TUGAS AKHIR
MANAJEMEN KEARSIPAN PADA PT. PERTAMINA (PERSERO) TBK KANTOR PEMASARAN WILAYAH I MEDAN
OLEH:
RIFWAN SYAPUTRA LUBIS 062103030
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RIFWAN SYAPUTRA LUBIS
NIM : 062103030
PROGRAM STUDI :KESEKRETARIATAN
JUDUL :MANAJEMEN KEARSIPAN PADA PT.
PERTAMINA (PERSERO) TBK KANTOR
PEMASARAN WILAYAH I MEDAN.
Tanggal:... PEMBIMBING/ PENANGGUNG JAWAB
(Dra. ULFA, MS)
NIP. 19411141 98303 2 001
Tanggal:... KETUA PROGRAM STUDI D-III KESEKRETARIATAN
(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si) NIP. 19620513 199203 2 001
Tanggal:... DEKAN
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr.Wb
Puji syukur kehadirat ALLAH SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, serta salawat dan salam kepada junjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW yang telah membawa kita dari alam kegelapan menuju alam terang benderang sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas akhir ini, guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan studi program Diploma dengan judul “MANAJEMEN KEARSIPAN PADA PT. PERTAMINA (PERSERO) TBK KANTOR PEMASARAN WILAYAH I MEDAN ”.
Penulis juga menyadari bahwa sebagai seorang manusia yang tidak luput dari kesilapan dan kekurangan tentu saja penyajian Tugas Akhir ini masih terdapat banyak kelemahan dan kekurangan. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak.
Dari awal sampai dengan selesainya penulisan Tugas Akhir ini penulis telah menerima banyak bantuan dan bimbingan yang sangat berharga dari berbagai pihak, untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya dan seluas-luasnya kepada :
1. Ayahanda tercinta Ainuddin terima kasih atas kasih sayang, kerja keras dalam menuntun, membimbing, menasehati dan memotivasi kepada penulis secara ikhlas dan tulus. Ibunda tersayang Siti Rahma, yang juga membesarkan penulis hingga dewasa. Dan Ibunda Prof.Dr. Ritha F. Dalimunthe.SE,Msi yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Pengelolah D III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dra. Ulfa, MS selaku Dosen Pembimbing, yang telah memberikan Bimbingan kepada penulis.
6. Bapak dan Ibu Dosen yang telah banyak berjasa memberikan ilmu dan mendidik penulis selama masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan kepada selaku pengurus jurusan yang telah membantu dalam kelancaran berjalannya kegiatan perkuliahan.
7. Kepada seluruh pegawai kantor PT. Peratamina selaku pihak yang telah memberikan kesempatan riset seluas-luasnya kepada penulis.
8. Buat sahabat penulis, and Best Friend Yogi,Yudi,Helmi,Agung, Winda,Pardi,Ipe,Wiwid,Ai,Ngongok,Kiki,Irul,Reza,Mia,Kenzi,Ane,Boy,B ubu,Rizky,Gtha,Sivi,Ela,Atri,Wita,Faisal yang selalu memberikan semangat dalam penyelesaian Tugas Akhir ini beserta rekan-rekan mahasiswa / i Jurusan Keuangan stambuk 2006 yang telah membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
Terakhir penulis mengharapkan kiranya Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak.
Medan, 24 Juni 2010 Penulis
DAFTAR ISI A. Sejarah Singkat Perusahaan PT. Pertamina (Persero) Tbk Wilayah Pemasaran I Medan ... 6
B. Kegiatan PT. Pertamina (Persero) Tbk Wilayah Pemasaran I Medan ... 10
C. Struktur Organisasi ... 15
D. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab ... 18
E. Kinerja Usaha Terkini ... 20
F. Rencana Kegiatan... 22
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip ... 23
B. Macam-macam Arsip ... 25
C. Nilai Guna Arsip ... 27
D. Tinjauan Tentang Pengelolaan Arsip Yang Efektif dan Efisien .. 1. Pengelolaan Arsip yang Efektif ... 29
2. Pengelolaan Arsip yang Efisien... 29
3. Pedoman Pengelolaan Arsip ... 30
E. Tata Manajemen Kearsipan PT. Pertamina (Persero) Tbk Wilayah Pemasaran I Medan ... 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 50
B. Saran ... 51
DAFTAR PUSTAKA ... 52
DAFTAR GAMBAR
Halaman Tabel 2-1( Struktur Organisasi PT. Pertamina (Persero) Tbk
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang.
Manajemen kearsipan merupakan suatu perencanaan, penempatan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap arsip dan keseluruhan proses yang berkaitan dengan arsip, pada dasarnya manajemen kearsipan mengelola seluruh daur hidup arsip (life cycle of record) yang terdapat didalam suatu organisasi atau lembaga-lembaga (Lundgren and Lundgren, 2003 : 5).
Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebaginya. Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (Gie, 2000:12).
merumuskan kebijakan,oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Menurut Pasal 1 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971yaitu Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan atau Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik keadaan tunggal ataupun berkelompo, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
perlindungan arsip merupakan tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip sehingga arsip itu aman, suatu perbuatan untuk melindungi arsip,menjaga arsip yang dihasilkan dan yang diterima itu aman,menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
dilakukan dengan jalan: menyimpan, merawat, mengamankan dan mengawetkan arsip.
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat- surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik.
Dengan latar belakang diatas, maka penulis mengambil kesimpulan untuk menyajikan pembahasan dengan judul “Manajemen Kearsipan Pada PT. Pertamina (Persero) Tbk. Kantor Pemasaran Wilayah I Medan”.
B. Perumusan Masalah.
1. Bagaimanankah pola Pengelolaan Arsip PT. Pertamina (Persero) Tbk kantor Pemasaran Wilayah I Medan.
2. Bagaimanakah cara pencatatan, penyimpanan, penemuan kembali, pengamanan, pemeliharaan dan penyusutan – pemusnahan arsip
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian pada penyusunan tugas akhir ini ada 2 macam yang bersifat umum dan yang bersifat khusus yaitu :
1. Untuk mengetahui bagaimana pola Pengelolaan Arsip PT. Pertamina (Persero) Tbk kantor Pemasaran Wilayah I Medan
2. Untuk mengetahui bagaiman cara Penyimpanan Arsip sampai dengan Pemusnahan Arsip PT. Pertamina (Persero) Tbk kantor Pemasaran Wilayah I Medan.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat yang bisa di dapat dari penelitian ini melalui tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Manfaat akademis
2. Manfaat praktis
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat PT. Pertamina (Persero) Tbk. Wilayah Pemasaran I Medan.
Pada tahun 1945, Jepang, dengan disaksikan pihak Sekutu, menyerahkan Tambang Minyak Sumatera Utara kepada Indonesia. Daerah perminyakan ini adalah bekas daerah konsesi sebelum Perang Dunia Kedua. Pada masa revolusi fisik, tambang minyak ini hancur total. Lapangan-lapangan minyak di daerah lain di Indonesia dapat dikuasai kembali oleh Belanda dan pihak asing berdasarkan hak konsesi, namun lapangan minyak di Sumatera Utara dan Aceh dapat dipertahankan bangsa Indonesia.
Semenjak kedaulatan Republik Indonesia diakui pada Desember 1949, hingga akhir 1953 Pemerintah masih ragu apakah akan mengembalikan Tambang Minyak Sumatera Utara kepada BPM atau dikuasai sendiri. Penunjukkan ‘koordinator’ untuk pertambangan oleh Menteri Perekonomian pada tahun 1954 belum membawa perbaikan. Pada bulan Oktober 1957, Kepala Staf TNI Angkatan Darat pada waktu itu Jenderal A.H. Nasution menunjuk Kolonel Dr. Ibnu Sutowo untuk membentuk Perusahaan Minyak yang berstatus hukum Perseroan Terbatas. Pada tanggal 10 Desember 1957 didirikan P.T. Pertambangan Minyak Nasional Indonesia (PT. Pertamina) dengan Kol.Dr. Ibnu Sutowo sebagai Presiden Direktur. Berdasarkan UU No 19 tahun 1960 tentang perusahaan negara, P.T Permina sebagai Perseroan Terbatas menjadi Perusahaan Negara.
Bakar Khusus (BBK) di seluruh Indonesia dilakukan melalui jalur distribusi yang meliputi: Transit Terminal, Depot, Instalasi dan DPPU. Jenis-jenis produk BBM terdiri atas: premium, kerosine, autogas (solar), minyak diesel, dan minyak bakar. Sedangkan yang dimaksud BBK adalah bahan bakar untuk penerbangan (aviasi), yaitu avtur dan avigas, serta gasoline dengan nilai oktan tinggi, yaitu Pertamax dan Pertamax Plus. Sedangkan BBK jenis Premix dan Super TT sudah tidak dipasarkan lagi.
Suplai avtur dan avigas terus meningkat sejalan dengan permintaan yang juga meningkat akibat peningkatan lalu-lintas penerbangan dalam negeri. Produk avtur dan avigas, menurut Laporan Tahunan Pertamina 1999-2000, sejak Februari 1999 telah dikeluarkan dari BBM bersubsidi dan harganya diserahkan kepada mekanisme pasar. Berikut ini sekilas perjalanan Pertamina melayani bahan bakar untuk pesawat, pemasaran bahan bakar untuk pesawat terbang secara modern tak bisa dilepaskan dari dinamika makro organisasi pemasaran di Pertamina. Khususnya untuk pemasaran dalam negeri. Pada masa Hindia Belanda terdapat dua perusahaan minyak yang beroperasi dalam penyediaan dan pemasaran BBM.
dilaksanakan Shell, Stanvac, dan Caltex. Sedangkan perusahaan nasional baru memenuhi sekitar 4,2 persen dari seluruh konsumsi BBM dalam negeri yang saat itu (1960) mencapai 3,3 juta kiloliter. Sebagian besar Shell dan Stanvac yang memasok.Walaupun tingkat konsumsi terus meningkat, tetapi sejak 1950 sampai 1960 tidak ada penambahan investasi pada sarana distribusi dan pemasaran. Dengan melihat kondisi politik saat itu, perusahaan-perusahaan asing mengalami keraguan untuk melanjutkan usahanya di Indonesia. Saat itu ada 740 stasiun pompa bensin, 125 truk tangki dengan daya angkut 1.000 kiloliter. Keadaan tersebut mempersulit masyarakat untuk mendapatkan pelayanan BBM.
Organisasi pemasaran Pertamina sepanjang catatan yang diperoleh mulai dibenahi tahun 1960-an yaitu pada masa Pertamina. Dimulai dengan membangun pusat administrasi kecil di setiap pusat pemasaran di Jakarta, Surabaya, Semarang, dan Medan. Faisal Abdaoe boleh dicatat sebagai salah seorang pembangun jaringan pemasaran. Lulusan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia ini ditugaskan menciptakan suatu kebijakan pemasaran untuk Pertamina. Pertamina saat itu mulai melakukan pemasaran langsung. Walaupun pada awalnya masih ditopang oleh Shell. Ketika Kontrak Karya dengan Tiga Besar Shell, Stanvac, dan Caltex diratifikasi November 1963, Pertamin telah membangun sebuah organisasi
Maka 11 Desember 1963 Pertamina ditunjuk untuk menerima semua kekayaan pemasaran dari kelompok Tiga Besar. Lalu Saleh Siregar mengajukan usulan baru, agar pempercepat pemindahan aset pemasaran. Hal ini menguntungkan Indonesia dibandingkan harus membayar distribusi sebanyak 0,10 dolar per barel. Chaerul Saleh setuju dan Tiga Besar pun setuju. Pemindahan aset Shell berikut personalia dilakukan atas dasar satu area ke area lain selesai pada Juli 1965.
Namun keterlibatan asing dalam pemasaran domestik belum pupus sama sekali. Angkutan laut masih ditangani Shell dan Stanvac, sekalipun Permina juga telah memasuki bisnis itu. Pada saat itu Shell dan Stanvac masih menjalankan kilang-kilang karena kemampuan Pertamina dan Perumigan dua BUMN migas selain Pertamina masih terbatas. Pada perkembangan selanjutnya Permina di bawah Ibnu Sutowo meminta persetujuan Pemerintah agar bisa membangun armada tanker yang diperlukan untuk menangani ekspor minyak dan penyaluran antar-pulau. Permintaan disetujui tahun 1964, Permina mulai mengekspor minyak dengan kapalnya sendiri. Dari waktu ke waktu armada milik Permina terus bertambah. Termasuk kapal carter. Sebelumnya, tahun 1962, Permina pun membeli sebuah perusahaan pesawat udara, Aero Comander, untuk pengembangan pelayanan udara. Ini merupakan cikal bakal Pelita Air Service. Dan pada tahun yang sama Permina pun membeli sistem telekomunikasi yang canggih, yang dilengkapi dengan telex dan komunikasi suara.
distribusi dalam negeri masih menderita kacau, krisis keuangan meningkat, dan pasar gelap minyak tanah dan bensin tidak terawasi. Ibnu Sutowo mendapat mandat penuh dari Chairul Saleh untuk mengurusi semua keadaan sehari-hari masalah migas. Pompa bensi biasanya kehabisan persediaan dan pemakai terpaksa membayar harga pasar gelap. Pada dasarnya harga itu naik, tapi kenaikan itu pergi ke pasar gelap, bukan kepada Pemerintah dan maskapai minyak.
Ibnu Sutowo meneruskan perundingan. Stanvac ragu. Sebaliknya Shell memilih meneruskan pembicaraan penjualan anak perusahaannya yang ada di Indonesia. Dicapai persetujuan dengan harga 110 juta dolar AS, dan persetujuan itu ditandatangani 1 Desember 1965 dan berlaku dari tanggal 1 Januari 1966. Pembayarannya sendiri dilakukan dalam waktu lima tahun dari lapangan dan kilang bekas Shell sendiri.
B. Kegiatan PT. Pertamina (Persero) Tbk Wilayah Pemasaran I Medan.
Adapun kegiatan perusahaan PT. Pertamina (Persero) Tbk. Wilayah Pemasaran I Medan yaitu sebagai berikut :
1. BBM (Bahan Bakar Minyak) Retail
Premium Solar Packed Dealer (PSPD). Saat ini Pertamina sedang berbenah untuk melakukan transformasi di segala bidang, termasuk di fungsi Retail Outlet SPBU. Upaya yang dilakukan dalam perubahan tersebut adalah
pemberian standarisasi pelayanan SPBU Pertamina. Pertamina berkomitmen memberikan pelayanan terbaik dengan istilah Pertamina Way. Penjabaran Pertamina Way adalah staf, kualitas dan kuantitas, peralatan dan fasilitas, format fisik dan produk dan pelayanan.
2. BBM Marine
Pertamina memiliki jaringan yang luas diseluruh daerah dan pelosok di Indonesia yang didukung oleh dan 7 kilang milik Pertamina maupun sumber dari luar negeri, sarana dan prasarana angkutan BBM yang lengkap, serta lebih dari 120 lokasi Depot, Terminal Transit dan Instalasi yang tersebar di seluruh Indonesia. Mutu produk BBM dan kualitas serta kuantitas layanan yang terjamin serta memenuhi standard Internasional . Merupakan satu Divisi di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Divisi Pemasaran BBM dengan tugas pokok menangani semua usaha marketing dan layanan jual Bahan Bakar Minyak kepada konsumen Industri dan Marine. BBM yang tersedia meliputi Minyak Solar (High Speed Diesel), Minyak Diesel (Industrial/Marine Diesel Oil), dan Minyak Bakar (Industrial/Marine Fuel Oil). Saat ini konsumen BBM Pertamina di sector Industri dan marine mencapai lebih dari 4500 konsumen, tersebar diseluruh daerah di Indonesia. Beberapa Pelanggan utama kami adalah PT. PLN (Persero), TNI/POLRI, Industri Pertambangan, Industri Besi Baja, Industri Kertas, Industri Makanan, Industri Semen, Industri Pupuk, Kontraktor Kontrak Kerja Sama, transportasi lair dan industri lainnya Di bidang Marine, kami fokus dalam meningkatkan volume penjualan.
3. Pelumas
samping produk jadi, Pelumas Pertamina juga melayani kebutuhan Base Oil Group I dan Base Oil Group III (mulai medio 2008). Pangsa pasar kami saat ini mencapai 54% di segmen retail dan 58% di segmen industri.Untuk segmen retail di dalam negeri, Pelumas Pertamina memasarkan lebih dari 17 Brand, sementara untuk segmen industri sebanyak 18 Brand. Untuk pasar luar negeri, Pertamina memasarkan 3 Brand yang merupakan extension dari Brand di dalam negeri. Untuk Lube Base Oil, Pertamina memasarkan 5 jenis kekentalan untuk LBO Group I, dan 2 jenis kekentalan untuk LBO Group III. Pemasaran Pelumas Pertamina di dalam negeri, didukung oleh 7 Sales Region, 180 Agen Pelumas, dan 45 OliMart, tersebar dari Sabang sampai Merauke.
4. Gas Domestik
hidrokarbon refrigerant yang ramah lingkungan, yang telah diluncurkan pada tahun 2004, menjadi satu bukti dari komitmen kami untuk mewujudkan lingkungan hidup yang lebih baik dengan menjaga lapisan ozon dari kerusakan dan Efek Pemanasan Global.
5. Niaga
Divisi Niaga adalah divisi yang bernaung dibawah Direktorat Pemasaran & Niaga dengan bisnis inti melakukan ekspor-impor dan penjualan domestik untuk Minyak mentah, BBM, dan produk Petrokimia, dengan nilai uang atau revenue yang dikelola sekitar 135 trilyun rupiah pertahun. Bisnis
ekspor-impor dan penjualan domestik tersebut dikelola melalui 3 (tiga) Fungsi dibawahnya, yakni Unit Usaha Minyak Mentah & BBM, Unit Usaha Niaga Non BBM, dan fungsi perencanaan, evaluasi dan pengembangan serta koordinasi yakni Fungsi Reneval Niaga.
6. Viasi
7. Perkapalan
Pertamina Perkapalan hadir melayani dengan menjunjung tinggi dan mengunggulkan nilai budaya dan citra perusahaan. Merupakan suatu kebanggaan bagi Pertamina untuk memberikan pelayanan di bidang pelayaran, menjadi perusahaan perkapalan yang maju dan terpandang di era baru. Keunggulan kami terletak pada pengalaman luas dan keahlian yang tinggi dalam distribusi minyak mentah, gas, petrokimia, dan produk lain sejenisnya melalui jalur laut di negara kepulauan. Berkantor pusat di Tanjung Priok, Jakarta, kami akan senantiasa memberikan pelayanan terbaik untuk pelanggan di seluruh pelosok tanah air Indonesia.
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu polah tetap yang menunjukan hubungan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki oleh masing-masing jabatan. PT. Pertamina (Persero) Tbk. Wilayah Pemasaran I Medan memiliki struktur organisasi garis dan staf. Dengan demikian semua perintah-perintah operasional dari kepalah berjalan menurut garis vertical dari atas ke bawah melalui tangga-tangga jabatan yang telah ditetapkan. Atasan dapat berkomunikasi langsung dengan bawahan, sehingga bawahan dapat melakukan pekerjaaan dengan baik.
baik akan tercipta kelancaran dan keberhasilan setiap aktivitas yang dijalankan oleh perusahaan, mendorong terciptanya kepada peningkatan efisiensi kegiatan usaha merupakan suatu fungsi penting yang perlu dilaksanakan
Dalam situasi seperti ini kewajiban dan wewenang masing-masing pegawai pada setiap jenjang jabatan dapat dimengerti dengan mudah oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Setiap jenjang jabatan yang menerima perintah dapat membuat inisiatif agar perintah tersebut dapat dievaluasi pada akhir masa perolehan yang merupakan prestasi kerja si penerima tersebut.
D. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab.
Secara umum setiap jajaran pada struktur organisasi pada PT Pertamina (Persero) Tbk.. Wilayah pemasaran I Medan sebagai berikut :
1. Direktur Utama
menetapkan kebijakan-kebijakan berkaitan dengan pengelolaan Perusahaan, termasuk kebijakan di bidang ketenagakerjaan, mengangkat dan memberhentikan pekerja berdasarkan aturan internal Perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang ketenagakerjaan.mengatur masalah pendelegasian wewenang/pemberian kuasa Direksi untuk mewakili Perusahaan di dalam dan di luar pengadilan.
2. SPI (Satuan Pengawas Intern)
Tugas dan tanggung jawab SPI yaitu yakni menemukan pelaku kecurangan dan mulai berani mencoba fokus baru yakni menjadi assurance (memberikan keyakinan) terhadap jalannya pengendalian, manajemen resiko, dan corporate governance.
3. Sekretaris Direksi
4. Direktur Keuangan
Direksi Keuangan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai pengelolah segalah sesuatu kegiatan yang mecakup seluruh teransaksi keuangan yang terjadi di pertamina.
5. Direktur Operasional
Direksi Operasional mempunyai tugas dan tanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan agar terciptanya kelancaran kegiatan pemasaran perusahaan.
6. Manajer Keuangan
Manajer Keuangan mempunyai tugas dan tanggung jawab menata keuangan perusahaan agar terciptanya laporan keuangan yang dapat dipertanggung jawabkan kepada pemegang sahan.
7. Manajer Umum
Manajer Umum mempunyai tugas dan tanggung jawab mengatur kegiatan perusahaan secara umumnya, bagaimana perusahaan melakukan aktivitas pemasaran dan pengolaan.
8. Manajer Operasi
9. Manajer Teknik
Manajer Teknik mempunyai tugas dan tanggung jawab mengatur pengeloaan sumber daya perusahaan seperti pengelolaan sumber daya minyak bagaimana mendapat kualitas minyak yang baik.
10. Manajer Non Fuel Retail
Manajer Non Fuel Retail mempunyai tugas dan tanggung jawab mengatur kegiatan Non Fuel Retail yaitu seluruh kegiatan diluar penjualan atau pemasaran bahan bakar eceran contohny
11. Manajer Brigh
Manajer Brigh yaitu mempunyai tugas dan tanggung jawab lebih kepada bagaimana perusahaan mendapat citra baik oleh pemerintah dan masyarakat dengan melakukan kegiatan sosial dan memberikan pembinaan sosial seperti mitar binaan yang dilakukan PT. Pertamina.
E. Kinerja Usaha Terkini.
kepatuhan kerja, hubungan kerjasama, kepemimpinan dan tanggung jawab. Unsur penilaian untuk pimpinan adalah kesetiaan, disiplin, tanggungjawab, pengetahuan kerja, prestasi kerja, kreativitas, dan kepemimpinan. Syarat-syarat faktor penilaian tersebut adalah memang benar-benar berhubungan dengan pelaksanaan aktivitas tersebut, karena dengan demikian hal ini akan membantu pimpinan atau team penilai khusus dapat melaksanakan penilaian aktivitas perusahaan dalam kinerja secara benar dalam melakukan koversi minyak tanah ke gas.
F. Rencana Kegiatan.
Untuk mencapai tujuan perusahaan, menjadi perusahaan berkelas Nasional dan Internasional perusahaan mempunyai rencana kegiatan di dalam bidangnya sebagai berikut :
1. Mengadakan aktivitas eksplorasi dan produksi dilakukan melalui operasi sendiri dan konsep kemitraan dengan pihak ketiga. Pola kemitraan dalam bidang minyak dan gas berupa JOB-EOR (Joint Operating Body for Enhanced Oil Recovery), JOB-PSC (Joint Operating Body for Production
Sharing Contract), TAC (Technical Assistance Contract), BOB (Badan
Operasi Bersama), penyertaan berupa IP (Indonesian Participation) dan PPI (Pertamina Participating Interest), serta proyek pinjaman; sedangkan pengusahaan panasbumi berbentuk JOC (Joint Operating Contract).
2. Menyelengarakan dan mengembangkan usahanya baik di dalam dan luar negeri melalui aliansi strategis dengan mitra. Pertamina juga memiliki usaha yang prospektif di bidang jasa pemboran minyak dan gas melalui
serta anak perusahaan kegiatan transmisi gas, Pertamina memiliki jaringan pipa gas dengan panjang total 3800 km dan 64 stasiun kompresor.
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip
Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai arti. Disatu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang ujudnya dapat selembar surat, kwitansi, data statistik, dan lain-lain. Di segi lain Arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan ‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia raya, dan sebagainya. Istilah arsip diatas berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga di adopsi menjadi ‘Arsip’. Kalau yang dimaksud arsip itu warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama ‘Pertinggal’.
Menurut asal mula arsip dari bahasa Yunani “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Untuk istilah warkat yang dalam bahasa inggris disebut “Records”, adalah catatan-catatan, rekaman atau bentuk lain yang merupakan
pengaturan cara dan prosedur penyimpanannya (kearsipan). Hal itu dapat dijelaskan dengan keterangan berikut ini :
1. Penyimpanan (storing), berarati arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan demikian rupa, sehingga setiap orang dapat membaca arsip bagaimanapun kecilnya tetap bersifat rahasia.
2. Penempatan (placing), berarti arsip tidak sekedar disimpan, tetapiharus diatur dimana arsip itu harus di letakkan. Penempatan arsip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.
3. Penemuan kembali (finding), berarti arsip harus dapat ditemukan kembali apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat. Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (Gie, 2000:12).
Arsip adalah Penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat (Mulyono dkk, 2001 : 2).
B. Macam – Macam Arsip
Menurut Undang – Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifat arsip dibedakan menjadi dua :
1. Arsip Dinamis
Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contoh : Undang – undang, peraturan – peraturan dan sebagainya.
2. Arsip Statis
Yaitu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara langsung untuk erencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada mumnya. Arsip ini justru mempunyai sifat tarif nilai yang abadi, contoh : Teks Proklamasi. Sebagai bahan baku informasi yang termasuk arsip dinamis yaitu : arsip aktif dan arsip inaktif, sedangkan yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi (Archive)
b. Arsip semi aktif adalah arsip yang waktu pengunaannya mulai kurang atau menurun. Arsip jenis ini menyimpan warkat – warkat yang jarang dipergunakan karena selesai dalam prosesnya, tetapi kadang – kadang masih diperlukan.
c. Arsip inaktif adalah arsip yang jarang sekali / hampir punah digunakan tetapi masih punya masa refensi. Arsip inaktif ini disimpan di unit kearsipan dan dikeluarkan dari tempat penyimpanan dalam jangka waktu lama. Jadi, arsip inaktif ini hanya kadang-kadang saja diperlukan dalam proses penyelenggaraan kegiatan arsip inaktif setelah jangka waktu penyimpanan habis (nilai gunanya habis) akan segera diproses untuk disusut. Dalam penyusutan akan ditemukan puak (kelompok) arsip yang segera dihapus dan puak arsip yang harus disimpan terus (abadi).
Macam-macam Arsip menurut bidangnya antara lain sebagai berikut :
a) Bidang kepegawaian yaitu segenap rangkaian kegiatan penataan, pencarian, pelamaran, penyajian, penerima pengangkatan, pengembangan kesejahteraan, permutasian dan pemerhatian tenaga kerja dalam kerjasama kelompok orang untuk mencapai tujuan. b) Bidang keuangan yaitu segenap rangkaian kegiatan penataan
penyusunan anggaran penentuan sumber dan pertanggung jawaban atas pembiayaan dalam kerjasama kelompok orang dalam mencapai tujuan tertentu.
C. Nilai Guna Arsip
Santen (2003:56) mengemukakan, bahwa nilai-nilai pada warkat tercakup dalam istilah ALFRED, yaitu kependekan dari:
A – Admininistrasi value L – Legal value
F – Fiscal value R – Research value E – Educational value D – Documentary value
Menurut Ig. Wursanto (20001:26) mengemukakan fungsi dan nilai guna arsip (record).
Warkat atau records pada dasarnya mempunyai 4 kegunaan :
1) Record yang mempunyai kegunaan informasi (infomatif) yaitu record yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi, pemberitahuan, pemberi keterangan, atau pengumuman. Misalnya :
a. Pengumuman hari libur dan pengumuman apel bendera tanggal 17 agustus (Hari Proklamasi Republik Indonesia)
b. Penerimaan tentang pegawai baru.
pembuktian dalam suatu kejadian atau peristiwa – peristiwa hukum dan keadilan. Misalnya :
a. Akte kelahiran
b. Akte pendirian suatu yayasan atau perusahaan. c. Surat – surat kontrak atau perjanjian.
d. Kuitansi pembayaran
3) Record yang mempunyai kegunaan Historis atau sejarah, yaitu record yang dapat menggambarkan suatu kejadian atau peristiwa dari masa lampau. Misalnya :
a. Laporan tahunan b. Buku – buku pringatan
c. Sejarah berdirinya suatu perusahaan. d. Riwayat seseorang atau autobiografi
e. Gambar – gambar atau foto – foto terjadinya suatu peristiwa.
4) Record yang mempunyai kegunaan ilmiah (ilmu pengetahuan.), yaitu record dapat dipergunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan. Misalnya :
a. Hasil karya tulis para ahli.
D. Tinjauan Tentang Pengelolaan Arsip Yang Efektif Dan Efisien. 1. Pengelolaan Arsip yang efektif
Efektif adalah Suatu perbuatan kalau menimbulkan akibat/ mencapai maksud sebagaimana dikehendaki (Gie, 2000:37). Jadi pengelolaan arsip dapat dikatakan efektif apabila dakam mengendalikan, menyelenggarakan, menjalankan, dan mengurus kegiatan kearsipan tersebut menimbulkan akibat / mencapai maksud yang dikehendaki.
2. Pengelolaan arsip yang efisien.
Efisien yaitu Asas dasar tentang perbandingan terbaik antara waktu, tenaga, biaya, dan hasil yang dicapai (Gie, 2000:57).
Pengelolaan arsip dapat dikatakan efisien apabila dapat mencapai daya guna yang semaksimal mungkin baik dari segi waktu (kecepatan menemukan kembali) maupun dari segi hasil (Jumlah informasi yang disajikan).
Hal tersebut diatas dapat diukur dengan menggunakan rumus angka kecermatan sebagai berikut :
Angka Kecermatan =
WTK = Warkat tidak ketemu WK = Warkat ketemu
3. Pedoman pengelolaan arsip.
Pengelolaan arsip adalah bagaimana mengendalikan, menyelenggarakan, menjalankan, dan mengurus kegiatan kearsipan yang dimulai dari Penyimpanan, penataan, Penemuan kembali, Pemeliharaan, Pengamanan, Penyusutan, dan Pemusnahan arsip.
a) Pengunaan Sistem / Pedoman Penyimpanan
Yang dimaksud dengan sistem kearsipan pada pokoknya adalah sistem penerbitan dan penguraian dari pada bahan-bahan arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu dapat digunakan oleh pimpinan organisasi. (Sularso,dkk, 2003:12).
b). Peminjaman Arsip
Meminjam arsip berarti ingin menggunakan arsip yang telah disimpan untuk digunakan suatau keperluan. Peminjaman arsip pada umumnya terjadi pada unit-unit pengolah arsip, karena ada peminjaman arsip, maka memang terjadi pengeluaran arsip dari tempat penyimpanan, tetapi penggunaannya “tidak langsung”, artinya bukan secara langsung untuk penyelesaian yang menyangkut (ada hubungannya) dengan arsip tersebut.
Peminjaman yang terjadi pada unit pengolah arsip, berarti peminjaman terhadap arsip-arsip aktif. Apabila peminjaman itu dilakukan pada Pusat Penyimpanan Arsip, berarti peminjaman ditujukan pada arsip-arsip inaktif. Semua peminjaman intern maupun ekstern, baik arsip-arsip aktif maupun arsip inaktif perlu dicatat secara tertib.
Masalah peminjaman dan izin untuk membaca arsip dinamis perlu ditetapkan melalui peraturan yang mengatur tentang peminjaman arsip ini, mengingat sifat arsip ini sebagai arsip tertutup. Dalam pengertian bahwa arsip ini tidak semua orang boleh melihat dan membacanya.
Peminjaman arsip harus dilaksanakan melalui lembaga peminjam arsip yang di buat rangkap tiga. Bon pinjaman ini berfungsi sebagai :
1. Bahan bukti atau alat pengingat bagi unit kearsipan atas arsip yang di pinjam.
2. Pengganti arsip yang di pinjam, yang ditaruh dalam folder. 3. Tanda bukti peminjaman bagi sipemakai.
c). Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip. 1. Pengamanan arsip :
I. Faktor internal :
1) Kualitas kertas, ini berarti kertas yang digunakan dalam penciptaan arsip menjadi penyebab percepatan rusaknya arsip. kertas yang kualitasnya kurang baik akan menjadi penyebak rusaknya arsip.
2) Tinta, ini berarti tinta yang digunakan untuk menulis arsip dapat menjadi penyebab cepat atau lambatnya kerusakan arsip.
3) Bahan perekat, ini berarti perekat yang digunakan untuk pemberkasan (satu berkas dapat terdiri dari 2 lembar atau lebih) menjadi penyebab rusaknya arsip.
II. Faktor Eksternal :
1) Lingkungan, ini berarti kerusakan arsip disebabkan lingkungan tempat penyimpanan arsip tidak mendukung keawetan arsip, yaitu kelembaban ruang penyimpanan lebih dari 75 % (diukur dengan hygrometer).
2) Sinar matahari, ini berarti kerusakan arsip dapat disebabkan sinar matahari. Arsip yang terkena sinar matahari secara langsung mudah rusak.
diruang tempat penyimpanan atau di sekeliling tempat penyimpanan.
4) Serangga dan kutu, ini berarti kerusakan arsip disebabkan tertentu yang suka makan kertas. Kerusakan arsip terjadi karena ada serangga atau kutu pemakan kertas masuk ketempat penyimpanan arsip.
5) Jamur dan sejenisnya, ini berarti kerusakan arsip disebabkan jamur yang tumbuh dikertas arsip. Arsip yang ditumbuhi jamur, dalam waktu tidak terlalu lama akan rusak karena molekul kertas menjadi rapuh dan berakibat hancurnya kertas.
Dalam Undang – undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan – ketentuan pidananya yang menyangkut pengamanan informasi saja, seperti tercantum pada pasal 11 sebagai berikut :
Ketentuan pidana seperti yang dinyatakan pada Undang – undang No. 7 tahun 1971 di atas adalah untuk mengamankan arsip dari segi informasinya, karena arsip dinamis merupakan arsip yang masih tertutup untuk umum bukan pengamanan dari segi kepegawaian dan instalasinya.
2. Pemeliharaan arsip.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara : melindungi, mengatasi dan mengambil langkah – langkah untuk menyelamatkan arsip dengan informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pada pemusnahan yang tidak diinginkan.
Ada 2 faktor pokok yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan kertas arsip :
a. Faktor intern : langsung mengenai kerusakan pada kertas arsip itu sendiri. Disini harus diambil tindakan untuk memelihara, menjaga dan mengamankan arsip itu terhadap perusaknya secara langsung.
b. Faktor ektern : lingkungan dimana arsip tersimpan yang mungkin dapat menjadi perusak kertas secara tidak langsung.
Pemeliharaan seperti yang dimaksudkan oleh faktor intern di atas meliputi 2 aspek :
2. Mengambil langkah perbaikan secepat mungkin apabila sudah mulai rusak karena penyimpanannya yang kurang baik, seperti pemberian laminasi kertas atau pembuatan microfilm.
Pemeliharaan dan pencegahan kerusakan seperti yang disebabkan oleh faktor extern adalah :
1. Mengambil tindakan preventif terhadap penyebabnya seperti bakteri dengan cara menyemprotkan zat – zat anti serangga atau bakteri. 2. Memperhatikan keadaan lingkungan dan ruangan penyimpanan
arsip seperti cahaya yang masuk, temperatur keluar, debu dan
populasi udara yang tidak merusak kertas.
Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kuantitas (tidak ada yang tercecer hilang), kualitas tidak mengalami kerusakan maupun dari segi informalitas (Kerahasiaannya). Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
a. Pengatuaran Ruangan
b. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan c. Penggunaan Bahan-bahan Pencegah
d. Larangan-larangan yang tidak boleh dillanggar e. Kebersihan.
(Sularso Mulyono, 2003 : 49 – 50) d). Penyusutan arsip.
kantor-kantor akan dipenuhi oleh arsip. Penyusutan arsip adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan dalam pengelolaan kearsipan. Dalam pasal 2 PP No. 34 tahun1979 disebutkan Penyusutan arsip adalah kegiatan penggunaan arsip dengan cara :
1. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional. 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku.
3. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah keunit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing.
e). Pemusnahan arsip.
Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sedah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi. Pemusnahan arsip dilakukan oleh petugas dan harus disaksikan oleh 2 pejabat bidang pengawasan atau pejaabat di bidang hukum atau perundang – undangan.
Penghancuran arsip harus dilakukan secara total, sehingga hilang sama sekali identitas arsip yang bersangkutan. Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara :
terjadi masih ada kertas – kertas yang belum terbakar yang sepintas tidak kelihatan.
2. Penghancuran arsip dengan bahan kimia adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia diatas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang biasa di gunakan (biasanya soda api) dapat melukai kalau percikannya mengenai badan.
3. Pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip. Cara pemusnahan arsip dengan mencacah arsip dapat di lakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu.
E. Tata Manajemen Kearsipan PT. Pertamina (Persero) Tbk Wilayah Pemasaran I Medan.
1. Pemberkasan Arsip Pegawai
Terdiri dari beberapa arsip-arsip kepegawaian : a. SKPT (Surat Keputusan) gaji
b. SKPT (Surat Keputusan) pangkat
c. SKPT (Surat Keputusan) gaji perusahaan d. SKPT (Surat Keputusan) pangkat perusahaan
e. DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Perusahaan) perusahaan f. Ijazah pendidikan formal
g. Ijazah atau Sertifikat kursus-kursus atau kepelatihan h. Kartu taspen dan jamsostek dan lain-lain
Isi berkas adalah dari awal dia bekerja sampai akhir yang bersangkutan pensiun.
Dalam penanganan berkas-berkas arsip pegawai untuk peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang faktor yang menentukan keberhasilan dan jaminan sarana prasarana yang standar dan sistem kearsipan adalah sebagai berikut
1. Boks Arsip
Boks arsip adalah boks yang digunakan untuk menyimpan arsip. Boks yang digunakan adalah boks yang memungkinkan adanya sirkulasi udara, untuk itu boks harus berlubang sehingga sehingga arsip yang disimpan tidak rusak (lihat gambar 3).
2. Rak Arsip atau rak bergeak (Roll Pact)
Rak arsip adalah untuk menyimpan arsip yang ada di boks, disusun secara vertikal (lihat gambar 4)
3. Filling Cabinet
Filling Cabinet adalah perangkat kantor yang berbentuk persegi panjang yang diletakkan secara vertikal dan digunakan untuk menyimpan arsip yang masih diperlukan.
4. Portepel
Portepel adalah stopmap yang memakai tali pengikat untuk merapatkannya.
5. Rafia
2
5
1
Gambar 3.1 Jenis/bentuk Rafia Ikatan
Sumber : PT. Pertamina (Persero) Tbk Wilayah Pemasaran I Medan (Diolah) Tahun 2010.
Keterangan Gambar :
1. Boks Arsip 5. Rafia
2. Arsip bergerak (Roll Pack). 2. Pengkodean Berkas Kepegawaian
Pengkodean berkas berdasarkan KPH atau Unit masing-masing yang masuk pada sentral arsip aktif.
b) Fumigasi adalah perawatan berkas dengan sistem fungigasi yang bertujuan dari kegunaan pengawetan berkas dari jamur dan serangga.
c) Filling kabinet kegunaannya untuk menyimpan SKPT-SKPT tersebut.
Filling kabinet terdiri dari : 1). Ijazah
2). SK gaji perkala
3). SkPT pangkat dan surat-surat rahasia lainnya.
Pengkodean arsip-arsip lainnya dikumpulkan Ketransip-transip Kph Pengkodean arsip-arsip tersebut antara lain :
1. Pengkodean berdasarkan jabatan
a) Jabatan setingkta Kasi atau ADM (Administratur) b) Jabatan setingkat Arjun (Pejabat)
c) Jabatan menurut Asper atau KSS (Asisten Perhutani)
d) Jabatan menurut KRPH atau KAUR (Kepala Resort Pemangkuan Hutan atau Kepala Urusan)
e) Staf (Karyawan)
2. Pengkodean dicatat di dalam buku register yang isinya tentang kode, nama, Nip, dan tempat tanggal lahir.
3. Mutasi Atau Jabatan
Mutasi adalah pemindahan suatu karyawan dari Kph A ke Kph B, dalam wilayah kantor.
Macam-macam Mutasi :
a) Mutasi daerah atau KPH
Mutasi daerah dalam pembuatannya dilkukan oleh pejabat Administratur atau KPH atau Unit
b) Mutasi antar wilyah unit
Mutasi antar wilayah adalah mutasi yang dilakukan pembuatannya di lakukan oleh Direksi Jakaarta.
4. Pengiriman Berkas
Pengiriman berkas adalah pengiriman berkas tersebut dilakuka n apabila ada seorang pejabat yang dipindahkan dari JPH A ke KPH B.
1. Proses pengiriman berkas
Berkas dikirim berdasarkan surat keputusan yang dibuat oleh kantor Unit I Jawa Tengah.
2. SKPT pengantar pengiriman berkas pegawai.
Isi berkas SKPT pengantar pengiriman berkas kepegawaian:
Dengan kelengkapan berkas-berkas tersebut adalah : a. Format 4 SIM-SDM
b. SKPT Pangkat Pegawai Pertamina c. SJPT Gaji
d. SKPT Gaji Pegawai Pertamina e. DP3 Pegawai tahun 2004, 2005
f. DP3 Pegawai Pertamina tahun 2004, 2005, 2006, 2007, 2008.
g. SKPT Penunjuk Jabatan Mutasi dan SKPT lainnya.
3. Macam-macam pengiriman berkas yang dikirim. Macam-macam berkas yang akan dikirim
a. Format 4 SIM-SDM
b. SKPT Pangkat Pegawai Pertamina c. SKPT Gaji Pegawai Pertamina d. DP 3 Pegawai Pertamina
e. SKPT Penunjuk Jabatan atau Mutasi f. Surat lain-lain
g.Ijazah
h.Surat Kelahiran Anak i. Surat Nikah
j. Suart Nomer Pegawai
Macam - macam administrasi PT. Pertamina terdiri atas administrasi kepegawaian, administrasi keuangan, dan administrasi perlengkapan. Dalam hal
administrasi PT. Pertamina semuanya berjalan dengan baik dan tertib. Pelaksanan dan administrasi yang baik menunjang kelancaran perusahaan, sehingga dapat mendorong kemajuan perusahaan terutama dalam penyimpanan arsip kepegawaian. Tata kearsipan adalah “Segenap tata cara mengolah semua laporan – laporan dari suatu kegiatan agar mempermudah pengunaannya”. Kepegawaian adalah “Segala hal di bidang Sumber Daya Manusia yang berhubungan dengan kegiatan – kegiatan ketenaga kerjaan dan kerja sama kelompok untuk tujuan tertentu.
1. Pencatatan arsip
Pengkodean berkas arsip berdasarkan Kph / masing – masing yang termasuk pada sentral arsip aktif. Sebelum pengkodean, arsip – arsip lainnya dikumpulkan ketranskip – transkrip Kph. Pengkodean arsip – arsip tersebut antara lain :
a. Pengkodean berdasarkan jabatan (ADM, ARJUN, ASPER / KSS, KAUR. Staff)
2. Penyimpanan arsip
Cara – cara menyimpan arsip pegawai antara lain :
a) Flat Filing : arsip dimasukan dalam suatu snelhechter kemudian snelhechter – snelhechter tersebut ditumpuk.
b) Upright Filing : arsip dimasukan brief ordner kemudian ordner – ordner tersebut diletakkan berdiri.
c) Vertical Filing : arsip dimasukan folder kemudian folder – folder tersebut diletakkan tegak memanjang. Kalau folder – folder yang dipergunakan itu folder gantung (menggantung), dinamakan vertical suspensi on filing.
d) Lateral Filing : arsip dimasukan snelhechtef kemudian snelhechter – snelhechter diletakkan berdiri dengan punggung didepan. Kalau
snelhechter – snelhechter tersebut diletakkan menggantung disebut
lateral suspension filing.
e) Self Filing : tiap lembar arsip diletakkan menggantung. f) Box Filing : arsip dimasukan kedalam kardus / box arsip. g) Peminjaman arsip dan penemuan kembali Prosedur 3. Peminjaman arsip dan penemuan kembali
a. Penemuan kembali.
1) Penggunaan kartu kloper
Dengan diketahuinya kode dan masalah arsip yang diperlukan, dipergunakan untuk menemukan kartu klaper dengan cara membaca tab – tab kartu klaper. Dari kartu klaper dapat langsung diketahui ciri arsip yang berupa isi surat, nama pengirim / alamatnya. Selanjutnya dilihat kolom nomor urut kartu klaper untuk mengetahui nomor arsipnya.
2). Penggunaan kartu indek
Ciri pertama yang diperlukan disini adalah nama yang dijadikan tanda pengenal (indek). Dengan indek itu dapat diketahui kode untuk menemukan kartu indek secara cepat. Identitas surat sepenuhnya iketahui dari kartu indek itu.
3). Penggunaan kartu kendali
Apabila permintaan arsip ini pada Unit Kearsipan maka pengendali lebih dahulu mencai kartu kendali biru (2) dengan kode yang telah diketahui. Untuk arsip aktif setelah kartu kendali biru ditemuka n akan diketahui Unit Pengolah mana yang menyimpannya.
b. Pengisian formulir peminjaman arsip.
1) Lembar asli sebagai ganti arsip yang dipinjam dan ditempatkan ditempat arsip – arsip tersebut diambil.
2) Lembar duplikat sebagai bukti meminjam arsip bagi yang bersangkutan.
3) Lembar triplikat sebagai bukti meminjam arsip bagi yang bersangkutan.
5. Pengamanan arsip
Pengamanan arsip ialah usaha penjagaan arsip agar isi / informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak dan benda arsipnya tidak hilang. Pada dasarnya arsip dinamis itu bersifat rahasia, untuk itu usaha pengamanannya dilakukan dengan jalan sebagai berikut:
a. Petugas arsip harus betul – betul dapat menyimpan rahasia.
b. Pengendalian dalam peminjaman arsip Peminjaman arsip yang untuk petugas atau Unit kerja yang bersangkutan dengan penyelsaian surat itu.
c. Larangan pengambilan arsip dari tempatnya selain oleh petugas arsip.
d. Penempatan yang aman dari pencurian, banjir, dan kebakaran. 6. Pemeliharaan arsip
Agar tingkat kelembaban tetap seperti yang diinginkan maka dapat menaruhkan kapur barus (kanfer) dikotak – kotak penyimpanan. Tempat penyimpanan harus dijaga sedemikian rupa, supaya terjamin keutuhannya, keamanannya, kebersihannya, kerapiannya dan sebagainya. Untuk itu maka perlu dibuatkan peraturan – peraturan yang melarang tidak terjaminnya hal – hal tersebut. Larangan yang tidak boleh dilanggar itu, misalnya : petugas atau siapapun dilarang membawa dan/atau makanditempat penyimpanan arsip. Karena sisa – sisa makanan dapat merupakan daya tarik serangga dan hewan lain yang dapat membahayakan keselamatan arsip. Didalam ruangan tempat penyimpanan arsip dilarng merokok, sebab percikan api dapat dapat menimbulkan bahaya kebakaran. Larangan – larangan itu tidak boleh dilanggar meskipun hanya sesekali dilakukannya.
7. Pemusnahan dan Penyusutan arsip
Dalam malakukan pemusnahan asip perlu memperhatikan ketentuan – ketentuan yang berlaku, yaitu :
a) Perlu membuat daftar pertelan untuk arsip – arsip yang akan dimusnahkan.
b) Harus dibuatkan berita acara pemusnahan.
1. Pembakaran Arsip
Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan, karena pelaksanaannya mudah. Tatapi apabila kertas arsip yang akan dimusnahkan itu 100 kg sampai 1000 kg maka pembakaran memerlukan waktu khusus dan sangat berbahaya. Pembakaran dalam jumlah yang besar, kecuali waktunya lama juga sering tidak sempurna. Oleh karena itu cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak
2. Pencacahan arsip
Arsip yang sudah dicacah berwujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Apabila potongan kertas berwujud “kawul kertas” dalam jumlah yang cukup banyak dapat dijual untuk penyekat barang pecah belah atau barang-barang dari tembikar. Jadi, yang penting pemusnahan arsip itu menghilangkan identitas arsip, sehingga tidak dikenal lagi arsip tersebut. Cara pemusnahan dengan pencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan secar rutin dan tidak perlu waktu khusus.
3. Penghancuran arsip
agak berbahaya karena bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. Pelaksanaan pemusnahan dapat dilakukan dengan cara yang lebih mudah meskipun biasanya agak mahal. Sekali tumpukan arsip dituangi bahan kimia, maka terjadi reaksi penghancuran secara pelan-pelan tetapi pasti. Dengan demikian apabila penghancuran dilakukan pada tempat tertentu, apakah disuatu lobang atau bak, maka tidak perlu ditunggu arsip pasti hancur.
8. Dana untuk kearsipan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
Pada akhir bab ini di kemukakan beberapa kesimpulan dan saran yang merupakan hasil dari penelitian yang dilakukan diantaranya sebagai berikut :
1. Tata Admiistrasi di PT. Pertamina telah di laksanakan dengan baik sesuai prosedur baku, dengan penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
2. Untuk menjaga keutuhan arsip PT. Pertamina melakukanya dengan cara memberikan bahan – bahan pencegah kerusakan, baik mencegah serangan serangga maupun kemungkinan yang lain. Agar tingkat kelembaban tetap seperti yang diinginkan maka dapat menaruhkan kapur barus (kanfer) dikotak – kotak penyimpanan. Tempat penyimpanan harus dijaga sedemikian rupa, agar terjamin keutuhannya.
3. Pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, peminjaman dan penemuan kembali, pengamanan, penyusutan dan pemusnahan, arsip di PT. Pertamina telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan prosedur yang ada.
B. Saran
1. PT. Pertamina hendaknya dapat menciptakan pengelolaan arsip secara efektif dan efisien yang dimulai dari Penyimpanan, penataan, Penemuan kembali, Pemeliharaan, Pengamanan, Penyusutan, dan Pemusnahan arsip. 2. Perlunya sosialisasi kedisiplinan pegaawai dalam melakukan penyimpanan
DAFTAR PUSTAKA
Abu Bakar, Hadi. 2001. Pola Kearsipan Modern. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka. Amsyah, Zulkifli. 2000. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia.
Kunto, Suharsimi Ari. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta.
Barthos, Basir. 2000. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Cipta Negara, Swasta Dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara.
The Liang Gie. 2000. Administarsi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Nur Cahya.
Martono Budi.2002 . Penetapan Jangka Simpan Arsip. Jakarta : ANRI. Moleong. 2002. Penelitian Kualitatif. Jakarta : Rineka Cipta.
Peraturan Pemerintah. No 34 Tentang Penyusutan Arsip. Jakarta : Arsip Nasional Republik Indonesia.
