DASAR – DASAR MANAJEMEN
MONITORING
“PENGAWASAN”
Oleh Kelompok 3:
ABDUL WAHIDUR RAHMAN ENI ANGRIANI SILITONGA HAFIZ HASANAH
HERU TRI SAPUTRA KUKUH KURNIAWAN M. ALFIAN RAHMAN PRETTY SEPSI NOLA RAJA TRIAN PURNAMA
A.Definisi Fungsi Controlling
Menurut
Robert
J.
Mockler
pengawasan yaitu usaha sistematik
menetapkan
standar
pelaksanaan
dengan
tujuan
perencanaan,
merancang sistem informasi umpan
balik, membandingkan kegiatan nyata
dengan standar, menentukan dan
mengukur
deviasi-deviasi
dan
mengambil tindakan koreksi yang
menjamin bahwa semua sumber daya
yang dimiliki telah dipergunakan
dengan efektif dan efisien.
Pengertian Pengawasan secara Umum
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan
nyata dengan standar yang telah
B. Prinsip-Prinsip Controlling
Prinsip-prinsip yg ditetapkan saat melaksanakan controlling adalah :
1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan
harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur.
2. Fungsi pengawasan harus dipahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
C. Manfaat Controlling
1. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf.
2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan
tugas-tugasnya.
3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah
dimanfaatkan secara efisien.
4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
5. Untuk memberikan ruang regular untuk
superviesees untuk merenungkan isi dan pekerjaan mereka
6.Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang
7. Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan
8. Untuk memastikan bahwa sebagai
pribadi dan sebagai orang pekerja tidak ditinggalkan tidak perlu membawa
kesulitan, masalah dan proyeksi saja.
D. Proses Controlling
1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
Suatu pernyataan mengenai
kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan.
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata.
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu
4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan.
5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.
Mengubah standar mulu-mulu
(barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
Mengubah pengukuran pelaksanaan
Mengubah cara dalam menganalisa dan
E. Jenis Controlling
1. Pengendalian karyawan (Personal control). Pengendalian kepada hal-hal yang ada
hubungannya dengan kegiatan pegawai, 2. Pengendalian keuangan (financial control)
Menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan
termasuk pengendalian anggaranya.
4. Pengendalian waktu (Time control)
5. Pengendalian teknis (Technical
control)
Berhubungan dengan tindakan dan
teknis pelaksanaan.
6. Pengendalian kebijaksanaan (Policy
control).
Untuk mengetahui dan menilai
kebijaksanaan organisasi telah
dilaksanakan sesuai dengan yang
digariskan.
7. Pengendalian penjualan (Sales
control)
Untuk mengetahui produksi yang
8. Pengendalian inventaris (inventory control) Untuk mengetahui inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang 9. Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)Untuk mengetahui inventaris perusahaan dan
F. Tujuan Controlling
1. Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan 2. Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan,
penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan 3. Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina
yang telah baik
4. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi
5. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi 6. Meningkatkan kinerja organisasi
7. Memberikan opini atas kinerja organisasi
8. Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kerja yang ada
G. Cara Melakukan Controlling
1. Pengawasan Langsung
Kebaikan :
• Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini
mungkin,sehingga perbaikanya dilakukan dengan cepat.
• Akan terjadi kontak langsung antara bawahan
dan atasan,sehingga akan memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya.
• Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi
bawahan,karena merasa diperhatikan atasanya.
• Akan tertampung sumbangan pikiran dari
bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
• Akan dapat menghindari timbulnya kesan
Keburukan :
1. Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk
pekerjaan lainya berkurang,misalnya planning lain-lainya.
2. Mengurangi inisiatif
bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu
mengamatinya.
3. Ongkos semakin besar karena
2. Pengawasan Tidak Langsung
Kebaikan :
– Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak
– Biaya pengawasan relatif kecil.
– Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.
Keburukan :
– Laporan kadang-kadang kurang objective,karena
ada kecendrungan untuk melaporkan yang baik-baik saja.
– Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat
mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun terlambat.
H. Tipe-Tipe Controlling
1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)
Disebut juga dengan Steering Control. 2. Pengawasan Concurrent
Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan melakukan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)
I. Faktor Yang Membuat Controlling Diperlukan
1. Perubahan lingkungan organisasi
Melalui fungsi pengawasan manajer
mendeteksi perubahan- perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa
organisasi
2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi. Semakin besar organisasi semakin
3. Kesalahan-Kesalahan.
Sistem pengawasan memungkinkan
manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan yang ada sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenang.
J. Syarat Controlling
1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.
5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. 7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
K. Tahap-Tahap Controlling
1. Penetapan Standar Pelaksanaan
Tipe bentuk standar yang umum adalah :
• Standar-standar fisik, seperti kuantitas
barang atau jasa serta kualitas produk.
• Standar-standar moneter yang
ditujukan dalam rupiah yang mencakup biaya tenaga kerja, penjualan, laba kotor, dll
• Standar-standar waktu, maksudnya
meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan yang harus diselesaikan.
2. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Maksudnya pengukuran dilakukan sebagai
proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.
4. Pembanding Pelaksanaan Dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab
terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian.
L. Metode Controlling
1. Metode Controlling Non-Kuantitatif
Metode yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. 2. Metode Controlling Kuantitatif
Untuk menggunakan data khusus dan untuk mengukur dan memeriksa
Pengawasan penting disebabkan
karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi,
Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk
mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil
tindakan koreksi.Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu
