DAFTAR PUSTAKA
F. TUJUAN-TUJUAN STRATEGI PERUSAHAAN
Menjadi pusat informasi dan pelayanan paten, merk dan design industri di Indonesia pada tahun 2018 berdasarkan keunggulan dalam manajemen, teknologi dan sumber daya manusia.
***TERIMAKASIH***
Lampiran 6. Kuesioner Balanced Scorecard Berbasis SWOT
UNIVERSITAS
Financial Measures
1. Aset keuangan apa yang selalu kita kelola dengan baik? a. Investasi yang diatur dengan baik
b. Arus kas dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya
2. Apa alasan "kita ada dalam kondisi baik dan memiliki prospek sangat baik di masa mendatang"?
a. Masih tingginya pengajuan permohonan produk IP b. Finansial stabil
3a. Keberhasilan keuangan terbesar apa yang berhasil kita capai tahun lalu? a. Banyaknya klien yang melakukan pembayaran hutang
b. Pengajuan permohonan produk IP semakin banyak c. Pendapatan masih lebih besar daripada pengeluaran 3b. Kompetensi keuangan apa yang mendukung sehingga kita sukses?
a. Adanya peningkatan pendapatan b. Pendapatan yang stabil per tiap bulan
4. Menurut pesaing, kekuatan keuangan kita ada di mana?
a. Banyaknya pengajuan permohonan atas produk IP ke dirjen HKI sehingga meningkatkan pendapatan perusahaan
FINA NCI A L STREN G THS
5. Bagaimana caranya agar kita dapat lebih meningkatkan kekuatan keuangan yang sudah kita miliki?
a. Menetapkan harga yang kompetitif dibandingkan dengan pesaing b. Mempertahankan pelanggan potensial dan meningkatkan market
share baik luar maupun dalam negeri dengan melakukan promosi
yang agresif.
1. Aspek keuangan apa yang dapat lebih ditingkatkan? a. Investasi
b. Pendapatan dari produk IP
2. Masalah keuangan apa yang harus diselesaikan segera? a. Hutang-hutang pelanggan
b. Biaya operasional yang cukup tinggi
3. Sebutkan 3 masalah utama yang harus diselesaikan segera. a. Tunggakan hutang-hutang pelanggan
b. Biaya operasional yang cukup tinggi
FINA NCI A L WEA K NE SSES
4. Tindakan apa yang diperlukan untuk mengatasi masalah yang kita hadapi? a. Menurunkan biaya
b. Mempertimbangkan kembali pengeluaran-pengeluaran yang tidak diperlukan
Lampiran 6. (lanjutan)
UNIVERSITAS
1a. Keunggulan keuangan apa yang dimiliki pesaing kita, tetapi kita tidak memilikinya?
---
1b. Apa yang harus kita lakukan untuk mengatasi masalah dalam butir 1a di atas?
---
2a. Dimana pasar yang paling potensial untuk bisnis kita lima tahun mendatang? a. Jepang b. USA c. Indonesia d. Jerman e. Swiss
2b. Apa yang harus kita persiapkan untuk merebut peluang pasar pada butir 2a tersebut diatas?
a. Memberikan harga diskon b. Promosi yang agresif
3. Strategi investasi apa yang dibutuhkan, sehingga dapat meningkatkan pelayanan?
a. Membayarkan terlebih dahulu biaya pengajuan permohonan pelanggan/klien
4. Faktor keuangan yang perlu diperhatikan, sehingga dapat meningkatkan laba bersih?
a. Efisiensi biaya b. Margin laba bersih
FINA NCI A L OPPORT UNIT IES
5. Tindakan apa yang diperlukan untuk merebut peluang keuangan tersebut di atas?
a. Membuat system pelaporan keuangan yang baik b. Membuat jadwal penagihan hutang
c. Pengelolaan investasi yang menguntungkan
Lampiran 6. (lanjutan)
UNIVERSITAS
1. Masalah keuangan yang mengancam bisnis kita dalam waktu dekat? a. Tingginya biaya operasional
2a. Apa yang akan menyebabkan modal kita semakin berkurang selama lima tahun mendatang?
a. Menurunnya kepercayaan pelanggan/klien terhadap perusahaan 2b. Apa yang harus kita lakukan agar masalah pada butir 2a tersebut diatas
tidak terjadi?
a. Meningkatkan kepercayaan pelanggan b. Meningkatkan hubungan dengan pelanggan c. Penurunan biaya FINA NCI A L THR EAT S
3. Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi ancaman keuangan di atas? a. Kualitas pelayanan meningkat
b. Membangun kemitraan dengan pelanggan
Lampiran 6. (lanjutan)
UNIVERSITAS
Customer & Marketplace Measures
1. Menurut pelanggan, aspek apa yang paling baik kita miliki? a. Cepat dalam merespon surat/email dari klien.
b. Respon yang cepat dalam menjawab pertanyaan dari klien. c. Ramah dan sopan.
2. Apa alasan pelanggan tetap menggunakan jasa kita? a. Harga yang kompetitif.
b. Pelayanan yang excellent.
c. Kredibilitas perusahaan yang dapat dipercaya.
3a. Keberhasilan pelayanan pelanggan apa yang pernah kita lakukan tahun lalu?
a. Jumlah komplain dari klien tidak banyak
b. Permohonan IP yang tinggi (kepercayaan klien terhadap perusahaan masih tinggi)
c. Mengatasi komplain klien dengan baik.
3b. Kompetensi apa yang sudah kita miliki sehingga kita berhasil? a. Reputasi perusahaan yang baik
b. Kerjasama team yang baik
c. Respon yang cepat dan tepat dalam menjawab serta memberikan pelayan kepada klien.
4. Sebutkan tiga fakta bahwa pelayanan kita disukai pelanggan? a. Banyaknya permohonan IP
b. Respon dari klien yang banyak
5. Menurut pesaing, aspek apa yang paling baik kita miliki? a. Kecepatan dalam merespon
b. Harga tidak mahal c. SDM yang kompeten d. Berpengalaman
e. Kenal baik dengan pemeriksa HKI di Direktorat jendral HKI
CUST
O
ME
R STRE
NGTHS
6. Apa yang harus dilakukan agar semakin meningkatkan kekuatan yang kita miliki?
a. Pengetahuan karyawan tentang produk/IP lebih ditingkatkan lagi. b. Kesejahteraan karyawan lebih diperhatikan.
c. Profesionalisme kerja lebih ditingkatkan lagi mulai dari level yang atas sampai ke bawah (staff).
d. Kerjasama dengan pemeriksa HKI di Direktorat jendral HKI lebih ditingkatkan lagi.
Lampiran 6. (lanjutan)
UNIVERSITAS
1. Sebutkan kompetensi pelayanan pelanggan yang harus ditingkatkan. a. Kecepatan dalam menganalisa surat/email dari klien
b. Kecepatan dalam merespon surat/email dari klien c. Kecepatan dalam menangani komplain
d. Kemampuan bahasa inggris secara tertulis 2. Masalah apa yang sering dikeluhkan pelanggan?
Proses menjadi sertifikat yang lama.
3a. Sebutkan tiga masalah terbesar yang sering dikeluhkan pelanggan tahun lalu.
a. Salah menganalisa surat klien.
b. Lama dalam menjawab pertanyaan klien 3b. Apa penyebab masalah tersebut?
a. Terlalu banyak campur tangan dari atasan. b. Proses internal yang kurang efektif.
4. Seandainya kita kehilangan pelanggan potensial, sebutkan penyebabnya. a. Klien tidak berminat lagi untuk meneruskan permohonan IP nya. b. Klien tidak ada biaya untuk melanjutkan.
c. Proses yang lama untuk menerima sertifikat dari Direktorat jendral HKI CUST O ME R WEA K NE SSES
5. Apa yang harus kita lakukan untuk memperkecil kelemahan aspek pelanggan yang kita miliki?
a. Menyakinkan klien.
b. Evaluasi proses internal dan perbaikan sehingga lebih efektif.
Lampiran 6. (lanjutan)
UNIVERSITAS
1a. Sebutkan keunggulan yang diterima pelanggan dari pesaing kita? a. Harga lebih murah.
b. Proses sampai menerima sertifikat lebih cepat.
1b. Apa yang harus kita lakukan untuk mengatasi masalah dalam butir 1a di atas?
a. Memberikan diskon kepada klien yang potensial atau loyal
b. Menjalin hubungan yang lebih baik lagi dengan pemeriksa HKI di Direktorat jendral HKI agar tidak diperhambat dalam mengeluarkan sertifikat.
c. System komputerisasi yang lebih efektif. d. Manajemen data base yang baik dan rapi. e. Perbaikan proses internal dalam perusahaan.
2a. Produk/ciri-ciri/pelayanan apa yang paling disukai pelanggan lima tahun mendatang?
a. Cepat - Tepat - Praktis b. Harga murah
c. Sesuai dengan apa yang diminta klien.
2b. Apa yang harus kita persiapkan untuk merebut peluang pasar pada butir 2a tersebut diatas?
a. Kebijakan harga yang fleksibel.
b. Memberikan pelatihan lebih kepada karyawan yang berkompeten. c. Perbaikan proses internal yang lebih efektif dan efisien.
d. Meningkatkan hubungan dengan pemeriksa HKI di Direktorat jendral HKI.
3. Apa yang paling diinginkan pelanggan? a. Proses yang cepat dan tepat b. Harga murah
c. Service excellent.
4. Inovasi apa yang paling diinginkan pelanggan? --- CUST O ME R OPPORT UNIT IES
5. Apa yang harus dilakukan untuk merebut peluang pelanggan yang kita miliki?
a. Memberikan pelayanan yang lebih kepada klien b. Promosi harga
c. Peningkatan system teknologi informasi
Lampiran 6. (lanjutan)
UNIVERSITAS
1. Isu apa yang akan muncul sehingga mengancam bisnis kita? a. Ketidakpuasan klien terhadap pelayanan perusahaan. b. Ketidakpuasan karyawan perusahaan.
c. System teknologi informasi dan proses internal yang lambat. d. Manajemen perusahaan yang tidak professional.
e. Kurangnya ahli yang mengerti tentang produk IP.
2. Apa alasan terbesar sehingga kita kalah dibandingkan dengan pesaing? a. Pelayanan yang tidak baik.
b. Ketidakpuasan karyawan perusahaan.
c. Kurang terjalin hubungan yang baik dengan Direktorat jendral HKI.
3a. Siapa yang akan menjadi pesaing terberat kita lima tahun mendatang? a. Widjojo & Partner
b. Santoso & Partner c. AFFA
d. BOR e. AMROSS
3b. Apa yang akan ditawarkan pesaing kita saat itu yang belum kita miliki? a. Harga yang terjangkau
b. Kecepatan proses pelayanan sampai menjadi sertifikat. c. Banyaknya ahli yang mengerti tentang produk IP
4. Faktor pelanggan apa yang perlu diperhatikan, sehingga kita dapat meningkatkan pelayanan?
a. Kecepatan dalam merespon.
b. Sesuai dengan apa yang diminta klien.
c. Kepuasan klien terhadap pelayanan perusahaan.
CUST O ME R THR EAT S
5. Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi ancaman pelanggan? Peningkatan mutu dan kualitas perusahaan.
Lampiran 6. (lanjutan)
UNIVERSITAS
Internal Process Measures
1. Fungsi internal proses apa yang paling efektif? a. Proses manajerial yang jelas
b. Prosedur kerja yang terstruktur
c. Sistem informasi dan database yang tidak rumit
2a. Sebutkan salah satu fungsi internal proses yang menurut kita paling baik? Prosedur kerja yang terstruktur
2b. Apa yang menyebabkan fungsi internal proses tersebut sangat baik?
a. Prosedur pekerjaan dipahami dengan sangat baik oleh setiap karyawan dalam melakukan aktivitas pekerjaan.
b. Adanya panduan SOP untuk setiap aktivitas pekerjaan karyawan. 3. Sebutkan cara yang paling efektif untuk meningkatkan internal proses
dalam organisasi ini. Apakah cara tersebut dapat digunakan secara efektif disemua bagian?
a. Pembuatan flow-chart untuk setiap prosedur pekerjaan.
b. Pencatatan setiap permasalahan yang muncul dalam prosedur pekerjaan yang ada.
c. Diadakan rapat berkala untuk mengevaluasi prosedur dan proses pekerjaan.
4a. Di bagian mana dari organisasi ini yang paling menghasilkan internal proses paling efisien?
Departemen paten dan merk.
4b. Apa yang menyebabkan bagian tersebut sangat efisien? Proses dan SOP yang dilakukan sudah terkonsep dengan baik
INTERNAL PROCESS
STRENGTHS
5. Apa yang harus dilakukan untuk semakin meningkatkan kekuatan internal yang kita miliki?
a. Brainstorming b. Evaluasi berkala
c. Komitmen dalam melakukan perbaikan dan perubahan
Lampiran 6. (lanjutan)
UNIVERSITAS
1. Internal proses yang harus segera diperbaiki? a. Proses internal manajerial
b. Proses internal pendukung
2a. Sebutkan tiga hal penyebab internal proses yang kita miliki tidak efisien? a. Belum adanya konsep dan sistem yang jelas.
b. Belum adanya komitmen yang kuat.
c. Lambatnya pengambilan keputusan dalam mengambil tindakan perbaikan.
2b. Apa yang menyebabkan tidak efisien? a. Kurangnya dukungan dari pimpinan.
b. Kurangnya pengetahuan dan kapabilitas yang dimiliki. c. Sistem belum terstruktur.
3a. Di bagian mana dari internal proses kita yang menjadi penghambat? Di bagian manajemen
3b. Apa yang sudah kita lakukan untuk mengatasi masalah tersebut? Sepertinya belum ada.
INTE
RNAL PROCESS
WEAKNES
S
ES
4. Apa yang harus dilakukan untuk memperkecil kelemahan internal proses yang kita miliki?
Rekayasa ulang dan reengineering
Lampiran 6. (lanjutan)
UNIVERSITAS
1a. Efisien apa yang sudah dilakukan oleh pesaing kita, tetapi belum kita lakukan?
a. Rekruitmen karyawan
b. Sistem manajemen database yang lebih baik 1b. Apa yang harus kita lakukan agar dapat lebih efisien?
Merekayasa ulang dan reengineering
2a. Metode atau teknologi apa yang dapat diterapkan agar kita dapat lebih efisien dalam lima tahun mendatang?
Database manajemen system berbasis web
2b. Apa yang dapat kita lakukan sekarang untuk mempersiapkan penggunaan metode baru tersebut?
a. Mengumpulkan data dan informasi mengenai keunggulan yang didapat.
b. Konsultasi dengan para ahli. c. Memperhitungkan biaya.
d. Merancang konsep yang tepat dan sesuai dengan internal perusahaan.
3. Sebutkan satu internal proses yang dapat segera di implementasikan, sehingga kita dapat lebih baik dibandingkan dengan pesaing.
a. Proses perencanaan SDM b. Proses rekruitmen karyawan
INTERNAL PROCESS
OPPORTUNITIES
4. Apa yang harus dilakukan untuk merebut peluang internal proses yang kita miliki?
a. Konsultasi dengan ahli manajemen b. Evaluasi secara keseluruhan perusahaan
1. Sebutkan internal proses yang paling tidak efisien sehingga mengancam kita?
a. Proses manajerial yang berbelit-belit
b. Database manajemen system belum berbasis web
2. Sebutkan internal proses yang paling banyak dikeluhkan pelanggan? 3. Sebutkan proses teknologi yang akan muncul di masa depan sehingga
mengancam bisnis kita.
Direktorat jendral Hak Kekayaan Intelektual akan mengadopsi system informasi berbasis web, dimana segala aktivitas yang berhubungan dengan pemerintah dilakukan secara online.
INTE RNA L PROC ESS T H RE ATS
4. Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi ancaman internal proses yang kita hadapi?
Meningkatkan pengetahuan dan kapabilitas karyawan
Meningkatkan system informasi dan manajemen database (paperless) Meningkatkan hubungan kerjasama dengan dirjen HKI
Memperbaiki proses manajerial yang ada
Lampiran 6. (lanjutan)
UNIVERSITAS
Human Resource Measures
1. Apa yang menyebabkan SDM kita lebih baik dibandingkan dengan pesaing?
a. Memiliki pengalaman, 24 karyawan dari 81 karyawan (29,6%) adalah karyawan yang telah bekerja hampir lebih dari 10 tahun. b. Sebanyak 41 karyawan dari 81 karyawan (50,6%) bergelar sarjana
(S1).
2. Sebutkan keahlian unik yang kita miliki sehingga berbeda dengan pesaing? a. Memiliki jaringan dan hubungan yang sangat baik dengan
direktorat jenderal paten/merk.
b. Memiliki jaringan dan hubungan yang sangat baik dengan klien IP diseluruh dunia.
3a. Siapa yang paling ahli dan paling tinggi kinerjanya?
Penilaian masih bersifat subjektif sehingga perusahaan kesulitan dalam menilai karyawan yang paling ahli dan paling tinggi kinerjanya. Tapi biasanya jajaran kabag, manajer, senior advisor, manajemen strategi, corporate secretary telah teruji kinerjanya.
3b. Apa yang menyebabkan orang-orang tersebut memiliki kinerja yang tinggi?
a. Memiliki disipilin kerja yang baik, cocok dengan pekerjaannya, merasa nyaman, mendapatkan kepercayaan baik dengan sesame karyawan maupun dengan atasan.
b. Memiliki sikap selalu meningkarkan diri, cerdas, kemampuan untuk cepat belajar, kompeten, kreatif, memahami pekerjaan secara baik, selalu mencari perbaikan, memiliki catatan prestasi yang baik.
4. Sebutkan salah satu kekuatan SDM yang harus dikembangkan dan dimiliki oleh setiap karyawan.
a. Mampu memberikan pelayanan kepada klien sehingga me maintace klien.
b. Mampu mendukung business plan untuk meningkatkan jumlah klien
EMPLOYEE STRENGTHS
5. Apa yang harus dilakukan untuk semakin meningkatkan kekuatan SDM yang kita miliki?
a. Mengadakan program pengembangan seperti pelatihan-pelatihan yang menunjang kebutuhan pekerjaan.
b. Mengirim karyawan untuk mengikuti training di luar perusahaan. c. Mengundang pembicara untuk memberikan wawasan kepada
karyawan mengenai Hak kekayaan intelektual.
d. Mengutamakan kesejahteraan karyawan baik gaji, fasilitas, maupun berbagai penghargaan.
Lampiran 6. (lanjutan)
UNIVERSITAS
1. Keahlian apa yang harus ditingkatkan di organisasi ini? a. Pengetahuan mengenai produk
b. Pemahaman dalam pelayanan terhadap klien
c. Spesialisai pekerjaan, seperti: koresponden, konseptor, examiner, dll.
d. Pengetahuan mengenai prosedur pekerjaan dalam perusahaan dan ke kantor direktorat jenderal paten/merk.
e. Kemampuan bahasa inggris yang baik.
f. Kemampuan kepemimpinan bagi manajer dan kabag.
2. Sebutkan sikap dan perilaku yang menghambat dalam organisasi ini? Kurangnya komunikasi baik secara vertikal maupun horizontal.
3a. Sebutkan salah satu tindakan yang paling menghambat kemajuan organisasi ini (tanpa menyebutkan nama). Apa yang menyebabkan orang tersebut memiliki kinerja yang sangat buruk?
Kurangnya tanggung jawab atas pekerjaan. Karena merasa ada ketidakpuasan dalam hal kompensasi yang diterima.
3b. Sebutkan internal proses dan prosedur yang dapat mengakibatkan kinerja yang buruk.
Kurangnya koordinasi dan evaluasi sehingga muncul ketidakpuasan dalam bekerja.
EMPLOYEE WEAKNESSES
3c. Tindakan yang harus dilakukan untuk memperbaiki proses dan prosedur, sehingga dapat meningkatkan kinerja SDM?
a. Komunikasi dan koordinasi lebih ditingkatkan lagi agar tercipta satu kepahaman yang sama.
b. Melakukan evaluasi berkala untuk perbaikan berkesinambungan 4. Sebutkan kelemahan terbesar di bidang SDM yang hampir selalu ada di
semua bagian?
Kemampuan bahasa inggris yang baik, karena mayoritas klien adalah dari luar negeri.
Kemampuan surat-menyurat yang baik, khusus konseptor dan koresponden.
5. Apa yang harus dilakukan untuk memperkecil kelemahan SDM yang kita miliki?
Spesialisasi pekerjaan, seperti : konseptor, koresponden, pemeriksa, dan lainnya.
Lampiran 6. (lanjutan)
UNIVERSITAS
1. Sebutkan jenis keahlian yang harus dimiliki setiap karyawan agar dapat menjadi perusahaan kelas dunia?
a. Kemampuan manajemen. b. Kemampuan bahasa inggris. c. Kemampuan surat menyurat.
d. Kecepatan dalam merespon surat klien sehingga memberikan pelayanan yang excellent.
e. Pengetahuan yang baik mengenai produk IP. f. Kemampuan problem solving & decision.
g. Inisiatif dan kreatif yang sejalan dengan business plan.
2. Sebutkan keahlian yang harus dimiliki setiap orang lima tahun mendatang? a. Kemampuan manajemen.
b. Kemampuan bahasa inggris.
c. Pengetahuan yang baik mengenai produk IP. d. Kemampuan problem solving & decision.
3. Sebutkan salah satu perilaku yang harus dibina agar kinerja organisasi meningkat?
a. Keinginan yang tinggi untuk belajar b. Tanggung jawab
c. Inisiatif dan kreatif
4. Seandainya kita dapat mengirim semua karyawan ke dalam satu pelatihan, sebutkan jenis pelatihan tersebut?
a. Pengetahuan mengenai produk IP b. Bahasa inggris
EMPLOYEE OPPORTUNITIES
5. Apa yang harus dilakukan untuk merebut peluang di bidang SDM yang akan kita hadapi?
a. Karyawan lama di up grade pengetahuan dan kemampuannya b. Rekruitmen karyawan baru yang kompeten
c. Kompensasi yang layak d. Pengembangan karyawan.
Lampiran 6. (lanjutan)
UNIVERSITAS
1. Isu SDM apa yang harus diperhatikan agar kita tidak ketinggalan dibandingkan dengan pesaing?
a. Kompetensi karyawan dibidang produk IP dibandingkan pesaing. b. Kelayakan kompensasi karyawan dibandingkan pesaing.
c. Pengembangan karyawan.
2. Sebutkan hal yang harus dihindari setiap karyawan agar kita terhindar dari kegagalan?
a. Kurang komunikasi dan koordinasi b. Tidak mau bekerja sama
c. Tidak bertanggung jawab atas pekerjaan d. Ketidakinginan untuk terus belajar
3. Apa yang harus dilakukan agar setiap karyawan tetap ada dalam kondisi puncak?
Menempatkan karyawan dengan kemampuan yang sesuai dengan pekerjaannya.
4. Apa yang harus kita lakukan untuk mengatasi ancaman SDM yang kita hadapi?
Melakukan survey serta menambah wawasan mengenai kepuasan kerja karyawan.
EMPLOYE
E
THREAT
S
5. Apa yang harus dilakukan untuk merebut peluang di bidang SDM yang akan kita hadapi?
a. Meningkatkan kepuasan kerja karyawan. b. Meningkatkan kompetensi karyawan. c. Pengembangan karyawan.
***TERIMAKASIH***
Lampiran 7. Kuesioner penentuan prioritas inisiatif strategi
UNIVERSITAS
PERANCANGAN BALANCED SCORECARD SEBAGAI