lampu penerangan, atau audiens terhalang oleh pilar bangunan.
3. Masalah dalam menerima pesan.
Masalah yang muncul dalam menerima pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, lampu yang kurang terang, serta kondisi lain yang mengganggu konsentrasi penerima pesan. 4. Masalah dalam menafsirkan pesan.
Perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran, dan pernyataan emosional
dapat menimbulkan munculnya
kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan.
Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan modal penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektivitas dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi, yang juga mempengaruhi nama baik organisasi yang bersangkutan. Kegiatan organisasi yang terkait dengan pertukaran informasi, antara lain:
Menetapkan Tujuan
Organisasi mempunyai berbagai macam tujuan, baik yang bersifat formal maupun nonformal. Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan, mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi pelanggan. Dalam menetapkan berbagai macam tujuan organisasi tersebut, sangat diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antar unit yang ada dalam organisasi tersebut
Membuat dan Melaksanakan
Keputusan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai apabila orang-orang dalam organisasi tersebut membuat keputusan-keputusan yang mendukung terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati. Mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai pilihan yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan sebagainya. Hal tersebut untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi. Bila suatu keputusan telah diambil, keputusan tersebut harus dilaksanakan, dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.
Mengukur Prestasi Kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang
diharapkan telah tercapai. Oleh karena itu, untuk mengukur prestasi kerja organisasi secara menyeluruh sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antar unit yang ada dalam organisasi tersebut.
Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan para pelanggannya dengan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun nonformal.
Berinteraksi dengan Peraturan
Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan masyarakat. Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan. Kegiatan tersebut memerlukan komunikasi pula.
2.2 Komunikasi Publik dalam Organisasi Komunikasi publik adalah pertukaran pesan dengan sejumlah orang yang berada dalam organisasi atau yang di luar organisasi, secara tatap muka atau melalui media. Tujuan umum dari komunikasi publik terutama adalah untuk memberikan informasi kepada sejumlah besar orang mengenai organisasi misalnya mengenai aktivitas-aktivitas organisasi dan hasil produksi organisasi. Selain itu, komunikasi publik juga bertujuan untuk menjalin hubungan antara organisasi dengan masyarakat di luar organisasi seperti pemakai jasa, pemakai hasil produksi, dan masyarakat umumnya (Muhammad 2004).
Organisasi sebagai sistem terbuka harus berhubungan dengan lingkungan luarnya terutama sekali dengan badan-badan yang berpengaruh kepada kehidupan organisasi ini sendiri, seperti badan pemerintahan, pemakai jasa atau hasil produksi organisasi, leveransir dan badan lainnya. Salah satu cara untuk mengadakan hubungan ini adalah dengan berkomunikasi.
Pemberian informasi kepada publik bertujuan untuk mengubah sikap publik terhadap informasi yang diberikan misalnya bertambah kepercayaan orang atau kesan baik orang terhadap organisasi tersebut. Dengan bertambah baiknya kesan orang akan hasil produk atau jasa organisasi, akan memberikan pemasaran hasil produksi dan menambah kepercayaan pemberi dana atau badan pemerintah (stakeholders) untuk
meningkatkan bantuannya terhadap organisasi tersebut (Philips 2004)
Setelah mengidentifikasi stakeholders
yang berperan, organisasi harus bisa memprioritaskan yang paling penting, yaitu mereka yang berpengaruh dalam pelaksanaan tujuan organisasi.
Gambar 2. Peran/Kepentingan dari
Stakeholders
(Sumber:
http://interactive.cabinetoffice.gov.uk ) Posisi stakeholders menunjukkan bagaimana tindakan organisasi dalam berhubungan dengan mereka (Gambar 2):
High Support, High Importance
Stakeholders yang sangat mendukung dan sangat penting harus terlibat dalam suatu organisasi.
High Support, Low Importance
Stakeholders ini dapat memberikan gangguan tetapi tetap harus diakui.
Low Support, High Importance
Stakeholders ini akan sangat membantu dalam penentuan manfaat suatu produk organisasi.
Low Support, Low Importance
Stakeholders ini harus tetap diamati untuk memastikan tingkat kepentingan mereka tidak berubah agar tidak menganggu jalannya organisasi.
2.3 Komunikasi Data dan Informasi di BMKG
Pemerintah mempunyai kewajiban menyediakan pelayanan meteorologi, klimatologi dan geofisika. Pelayanan tersebut meliputi pelayanan informasi dan jasa. Pelayanan informasi terdiri atas informasi publik dan informasi khusus.
Informasi publik meliputi informasi rutin seperti prakiraan cuaca, prakiraan musim, prakiraan tinggi gelombang laut, prakiraan potensi kebakaran hutan, dan informasi
kualitas udara; dan peringatan dini seperti cuaca ekstrim, iklim ekstrim, gelombang laut berbahaya, dan tsunami. Informasi ini yang nantinya akan disebarluaskan oleh lembaga penyiaran publik dan media massa. Media massa harus menyediakan alokasi waktu atau
ruang kolom setiap hari untuk
menyebarluaskan informasi tersebut.
Informasi khusus yang dimaksud meliputi informasi cuaca untuk penerbangan, informasi cuaca untuk pelayaran, informasi iklim untuk agro industri, dan informasi kualitas udara untuk industri. Selain informasi khusus tersebut, informasi lainnya dapat pula dilayani sesuai dengan permintaan. Kejadian ekstrim meteorologi, klimatologi, dan geofisika yang diketahui oleh petugas stasiun pengamatan, anjungan pertambangan lepas pantai, kapal, atau pesawat terbang yang sedang beroperasi di wilayah Indonesia wajib disebarluaskan kepada pihak lain. ( BMKG 2009 )
III. METODOLOGI
3.1 Metode
Metode analisis proses komunikasi data dan informasi publik di BMKG Wilayah III adalah membandingkan keadaan aktual dengan teori proses komunikasi menurut Purwanto (2003):
1. Dasar ide dan gagasan BMKG Wilayah III. Dalam menjalankan visi dan misinya, kinerja BMKG berdasarkan kepada undang-undang. 2. Pengolahan ide menjadi informasi.
Data yang didapat dari berbagai
sumber, dikumpulkan dan
diidentifikasi sebelum dianalisis dan didiagnosis. Hasil analisis dan diagnosis berupa produk prakiraan dengan bahasa yang dimengerti oleh umum dan tidak terlalu teknis.
3. Penyampaian informasi.
Penyampaian informasi kepada para pengguna jasa (stakehoders) melalui televisi, radio, website, ataupun buletin. Dalam penyampaian informasi perlu diperhatikan kepada siapa informasi tersebut disampaikan karena penerima pesan berbeda dalam banyak hal seperti pengalaman, kebudayaan, usia, serta pengetahuan.
4. Umpan balik stakeholders. Tahap terakhir ini untuk melihat lebih lanjut apakah kinerja BMKG Wilayah III sudah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.
Metode analisis peran dan kepentingan
stakeholders yang digunakan adalah
menunjukkan bagaimana tindakan
stakeholders terhadap hubungan dengan suatu organisasi. Tindakan ini terbagi atas empat, yaitu:
1. Peran tinggi, kepentingan tinggi. 2. Peran tinggi, kepentingan rendah. 3. Peran rendah, kepentingan tinggi. 4. peran rendah, kepentingan rendah. 3.2 Waktu dan Tempat
Kegiatan praktik lapang ini dilaksanakan dari bulan Maret 2009 sampai dengan Juni 2009 di Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (BMKG) Wilayah III, Denpasar.