Sphider

PENAUNG

Semua pandangan yang disiarkan di dalam penerbitan ini tidak semestinya mencerminkan pendirian institut atau jabatan. Penerbitan semula mana - mana bahagian yang disiarkan dalam penerbitan ini dalam sebarang bentuk tanpa mendapat kebenaran adalah dilarang sama sekali. Volum 1 / 2010 ini telah berjaya diterbitkan untuk tahun 2010. Sekalung tahniah saya ucapkan kepada sidang pengarang dan seluruh pasukan penerbitan atas usaha gigih yang telah ditunjukkan sehingga buletin ini ber-jaya diterbitkan.

Sebagai sebuah institusi latihan yang telah diiktiraf se-bagai core centre bagi kursus generik kewangan, Bu-letin Kewangan ini adalah platform untuk berkongsi pandangan dan pendirian tentang isu-isu kewangan sektor awam dengan semua pihak, tidak kira sama ada mereka terdiri daripada kakitangan sektor awam, pela-jar di institusi pengajian tinggi, golongan akademik, pe-nyelidik ataupun pihak luar yang berminat dengan isu-isu kewangan dan pengurusan sektor awam. Apa yang lebih penting, idea dan pendirian tentang sesuatu isu dapat dinyatakan dalam bentuk bertulis supaya ianya dapat dikongsi, sekaligus membentuk minda yang kre-atif dan inovkre-atif di kalangan penjawat awam. IPN sen-tiasa komited untuk menghasilkan lebih banyak pener-bitan yang berkualiti demi memastikan bahan-bahan rujukan yang berlatarkan kewangan dan perakaunan sektor awam sentiasa kemaskini dan mudah diperolehi.

Secara spesiiknya, isu-isu yang dibincangkan dalam

edisi tahun 2010 ini seperti konsep akauntabiliti, tadbir urus yang baik dalam perolehan kerajaan, tip penyedi-aan tuntutan perjalanan, social capital, MS ISO 9001, kad pintar, jaringan sosial dan kualiti laman web di-harap sedikit sebanyak dapat memberi faedah kepada para pembaca. penghargaan & jutaan terima kasih kepada mantan Pengarah Institut Perakaunan Negara, Puan Siti Rohil Che Agus di atas khidmat dan sumbangan yang telah diberikan sepanjang tempoh

1

13

21

33

27

41

7

17

Tadbir Urus Yang Baik Dalam

Perolehan Kerajaan

Maziah Musa

Social Capital -

An Introduction

Husaini Abu

Kad P.I.N.T.A.R Kerajaan

Elektronik

Sutina Mahmod

Kualiti Laman Web: Isu dan

Cadangan Penambahbaikan

Zuraidah Mat Harun

Konsep Akauntabiliti Dalam

Pengurusan

Kewangan Sektor Awam

Jamatiah Mostal

Tip Penyediaan Bagi

Tuntutan Elaun Perjalanan

Dalam / Luar Negeri Kerana

Menjalankan Tugas Rasmi

Atau Berkursus

Zaharin Othman

Pengenalan Kepada Sistem

Pengurusan Kualiti

Institut Perakaunan Negara

Norizan Abdul Hamid

Jaringan Sosial: Sejarah,

Fakta dan Maya

1

KONSEP AKAUNTABILITI DALAM

PENGURUSAN KEWANGAN SEKTOR AWAM

Jamatiah Mostal1

PENGENALAN

U

saha untuk memantapkan pengurusan kewangan di jabatan-jabatan kerajaan bukanlah perkara baru malah ia sentiasa diberi penekanan untuk memastikan ekonomi negara terus berkembang. Pelbagai usaha dan dasar telah diperkenalkan oleh kerajaan untuk memperbaiki sistem penyampaian perkhidmatan awam contohnya usaha-usaha mengemaskini peraturan dan prosedur kerja bagi meningkatkan amalan dan penghayatan budaya kerja yang sihat berdasarkan nilai-nilai murni, beretika, berintegriti dan berakauntabiliti.

Buah yang baik tentunya berasal daripada benih yang baik. Air sungai yang mengalir jernih di hilir adalah berpunca daripada air yang jernih di hulu. Begitulah juga dengan pengurusan kewangan yang baik, teratur, eisien dan efektif hanya akan dapat dihasilkan sekiranya dilaksanakan oleh penjawat awam yang cemerlang dan berkualiti yang mengetahui, memahami, mengamalkan, menghayati dan menjiwai nilai-nilai integriti dan konsep akauntabiliti.

Berdasarkan kepada Laporan Ketua Audit Negara terhadap Pengurusan Kewangan Kerajaan Persekutuan Tahun 2008, secara umumnya tidak banyak kemajuan dapat dilaporkan. Sungguhpun tindakan pembetulan telah diambil daripada kelemahan / kesilapan yang dibangkitkan, namun ia tidak berlaku secara menyeluruh. Dengan itu, Ketua Jabatan / Agensi disarankan mengamalkan slogan ”Membetulkan Yang Biasa Dan Membiasakan Yang Betul” bagi mengelakkan kelemahan / kesilapan yang sama berlaku secara berterusan di mana ianya akan menjejaskan imej dan kredibiliti kementerian / jabatan.

DEFINISI AKAUNTABILITI

Konsep akauntabiliti telah wujud sejak beratus-ratus tahun dahulu dan sejarah awalnya dikesan pada zaman Aristotle dalam buku The Politics apabila beliau mengatakan “some oficials handle large sums of money : it is therefore,

necessary to have other oficials to receive and examine the accounts. These inspectors must administer no funds themselves. Different cities call them examiners, auditors, scrutineers and public advocates.”

Mengikut Chambers 20th Century Dictionary, akauntabiliti bermaksud liability to give account for something to

somebody, responsibility to fulil obligation.

Kamus Pengurusan Perniagaan Dewan Bahasa dan Pustaka mendeinisikan akauntabiliti sebagai kepertanggungjawaban manakala Kamus Dwi Bahasa pula mendeinisikan akauntabiliti sebagai bertanggungjawab kepada seseorang mengenai sesuatu.

Mantan Ketua Audit Negara, Tan Sri Ishak Tadin menyatakan “public accountability means the answerability

and responsilibity of persons / authorities / public organisations for the public resources entrusted to them and their obligation to report at regular intervals to the owner (the public) on the transactions and changes that may have taken place during the course of thier stewardship for a determined period of time...”

JENIS-JENIS AKAUNTABILITI

Secara umumnya, akauntabiliti boleh dikategorikan kepada tiga (3) aspek yang saling berkaitan antara satu (1) sama lain iaitu :

1. Akauntabiliti Fiskal / Kewangan

Akauntabiliti ini menuntut kepada pematuhan kepada undang-undang, peraturan dan arahan berkaitan kewangan serta integriti dalam laporan kewangan dan akaun bagi menjamin semua akaun yang disimpan / direkod boleh dipercayai dan urusan dijalankan dengan luhur mengikut undang-undang yang ditetapkan.

2. Akauntabiliti Pengurusan

Akauntabiliti pengurusan menekankan kepada kecekapan dan keberkesanan pihak pengurusan dalam menggunakan sumber-sumber awam seperti wang, tenaga manusia dan sumber-sumber lain secara ekonomik bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan.

3. Akauntabiliti Program

Akauntabiliti program memberi perhatian kepada pelaksanaan perjanjian program khususnya, spesiikasi output dan impak seperti yang telah dipersetujui dengan pihak pengurusan atasan dan pihak berkuasa kewangan. Akauntabiliti program juga menentukan sama ada sasaran-sasaran prestasi untuk petunjuk-petunjuk tertentu yang telah ditetapkan telah dicapai dengan mengambil kira jumlah kos dan output.

BIDANG-BIDANG UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN SEKTOR AWAM

Pengurusan kewangan sektor awam terdiri daripada enam (6) bidang utama iaitu :

i. Pengurusan Belanjawan

Pengurusan Belanjawan sangat penting kerana :

 membolehkan pihak pengurusan merancang hasil dan perbelanjaan jangka pendek / panjang dengan tujuan menentukan pulangan terbaik daripada setiap ringgit hasil yang dipungut

 menentukan pengagihan sumber-sumber kewangan mengikut keutamaan

 menentukan segala matlamat dan objektif penggunaan sumber yang telah dirancang dapat dicapai sepenuhnya dengan cekap dan berkesan

 program dan aktiviti yang telah ditentukan bagi melaksanakan sesuatu dasar akan dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan

ii. Pengurusan Perakaunan

Rekod-rekod perakaunan yang lengkap dan sentiasa kemaskini akan dapat :

 membantu pihak pengurusan membuat keputusan di dalam perancangan pengagihan peruntukan dan perbelanjaan

 membantu pihak juruaudit melaksanakan kerja pengauditan dengan lebih mudah dan berkesan

 membantu menjelaskan akauntabiliti kewangan penjawat awam

iii. Pengurusan Hasil

Pungutan hasil yang cekap membolehkan kerajaan :

 menguruskan pengaliran wang tunai dengan berkesan bagi menyumbang kepada pengurusan perbelanjaan yang berkesan dan sistematik

 menanggung perbelanjaan dengan hasil yang dikutip. Segala usaha ini akan meringankan beban kerajaan

iv. Pengurusan Perbelanjaan

Pengurusan perbelanjaan yang baik dan berkesan memenuhi perkara-perkara berikut :

 perbelanjaan yang dilakukan hendaklah selaras dengan undang-undang dan peraturan yang sedang berkuatkuasa. Baucar-baucar yang dikemukakan untuk bayaran hendaklah disokong dengan dokumen-dokumen yang lengkap

 perbelanjaan tidak boleh melebihi peruntukan yang diluluskan

 perbelanjaan perlu mendapat kelulusan pegawai yang telah diberi kuasa dan dipertanggungjawabkan

 sekiranya peruntukan tidak mencukupi bagi menampung perbelanjaan maka perlu memohon peruntukan tambahan atau memohon untuk membuat viremen

v. Pengurusan Perolehan

Perolehan barang-barang awam menjadi semakin kompleks. Kerajaan telah membelanjakan berbillion ringgit wang awam untuk tujuan tersebut. Perhatian yang lebih serius perlu diberikan kepada perkara berikut :

 sistem yang melibatkan peraturan dan tatacara perolehan yang berkesan mestilah dilaksanakan dengan sepenuhnya oleh semua jabatan dalam sektor awam

 perolehan hendaklah diuruskan dengan teliti supaya kerajaan mendapat pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan

 perolehan boleh dilaksanakan dengan lebih cekap sekiranya : a) spesiikasi barang / perkhidmatan ditentukan terlebih dahulu

b) dasar, peraturan dan tatacara perolehan dipatuhi dengan sepenuhnya

vi. Pengurusan Aset

Memandangkan kerajaan telah membelanjakan berbillion ringgit untuk urusan perolehan maka kerajaan memerlukan satu sistem pengurusan aset bagi memastikan tidak berlaku sebarang penyelewengan atau pembaziran. Oleh yang demikian maka :

3

 satu sistem kawalan aset awam yang lengkap, bersepadu dan mudah untuk mengesan serta mengawal harta modal, inventori dan bekalan pejabat diwujudkan / dibangunkan

KEPENTINGAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN SEKTOR AWAM

Salah satu cabaran utama setiap kerajaan adalah untuk memenuhi hasrat dan harapan rakyatnya serta aspirasi mereka. Pengurusan kewangan yang terbaik adalah penting bagi menghadapi cabaran ini dengan lebih berkesan.

Falsafah Perbendaharaan dalam sistem pengurusan kewangan ialah ”Biar Pengurus Mengurus”. Selaras dengan falsafah tersebut, Perbendaharaan telah menurunkan kuasa untuk melakukan perbelanjaan, agihan dan pindah peruntukan untuk belanjawan mengurus dan belanjawan pembangunan. Perbendaharaan juga telah sedikit sebanyak dan secara berperingkat telah melonggarkan pelbagai syarat dan peraturan pusat berhubung dengan perbelanjaan. Syarat berkenaan dilonggarkan dengan harapan pengurus-pengurus awam akan dapat mengendalikan pengurusan mereka dengan cekap dan berkesan tanpa merujuk setiap cadangan untuk kelulusan pihak pengurusan termasuk Perbendaharaan.

Akauntabiliti dalam konteks sektor awam di mana setiap individu atau organisasi yang menjalankan tugas dan tanggungjawab menguruskan sumber-sumber awam melalui perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa itu perlu melaporkan balik kepada pihak yang mewakilkan kuasa tersebut. Tuntutan akauntabiliti merupakan prasyarat dalam penurunan kuasa bukan sahaja dalam pengurusan kewangan tetapi juga dalam pengurusan secara keseluruhannya. Tanpa akauntabiliti, perwakilan kuasa hanya akan merupakan penyerahan kuasa semata-mata tanpa menggariskan apa yang sepatutnya dihasilkan melalui penggunaan kuasa tersebut.

Hanya melalui akauntabiliti Perbendaharaan akan dapat menjalankan peranan kawalan perbelanjaan dalam konteks kelonggaran syarat-syarat pusat yang kini mengawal perbelanjaan.

Akauntabiliti adalah satu proses di mana sesebuah jabatan adalah bertanggungjawab ke atas semua keputusan yang dibuat dan tindakan yang diambil. Pegawai pengurusan berkenaan adalah tertakluk kepada pemeriksaan luar yang wajar. Semua pihak perlu mempunyai kefahaman yang jelas mengenai tanggungjawab ini. Ketua Jabatan hendaklah memastikan tanggungjawab ini diamanahkan kepada semua pegawai dengan memperjelaskan peranan masing-masing supaya ianya dilaksanakan dengan berkesan.

Di Malaysia, akauntabiliti awam adalah syarat undang-undang seperti yang terkandung dalam Perlembagaan Persekutuan, Akta dan Arahan Perbendaharaan. Peruntukan yang diagihkan kepada semua jabatan merupakan wang awam. Setiap penjawat awam adalah bertanggungjawab untuk menentukan bahawa wang awam ini dibelanjakan mengikut apa yang telah dirancang dan dianggarkan mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan. Memandangkan seseorang penjawat awam diamanahkan dengan wang atau aset awam oleh Parlimen, maka dia hendaklah mengakaunkan cara penggunaannya kepada Parlimen dan pihak-pihak berkuasa yang lain seperti Perbendaharaan, Ketua Jabatan dan Pengurus Program. Akauntabiliti merupakan jaminan bahawa wang awam adalah diuruskan dengan cekap.

Akauntabiliti juga secara tak langsung dapat memberi keyakinan kepada orang awam terhadap proses pengambilan keputusan dan tindakan penjawat awam yang telah diamanahkan dengan kuasa dan tanggungjawab.

Tanpa akauntabiliti dalam pengurusan kewangan sektor awam, terdapat beberapa kesan negatif yang akan timbul iaitu :

 kekurangan / kemerosotan amaun kutipan hasil

 pembaziran penggunaan sumber kewangan, tenaga kerja dan penggunaan masa

 kelewatan menyiapkan sesuatu projek atau melaksanakan sesuatu program / aktiviti atau penyampaian perkhidmatan awam yang kurang berkualiti

 penyenggaraan aset dan inventori dengan kurang sempurna sehingga aset dan inventori yang diperolehi tidak sesuai dengan tujuan ianya dibeli, usang, hilang, rosak, luput jangka hayat penggunaanya dan sebagainya. Kesemua ini sudah tentu merugikan kerajaan dari segi pembaziran wang yang digunakan untuk perolehan aset dan inventori berkenaan

 melumpuhkan pengurusan perkhidmatan awam yang berkualiti memandangkan pengurusan kewangan yang cekap dan berkesan merupakan teras dan tunjang kepada kejayaan sesebuah kerajaan

MEKANISME DAN JENTERA KERAJAAN YANG DIWUJUDKAN BAGI MENUNTUT AKAUNTABILITI KEWANGAN SEKTOR AWAM

Terdapat beberapa mekanisme akauntabiliti dan institusi yang bertanggungjawab untuk mengawal perbelanjaan awam dan menentukan bahawa pengurusan kewangan dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan iaitu :

i. Parlimen

ii. Jawatankuasa Wang Awam

iii. Laporan Audit Berasingan Oleh Jabatan Audit Negara

iv. Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan v. Panel Pengurusan Kewangan

vi. Unit Kawalan Perbelanjaan, Perbendaharaan

vii. Perjanjian Program Dan Laporan Pengecualian (Sistem Belanjawan Diubahsuai) viii. Pusingan Penilaian Program (Sistem Belanjawan Diubahsuai)

ix. Unit Audit Dalam

CARA-CARA BAGI MENINGKATKAN AKAUNTABILITI KEWANGAN SEKTOR AWAM

Tindakan berterusan perlu diambil untuk mempertingkatkan lagi akauntabiliti kewangan sektor awam seperti berikut :

 akauntabiliti hendaklah dinyatakan secara bertulis dan didokumen melalui undang-undang, prosedur, peraturan-peraturan dan arahan-arahan yang sedang berkuatkuasa agar ianya lebih telus

 sistem pengawalan dan pengawasan seperti Unit Audit Dalam (UAD) hendaklah dipertingkatkan keupayaan dan keberkesanannya dengan memastikan semua pegawai UAD mendapat latihan dan bimbingan yang secukupnya agar mereka dapat melaporkan penemuan yang signiikan dan seterusnya mengesyorkan cadangan yang memberi impak kepada organisasi

 akauntabiliti di peringkat individu perlu dipertingkatkan melalui perubahan-perubahan diri seseorang individu dengan penerapan nilai-nilai murni seperti bersih, cekap, amanah, berintegriti, bertanggungjawab dan sebagainya

 sistem akauntabiliti perlu diwujudkan di semua jabatan kerajaan yang menetapkan tugas dan tanggungjawab setiap pegawai yang terlibat dalam melaksanakan satu-satu tugas. Sistem ini perlu mengandungi penentuan tanggungjawab bagi setiap pegawai dan jenis tugas yang perlu dipertanggungjawabkan kepadanya

 sistem kawalan kewangan perlu mengambil perhatian ke atas tiga (3) aspek yang penting iaitu: • sistem belanjawan yang berkesan bagi pengagihan dan pembahagian peruntukan kewangan • mengawas dan mengawal penggunaan tenaga manusia, aset dan perkhidmatan

• mewujudkan sistem perakaunan yang sistematik, cekap dan kemaskini

 penguatkuasaan hendaklah diambil perhatian agar arahan-arahan dan peraturan jabatan dilaksanakan dengan tegas dan berkesan contohnya tindakan surcaj dikenakan terhadap penjawat awam yang gagal memungut hasil / membuat bayaran yang tidak teratur. Surcaj juga patut diambil terhadap Ketua Jabatan yang gagal mengambil tindakan terhadap pegawai bawahan yang gagal melaksanakan tanggungjawab mereka

 Ketua Jabatan perlu mewujudkan sistem check and balance, frequent monitoring and audit spot check, mengadakan penilaian secara berkala ke atas kemahiran dan keupayaan pegawai serta memberi latihan kepada pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan bagi meningkatkan kecekapan mereka. Ini adalah mengelakkan pegawai kurang mahir atau kurang berpengetahuan menggunakan budi bicara apabila membuat keputusan

 bagi memperbaiki tahap pengurusan kewangan dan seterusnya meningkatkan akauntabiliti, penglibatan Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan perlu dipertingkatkan secara hands on dalam urusan tersebut

 Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan perlu mengaturkan supaya pemeriksaan menyeluruh dijalankan memandangkan pengauditan yang dijalankan oleh Jabatan Audit Negara adalah berdasarkan sampel dan skop tertentu

 Jabatan Akauntan Negara Malaysia hendaklah memastikan Unit Naziran menjalankan pemeriksaan di semua Pusat Tanggungjawab secara terancang bagi memastikan bayaran dibuat dengan teratur, disokong dengan dokumen-dokumen yang lengkap dan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.

5

PENUTUP

Sebagai kesimpulannya, sistem pengurusan kewangan yang diamalkan oleh kerajaan pada masa ini adalah mampu untuk memenuhi keperluan negara. Pengurusan kewangan yang teratur, kemaskini, cekap dan berkesan bergantung kepada dua (2) faktor utama iaitu sistem pengurusan yang mengandungi undang-undang, peraturan, prosedur dan kawalan auditan yang mampu meningkatkan akauntabiliti awam dan mewujudkan keadaan check and

balance di antara pihak bertanggungjawab dan pelaksana. Faktor kedua ialah kemanusiaan iaitu pelaksana yang melaksanakan proses pengurusan kewangan berpandukan kepada sistem dan peraturan-peraturan kewangan yang berkuatkuasa. Oleh yang demikian, setiap Ketua Jabatan perlulah memastikan setiap pegawainya sentiasa accountable dalam menjalankan tugas berhubung dengan pengurusan kewangan. Seperti kata mantan Perdana Menteri Tun Abdullah Ahmad Badawi dalam ucapannya di Majlis Perdana Persidangan Awam ke 5 - “we are accountable to each

other and to the people dan bertanggungjawab kepada Allah S.W.T di Hari Perhitungan”. Tambahnya lagi “kita telah diberi amanah, kita mesti beramanah” – “we hold the people trust, we must therefore be trusted”.

RUJUKAN

Garis Panduan Bagi Mempertingkatkan Tadbir Urus Dalam Sektor Awam (Surat KSN PM(S) 17479 / 13 Jld. 4 bertarikh 9 Mac 2007

Integriti Dan Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan - Buletin INTAN Jilid 30 Bil. 1 / 2005 Konsep Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan (Diskusi Pagi 25) Oleh Tuan Haji Ayob Ismail Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2008

“we hold the people trust, we must therefore be trusted”

7

TADBIR URUS YANG BAIK DALAM

PEROLEHAN KERAJAAN

Maziah Musa1

PENGENALAN

P

erolehan kerajaan adalah amat penting dalam sistem pentadbiran negara dan melibatkan nilai yang tinggi. Di dalam Bajet 2011, sebanyak RM162.8 bilion diperuntukkan untuk belanja mengurus. Daripada jumlah tersebut, sebanyak RM116 bilion adalah bagi perkhidmatan dan bekalan, pemberian dan kenaan bayaran tetap dan pembelian aset yang berkait langsung dengan perolehan kerajaan.

Bagi perbelanjaan pembangunan pula, kerajaan memperuntukkan sebanyak RM200 bilion bagi Rancangan Malaysia Kesembilan (RMK 9) tahun 2006 - 2010 dan RM230 bilion bagi RMK 10, tahun 2011 - 2015 yang juga berkait dengan perolehan kerajaan.

Oleh kerana perolehan kerajaan merupakan aspek yang penting dalam pentadbiran kerajaan dan melibatkan amaun yang besar, jadi ianya memerlukan pelaksanaan yang jujur dan beramanah serta mengikut peraturan dan un-dang-undang yang telah ditetapkan. Adalah menjadi tanggungjawab pegawai awam untuk mengurus tadbir perolehan kerajaan dengan baik supaya prinsip perolehan dapat dicapai dan rakyat mendapat manfaat yang sewajarnya.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM TERHADAP PEROLEHAN KERAJAAN

Tanggungjawab pegawai awam amatlah penting bagi memastikan perolehan kerajaan dilaksanakan dengan tepat, cekap dan berkesan. Oleh yang demikian, pegawai awam yang menguruskan perolehan kerajaan perlu menge-tahui tentang objektif, prinsip, dasar, peraturan-peraturan dan undang-undang yang berkaitan dengannya bagi melak-sanakan kerja dengan sempurna dan berkesan.

Arahan Perbendaharaan (AP) 167.2 menyatakan bahawa pegawai awam adalah bertanggungjawab sendiri termasuk membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diterima di bawah kawalannya atau simpanannya.

DEFINISI PEROLEHAN KERAJAAN

Perolehan kerajaan adalah proses yang dilakukan oleh agensi kerajaan bagi mendapatkan sesuatu keperluan-nya sama ada bekalan barang, perkhidmatan atau kerja daripada pihak ketiga dengan menggunakan wang yang telah diperuntukkan mengikut undang-undang, peraturan, tatacara dan garis panduan yang ditetapkan serta mengambil kira prinsip dan dasar semasa kerajaan yang berkaitan.

OBJEKTIF PEROLEHAN KERAJAAN

1. Menguruskan perolehan secara cekap, berkesan dan paling menguntungkan bagi mencapai matlamat perolehan tersebut.

2. Mendapatkan harga yang paling menguntungkan dan berpatutan dengan mengambil kira kualiti, kuantiti dan tempoh penyerahan / siap yang ditetapkan.

3. Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan dan penggunaan bahan / barangan /

perkhidmatan tempatan.

4. Menggalakkan pemindahan teknologi yang bersesuaian dengan kehendak semasa sektor industri negara.

5. Sebagai alat untuk mencapai dasar-dasar nasional.

6. Menggalakkan penglibatan usahawan Bumiputera.

7. Memelihara dan mempertahankan kepentingan Dasar Perolehan Kerajaan bagi mencapai objektif nasional dalam menghadapi cabaran globalisasi dan liberalisasi.

PRINSIP PEROLEHAN

Prinsip perolehan seperti yang dinyatakan di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil 5 Tahun 2007, perenggan tiga :

1. Akauntabiliti Awam

Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.

2. Diuruskan Secara Telus

Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami umum serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.

3. Nilai Faedah Yang Terbaik

Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.

4. Saingan Terbuka

Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing.

5. Adil dan Saksama

Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan.

DASAR PEROLEHAN KERAJAAN

(a) Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan melalui penggunaan bahan / barangan tempatan dan penggunaan sektor perkhidmatan tempatan.

(AP 169.2(a), Para 9.1 dan Para 11 Lampiran 1 kepada SPP 5 / 2007)

Barangan dan perkhidmatan tempatan hendaklah digunakan sepenuhnya dalam perolehan kerajaan. Perolehan melalui import akan dipertimbangkan sekiranya ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan dan pengesahan serta kelulusan Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI) adalah diperlukan

bagi perolehan yang melebihi RM50,000 (SPP 7 / 2002).

(b) Mempertingkatkan keupayaan industri tempatan melalui pemindahan teknologi. (Para 10 Lampiran 1 kepada SPP 5 / 2007)

Petender antarabangsa perlu mengoptimumkan penggunaan sumber tempatan iaitu dari segi bahan, barangan dan tenaga kerja.

Bagi tender kerja dan melibatkan kaedah teknologi baru, petender hendaklah diminta mengemukakan cadangan setakat mana loji akan diwujudkan di Malaysia.

Bagi perolehan yang melibatkan teknologi maklumat, petender hendaklah diminta melaksanakan pemindahan teknologi kepada pihak kerajaan bagi sistem yang dibangunkan dan source code hendaklah diberi milik

kepada kerajaan.

(c) Menggalakkan penglibatan usahawan Bumiputera.

Kerajaan mengutamakan syarikat Bumiputera dalam perolehan kerajaan. Bagi bekalan dan perkhidmatan yang melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah diperolehi dari kalangan syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Keutamaan ini berkurangan apabila nilai perolehan semakin tinggi.

Bagi kerja bernilai kurang RM100,000 dikhaskan kepada syarikat Bumiputera. Bagi projek bernilai di antara RM100,000 hingga RM350,000, 50% dikhaskan untuk ditandingi di kalangan Bumiputera.

9

KATEGORI PEROLEHAN KERAJAAN

Perolehan kerajaan dibahagikan kepada tiga (3) kategori seperti berikut:

(a) Kerja

Perolehan kerja melibatkan kerja-kerja pembinaan seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, empangan air dan kerja perparitan juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

Syarikat yang ingin menyertai perolehan kerja perlu berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dalam kepala dan sub-kepala berkaitan serta Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM / CIDB) dalam kelas dan gred yang berkaitan.

Gambar Hiasan

(b) Bekalan

Perolehan bekalan merangkumi barangan / peralatan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu program, aktiviti atau projek kerajaan seperti makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.

Syarikat yang ingin menyertai perolehan bekalan perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan.

(c) Perkhidmatan

Perolehan perkhidmatan adalah ditafsirkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua iaitu perkhidmatan perunding dan bukan perunding.

Perkhidmatan perunding meliputi bidang-bidang seperti perunding pembangunan izikal dan bukan izikal.

Perkhidmatan bukan perunding adalah meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan, pengiklanan, pengangkutan dan sebagainya.

Syarikat yang ingin menyertai perolehan perkhidmatan perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan.

KAEDAH-KAEDAH PEROLEHAN KERAJAAN

a) Perolehan Melalui Panjar Wang Runcit

AP 97(d) memperuntukkan pembayaran bil yang tidak melebihi RM500 boleh dibuat melalui panjar wang runcit jabatan. Perolehan melalui panjar wang runcit adalah bagi kegunaan segera dan hanya resit diperlukan sebagai bukti pembelian.

b) Perolehan Melalui Kontrak Pusat

AP 178.1 menetapkan perolehan melalui kontrak pusat adalah untuk barangan guna sama dan agensi kerajaan perlu merujuk Pekeliling Kontrak Perbendaharaan dari semasa ke semasa bagi mengetahui item dan senarai syarikat pembekal.

c) Pembelian Terus

Pembelian setiap jenis item bagi bekalan dan perkhidmatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan sehingga RM50,000 boleh dibuat secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf Bumiputera atau tidak.

Agensi kerajaan hendaklah terlebih dahulu membuat kajian pasaran supaya harga bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan kerajaan dan memastikan tidak tertumpu kepada

pembekal tertentu sahaja selaras dengan prinsip-prinsip perolehan.

Bagi bidang tertentu seperti bekalan ubat-ubatan dan kawalan keselamatan yang memerlukan lesen / permit tertentu, agensi perlu memastikan pembekal yang dipilih mematuhi syarat tersebut.

kepala dan sub kepala berkaitan.

d) Perolehan Melalui Sebut Harga

Perolehan melalui sebut harga adalah bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding yang melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 setahun bagi setiap jenis item. Perkhidmatan bukan perunding adalah pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan, kawalan keselamatan dan lain-lain.

Bagi perolehan kerja yang melebihi RM20,000 hingga RM500,000 setahun hendaklah dilaksanakan secara sebut harga.

e) Perolehan Melalui Tender (terbuka / terhad)

Nilai perolehan yang melebihi RM500,000 setahun bagi setiap jenis item hendaklah dibuat secara tender. Agensi kerajaan adalah dilarang untuk memecah kecilkan perolehan untuk mengelakkan tender.

Pegawai yang terlibat dalam memproses sesuatu tender hendaklah memastikan beliau tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian. Jika pegawai tersebut mempunyai kepentingan dalam apa-apa cara pun, beliau hendaklah mengisytiharkan kepentingan tersebut dan menarik diri secara bertulis daripada terlibat dalam pengurusan tender yang berkaitan. Penarikan diri ini perlu diminitkan. SPP 5 / 2007 menegaskan pegawai awam yang terlibat dengan pengurusan tender perlu merahsiakan semua maklumat berkenaan dokumen tender, tawaran tender dan penilaian tender kerana ianya adalah SULIT dan tidak boleh

disebarkan kepada mana-mana pihak yang tidak terlibat sebelum keputusan muktamad dibuat. Pegawai yang terlibat dalam membocorkan rahsia berkenaan tender adalah dianggap telah melanggar peruntukan dalam Akta Rahsia Rasmi 1972 [Akta 88] dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia [Akta 694].

ISU-ISU DALAM PEROLEHAN KERAJAAN

Isu yang paling utama di dalam perolehan kerajaan adalah rasuah. Di samping itu, terdapat beberapa isu lain yang dibangkitkan di dalam laporan audit. Di antaranya adalah seperti yang dinyatakan di bawah ini.

Isu-isu berkaitan pembelian terus :

i) Perolehan bagi setiap jenis item yang melebihi RM50,000 setahun dibuat secara pembelian terus.

ii) Pesanan tempatan dikeluarkan selepas pembelian dibuat. Tiada kawalan perbelanjaan, terlebih belanja atau berlakunya pembelian tanpa peruntukan.

Isu-isu berkaitan sebut harga :

i) Maklumat lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan sebut harga tidak disimpan oleh urus setia. ii) Minit mesyuarat keputusan sebut harga tidak disediakan dan difailkan.

Isu-isu berkaitan kontrak :

i) Terdapat kontrak yang tidak didaftarkan.

ii) Kontrak tidak dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa. iii) Kontrak tidak ditandatangani dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Surat Setuju Terima dikeluarkan.

Isu-isu lain yang berkaitan dengan perolehan kerajaan ialah projek lambat disiapkan, nilai siling tidak mencukupi dan isu-isu berkaitan projek ‘Ali Baba’.

TINDAKAN BAGI MENGATASI KELEMAHAN

Di antara tindakan-tindakan berikut harus dilaksanakan bagi mengatasi kelemahan-kelemahan dalam pengurusan perolehan adalah:

i) Perancangan hendaklah teratur dan pemantauan dilaksanakan ke atas setiap perolehan.

Setiap perolehan yang akan dilaksanakan dalam satu-satu tahun perlu dirancang dengan teratur

terutamanya yang melibatkan sebut harga dan tender. Perolehan secara pembelian terus juga perlu dipantau dari semasa ke semasa supaya pembelian bagi setiap jenis item tidak melebihi RM50,000 setahun dan pembelian tidak tertumpu kepada pembekal tertentu sahaja.

11

planning) adalah perlu bagi tender yang hendak dipelawa dalam satu-satu tahun. Senarai tender yang akan dipelawa bagi satu-satu tahun itu hendaklah dikemukakan kepada ketua agensi masing-masing pada bulan Disember tahun sebelumnya. Senarai tersebut perlu mengandungi kategori perolehan (bekalan /

perkhidmatan / kerja), peruntukan kewangan dan tarikh tender akan dipelawa dan dijangka untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Lembaga Perolehan.

ii) Mematuhi sepenuhnya garis panduan menguruskan perolehan secara rundingan terus seperti yang dinyatakan di dalam Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 26 Mac 2008.

iii) Jabatan / agensi hendaklah menetapkan tempoh siap kerja / bekalan / perkhidmatan di dalam dokumen tender supaya petender tidak memberikan tempoh yang berbeza-beza.

iv) Jawatankuasa Penilaian Teknikal (JPT) dan Jawatankuasa Penilaian Kewangan (JPK) melaksanakan penilaian dengan teliti dan terperinci dari segi spesiikasi teknikal atau kos serta menyemak maklumat asas syarikat-syarikat yang di senarai pendek (diperakukan) dengan Unit Pendaftaran Syarikat, Bahagian Perolehan Kerajaan / CIDB / PKK mengikut yang mana berkaitan.

v) Jabatan / agensi hendaklah menetapkan satu standard semasa membuat penilaian bagi tender-tender yang sama jenis contohnya penggunaan harga cut off bagi penilaian tender kerja.

vi) Surat setuju terima dikeluarkan dengan segera dan dalam tempoh tiga (3) hari dari tarikh surat maklum keputusan Mesyuarat Lembaga Perolehan Kementerian.

vii) Kontrak ditandatangani dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh surat setuju terima dikeluarkan kepada pihak syarikat.

viii) Kelulusan pihak berkuasa melulus hendaklah diperoleh terlebih dahulu sebelum Arahan Perubahan Kerja (APK) dilaksanakan di tapak projek.

ix) Permohonan bagi perlanjutan tempoh kontrak hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh sah kontrak asal.

PENUTUP

Pengurusan perolehan kerajaan hendaklah diuruskan berdasarkan amalan tadbir urus terbaik dengan mema-tuhi prinsip-prinsip perolehan, peraturan-peraturan dan undang-undang yang berkaitan. Jika sebaliknya yang berlaku, kerajaan akan menanggung kerugian dan rakyat akan menerima padahnya. Pegawai awam adalah pengantara di antara kerajaan dan rakyat, seharusnya mempunyai nilai integriti dalam diri dan tugas yang dilaksanakan supaya tiada penyelewengan berlaku.

Sekiranya pengecualian daripada peraturan-peraturan perolehan diperlukan, kelulusan secara bertulis perlu diperolehi terlebih dahulu daripada perbendaharaan untuk mengelak sebarang surcaj.

Selain itu, pegawai awam juga perlu meningkatkan pengetahuan dan memahirkan diri dari semasa ke semasa supaya kelemahan dan kesilapan dalam menguruskan perolehan kerajaan dapat dikurangkan. Pegawai awam juga perlu mengelakkan diri daripada terjebak dengan gejala rasuah yang akan merosakkan agama, bangsa dan negara.

RUJUKAN

Arahan Perbendaharaan

Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2008

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 7 Tahun 2002 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2009 Teks Ucapan Bajet 2011

13

TIP PENYEDIAAN BAGI TUNTUTAN ELAUN

PERJALANAN DALAM / LUAR NEGERI

KERANA MENJALANKAN TUGAS RASMI

ATAU BERKURSUS

Zaharin Othman1

PENDAHULUAN

S

ebagai penjawat awam, kita sedia maklum bahawa apabila diarah-kan untuk melaksanadiarah-kan tugas rasmi atau berkursus di luar stesen, iaitu sejauh sekurang-kurangnya 25 km dari ibu pejabat jika boleh dihubungi oleh jalan raya, 16 km jika boleh dihubungi oleh jalan tanah yang boleh dilalui oleh kenderaan bermotor dan 8 km jika boleh dihubungi oleh jalan basikal atau

sungai, maka seseorang pegawai itu layak untuk menuntut elaun perjalanan dalam negeri atau luar negeri kerana menjalankan tugas rasmi atau ber-kursus mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 2003,Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 2010 (tidak termasuk anggota tentera dan polis), Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2003, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.9 Tahun 2010 (untuk pegawai Perkhidmatan Polis Diraja Ma-laysia) dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005. Antara elaun-elaun yang layak dituntut di bawah pekeliling-pekeliling tersebut mengikut kadar-kadar yang ditentukan dan kaedah perjalanan yang dipilih ialah elaun perbatuan, tambang pengangkutan awam, bayaran sewa hotel, elaun makan, elaun lojing, elaun harian, elaun pakaian panas, bayaran pasport dan visa, bayaran letak kereta, bayaran tol dan sebagainya.

Dalam mengemukakan permohonan tuntutan elaun perjalanan masing-masing, Arahan Perbendaharaan (AP) 100(a) menetapkan bahawa tuntutan perjalanan mengikut Peraturan-peraturan Perkhidmatan Awam dan Pekeliling Perbendaharaan hendaklah dikemukakan tidak lewat daripada 10 hari bulan dalam bulan berikutnya. Manakala Arahan Perbendaharaan 100(b) pula menetapkan hanya satu tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangku-tan Awam boleh dibuat bagi satu-satu bulan. Jika perjalanan dimulakan pada atau hampir hujung bulan dan disempur-nakan dalam bulan berikutnya, hitungan kilometer pergi dan balik hendaklah dianggap sebagai perjalanan bagi bulan perjalanan itu disempurnakan. Ini bermaksud pegawai awam tidak boleh memecah kecilkan tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam mereka kepada beberapa bahagian dan dikemukakan secara bera-singan dalam satu-satu bulan. Manakala kadar Elaun Perjalanan Kenderaan pula hendaklah berpandukan kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2006.

Walaubagaimanapun, melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2010, kerajaan telah memberi pengecualian daripada AP 100(a) dan 100(b) untuk dilaksanakan secara perintis oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Jabatan Peguam Negara (JPN) bagi tempoh percubaan selama enam bulan bermula 1 Jun 2010 sebelum pelaksanaannya diperluas kepada jabatan kerajaan lain. Selain daripada itu, AP 100 antara lain juga menetapkan tun-tutan hendaklah memberikan butir-butir penuh mengenai tarikh, masa, jarak, kadar, jawatan pegawai dan gaji pokok, cara perjalanan, jenis tugas dan sebagainya. Manakala tuntutan perjalanan rasmi dalam negeri atau luar negeri dan perpindahan rumah hendaklah masing-masing dibuat pada suatu tuntutan yang berasingan.

PERMASALAHAN UTAMA DALAM PENYEDIAAN TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN

Berdasarkan pengalaman, tinjauan dan pemerhatian penulis ke atas rekod-rekod tuntutan elaun perjalanan pegawai awam yang pernah disemak, terdapat tiga (3) permasalahan utama yang sering dihadapi oleh pegawai awam dalam menyedia dan mengemukakan tuntutan elaun perjalanan mereka. Permasalahan utama yang mungkin tidak disedari tetapi sering dihadapi oleh sebahagian besar daripada pegawai awam ialah untuk mematuhi tarikh akhir yang ditetapkan oleh AP 100(a) bagi mengemukakan tuntutan perjalanan iaitu tidak lewat daripada 10 hari bulan

nya kepada Unit Kewangan atau Pusat Tanggungjawab (PTJ) masing-masing. Bagi permasalahan ini, hasil daripada pemerhatian mendapati sebahagian daripada mereka seolah-olah tidak peka mengenai kehendak AP 100(a) serta tidak mematuhi tarikh akhir tersebut. Lantaran itu, sesetengah daripada mereka pula beranggapan bahawa tarikh akhir mengemukakan tuntutan elaun perjalanan ialah tidak lewat daripada hari bekerja terakhir dalam sesuatu bulan. Tin-jauan juga mendapati terdapat sebahagian kecil daripada pegawai awam yang lewat mengemukakan tuntutan mereka sehingga ke bulan-bulan yang berikutnya. Dalam hal ini, Pejabat Pembayar atau PTJ akan meminta pegawai menge-mukakan alasan bertulis menjelaskan sebab-sebab kelewatan. Dalam kebanyakan alasan, pegawai-pegawai awam memberi sebab-sebab seperti kesibukan tugas, dokumen sokongan tidak lengkap dan sebagainya. Berdasarkan pe-merhatian ke atas alasan-alasan yang diberi, dapatlah dirumuskan bahawa pegawai-pegawai awam yang berkenaan gagal merancang dan menguruskan masa dengan baik serta tidak mempunyai strategi atau kaedah tersendiri bagi menyediakan tuntutan dengan lancar dan mengemukakan tuntutan elaun perjalanan masing-masing dalam tempoh yang ditetapkan.

Permasalahan kedua yang sering dihadapi oleh pegawai awam dalam proses untuk menyediakan tuntutan elaun perjalanan mereka ialah untuk mengenal pasti, mengesan (mencari) dan melengkapkan borang tuntutan mereka dengan dokumen-dokumen sokongan seperti surat arahan / jemputan tugas rasmi di luar stesen, borang permohonan bertugas di luar stesen, resit bayaran hotel, resit tol, resit bayaran letak kereta dan sebagainya. Masalah ini berlaku kerana pegawai berkenaan tidak dapat mengingati di mana mereka menyimpan sebahagian besar daripada dokumen-dokumen tersebut. Sebahagian kecil daripada mereka juga mengisytiharkan kehilangan bagi dokumen-dokumen-dokumen-dokumen so-kongan tersebut dalam tuntutan elaun perjalanan mereka seperti kehilangan resit tol, resit bayaran letak kereta dan sebagainya. Situasi ini berlaku lantaran pegawai tidak mempraktikkan amalan penyimpanan dokumen sokongan tuntu-tan perjalanan yang sistematik. Masalah ini juga boleh menyumbang kepada kelewatuntu-tan mengemukakan tuntutuntu-tan elaun perjalanan dalam tempoh yang ditetapkan. Malah lebih daripada itu, terdapat kes yang ekstrem di mana pegawai lang-sung tidak pernah mengemukakan tuntutan elaun perjalanan walaupun pegawai tersebut telah kerapkali melaksanakan tugas rasmi dan berkursus di luar stesen lantaran beliau gagal untuk menyediakan tuntutan elaun perjalanan setiap kali pulang dari bertugas atau berkursus di luar stesen.

Permasalahan ketiga yang tidak kurang impaknya dalam menyebabkan kegagalan dalam menyediakan per-mohonan tuntutan elaun perjalanan atau kelewatan mengemukakan borang tuntutan kepada unit kewangan atau PTJ masing-masing ialah ketidakupayaan pegawai

untuk mengingat dan menulis kembali dengan tepat dan betul butiran perjalanan seperti tarikh, masa, tempat dan perihal tugas rasmi / kursus yang dilaksanakan. Kebanyakan pegawai dike-san mula melengkapkan borang tuntutan elaun perjalanan mereka di dalam bulan berikutnya. Amalan sedemikian tidak menjadi halangan dan bukanlah punca utama kepada masalah untuk melengkapkan butiran perjalanan dengan tepat dan betul. Masalah sebenar dalam perkara ini ialah terdapat sebilangan tertentu pegawai yang tidak membuat catatan mengenai butiran / pe-rihal perjalanan mereka di dalam diari rasmi me-reka atau di dalam sebarang rekod yang boleh dirujuk pada waktu mereka menyempurnakan borang tuntutan elaun perjalanan masing-ma-sing. Oleh sebab itu, mereka terpaksa men-gambil masa yang panjang untuk mengingati semula butiran perjalanan yang telah dilaksa-nakan dengan membuat rujukan kepada doku-men-dokumen sokongan serta bertanya kepada

rakan sekerja yang lain. Keadaan bertambah rumit apabila mereka langsung tidak dapat mengingati perihal perjalanan mereka dan dokumen-dokumen sokongan yang hendak dirujuk tidak disimpan dengan kemas dan teratur. Sudah tentu keadaan ini akan menjurus kepada penyediaan borang tuntutan elaun perjalanan yang mengandungi perihal perjalanan yang tidak lengkap dan kurang tepat contohnya dari segi tarikh, masa, jarak dan sebagainya.

TIP PENYEDIAAN YANG EFISIEN TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN

15

a) Sebelum melaksanakan perjalanan keluar stesen, tetapi selepas mendapat arahan untuk melaksanakannya.

Setiap penjawat awam yang diperlukan untuk menjalankan tugas rasmi / berkursus di luar stesen perlu mengadakan satu (1) fail ’sampul kecil’ yang boleh dinamakan sebagai ”Dokumen Perjalanan Luar Stesen” atau sebarang nama yang anda ikirkan sesuai. Di sebelah dalam fail tersebut pula, lekatkan satu sampul surat bersaiz A4 yang boleh dinamakan sebagai “resit / bil tuntutan perjalanan” atau sebarang nama yang anda ikirkan sesuai.

Apabila mendapat arahan untuk keluar stesen sama ada melalui memo / surat, anda hendaklah memastikan memo / surat tersebut telah diminit arahan kepada anda oleh ketua anda. Sekiranya tiada minit

ara-han, sila dapatkannya dengan segera dan buat salinan fotostat memo / surat untuk dimasukkan ke dalam sampul kecil tersebut di atas untuk rujukan anda, manakala memo / surat asal difailkan dalam fail berdaftar jabatan. Pada masa yang sama, anda

hendak-lah mengisi Borang Permohonan Keluar Stesen dan men-dapatkan kelulusan ketua anda untuk keluar stesen dan

kelulusan untuk melaksanakan kaedah perjalanan yang dipilih. Pastikan kelulusan diperolehi sebelum keluar stesen dan failkan kelulusan tersebut dalam fail ’sampul kecil’. Sekiranya mendapat arahan keluar stesen secara lisan, sila catatkan arahan ini dalam borang permohonan keluar stesen. Anda juga dinasihatkan untuk mencatatkan tarikh-tarikh, masa dan tempat-tempat yang akan dikunjungi dalam diari rasmi anda sebagai peringatan dan tempahan masa supaya tidak bertindih dengan program / tugasan lain yang mungkin diarahkan kemudian.

b) Semasa melaksanakan perjalanan keluar stesen atau selepas selesai melaksanakan satu tugasan / beberapa tugasan berterusan di luar stesen.

Anda perlu menyediakan dan membawa satu sampul surat kosong (boleh juga menggunakan sampul surat terpakai) yang bersaiz A4 apabila memulakan perjalanan pertama bagi bulan tersebut. Sampul surat ini digunakan untuk memasukkan semua bil sewa hotel, resit parkir, resit tol, resit dobi dan sebagainya untuk tempoh satu bulan tugasan. Ini bagi mengelakkan dokumen / resit tersebut hilang atau tersalah simpan menyebabkan anda tidak dapat mencarinya apabila diperlukan semasa menyediakan tuntutan perjalanan nanti. Sekiranya menggunakan kenderaan sendiri, pastikan anda tidak lupa untuk reset

odometer kereta anda kepada kosong dan mencatatkan jumlah kilometer perjalanan di belakang resit tol atau di dalam diari apabila sampai ke destinasi dan juga apabila balik dari sesuatu destinasi tugasan luar stesen. Anda juga dinasihatkan untuk mencatat masa bertolak dan masa tiba di destinasi di belakang resit tol atau di dalam diari rasmi anda.

Apabila pulang dari sesuatu destinasi, anda perlu melengkapkan butiran / perihal perjalanan anda di dalam Borang Tuntutan Elaun Perjalanan yang menggunakan perisian excel spreadsheet berformula yang dapat membuat pengiraan dan penjumlahan tuntutan anda secara automatik. Ini akan mempercepatkan proses pengiraan anda dan mengelakkan daripada berlaku kesilapan pengiraan. Anda dinasihatkan mewujudkan formula yang dapat membuat penyemakan secara cross-referrencing di antara pengiraan jumlah butiran-butiran terperinci elaun-elaun yang dituntut di helaian perihal tuntutan dengan jumlah keseluruhan tuntutan di helaian akhir borang tuntutan. Sekiranya kedua-dua jumlah ini bersamaan di antara satu sama lain, maka ini menunjukkan tiada berlaku kesilapan dalam proses pengiraan anda.

Proses mengemaskini perihal perjalanan dalam helaian borang tuntutan hendaklah dilakukan dengan segera sama ada di pejabat atau di rumah sebelum anda memulakan tugasan baru di luar stesen. Pada waktu ini ingatan anda terhadap perihal / butiran perjalanan masih sangat baik dan anda akan dapat menulisnya dengan lengkap dan terus menyelesaikan penyediaan butiran perjalanan untuk sesuatu tugasan yang telah dilaksanakan termasuklah membuat pengiraan bagi semua elaun yang telah layak dituntut untuk perjalanan sehingga tempoh berkenaan. Perlu diingat semua bil dan resit perbelanjaan perjalanan tersebut yang dikumpulkan dalam sampul surat bersaiz A4 tadi hendaklah dikeluarkan dan dimasukkan ke dalam sampulsurat yang dilekatkan dalam fail sampul kecil.

memerangkap anda kerana kadang-kala anda tidak mampu melaksanakannya apabila dibebani dengan tugasan yang mengejut dan berlebihan (work overload) pada waktu anda ingin menyediakan Borang Tuntutan Elaun Perjalanan. Oleh itu, amalkanlah ”do it right now!” yang sudah pasti atau lazimnya akan memberi kesan / hasil yang memihak kepada anda.

c) Selepas selesai melaksanakan semua tugasan di luar stesen bagi bulan tersebut dan semasa melengkapkan Borang Tuntutan Elaun Perjalanan.

Apabila selesai melaksanakan semua tugasan di luar stesen dalam sesuatu bulan, anda perlu menyediakan Borang Tuntutan Elaun Perjalanan yang lengkap bersama dokumen sokongan dan mendapatkan

tandatangan kelulusan ketua / penyelia ke atas borang tuntutan anda sebelum dikemukakan kepada Unit Kewangan atau PTJ masing-masing. Urusan untuk melengkapkan perihal perjalanan anda dikira sudah selesai sekiranya anda mengemaskinikannya setiap kali anda pulang dari bertugas / berkursus di luar stesen. Apa yang anda perlu lakukan pada peringkat ini ialah untuk menyelaraskan semua dokumen sokongan yang disimpan di dalam sampul surat yang dilekatkan dalam fail rujukan anda. Sila pastikan salinan dokumen sokongan disahkan supaya tuntutan anda tidak dikembalikan oleh Unit Kewangan bagi tujuan pengesahan salinan. Seterusnya anda dinasihatkan untuk menyusun dokumen sokongan di dalam borang tuntutan mengikut kronologi perjalanan bersama-sama dengan Borang Permohonan Keluar Stesen bagi memudah- kan penyemak untuk menyemak tuntutan anda. Jangan lupa menandatangani borang tuntutan anda sebelum anda mendapatkan tandatangan kelulusan daripada ketua / penyelia. Pada peringkat ini, proses menyedia kan tuntutan sudah lengkap dan boleh dikemukakan kepada Unit Kewangan atau PTJ untuk tujuan

pembayaran. Sekiranya anda telah mengambil pendahuluan diri, sila nyatakan jumlah pendahuluan diri dalam borang tuntutan terkini serta kepilkan bersama maklumat / butiran tuntutan tersebut.

KESIMPULAN

Tip yang diutarakan ini adalah berdasarkan pengalaman dan amalan penulis semata-mata bertujuan untuk dikongsi bersama bagi membantu anda menyediakan tuntutan elaun perjalanan dengan teratur dan lancar. Namun, ia bukanlah kaedah penyelesaian yang mutlak ke atas tiga (3) permasalahan utama yang penulis kenal pasti setakat ini. Di luar sana sudah tentu terdapat lebih baik dan lebih banyak pendekatan yang tidak dapat dihuraikan di dalam artikel yang terhad ini bagi merungkaikan permasalahan-permasalahan tersebut. Namun begitu, tip ini telah membantu penulis menyediakan tuntutan elaun perjalanan dengan teratur, kemaskini dan mengikut tempoh yang ditetapkan oleh peraturan yang berkuatkuasa. Secara keseluruhannya, tip ini juga membawa mesej yakni pegawai perlu mengamalkan penyimpanan dokumen yang teratur dan dikemaskini serta menggalakkan amalan ”do it right now!” atau melaksanakan tugas tanpa bertangguh dalam semua perkara.

RUJUKAN

Arahan Perbendaharaan

17

SOCIAL CAPITAL

AN INTRODUCTION

Husaini Abu1

S

ocial capital is a complex issue. The discussion provided in this paper maybe oversimpliies the formation of social capital, though it was not the purpose to minutely elaborate on the construction and destruction of social capital. Social capital refers to the aggregate actual and potential resources embedded in the social structure, including personal relations and formal network structures, which can be used to facilitate actions. These networks can generate trust, establish expectations (a reciprocal norm that performing obligations will be repaid) and create and enforce the norms that facilitate further transactions (Bourdieu, 1983; Coleman, 1988; Putnam, 2000). Social capital can be deined as the structure and quality of social networks characterized by trust, reciprocity, cohesiveness, civic consciousness and volunteerism (Bullen & Onyx, 1998; Hjerppe & Kajanoja, 2000; Krishna & Shrader, 1999; Stone 2001; Wallis, 1998).

Bolino et al. (2002) refers social capital as close relationships that

exist among individuals. It is believed to be valuable organizational resources

because it facilitates the interactions among organizational members that are

necessary for successful collective action (Leana and Van Buren, 1999).

Social capital is a core concept in business, economics, organizational

behavior, political science, and sociology, deined as the advantage

created by a person’s location in a structure of relationships. It explains how some people gain more success in a particular setting through their superior connections to other people. There are in fact a variety of inter-related deinitions of this term, in popular literature, which has been described as “something of

a cure-all” (Portes, 1998) for all the problems aflicting communities and societies today.

Meanwhile, Hjerppe & Kajanoja (2000) deine social capital as a strong

social relations that allow people to come together to act collectively,

solve problems and meet needs are particularly important. According to

Hampshire and Healey (2000), social capital reinforces community-building by bridging and connecting disparate parts of society. Social capital can be mobilized to extend social ties from parochial loyalty to wide-ranging social organizations, and to ensure the performance of duties and obligations.

Patrick Hunout and The Social Capital Foundation (2002) have suggested that social capital is a set of attitudes and mental dispositions that favor cooperation within society, and that as such, it equals the spirit of community, while Takashi Omori (2003) prefer to use OECD2 deinition of the social capital as;

“Network together with shared norms, values and understanding that facilitate cooperation within or among others…” (Omori, 2003).

Abu Kasim Ali, Ahmad Ezanee Mansor (2008) wrote, the deinition by the World Bank is;

“Social capital refers to the institutions, relationships, and norms that shape the quality and quantity of a society’s social interactions among people and contribute to economic and social development.”

Francis Fukuyama (1999) described social capital as the existence of a certain (i.e. speciic) set of informal values or norms shared among members of a group that permit cooperation among them. Social capital is an instantiated informal norm that promotes cooperation between two or more individuals. The norms that constitute social capital can range from a norm of reciprocity between two friends, all the way up to complex and elaborately articulated doctrines like Christianity or Confucianism. They must be instantiated in an actual human relationship: the norm of reciprocity

exists in potentia in dealings with all people, but is actualized only in my dealings with my friends. By this deinition, trust, networks, civil society, and the like which have been associated with social capital are all epiphenomenal, arising as a result of social capital but not constituting social capital itself. Not just any set of instantiated norms constitutes social capital; they must lead to cooperation in groups and therefore are related to traditional virtues like honesty, the keeping of commitments, reliable performance of duties, reciprocity, and the like (F. Fukuyama, 1999). He then deined the concept more broadly to include any instance in which people cooperate for common ends on the basis of shared informal norms and values (F. Fukuyama, 2002).

Social capital can be a set of horizontal associations between people, consisting of social networks and associated norms that have an effect on community productivity and well-being. Social networks can increase productivity by reducing the costs of doing business. In other words, social capital facilitates coordination and cooperation (Kasim

1 Husaini Abu, Timbalan Pengarah Seksyen Akademik, IPN 2 Organization for Economic Co-operation and Development

A. & Ezanee M., 2008).

Mitra Moazami (2006) wrote that there are two types of social capital :

1. Structural. Structural social capital is an objective and tangible concept. It comprises informal and formal organizational structures in a community.

2. Cognitive. Cognitive social capital refers to generalized norms, attitudes, and values among individuals. It is a subjective (or intangible) concept. Examples of cognitive social capital include trust and solidarity, which together determine the level of interactions and relationships between individuals.

The two types of social capital are complementary. The existence of structural social capital does not necessarily mean the relations between the individuals of that group are very strong, because participation in the group may be involuntary or not based on trust. The structural element of social capital refers to both formal and informal networks, including kinship, friendship and voluntary organization (Krishna & Shrader, 1999). The structure is characterized by its density, proximity and homogeneity. Statistical analysis of the household survey also shows that dimensions of cognitive social capital are not as accountable as structural social capital. But analyzing cognitive social capital is dificult and depends deeply on the design of the survey questionnaire (Seiichi Sakurai, 2006). According to Isham (2000), local social structures can reduce the collective action dilemma. Both forms of social capital will not only facilitate / support collective action, but also reduce information costs as well as enforcement costs (Grootaert and Bastelaer 2002).

Bourdieu (1986) places the source of social capital, not just in social structure but in social connections. Social capital is to him, “the aggregate of actual or potential resources which are linked to the possession of...membership in a

group” (Everingham, 2001). His treatment of the concept is instrumental, focusing on the advantages to possessors of social capital and the “… deliberate construction of sociability for the purpose of creating this resource” (Portes, 1998).

Nahapiet and Ghospal (1998) added another dimension of social capital besides structural and cognitive, which is relational. The relational dimension is the affective part of social capital which describes network relationships in terms of interpersonal trust, existence of shares norms and identiication with other individuals in the network. The relational dimension, therefore, deals with the nature or quality of network connections.

According to Coleman (1988), social capital refers to people’s ability to work together in groups. He deined social capital functionally as “a variety of entities with two elements in common: they all consist of some aspect of

social structure, and they facilitate certain actions of actors...within the structure” (Portes, 1998) – that is, social capital is anything that facilitates individual or collective action. A functional deinition of social capital does, however, make it impossible to separate what it is from what it does. Indeed, Portes states that Coleman included under the term the mechanisms that generated it, the consequences of possessing it and the “appropriable social organisation that

provided the context for both sources and effects to materialise” (Portes, 1998). The mechanisms that generated social capital were: networks of relationships; reciprocity; trust; and social norms. In Coleman’s conception, social capital is a neutral resource that facilitates any manner of action, but whether society is better off as a result depends entirely on the individual uses to which it is put (Foley & Edwards, 1997).

Social capital is cultivated in the society and it is interactive. The speciic forms of social capital can be nurtured as trust and norms most effectively through formal education and as the sense of belongings to the community and the participation into the society through social interaction (H. Maruyama, 2009).

For instance, nations with high stocks of social capital are more likely to produce students with better academic performance than nations with low stocks. However, studies also pointed out that high level of social capital could restrict individual growth and societal development (P. Pamela, 1999; M. Woolcock & D. Narayan, 2000).

Granovetter (1973), Coleman (1998, 1990), Burt (1997), Portes (1998), Putnam (2000) and Lin (2001) argue that social capital has both functional advantages and negative effects. It brings advantages not only to the member of a group and to the group he / she belongs to but also the members who do not belong to at sometimes, and meantime, it may bring disadvantages to the out-group members because the in-group members keep it within.

Abu Kasim Ali and Ahmad Ezanee Mansor (2006) wrote in “Social Capital and Rural Community Development

in Malaysia”, the main outcome and lesson learned from this study is that social capital has more positive than negative effects on rural community development. Investment in harnessing social capital both at community and household levels may further enhance farmers’ quality of life.

19

resulted in a negative relationship when the income went further up. This implies that among relatively poor households social capital is crucial to enhance household income complementing physical and human capitals, but that among relatively rich households social capital does not necessarily enhance household income.

The results of this analysis indicate that some types of social capital that conserve traditional values like solidarity and cooperation among communities have little impact on household income. On the other hand, individualistic, new forms of social capital for sharing and caring of village common facilities for production is found to facilitate income-generation and to enhance household income in the market-oriented environment. But social capital related with external networks does not show a positive inluence on household income even though it is also non-traditional. The insigniicant effect implies that the external agents such as NGOs and government oficers are not yet market-oriented and consequently do not help households to generate income through market activities (P. Ekanayake 2006).

Meanwhile, With respect to market development, social capital has three dimensions (Moazami, 2006) :

1. Bonding. Bonding social capital consists of strong ties within a horizontal network such as family, friends, neighbors, colleagues, and farmers in a division. Social capital is not just the sum of the institutions which underpin a society it is the glue that holds them together. It works within the community to facilitate cooperation and / or collective action among members

2. Bridging. Bridging social capital consists of ties with the members of other groups with similar economic and political status, such as relationships between the farmers of two divisions or farmers of other farms, and improves access to the outside, such as markets, NGOs, and government.

3. Linking. Linking social capital consists of vertical relations with formal institutions and organizations, for instance the level of trust between farmers and extension agents, or the staff of government agencies.

The bonding social capital inquires the strength of tie as assistance among the group members, and the bridging one takes the help and cooperation between groups into account (H. Maruyama, 2009). Since market access enhances income opportunities, bridging social capital is certainly critical for community development in the era of globalization. In addition, considering that projects and services provided by NGOs and government are signiicant sources of income opportunities, bridging social capital needs to be increased to beneit from them (Takeshi Sakurai, 2006).

The inding from study of Malaysian rice farmers by Abu Kasim Ali and Ahmad Ezanee Mansor (2006) that bonding / bridging structural social capital has a positive effect on productivity, suggests that to further improve farming performance, more spontaneous and horizontal farmer-to-farmer connections become increasingly important. These indings show that the way in which social capital affects community activities depends on the economic and social conditions of the target area. This is one reason why social capital affects relatively new types of activity, even though the source of social capital seems to be traditional group activities.

Further analysis is needed to identify the potential negative impact of high social capital. However, it is beyond the purpose of this paper to discuss in-depth and argued which deinition or model is the most suitable and meaningful, but rather to point out that such “social capital” are exist, whether in a context of individual or community, and delivering values whether positive or negative. Thus, evaluating its stock level in a society would beneit our understanding of the cultures, norms and values of that society.

This article was extracted from a dissertation by Bin Abu. H., “Malaysia’s Look East Policy: The Relevance with Japan

21

P

ernahkah anda terikir tentang wujudnya standard bagi menghasilkan sesuatu benda atau melaksanakan sesuatu proses atau prosedur bagi penghasilan sesuatu output? Kertas percetakan contohnya, datang di dalam pelbagai saiz mengikut standard yang telah ditetapkan seperti A4, A3, B5 dan sebagainya. Standard ini pula berhubung kait dengan mesin cetak, mesin penyalin sehinggalah kepada fail simpanan dokumen dan juga rak bagi menyimpan rekod. Dengan kata lain, proses atau prosedur dalam menghasilkan kertas bersaiz A4, A3 atau B5 tadi mempunyai standard yang telah ditetapkan dan perlu diikuti bermula dari mesin cetak sehinggalah kepada penyimpanan rekod-rekod berkai-tan penghasilan kertas tersebut di dalam fail. Kad bank adalah contoh lain yang mempunyai sberkai-tandard. Buka dompet anda. Sebut sahaja apa jenis kad sama ada Visa Card, Master Card, Privillage Card, Loyalty Card , Insurance Card dan sebagainya, semua saiznya mempunyai standard dari segi saiz yang sama. Cuba anda bayangkan tiada saiz standard untuk kad bank. Yang pastinya sistem perbankan akan menghadapi masalah untuk memadankan kad bank yang mem-punyai pelbagai saiz tanpa standard yang ditetapkan dengan mana - mana Auto Teller Machine (ATM).

INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDISATION (ISO)

Keperluan kepada standard dalam menghasilkan sesuatu benda atau melaksanakan sesuatu proses atau prosedur bagi menghasilkan sesuatu output telah melahirkan sebuah organisasi yang dikenali sebagai International

Or-ganisation For Standardisation (ISO) yang mengawal selia penghasilan dan pengiktirafan sesuatu standard. ISO adalah sebuah badan bersekutu yang menggabungkan organisasi dari seluruh dunia yang bertanggungjawab mewujudkan standard di negara masing-masing. Ia ditubuhkan pada 27 Februari 1947 dan beribu pejabat di Geneva, Switzerland. Penubuhan ISO telah menggalakkan pewujudan standard antarabangsa yang boleh diguna pakai dalam semua jenis industri / perkhidmatan di pelbagai negara. Di antara jenis standard yang telah dihasilkan dan diberi pengiktirafan oleh ISO ialah standard untuk simbol, kod, sukatan saiz dan kelajuan. Di Malaysia, Institut Standard dan Penyelidikan Per-industrian Malaysia (SIRIM) ialah agensi yang mempunyai peranan dan fungsi yang serupa seperti ISO.

APA ITU ISO 9000?

ISO 9000 adalah satu standard bertulis yang menetapkan dan menerangkan elemen-elemen asas yang perlu ada dalam sistem kualiti bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuah organisasi dapat memenuhi kehendak pelanggan. Kualiti dalam ISO 9000 boleh ditakrifkan sebagai keseluruhan ciri-ciri dan sifat-sifat produk atau perkhidmatan yang dapat memenuhi kehendak yang dinyatakan dan tersirat mengikut kehendak pelanggan.

ganlah yang bertanggungjawab menilai sama ada perkhidmatan yang dihasilkan memenuhi ciri-ciri yang mereka tetap-kan. Oleh itu, kualiti bermakna memenuhi kehendak pelanggan.

MENGAPA ORGANISASI PERLUKAN ISO?

Penting sangatkah bagi organisasi mendapatkan pensijilan ISO? Kalau tiada ISO, tiada kualitikah? Jawapan-nya adalah pensijilan ISO merupakan pengiktirafan kepada Sistem Pengurusan Kualiti. Setiap organisasi menginginkan pengiktirafan kualiti terhadap produk atau perkhidmatan yang diberikan. Bukan hanya di Malaysia malah dunia mengik-tiraf pensijilan ISO. Ini adalah kerana Sistem Pengurusan Kualiti ISO memberi penekanan terhadap perkara-perkara berikut:

i) Pencegahan dan bukan mengatasi masalah setelah ia berlaku.

ii) Kajian semula yang berterusan ke atas proses-proses kritikal dan membuat tindakan pembetulan. iii) Mewujudkan cara bekerja yang konsisten dan menepati prinsip betul pertama kali dan setiap kali. iv) Pelaksanaan tugas berdasarkan kepada prosedur yang didokumenkan.

v) Mementingkan penyimpanan rekod kualiti untuk membuktikan tindakan yang telah dilaksanakan.

Bagi agensi kerajaan pula pensijilan ISO amatlah digalakkan. Sehubungan itu Pekeliling Kemajuan Perkhid-matan Awam (PKPA) tentang ISO “Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam PerkhidPerkhid-matan Awam” telah dikeluarkan pada 11 Julai 1996. Pada ketika itu, pelaksanaan MS ISO 9000 adalah berasaskan salah satu pensijilan iaitu MS ISO 9001, MS ISO 9002 atau MS ISO 9003 versi 1994.

Selaras dengan penambahbaikan standard oleh ISO pada tahun 2000, agensi-agensi sektor awam Malaysia telah diminta untuk beralih kepada pensijilan MS ISO 9001:2000. Arahan peralihan telah dikeluarkan melalui Surat Pe-keliling Kemajuan Pentadbiran Awam (SPKPA) Bil. 2 Tahun 2002 bertajuk “Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000:2000 Dalam Perkhidmatan Awam”, bertarikh 16 Disember 2002.

Pada bulan Oktober 2008, ISO telah mengeluarkan Standard ISO 9001:2008 yang merupakan penambah-baikan kepada standard ISO 9001:2000. Penambahpenambah-baikan ini meliputi penerangan dan penjelasan yang lebih terperinci terhadap beberapa keperluan standard tertentu. Berikutan itu, Jabatan Standard Malaysia telah mengeluarkan Stan-dard MS ISO 9001:2008 untuk diterima pakai oleh semua organisasi di Malaysia termasuk agensi-agensi sektor awam. Selaras dengan pengeluaran standard ISO 9001:2008 dan MS ISO 9001:2008, semua pensijilan berasaskan MS ISO 9001:2000 akan luput pada akhir tahun 2010. Sehubungan itu, PKPA “Panduan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 Dalam Sektor Awam” telah dikeluarkan oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) pada 1 Januari 2010.

Perlaksanaan ISO merangkumi banyak PKPA yang dikeluarkan bagi meningkatkan pengurusan kualiti penyam-paian perkhimatan awam. Berikut di senaraikan beberapa standard ISO yang mempunyai hubung kait dengan PKPA yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. Di antara hubung kaitnya adalah seperti jadual di bawah:

PKPA 8 Tahun 1991

Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1993 (Pindaan No. 1 / 1)

Garis Panduan Mengenai Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Perkhidmatan Awam

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 4 Tahun 1992 Pengendalian Pengaduan Awam

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 1 Tahun 1992 Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan Urusan Melalui Telefon Seksyen 4

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil.1 Tahun 2002