CARA PENGERJAAN FORMULIR RAB-4 : Judul
VI. VERIFIKASI KELAYAKAN PROPOSAL
Untuk mewujudkan hasil pembangunan sarana & prasarana yang berkualitas, berfungsi baik dan dapat bermanfaat bagi masyarakat secara berkesinambungan (minimal 3 tahun) maka prosesnya tidak hanya dilakukan pada saat pelaksanaan konstruksi dan pemeliharaan saja, tetapi harus dimulai sejak awal persiapan dan perencanaan teknisnya.
Salah satu upaya untuk memastikan bahwa proses dan hasil perencanaan teknis kegiatan yang dilakukan oleh KSM benar-benar telah memenuhi ketentuan-ketentuan yang dipersyaratakan dalam PNPM MP maka dokumen Proposal sebagai hasil persiapan dan perencanaan teknis kegiatan harus diverifikasi kelayakannya.
Verifikasi kelayakan usulan kegiatan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memeriksa dan menilai kebenaran/kelayakan dari dokumen proposal usulan kegiatan yang telah dibuat oleh KSM. Adapun tujuannya adalah untuk memastikan apakah usulan kegiatan yang direncanakan sudah layak atau belum layak untuk dibangun. Sedangkan hasil yang diharapkan dari kegiatan verifikasi ini adalah adanya rekomendasi atas kelayakan dari usulan kegiatan. Adapun substansi yang diverifikasi pada dasarnya adalah seluruh aspek
Organisasi KSM dan aspek Manajemen & Teknik kegiatan yang telah
dilakukan dalam persiapan dan perencanan teknis sebagaimana yang tercantum dalama Dokumen Proposal Usulan Kegiatan KSM Lingkungan. Dan untuk memudahkan proses pelaksanaan kegiatan ini maka aspek-aspek verifikasi tersebut telah di rumuskan dalam bentuk kriteria-kriteria kedalam suatu Daftar Periksa atau Formulir Sertifikasi, sehingga pada tahap pelaksanaannya tinggal mengisi formulir yang telah ada.
Pendekatan pelaksanaannya adalah dilakukan secara bersama-sama oleh UPL dan Tim Konsultan (khususnya Faskel Teknik, Askot Infrastruktur dan Tenaga Ahli Infrastruktur), sehingga diharapkan juga terjadi proses belajar bagi UPL (terjadi pemindahan pengetahuan).
1). Mekanisme dan Pembagian Tugas Tim Pelaksanaan
Adapun mekanisme pelaksanaan kegiatan adalah sebagaimana ditunjukan pada Gambar Diagram Mekanisme Pelaksanaan Verifikasi. Diagram tersebut dapat dijelakan sebagai berikut :
a. Verifikasi dilakukan terhadap dokumen proposal usulan kegiatan KSM dan bila diperlukan maka Tim verifikasi dapat menemui pihak KSM atau kunjungan langsung pemeriksaan dilapangan.
b. Proses Verifikasi dilakukan secara tim yang terdiri dari UPL dan pihak Konsultan (Faskel Teknik dan Askot Infrastruktur).
c. Kesimpulan verifikasi berupa Rekomendasi Akhir, selanjutnya dibuat bersama (harus disetujui oleh Askot atau TA. Infrastruktur) dengan kesimpulan dan tindaklanjut sebagai berikut :
i. Kegiatan Layak : Dibuat Berita Acara Kelayakan Kegiatan;
ii. Layak dengan Penyempurnaan : Proposal & Formulir Hasil Verifikasinya dikembalikan kepada Panitia melalui UPL untuk dilakukan penyempurnaan sesuai catatan hasil verifikasinya. Segera setelah penyempurnaan maka UPL dapat langsung meyampaikan dokumen perbaikan tersebut kepada Faskel Teknik/Askot Infra untuk diverifikasi kembali.
iii. Tidak Layak : Proposal & Formulir Hasil Verifikasinya dikembalikan kepada UPL dan diteruskan kepada BKM/LKM untuk dibahas status usulan tersebut dalam forum rapat BKM/LKM (Rapat BKM ini harus mengundang Panitia bersangkutan). Apabila hasil kesepakatan Rapat BKM/LKM mengakibatkan perubahan usulan kegiatan maka
harus mengacu prioritas pada PJM/Renta Pronangkis (harus ada Berita Acara Kesepakatan) dan mekanisme selanjutnya adalah melakukan pembentukan & Pendaftaran Panitia kembali (bila ternyata usulan kegiatan pengganti tidak akan dilaksanakan oleh KSM ini), penyusunan proposal usulan kegiatan dan proses verifikasi usulan. Sedangkan bila tidak mengakibatkan perubahan usulan maka mekanismenya kembali mengikuti mekanisme layak dengan penyempurnaan.
d. Setelah proses verifikasi selesai dan hasil rekomendasinya adalah layak maka dilakukan penyusunan Berita Acara Kelayakan Kegiatan Lingkungan yang ditandatanagani bersama dan diketahui oleh minimal Lurah/Ka Desa, Ketua RT/RW dan Tokoh masyarakat (Formulir V.3). Berita Acara ini selanjutnya menjadi bahan masukan penetapan prioritas/BAPPUK. Seluruh Proposal (termasuk penyempurnaanya) dan formulir Verifikasi yang telah diisi agar diarsipkan dikantor UPL/BKM dan Korkot.
Selanjutnya dengan mengingat kemampuan UPL yang masih proses belajar, khususnya terkait substansi teknis infrastraktur serta adanya tingkat kerumitan/kompleksitas kegiatan infrastruktur yang cukup bervariasi dilapangan maka dalam pelaksanaan proses verifikasi, dibuat semacam pembagian tanggungjawab substansi, antara UPL dan Tim Konsultan, termasuk juga antar Tim Konsultan sendiri (Faskel Teknik dan Askot Infrastruktur). Pembagian tanggungjawab tersebut sebagaimana diuraikan pada tabel berikut :
No Tim Tugas/Tanggungjawab Keterangan
1. Tim UPL 1) Melaksanakan verifikasi semua dokumen usulan kegiatan, dengan proioritas pada materi/hal-hal non-teknik sesuai acuan verifikasi;
2) Melaporkan hasil verifikasi yang telah dilaksanakan kepada Faskel Teknik.
2. Faskel
Teknik 1) Melaksanakan verifikasi semua aspek/hal-hal non-teknis sesuai acuan verifikasi; 2) Bertanggyngjawab melaksanakan Verifikasi
Teknis terhadap semua jenis Sarana dan Prasarana Sederhana yang bersifat Rehabilitasi/Perbaikan dan atau pembangunan baru dengan nilai dana (pagu alokasi BLM) maksimum Rp. 30 juta. 3) Dalam hal verifikasi yang menjadi
tanggungjawabnya, terdapat desain perlu mendapat verifikasi lebih lanjut maka dapat meminta verifikasi lebih lanjut dari Askot Infra.
4) Melaporkan Daftar jenis infrastruktur yang
Semua verifikasi yang dilakukan oleh UPL, tetap dapat diperiksa oleh Faskel Teknik;
No Tim Tugas/Tanggungjawab Keterangan menjadi tanggungjawab verifikasi Askot;
3. Askot
Infra 1) Melaksanakan verifikasi aspek non-teknis, khususnya terhadap 5 aspek non-teknis yang menentukan “Tidak Layak” (lihat Penjelasan Justifikasi “Tidak Layak”);
2) Melaksanakan Verifikasi Teknis terhadap semua jenis sarana & prasarana yang bersifat Pembangunan Baru dan atau peningkatan dengan nilai dana (pagu alokasi BLM) diatas Rp. 30 Juta;
3) Dan terhadap desain pembangunan baru untuk jenis prasarana yang lebih kompleks, yaitu : Jembatan Kayu/Beton diatas 6 meter (termasuk box culvert); Jembatan Baja/Besi, diatas 10 meter; Jembatan Gantung; Saluran Irigasi, Drainase; Prasarana Sumur Dalam/Bor, Perpipaan, IPAS;
4) Dalam hal terdapat desain yang menurut Askot perlu mendapat verifikasi lebih lanjut maka dapat meminta verifikasi dari TA. Infra.
5) Melaporkan Daftar jenis infrastruktur yang menjadi tanggungjawab verifikasi TA. Infra secara tertulis. Semua verifikasi teknis yang dilakukan oleh Faskel teknik, tetap dapat diperiksa oleh Askot Infra.
4. TA. Infra 1). Memfasilitasi (termasuk menyiapkan SOP) untuk desain pembangunan baru atau peningkatan prasarana yang bersifat lebih kompleks;
2). Melaksanakan verifikasi jenis infrastruktur yang perlu mendapat verifikasi lebih lanjut dari Askot.
Semua
verifikasi teknis & non- teknis yang dilakukan oleh Askot infra, tetap dapat diperiksa oleh TA. Infra.
2). Langkah-langkah Teknis Pelaksanaan
Adapun langkah-langkah teknis pelaksanaan Verifikasi dapat diuraikan sebagai berikut :
A. Persiapan
• Memahami cara melaksanakan verifikasi (termasuk cara pengisian formulir) dari Faskel/Askot Infra;
• Menyiapkan Dokumen Proposal yang sudah diterima dari KSM; • Menyiapkan Formulir Penilaian Verifikasi (Formulir : V.1, terlampir);
B. Pelaksanaan Verifikasi :
1. Verifikasi dilakukan dengan cara memeriksa/menilai kebenaran atau kelayakan dari setiap dokumen proposal yang ada. Cara pemeriksaan kebenaran/kelayakan untuk setiap aspek verifikasi (pertanyaan) dapat dilihat pada penjelasan Aspek Verifikasi (terlampir).
2. UPL, Faskel Teknis dan Askot Infrastruktur melakukan proses verifikasi sesuai dengan tanggungjawabnya masing-masing. Gunakan Formulir : V.1 seperti terlampir.
3. Jawaban atas setiap pertanyaan Verifikasi dituliskan pada formulir, Kolom Penilaian Kelayakan, yaitu :
a. Apabila hasil pemeriksaan/penilaian adalah diuraikan pada proposal secara benar/ lengkap maka tuliskan jawaban ”Ya” (atau tanda (√)) pada kolom jawaban ”Ya” yang tersedia, dan
b. Apabila hasil pemeriksaan/penilaian adalah diuraikan secara tidak benar atau kurang atau tidak ada sama sekali pada proposal maka tuliskan jawaban ”Tidak” (atau tanda (√)) pada kolom jawaban ”Tidak” yang tersedia.
c. Apabila terdapat jawaban ”Tidak” (poin 3.b) maka harus dicantumkan/dicatat apa saja kekurangan/kesalahan yang ditemukan. Hal-hal yang menjadi catatan ini dituliskan pada kolom ”Catatan (Penyempurnaan)” yang telah disediakan
4. Berikan Rekomendasi Hasil Verifikasi dengan ketentuan berikut :
• Layak : bila semua aspek yang dinilai mempunyai jawaban
Ya/Terpenuhi.
• Layak dengan Penyempurnaan : bila hasil Penilaian terdapat satu atau lebih Jawaban aspek ”Tidak Layak” atau terdapat catatan
penyempurnaan;
• Tidak Layak : bila ada jawaban ”Tidak Layak” diantara pertanyaan/kriteria berikut :
o ASPEK ORGANISASI
1) Adakah pengurus/anggota organisasi KSM/Panitia jelas ? 2) Apakah jumlah anggota KSM dari peremuan, minimal 30%? 3) Apakah sudah dijustifikasi dan dinyatakan layak oleh
BKM/LKM?
4) Apakah Panitia/KSM Merupakan Pemanfaat & Pemelihara Sarana & Prasarana yang dibangun ?
o ASPEK MANAJEMEN, TEKNIS KEGIATAN
5) Apakah rencana lahan lokasi Bangunan telah dibebaskan (tidak akan ada dampak sosial)?
6) Apakah Infrastruktur yang dibangun tidak bertentangan dengan Daftar Kegiatan Terlarang ?
7) Apakah Infrastruktur yang dibangun tidak menimbulkan dampak lingkungan ?
Diagram Alir Mekanisme Verifikasi Usulan Kegiatan Lingkungan PJM / RENTA PRONANGKIS Layak U P L Faskel Teknik Penyusunan BA Kelayakan Askot
Infra Hasil Verifikasi Rekomendasi Pembentukan, Pendaftaran & Justifikasi Panitia Penyusunan Proposal Usulan Kegiatan
Layak dengan Perbaikan
Tidak Layak (Penggantian/
R eview Usula n Kegiata n) Dokumen Proposal Usulan Kegiatan (atau Revisi) NT s/d Rp. 3 0 Jt Diatas Rp. 0 Jt 3 Laporkan Laporkan TIM VERIFIKATOR
8) Kelayakan Teknis (Perencanaan Desain/Spesifikasi), mencakup : Kesesuaian dengan spesifikasi standar teknis, Keamanan/kenyamanan Pemakaian, Kualitas Bahan Utama, Pencapaian Manfaat/Fungsi Infrastruktur.
5. Cantumkan rekomendasi yang sesuai/dipilih tersebut pada bagian akhir formulir dengan cara mencoret semua alternatif rekomendasi yang tidak dipilih;
6. Buatlah Berita Acara Kelayakan Verifikasi Kegiatan Lingkungan yang ditandatanagani bersama dan diketahui oleh minimal Lurah/Ka Desa, Ketua RT/RW dan Tokoh masyarakat (Contoh bentuk BA, seperti Formulir V.2, terlampir).
7. Hasil Verifikasi (Lembar Verifikasi yang telah diisi dan ditandatangani) dicopy satu rangkap sebagai laporan.
Adapun penjelasan masing-masing krteria pada setiap aspek verifikasi adalah sebagaimana diuraikan pada tabel berikut :
Aspek dan Kriteria Verifikasi beserta Penjelasan :
No ASPEK YANG DIVERIFIKASI PENJELASAN CARA PEMERIKSAAN
A. ASPEK ORGANISASI
1 Adakah pengurus, anggota, serta aturan organisasi KSM yang jelas ?
2 Apakah jumlah anggota organisasi KSM dari perempuan, minimal 30% ?
3 Apakah KSM telah dijustifikasi dan dinyatakan layak oleh BKM/LKM?
Cek Berita Acara Pembentukan & Formulir Pendaftaran KSM yang bersangkutan di BKM/UPL sesuai hasil penilaian kelayakan dari UPL/BKM sebelumnya. Pastikan bahwa formulir tersebut sudah ada.
4 Apakah KSM Merupakan
Pemanfaat & Pemelihara Sarana & Prasarana?
Cek kebenaran & kelengkapan Pernyataan Kesanggupan O&P (Form-9). Cek juga Apakah Pemilihan Desain/Spesifikasi teknis sudah mempertimbangkan kemampuan masyarakat untuk dapat melaksanakan pemeliharaan?
5 Adakah Kontribusi Swadaya masyarakat ?
Cek kebenaran & kelengkapan Berita Acara Kesepakatan Swadaya Masyarakat (Form-3), Cek juga nilai RAB Swadaya (Form : RAB-4)
B. ASPEK MANAJEMEN, TEKNIS KEGIATAN
1 Apakah Prasarana yang diusulkan sesuai dokumen
PJM-Pronangkis ?
Cek kebenaran dan kesesuaian Usulan Kegiatan (Form-1, Proposal) dengan dokumen Renta/PJM Pronangkis.
2 Apakah rencana lahan lokasi Bangunan telah dibebaskan (tidak akan ada dampak sosial)?
Cek Kebenaran dan kelengkapan pengisian Formulir Pernyataan Kontribusi lahan dari pemilik (Form-4, Proposal).
3 Adakah calon tenaga kerja yang akan terlibat ?
Cek Kebenaran & kelengkapan pengisian Formulir Tenaga Keja (Form : TK-1)
4 Adakah Kesepakatan Harga Hasil Survey (minimal 3 toko setempat)
Cek Kebenaran & kelengkapan pengisian Formulir RAB (Form RAB-1), bila perlu dapat dilakukan pengecekan dilapangan;
No ASPEK YANG DIVERIFIKASI PENJELASAN CARA PEMERIKSAAN
5 Adakah Gambar sederhana Infrastruktur ?
Cek adakah gambar-gambar Teknis sederhana Infrastruktur (Form Gbr).
6 Adakah dokumentasi/photo kondisi awal (0%) ?
Cek kebenaran dan kelengkapan dokumentasi kegiatan (Form-Photo).
7 Apakah rencana Bangunan tidak bertentangan dengan Daftar Kegiatan Terlarang ?
Cek Kebenaran dan kelengkapan pengisian Formulir Daftar Kegiatan Terlarang (Form-4)
8 Apakah rencana Bangunan tidak berpotensi menimbulkan Dampak Negatif (merusak) Lingkungan?
Cek Kebenaran dan kelengkapan pengisian Formulir Penilaian Daftar Uji Dampak Lingkungan (Form-5)
9 Adakah Daftar Kuantitas Pekerjaan?
Cek Kebenaran & kelengkapan pengisian Formulir Daftar Kuantitas (Form RAB- 2).
10 Adakah Perhitungan RAB (Swadaya & BLM/PNPM ?
Cek Kebenaran & kelengkapan pengisian Formulir RAB (Form RAB-4). Termasuk hal berikut terpenuhi juga :
• Apakah jumlah nilai biaya untuk Upah Tenaga Kerja dari prasarana yang dibangun (bukan padat karya), tidak melampaui kewajaran (wajar : kira-kira nilainya kurang dari 40%)
• Apakah Nilai Total Biaya BLM seimbang dengan Volume Pekerjaan Yang Direncanakan (Tidak Kelebihan Biaya atau Kekurangan Dana) ? 11 Adakah Jadwal Pelaksanaan
Kegiatan ?
Cek Kebenaran & kelengkapan pengisian Formulir Jadwal Pelaksanaan Kegiatan (Form 6). Termasuk hal berikut terpenuhi : Apakah perkiraan waktu pelaksanaan infrastruktur tersebut sudah cukup (tidak akan dikerjakan tergesa-gesa sehingga mengurangi kualitas)
12 Adakah Rencana Pengadaan Kegiatan ?
Cek Kebenaran & kelengkapan pengisian Formulir Organisasi Lapangan (Form -7).
13 Adakah Struktur
Organisasi/Susunan Tim Pelaksanaan Kegiatan ?
Cek Kebenaran & kelengkapan pengisian Formulir Organisasi Lapangan (Form 8).
No ASPEK YANG DIVERIFIKASI PENJELASAN CARA PEMERIKSAAN
14 Apakah rencana Bangunan layak secara teknis?
(Kesesuaian spesifikasi/desain dengan standar teknis, Kualitas Bahan Utama, Pencapaian
Manfaat, dan Keamanan/kenyamanan
Pemakai)
Selain UPL, Verifikasi Kelayakan ini harus dilakukan oleh Tim KMW (TA.Infra/Askot Infra/Faskel Teknik) dan Apabila dianggap perlu dapat dilakukan verifikasi langsung dilapangan. Gunakan referensi Gambar (Form Gbr/Spesifikasi, termasuk Photo/Dokumentasi yang ada).
Hal-hal yang perlu diverifikasi, antara lain :
1. Apakah Lokasi Yang Dipilih sesuai dengan Jenis Infrastruktur yang direncanakan ?
2. Apakah Desain/Spesifikasi & kualitas bahan utama yang direncanakan baik/kuat (sesuai persyaratan stándar teknis bangunan) ?
3. Apakah bangunan utama dan pelengkap dari prasarana sudah direncanakan (minimal untuk menjamin keamanan bagi pemakai atau agar usia pemakaian prasarana lebih lama) ?
4. Apakah desain sudah memperhatikan kebiasaan lokal?
5. Apakah KSM Mampu mengerjakan sendiri Prasarana tersebut? (Khusus untuk pekerjaan pemadatan perkerasan (Kerikil/Sirtu, Telfor, Makadam) agar diupayakan menggunakan mesin gilas/pemadat);
6. Apakah perencanaan sudah mempertimbangkan pencapaian manfaat dari prasarana (setelah bangunan selesai dapat langsung bermanfaat), khususnya prasarana seperti Air Bersih, Drainase, dll;
7. Dan lain-lain persyaratan teknis yang dianggap prinsip pada bangunan (lihat Pedoman Teknis);