebagai pedoman pelaksanaannya adalah Daftar Rencana Pengadaan yang telah dibuat dan disepakati dalam MP2K sebelumnya (tahap persiapan pelaksanaan konstruksi).

Hal terpenting yang juga harus diperhatikan dalam keseluruhan proses ini adalah kesesuaian jumlah maupun kualitas/ketrampilan dari tenaga kerja/bahan/alat yang akan dipergunakan/dimobilisasi serta ketepatan waktunya karena hal ini akan sangat mempengarhi kualitas akhir dan waktu penyelesaiaan suatu pekerjaan dilapangan.

Dalam rangka pengadaan bahan/alat ini, maka terdapat 2 (dua) ”Metode Pengadaan” yang telah ditentukan dalam PNPM (maupun untuk kegiatan seperti PAKET, Chanelling dan ND) yang wajib diikuti, yaitu (1). metode pengadaan secara langsung dan (2). metode pengadaan Terbatas. Kedua metode tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

No Metode Pengadaan Batasan Nilai Biaya Penjelasan 1 Pengadaan Secara Langsung atau tanpa

penawaran dari minimal 3 toko, yaitu Pengadaan yang dilakukan oleh KSM (minimal

2 orang) secara langsung bahan/alat yang dibutuhkan

pada toko/suplier setempat/terdekat dengan

mengacu pada harga satuan hasil survey sebelumnya.

sampai dengan Rp. 15 Juta

Pengadaan Perjenis Bahan Bangunan dan atau Sewa perjenis Peralatan Konstruksi yang dilakukan secara bertahap atau sekaligus, disatu toko/pemasok tertentu dengan nilai total pembelian tidak melebihi Rp. 15 Juta). Contoh:

Pembelian bahan semen atau pasir saja pada satu toko tertentu dengan nilai

masing-masing tidak melebihi Rp.15 juta);

Pembelian bahan yang sama seperti Kayu Jembatan sekaligus (Tiang, Gelagar, Lantai, Sandaran) disatu toko tertentu dengan jumlah nilai keseluruhannya tidak melebihi Rp.15 juta); 2 Pengadaan Secara

Terbatas, yaitu pengadaan

yang harus menggunakan pihak ketiga sebagai

lebih besar dari Rp. 15 Juta

Pengadaan Perjenis Bahan Bangunan dan atau Sewa perjenis Peralatan Konstruksi yang dilakukan secara

(17)

Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 14 No Metode Pengadaan Batasan Nilai Biaya Penjelasan

pemasok (minimum ada penawaran dari 3 toko/pemasok setempat yang

berbeda). Dilakukan oleh Tim Pengadaan yang dibentuk oleh BKM selaku Penanggungjawabnya.

Proses Pemasukan Penawaran sampai Penetapan Pemenang dilakukan melalui Forum ”Musyawarah”

bertahap atau sekaligus, disatu toko/pemasok tertentu dengan nilai total pembelian melebihi Rp. 15 Juta). Contoh :

Pembelian bahan Pipa Air Bersih saja atau kayu jembatan atau sewa mesin gilas saja pada satu toko/pemasok tertentu dengan nilai masing-masing melebihi Rp.15 juta);

Pembelian bahan

Kabel/Seling Jembatan Gantung sekaligus (Seling Utama, Penggantung, Angin dan Aksesoris), pada satu toko tertentu dengan jumlah

nilai keseluruhannya melebihi Rp.15 juta);

Sewa peralatan secara bersama oleh beberapa KSM, seperti mesin gilas pada satu pemasok tertentu dengan nilai sewa total melebih Rp. 15 Juta)

Dalam keadaan tertentu dimana Metode Pengadaan Terbatas ini tidak dapat dilakukan, karena calon pemasok/toko yang menyediakan bahan/alat yang diperlukan hanya ada satu (satu-satunya) diwilayah provinsi bersangkutan dan atau karena calon pemasok/toko penyedia bahan/alat tersebut berada diluar wilayah provinsi bersangkutan maka metode pengadaa terbatas ini

dapat dilakukan secara khusus. Kata kuncinya adalah jika jumlah calon

pemasok/toko yang ada, hanya ada satu-satunya diwilayah provinsi lokasi KSM dan atau kedudukan toko/pemasok berada diluar wilayah provinsi KSM bersangkutan.

Penggunaan metode khusus ini hanya dapat dilakukan apabila telah mendapat persetujuan dari KMW/Askot Infrastruktur. Contohnya adalah Pembelian bahan Kabel/Seling Jembatan Gantung sekaligus (Seling Utama, Penggantung, Angin dan Aksesoris),dll, pada satu toko tertentu dengan jumlah nilai keseluruhannya melebihi Rp.15 juta).

Sebagai bagian dari metode Pengadaan Terbatas maka Pengadaan khusus ini juga dilakukan oleh Tim Pengadaan yang dibentuk oleh BKM selaku

(18)

Batasan nilai/biaya pembelian bahan bangunan atau sewa peralatan sebagaimana diuraikan pada Metode pengadaan diatas haruslah dilihat per-jenis bahan bangunan/peralatan dan bukan hanya pada nilai keseluruhan pembelian/sewa yang dilakukan saja, misalnya pengadaan sekaligus pasir + semen + besi (paket) disatu toko, meskipun nilai total keseluruhannya melebihi Rp. 15 Juta tetapi diantara ketiga jenis bahan tersebut tidak ada yang bernilai diatas Rp. 15 Juta sendiri maka pengadaan ini dapat dilakukan dengan metode pengadaan secara langsung. Dan sebaliknya bila salah satu diantaranya terdapat nilai diatas Rp. 15 Juta maka bahan tersebut harus dilakukan dengan metode Pengadaan Terbatas.

Penjelasan terkait Metode pengadaan ini juga dapat dilihat pada ”Buku Suplemen Teknis : Persiapan & Perencanaan Teknis, bagian Penyusunan Rencana Pengadaan Bahan/Alat”.

Adapun tatacara Pelaksanaan Kedua Metode Pengadaan tersebut adalah sebagai berikut :

1) Tatacara Pelaksanaan Pengadaan Langsung

Pelaksanaan Pengadaan Secara Langsung atau tanpa penawaran dari toko, dilaksanakan secara langsung oleh KSM minimal terdiri dari 2

orang, dengan langkah-langkah berikut :

a. Tentukan jenis-jenis bahan/alat yang akan dibeli/dipesan. Acuan yang digunakan adalah Daftar Rencana Pengadaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Beberapa hal perlu diperhatikan disini adalah :

(1) Pembelian material/alat harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dilapangan pada saat itu, sebab jika pembelian terlampau banyak (tidak terkontrol) maka dapat berlebih (merupakan pemborosan), akibatnya dana yang ada bisa-bisa tidak cukup untuk membeli bahan lain atau membayar upah, dll). (2) Harus memperhatikan kecukupan dana yang ada untuk

kebutuhan lain, misalnya membayar upah pekerjaan dilapangan (pemasangan bahan yang dibeli). Hal ini penting untuk menjaga agar kegiatan dilapangan tetap berjalan terus-menerus (ada kemajuan pekerjaan). Jangan sampai dilakukan pembelian bahan/alat tetapi tidak dapat dipasang dilapangan karena tidak ada dana untuk membayar upah kerja;

(3) Harus memperhatikan kemampuan gudang untuk menyimpan bahan/alat yang dibeli secara baik dan aman, karena kalau sampai pembelian material terlampau banyak sedangkan ruang gudang tidak cukup maka bisa mengakibatkan bahan yang dibeli bisa rusak/hilang sebelum digunakan.

(4) Harus selalu memperhatikan/membandingkan total volume pembelian yang sudah dilakukan dengan volume yang

(19)

direncanakan pada RAB untuk tiap jenis bahan, apabila ditemukan kemungkinan bahwa volume pembelian akan melebihi volume RAB maka segera lakukan konsultasi dengan Tim Konsultan.

b. Tetapkan Toko/Pemasok yang akan memasok bahan/alat tersebut. Acuan yang digunakan adalah Daftar Rencana Pengadaan yang telah ditetapkan sebelumnya.

c. Buat Surat Pesanan Bahan/Alat yang ditujukan kepada Toko/Pemasok yang dipilih. Penting untuk diperhatikan bahwa surat pesanan ini agar sampaikan juga ke bagian keuangan/Bendahara KSM untuk persiapan pembayarannya.

d. Bahan yang diterima di proyek harus diperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya, kemudian dicatat pada Nota Penerimaan Bahan untuk selanjutnya dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpan sementara digudang dengan aman dan baik. Penting untuk diperhatikan, agar Nota Penerimaan Bahan/Alat ini juga disampaikan kebagian bendahara/keuangan untuk pembayarannya.

e. Tatacara pembayaran material/alat dilakukan oleh bendahara atau bagian keuangan KSM.

Beberapa Ketentuan Umum berkaitan dengan pengadaan ini :

1. Pihak KSM/Panitia selaku pelaksana kegiatan pembangunan infrastruktur dalam melakukan proses Pengadaan harus berpedoman pada metode pengadaan yang telah ditetapkan diatas;

2. Pelaksanaan pengadaan oleh pihak KSM (metode langsung) atau Tim Pengadaan (metode Terbatas) pada toko/pemasok yang menyediakan bahan bangunan atau menyewakan peralatan konstruksi. Dan tidak boleh menggunakan pihak ketiga/perantara (orang atau badan yang bukan pemasok/toko), kecuali sebagi fasilitator saja;

3. Sebagai pedoman harga bagi KSM/Panitia dalam pelaksanaan pengadaan Bahan/alat untuk kegiatan pembangunan Infrastruktur adalah HARGA SATUAN BAHAN/ALAT HASIL SURVEY minimal dari 3 pemasok setempat/terdekat;

4. Bagi KSM/Panitia yang melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur lebih dari 1 (satu) bulan maka sebelum melakukan kegiatan pengadaan bahan/alat pada bulan berikutnya, terlebih dahulu harus melakukan kembali survey harga;

5. Untuk meningkatkan kualitas/mutu bangunan maka sangat penting untuk dipertimbangkan agar menggunakan peralatan konstruksi, khususnya pekerjaan pemadatan pada jalan perkerasan (Sirtu/Kerikil, Telford/Makadam);

6. Tidak dibenarkan personil Tim KMW/Konsultan duduk sebagai Tim Pengadaan atau sebagai Pelaksana Pengadaan dan Pemasok.

(20)

2) Tatacara Pelaksanaan Pengadaan Secara Terbatas

Jadwal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan

No. Uraian Kegiatan

Mulai Selesai Durasi

Penanggung jawab

1. Pembentukan Tim

Pengadaan,

o Tim ini dibentuk dan

ditetapkan oleh BKM/UPL.

o Jumlah Tim

Pengadaan minimal terdiri dari 5 orang dan harus berjumlah ganjil;

o Anggota Tim

Pengadaan harus terdapat wakil UPL dan KSM terkait dan boleh ditambah pihak ketiga yang dianggap lebih mampu (tidak boleh Konsultan PNPM duduk

sebagai Anggota Tim Pengadaan) Selambat-lambatnya 1 hari setelah BKM melakukan pencairan Dana ke rekening KSM Selambat-lambatnya 1 hari sebelum pengumuman

2 hr BKM/UPL Terbentuknya Tim Pengadaan

(21)

Jadwal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan No. Uraian Kegiatan

Mulai Selesai

Penanggung Durasi jawab

2 Penyusunan dokumen

pengadaan

Contoh bentuk Dokumen RKS, terlampir. Selambat-lambatnya 1 hr sebelum Pendaftaran/ pengambilan dokumen 2 hr Tim

Pengadaan Dokumen pengadaan/RKS yang minimal memuat : Nama/Volume/Spesifikasi Teknis Pekerjaan, Sumber Dana,

Tempat Pekerjaan dan Pemberi pekerjaan; Jadwal Pengadaan (Penjelasan Kantor/Lapangan, Pemasukan Penawaran), Ketentuan Penawaran (bentuk surat penawaran, bentuk Rincian Harga Penawaran, Cara

penyampaian penawaran), persyaratan penyedia jasa, Metode Evaluasi Penawaran.

3 Pengumuman selambat-lambatnya 1 hari setelah Ada-nya Tim Pengadaan Tim Pengadaan

Pengumuman melalui media yang ada. Diupayakan informasi ini dapat diketahui oleh pihak pemasok yang ada di desa setempat/terdekat;

4 Pendaftaran Peserta & Pengambilan Dokumen pada hari dikeluarkan-nya pengu-muman. Selambat-lambatnya 3 hr sejak pengumman 3 hr Tim Pengadaan

Daftar Peserta & Tanda Terima Dokumen Pengadaan

5 Undangan/Penyampaian

Undangan kepada Calon Peserta untuk mengikuti Penjelasan Kantor Sejak hari pertama pendaftaran Selambat-lambatnya 1 hari setelah berakhirnya pengambilan dokumen 3 hr Tim

Pengadaan Undangan diterima Pemasok

(22)

19

Mulai Selesai Penanggung Durasi jawab 6 Penjelasan Kantor (diikuti Penjelasan Lapangan bila diperlukan) 1 hari setelah berakhirnya pendaftaran - 1 hr Tim

Pengadaan Daftar Hadir Peserta Pemasok dan BA Penjelasan (masing-masing untuk kantor &

Lapangan)

7 Pemasukan,

Pembukaan Penawaran, Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang (Musyawarah Pengadaan) Catatan : Untuk meningkatkan transparanasi dan akuntabilitas kegiatan maka pada acaran : Pemasukan,

pembukaan, Evaluasi & Penetapan Pemenang ini, Tim Pengadaan harus mengundang seluruh anggota KSM terkait, wakil BKM, wakil UPL, Kepala

Desa/Lurah, Tomas setempat dan Faskel.

3 hr setelah penjelasan kantor

Pada Jam yang disepakti oleh Tim & seluruh Peserta

Pemasok bahwa Pembukaan Penawaran telah selesai hari yang sama dengan pemasukan)

1 hr Tim

Pengadaan ¾ Daftar Hadir seluruh Peserta _{(baik Peserta undangan} maupun Peserta Pemasok) ¾ BA Hasil Pemasukan,

Pembukaan Penawaran, Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang ¾ Sebaiknya Daftar Hadir

Pemasok dan Undangan dibuat terpisah.

Penjelasan Tatacara Pemasukan, Pembukaan Penawaran, Penilaian/Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang :

1. Peserta Pemasok menyampaikan penawaran dalam satu sampul tertutup kepada Tim Pengadaan, selanjutnya peserta mengisi daftar hadir;

2. Setelah waktu/Jam yang ditentukan (sesuai jadwal pemasukan pada dokumen pengadaan) untuk pemasukan

(23)

Jadwal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan No. Uraian Kegiatan

selesai, Tim Pengadaan menyampaikan kepada peserta bahwa waktu pemasukan penawaran telah selesai/ditutup; 3. Tim Pengadaan meminta 2 orang dari wakil peserta pemasok yang berbeda untuk menjadi saksi;

4. Tim membuka satu-persatu penawaran yang di terima dihadapan seluruh peserta/undangan yang hadir, lalu membacakan kelengkapan dokumen penawaran yang disampaikan (besarnya nilai penawaran, Surat Pernyataan Kesanggupan Pengadaan dan Surat Pernyataan Kebenaran Usaha);

5. Segera setelah poin 2 selesai, Tim secara langsung melakukan pengecekan kebenaran hasil perkalian/penjumlahan nilai biaya penawaran seperti yang tertera pada Rincian harga penawaran yang diajukan pemasok (koreksi aritmetika), lalu menyampaikan kebenaran atau kesalahan yang terjadi apabila ditemukan.

6. Apabila ditemukan perbedaan antara Nilai Penawaran yang ditulis dalam Angka dan Huruf maka Nilai yang dipakai harus yang tertera sesuai tulisan huruf.

7. Apabila hasil koreksi aritmetika ditemukan ada kesalahan maka Nilai akhir penawaran peserta yang digunakan adalah nilai hasil koreksi aritmetika (bukan sebagaimana yang tertulis dalam surat penawaran).

8. Apabila ada Nilai penawaran pemasok yang berubah menjadi terendah diantara seluruh penawaran yang ada, maka Tim wajib melakukan klarifikasi langsung kepada pemasok bersangkutan yang hadir, apakah masih sanggup menyediakan seluruh bahan/alat sesuai volume dan spesifikasi yang dipersyaratkan? Apabila untuk menjawab pertanyaan tersebut, pemasok yang bersangkutan membutuhkan waktu untuk klarifikasi/konfirmasi kepada atasannya/Tuan Toko, maka Tim harus menyepakati dengan seluruh peserta besarnya tambahan/kelonggaran waktu yang akan diberikan pemasok tersebut. Apabila sesuai waktu yang diberikan tidak ada tanggapan atau tanggapannya menyatakan tidak mampu maka langsung dinyatakan bahwa pemasok tersebut GUGUR.

9. Dalam proses pengadaan ini sedapat mungkin diupayakan tidak ada peserta yang gugur, kecuali (peserta dinyatakan gugur) apabila :

a. Didalam Dokumen Penawarannya tidak terdapat rincian harga penawaran; b. Dinyatakan gugur berdasarkan prosedur poin 8 diatas.

c. Ketiadaan salah satu atau ketiga-tiganya dari surat pernyataan tidak menuntut ganti rugi, pernyataan kesanggupan penyediaan bahan/alat yang diadakan dan surat Pernyataan Kebenaran Usaha, tidak dapat menggugurkan pemasok, kecuali bila pemasok yang bersangkutan tidak dapat menyediakan surat-surat tersebut dalam waktu 2 jam (waktu ini hendaknya disepakati bersama oleh semua peserta).

d. Peserta/Pemasok yang tidak mengambil dokumen dan atau tidak mengikuti Acara Penjelasan Kantor/Lapangan tidak dapat dijadikan alasan untuk digugurkan.

10. Panitia menetapkan peringkat pemenang berdasarkan urutan nilai penawaran dari nilai terendah sampai tertinggi;

(24)

11. Peserta dengan Peringkat Pemenang Pertama dinyatakan sebagai Pemenang sekaligus berhak melakukan perjanjian Kerjasama dengan KSM.

8 Penandatangan

Perjanjian Kerjasama antara KSM selaku Pemberi Kerja dengan Pemasok Selambat-lambatnya 2 hari setelah Pengumuman Pemenang

2 hr Ketua KSM Surat Perjanjian Pengadaan

Bahan/Alat.

Catatan :

Bentuk perjanjian kerjasama ini dapat berbentuk Harga Satuan atau Lampsum dan tanpa kompensasi berupa kenaikan harga meskipun ada perubahan harga kemudian hari;

Sedangkan untuk pelaksanaan Pengadaan secara Khusus pada prinsipnya dilaksanakan oleh Tim Pengadaan dan langsung dapat dilakukan negosiasi harga (sampai dilokasi) sesuai volume & spesifikasi bahan/alat yang dibutuhkan. Dalam hal ini pihak pemasok tetap harus memberikan dokumen penawaran sebelum negosiasi harga kepada Tim Pengadaan (dalam metode ini harus tetap ada dokumen penawaran dari pahak toko/pemasok) dan menjadi bahan pertanggungjawaban tim pengadaan. Sedangkan untuk langkah-langkahnya teknis lainnya dapat dilakukan penyesuain pada langkah - langkah pengadaan terbatas.

(25)

Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 22 3) Musyawarah Pengadaan Bahan dan Alat

Musyawarah Pengadaan Bahan/Alat adalah forum musyawarah pengadaan terbatas, untuk menetapkan siapa pihak ketiga yang akan menjadi mitra kerja KSM dalam rangka Pengadaan Bahan/Alat yang dibutuhkan. Jadi Forum ini hanya dilakukan pada setiap ada kegiatan Pengadaan Terbatas.

Penyelenggaraan Forum Musyawarah Pengadaan ini dimaksudkan untuk meningkatkan adanya transparanasi dan akuntabilitas pelaksanaan kegiatan, khususnya dalam pemanfaatan dana pada kegiatan pengadaan bahan/alat, bagi KSM Lingkungan.

Mekanisme pelaksanaan forum ini pada dasarnya merupakan mekanisme pelaksanaan secara sekaligus dari rangkaian acara : Pemasukan, Pembukaan, Evaluasi Penawaran Pemasok & Penetapan Pemenang pada proses pengadaan terbatas. Sedangkan peserta yang diundang adalah calon pemasok/toko dan anggota KSM terkait, wakil BKM, wakil UPL, Kepala Desa/Lurah, Tomas setempat dan Tim Konsultan.

4) Praktek Kerja dilapangan/”On the Job Training” (OJT)

Yaitu magang atau latihan kerja atau pemberian contoh kerja langsung dilapangan, khususnya tentang teknik atau cara-cara pelaksanaan suatu kegiatan pembangunan prasarana yang akan dilaksanakan. Difasilitasi/dibimbing oleh fasilitator kelurahan/desa bidang teknik, UPL atau pihak ketiga yang akan melaksanakan pekerjaan konstruksi tersebut. Fokus perhatiaannya lebih kepada bagaimana cara pengerjaan yang benar dari suatu pekerjaan, misalnya bagaimana cara melaksanakan komposisi campuarn beton, bagaimana cara pengadukan (pemberian air), bagaimana cara pengangkutan atau pemasangannya, bagaimana cara pemadatan, bagaimana cara penyambungan, bagaiman cara perapihan/finishing pekerjaan, dll.

Pendekatan pelaksanaannya adalah :

• Disesuaikan dengan jenis pekerjaaan yang akan dilaksanakan dilapangan. Artinya OJT ini mengikuti tahapan/jadwal pekerjaan dilapangan sehingga tidak memerlukan biaya khusus untuk pengadaan tenaga kerja atau bahan/alat yang diperlukan, tetapi dapat langsung menggunakan tenaga kerja atau bahan yang sudah tersedia untuk pekerjaan tersebut. Sebaiknya tidak melakukan OJT pekerjaan plesteran sementara pekerjaan dilapangan masih melakukan pasangan batu/bata, dll.

• Dilaksanakan pada awal memulai pekerjaan. Hal ini dimaksudkan agar dengan pemahaman/keterampilan yang telah dipraktekkan pada saat OJT tadi, dapat langsung diikuti oleh masyarakat untuk menyelesaikan seluruh volume pekerjaan tersebut;

(26)

• Dilakukan untuk pekerjaan tertentu yang diprioritaskan. Artinya OJT ini tidak perlu dilakukan untuk semua pekerjaan tetapi cukup diprioritaskan pada pekerjaan tertentu yang dianggap paling menentukan kualitas dan atau kurang dipahami oleh pelaksana lapangan/tenaga kerja.

On the Job Training harus dilakukan terutama untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang kurang dipahami oleh masyarakat/tenaga kerja selama pelaksanaan kegiatan konstruksi di kegiatan PNPM maupun kegiatan lain seperti PAKET, Chanelling dan ND.

5) Pelaksanaan Konstruksi/Fisik

Pelaksanaan Konstruksi adalah serangkaian pelaksanaan kegiatan pembangunan/fisik saran & prasarana untuk mewujudkan bangunan yang direncanakan. Termasuk juga disini adalah kegiatan-kegiatan penanganan Dampak

Lingkungan/mitigasi yang telah

direncanakan. Dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana dan

prasarana tersebut, harus diperhatikan kesesuaian dari spesifikasi teknis (persyaratan teknis) agar bangunan yang dibuat lebih aman dan kuat sehingga benar-benar dapat dimanfaatkan lebih lama. Pelaksanaan setiap jenis pekerjaan/kegiatan

membutuhkan cara-cara penanganan yang berbeda-beda sesuai spesifikasi dari masing-masing jenis prasarana tersebut.

Untuk itu maka pelaksanaan kegiatan pembangunan infrastruktur harus mengacu pada ketentuan-ketentuan teknis, cara pelaksanaan kegiatan sebagaimana ditetapkan dalam pedoman teknis pembangunan prasarana, baik untuk kegiatan yang didanai melalui swadaya maupun melalui BLM. Petunjuk pelaksanaan konstruksi dapat dilihat buku Jilid I-IV, Pedoman Teknis pembangunan sarana & prasarana, tentunya sesuai dengan prasarana yang ditangani.

Untuk menjaga capaian hasil pekerjaan fisik tetap berkualitas baik sesuai dengan persyaratan teknis yang berlaku maka pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana & prasarana oleh KSM dapat dilakukan selain dengan cara gotong-royong juga dapat dilaksanakan dengan cara

kerjasama dengan pihak ketiga yang lebih mampu, khususnya untuk

pekerjaan yang memerlukan teknologi yang rumit/sulit atau tidak mampu ditangani oleh masyarakat sendiri.

(27)

Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 24

Tujuan Pelaksanaan melalui cara kerjasama oleh KSM/Panitia dengan pihak ketiga ini adalah selain untuk memenuhi persyaratan teknis konstruksi, juga untuk meningkatkan prinsip transparansi, akuntabilitas pelaksanaan dan sekaligus dapat menjadi wahana pembelajaran bagi masyarakat dalam hal pekerjaan yang memerlukan teknologi yang rumit/sulit. Penting untuk diperhatikan bahwa pelaksanaan dengan cara kerjasama ini bukanlah ditujukan untuk mencari keuntungan finansial bagi KSM/Panitia melainkan semata-mata untuk memenuhi persyaratan teknis dan prinsip-prinsip diatas.

Beberapa hal yang berkaitan dengan cara pelaksanaan kerja tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

Metode Kerja

Metode Kerja atau cara kerja disini adalah merupakan cara bagaimana pekerjaan konstruksi dilaksanakan. Apakah menggunakan tenaga kerja atau dengan peralatan berat/besar.

Pada prinsipnya penentuan metode kerja telah dilakukan sejak awal perencanaan teknis sebelumnya, seperti tahap penyusunan RAB, Penyusunan Jadwal Pelaksanaan. Dengan tetap mengacu pada metode kerja yang telah dibuat sebelumnya tersebut maka pada tahapan ini peranan metode kerja lebih difokuskan untuk memilih dan menentukan bagian mana dari pekerjaan yang akan ditangani sendiri atau ada yang perlu Disub-kontrakan (dipihak ketigakan).

Untuk pelaksanaan kegiatan PNPM, maka metode pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dapat dilaksanakan dengan salah satu metode kerja berikut :

i. Metode Gotong-Royong, adalah pelaksanaan kegiatan konstruksi dengan cara mengunakan tenaga kerja swadaya dari masyarakat; ii. Metode Semi Gotong-Royong, adalah pelaksanaan kegiatan

konstruksi, selain dengan cara mengunakan tenaga kerja swadaya dari masyarakat, juga dilakukan dengan cara kerjasama dengan pihak ketiga yang lebih mampu.

iii. Metode Kerjasama (Disub-kontrakkan), adalah pelaksanaan kegiatan konstruksi dengan cara dikerjasamakan dengan pihak ketiga yang lebih mampu untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Apa saja Jenis Kegiatan yang boleh dikerjasamakan oleh KSM

dengan pihak Ketiga ?

Secara umum jenis kegiatan yang dapat dilakukan oleh KSM melalui bentuk kerjasama dengan pihak ketiga, dapat dibedakan atas 2 macam, yaitu :

1). Pelaksanaan pekerjaan/bagian pekerjaan tertentu yang secara teknis tidak dapat dilaksanakan sendiri oleh KSM/Panitia, yaitu

(28)

pekerjaan/kegiatan yang memerlukan Teknologi/Metode Kerja yang Sulit, dengan kriteria berikut :

a. Bila dikerjakan oleh KSM/Panitia sendiri akan memerlukan waktu yang lebih lama dari yang ditetapkan oleh program PNPM;

b. Pekerjaan memerlukan alat-alat berat, seperti Excavator, Mesin Gilas/Pemadat, dll.

c. Pekerjaan memerlukan Tenaga Kerja yang mempunyai keahlian/pengalaman khusus dan tidak dimiliki oleh KSM/Panitia.

Misalnya : kegiatan Pemadatan Konstruksi Perkerasan Jalan, Pemasangan kabel Jembatan Gantung atau Pemasangan rangka/gelagar jembatan baja, dll.

2). Pengadaan Bahan Bangunan atau Peralatan Konstruksi (alat berat/besar) dengan nilai biaya diatas Rp. 15 Juta. (Penjelasan tatacara pengadaan ini secara rinci dapat dilihat pada buku Suplemen Teknis Tatacara Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi).

Siapa Pihak Ketiga Yang boleh bekerjasama dengan KSM ?

Sesuai dengan keterlibatan pihak ketiga didalam pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana dan prasarana, maka pihak ketiga yang boleh bekerjasama dengan KSM, dapat dibedakan atas dua, yaitu :

a. Pihak ketiga untuk pengadaan Bahan/Alat : a). Toko/Pemasok Bahan Bangunan atau b). Pemasok/Penyewa Alat Besar/Berat;

b. Pihak ketiga untuk pelaksanaan kegiatan konstruksi : dapat berbentuk Kelompok Tenaga Kerja (atau perorangan) yang mempunyai keahlian/pengalaman dan lebih mampu melaksanakan kegiatan dan atau Pemasok Alat berat/besar (termasuk operator alatnya).

Untuk pengadaan tenaga kerja maka diprioritaskan kepada tenaga kerja setempat

yang memenuhi persyaratan yang dibutuhkan. Dan pelaksanaannya dapat

dilakukan dengan cara upah Borongan atau upah Harian.

Penting untuk

diperhatikan bahwa meskipun kegiatan tertentu dapat dilakukan dengan cara kerjasama dengan pihak ketiga, hal tersebut bukan

(29)

berarti bahwa tanggunjawab pelaksanaan kegiatan berpindah kepada pihak ketiga tersebut, tetapi tetap ada ditangan KSM sendiri. Jadi KSM harus bisa mengendalikan/mengatur semua kegiatannya agar sesuai dengan hasil yang diharapkan, termasuk kegiatan yang dikerjakan oleh pihak ketiga (bila ada);

6) Supervisi Pelaksanaan Konstruksi

Pengawasan/supervisi dapat diartikan sebagai tindakan yang dilakukan untuk menjadikan segala kegiatan di proyek berlangsung dan berhasil sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Dengan demikian maka Supervisi pelaksanaan pekerjaan konstruksi

mencakup kegiatan/tindakan mengawasi pelaksanaan pekerjaan sesuai standar konstruksi/rencana yang telah ditetapkan, kemudian mengadakan pengukuran/penilaian pelaksanaan sesuai standar pengukuran kegiatan tersebut dan membandingkan antara hasil pelaksanaan yang dicapai dengan standar/rencananya untuk mengetahui apakah ada penyimpangan (evaluasi). Standar yang dipergunakan

adalah mencakup standar konstruksi itu sendiri atau spesifikasi/persyaratan teknis pekerjaan, seperti kuantitas, dimensi/ukuran, kualitas, cara pengerjaan atau rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya seperti biaya atau jadwal/waktu pelaksanaan kegiatan, dan lain-lain. Sedangkan penyimpangan disini dapat merupakan hasil yang sesuai atau lebih baik (hal ini merupakan suatu prestasi) dan penyimpangan yang negatif atau tidak sesuai/dibawah standar yang telah ditetapkan (merupakan suatu masalah yang harus diselesaikan).

Sasaran pengawasan pekerjaan konstruksi adalah untuk melihat apakah terjadi penyimpangan negatif dari standar teknis atau rencana yang telah ditetapkan, seperti apakah kualitas bahan yang dipergunakan kurang, apakah volume atau ukuran/dimensi pekerjaan kurang atau apakah cara pengerjaan salah, atau apakah waktu pelaksanaan pekerjaan terlambat, dll, yang bisa berakibat pada kualitas dan kuantitas bangunan yang hendak dibangun tidak terpenuhi sesuai standar teknis/rencana awalnya. Sedangkan tujuannya adalah agar dilakukan tindakan perbaikan atau penyelesaiaan (pengendalian) bilamana ditemukan adanya kesalahan atau kukurangan dari pekerjaan yang sedang dilaksanakan sehingga tujuan untuk mewujudkan bangunan/infrastruktur yang berkualitas baik (kuat) dan dapat berfungsi/dimanfaatkan minimal 5 tahun dapat tercapai dengan baik.

Pengawasan secara teratur merupakan cara yang diperlukan untuk menghindari hasil yang tidak dapat diterima yang disebabkan oleh faktor-faktor seperti bentuk/ukuran konstruksi yang dibuat dilapangan tidak sesuai dengan desain/gambar kerja, ketrampilan kerja yang kurang, perubahan bahan (bermutu jelek), peralatan yang tidak sesuai atau tidak

(30)

memadai, kuantitas yang kurang dan kondisi lain yang merugikan/menghambat kelancaran pekerjaan di lapangan.

Pengawasan pelaksanaan pembangunan prasarana pada prinsipnya dilakukan terhadap semua aspek kegiatan, namun demikian dalam proses pengawasan ini dapat difokuskan pada 5 (lima) aspek-aspek pengawasan pelaksanaan berikut :

1. Volume pekerjaan, termasuk dimensi atau ukuran konstruksi, yang perlu disupervisi antara lain, adalah :

¾ Jenis dan volume tiap pekerjaan, termasuk dimensi atau ukuran konstruksi yang tercantum dalam daftar kuantitas dan gambar rencana, apakah sesuai dengan kondisi pada saat supervisi;

¾ Kondisi lokasi, apakah sesuai dengan perencanaan/gambar atau ada perubahan;

¾ Apakah secara keseluruhan bangunan dapat berfungsi/bermanfaat; ¾ Termasuk juga disini adalah apakah semua rencana pengamanan

dampak lingkungan sudah dilaksanakan;

2. Mutu/Kualitas pekerjaan, yang perlu disupervisi antara lain, adalah : ¾ Apakah sumber, kualitas, kuantitas bahan/Alat/tenaga kerja yang

dipergunakan pada sestiap jenis pekerjaan sesuai rencana; ¾ Apakah kualitas hasil pekerjaan sudah sesuai/baik;

¾ Apakah kelengkapan bangunan sudah cukup atau kurang untuk keamanan dan atau kenyamanan pemakai;

¾ Apakah metode atau cara pelaksanaan tiap jenis pekerjaan benar; ¾ Apakah telah dilakukan koordinasi pelaksanaan dengan

pihak/instansi/dinas terkait setempat, seperti :

9 Sumur dalam/Bor harus koordinasi dengan dinas pertambangan atau perindustrian dan geologi setempat,

9 Prasarana Pendidikan harus berkoordinasi dengan dinas Pendidikan setempat;

9 Prasarana kesehatan harus berkoordinasi dengan dinas kesehatan setempat;

9 Prasarana persampahan dengan dinas kebersihan kota/terkait. ¾ Khusus air bersih yang sumber airnya bukan dari Air

PDAM/Sejenis, Air Hujan, apakah telah dilakukan pengujian kualitas Air bersih;

3. Waktu pelaksanaan, yang perlu disupervisi antara lain, adalah :

¾ Apakah Pelaksanaan tiap-tiap item pekerjaan tetap mengacu pada jadual yang telah direncanakan.

¾ Apabila terjadi keterlambatan dan/atau percepatan waktu pelaksanaan pekerjaan maka harus diperhitungkan perubahan waktu kerja tersebut terhadap jadual kerja sehingga dapat dipastikan bahwa seluruh pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu

(31)

sesuai jangka waktu yang ditetapkan dalam SPPD-L atau perubahannya (bila ada)

¾ Apabila diperkirakan seluruh pekerjaan tidak dapat diselesaikan sesuai jadual, maka konsultan memberikan justifikasi/pertimbangan teknis kepada UPL/BKM untuk : memperpanjang jangka waktu pelaksanaan kontrak atau menghentikan pekerjaan/pemutusan kontrak (bila perlu).

4. Biaya, yang perlu disupervisi antara lain, adalah :

¾ Apakah tidak terjadi pembelanjaan atau penggunaan dana yang berlebihan pada suatu kegiatan sehingga dapat mengakibatkan pekerjaan tidak dapat diselesaikan secara keseluruhan;

¾ Apakah tidak terjadi penyelewengan dana;

¾ Apakah proses transaksi selalu disertai dengan bukti-bukti tertulis; ¾ Apakah dilaksanakan pembukuan Keuangan dengan baik;

¾ Apakah aspek kontribusi swadaya masyarakat dipenuhi. 5. Administrasi pelaksanaan, yang perlu disupervisi, adalah :

¾ Apakah semua administrasi yang diperlukan dibuat lengkap, benar dan sesuai kondisi lapangan/yang sebenarnya;

¾ Apakah semua administrasi diarsipkan dan dipelihara dengan baik, Tanggungjawab Supervisi ini dilakukan secara rutin selama proses pelaksanaan kegiatan konstruksi oleh pihak UPL bersama Konsultan (pihak diluar KSM) dan tentunya juga oleh KSM/Tim Pelaksana Lapangan secara internal sebagai fungsi yang melekat pada tugas/tanggungjawabnya. Termasuk hasil monitoring partisipatif yang dilakukan oleh warga masyarakat sebagai masukan dalam proses pengawasan ini.

7) Rapat Evaluasi Kemajuan Lapangan

Kegiatan evaluasi pada prinsipnya merupakan bagian dari proses pengawasan/pengendalian pelaksanaan kegiatan, hanya umumnya dilakukan untuk periode waktu tertentu, meskipun juga dapat dilakukan sewaktu-waktu (mendesak).

Rapat Evaluasi Kemajuan Pelaksanaan Kegiatan adalah merupakan pertemuan yang dilaksanakan oleh KSM (tim pelaksana kegiatan) pada setiap setiap peride waktu tertentu (biasanya mingguan atau sesuai periode waktu yang disepakati) untuk mengevaluasi sejauhmana kemajuan pelaksanaan kegiatan telah dicapai, termasuk penyelesaiaan masalah yang muncul. Rapat ini dihadiri oleh semua pengurus/pelaksana kegiatan (termasuk dapat mengundang pihak-pihak terkait lainnya yang diperlukan).

Rapat Evaluasi ini sangat penting dilakukan karena selain untuk membagi/memberikan informasi hasil-hasil kegiatan yang telah dicapai juga untuk melaksanakan evaluasi (menilai laporan atau hasil temuan

(32)

dalam pengawasan) dan merumuskan tindakan-tindakan yang perlu diambil apabila hasil pengawasan menunjukan adanya penyimpangan yang berarti dari rencana semula atau terdapat permasalahan-permasalahan yang mengganggu kelancaran kegiatan. Sehingga dengan adanya rapat-rapat rutin ini maka diharapkan semua permasalahan yang terjadi dapat diselesaikan secara bersama-sama, terjadi koordinasi kerja yang baik antar semua unsur pelaksana yang pada gilirannya akan membawa kelancaran pelaksanaan kegiatan dilapangan sesuai dengan yang diharapkan/direncanakan.

Beberapa hal penting yang perlu menjadi agenda evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan dilapangan, antara lain :

9 Apakah Volume pekerjaan (kemajuan pelaksanaan) yang telah dicapai sesuai dengan yang direncanakan?

9 Apakah Realisasi Volume Pengadaan Bahan/Alat/Tenaga Kerja sampai saat ini sesuai atau apakah masih cukup/memungkinkan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan? Coba bandingkan total Volume dari hasil pengadaan

Tenaga/Bahan/Alat sampai saat ini dengan Volume yang masih harus dibeli/dibayar lagi sampai proyek selesai;

9 Apakah Realisasi Biaya Pengadaan Bahan/Alat/Tenaga Kerja sampai saat ini sesuai dan cukup/masih memungkinkan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan? Coba Bandingkan total biaya dari hasil pembayaran Upah/Bahan/Alat sampai saat ini dengan Biaya yang masih harus dikeluarkan/dibayar lagi sampai proyek selesai (termasuk total dana yang Belum dicairkan).

9 Apakah Realisasi Swadaya Masyarakat sesuai rencana swadaya ? 9 Apakah Administrasi/laporan-laporan sudah dibuat dan diarsipkan ? 9 Apakah masalah-masalah yang timbul dilapangan, termasuk dampak

lingkungan/sosial sudah diselesaikan?, dll.

Hasil pembahasan setiap agenda/permasalahan hendaknya dapat memberikan/menyepakati apa bentuk penyelesaian, siapa yang bertanggung jawab untuk pelaksanaannya, bagaimana cara pelaksanaannya dilapangan dan kapan akan dilakukan tindakan tersebut. Hasil-hasil kesepakatan/pembahasan tersebut dicatat pada Notulen/Catatan Hasil Rapat Mingguan dan diarsipkan dengan baik.

8) Pemantauan Dampak Lingkungan kondisi 50% & 100%

Pengamanan dampak lingkungan adalah pelaksanaan seluruh kegiatan penanganan dampak lingkungan sebagaimana telah direncanakan sebelumnya. Sedangkan Pemantauan Dampak Lingkungan disini adalah merupakan monitoring atau pengecekan atas hasil pelaksanaan rencana tindakan penanganan dampak/mitigasi tersebut. Apakah telah dikerjakan atau belum selesai?

(33)

Kegiatan Pemantauan ini dilakukan pada Pada tahap pelaksanaan Konstruksi/pelaksanaan pembangunan dengan menggunakan instrumen pemantauan berupa Ceklist/Daftar Uji Identifikasi Dampak Lingkungan (sesuai Form-7, Proposal) yang telah dibuat sebelumnya, yaitu :

a) Kira-kira pertengahan proses konstruksi (kondisi kemajuan 50%), disaat peluang untuk memperbaiki masih ada maka dilakukan pemantauan kelapangan dimana daftar yang sama (checklist tadi) di cocokkan lagi, apakah semua tindakan yang telah direncanakan telah dilakukan atau belum. Dan terakhir,

b) Di akhir konstruksi (kondisi kemajuan selesai 100%), daftar yang sama (checklist tadi) dicocokkan lagi dibandingkan dengan rencana aslinya guna memastikan bahwa semua tindakan pengamanan yang telah direncanakan.

Keseluruhan kegiatan pemantauan diatas dilakukan baik oleh KSM sendiri maupun oleh UPL dan Tim Konsultan dilapangan.

9) Membuat Dokumentasi (Photo-photo) kondisi 50%, 100%;

Yaitu potret kondisi atau keadaan pertengahan pelaksanaan pekerjaan (kira-kira pada progres mencapai 50%) atau keadaan akhir setelah pekerjaan selesai 100% pada lokasi dibangun Infrastruktur. Jumlah titik lokasi yang diambil/potret minimal sama dengan titik lokasi pengambilan potret kondisi nol (0%) sebelumnya. Penting untuk diperhatikan bahwa titik lokasi dan arah pengambilan gambar kondisi 50% dan 100% ini harus sama dengan titik dan arah pengambilan gambar kondisi awal (0%) sebelumnya.

10) Perubahan Pekerjaan dilapangan

Dalam pelaksanaan pekerjaan infrastruktur, seringkali tidak dapat dihindari adanya perubahan pekerjaan karena kesalahan desain atau perubahan kondisi lokasi prasarana yang mengakibatkan perubahan kontrak kerja/SPPD-L. Meskipun demikian, sedapat mungkin perubahan pekerjaan dilapangan dihindari karena bila terjadi kekurangan dana/volume pekerjaan dari rencana awal maka harus diupayakan dengan mengusahakan melalui swadaya. Dalam keadaan tertentu, dimana usaha swadaya atau lainnya tidak cukup juga untuk menutupi volume sesuai rencana awal maka dapat dilakukan perubahan kegiatan dari rencana awal atau perubahan SPPD-L sehingga kegiatan tetap dapat selesai sesuai kontrak. Perubahan SPPD-L adalah cukup dengan membuat Berita Acara Perubahan yang memuat adanya perubahan kegiatan yang terjadi dilapangan dari keadaan awal (SPPD-L sebelumnya). Apabila terjadi perubahan demikian maka KSM/Panitia akan melaksanakan kegiatan dilapangan sesuai perubahan tersebut. Adapun yang boleh mengusulkan perubahan tersebut adalah dapat diajukan oleh BKM (bila menurut keputusan BKM perlu perubahan) atau