PENGEMBANGAN REPOSITORI INSTITUSI:
PENGALAMAN USU
Oleh: A. Ridwan Siregar Departemen Ilmu Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
Makalah disampaikan pada
SEMINAR NASIONAL PEMBERDAYAAN REPOSITORI PERPUSTAKAAN UNTUK
MENINGKATKAN MUTU DAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN
PENGEMBANGAN REPOSITORI INSTITUSI: PENGALAMAN USU
A. Ridwan Siregar
Departemen Ilmu Perpustakaan, Universitas Sumatera Utara ridwan@usu.ac.id
Pendahuluan
Institutional Repository (IR) adalah suatu locus untuk mengumpulkan, memelihara, dan
mendiseminasikan dalam bentuk digital keluaran suatu institusi terutama insitusi penelitian. Pada
perguruan tinggi, IR mencakup antara lain bahan seperti artikel jurnal/laporan penelitian, skripsi,
tesis, dan disertasi; dan asset digital lainnya yang dihasilkan dalam kehidupan akademik seperti
dokumen administratif, bahan perkuliahan atau objek pembelajaran.
Pengembangan IR bertujuan antara lain untuk: (1) menyediakan akses terbuka terhadap
keluaran institusi untuk memaksimalkan penggunaannya, (2) menciptakan visibility global
terhadap karya insititusi, (3) mengumpulkan konten pada lokasi tunggal; dan (4) menyimpan dan
memelihara aset digital institusi, termasuk literatur kelabu atau yang tidak diterbitkan yang mudah
hilang.
Pengembangan IR perguruan tinggi dalam bentuk digital juga didorong oleh tingginya
pertumbuhan literatur kelabu dalam bentuk tercetak yang dihasilkan setiap tahunnya. Hal ini
menimbulkan berbagai masalah seperti kebutuhan terhadap ruang penyimpanan yang lebih luas,
pemeliharaan dan penanganannya yang lebih kompleks, dan biaya yang lebih besar. Selain itu,
publikasi elektronik dengan akses terbuka dipandang dapat mengurangi plagiarisme dan duplikasi
yang berdampak pada peningkatan kualitas karya akademik yang dihasilkan.
USU Repository terdiri dari karya oleh dan/atau tentang Universitas dalam bentuk
elektronik termasuk laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, dan/atau kertas karya
mahasiswa, pidato rektor, pidato pengukuhan guru besar, prosiding, buku panduan departemen,
jurnal internal, dan lainnya. Koleksi ini sangat diperlukan karena pengembangan penelitian
biasanya dilakukan berdasarkan penelitian sebelumnya. Manajemen yang baik tentang koleksi ini
memberi kontribusi penting bagi dunia penelitian dan pembelajaran.
Selain itu, USU Repository dimaksudkan untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan
akses. Pemanfaatan dan akses terhadap sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika
dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat digunakan oleh
harus datang ke perpustakaan. Penggunaan sumberdaya ini tidak hanya terbatas bagi kalangan
internal, tetapi dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas secara glogal.
Perpustakaan sebagai penyedia layanan informasi, dalam hal ini telah memainkan peran
penting untuk meningkatkan kualitas pelayanan dengan mengembangkan koleksi digital. Oleh
karena itu, kuantitas sumberdaya informasi yang dimiliki harus selalu diperbaharui untuk
mendukung kegiatan pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Sejarah Ringkas USU Repository
Pengembangan USU Repository dimulai sejak tahun 2001, dengan mendigitalisasi karya
ilmiah dosen berupa makalah dan laporan penelitian yang jumlahnya masih sedikit yaitu 298 judul,
yang kemudian dipublikasikan pada Web mulai Februari 2002. Program aplikasi yang digunakan
masih sederhana yaitu memanfaatkan modul Download yang ada pada CMS PostNuke. Pada kurun
waktu 2002-2006, proses digitalisasi dilanjutkan sehingga kotennya bertambah menjadi 1.981
judul. Kegiatan ini didorong dengan adanya program TPSDP dimana salah satu indikator
keberhasilannya adalah banyaknya karya yang dipublikasikan melalui Internet.
Pada tahun 2007 melalui Program Hibah Kompetisi INHERENT, Perpustakaan
mengembangkan perangkat lunak untuk penanganan IR yang diberi nama DELI. Aplikasi ini dibuat
dan dikembangan dalam bentuk sebuah modul (ekstensi) yang diintegrasikan pada CMS Joomla
sebagai situs webnya. Melalui program ini konten USU IR bertambah sebanyak 6.000 judul.
Untuk mendukung peningkatan jumlah konten yang dapat diperoleh dalam bentuk file
elektronik, maka pada tahun yang sama diterbitkan Keputusan Rektor No. 1240/H5/SK/PK/2007
tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa kepada Perpustakaan yang mewajibkan semua
mahasiswa untuk menyerahkan karya tulis mereka dalam bentuk softcopy untuk dimuat dalam
USU IR. Hal ini berdampak pada peningkatan jumlah karya yang dimuat terutama yang berupa
disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir dan/atau kertas karya mahasiswa yang akan menyelesaikan
masa studinya.
USU Repository yang dipublikasikan dan dapat diakses melalui internet dengan alamat
library.usu.ac.id, dirasakan kian hari performa aplikasinya menurun. Hasil analisis menunjukkan
bahwa faktor penyebabnya adalah peningkatan jumlah akses (dilihat dari statistik kunjungan), dan
jumlah anggota terdaftar. Penurunan performa DELI juga berdampak terhadap kinerja lain seperti
kadang-kadang terjadi system error sehingga secara otomatis menyebabkan situs web Perpustakaan tidak
dapat diakses.
Untuk mengoptimalkan pengelolaan dan kemudahan akses diperlukan suatu program
aplikasi yang handal. Pilihan penggunaan suatu program aplikasi merupakan salah satu syarat
penting agar penggunaan konten dapat meningkat sehingga dapat pula meningkatkan kinerja
institusi.
Migrasi dari DELI ke DSpace
DSpace (DuraSpace) adalah paket perangkat lunak berbasis open source yang
dikembangkan melalui kolaborasi antara Massachusetts Institute of Technology (MIT) Libraries
dan Hawlett-Packard (HP) sejak tahun 2002. DSpace dapat digunakan untuk pengelolaan konten
digital termasuk mengumpulkan, mengelola, mengindeks, dan mendistribusikannya. DSpace dapat
diperoleh secara gratis melalui dspace.org. Program ini mudah diinstal dan digunakan serta dapat
dikustomisasi sesuai kebutuhan pengguna.
DSpace memiliki banyak keunggulan dan fitur seperti: statistik, standar metadata Dublin
Core, mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) yang
dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis, selain itu pengguna DSpace juga
tersebar hampir di seluruh dunia (lihat wiki.dspace.org) dengan komunitas pengguna yang cukup
besar sehingga memungkinkan dilakukannya berbagi-pakai (sharing) informasi sesama komunitas
terutama dalam hal penggunaan maupun update sistem.
Berdasarkan alasan dan pertimbangan di atas, maka DSpace dipilih untuk digunakan
sebagai digital repository software (DRS) dalam pengelolaan USU Repository menggantikan DELI.
Migrasi ke DSpace, juga diikuti dengan penamaan domain baru yang sebelumnya berada di bawah
library.usu.ac.id, sekarang sudah memiliki URL sendiri dan dapat diakses melalui alamat
repository.usu.ac.id terhitung sejak 10 April 2010.
Penggunaan USU Repository
USU Repository dibangun dengan prinsip open content sehingga dapat dimanfaatkan atau
diakses secara terbuka dan gratis, baik abstrak maupun artikel penuhnya (abstract dan fulltext)
dengan syarat harus menjadi member terlebih dahulu di situs web USU Repsository. Untuk
menjadi member pendaftaran dapat dilakukan sendiri secara online melalui alamat
Tabel 1. Pertumbuhan Konten USU Repository
Tahun Jumlah Artikel
2002 298
2003 898
2004 1,498
2005 1.715
2006 1.981
2007 5.664
2008 9.308
2009 13.611
2010 18.916
2011 28.090
Tabel 2. Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis Dokumen (November 2011)
No. Urut Kategori Dokumen Jumlah
1 PhD Dissertations 101
2 Master Theses 4.875
3 Lecture Papers 2.054
4 Student Papers 19.271
5 USU e-Archives 150
6 USU e-Journals 1.561
7 Guide-Books 78
Tabel 3. Statistik Situs Web USU Repository (Januari s.d. November 2011)
No. Bulan
Jumlah
Visits Page View Files Hits
1 Januari 86.265 2.122.341 5.246.910 5.705.629
2 Februari 97.264 2.100.112 5.232.791 5.754.798
3 Maret 110.955 1.724.019 5.322.672 5.807.712
4 April 124.620 1.766.186 5.876.363 6.336.983
5 Mei 151.409 1.902.744 6.696.896 7.247.718
6 Juni 157.812 2.673.221 7.110.000 7.583.819
7 Juli 126.067 2.450.676 6.020.531 6.478.189
8 Agustus 120.223 2.328.251 5.243.118 5.735.277
9 September 148.369 2.466.924 6.235.935 6.638.313
10 Oktober 261.980 3.052.045 9.602.861 10.252.910
11 November* 92.678 1.098.928 3.039.423 3.668.120
12 Desember - - - -
Jumlah 1.477.642 23.685.447 65.627.500 71.209.468
Keterangan:
Visits : Kunjungan dalam waku tertentu (standarnya 30 menit = 1 x kunjungan)
Page View : Halaman yang dibuka (seperti ekstensi HTML, PHP, CGI, tetapi tidak termasuk
grafis dan klip audio)
Files : Jumlah permintaan file yang mewakili jumlah hits (kunjungan) yang benar-benar
menghasilkan sesuatu yang dikirim kembali ke pengguna.
Hits : Jumlah permintaan yang dibuat ke server selama jangka waktu tertentu (bulanan,
harian, jam, dll.)
Upaya yang Telah Dilakukan
Beberapa upaya yang telah dilakukan oleh Perpustakaan dalam rangka pengembangan IR
(1) Pembentukan tim yang secara khusus menangani secara rutin pekerjaan digitalisasi dan
publikasi koleksi USU Repository di Perpustakaan
(2) Penerbitan Keputusan Rektor tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa kepada
Perpustakaan, dan
(3) Penyertaan dalam beberapa hibah kompetisi institusi yang ditawarkan oleh DIKTI seperti
TPSDP dan PHKI INHERENT.
Kebijakan Teknis meliputi:
(1) Pembuatan domain baru repository.usu.ac.id sesuai dengan yang direkomendasikan
dalam Ranking Web of World Repositories (RWWR) - repositories.webometrics.info
(2) Pemilihan DRS berbasis open source yang memiliki fitur standar metadata internasional
seperti Dublin Core dan mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for
Metadata Harvesting) yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis
(3) Pendaftaran USU Repository ke beberapa direktori repositories terkenal, seperti ROAR
(Registry of Open Access Repositories) - roar.eprints.org/2372/, OpenDOAR (Directory of
Open Access Repositories) - www.opendoar.org/find.php?rID=1717, DOAJ (Directory of
Open Access Journals) - www.doaj.org, IESR (information about electronic resources and
research) - iesr.ac.uk, DRIVER (Digital Repository Infrastructure Vision for European
Research) search.driver.research-infrastructures.eu, Direktori Ranking Web of World
Repositories - repositories.webometrics.info, dan sebagai pengguna DSpace -
www.dspace.org/, dan
(4) Penyertaaan dalam jaringan Referensi Ilmiah Indonesia Garuda (Garba Rujukan Digital)
-jurnal.dikti.go.id.
Kontribusi Terhadap Institusi Induk
Salah satu lembaga pemeringkatan du ia ya g e ga bil faktor kehidupa u iversitas di
du ia I ter et sebagai ukuran kemajuan universitas adalah Webometrics. Penilaiannya
memasukkan unsur aksesibilitas dan visibilitas situs web universitas, publikasi elektronik,
keterbukaan akses terhadap hasil-hasil penelitian, konektifitas dengan dunia industri dan aktifitas
internasional. USU Repository telah memberikan kontribusi yang signifikan terhadap peringkat
Universitas Sumatera Utara dalam Webometrics. Hal ini dapat dilihat dari sejumlah fakta yang
Alexa Rank
Alexa Rank adalah ukuran kepopuleran suatu situs web dengan membandingkan suatu
situs dengan semua situs yang berada di jaringan Internet. Perhitungan Alexa Rank dilakukan
dengan cara mengkombinasikan rata-rata visitor suatu situs per hari dan jumlah halaman suatu
situs web yang dibuka oleh visitor. Suatu situs web yang berada di tingkat tertinggi memperoleh
Alexa Rank 1, yang berarti semakin kecil semakin bagus peringkatnya.
Data Alexa untuk main domain: www.usu.ac.id yang diambil sebelum dan sesudah
penggunaan aplikasi DSpace menunjukkan terjadinya peningkatan yang signifikan. Hal ini dapat
dilihat pada Gambar-1.
Sebelum menggunakan DSpace (10/12/2009)
Sesudah menggunakan DSpace (3/12/2010)
Sekarang (29/11/2011)
Alexa Traffic Rank Reputation
30,292
Global Rank
297
Rank in ID
1,424
Sites Linking In 2 Reviews
Gambar 1. Peringkat USU pada Alexa
Peringkat USU dalam Alexa naik ke posisi 28.241 dari posisi 39.773 setelah migrasi ke
DSpace dan peringkat Indonesia berada pada posisi 350 dari sebelumnya 456. Pada saat ini turun
ke posisi 30.292 dunia, tetapi peringkat Indonesia naik menjadi 297 dan jumlah link meningkat
signifikan menjadi 1.424.
Apabila dilihat dari sisi visitor, kunjungan ke situs web yang dikelola oleh Perpustakaan
kontribusi 85,88% dari semua kunjungan ke situs web di bawah domain www.usu.ac.id (lebih dari
100 situs web), lihat Tabel 4.
Tabel 4. Kontribusi Terhadap Situs Web USU
Subdomain Percent of Visitors
repository.usu.ac.id 74.90%
usu.ac.id 8.27%
library.usu.ac.id 10.98%
weblogin.usu.ac.id 4.30%
akuntansi.usu.ac.id 1.50%
Lainnya 5.00%
Google Scholar
Google Scholar (Sc) yang menyediakan indeks sejumlah besar karya ilmiah (scientific
paper) dan data kutipan (citation) dalam dunia akademik, merupakan salah satu indikator penilai
yang digunakan dalam teknik pemeringkatan universitas versi Webometrics dengan bobot Sc 15%.
Dengan cara melihat seberapa banyak dokumen ilmiah yang ada pada situs web tersebut yang
dapat diakses melalui Google Scholar, maka akan diketahui di posisi berapa universitas tersebut
pada peringkat Webometrics.
Data di Google Scholar yang diperoleh dari domain di bawah www.usu.ac.id pada tanggal
29 November 2011 menunjukkan bahwa terdapat 25.200 judul artikel, dengan rincian sebagai
berikut: repository.usu.ac.id (24.200), ocw.usu.ac.id (11), dan selebihnya tersebar di beberapa
domain lainnya. Ini menunjukkan bahwa repository.usu.ac.id sangat dominan kontribusinya
dibandingkan dengan lainnya dalam memberikan informasi tentang dokumen ilmiah yang dapat
Tabel 3. Peringkat USU dalam Webometrics (2008 - 2011)
Periode World Rank Ind. Rank Size Visibility Rich Files Scholar
Jul. 2008 3.777 15 4.067 3.610 6.515 4.332
Jan. 2009 3.254 17 3.311 2.798 5.897 5.078
Jul. 2009 4.884 31 2.784 7.656 4.381 3.928
Jan. 2010 3.304 25 2.659 4.111 4.224 3.031
Jul. 2010 2.356 19 2.138 4.318 2.814 734
Jan. 2011 1.056 13 1.633 3.049 2.546 28
Jul. 2011 1.671 19 1.290 2.969 1.584 1.614
Kesimpulan
Untuk mengembangkan IR diperlukan kebijakan administratif dan teknis yang dapat
mendorong baik peningkatan konten maupun kinerja sistem. IR sebaiknya dikembangkan dengan
prinsip open content yang dapat dimanfaatkan atau diakses secara terbuka dan gratis (termasuk
teks penuhnya) oleh masyarakat luas. Pemilihan DRS yang tepat sangat menentukan kinerja dan
performa IR. DRS berbasis open sources dan yang paling banyak digunakan di seluruh dunia adalah
DSpace dan Eprints. Selain memiliki fitur standar metadata internasional Dublin Core, aplikasi ini
juga mendukung OAI-PMH yang memungkinkan pertukaran metadata dapat dilakukan secara
otomatis. Pendaftaran IR pada sejumlah direktori repositories terkenal seperti ROAR dapat
meningkatkan popularitas IR.
Rujukan
Perpustakaan USU. 2010. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan Universitas Sumatera Utara 2010.
