• Pihak pengurusan atau wakil pihak pengurusan yang bertanggungjawab terus kepada laman web kurang melaksanakan pemantauan terhadap kualiti dan pengemaskinian laman web.
Peluang
• Laman web yang berkualiti dan dikemaskini boleh menjadikan agensi dapat mempromosikan imej dan perkhidmatan agensi berkenaan dengan lebih baik. Laman web berkualiti meningkatkan imej agensi. • Pegawai dan kakitangan yang terlibat secara langsung dengan pembangunan dan penyenggaraan
laman web berpeluang menambahkan ilmu pengetahuan serta kemahiran dengan mengikuti kursus atau latihan yang berkaitan. Latihan yang berterusan boleh menjamin kemahiran yang tinggi dalam sesuatu bidang tugas.
• Laman web yang menyediakan maklumat yang lengkap mengenai perkhidmatan agensi boleh mewujudkan perkongsian maklumat dengan pengguna atau pelanggan agensi berkenaan. Maklumat yang dikemaskini dengan baik boleh memberikan kebaikan kepada semua pelanggan yang menggunakannya.
Ancaman
• Keselamatan maklumat di laman web boleh diancam melalui pencerobohan, sabotaj atau pun serangan virus. Isu keselamatan ini perlu diambil berat bagi menjamin kualiti laman web. Selain daripada keselamatan maklumat yang dipaparkan di laman web, keselamatan izikal seperti peralatan rangkaian dan pelayan serta akses kepada bilik server perlu diberi perhatian bagi memastikan laman web dapat digunakan sepanjang masa dengan baik.
• Pengguna yang menggunakan perkhidmatan melalui laman web agensi mungkin mengharapkan sesuatu yang lebih baik, contohnya sistem tempahan melalui perkhidmatan atas talian (on-line service) dan sebagainya. Perkhidmatan ini tidak dapat disediakan oleh kementerian atau jabatan berkenaan kerana melibatkan dasar, polisi atau undang-undang yang tidak diselaraskan mengikut keperluan semasa.
• Teknologi yang berubah begitu pantas menyukarkan kementerian atau jabatan untuk mengubah sistem- sistem sedia ada selaras dengan perubahan teknologi tersebut.
• Persaingan dalam mewujudkan laman web berkualiti antara kementerian atau jabatan menjadi ancaman kepada agensi dari segi menyediakan reka bentuk yang menarik dan meningkatkan perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan.
CADANGAN UNTUK MENGATASI MASALAH
Berdasarkan analisa di atas, beberapa cadangan penyelesaian adalah dicadangkan bagi mengatasi masalah laman web kurang berkualiti dan tidak dikemaskini. Cadangan-cadangan tersebut adalah :
Mengukuhkan Peranan Jawatankuasa
Saranan kerajaan dalam Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2006 adalah untuk mewujudkan jawatankuasa yang bertanggungjawab di peringkat agensi iaitu Jawatankuasa Induk Pengurusan Laman Web, Jawatankuasa Kerja Pengurusan Laman Web dan Jawatankuasa Teknikal Laman Web perlu dipatuhi. Jawatankuasa ini perlu menjalankan peranan masing-masing bagi memastikan laman web agensi berkualiti sepanjang masa. Antara peranan jawatankuasa-jawatankuasa tersebut adalah :
• Jawatankuasa Induk Pengurusan Laman Web
Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh ketua agensi dan ahli- ahlinya terdiri daripada wakil-wakil pengurusan atasan agensi. Peranan utama jawatankuasa ini adalah menetapkan dasar, menentukan kandungan utama, mengesahkan konsep reka bentuk dan susun atur, mengesahkan keperluan infrastruktur dan sokongan teknikal serta menyelesaikan isu dan masalah berkaitan laman web.
• Jawatankuasa Kerja Pengurusan Laman Web
Jawatankuasa ini bertanggungjawab dalam memastikan pengurusan laman web dibuat mengikut dasar yang ditetapkan. Ia dipengerusikan oleh pegawai kanan yang bertanggungjawab terhadap hal ehwal korporat agensi dan ahli-ahlinya terdiri daripada wakil-wakil pelbagai bidang fungsi utama agensi.
• Jawatankuasa Teknikal Laman Web
Jawatankuasa ini bertanggungjawab memberi bantuan teknikal bagi pengurusan laman web. Ia dipengerusikan oleh pengurus ICT (Information Communication Technology) dan ahli-ahlinya terdiri daripada pegawai-pegawai teknikal Bahagian ICT.
Memandangkan ketiga-tiga jawatankuasa ini mempunyai tanggungjawab penting dalam pembangunan dan penyenggaraan laman web maka, peranan ini perlu dilaksanakan dengan baik dan sempurna bagi memastikan laman web sentiasa berkualiti dan dikemaskini. Mesyuarat bagi setiap jawatankuasa perlu dijadualkan dan dilaksanakan secara tetap. Misalnya, Jawatankuasa Induk Pengurusan Laman Web perlu bersidang dua (2) kali setahun, Jawatankuasa Kerja Pengurusan Laman Web pula empat (4) kali setahun dan Jawatankuasa Teknikal Laman Web bermesyuarat setiap bulan. Komitmen semua ahli mesyuarat amat perlu bagi menjayakan mesyuarat yang dijalankan. Tindakan segera perlu dilaksana mengikut persetujuan mesyuarat.
Latihan berterusan kepada pegawai dan kakitangan
Kekurangan ilmu pengetahuan dan kemahiran bagi pegawai yang diberi tugas membangun dan menyenggara laman web boleh diatasi dengan membenarkan pegawai berkenaan mengikuti kursus atau bengkel yang berkaitan dengan tugas yang diberikan. Latihan yang berterusan selaras dengan tanggungjawab yang diamanahkan akan membolehkan peningkatan ilmu pengetahuan dan kemahiran pegawai berkenaan. Kualiti laman web boleh ditambahbaik dengan kemahiran yang ada pada pegawai tersebut.
Latihan boleh diberikan kepada beberapa pegawai lain yang tidak terlibat secara langsung dengan tugas membangun dan menyenggara laman web bagi memastikan tanggungjawab tersebut boleh dilaksanakan dengan baik dan sempurna apabila berlaku pertukaran pegawai.
Bagi individu yang terlibat secara langsung dengan pembangunan dan pengemaskinian laman web, mereka seharusnya perlu meningkatkan ilmu pengetahuan dan kemahiran dengan mendapatkan kursus atau latihan sesuai dengan tugas tersebut. Contohnya, kursus multimedia seperti Adobe Photoshop untuk menyediakan graik atau imej yang sesuai dan kursus Macromedia Dreamweaver untuk paparan dokumen elektronik yang baik dan sebagainya.
Mewujudkan penglibatan semua anggota dalam agensi
Semua anggota dalam jabatan mestilah dilibatkan dalam pembangunan dan penyenggaraan laman web. Penglibatan pihak pengurusan atasan penting bagi memastikan keberkesanan laman web Kementerian atau Jabatan. Ini adalah kerana ketiadaan komitmen dari mereka akan menyebabkan kesukaran untuk menambahbaik laman web jabatan dari segi perancangan, dasar & polisi serta pelaksanaan. Penglibatan anggota-anggota lain perlu bagi memastikan keberkesanan pengurusan maklumat. Sebagai penyumbang kepada laman web dari segi penyediaan kandungan atau maklumat, semua bahagian dan unit dalam sesuatu jabatan penting bagi keberkesanan laman web.
Pihak pengurusan atasan atau ketua jabatan perlu bertindak sebagai pendorong untuk memberi kesedaran kepada semua anggota tentang kepentingan laman web serta mengarah dan memastikan semua pihak terlibat dalam pembangunan dan penyenggaraannya.
Penglibatan dari semua bahagian dan unit dalam jabatan juga perlu terutama sebagai penyumbang maklumat untuk paparan di laman web jabatan. Kegagalan mendapatkan maklumat yang terkini daripada mereka akan menyebabkan maklumat yang dipaparkan tidak berkualiti dan tidak terkini. Contohnya, Unit Promosi & Publisiti perlu menyediakan semua aktiviti Jabatan untuk dipaparkan di laman web dan memastikan aktiviti yang telah luput tarikh tidak dipaparkan.
Mewujudkan pengukuran prestasi
Bagi menjamin kualiti laman web sentiasa diperbaiki, mekanisme pengukuran prestasi perlu diwujudkan. Prestasi laman web boleh diukur dengan beberapa cara seperti :
45
• Penanda Aras (benchmarking)
Melaksanakan penanda aras dengan laman web yang berkualiti dan memberikan perkhidmatan yang serupa. Ini akan membantu meningkatkan kualiti sesebuah laman web. Tindakan penambahbaikan perlu dibuat mengikut keperluan.
• Key Performance Indicator (KPI)
Setiap kementerian atau jabatan disarankan untuk mewujudkan Key Performance Indicator untuk mengukur sasaran prestasi laman web yang telah ditetapkan. Contohnya, bilangan perkhidmatan dalam talian yang disediakan dan kekerapan pengguna yang menggunakannya, bilangan borang atau risalah yang boleh dimuat turun dan sebagainya. Prestasi laman web dikira berkualiti sekiranya ia mencapai sasaran yang ditetapkan. Tindakan penambahbaikan mesti dibuat berdasarkan penilaian prestasi yang diperolehi.
• Maklum balas Pengguna
Maklum balas pengguna sama ada pelanggan luar atau pengguna dalaman perlu diambil perhatian serius bagi meningkatkan kualiti laman web yang tersedia. Cara untuk mendapatkan maklum balas daripada pengguna boleh diperolehi melalui ruangan komen yang disediakan dalam laman web atau dengan menjemput pelbagai peringkat anggota untuk memberi pandangan dan komen mengenai laman web sedia ada.
• Pertandingan Laman Web
Kementerian boleh menganjurkan pertandingan laman web di peringkat Kementerian misalnya. Dalam pertandingan ini, semua Jabatan dan agensi di bawah Kementerian tersebut mesti terlibat dan kriteria- kriteria tertentu ditetapkan bagi menentukan pemenangnya. Laman web yang terbaik boleh dijadikan penanda aras bagi lain-lain jabatan atau agensi. Selain dapat bersaing menambahbaik laman web masing-masing setiap agensi secara tidak langsung akan bermotivasi untuk meningkatkan kualiti laman web mereka selaras dengan kriteria yang ditetapkan.
PENUTUP
Selain daripada perkhidmatan di kaunter, saluran maklumat melalui laman web juga merupakan saluran penyampaian perkhidmatan yang disarankan oleh kerajaan. Oleh itu, kualiti perkhidmatan ini mesti dijaga dan dipantau sebaik mungkin. Pengurusan kandungan dan penyenggaraan laman web mesti dilaksanakan secara efektif dan berkesan.
Garis panduan mengenai pengurusan laman web telah dikeluarkan oleh MAMPU melalui Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2006. Bagi menjamin kualiti laman web agensi kerajaan, maka garis panduan ini perlu dipatuhi dan penambahbaikan secara berterusan mesti dilakukan oleh setiap agensi. Kandungan maklumat di laman web mestilah sentiasa terkini, tepat dan sahih. Penyenggaraan laman web mesti dibuat bagi memastikan laman web boleh dicapai dengan baik setiap masa dan mesra pengguna.
Komitmen dari semua peringkat anggota dalam agensi amat diperlukan bagi menyediakan perkhidmatan yang berkualiti melalui laman web. Sokongan dari pihak atasan memberikan tunjuk arah yang positif ke arah laman web yang berkualiti. Manakala sokongan semua anggota lain dalam menyumbangkan maklumat dan tenaga akan menjadikan laman web lebih berdaya saing dan berkesan.
Kesimpulannya, laman web agensi Kerajaan yang berkualiti akan memberikan imej yang baik dalam menyampaikan perkhidmatan kepada pelanggan dan rakyat.
RUJUKAN
Abdul Manaf Bohari (2005)., ISU-ISU PROFESIONAL ICT DI MALAYSIA, IBS Buku Sdn. Bhd. Elektronik Di Agensi-Agensi Kerajaan Malaysia. Perpustakaan Negara Malaysia.
Gayah Gulam Haidar (2007). Penilaian MDeC Berkaitan Laman Web Terbaik Sektor Awam
Institut Tadbiran Awam Negara (2007)., Public Sector ICT Management Review : Electronic Government 1st
Edition, INTAN.
Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2006 – Pengurusan Laman Web / Portal Sektor Awam Prof. Madya Salmah Salleh, Mohd Sharif Mohd Saad, Mad Khir Johari Abdullah Sani, Noor Zaidi Sahid (2005). Kajian Penggunaan Standard Metadata untuk Sumber Maklumat