Fakultas Ekonomi Manajemen Institut Pertanian Bogor
III. METODE PENELITIAN
3.3. Waktu dan Lokasi Penelitian
Penelitian dilakukan di PT NIC, yang berlangsung selama empat bulan mulai April hingga Juli 2011 di Cikarang Industrial Estate , Bekasi – Jawa Barat. 3.4. Jenis dan Metode Pengambilan data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data primer dan sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh melalui pengamatan langsung dan wawancara. Data sekunder adalah data yang dikumpulkan dengan cara studi pustaka dan diperoleh dari dokumen-dokumen PT NIC, jurnal, hasil penelitian terdahulu, internet maupun BPS. Metode pengambilan data yang digunakan adalah:
1. Wawancara dilakukan untuk mengetahui gambaran umum perusahaan, identifikasi rantai pasokan RTS dan analisis kriteria pemilihan pemasok dengan pendekatan PHA. Responden Supervisor PPIC, purchasing, Supervisor QC raw material. Wawancara dilakukan berdasarkan pada kuesioner ang dibuat.
2. Observasi lapang. Teknik ini dilakukan dengan pengamatan di lapangan oleh peneliti terhadap rantai pasokan dan analisis kriteria pemilihan pemasok di PT NIC.
3. Studi literatur berkaitan dengan objek yang akan diteliti. Peneliti mencari literatur yang sesuai dengan permasalahan topik penelitian, diantaranya literatur yang berjudul manajemen rantai pasokan, pengambilan keputusan yang dianggap berkaitan dengan objek yang diteliti.
Kuesioner terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu
a. Kuesioner untuk mengidentifikasi rantai pasok, proses pemilihan pemasok bahan baku di PT NIC, dan
b. Kuesioner untuk menilai kesesuaian kriteria yang sudah ditetapkan perusahaan dengan pemasok bahan baku RTS.
Kuesioner dapat dilihat pada Lampiran 1 dan 2.
Tabel 2 menunjukkan tujuan, jenis, metode pengumpulan dan analisis data yang dilakukan.
Tabel 2. Tujuan, jenis, metode pengumpulan dan analisis data No Tujuan Jenis Data Metode Pengumpulan Data Analisis Data
1 Menganalisis rantai pasokan untuk RTS di PT NIC Primer dan sekunder x Wawancara x Observasi langsung x Kuesioner x Studi pustaka Deskriptif
2 Mengidentifikasi proses pemilihan pemasok yang selama ini dilakukan oleh PT NIC.
Primer x Wawancara
x Observasi langsung
Deskriptif
3 Menganalisis pemasok yang dipilih oleh PT NIC, beserta kriteria dan sub kriteria bahan baku yang sudah ditetapkan oleh PT NIC dalam memilih pemasok RTS Primer x Wawancara x Observasi langsung x Kuesioner x Studi pustaka Metode PHA
3.5. Teknik Pengambilan Sampel
Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah non probability sampling yaitu semua elemen populasi belum tentu memiliki peluang yang sama untuk dipilih menjadi anggota sampel. Teknik ini juga biasa disebut sebagai pengambilan sampel berdasarkan pertimbangan. Ada beberapa jenis cara pengambilan sampel dengan teknik ini, namun untuk penelitian ini menggunakan judgement sampling. Peneliti memilih sampel berdasarkan pertimbangan diantaranya responden memahami kondisi pemasok perusahaan dan menjadi pengambil keputusan dalam memilih pemasok perusahaan. Jumlah responden yang digunakan untuk mengetahui kriteria pemilihan pemasok bahan baku RTS adalah 3 (tiga) orang terdiri dari Supervisor Planning Production Inventory Control (PPIC), bagian purchasing, dan Supervisor QC raw material.
3.6. Pengolahan dan Analisis Data
Pengolahan dan analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis kualitatif dan kuantitatif. Analisis kualitatif dilakukan dengan menggunakan metode proses hirarki analitik (PHA). Sedangkan analisis kuantitatif digunakan untuk memperoleh gambaran kondisi rantai pasokan pada
PT NIC, pemasok bahan baku RTS dan kriteria-kriteria yang digunakan untuk menilai kinerja pemasok pada RTS. Tujuan PHA dalam penelitian ini adalah untuk menilai kinerja pemasok yang terbaik pada pemasok RTS.
PHA cukup mengandalkan intuisi sebagi input utamanya. Namun, intuisi tersebut harus cukup informasi dan memahami masalah keputusan yang dihadapi. Tahapannya dalam menyelesaikan masalah dengan metode PHA adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi Sistem
Identifikasi sistem dapat dilakukan dengan mempelajari literatur, berdiskusi dengan para pakar, untuk memperkaya ide dan konsep yang relevan dengan masalah.
2. Penyusunan Struktur
Abstraksi ini mempunyai bentuk yang saling berkaitan, tersusun dari sasaran utama, sub-sub tujuan, faktor-faktor pendorong yang mempengaruhi sub-sub tujuan tersebut, pelaku-pelaku yang memberi dorongan, tujuan-tujuan pelaku dan akhirnya ke alternatif strategis, pilihan atau skenario.
Abstraksi dari sebuah struktur hirarki dapat dilihat dari Gambar 6.
Gambar 6. Struktur hirarki (Saaty dalam Bungsu, 2010) G F1 F2 F3 Fn A1 A2 A3 An T1 T2 T3 Tn S1 S2 S3 Sn Faktor Aktor Tujuan Skenario
Keterangan:
Goal (G) : Tujuan utama yang ingin dicapai oleh perusahaan
F1, F2, F3, Fn : Faktor-faktor atau kriteria yang dapat mempengaruhi tujuan utama (G)
A1, A2, A3, An : Aktor yang berpengaruh dalam mengambil keputusan T1, T2, T3, Tn : Beberapa tujuan yang ingin dicapai perusahaan
S1, S2, S3, Sn : Skenario atau alternatif yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan
3. Membuat matriks banding berpasangan
Untuk mengisi matriks banding berpasangan digunakan skala banding yang tertera pada Tabel 3. Angka-angka yang tertera menggambarkan relatif pentingnya suatu elemen dibandingkan dengan elemen lainnya sehubungan dengan sifat kriteria tertentu. Pengisian matriks hanya dilakukan untuk bagian di atas garis diagonal dari kiri ke kanan bawah.
Tabel 3. Nilai skala banding berpasangan Tingkat
Kepentingan
Definisi Penjelasan 1 Kedua elemen sama
pentingnya
Dua elemen menyumbangkan sama besar pada sifat itu
3 Daripada elemen yang lainnya, elemen yang satu sedikit penting
Pengalaman dan pertimbangan sedikit menyokong satu elemen atas yang lainnya
5 Elemen yang satu sangat penting daripada yang lainnya
Pengalaman dan pertimbangan kuat menyokong satu elemen atas yang lainnya
7 Suatu elemen jelas lebih penting dibanding yang
lainnya
Suatu elemen dengan kuat disokong dan dominannya telah terlibat dalam praktek
9 Suatu elemen mutlak lebih penting dibanding yang
lain
Bukti yang menyokong elemen yang satu atas yang lainnya memiliki tingkat penegasan yang kuat
2, 4, 6, 8 Nilai antara dua penilaian yang berdekatan
Kompromi diperlukan diantara dua pertimbangan
Kebalikan Jika untuk aktivitas i mendapat satu angka bila dibandingkan dengan aktivitas j, maka j memiliki nilai kebalikannya bila dibandingkan dengan i
4. Melakukan perbandingan dan penilaian
Tahap ini dilakukan dengan mengumpulkan semua pertimbangan yang diperlukan untuk mengembangkan peringkat matriks di langkah 3.
5. Mensintesis berbagai pertimbangan dan membobotkan vektor-vektor prioritas, yaitu memasukkan nilai-nilai berdasarkan nilai skala banding berpasangan.
Dalam proses ini terdapat dua tahap pengolahan, yaitu pengolahan horizontal dan vertikal. Pengolahan horizontal dimaksudkan untuk menyusun prioritas elemen keputusan setiap tingkat hirarki keputusan. Tahapannya adalah sebagai berikut:
a. Perkalian baris (z) dengan rumus:
b. Perhitungan vektor prioritas atau vektor eigen
eVPi adalah elemen vektor prioritas ke-1 c. Perhitungan nilai eigen maksimum
VA = aij u VP dengan VA = (Vai) VB = VA/VP dengan VB = (Vbi)
VA = VB = vektor antara
d. Perhitungan Indeks Konsistensi (CI):
Pengukuran ini dimaksudkan untuk mengetahui konsistensi jawaban yang akan berpengaruh kepada kesahihan hasil. Rumusnya sebagai berikut: ...(1) ……… (2) ……… (3) ……… (4) ………... (5)
Untuk mengetahui CI dengan besaran tertentu cukup baik atau tidak, perlu diketahui rasio yang dianggap baik, yaitu apabila CR §
Rumus CR adalah:
Nilai RI merupakan nilai random indeks yang dikeluarkan oleh Oarkridge Laboratory yang berupa tabel berikut ini:
N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
RI 0,00 0,00 0,58 0,90 1,12 1,24 1,32 1,41 1,45 1,49 1,51 1,48 1,56 ……… (6)
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Perusahaan 4.1.1 Sejarah, Visi dan Misi Perusahaan
PT NIC secara resmi didirikan pada tahun 1994, yang dibuat di hadapan Notaris Liliana Arif Gondoutomo, SH dan telah mendapatkan persetujuan Menteri Kehakiman Republik Indonesia No. C2.11.525.NT.01.01.Th.94 pada tanggal 2 Agustus 1994. Perusahaan ini merupakan perusahaan patungan Indonesia-Jepang, yaitu antara PT. Sari Indoroti dengan Nissho Iwai Corporation dan Shikishima Banking Co. Ltd.
Visi PT NIC yaitu “menjadi perusahaan terbesar di Indonesia di bidang bakery products dengan menghasilkan dan mendistribusikan produk-produk berkualitas tinggi dengan harga yang terjangkau bagi rakyat Indonesia”. Sedangkan misinya yaitu membantu meningkatkan kualitas hidup bangsa Indonesia dengan memproduksi dan mendistribusikan makanan yang bermutu tinggi, sehat, halal dan aman bagi pelanggan.
Perusahaan ini bergerak di bidang industri makanan, khususnya produk bakeri. Perusahaan didirikan diatas lahan seluas 10.277 m2 di Cikarang Industrial Estate, Bekasi – Jawa Barat. Pabrik utama PT NIC memiliki luas tanah 13.515 m2 dengan luas bangunan 10.277 m2, dengan bangunan yang terdiri dari produksi roti tawar, area produksi roti manis, ruangan gudang dan silo, area teknik, serta gudang finish good. Perusahaan ini mempunyai kapasitas awal produksi sebesar 3138 ton/tahun. PT NIC saat ini mempunyai 4 (empat) pabrik dengan pabrik utama berlokasi di Jl. Jababeka XIIA Blok W.
4.1.2 Sumber Daya Manusia
Dalam pencapaian visi, misi dan kebijakan mutu yang sudah ditetapkan, disusun suatu struktur organisasi yang berfungsi sebagai sistem pengaturan umpan balik antara atasan dan karyawan. Struktur organisasi PT NIC dapat dilihat pada Lampiran 3.
Tugas dan tanggungjawab yang dimiliki masing-masing jabatan adalah sebagai berikut:
1. Presiden Direktur
Presiden Direktur memiliki wewenang penuh terhadap perusahaan. Dalam tugasnya, presiden direktur dibantu oleh seorang direktur.
2. Direktur
Direktur memiliki tugas dan tanggungjawab atas jalannya kegiatan operasional perusahaan. Dalam tugasnya, direktur dibantu oleh seorang
General Manager. 3. General Manager (GM)
GM merupakan pemimpin dalam suatu perusahaan. Dalam melakukan tugasnya GM dibantu oleh seorang sekretaris. GM bertanggungjawab atas berlangsungnya segala kegiatan perusahaan untuk mencapai prestasi yang tinggi dalam menghasilkan produk-produk yang berkualitas. GM bertanggung jawab langsung kepada direktur.
4. Asistant General Manager (AGM) Finance and Accounting
AGM Finance and Accounting bertanggung jawab atas cash flow keuangan yang dilakukan oleh PT NIC termasuk pembukuannya.
5. Product Development and Quality Assurance (PDQA) Manager
PDQA Manager bertanggungjawab terhadap pengembangan produk, menciptakan produk baru, dan pengawasan bahan baku, pengawasan mutu produk.
6. Sales and Marketing Manager
Sales and Marketing Manager bertanggung jawab terhadap penjualan
produk, biasanya dilakukan penargetan jumlah penjualan yang harus dicapai.
7. Supply Chain Management (SCM) Manager
SCM Manager ini bertugas dalam hal inventori bahan baku, pendistribusian produk jadi. SCM Manager membawahi 3 (tiga) bagian, yaitu :
a. Product Planning and Inventory Control (PPIC) b. Distribution Superindent
8. Assistant General Manager (AGM) Plant
AGM Plant bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional produksi roti. 9. Human Resources and Development-General Affair (HRD-GA) Manager
HRD-GA Manager bertanggung jawab terhadap hal yang berhubungan dengan hak dan kewajiban SDM PT NIC serta kegiatan operasional perusahaan secara umum.
Setiap manager masing-masing departemen dibantu oleh beberapa orang
Supervisor untuk setiap Sub Departemen yang dipimpinnya. Dalam menjalankan tugasnya, Supervisor dibantu oleh group leader yang memimpin beberapa karyawan sebagai crew. Jumlah tenaga kerja PT NIC adalah 914 karyawan (pada periode April 2009). Latar belakang pendidikan tenaga kerja PT NIC sangat beragam, dengan presentasi masing-masing yaitu SLTA sebesar 50%, D1 – D3 sebesar 20 persen, S1 sebesar 25 persen dan S2 atau lebih tinggi sebesar 5 persen. Keragaman ini karena disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Untuk Jumlah Karyawan periode Maret 2011 untuk Cikarang Plant 1 : ± 250 orang, Cikarang Plant 2 : ± 350 orang, Pasuruan plant : ± 250 orang, Semarang Plant : ± 100 orang.
Penetapan waktu dan jam kerja karyawan di PT NIC adalah:
1. Lima hari kerja dan dua hari libur berlaku bagi staff office, dengan jam kerja normal adalah sebagai berikut: hari Senin sampai hari Kamis pukul 08.00 – 17.00 WIB dengan istirahat pukul 12.00 – 13.00 WIB. Hari Jumat mulai bekerja pada pukul 08.00 – 17.00 WIB dengan istirahat pukul 11.30 – 13.00 WIB. Sedangkan hari Sabtu dan Minggu merupakan hari libur.
2. Enam hari kerja dalam seminggu dengan jumlah jam kerja sebanyak 7 (tujuh) jam sehari dan waktu istirahat selama 1 (satu) jam untuk karyawan non staff. Pembagian waktu kerja menjadi 3 (tiga) shift, yaitu
shift pertama mulai pukul 07.00 – 15.00 WIB, shift kedua dimulai pada pukul 15.00 – 23.00 WIB, dan shift ketiga dimulai pada pukul 23.00 – 07.00 WIB.
Sistem upah kerja untuk karyawan produksi PT NIC berdasarkan pada Upah Minimum Regional (UMR) yang berlaku di Cikarang, Bekasi. Gaji pokok
ditetapkan berdasarkan jabatan, golongan, pendidikan, keahlian, prestasi dan pengalaman kerja. Selain gaji pokok, karyawan juga mendapatkan tunjangan seperti tunjangan kesehatan, tunjangan premi hadir, tunjangan transportasi dan tunjangan hari raya. Sistem penggajian dilakukan pada setiap bulannya.
4.2. Identifikasi Rantai Pasokan
Pada penyediaan bahan baku perusahaan, PT NIC harus mampu menyediakan kebutuhan dengan cepat agar proses produksi tidak terhambat. Komunikasi antara PT NIC dengan pemasok harus berjalan dengan baik, agar pemenuhan kebutuhan untuk proses produksi berjalan baik.
Pemakaian bahan-bahan untuk proses produksi RTS berasal dari dalam maupun luar negeri. Bahan pengemas seperti kwick lock, yaitu segel untuk mengunci kemasan roti PT NIC agar roti yang diproduksi tidak terkontaminasi diimpor dari Malaysia dan Australia. Pemesanan kwick lock dilakukan dengan waktu tunggu yang cukup lama yaitu 3 (tiga) bulan dengan jumlah besar.
Waktu pengiriman bahan baku juga ditentukan dan dipengaruhi oleh kapasitas gudang dan kebutuhan produksi. Bahan baku utama seperti terigu dikirim setiap hari. Sedangkan bahan baku lainnya seperti garam rata-rata 3 (tiga) kali dalam seminggu dan calcium provionat rata-rata 1 (satu) kali dalam seminggu. Frekuensi kedatangan bahan baku ditentukan berdasarkan kontrak kerjasama yang dilakukan oleh PT NIC dengan pemasok.
Pemasok yang bekerja sama dengan PT NIC tahun 2011 antara lain PT Bogasari, PT Jaya Fermex, PT Adyaceda, PT Sumber Laut, dan lain-lain. Beberapa pemasok yang menyediakan lebih dari satu bahan baku diantaranya adalah PT Adyaceda dan PT Jaya Fermex. Hal tersebut bisa membuat pemasok yang terlibat semakin sedikit, karena dengan sedikitnya pemasok yang terlibat dalam rantai pasokan, maka kontrak kerjasama dapat lebih ditingkatkan dan loyalitas dari pemasok dapat meningkat. Walaupun demikian, PT NIC sendiri memiliki beberapa alternatif pemasok. Hal ini dilakukan untuk mengurangi ketergantungan pada satu pemasok saja dan kebijakan tersebut dilakukan agar tidak ada permainan harga dari pemasok.
Gambar 7 memperlihatkan identifikasi rantai pasok yang dilakukan pada PT NIC dan Gambar 8 menunjukkan aliran barang, finansial dan informasi pada rantai pasokan PT NIC. Pada Tabel 4 diperlihatkan jenis bahan baku yang digunakan untuk produksi RTS dan pemasok yang terlibat pada PT NIC.
Gambar 7. Identifikasi rantai pasokan PT NIC (PT NIC, 2011)
Keterangan:
Aliran Barang Aliran Finansial
Aliran Informasi
Gambar 8. Skema aliran barang, finansial, dan informasi pada rantai pasok PT NIC (PT NIC, 2011) Pemasok lokal: 1. PT Bogasari 2. PT Jaya Fermex 3. PT Sumber laut 4. PT Nusa Indah 5. PT Super Exim 6. PT Sumber Roso 7. PT Antar Tirta 8. PT Supernova 9. PT Perkasa Teknik 10. PT Puratos 11. PT Halim Sakti 12. PT Adyaceda 13. PT Sinar Meadow Pemasok internasional: 1. Kwick lock Australia 2. Kwick lock Malaysia
PT NIC (Dept. SCM) Sales Office Supermarket Minimarket Distribution Channel Institusi Pemerintah Agen Sample K O N S U M E N K o ns um en A kh ir Pemasok PT NIC Dept. SCM Produksi Sales Office Purchasing Agen & Regular Outlet
Tabel 4. Bahan baku dan pemasok untuk produksi RTS di PT NIC
No. Bahan Baku Nama Perusahaan
Pemasok Lokal
1 Tepung Terigu PT Bogasari
2 Ragi PT Jaya Fermex
3 Garam PT Sumber Laut
4 Gula PT Nusa Indah
PT Sumber Roso
5 Milk Skim Powder PT Antatirta
6 Shortening PT Sinar Meadow
PT Adyaceda
7 Palmia Olex PT Adyaceda
8 Coding Foil Roti Tawar PT Perkasa Teknik
9 Etiket RTS PT Super Exim
PT Supernova
10 Bread Improver PT Puratos
PT Jaya Fermex
11 Shortening PT Sinar Meadow
12 Vegetable Oil PT Sinar Meadow
PT Adyaceda
13 Malinda Baker Fat PT Adyaceda
Pemasok Luar Negeri
1 Kwick Lock PT Kwick Lock Ltd Australia
PT Kwick Lock Ltd Malaysia Sumber : PT NIC (2011)
Peluang terjadinya suatu permasalahan pada rantai pasokan sangat besar, dari masalah pengiriman bahan baku oleh pemasok sampai pada pengiriman produk ke konsumen. Berikut ini adalah identifikasi permasalahan rantai pasok pada PT NIC berdasarkan pengamatan langsung dan wawancara:
1. Pengiriman bahan baku mengalami keterlambatan, disebabkan oleh:
a. Masalah transportasi, seperti transportasi pemasok tidak tersedia, dan kemacetan lalu lintas.
b. Pihak PT NIC terlambat dalam pemberian PO kepada pemasok.
2. Pengiriman bahan baku terlalu cepat dari yang dijadwalkan oleh pemasok, disebabkan oleh keterbatasan sarana transportasi pemasok, sehingga pemasok memaksakan untuk melakukan pengiriman sebelum waktu yang dijadwalkan.
3. Ketidaksesuaian jumlah dan jenis bahan baku yang dikirimkan pemasok, disebabkan oleh beberapa bahan baku yang rusak selama perjalanan menuju PT NIC, contohnya telur pecah, ragi rusak, dan lain-lain.
4. Keterlambatan pengiriman produk ke distributor dan konsumen, disebabkan oleh:
a. Keterlambatan atau pengiriman bahan baku terlalu cepat oleh pemasok sehingga terjadi perubahan jadwal produksi.
b. Proses produksi tidak berjalan dengan lancer yang diakibatkan oleh adanya hal-hal yang tidak diduga seperti kerusakan mesin dan lain-lain. Berdasarkan pembahasan di atas, terlihat bahwa permasalahan pada rantai pasokan PT NIC terdapat pada proses penyaluran bahan baku oleh pemasok, ketidaksesuaian bahan baku yang dikirimkan pemasok, dan penyaluran produk dari PT NIC ke distributor dan konsumen. Masalah-masalah tersebut akan menyebabkan terganggunya proses produksi dari rencana yang telah ditetapkan. 4.2.1 Analisis Proses Pengadaan dan Pembelian Bahan Baku
Mekanisme pengadaan bahan baku yang dilakukan PT NIC yaitu dengan melihat persediaan bahan baku yang ada di gudang setiap hari (stock opname daily), kemudian secara periodik bagian PPIC akan menganalisa persediaan perbandingan dengan menggunakan softwareSystem Application Product in Data Processing (SAP).Apabila di dalam planning sheetBegan on Hand (BOH)sudah menunjukan mendekati lead time pemesanannya maka bagian PPIC akan mengeluarkan Purchase Requisition (PR) ke bagian Purchasing yang akan mengeluarkan PO untuk pemesanan barang kemudian di release oleh bagian
Accounting.
Pemakaian bahan-bahan untuk proses produksi RTS berasal dari dalam maupun luar negeri. Sistem pembelian bahan baku yang dilakukan PT NIC melalui beberapa proses, yaitu:
a. Team Sales mengeluarkan Order to Factory (OTF) kepada Bagian PPIC. b. Bagian PPIC melakukan perhitungan Material Requirement Planning
(MRP) atas dasar Order To Factory (OTF) yang telah dibuat.
c. Berdasarkan perhitungan MRP maka bagian PPIC akan menerbitkan PR untuk bahan baku meminta persetujuan dari Manager SCM.
d. Apabila PR tersebut disetujui maka akan diberikan kepada Bagian
Purchasing. Bagian Purchasing akan mencari pemasok dan melakukan negosiasi dengan surat penawaran barang berikut harga, perincian spesifikasi dan term of payment.
e. Bagian Purchasing kemudian membuat Canvas Sheet minimal beberapa pemasok yang akan dibandingkan untuk spesifikasi barang yang sama. f. Bagian Purchasing kemudian menerbitkan form Purchase Order (PO)
pada modul purchase order sub- menu purchase order entry.
g. Setelah menerbitkan PO, bagian Purchasing melakukan pengisian kolom kuantitas dan harga sesuai permintaan dan melakukan posting ke sistem
Accpac lalu mengirim form PO.
h. PO kemudian dikirim kepada pihak manajemen terkait, yaitu Departemen Keuangan dan General Manager untuk meminta persetujuan.
i. Apabila PO disetujui oleh pihak manjemen sesuai dengan ketentuan, maka dilakukan pemesanan bahan baku dengan mengirimkan PO ke pemasok yang dipilih.
j. Apabila PO yang diterima oleh pemasok disetujui, maka pengiriman bahan baku dapat dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
k. Bahan baku yang telah dikirim oleh pemasok akan diterima oleh Bagian Bahan Baku untuk diperiksa apakah barang yang dikirim sesuai dengan PO yang dikirim beserta keadaan dari bahan baku yang dikirim.
Proses pembelian bahan baku ini sesuatu yang sangat penting karena apabila terjadi keterlambatan terhadap bahan baku dapat mengganggu proses produksi dan berdampak pada tidak terpenuhinya kebutuhan konsumen. Bagan proses pembelian bahan baku dapat dilihat pada Gambar 9.
34
Sumber: PT NIC (2011)
Gambar 9. Bagan alir proses pembelian bahan baku PT NIC Departemen PPIC Departemen
Purchasing Persetujuan Pemasok
Bagian Gudang Bahan Baku Proses Penerimaan OTF Lengkap Proses MRP Proses menerbitkan Purchase Requisition Didaftarkan untuk persetujuan Proses menerbitkan Purchase Order Proses Verifikasi Setuju? Didaftarkan untuk persetujuan Persiapan pengiriman PO Pengiriman PO ke
pemasok via fax
Proses Persetujuan Setuju? Proses Persetujuan Setuju? Ya Tidak Ya Tidak Disetujui Konfirmasi Pemesanan Penerimaan PO Setuju? Tidak Ya Ya Tidak
4.2.2 Analisis Proses Pengendalian Bahan Baku
Bahan baku yang dipakai oleh PT NIC diperoleh dari pemasok lokal dan internasional. Tahapan Instruksi Kerja Penerimaan Bahan Baku (Incoming RM/ Raw material) :
1. Setiap kedatangan bahan baku atau kemasan, petugas QA yang ditunjuk melakukan pemeriksaan terhadap jumlah serta satuan kedatangan barang seperti karton, sak, pack, jerigen dan lain-lain serta memeriksa surat jalan dari pemasok.
2. Setelah mengetahui jumlah kedatangan barang maka dilakukan sampling
untuk memeriksa sampel yang dilakukan sesuai dengan prosedur sampling
dan Table Military Standard. Sistem inspeksi bahan baku yang masuk memiliki pengecualian yaitu untuk bahan baku bulk seperti tepung terigu. 3. Menyiapkan lembar inspeksi (Incoming RM Inspection Report) yaitu
pemeriksaan kualitas bahan baku dan atau kesesuaian parameter peneriksaan dengan Certificate of Analysis (COA).
4. Mengisi hasil pemeriksaan pada lembar tersebut. Bahan baku dan kemasan yang telah dibuka kemasannya untuk keperluan pemeriksaan harus ditutup kembali dengan baik untuk mencegah kontaminasi dan penurunan kualitas. Selain itu, menempelkan stiker “Quality Inspection” pada kemasan bahan baku dan kemasan.
5. Menentukan jumlah penolakan dan penerimaan bahan baku dan kemasan dengan berpedoman pada Table Military Standar.
a. AC: Acceptable Number yaitu bilangan yang menunjukkan jumlah bahan baku yang tidak mengakibatkan penolakan seluruh bahan yang dikirim, melainkan penolakan hanya terhadap bahan baku dan kemasan yang tidak sesuai saja.
b. RE: Rejection Number yaitu bilangan yang menunjukkan jumlah bahan