PELAYANAN PUBLIK ONLINE: SISTEM ONLINE DAN
SMS GATEWAY PADA PELAYANAN
IZIN USAHA INDUSTRI
SURYA BAROKAH
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Pelayanan Publik
Online: Sistem Online dan SMS Gateway pada Pelayanan Izin Usaha Industri adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam daftar pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, Juli 2013
Surya Barokah
ABSTRAK
SURYA BAROKAH. Pelayanan Publik Online: Sistem Online dan SMS Gateway
pada Pelayanan Izin Usaha Industri. Dibimbing oleh YANI NURHADRYANI.
E-government merupakan pemanfaatan Information, Communication, and Technology (ICT) oleh pemerintah dalam pelayanan publik. Salah satu bentuk pelayanan publik yaitu pelayanan perizinan. Di Indonesia, pemanfaatan ICT dalam pelayanan perizinan di tingkat kabupaten/kota belum diterapkan secara optimal. Badan perizinan tingkat kabupaten/kota di Indonesia yang memiliki
website sebanyak 132(26%) kabupaten/kota dari 508 kabupaten/kota. Di Kabupaten Bogor, e-government dalam pelayanan perizinan khususnya izin usaha industri masih pada tahap persiapan yaitu website hanya digunakan untuk penyampaian informasi. Pelayanan perizinan yang berlangsung masih bersifat konvensional, yaitu pemohon harus melakukan pendaftaran dan mengajukan permohonan izin usaha industri dengan mengunjungi kantor badan perizinan serta memerlukan waktu selama 10 hari kerja untuk pembuatannya. Paper ini menjelaskan bahwa penggunaan sistem informasi diharapkan mampu meningkatkan layanan izin usaha industri dengan menggunakan sistem online dan SMS gateway. Pemohon yang akan mengajukan permohonan izin usaha industri bisa melakukannya kapan pun dan dimana pun asalkan memiliki akses internet. Berkas persyaratan diunggah dan masuk ke proses validasi, proses verifikasi teknis, proses pengolahan, dan proses informasi. Pemohon dapat mengetahui status permohonan izinnya melalui layanan SMS gateway. Sistem online ini diharapkan mampu meningkatkan efisiensi dalam pelayanan izin usaha industri. Kata Kunci: e-government, izin usaha industri, Kabupaten Bogor, pelayanan
online, SMS gateway.
ABSTRACT
SURYA BAROKAH. Online Public Service: Online System and SMS Gateway In Industrial Business Licence Service. Supervised by YANI NURHADRYANI.
and information process. Applicant can check the status of the permit application through SMS gateway service. Online service system is also expected to improve efficiency in the industrial business license service.
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ilmu Komputer
pada Departemen Ilmu Komputer
PELAYANAN PUBLIK ONLINE: SISTEM ONLINE DAN
SMS GATEWAY PADA PELAYANAN
IZIN USAHA INDUSTRI
SURYA BAROKAH
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Judul Skripsi : Pelayanan Publik Online: Sistem Online dan SMS Gateway pada Pelayanan Izin Usaha Industri
Nama : Surya Barokah NIM : G64090072
Disetujui oleh
Dr Yani Nurhadryani, SSi, MT Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Ir Agus Buono, MSi, MKom Ketua Departemen
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Oktober 2012 ini ialah
e-government, dengan judul Pelayanan Publik Online: Sistem Online dan SMS
Gateway pada Pelayanan Izin Usaha Industri.
Terima kasih penulis ucapkan kepada Ibu Dr Yani Nurhadryani, SSi, MT selaku pembimbing dan Ibu Ir Meuthia Rachmaniah, MSc serta Bapak Dr Wisnu Ananta Kusuma, ST, MT yang telah banyak memberi saran. Di samping itu, penghargaan penulis sampaikan kepada Ibu Herly Nurrahmi dan staf Badan Perizinan Terpadu Kabupaten Bogor yang telah membantu selama pengumpulan data. Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada ayah, ibu, keluarga, dan teman-teman atas segala doa dan kasih sayangnya.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, Juli 2013
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL vi
DAFTAR GAMBAR vi
DAFTAR LAMPIRAN vi
PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 2
Tujuan Penelitian 3
Manfaat Penelitian 3
Ruang Lingkup Penelitian 3
METODE 3
Kerangka Penelitian 3
Analisis 4
Perancangan 4
Implementasi 4
Pengujian 4
HASIL DAN PEMBAHASAN 5
Analisis Pelayanan Izin Usaha Industri 5
Perancangan Antarmuka dan Database Sistem Pelayanan Izin Usaha Industri
Online 9
Implementasi Sistem Pelayanan Usaha Industri Online 11 Pengujian Sistem Pelayanan Usaha Industri Online 12
SIMPULAN DAN SARAN 12
Simpulan 12
Saran 13
DAFTAR PUSTAKA 13
LAMPIRAN 15
DAFTAR TABEL
1 Eksistensi website pada Badan Perizinan Terpadu di Indonesia 5
DAFTAR GAMBAR
1 Persentase web measure index 132 website dari 508 Badan Perizinan
tingkat kabupaten/kota di seluruh Indonesia 6
2 Skema Sistem Pelayanan Izin Usaha Industri Online 9 3 Entity relationship diagram sistem pelayanan izin usaha industri online 10 4 Hasil perancangan antarmuka sistem pelayanan izin usaha industri
online 11
5 Struktur program sistem pelayanan izin usaha industri online 11
DAFTAR LAMPIRAN
1 Struktur organisasi dan hubungan kerja perangkat daerah Kabupaten
Bogor 15
2 Struktur organisasi dan hubungan kerja BPT Kabupaten Bogor 15
3 Jenis-jenis perizinan di BPT Kabupaten Bogor 16
4 Formulir permohonan izin usaha industri 17
5 Alur proses sistem izin usaha industri online 23 6 Tabel perbandingan hasil analisis proses bisnis dengan work centered
analysis pada izin usaha industri eksisting BPT Kabupaten Bogor, Herly Nurahmi (2012), dan sistem izin usaha industri online 24 7 Context diagram sistem pelayanan izin usaha industri online 26 8 Data flow diagram level 1 sistem pelayanan izin usaha industri online 27 9 Tampilan sistem pelayanan izin usaha industri online 28 10 Hasil pengujian sistem dengan metode black box pada sistem layanan
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Teknologi informasi menjadi kebutuhan yang sangat penting di era masyarakat informasi saat ini. Teknologi informasi tidak hanya dibutuhkan oleh sektor masyarakat dan bisnis saja melainkan dibutuhkan juga pada sektor pemerintahan. Pemerintah memerlukan teknologi informasi dalam rangka menjalankan perannya untuk melayani masyarakat. Pemanfaatan Information, Communication, and Technology (ICT) oleh pemerintah yang terkonsentrasi dalam pelayanan publik disebut e-government (Nurhadryani 2009).
Pengembangan e-government dikelompokkan ke dalam 4 tahapan, yaitu
catalog, interaction, vertical integration, dan horizontal integration. Tahapan
catalog merupakan tahapan saat pemerintah hanya fokus pada pemberian informasi pada website-nya. Pada interaction, pemerintah sudah memiliki layanan
online pada website-nya. Selain itu, masyarakat juga bisa aktif berinteraksi dengan pemerintah melalui fasilitas forum online. Pada vertical integration, layanan
online yang dimiliki pemerintah sudah terintegrasi secara global tetapi masih dalam fungsionalitas yang sama. Pada horizontal integration, layanan online yang dimilki pemerintah sudah terintegrasi secara global dengan fungsionalitas yang berbeda (Layne dan Lee 2001).
Di Indonesia, instruksi presiden tentang pengembangan e-government sudah dikeluarkan sejak tahun 2003 yaitu Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-government.
Berdasarkan Instruksi Presiden tersebut empat tahapan e-government (Inpres 2003), yaitu persiapan: pembuatan situs informasi di setiap lembaga, penyiapan sumber daya manusia, dan penyiapan sarana akses yang mudah; pematangan: pembuatan situs informasi publik yang interaktif dan pembuatan antarmuka keterhubungan dengan lembaga lain; pemantapan: pembuatan situs transaksi pelayanan publik dan pembuatan interoperabilitas aplikasi dan data dengan lembaga lain; pemanfaatan: pembuatan aplikasi untuk pelayanan yang bersifat
interagency relationship (G2G), Government to Bussiness (G2B), dan
Government to Citizen (G2C) yang terintegrasi. Berdasarkan data pengembangan
e-government yang dimiliki oleh United Nations (UN 2012), Indonesia berada di peringkat 109 dunia pada tahun 2010 dan mengalami peningkatan peringkat menjadi 97 dunia pada tahun 2012. Hal tersebut menunjukkan bahwa pengembangan e-government di Indonesia mengalami peningkatan.
2
kependudukan yang bersifat statis, kurang informatif dan belum memiliki layanan
online seperti transaksi data kependudukan sehingga masyarakat masih harus mendatangi kantor pemerintahan untuk mendapatkan layanan kependudukan. Kondisi website BPS yang masih berada pada level web presence ini menunjukkan bahwa implementasi e-government Indonesia memerlukan penanganan yang serius seperti manajemen database dan sistem yang lebih kompleks untuk mencapai level interaction dan transaction (Larasati dan Nurhadryani 2012).
Kondisi e-government saat ini menunjukkan bahwa penggunaan sistem informasi dalam organisasi belum diterapkan dengan optimal. Padahal, sistem informasi dapat dijadikan solusi untuk tantangan organisasi dan manajemen. Sistem informasi dapat menciptakan interaksi yang baik antar unit organisasi (Gordon dan Gordon 2003). Apabila interaksi antar unit organisasi dapat berjalan dengan baik maka akan meningkatkan nilai transparansi bisnis dari organisasi tersebut. Tranparansi bisnis sangat diperlukan untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan. Cara meningkatkan transparansi yaitu dengan adanya informasi tentang proses bisnis kepada pelanggan, misalnya dengan informasi melalui
website dan SMS gateway. Layanan SMS memiliki peranan penting dalam bisnis masa depan. SMS gateway merupakan layanan yang menawarkan SMS transit, mengubah pesan dari jaringan seluler ke media lain atau sebaliknya sehingga memungkinkan pengiriman atau penerimaan pesan SMS dengan atau tanpa ponsel (Katankar dan Thakare 2010).
Pelaksanaan e-government salah satunya diimplementasikan dalam pelayanan perizinan. Perizinan merupakan pemberian legalitas kepada orang atau pelaku usaha/kegiatan tertentu, baik dalam bentuk izin maupun tanda daftar usaha (Kemendagri 2008). Salah satu bentuk perizinan adalah perizinan yang berkaitan dengan kegiatan usaha. Proses perizinan, khususnya izin usaha industri, merupakan salah satu proses yang secara tidak langsung akan berpengaruh terhadap keinginan dan keputusan calon pengusaha maupun investor untuk menanamkan modalnya. Di Kabupaten Bogor, proses perizinan usaha industri masih menggunakan prosedur yang bersifat offline, yaitu pemohon harus melakukan pendaftaran dan mengajukan permohonan izin usaha industri dengan langsung mengunjungi kantor badan perizinan. Pelayanan izin usaha industri meliputi permohonan baru, perpanjangan, penggantian karena hilang dan penggantian karena rusak. Pemanfaatan e-government dalam pelayanan perizinan di Badan Perizinan Terpadu (BPT) Kabupaten Bogor, khususnya izin usaha industri, masih berada pada tahap presence yaitu hanya memiliki website berupa informasi (bpt.bogorkab.org) (Nurrahmi 2012). Sistem pelayanan online
diharapkan mampu meningkatkan pelayanan izin usaha industri di Kabupaten Bogor. Dengan sistem ini, pemohon yang akan mengajukan permohonan izin usaha industri bisa melakukannya kapanpun dan dimanapun asalkan memiliki akses internet.
Perumusan Masalah
3 dikembangkan ke tahap selanjutnya. Kabupaten Bogor merupakan tempat yang strategis untuk mengembangkan usaha industri karena berbatasan dengan ibukota Indonesia sehingga sistem e-government yang optimal akan sangat menguntungkan bagi aktivitas perindustrian daerah tersebut.
Pelayanan perizinan di BPT Kabupaten Bogor terutama izin usaha industri masih menggunakan pelayanan yang bersifat konvensional. Pemohon yang akan membuat surat izin usaha industri harus mengunjungi Kantor BPT dengan waktu pelayanan yang terbatas dan biaya yang lebih untuk datang ke kantor tersebut. Agar pelayanan izin usaha industri di BPT Kabupaten Bogor lebih optimal maka diperlukan sistem pelayanan online yang diharapkan mampu meningkatkan pelayanan izin usaha industri. Dengan adanya sistem tersebut, pemohon dapat melakukan pengajuan izin usaha industri kapanpun dan dimanapun asalkan memiliki koneksi internet. Pemohon tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk datang ke kantor Badan Perizinan Terpadu yang terbatas oleh waktu. Selain itu, sistem tersebut juga diharapkan akan mendukung pada terciptanya good governance. Good governance merupakan kondisi pemerintah yang sudah menjalankan proses pemerintahannya dengan baik dalam sektor publik, sektor non-publik, dan sektor bisnis (Nurhadryani 2009).
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini ialah mengetahui sejauh mana penggunaan ICT pada Badan Perizinan dengan melakukan analisis proses bisnis dan mengembangkan prototipe sistem online menggunakan SMS gateway pada pelayanan izin usaha industri di BPT Kabupaten Bogor.
Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini ialah hasil analisis proses bisnis dapat dijadikan acuan dalam pelayanan izin usaha industri online yang mendukung terciptanya penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance). Selain itu, sistem pelayanan online yang dibangun di BPT Kabupaten Bogor dapat memudahkan interaksi antara masyarakat dan pemerintah baik dalam hal komunikasi maupun transaksi.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini ialah penelitian dilakukan pada pelayanan izin usaha industri di BPT Kabupaten Bogor.
METODE
Kerangka Penelitian
4
Analisis
Tahap analisis terdiri atas tiga sub tahap, yaitu analisis web measure index website Badan Perizinan di Indonesia, analisis pelayanan izin usaha industri di BPT Kabupaten Bogor dan analisis proses bisnis pelayanan izin usaha industri dengan work centered analysis di BPT Kabupaten Bogor.
Analisis website dilakukan dengan menggunakan web measure index pada Badan Perizinan di Indonesia. Web measure index terdiri atas empat tahapan pengembangan e-government, yaitu web presence, interaction, transaction, dan
participation (UN 2010). Dari 18 variabel web measure index yang digunakan oleh pada penelitian Larasati (2012), variabel yang digunakan pada penelitian ini hanya 15 variabel, yaitu web launching, tab about us, contact information, link to others official web page, regular update, english language, general news and activities, downloadable forms, publications, email and respons, post comment,
online forums, fill out and submit forms, payment transaction dan suvey. Tiga variabel tidak digunakan karena tidak sesuai dengan website Badan Perizinan, yaitu Make a New Passport, Reneval Visa, dan Birth and Death Record. Analisis pelayanan izin usaha industri di Kabupaten Bogor dilakukan dengan kajian pustaka, telaah dokumen, dan wawancara langsung dengan staf BPT Kabupaten Bogor. Analisis proses bisnis dilakukan dengan menggunakan Work Centered Analysis. Work Centered Analysis terdiri atas enam elemen Konsumen, Produk, Proses Bisnis, Pelaku, Informasi, dan Teknologi (Alter 1996). Dari hasil work centered analysis dirancang proses bisnis dengan mempertimbangkan empat aspek (PAN&RB 2011), yaitu penyederhanaan proses
(streamlining/simplification), penghilangan proses yang tidak perlu (elimination),
pembuatan proses baru (reengineering), pengotomatisasian proses (automation).
Perancangan
Perancangan terdiri dari perancangan database dan perancangan antarmuka sistem. Perancangan database dilakukan dengan membuat entity relationship diagram untuk mengetahui hubungan antar tabel data. Perancangan antarmuka dilakukan dengan membuat tampilan yang akan digunakan pada sistem.
Implementasi
Sistem yang dibangun merupakan sistem berbasis web yang dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database management system (DBMS) yang digunakan serta aplikasi Gammu untuk layanan SMS gateway.
Pengujian
Pengujian sistem menggunakan metode pengujian black box dan analisis
5
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Pelayanan Izin Usaha Industri
Analisis website Badan Perizinan seluruh Kabupaten/Kota di Indonesia Berdasarkan penelusuran eksistensi website pada Badan Perizinan di tingkat kabupaten/kota di Indonesia pada tanggal 15-30 April 2013 diperoleh hasil sesuai pada Tabel 1. Jumlah kabupaten/kota sebanyak 508 (Kemendagri 2013). Penelusuran menggunakan Google dengan mencari di lima halaman pertama dari hasil query.
Tabel 1 Eksistensi website pada Badan Perizinan Terpadu di Indonesia
Kota/Kabupaten Ada Tidak Total
Jumlah Kota 40 (40.8%) 58 (59.2%) 98
Jumlah Kabupaten 92 (22.4%) 318 (62.6%) 410
Total 132 (26%) 376 (74%) 508
Pada tahun 2013 ini hanya terdapat 26% dari 508 kabupaten/kota di Indonesia yang memilki website. Hal tersebut menunjukkan bahwa pemanfaatan
e-government pada badan perizinan di Indonesia masih rendah. Padahal Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-government mengintruksikan bahwa pengembangan
e-government perlu direncanakan dan dilaksanakan secara sistematik melalui tahapan yang realistik dan sasaran yang terukur. Salah satu tahapannya yaitu pembuatan situs informasi di setiap lembaga. Jika kondisi e-government di Badan Perizinan di Indonesia dipetakan dalam tahapan pengembangan e-government
menurut Layne dan Lee (2001) maka tahapannya masih ada pada tahap pertama yaitu tahap catalog. Hal ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan tiga tahun yang lalu oleh Nurhadyani (2010) bahwa pengembangan e-government pada situs-situs pemerintahan di Indonesia masih berada pada tahap paling awal dengan
online service yang terbatas.
Analisis selanjutnya yaitu dilakukan analisis web measure index pada 132 Badan Perizinan tingkat kabupaten/kota di Indonesia yang memiliki website. Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan dari tanggal 13-22 Mei 2013 (Gambar 1), tingkat perkembangan e-government di Badan Perizinan Terpadu tingkat kabupaten/kota di Indonesia masih berada pada tingkat pertama yaitu web presence, website hanya digunakan untuk menyampaikan informasi. Hal ini dapat ditunjukkan dari hasil analisis web measure index, presentase penggunaan variabel web measure index pada website Badan Perizinan Terpadu kabupaten/kota di Indonesia paling tinggi berada pada tingkat pertama sebesar 57%. Presentase penggunaan variabel web measure index pada website Badan Perizinan tingkat kabupaten/kota yang paling rendah yaitu berada di tingkat
6
Keterangan : A = Web Presence; B = Interaction; C = Transaction; D = Participation
Gambar 1 Persentase web measure index 132 website dari 508 Badan Perizinan tingkat kabupaten/kota di seluruh Indonesia
Analisis Pelayanan Perizinan di Badan Perizinan Terpadu (BPT) Kabupaten Bogor
BPT merupakan bagian perangkat daerah berbentuk Badan atau Kantor pelayanan perizinan terpadu yang melaksanakan koordinasi dan menyelenggarakan pelayanan administrasi di bidang perizinan secara terpadu dengan prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi, simplifikasi, keamanan dan kepastian. Secara struktur organisasi dalam lingkup pemerintahan Kabupaten Bogor, BPT berada pada lembaga teknis daerah dan pemegang kewenangan dan kekuasaan tertinggi pemerintahan berada pada Bupati (Lampiran 1). Dalam lingkup BPT, walaupun Bupati sebagai pemegang kewenangan tertinggi dalam pemerintahan di Kabupaten Bogor tetapi Kepala BPT mempunyai kewenangan untuk menandatangai perizinan atas nama Bupati berdasarkan pendelegasian wewenang dari Bupati (Kemendagri 2008). Struktur organisasi Badan Perizinan Terpadu Kabupaten Bogor dapat dilihat di Lampiran 2.
Pelayanan perizinan yang sudah memiliki sistem online di BPT Kabupaten Bogor hanya terdapat 6 (21%) pelayanan dari 28 jenis pelayanan, yaitu izin gangguan, izin tempat usaha, izin usaha kepariwisataan, izin usaha jasa konstruksi, tanda daftar perusahaan, dan izin usaha perdagangan (Lampiran 3). Sistem pelayanan online pada 6 jenis perizinan tersebut hanya sebatas pendaftaran permohonan perizinan oleh pemohon. Proses pembuatan perizinan oleh petugas
7 BPT masih dilakukan secara konvensional, yaitu proses pembuatan izin dilakukan dari meja ke meja petugas. Jenis-jenis pelayanan perizinan tersebut merupakan jenis perizinan yang hanya memerlukan persyaratan yang sederhana. Jenis perizinan lainnya harus mengisi formulir dan memerlukan persyaratan yang relatif banyak dibandingkan dengan jenis pelayanan yang sudah ada sistem pelayanan
online-nya, diantaranya izin usaha industri (formulir izin usaha industri bisa dilihat di Lampiran 4). Dalam satu bulan, rata-rata terdapat 5 sampai 10 pelayanan untuk izin usaha industri.
Work Centered Analysis pada Badan Perizinan Terpadu Kabupaten Bogor
Berikut hasil analisis pada pelayanan izin usaha industri di BPT Kabupaten Bogor dengan menggunakan work centered analysis:
a Konsumen; Konsumen terdiri atas pengguna internal dan pengguna eksternal. Pengguna internal terdiri atas petugas informasi, petugas penerimaan/penyerahan, petugas pemprosesan, petugas teknis, dan kepala badan. Pengguna eksternal terdiri atas pemohon yang akan mengajukan permohonan izin usaha industri.
b Produk; Produk yang dihasilkan sistem pelayanan usaha industri di BPT Kabupaten Bogor terdiri atas informasi pendaftaran dan persyaratan, formulir pendaftaran, berkas persyaratan, resi penerimaan persyaratan, undangan peninjauan dan pembahasan, rekomendasi tim teknis, surat penolakan, dan surat izin usaha industri.
c Proses Bisnis; Proses bisnis yang dilakukan dalam sistem pelayanan izin usaha industri di BPT Kabupaten Bogor terdiri atas mengisi formulir dan menyerahkan berkas persyaratan, mengecek kelengkapan berkas, validasi berkas pendaftaran, mengirim undangan ke tim teknis, melakukan verifikasi lapangan, melakukan pembahasan hasil verifikasi lapangan, memberikan rekomendasi/penolakan, mengolah izin usaha industri, pemeriksaan format surat izin usaha industri, penandatanganan surat izin usaha industri, penomoran dan pencatatan surat izin usaha industri, pengarsipan surat izin usaha industri, penyerahan surat izin usaha industri.
d Pelaku/staf; Pelaku yang terlibat langsung dalam sistem pelayanan usaha industri di BPT Kabupaten Bogor terdiri atas petugas informasi, petugas penerimaan, petugas validasi, petugas pemrosesan, dan petugas verifikasi teknis.
e Informasi; Informasi yang terdapat dalam sistem pelayanan usaha industri di BPT Kabupaten Bogor terdiri atas persyaratan pendaftaran, penerimaan berkas pendaftaran, kelengkapan berkas pendaftaran, keabsahan berkas pendaftaran, rekomendasi, dan penyerahan surat izin usaha industri.
f Teknologi; Teknologi yang digunakan dalam sistem pelayanan usaha industri di BPT Kabupaten Bogor, yaitu Microsoft Acces.
8
b Simplifikasi, terdiri atas pemberian informasi persyaratan secara online,
pemberian formulir pendaftaran secara online, pengecekan kelengkapan berkas secara online, pemberitahuan penolakan via website dan SMS
gateway, pemberitahuan status proses permohonan surat izin melalui SMS
gateway dan email.
c Reengineering, terdiri atas mengubah proses pendaftaran dari manual menjadi online, mengubah pemberitahuan proses pembuatan surat, dan mengubah disposisi antar petugas dari manual menjadi online.
d Otomatisasi, terdiri atas disposisi online, pemberitahuan status permohonan ke pihak pemohon melalu SMS gateway dan email, dan pengecekan kelengkapan berkas pendaftaran secara online.
Berdasarkan perancangan proses bisnis sistem pelayanan izin usaha industri pada tahap sebelumnya, kemudian dirancang alur proses sistem pelayanan industri
online (Lampiran 5). Adapun fungsi umum dari sistem yang dibangun terdiri atas 4 fungsi sistem pelayanan online, yaitu pendaftaran, validasi, verifikasi, dan pemrosesan. Perancangan proses bisnis sistem pelayanan izin usaha industri di Badan Perizinan Terpadu Kabupaten Bogor telah dilakukan pada penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Nurrahmi (2012). Perbandingan proses bisnis dengan sistem sebelumnya dapat dilihat pada Lampiran 6.
Pendaftaran merupakan fungsi pertama dari alur proses sistem. Fungsi pendaftaran meliputi registrasi pemohon ke sistem online, mengisi formulir izin usaha industri online, dan mengunggah berkas persyaratan ke sistem online.
Pemohon melakukan registrasi ke sistem online dengan mengisi identitas diri secara online dan pemohon akan mendapatkan id pengguna dan password untuk akses ke sistem. Setelah pemohon dapat mengakses sistem online, pemohon dapat melakukan pengajuan permohonan izin usaha industri dengan melengkapi formulir online. Formulir online yang harus diisi yaitu formulir data perusahaan, formulir data pabrik, formulir data nilai investasi, formulir data pemasaran, formulir data tenaga kerja, formulir data produk jenis industri, formulir data mesin dan peralatan, formulir data bahan baku/penolong, formulir data sumber daya, dan formulir data pengendalian limbah. Selain mengisi formulir, pemohon juga harus mengunggah berkas persyaratan lainnya yaitu KTP, surat kuasa dan KTP penerima kuasa (apabila pengurusan diserahkan ke orang lain), akta perusahaan, NPWP perusahaan, surat penguasaan hak katas tanah, SPPT dan STTS PBB tahun terakhir, izin mendirikan bumi dan bangunan, izin gannguan (kecuali perusahaan dalam kawan industri), persetujuan prinsip (apabila melalui persetujuan prinsip), dokumen pengelolaan limbah, denah lokasi perusahaan. Setelah semua data persyaratan lengkap maka data akan masuk ke database sistem online dan masuk ke proses validasi.
9 berkas permohonan tidak akan masuk ke proses verifikasi dan pemohon akan menerima pemberitahuan bahwa permohonannya gagal.
Verifikasi merupakan fungsi untuk menentukan berkas permohanan yang lolos validasi sesuai atau tidak dengan kondisi real di lapangan. Proses ini dilakukan oleh verifikator. Verifikator melakukan verifikasi ke lapangan. Hasil verifikasi lapangan menentukan apakah data permohonan dapat diproses ke tahap selanjutnya atau dinyatakan ditolak. Apabila permohanan lolos verifikasi maka akan masuk ke proses pengolahan dan pemohon akan menerima pemberitahuan melalui SMS gateway bahwa permohonannya lolos verifikasi. Apabila permohonannya ditolak maka permohonan dinyatakan gagal dan pemohon menerima pemberitahuan melalui SMS gateway dan email.
Pemrosesan merupakan proses akhir dari pembuatan surat izin usaha industri. Dalam proses ini, kepala badan memberi keputusan ya atau tidak surat tersebut diterbitkan. Apabila disetujui maka surat dicetak dan pemohon akan menerima pemberitahuan bahwa surat bisa diambil di kantor Badan Perizinan. Selain itu, pemohon akan menerima surat izin usaha industri dalam bentuk digital yang kirim melalui email. Apabila surat izin tidak disetujui kepala badan untuk diterbitkan maka surat tidak dicetak dan pemohon akan menerima pemberitahuan bahwa surat izin usaha industrinya tidak dapat diterbitkan.
Secara umum, sistem melibatkan dua pihak pengguna yaitu pemohan dan staf (Gambar 2). Pemohon dapat mengakses sistem online izin usaha industri dimanapun dan kapanpun asalkan memiliki koneksi internet. Pemohon yang akan mengajukan permohonan izin usaha industri cukup mengunggah persyaratan melalui sistem. Kemudian, berkas permohonan izin usaha industri yang diajukan akan diproses oleh staf Badan Perizinan. Status permohanan akan dikirim secara otomatis oleh sistem melalui layanan SMS gateway dan email kepada pemohon.
Context diagram dan data flow diagram dapat dilihat pada Lampiran 7 dan 8.
Gambar 2 Skema sistem pelayanan izin usaha industri online
Perancangan Antarmuka dan Database Sistem Pelayanan Izin Usaha Industri Online
Jumlah tabel yang terbentuk untuk mendukung sistem pelayanan izin usaha industri online terdapat 20 tabel. Entity relationship diagram dari struktur
10
11
Gambar 4 Hasil perancangan antarmuka sistem pelayanan izin usaha industri
online
Implementasi Sistem Pelayanan Usaha Industri Online
Sistem pelayanan online ini dapat melayani pelayanan izin usaha industri yang baru, perbaikan, hilang, dan daftar ulang. Pada sistem ini dilengkapi dengan fitur SMS gateway yang digunakan untuk memberikan informasi status permohonan izin secara otomatis dari sistem kepada pemohon. Aplikasi SMS
gateway yang digunakan untuk mendukung sistem pelayanan usaha industri
online ini yaitu Gammu. Struktur program sistem dapat dilihat di Gambar 5.
Gambar 5 Struktur program sistem pelayanan izin usaha industri online
Implementasi SMS gateway memerlukan perangkat lain berupa
12
nomor sesuai perintah dari sistem online melalui modem/handphone. Ada beberapa kelemahan dalam implementasi SMS gateway yaitu ketergantungan pada sinyal modem/handphone dan pulsa. Sinyal modem/handphone tergantung pada tempat pemasangannya sehingga perlu pemantauan agar sinyalnya tetap stabil. Sama halnya dengan dengan pulsa, pulsa harus terus dikontrol agar SMS
gateway bisa berjalan dengan baik.
Sistem dapat melayani pengajuan izin usaha industri dan memproses pembuatan izin tersebut. Pemohon melakukan pengajuan permohonan izin usaha industri melalui sistem, kemudian petugas akan memprosesnya melalui sistem juga. Status permohonan akan dikirim kepada pemohon melalui sistem dalam bentuk SMS dan email. Selain itu, petugas dapat mengetahui laporan pelayanan izin usaha industri melalui sistem online tersebut dan dapat menngunduh laporan tersebut. Pengguna sistem ini dibedakan menjadi tujuh tipe berdasarkan hak aksesnya, terdiri atas administrator, petugas informasi, petugas validasi data, petugas verifikasi teknis, petugas pengolahan, kepala badan, dan pemohon. Tampilan sistem bisa dilihat di Lampiran 9.
Pengujian Sistem Pelayanan Usaha Industri Online
Berdasarkan hasil pengujian menggunakan metode black box, lima fungsi utama sistem dapat berfungsi dengan baik (Lampiran 10). Pengujian dengan menggunakan web measure index menghasilkan bahwa sistem yang dibangun telah memenuhi tingkatan pengembangan e-government yang ketiga yaitu
transaction. Sistem yang dibangun dapat melakukan fill out and submit form, tetapi tidak memiliki layanan payment transaction karena pelayanan izin usaha industri tidak dikenakan biaya apapun.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Penggunaan ICT pada Badan Perizinan di Indonesia berdasarkan analisis
web measure index sebagian besar masih berada pada tingkat pertama, yaitu web presence. Begitu juga dalam pelayanan izin usah industri di BPT Kabupaten Bogor, penggunaan ICT pada pelayanan izin usaha industri di BPT Kabupaten Bogor masih berada pada tingkat web presence. Website Badan Perizinan yang ada hanya memiliki fungsi untuk memberikan informasi kepada masyarakat.
13 Saran
Saran untuk penelitian selanjutnya adalah:
1 Sistem pelayanan perizinan secara online diterapkan pada jenis perizinan yang lainnya seperti izin perluasan industri dan izin usaha perdagangan. 2 Integrasi dengan sistem e-government di instansi pemerintah lainnya seperti
Dinas Perdagangan dan Peridustrian sehingga perkembangan e-governance di Indonesia semakin baik.
DAFTAR PUSTAKA
Alter S. 1996. Information System, A Management Perspective. California (US) :
Benjamin/Cummings.
[Depkominfo] Departemen Komunikasi dan Informasi. 2010. Panduan Pengembangan Situs Web pemerintah Daerah Peserta USRDP (Urban Sector Development Reform Project). Jakarta (ID) : Depkominfo
Gordon SR, Gordon JR. 2003. Information Systems: A Management Approach, 3rd Edition. New York(US) : Wiley
[Inpres] Instruksi Presiden. 2003. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. Jakarta (ID): Presiden
Katankar VK. Thakare VM. 2010. Short Message Service using SMS Gateway. International Journal on Computer Science and Engineering. 2: 1487-1491 [Kemendagri] Kementrian Dalam Negeri. 2008. Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 20 Tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelayanan Perizinan Terpadu di Daerah. Jakarta (ID) : Kemendagri.
[Kemendagri] Kementrian Dalam Negeri. 2013. Daftar Jumlah Provinsi, Kabupaten/Kota Seluruh Indonesia. [internet]. [diacu 2013 April 9]. Tersedia dari : http://otda.kemendagri.go.id/index.php/data-otda/data-provkabkota
Larasati I. 2012. Pengembangan Parameter Situs Kependudukan dan Evaluasi 61 Situs Kependudukan pada 6 Provinsi di Indonesia [skripsi]. Bogor (ID) : Institut Pertanian Bogor.
Larasati I, Nurhadryani Y. 2012. E-Government Kependudukan Indonesia: Pengembangan Instrumen dan Evaluasi Website Kependudukan Indonesia. Jurnal Ilmu Komputer dan Agri-Informatika. 1: 13-21
Layne K, Lee J. 2001. Developing fully functional E-Government: A four stage model. Government Information Quarterly 18: 122-136
Nurhadryani Y. 2009. Memahami konsep e-Governance serta hubungannya dengan e-Government dan e-Demokrasi. Di dalam : Seminar Nasional Informatika 2009; 2009 Mei 23; Yogyakarta, Indonesia.Yogyakarta(ID) : ISSN. hlm 111-117.
14
Nurrahmi H. 2012. Work centered analysis pada pelayanan online perizinan usaha industry Kabuapaten Bogor, Tangerang, dan Bekasi [tesis]. Bogor (ID) : Institut Pertanian Bogor.
[PAN&RB] Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. 2011. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Laksana ( Bussiness Process). Jakarta : Kepmenpan dan RB. Pressman RS. 2010. Software Engineering : A Practitioner's Approach. Ed ke-7.
Boston(US) : Mc Graw Hill.
Sosiawan EA. 2008. Tantangan dan hambatan dalam implementasi e-government
di Indonesia [internet]. [diacu 2012 November 7]. Tersedia dari : http://edwi.dosen.upnyk.ac.id/manajemen%20egov.pdf
[UN] United Nations. 2010. United Nations of Web Measure Assesment Model. http://unpan3.un.org/egovkb/egovernment_overview/webmeasure.htm [7 April 2013].
15 Lampiran 1 Struktur organisasi dan hubungan kerja perangkat daerah Kabupaten Bogor
16
Lampiran 3 Jenis-jenis perizinan di BPT Kabupaten Bogor
No Jenis Perizinan Online Offline
1 Izin Lokasi
2 Izin Peruntukan Penggunaan Tanah (IPPT) √
3 Izin Mendirikan Bangunan Gedung (IMBG) √
4 Izin Gangguan (HO) √
5 Izin Tempat Usaha √
6 Izin Usaha Kepariwisataan √
7 Izin Usaha Jasa Konstruksi (IUJK) √
8 Izin Penyelenggaraan Reklame √
9 Izin Pembuangan Air Limbah √
10 Persetujuan Prinsip Industri √
11 Izin Usaha Industri (IUI) √
12 Tanda Daftar Industri (TDI) √
13 Tanda Daftar Perusahaan (TDP) √
14 Tanda Daftar Gudang (TDG) √
15 Izin Perluasan Industri (IPI) √
16 Persetujuan Prinsip Kawasan Industri √
17 Izin Usaha Kawasan Industri √
18 Izin Perluasan Kawasan Industri √
19 Izin Usaha Perdagangan √
20 Izin Usaha Perusahaan Pengeboran Air Bawah Tanah √
21 Izin Pengambilan Air Bawah Tanah √
22 Izin Pengeboran Air Bawah Tanah √
23 Izin Mempekerjakan Tenaga Asing √
24 Izin Salon Tipe C dan D √
25 Izin Usaha Rumah Potong Hewan √
26 Izin Usaha Peternakan √
27 Izin Usaha Perikanan √
28 Izin Rumija (Ruang Milik Jalan) √
23
24
Lampiran 6 Tabel perbandingan hasil analisis proses bisnis dengan work centered analysis pada izin usaha industri eksisting BPT Kabupaten Bogor, Herly Nurahmi (2012), dan sistem izin usaha industri online
Komponen Eksisting BPT Kab.
Konsumen Petugas informasi Pemohon Petugas informasi Petugas penerimaan Bagian informasi Petugas validasi Petugas pemrosesan Bagian verifikasi Petugas pengolahan Petugas teknis Bagian validasi Petugas teknis Kepala badan Bagian verifikasi
lapangan
Kepala badan
Pemohon Bagian pengolahan Pemohon
Kepala Badan Administrator
Formulir pendaftaran Layanan upload dokumen
Formulir
pendaftaran online
Berkas persyaratan Softcopy berkas
persyaratan
Surat penolakan Surat izin usaha
25
Pelaku Petugas informasi Bagian informasi Administrator Petugas penerimaan Bagian verifikasi Petugas informasi Petugas validasi Bagian validasi
data
Petugas validasi Petugas pemrosesan Bagian verifikasi
lapangan
Petugas pemrosesan Petugas verifikasi
teknis
Bagian pengolahan Petugas teknis Kepala badan Kepala badan Informasi Persyaratan pendaftran Data pemohon Persyaratan
pendaftran online
Data content/isi Status proses permohonan
Keabsahan berkas pendaftaran
Penyerahan surat izin usaha industri
Rekomendasi Data pemohon
Penyerahan surat izin usaha industri
Data permohonan izin usaha
Teknologi Microsoft Access Aplikasi berbasis web
Sistem pelayanan izin usaha industri
online
26
27
28
Lampiran 9 Tampilan sistem pelayanan izin usaha industri online
9.a Halaman login
9.b Halaman beranda
29 9.d Halaman riwayat permohonan izin usaha industri online
Lampiran 10 Hasil pengujian sistem dengan metode black box pada sistem layanan izin usaha industri online
Nama
Pendaftaran Mengisi form pendaftaran akun
Data berhasil disimpan √ Mengisi form jenis pengajuan Data berhasil disimpan √ Mengisi form perusahaan Data berhasil disimpan √ Mengisi form pabrik Data berhasil disimpan √ Mengisi form nilai investasi Data berhasil disimpan √ Mengisi form tenaga kerja Data berhasil disimpan √ Mengisi form data pemasaran Data berhasil disimpan √ Mengisi form jenis industri Data berhasil disimpan √ Mengisi form mesin dan Mengisi form pengendalian
limbah
Data berhasil disimpan √ Upload berkas pendaftaran Dokumen dapat
disimpan
√
Mengecek status permohonan Muncul status permohonan
√
Petugas Informasi
30
Mengisi form data pemasaran Data berhasil disimpan √ Mengisi form jenis industri Data berhasil disimpan √ Mengisi form mesin dan Mengisi form pengendalian
limbah
Data berhasil disimpan √ Upload berkas pendaftaran Dokumen dapat
disimpan
√
Petugas Validasi
Validasi Mengisi form disposisi validasi
Data berhasil disimpan √ Mengirim status permohonan
izin via SMS gateway
permohonan izin usaha industri
Data dapat diunggah √
Petugas Verifikasi
Verifikasi Mengisi form disposisi verifikasi
Data berhasil disimpan √ Mengirim status permohonan
izin via SMS gateway
permohonan izin usaha industri
Data dapat diunggah √
Pengolahan dan Kepala Badan
Pengolahan Approval izin usaha industri Data berhasil disimpan √ Mengirim status permohonan
izin via SMS gateway
permohonan izin usaha industri
Data dapat diunggah √
Mencetak surat izin usaha indutri
31
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Ciamis, Jawa Barat pada tanggal 21 Juni 1990. Penulis merupakan anak kedua dari tiga bersaudara dari pasangan Maman Herdiman dan Mala Rosmala.
