TUGAS AKHIR
PERANAN RAPAT PADA PT. PLN (PERSERO)
WILAYAH SUMATERA UTARA
OLEH
TENGKU RIEF HAMDANI 062103083
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
Lembar Persetujuan Tugas Akhir
Nama : Tengku Rief Hamdani
Nim : 062103083
Program Studi : D III Kesekretariatan
Judul : Peranan Rapat Pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH
SUMATERA UTARA
Medan, 2009 Ketua Program Studi
NIP. 132010480
(DR. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)
Medan, 2009 Dekan
NIP. 131285985
Penanggung Jawab Tugas Akhir
Nama : Tengku Rief Hamdani
Nim : 062103083
Program Studi : D III Kesekretariatan
Judul : Peranan Rapat Pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH
SUMATERA UTARA
Medan, 2009
Menyetujui Dosen Pembimbing
NIP. 132010480
KATA PENGANTAR
Sesungguhnya segala puji bagi Allah SWT, kita memujiNya, meminta
pertolonganNya, dan meminta ampun serta bertaubat kepadaNya. Shalawat dan
salam penulis sampaikan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW, tauladan
umat dan pembawa risalah da’wah kebenaran yang membimbing kita semua ke
jalan yang lurus.
Alhamdulillah akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini,
yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III
Jurusan Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Tiada penghargaan yang paling indah selain ucapan terima kasih kepada
pihak-pihak yang telah membantu penulis dalam menyusun tugas akhir ini
khususnya :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu DR. Endang Sulistya Rini, SE., MSi selaku Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Teristimewa Ayahanda T. Darhamsyah, SH dan Ibunda tersayang Latifah
Hanum Nst yang dengan sabar memberikan dukungan moril dan materil serta
pendidikan di Fakultas Ekonomi Jurusan Kesekretariatan Universitas
Sumatera Utara.
5. Ibu Dra. Fepty Aniar selaku Kepala Sub. Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Seluruh Dosen pengajar dan pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
7. Kak Ita di Program Studi Diploma III Kesekretariatan, terima ksaih banyak
sudah membantu selama kuliah di Ekonomi.
8. Kepada Pimpinan, staff dan seluruh pegawai PT. PLN (Persero) Wilayah
Sumatera Utara yang telah memberikan izin dan bantuan serta motivasi
kepada penulis selama melakukan riset.
9. Adik tercinta T. Zulfa Hasdiani, T. M. Riansyah dan Julpan M. Serta kak
Eka, jadilah engkau sebagai seorang yang sholeh, rajin belajar. Semoga
impiannya tewujud dan selalu dalam kebaikan. Amin.
10. Para sahabat, karib, sobat bahkan saya anggap keluarga, para anggota d3_53c
tercinta ’06 (Demez, Bandit, Ubay, Ujek, Aray, Idoer) ’07 (Iwan & agung,
selamat atas keberhasilanmu nak, tunjukkan kinerjamu) ’08 (Kumar, Roy,
Depri, Isan, Roby) banyak latihan kalau mau melawan ’06.
11. Untuk De-wiee, De-end, & De-yos terima kasih banyak telah mengisi
hari-hariku, dan siapa selanjutnya?
12. Buat sekretaris umum saya Eva UGD, Buat bendahara umum winda, terima
kasih banyak sudah mau berjuang bersama-sama untuk HIDEAKI. Seluruh
Reni, Maya, Grace, Abang, veena, Noni, & D3_kes team Amel, Didar, Dila,
Muty, & Nadia, jangan lupa sama abang kalian semua) terus kembangkan
yang sudah kami buat, & ”Pertahankan D III Kesekretariatan tetap di
Ekonomi”.
13. Untuk Cecer (Cerdas Cermat), Narsis, nero & Mobil, terima kasih sudah
menemaniku selama kuliah.
14. Keluarga di pajus mas Bay & bang Pra, terima kasih mas atas tempat
kumpul, rapat & cuci foto anak-anak sekretaris.
15. Serta seluruh kawan-kawan stambuk 2006, adik-adik stambuk 2007 & 2008
yang tak tersebutkan namanya satu-persatu yang telah memberikan
pengalaman dan pembelajaran hidup yang berarti bagi saya. I love
Kesekretariatan
Akhir kata penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih
banyak memiliki kesalahan dan kekurangan. Oleh sebab itu dengan segala
kerendahan hati, penulis mengharapkan saran maupun kritik demi perbaikan dan
kesempurnaan tugas akhir ini ke depannya, sehingga dapat bermanfaat bagi
penulis dan pembaca.
Medan, 15 juni 2009
Penulis
DAFTAR ISI
B. Pengelolaan Rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA ... 38
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2. 1. Struktur Organisasi PT. PLN (PERSERO) WILAYAH
SUMATERA UTARA ... 10
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap perusahaan yang didirikan baik itu yang bergerak di bidang jasa,
industri maupun dagang mempunyai tujuan utama yang ingin dicapai oleh
perusahaan antara lain untuk mendapatkan laba (profit) yang maksimal dengan
pengeluaran yang tertentu, sehingga dapat mempertahankan kelangsungan hidup
perusahaan (survival) serta pertumbuhan perusahaan (growth). Agar tujuan ini
tercapai, fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), pangarahan (directing) dan fungsi pengawasan
(controlling) hendaknya dilaksanakan dengan baik oleh perusahaan. Setiap
perusahaan juga harus mempunyai sistem dan prosedur yang baik dalam
mengelola dan mengawasi semua kegiatan yang ada di perusahaan.
Dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen tersebut diperlukan suatu
forum pertemuan untuk membahas tata cara pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen yang baik, membahas kinerja perusahaan dan kendala-kendala yang
dialami perusahaan serta mencari solusi yang tepat dalam menghadapinya, salah
satu forum tersebut adalah rapat. Rapat adalah pertemuan yang diselenggarakan
untuk membahas sesuatu. (Wibowo, 2001 ; 39). Rapat dapat diikuti oleh semua
anggota organisasi untuk membahas kepentingan umum demi lancarnya
organisasi. Rapat juga merupakan tempat pengurusnya memberikan
Rencana-rencana organisasi seperti rencana strategis (strategic plan),
rencana taktis (tactical plan), dan rencana operasional (operasional plan) juga
biasanya ditentukan dalam rapat perusahaan. Rapat bukan hanya sekedar
membuat rencana, dan mengevaluasi kinerja perusahaan, tetapi proses
pengambilan keputusan juga dilakukan dalam rapat perusahaan, sehingga
keputusan yang diambil tidaklah keputusan sepihak saja, namun merupakan
keputusan perusahaan/organisasi tersebut.
Rapat perusahaan merupakan suatu hal yang sangat penting (urgent), karena
menyangkut kelangsungan hidup perusahaan (survival) dan pertumbuhan
perusahaan (growth). Jika pelaksanaan rapat terlaksana dengan baik, akan
menghasilkan suatu keputusan - keputusan yang baik pula bagi perusahaan.
Rapat Rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA
UTARA mempunyai peranan yang sangat besar dalam menentukan kinerja
perusahaan, karena keputusan-keputusan penting perusahaan biasanya diambil
dalam rapat. Evaluasi-evaluasi kinerja perusahaan juga dibahas dalam rapat,
sehingga hal-hal yang mungkin menjadi kekurangan dapat diperbaiki.
B. Rumusan Masalah
Permasalahan yang dibahas pada tulisan ini ialah:
1. Bagaimana tata cara pengelolaan rapat pada PT. PLN (PERSERO)
WILAYAH SUMATERA UTARA?
2. Apa peranan rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH
C. Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui tata cara pengelolaan rapat pada PT. PLN
(PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA.
2. Untuk mengetahui peranan rapat pada PT. PLN (PERSERO)
WILAYAH SUMATERA UTARA.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi penulis:
Sebagai tambahan ilmu pengetahuan mengenai tata cara pelaksanaan
rapat pada suatu perusahaan dan sebagai tambahan informasi tentang
PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA kepada
mahasiswa dan pembaca.
2. Bagi perusahaan:
Sebagai bahan masukan bagi perusahaan agar kinerja perusahaan
menjadi lebih baik dan Sebagai perbandingan untuk peningkatan
optimalisasi dan kinerja perusahaan dari waktu ke waktu.
3. Bagi peneliti yang akan datang:
E. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan pembuatan Tugas Akhir ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
berikut ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN TANGGAL (JUNI)
15-17 18-24 25-30
Dalam kegiatan pengumpulan data, riset dilakukan selama beberapa minggu
mulai tanggal 15 Juni s/d 30 Juni 2009 di Kantor PT. PLN (PERSERO)
WILAYAH SUMATERA UTARA.
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab
antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal
Bab II : PROFIL PERUSAHAAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat perusahaan, struktur
organisasi, uraian tugas, jenis usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana
kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian perseroan, pengertian rapat,
penyelenggaraan rapat pada perusahaan, dan peranan rapat perusahaan.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan Kesimpulan dan Saran tentang Peranan Rapat
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas
Sebelum Kemerdekaan Sampai 1965
Kalau listrik mulai ada di wilayah Indonesia tahun 1893 di daerah Batavia
(Jakarta sekarang), maka 30 tahun kemudian (1923) listrik mulai ada di Medan.
Sentralnya dibangun di tanah pertapakan Kantor PLN Cabang Medan yang
sekarang di Jl. Listrik No. 12 Medan, dibangun oleh NV NIGEM/OGEM
perusahaan swasta Belanda. Kemudian menyusul pembangunan kelistrikan di
Tanjung Pura dan Pangkalan Brandan (1924), Tebing Tinggi (1927), Sibolga (NV
ANIWM) Brastagi dan Tarutung (1929), Tanjung Balai (1931) milik Gemeente –
Kotapraja, Labuhan Bilik (1936) dan Tanjung Tiram (1937).
Masa penjajahan Jepang, Jepang hanya mengambil alih pengelolaan
Perusahaan Listrik Swasta Belanda tanpa mengadakan penambahan mesin dan
perluasan jaringan. Daerah kerja dibagi menjadi Perusahaan Listrik Sumatera
Utara, Perusahaan Listrik Jawa dan seterusnya sesuai struktur organisasi
pemerintahan tentara Jepang waktu itu.
Setelah Proklamasi RI 17 Agustus 1945, dikumandangkanlah Kesatuan Aksi
Karyawan Perusahaan Listrik di seluruh penjuru tanah air untuk mengambil alih
perusahaan listrik bekas milik swasta Belanda dari tangan Jepang. Perusahaan
Listrik yang sudah diambil alih itu diserahkan kepada Pemerintah RI dalam hal ini
Departemen Pekerjaan Umum. Untuk mengenang peristiwa ambil alih itu, maka
Hari Listrik. Sejarah memang membuktikan kemudian bahwa dalam suasana yang
makin memburuk dalam hubungan Indonesia – Belanda, tanggal 3 Oktober 1953
keluar Surat Keputusan Presiden No. 163 yang memuat ketentuan Nasionalisasi
Perusahaan Listrik milik swasta Belanda sebagai bagian dari perwujudan pasal 33
ayat(2) UUD 1945.
Setelah aksi ambil alih itu, sejak tahun 1955 di Medan berdiri Perusahaan
Listrik Negara Distribusi Cabang Sumatera Utara (Sumatera Timur dan Tapanuli)
yang mula-mula dikepalai R. Sukarno (merangkap kepala di Aceh), tahun 1959
dikepalai oleh Ahmad Syaifullah. Setelah BPU PLN berdiri dengan SK Menteri
PPUT No. 16/1/20 tanggal 20 Mei 1961, maka organisasi kelistrikan dirubah.
Sumatera Utara, Aceh, Sumbar, Riau menjadi PLN Eksploitasi .
Tahun 1965, BPU PLN dibubarkan dengan Peraturan Menteri PUT No. 9
/PRT/64 dan Peraturan Menteri No. 1/PRT/65 ditetapkan pembagian daerah kerja
PLN menjadi 15 Kesatuan daerah Eksploitasi. Sumatera Utara tetap menjadi
Eksploitasi I.
Perubahan Eksploitasi I Sampai Wilayah II
Sebagai tindak lanjut dari pembentukan PLN Ekploitasi I Sumatera Utara
tersebut, maka dengan keputusan Direksi PLN No. KPTS 009/DIRPLN/66
tanggal 14 April 1966, PLN Eksploitasi I dibagi menjadi empat cabang dan satu
sektor, yaitu Cabang Medan, Binjai, Sibolga, P.Siantar (Berkedudukan di Tebing
Tinggi). PP No. 18 tahun 1972 mempertegas kedudukan PLN sebagai Perusahaan
Umum Listrik Negara dengan hak, wewenang dan tanggung jawab
Wilayah RI. Dalam SK Menteri tersebut PLN Eksploitasi I Sumatera Utara diubah
menjadi PLN Eksploitasi II Sumatera Utara.
Kemudian menyusul Peraturan Menteri PUTL No. 013/PRT/75 yang
merubah PLN Eksploitasi menjadi PLN Wilayah. PLN Eksploitasi II menjadi
PLN Wilayah II Sumatera Utara.
Perubahan Perum menjadi Persero
Dengan keluarnya peraturan pemerintah No. 23/1994 tanggal 16 Juni 1994
maka ditetapkan status PLN sebagi persero. Adapun yang melatarbelakangi
perubahan status tersebut adalah untuk mengantisipasi kebutuhan listrik yang
terus meningkat dewasa ini.
Dimana pada abad 21 nanti, PLN tidak dapat tidak harus mampu menghadapi
tantangan yang ada. PLN harus mampu menggunakan tolak ukur Internasional,
dan harus mampu berswadaya tinggi, dengan manajemen yang berani transparan,
terbuka, desentralisasi, profit center dan cost center.
Untuk mencapai tujuan PLN meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan
mendorong perkembangan industri pada PJPT II yang tanggung jawabnya cukup
besar dan berat, kerjasama dan hubungan yang harmonis dengan instansi dan
lembaga yang terkait perlu dibina dan ditingkatkan terus.
Pemisahan Wilayah, Pembangkitan dan Penyaluran
Perkembangan kelistrikan di Sumatera Utara terus mengalami pertumbuhan
dan perkembangan yang begitu pesat, hal ini ditandai dengan semakin
bertambahnya jumlah pelanggan, perkembangan fasilitas kelistrikan, kemampuan
pertumbuhan dan perkembangan kelistrikan Sumatera Utara dimasa – masa
mendatang serta sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan jasa
kelistrikan, maka berdasarkan Surat Keputusan Nomor 078.K/023/DIR/1996
tanggal 8 Agustus 1996 dibentuk organisasi baru bidang jasa pelayanan
kelistrikan yaitu PT PLN (Persero) Pembangkitan dan Penyaluran Sumatera
Bagian Utara.
Dengan pembentukan Organisasi baru PT PLN (Persero) Pembangkitan dan
Penyaluran Sumatera Bagian Utara yang terpisah dari PT PLN (Persero) Wilayah
II, maka fungsi – fungsi pembangkitan dan penyaluran yang sebelumnya dikelola
PT PLN (Persero) Wilayah II berpisah tanggung jawab pengelolaanya ke PLN
Pembangkitan dan Penyaluran Sumbagut. Sementara itu, PT PLN (Persero)
Wilayah II berkonsentrasi pada distribusi dan penjualan tenaga listrik.
Pada Tahun 2003 PT PLN (Persero) Wilayah II Berubah Menjadi PT PLN
(PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA.
B. Struktur Organisasi
PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara memiliki tujuh bidang yang
setiap bidangnya masing – masing dipimpin oleh kepala bidang yang bertanggung
jawab kepada General Manager. Bidang – bidang tersebut kemudian membawahi
beberapa sub dan sub – sub bagian yang secara khusus menangani suatu pekerjaan
tertentu berdasarkan spesialisasinya.
Adapun struktur organisasi PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara
Gambar 2.1.
Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara
U
n
iv
e
r
s
ita
s
Su
m
a
te
r
a
U
ta
C. Uraian Tugas
1. GENERAL MANAGER
Bertanggung jawab atas pengelolaan usaha melalui optimalisasi seluruh
sumber daya secara efisien, efektif dan sinergis; pengelolaan pengusahaan
pembangkitan, pendistribusian dan penjualan tenaga listrik dalam jumlah dan
mutu yang memadai secara efisien, meningkatkan mutu dan keandalan serta
pelayanan pelanggan; dan memastikan terlaksananya Good Corporate
Governance (GCG) di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Melakukan kegiatan pengusahaan pembangkitan (skala kecil) secara
efisien, hemat energi, handal dan ramah lingkungan ;
b. Mengusulkan rencana kerja dan anggaran perusahaan (RKAP) Wilayah
Sumatera Utara ;
c. Memastikan program rencana kerja dan anggaran perusahaan (RKAP)
Wilayah Sumatera Utara dilaksanakan sesuai penetapan direksi ;
d. Menetapkan kebijakan strategis terkait pengelolaan pengusahaan
pembangkitan, penditribusian dan penjualan tenaga listrik Wilayah
Sumatera Utara ;
e. Menjamin pengelolaan kegiatan pengusahaan pembangkitan,
pendistribusian dan penjualan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang
f. Mengelola sistem manajemen kinerja unit dan manajemen mutu termasuk
menetapkan target kinerja unit-unit dibawah koordinasinya, memonitor
dan mengendalikan pelaksanaannya ;
g. Memastikan pelaksanaan kebijakan pokok pengembangan mekanisme
niaga dan operasi yang telah ditetapkan Direksi ;
h. Menetapkan kebijakan strategis penyusunan dan pemantauan manajemen
resiko Wilayah Sumatera Utara ;
i. Mengembangkan dan memelihara kompetensi anggota organisasi ;
j. Menetapkan Laporan Manajemen Wilayah Sumatera Utara.
2. BIDANG PERENCANAAN
Bertanggung jawab atas tersusunnya perencanaan kerja, sistem
menajemen kinerja, perencanaan investasi, pengembangan aplikasi sistem
informasi, untuk mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang memiliki
efisiensi, mutu dan keandalan yang baik serta upaya pencapaian sasaran dan
ketersediaan kerangka acuan pelaksanaan kerja.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Menyusun Rencana Umum Pengembangan Tenaga Listrik (RUPTL),
Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) dan Rencana Kerja
Anggaran Perusahaan (RKAP) ;
b. Menyusun rencana pengembangan sistem ketenagalistrikan ;
d. Menyusun metoda evaluasi kelayakan investasi dan melakukan penilaian
finansialnya ;
e. Mengembangkan hubungan kerjasama dengan pihak lain dan penyandang
dana, baik secara bilateral maupun miltilateral ;
f. Menyusun rencana pengembangan sistem teknologi informasi dan
aplikasi pengembangan sistem informasi;
g. Mengendalikan aplikasi-aplikasi teknologi informasi ;
h. Menyiapkan SOP pengelolaan aplikasi sistim informasi ;
i. Menyusun laporan manajemen dan database pada Bidang Perencanaan.
2.a. SUB BIDANG PERENCANAAN PERUSAHAAN
Bertanggung jawab atas tersusunnya rencana pengusahaan tenaga listrik,
system manajemen kinerja, perencanaan investasi, serta menggali potensi
kerjasama dengan pihak luar, menciptakan kerangka pelaksanaan kerja
sehingga dapat mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang efektif,
efisien dengan mutu serta keandalan yang baik dan menerapkan tata kelola
perusahaan yang baik
2.b. SUB BIDANG PERENCANAAN SISTEM
Bertanggung jawab atas tersusunnya perencanaan umum penyediaan
tenaga listrik beserta kebutuhan investasinya. Merencanakan pengembangan
sistem pembangkit, transmisi, Gardu Induk dan distribusi sesuai standar,
pengusahaan tenaga listrik yang efektif, efisien dengan tingkat mutu serta
keandalan yang baik dan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik.
2.c. SUB BIDANG SISTEM INFORMASI
Bertanggung jawab atas tersusunnya perencanaan, pengembangan,
pengendalian dan pemeliharaan sistem dan aplikasi teknologi informasi,
menyusun laporan manajemen, menciptakan kerangka pelaksanaan kerja
sehingga dapat mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang efektif,
efisien dengan mutu serta keandalan yang baik dan menerapkan tata kelola
perusahaan yang baik
2.c.1 SUB SUB BIDANG OPERASI APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI
Bertanggung jawab beroperasinya sistem-sistem aplikasi serta
menjaga terpeliharanya sistem aplikasi, menyiapkan SOP sistem-sistem
aplikasi yang telah dioperasikan, menyiapkan pengembangan sistem
aplikasi sesuai kebutuhan perusahaan.
2.c.2 SUB SUB BIDANG OPERASI JARINGAN DAN MULTI MEDIA
Bertanggung jawab beroperasinya sarana jaringan, komunikasi
data dan sarana multi media, menyiapkan pengembangan kebutuhan
2.c.3 SUB SUB BIDANG LAYANAN DATABASE
Bertanggung jawab atas rancangan data base sesuai kebutuhan
dalam rangka pengembangan aplikasi dan sistem aplikasi dari
masing-masing user, dan pengembangan layanan database serta pengamanannya
3. BIDANG TEKNIK
Bertanggung jawab atas tersusunnya strategi, standarisasi dan penerapan
sistem pengelolaan jaringan distribusi dan pembangkit serta penerapan
manajemen lingkungan dan keselamatan ketenagalistrikan serta upaya
pencapaian sasaran dan ketersediaan kerangka acuan pelaksanaan kerja, untuk
mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang efektif, efisien dengan
tingkat mutu dan keandalan yang baik serta upaya pencapaian sasaran dan
ketersediaan kerangka acuan pelaksanaan kerja
a. Menyusun dan membina penerapan sistem pengelolaan jaringan distribusi
dan pembangkit :
1) Strategi pengoperasian dan pemeliharaan pembangkit, jaringan
distribusi dan membina penerapannya
2) SOP penerapan dan pengujian peralatan distribusi, serta SOP untuk
operasi dan pemeliharaan jaringan distribusi
3) Standar desain konstruksi jaringan distribusi, kriteria konstruksi dan
peralatan kerjanya
4) Pengembangan sarana komunikasi dan optimalisasi operasi jaringan
5) Manajemen pengadaan dan perbekalan dalam sistem pengelolaan
jaringan distribusi
6) Pengendalian susut energi listrik dan gangguan serta usulan perbaikan
b. Menyusun regulasi untuk penyempurnaan data induk pembangkit dan
data induk jaringan (DIJ)
c. Memantau dan mengevaluasi data induk jaringan
d. Memantau dan mengevaluasi data induk jaringan
e. Menyusun rencana kegiatan konstruksi dan administrasi pekerjaan serta
membina penerapannya
f. Membuat usulan RKAP terkait bidang teknik
g. Menyusun laporan manajemen dan database pada bidang teknik
3.a. SUB BIDANG KONSTRUKSI
Bertanggung jawab atas tersusunnya standarisasi, analisa harga satuan dan
manajemen kontruksi dan rehabilitasi jaringan distribusi, pembangkit dan
sarana, yang memenuhi kriteria manajemen lingkungan dan keselamatan
ketenagalistrikan, menciptakan kerangka pelaksanaan kerja, sehingga dapat
mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang efektif, efisien, memenuhi
tingkat mutu dan keandalan yang sesuai dengan standar yang ditetapkan dan
3.b. SUB BIDANG DISTRIBUSI
Bertanggung jawab atas tersusunnya rencana operasi dan pemeliharaan
jaringan distribusi serta penerapan manajemen lingkungan dan keselamatan
ketenagalistrikan, menciptakan kerangka pelaksanaan kerja sehingga dapat
mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang efektif, efisien, memenuhi
tingkat mutu dan keandalan yang sesuai dengan standar yang ditetapkan dan
menerapkan tata kelola perusahaan yang baik
3.c. SUB BIDANG PENGUKURAN DAN SISTEM PROTEKSI
Bertanggung jawab atas tersusunnya sistem proteksi dan pengukuran yang
handal dan akurat untuk mendukung pelayanan tenaga listrik kepada
masyarakat
4. BIDANG NIAGA DAN PELAYANAN PELANGGAN
Bertanggung jawab atas upaya pencapaian target pendapatan dari
penjualan tenaga listrik, pengembangan pemasaran yang berorientasi kepada
kebutuhan pelanggan dan transaksi pembelian tenaga listrik yang memberikan
nilai tambah bagi Perusahaan, serta ketersediaan standar pelaksanaan kerja dan
tercapainya interaksi kerja yang baik antar unit-unit pelaksana.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Menyusun :
1) Ketentuan dan strategi pemasaran
b.Mengevaluasi harga jual energi listrik
c. Menghitung biaya penyediaan tenaga listrik
d.Menegosiasikan harga jual beli tenaga listrik
e. Menyusun :
1) Strategi dan pengembangan pelayanan pelanggan
2) Standar dan produk pelayanan
3) Ketentuan data induk (DIL) dan data induk saldo (DIS)
4) Konsep kebijakan sistem informasi pelayanan pelanggan
f. Melakukan pengendalian DIS dan opname saldo piutang
g.Mengkoordinasikan pelaksanaan penagihan kepada pelanggan tertentu
antara lain TNI/POLRI dan instansi vertikal
h.Mengkaji pengelolaan pencatatan meter dan menyusun rencana
penyempurnaannya
i. Menyusun mekanisme interaksi antar unit pelaksana
j. Menyusun rencana pengembangan usaha baru serta pengaturannya
k.Membuat usulan RKAP yang terkait dengan bidangnya
l. Menyusun dan mengelola manajemen mutu
m. Menerapkan tata kelola perusahaan yang baik
n.Menyusun laporan manajemen dibidangnya
4.a SUB BIDANG PEMASARAN
Bertanggung jawab atas tersusunnya rencana pemasaran yang menjamin
kebutuhan pelanggan, serta kesediaan standar pelaksanaan kerja dan
tercapainya interaksi kerja yang baik antar unit-unit pelaksana dan menerapkan
tata kelola perusahaan yang baik
4.b SUB BIDANG KOMERSIAL
Bertanggung jawab atas upaya pencapaian target pendapatan dari
penjualan tenaga listrik, transaksi pembelian tenaga listrik yang memberikan
nilai tambah bagi perusahaan, serta ketersediaan standar pelaksanaan kerja dan
tercapainya interaksi kerja yang baik antar unit-unit pelaksana serta
menerapkan tata kelola perusahaan yang baik.
4.c SUB BIDANG PENGEMBANGAN USAHA
Bertanggung jawab atas upaya peningkatan pendapatan dengan
melakukan pengendalian terhadap administrasi penjualan tenaga listrik guna
tercapainya interaksi kerja yang baik serta menerapkan tata kelola perusahaan
yang baik
5. BIDANG KEUANGAN
Bertanggung jawab atas penyelanggaraan keuangan sesuai dengan
pronsip-prinsip manajemen keuangan yang baik, pengelolaan pajak dan
asuransi yang efektif serta penyajian laporan keuangan dan akuntansi yang
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Menyusun kebijakan anggaran dan proyeksi keuangan perusahaan
b. Menyusun biaya perolehan pokok (BPP) per transaksi dan atau perfungsi
c. Mengendalikan anggaran investasi dan anggaran operasi
d. Mengendalikan aliran kas pendapatan
e. Mengendalikan aliran kas pembiayaan
f. Melakukan pengelolaan keuangan
g. Melakukan analisis dan evaluasi laporan keuangan unit-unit
h. Menyusun laporan konsolidasi
i. Menyusun laporan rekonsiliasi keuangan
j. Menyusun dan menganalisa kebijakan resiko dan penghapusan asset
k. Melakukan pengelolaan pajak asuransi
l. Membuat RKAP bersama bidang perencanaan danbidang lainnya
m. Menyusun dan mengelola manajemen mutu dan menerapkan tata kelola
yang baik
n. Menyusun laporan manajemen di bidangnya
5.a SUB BIDANG ANGGARAN
Bertanggung jawab atas penyelenggaraan pengelolaan anggaran unit
sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen keuangan yang baik serta
5.b SUB BIDANG KEUANGAN
Bertanggung jawab atas penyelenggaraan keuangan sesuai dengan
prinsip-prinsip manajemen keuangan yang baik sesuai ketentuan yang berlaku
serta menerapkan tata kelola perusahaan yang baik
5.b.1 SUB SUB BIDANG ADMINISTRASI KEUANGAN
Bertanggung jawab melaksanakan administrasi tata usaha
keuangan pengusahaan, sarana penyediaan tenaga listrik dan pelaporan
penggunaan setiap pos anggaran
5.c SUB BIDANG PENGENDALIAN PENDAPATAN
Bertanggung jawab atas pengelolaan pendapatan perusahaan yang baik
sesuai ketentuan yang berlaku dan menerapkan tata kelola perusahaan yang
baik
5.d SUB BIDANG PAJAK DAN ASURANSI
Bertanggung jawab atas pengelolaan pajak dan asuransi perusahaan yang
baik sesuai ketentuan yang berlaku dan menerapkan tata kelola pajak
perusahaan yang baik
5.e SUB BIDANG AKUNTANSI
Bertanggung jawab atas penyelenggaraa pengelolaan akuntansi unit sesuai
akuntansi yang akurat dan tepat waktu serta menerapkan tata kelola perusahaan
yang baik
5.e.1 SUB SUB BIDANG AKUNTANSI AKTIVA TETAP DAN PDP & PERSEDIAAN
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan akuntansi untuk
pembangunan dan pemugaran sarana penyediaan tenaga listrik serta
akuntansi aktiva tetap, akuntansi persediaan, dan analisa evaluasi
keuangan/akuntansi
5.e.2 SUB SUB BIDANG AKUNTANSI UMUM
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan akuntansi umum
wilayah dan pengusahaan sarana penyediaan tenaga listrik serta
menyusun laporan keuangannya
6. BIDANG SUMBERDAYA MANUSIA DAN ORGANISASI
Bertanggung jawab atas penyelenggaraan pengelolaan manajemen SDM
berbasis kompetensi, pengembangan organisasi, evaluasi tingkat organisasi
unit, perencanaan tenaga kerja, dan anggaran kepegawaian, pengelolaan data
dan administrasi kepegawaian serta hubungan industrial.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Mengelola :
1) Pengembangan organisasi
3) Manajemen sumber daya manusia berbasis kompetensi
4) Administrasi dan data kepegawaian
b.Perencanaan tenaga kerja
c. Perencanaan anggaran kepegawaian
d.Evaluasi tingkat organisasi unit pelaksana dan sub unit pelaksana
e. Membina hubungan industrial
f. Menyusun laporan manajemen
6.a SUB BIDANG PENGEMBANGAN ORGANISASI DAN SDM
Bertanggung jawab atas penyusunan dan evaluasi perencanaan
organisasi dan SDM untuk mendukung kelancaran kerja organisasi,
menyusun anggaran biaya pegawai, menyusun rencana pengembangan
pegawai sesuai kebutuhan kompetensi jabatan dan kompetensi individu, serta
menerapkan tata kelola perusahaan yang baik.
6.a.1 SUB SUB BIDANG PERENCANAAN KARIR DAN DIKLAT
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan perencanaan karir
dan diklat untuk pembinaan Pegawai serta merencanakan proses Promosi
dan rotasi Pegawai
6.b SUB BIDANG ADMINISTRASI SDM
Bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi kepegawaian sesuai
peningkatan produktivitas organisasi serta menerapkan tata kelola perusahaan
yang baik
6.b.1 SUB SUB BIDANG KESEJAHTERAAN PEGAWAI
Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi gaji/upah dan
kesejahteraan pegawai serta pensiun, mengelola data pensiun
6.b.2 SUB SUB BIDANG ADMINISTRASI SDM
Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi SDM meliputi
pengangkatan, penempatan, pemindahan dan pemberhentian pegawai,
serta mengelola data pegawai meliputi fisik/dosier maupun data
komputerisasi/Sipeg.
7. BIDANG KOMUNIKASI HUKUM DAN ADMINISTRASI
Bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi dan kesekratariatan,
komunikasi, masyarakat, dan hukum ; pengelolaan keamanan, aset, sarana
dan prasarana kantor, serta pembinaan lingkungan untuk mendukung
kelancaran kerja organisasi.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Mengelola :
1) Komunikasi perusahaan dengan pihak eksternal dan internal
2) Fasilitas dan prasarana kerja
b. Mengelola program kemitraan dan program bina lingkungan (PKBL)
c. Melakukan advokasi hukum dan peraturan-peraturan perusahaan
d. Mengelola :
1) Sertifikasi asset
2) Dokumentasi dan perpustakaan
3) Administrasi kesekretariatan, protokol dan rumah tangga kantor induk
e. Membuat usulan RKAP yang terkait dengan bidangnya
f. Menerapkan tata kelola perusahaan yang baik
g. Menyusun laporan manajemen dan data base pada bidang komunikasi,
hukum dan administrasi
7.a SUB BIDANG KOMUNIKASI DAN BINA LINGKUNGAN
Bertanggung jawab atas terciptanya jembatan komunikasi dengan pihak
internal dan eksternal, serta melakukan pembinaan lingkungan untuk
mendukung peningkatan citra perusahaan serta menerapkan tata kelola
perusahaan yang baik
7.b SUB BIDANG HUKUM
Bertanggung jawab atas pengelolaan advokasi dengan menerapkan tata
7.c SUB BIDANG ADMINISTRASI UMUM DAN FASILITAS
Bertanggung jawab atas penyelenggaraan pengelolaan administrasi
kesekretariatan, dan pengelolaan keamanan, fasilitas, sarana dan prasarana
kantor untuk mendukung kelancaran kerja perusahaan serta menerapkan tata
kelola perusahaan yang baik.
7.c.1 SUB SUB BIDANG KESEKRETARIATAN
Bertanggung jawab atas kegiatan kesekretariatan dan kearsipan
kegiatan kedinasan, mengendalikan biaya pemakaian ATK dan sarana
kantor dan keamanan lingkungan kantor.
7.c.2 SUB SUB BIDANG UMUM DAN FASILITAS KANTOR
Bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi pembayaran
pajak dan asuransi atas aset kantor wilayah dan mengelola pemeliharaan
gedung, instalasi dan sarana kerja, mengawasi pelaksanaan outsourching
SATPAM, Cleaning Service.
8. AUDIT INTERNAL
Bertanggung jawab atas penyelenggaraan audit internal sesuai program
kerja pemeriksaan tahunan dan pemantauan tindak lanjut hasil temuan,
pembinaan dan penyempurnaan sistem manajemen dan oprasional untuk
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Menyusun program kerja pemeriksaan tahunan sesuai program kerja
perusahaan
b. Melaksanakan audit internal yang meliputi audit keuangan, teknik,
manajemen dan SDM
c. Memberikan masukan dan rekomendasi yang menyangkut proses
manajemen dan operasional
d. Memonitor tindak lanjut temuan hasil audit internal
e. Menyusun laporan manajemen sesuai bidang tugas
D. Jenis Usaha/Kegiatan
Adapun jenis usaha/kegiatan pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH
SUMATERA UTARA, yaitu:
1. Mendistribusikan pasokan listrik di seluruh wilayah Sumatera Utara.
2. Pemeliharaan jaringan dan instalasi kelistrikan wilayah Sumatera Utara.
3. Pencapaian target pendapatan dari penjualan tenaga listrik yang
berorientasi kepada kebutuhan pelanggan.
E. Kinerja Usaha Terkini
Kinerja Usaha Triwulan IV Tahun 2008
Kondisi keuangan PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara secara
umum sampai dengan triwulan IV Tahun 2008 mengalami defisit keuangan
dibawah target s/d Triwulan IV yaitu sebesar 9.70% (target sampai dengan
Triwulan IV adalah 10.36%). Sementara kwh produksi sebesar 102.34% dan
penjualan sebesar 102.44% dari sasaran sampai dengan Triwulan IV tahun
2008.
Oleh karena itu, realisasi yang dicapai sampai dengan triwulan IV Tahun
2008 dibanding dengan sasaran penetapan RKAP(Rencana Kerja dan
Anggaran Perusahaan) 2008 antara lain sebagai berikut:
a. Penjualan tenaga listrik sebesar 5,757,847 MWh atau 102.44% dari
sasaran triwulan IV tahun 2008 sebesar 5,620,850 MWh.
b. Produksi tenaga listrik adalah sebesar 6,469,148 MWh atau 102.34% dari
sasaran triwulan IV 2008 sebesar 6,321,238 MWh.
c. Susut distribusi realisasi dicapai 9.70% sudah dibawah dari sasaran
triwulan IV tahun 2008 sebesar 10.36%.
d. Penambahan pelanggan sebesar 83,218 pelanggan, atau 66.79% dari
sasaran triwulan IV tahun 2008 sebesar 124,590 pelanggan.
e. SAIDI dan SAIFI, berturut – turut sebesar 384.84 menit per pelanggan
dan 10.67 kali per pelanggan, dari sasaran triwulan IV tahun 2008 sebesar
450.00 menit per pelanggan dan 12.00 kali per pelanggan.
f. Pendapatan operasi adalah sebesar Rp 7,275.52 miliar atau 67.18% dari
sasaran triwulan IV tahun 2008 sebesar Rp 10,830.24 miliar.
g. Biaya operasi sebesar Rp 10,431.12 miliar atau 98.14% dari sasaran
h. Rugi periode berjalan sebesar Rp 9.66 miliar atau 115.21% dari sasaran
triwulan IV tahun 2008 sebesar Rp 8.39 miliar.
i. Piutang listrik dan piutang ragu – ragu periode berjalan sebesar Rp 17,31
miliar dan piutang ragu – ragu sebesar Rp 17.31 miliar.
Kinerja PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara sampai dengan Triwulan
IV tahun 2008 berdasarkan SE Direksi 099.K/DIR/2008 tanggal 02 April 2008
berada pada klasifikasi PLN-K1 dengan nilai bobot 97.53.
Kinerja Usaha Triwulan I Tahun 2009
Sedangkan kondisi keuangan PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara
sampai dengan Triwulan I tahun 2009 mengalami defisit keuangan sebesar Rp
(1,648.39) Milyar. Sedangkan realisasi susut distribusi melebihi target Triwulan I
yaitu sebesar 9.19% (target sampai dengan Triwulan I adalah 9.54%). Sementara
KWh produksi sebesar 98.56% dan penjualan sebesar 98.29% dari sasaran sampai
dengan Triwulan I tahun 2009.
Secara umum realisasi yang dicapai sampai dengan Triwulan I tahun 2009
dibanding dengan sasaran penetapan RKAP (Rencana Kerja dan Anggaran
Perusahaan) 2009 antara lain sebagai berikut:
a. Penjualan tenaga listrik sebesar 1,442,839 MWh atau 98.29% dari sasaran
triwulan I tahun 2009 sebesar 1,467.92 MWh.
b. Produksi tenaga listrik adalah sebesar 1,661,951 MWh atau 98.56% dari
c. Susut distribusi realisasi dicapai 9.19% sudah dibawah dari sasaran
triwulan I tahun 2009 sebesar 9.54%.
d. Penambahan pelanggan sebesar 19,507 pelanggan, atau 135.49% dari
sasaran triwulan I tahun 2009 sebesar 14,397 pelanggan.
e. SAIDI dan SAIFI, berturut – turut sebesar 1.28 jam per pelanggan dan 2.50
kali per pelanggan, dari sasaran triwulan I tahun 2009 sebesar 1.50 jam per
pelanggan dan 2.55 kali per pelanggan.
f. Pendapatan operasi adalah sebesar Rp 932.20 miliar atau 100.40% dari
sasaran triwulan I tahun 2009 sebesar Rp 928.47 miliar.
g. Biaya operasi sebesar Rp 2,582.68 miliar atau 98.15% dari sasaran triwulan
I tahun 2009 sebesar Rp 2,631.48 miliar.
h. Rugi periode berjalan sebesar Rp 1,648.39 miliar atau 96.95% dari sasaran
triwulan I tahun 2009 sebesar Rp 1,700.24 miliar.
i. Piutang listrik dan piutang ragu – ragu periode berjalan sebesar Rp 71.53
miliar dan piutang ragu – ragu sebesar Rp 11.18 miliar.
Kinerja PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara sampai dengan Triwulan I
tahun 2009 berdasarkan SE Direksi 023.K/010/2004 berada pada klasifikasi
PLN-K1 dengan nilai bobot 96.00.
Selain itu PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara terus berusaha
meningkatkan pelayanan kepada konsumen dan melakukan kegiatan
perbaikan-perbaikan instalasi maupun pemeliharaan perangkat. Untuk menjaga kualitas dan
F. Rencana Kegiatan Perusahaan
PT. PLN (Persero) mempunyai beberapa rencana kegiatan ke depan yang
telah dan akan dilaksanakan antara lain sebagai berikut:
1. Peningkatan mutu pelayanan kepada masyarakat pengguna.
2. Penambahan Data Induk Langganan (DIL) dan Data Induk Jaringan (DIJ).
3. Pengamanan pendapatan dengan SIP3 diseluruh unit Cabang.
4. Persiapan pembuatan sistem monitoring persediaan material.
5. Pembuatan Sistem Informasi Gardu Distribusi(SIGD).
6. Pembuatan Sistem Informasi Kepegawaian.
7. Sistem Informasi Pelayanan Pelanggan.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Rapat
Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu. Melalui rapat, berbagai
permasalahan dapat dipecahkan, berbagai kebijakan organisasi dirumuskan, dan
kemajuan serta perkembangan organisasi pun dilahirkan. (Ratnawati & Sinarto.
2006 ; 67).
Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat tatap muka yang
sering diselenggarakan oleh berbagai organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah
kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan
musyawarah untuk mufakat. (Wursanto. 2004 ; 150).
Rapat adalah sebuah peristiwa yang mencakup adanyan orang – orang,
materi yang dibahas dan proses yang dirancang untuk tujuan tertentu – siapa, apa,
bagaimana dan mengapa. Lazimnya terdapat pula variabel tempat dan waktu
kapan – dan dimana. (Streibel. 2004 ; 1)
Rapat dilaksanakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau
sumbangan fikiran dari para staf atau para pembantunya karena pimpinan tidak
dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila
materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat
bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada
yang menjadi subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi
dan harus segera dipecahkan bersama-sama.
Rapat merupakan salah satu aktivitas organisasi yang vital dan harus
mendapat perhatian. Namun, dari pengalaman sering kita temukan beberapa
permasalahan sehubungan dengan rapat ini, antara lain sering kita dengar keluhan
pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?” Ungkapan ini menggambarkan adanya
beberapa fenomena, antara lain keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti
rapat, atau rapat bagi anggota dianggap kurang perlu, atau rapat hanya merupakan
aktivitas yang membuang-buang waktu secara percuma. Hal ini terjadi, biasanya
akibat pengelolaan rapat yang kurang tepat. Hal-hal yang kurang tepat dalam
penyelenggaraan misalnya :
1. Para anggota organisasi terlalu sering diminta untuk mengikuti rapat tanpa
dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
2. Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
3. Hasil rapat tidak pernah ditindaklanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide
saja, tanpa pernah diusahan untuk direalisasikan.
Berdasarkan kenyataan ini sekurang-kurangnya dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan rapat yang kurang baik justru akan merugikan organisasi, bahkan
dapat menimbulkan keluhan dan permasalahn baru, baik bagi para anggota
organisasi maupun organisasi itu sendiri. Rapat yang dikelola dengan baik akan
menghasilkan keputusan-keputusan yang baik pula, masalah-masalah yang timbul
Tujuan Rapat
Secara garis besar rapat mempunyai beberapa tujuan, yaitu:
1. Menyampaikan satu atau beberapa informasi. Dalam keadaan tertentu
seorang pimpinan atau pejabat ingin menyampaikan informasi secara
langsung kepada pegawai atau karyawannya dengan maksud bila
penyampaian informasi tidak disampaikan secara langsung akan
menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
2. Mendapatkan masukan dari anggota rapat. Perusahaan atau organisasi
terkadang mengalami kesulitan terhadap masalah tertentu, misalnya masalah
tersebut mengenai semua karyawan atau pegawai, jadi keputusan yang
diambil supaya tidak berat sebelah maka masukan dari semua anggota
dibutuhkan sekali.
3. Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk
memecahakan masalah yang dihadapi. Hal ini perlu dilakukan karena dalam
pemecahan masalah kita membutuhkan pertolongan orang-orang tersebut
supaya masalah segera dapat diatasi.
4. Menjalin kerjasama diantara anggota untuk membentuk suatu sikap yang
diinginkan. Dalam setiap bagian bila tidak saling bertemu mungkin hanya
hanya memikirkan pekerjaan mereka sendiri, dengan adanya rapat mereka
akan memperhatikan kepentingan bagian lain juga.
5. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, komplain, dan lain – lain. Banyak
hal yang dapat disampaikan secara terbuka dalam rapat, jika kita dapat
Bisa kita bayangkan jika satu–persatu karyawan atau pegawai
menyampaikan kepada pihak mamajemen dengan tidak melalui rapat, berapa
waktu yang dibutuhkan untuk itu?
6. Memberi motivasi atau semangat kerja kepada anggota. Sama halnya dengan
poin 5, kita dapat menghemat waktu dalam memotivasi karyawan atau
pegawai asalkan mereka dalam keadaan normal tidak ada masalah yang
krusial.
7. Mengambil keputusan sesuai dengan kewenangan dari orang – orang yang
terlibat di dalamnya. (Herimanto & Indrojiono. 2005 ; 195).
Macam – macam Rapat
1. Rapat penjelasan 1. Menurut tujuannya 2. Rapat pemecahan
3. Rapat perundingan
1. Rapat formal 2. Menurut sifatnya 2. Rapat informal
3. Rapat terbuka 4. Rapat tertutup
1. Rapat mingguan 2. Rapat bulanan
RAPAT 3. Menurut jangka waktunya 3. Rapat semesteran
4. Rapat tahunan 5. Rapat berkala 6. Rapat insidentil
4. Menurut saluran hubungan organisasi 1. Rapat vertikal 2. Rapat horizontal
5. Menurut pelaksanaannya 1. Rapat kerja terpimpin 2. Rapat kerja terbuka
Gambar 3. 1.
Penjabaran macam – macam rapat pada Gambar 3.1 :
1. Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan
penjelasan kepada para peserta rapat.
2. Rapat pemecahan ialah rapat yanng bertujuan untuk mencari pemecahan
suatu masalah.
3. Rapat perundingan ialah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu
perselisihan.
4. Rapat formal yaitu rapat yang diadakan dengan perencanaan terlebih
dahulu dan para peserta mendapat undangan resmi.
5. Rapat informal yaitu rapat yang terkadang diadakan secara kebetulan,
dengan peserta yang tidak tertentu dan tidak ada undangan resmi.
6. Rapat terbuka yaitu rapat yang dihadiri oleh setiap anggota (sering
disebut rapat pleno). Biasanya membicarakan hal – hal yang tidak
bersifat rahasia.
7. Rapat tertutup ialah rapat yang hanya dihadiri oleh pimpinan tertentu dan
biasanya membicarakan hal – hal yang bersifat rahasia.
8. Rapat mingguan yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali, yang
membahas masalah – masalah rutin yang dihadapi oleh setiap
manajer/pimpinan unit/bagian.
9. Rapat bulanan yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan biasanya
membahas laporan laba – rugi bulan bersangkutan.
10.Rapat semesteran yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali
11.Rapat tahunan yaitu rapat yang diadakan setahun sekali misalnya rapat
Dewan Komisaris, rapat pemegang saham.
12.Rapat berkala yaitu rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu.
13.Rapat insidentil yaitu rapat yang diadakan apabila dipandang perlu,
waktunya tidak tetap dan tempatnyapun dapat berpindah-pindah.
14.Rapat vertikal yaitu rapat antara pimpinan dengan bawahan dalam rangka
pemberian informasi tentang berbagai peraturan dan kebijakan pimpinan
atau dalam rangka pengambilan keputusan.
15.Rapat horizontal yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau
pegawai setingkat. Rapat ini diselenggarakan untuk mendapatkan
koordinasi dan kerjasama antar unit.
16.Rapat kerja terpimpin yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang
peranan utama dalam pengambilan keputusan, rapat kerja terpimpin juga
dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang berbagai
peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanannya dapat berlangsung
secara serentak dan seragam.
17.Rapat kerja terbuka yaitu pimpinan tidak memegang peranan utama dan
para peserta diberi kesempatan seluas – luasnya untuk memberikan
sumbang saran yang positif. Rapat semacam ini dilakukan dalam rangka
C. Pengelolaan Rapat Pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari rapat, maka diperlukan
pengelolaan yang baik dalam penyelenggaraannya. Demikian pula pada PT. PLN
(PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA, rapat perusahaan merupakan hal
yang sangat penting dalam menentukan kinerja perusahaan, sehingga dalam
penyelenggaraannya diperlukan pengelolaan yang baik dan benar.
Waktu Pelaksanaan Rapat
Penyelenggaraan rapat pada PT. PLN (PERSERO) tidaklah memiliki jangka
waktu tertentu, rapat dilaksanakan ketika muncul suatu
permasalahan-permasalahan yang menjadi kendala perusahaan, atau untuk membahas
langkah-langkah kedepan untuk mencapai tujuan perusahaan. Keputusan diadakannya
rapat diambil oleh General Manager (GM) atau manajer-manajer bidang. Tetapi
ada beberapa rapat yang dilaksanakan rutin setiap bulan seperti coffe morning dan
rapat antara GM dengan manajer-manajer bidang.
Rapat dilaksanakan apabila pimpinan memerlukan pendapat atau sumbangan
pikiran dari para staf atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat
mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi
yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa
materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada
umumnya.
Undangan Rapat
Peserta rapat yang akan diundang ditentukan oleh GM atau manajer bidang.
atau pegawai bidang, dalam menyampaikan undangan rapat untuk rapat intern
perusahaan, tidak melalui undangan tertulis, melainkan melalui komunikasi secara
lisan karena mempertimbangkan efisiensi waktu dan biaya. Tetapi jika rapat
tersebut melibatkan manajer/kepala cabang, maka undangan rapat disampaikan
melalui undangan tertulis yang dalam hal ini lebih efektif.
Tempat Pelaksanaan Rapat
Ruang tempat diselenggarakan rapat merupakan tempat dan ruangan yang
representatif. Tempat dan ruangan yang representatif tersebut mencakup bebas
dari gangguan aktifitas dari luar dan kondisi ruangan yang sehat, sirkulasi udara
yang baik, penerangan yang baik serta meja kursi yang memadai. Tempat
merupakan hal yang penting dalam menciptakan kenyamanan dalam rapat, dengan
suasana yang nyaman maka rapat dapat berjalan dengan lancar.
Dalam pelaksanaan rapat pada PT. PLN (PERSERO) tempat ditentukan oleh
GM atau manajer-manajer bidang dengan mempertimbangkan jumlah orang yang
mengikuti rapat dan permasalahan yang akan dibahas. Tempat rapat biasanya
dilakukan di Balai Astakonah yang berada di Lantai 4, rapat juga sering dilakukan
di ruangan GM atau manajer bidang sesuai dengan permintaan pimpinan. Posisi
susunan bangku peserta rapat juga disesuaikan dengan permintaan pimpinan.
Penyelenggaraan rapat dikelola oleh sekretaris perusahaan atau sekretaris
bidang, rapat dipimpin langsung oleh GM atau manajer-manajer bidang. Notula
hasil rapat dibuat oleh sekretaris perusahaan atau sekretaris bidang, sehingga rapat
D. Peranan Rapat Pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA
Rapat mempunyai peranan yang sangat penting dalam menentukan kinerja
PT. PLN (PERSERO), rapat merupakan alat media pengambilan keputusan –
keputusan perusahaan. Rapat juga merupakan alat untuk mendapatkan mufakat
melalui musyawarah.
Membina Rasa Kekeluargaan
Coffe morning merupakan bentuk dari rapat rutin PT. PLN (PERSERO) yang
dilaksanakan setiap bulannya. Dengan coffe morning rasa kekeluargaan antar
karyawan dan antara karyawan dengan pimpinan akan lebih terbina. Dengan rasa
kekeluargaan yang dimiliki dan dipelihara dengan baik, maka
komponen-komponen yang ada diperusahaan akan saling bantu-membantu dalam pencapaian
tujuan perusahaan sesuai dengan tugas dan tangggungjawabnya masing-masing.
Selain itu dengan coffe morning diharapkan seluruh komponen yang ada di
perusahaan dapat bekerja sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan perusahaan.
Wadah Menyampaikan Kendala, Keluhan & Masukan Bagi Perusahaan
Rapat bidang dilakukan antara manajer bidang dengan karyawannya. Dalam
rapat ini karyawan dapat menyampaikan masukan, keluhan, ataupun kendala
kepada manajer bidang, sehingga nantinya manajer bidang dapat menyampaikan
masukan, keluhan dan kendala ini ke tingkat lanjut untuk mendapatkan solusinya.
Selanjutnya, kendala-kendala yang dihadapi setiap bidangnya disampaikan kepada
GM melalui rapat intern antara GM dengan manajer bidang, dan kemudian secara
bersama-sama dapat ditindaklanjuti dengan baik. Dengan demikian semua
kelancaran kegiatan perusahaan. Dalam rapat ini General Manager memberikan
saran dan motivasi serta pemecahan masalah kepada manajer bidang agar dalam
melaksanakan tugas-tugasnya dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan yang
diharapkan.
Penyampaian keluhan-keluhan ini pun juga dilakukan di coffe morning, para
karyawan dapat menyampaikan keluhan serta kendala-kendala yang dialaminya
kepada pimpinan. Kemudian keluhan dan kendala ini dicari solusi dan
pemecahannya oleh pimpinan secara langsung ataupun dirapatkan kembali
nantinya.
Wadah Untuk Memberikan Semangat & Motivasi
Rapat sebagai wadah untuk memberikan semangat & motivasi kepada
karyawan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan (GM atau manajer bidang)
memberikan motivasi-motivasi dan saran-saran bagi para pegawai lebih
bersemangat dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dengan semangat pegawai
dalam menjalankan tugasnya, tentu hasil yang akan dicapai akan lebih maksimal,
efisiensi waktu juga akan dicapai, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Menentukan Langkah-Langkah dan Kebijakan Perusahaan
Rapat kordinasi antara manajer bidang dengan GM juga dilakukan rutin
setiap bulan, rapat ini dilakukan untuk menentukan langkah-langkah dan
kebijakan yang akan dilakukan ke depannya untuk mencapai tujuan perusahaan,
langkah-langkah yang diambil tentunya dengan penuh pertimbangan di dalam
bisa diambil pemecahannya, agar pelaksanaan kegiatan ke depannya dapat lebih
baik lagi.
Menjalin Kerjasama Antar Anggota
Rapat juga diharapkan dapat menjalin kerjasama diantara anggota. Dalam
setiap bidang bila tidak saling bertemu mungkin hanya memikirkan pekerjaan
mereka sendiri, dengan adanya rapat mereka akan memperhatikan kepentingan
bagian lain juga. Dengan adanya rapat diharapkan kordinasi antar bidang juga
lebih terjalin, karena satu bidang pasti berkaitan dengan bidang lainnya yang tidak
bisa dipisahkan dan merupakan satu kesatuan yang utuh.
Wadah Untuk Mengambil Keputusan-Keputusan Perusahaan
Keputusan-keputusan penting PT. PLN (PERSERO) WILAYAH
SUMATERA UTARA sering diambil dalam rapat. Peserta rapat memberikan
masukan dan saran tetapi keputusan tetap diambil oleh pimpinan yang dalam hal
ini adalah General Manager atau manajer-manajer bidang. Dengan demikian
pimpinan dapat mengambil keputusan yang bijak dengan mempertimbangkan
saran-saran dan masukan dari anggotanya, sehingga keputusan yang diambil
merupakan keputusan yang terbaik bagi kelangsungan perusahaan.
Tempat Menyampaikan dan Saling Bertukar Informasi
Rapat merupakan tempat menyampaikan informasi kepada pimpinan ataupun
kepada bidang lainnya. Adakalanya informasi yang ada tidak disampaikan
seluruhnya kepada pimpinan atau bidang yang bersangkutan, dalam rapatlah
informasi ini dapat disampaikan secara baik dan benar, sehingga tidak terjadi
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Pengelolaan rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA
UTARA dilakukan oleh sekretaris perusahaan. Waktu dan tempat
pelaksanaan rapat dilakukan sesuai dengan permintaan pimpinan, karena
pimpinanlah yang mempertimbangkan segala sesuatunya dengan baik.
2. Beberapa macam rapat rutin yang dilakukan PT. PLN (PERSERO)
WILAYAH SUMATERA UTARA antara lain; coffe morning, rapat
kordinasi antara General Manager dengan manajer bidang, dan rapat antara
manajer bidang dengan karyawannya.
3. Rapat mempunyai peranan yang sangat besar terhadap perkembangan dan
kemajuan perusahaan, antara lain; Rapat merupakan wadah untuk saling
tukar-informasi, sebagai wadah menyampaikan keluhan, saran, serta
masukan-masukan bagi perusahaan, sebagai wadah untuk memberikan
semangat, motivasi, serta pemecahan masalah-masalah yang dihadapi
karyawan, sehingga karyawan dapat lebih bersemangat dan lancar dalam
menjalankan tugas-tugasnya. Rapat merupakan tempat mengambil
keputusan-keputusan penting perusahaan, dalam rapat keputusan tidaklah
diambil secara sepihak, melainkan penuh dengan
pertimbangan-pertimbangan dari peserta rapat, sehingga keputusan yang diambil
B. Saran
1. Sebaiknya diadakan rapat rutin antara PT. PLN (PERSERO) WILAYAH
SUMATERA UTARA dengan cabang-cabang yang berada di wilayah
Sumatera Utara, agar komunikasi antar cabang tetap terpelihara dan
informasi-informasi penting dapat tersampaikan secara baik. Saran-saran dan
keluhan dari cabang-cabangpun dapat ditampung, dan dapat diambil
pemecahan masalahnya oleh pimpinan wilayah, Serta wilayah dapat menilai
langsung kinerja dari masing-masing cabang.
2. Rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA
sebaiknya dikelola dengan lebih baik lagi, sehingga dalam pelaksanaannya
pimpinan dan para peserta rapat dapat menjalankan rapat dengan lebih
nyaman, teratur dan sesuai dengan yang diharapkan sehingga dapat
DAFTAR PUSTAKA
Herimanto, Bambang dan Indrojiono. 2005. Komunikasi Bisnis, Amara Books, Yogyakarta.
Machfoedz, Mahmud. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan Yang Efektif, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Ratnawati, Eti dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional, Edisi 3, Penerbit Amus, Yogyakarta.
Streibel, Barbara J. 2004. The Manager’s Guide To Effective Meetings, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.
Wibowo, Wahyu. 2001. Manajemen Bahasa, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
