LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM INFORMASI KATALOG PADA PERPUSTAKAAN
SMA HANGTUAH 2 SIDOARJO
Oleh :
PRAYUGI UBAIDILLAH 08.41010.0321
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2012
ABSTRAKSI
Saat ini perpustakaan SMA Hangtuah 2 Sidoarjo masih mempunyai masalah dengan pencarian koleksinya. Dimana pada komputer katalog terdapat aplikasi untuk pencarian buku yang bisa digunakan siswa untuk mencari buku yang tersedia di perpustakaan, masalah yang ada adalah komputer katalog ini tidak terintegrasi langsung dengan komputer server sehingga data buku yang ada pada komputer server tidak bisa digunakan untuk katalog buku akibatnya petugas perpustakaan bekerja dua kali untuk memasukan data buku yaitu pada komputer server dan komputer katalog cara ini sangat fatal karena data yang ada pada komputer server belum tentu ada pada komputer katalog begitu juga sebaliknya, selain itu pada komputer katalog juga tidak menampilkan data buku yang tersedia atau di pinjam. Oleh karena itu perlu di lakukan perbaikan komputer katalog yaitu dengan membuat aplikasi yang dapat mengakses database di server sehingga petugas perpustakaan tidak perlu bekerja dua kali untuk memasukan data. Sistem Informasi Katalog Pada Perpustakaan SMA Hangtuah 2 Sidoarjo ini menjadi suatu solusi penyelesaikan permasalahan dalam proses pencarian koleksi buku di perpustakaan tersebut.
Kata Kunci : Sistem Informasi Katalog, School Library, Catalogue, Library Information System
DAFTAR ISI
ABSTRAKSI... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... xi
BAB I Pendahuluan... 1
1.1 Latar belakang ... 1
1.2 Perumusan masalah ... 2
1.3 Batasan masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 2
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika penulisan ... 4
BAB II Gambaran Umum SMA HangTuah 2 Sidoarjo ... 6
2.1 Sejarah SMA Hangtuah 2 Sidoarjo ... 6
2.2 Struktur Organisasi SMA Hangtuah 2 Sidoarjo...………....7
3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan ... 8
3.2 Deskripsi Tugas di PerpustakaanSMA Hangtuah 2 Sidoarjo ... 8
BAB III Landasan Teori... 11
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 11
3.2 Analisa Sistem Informasi ... 14
3.3 Perancangan Sistem Informasi ... 14
3.4 Design Sistem ... 15
3.5 Perpustakaan ... 16
3.5.1 Katalogisasi ... 17
3.6 Bagan Alir Dokumen ... 18
3.6.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 19
3.6.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 21
3.7 .Database ... 24
3.8 Microsoft Visual Basic .NET 2005 ... 26
3.9 SQL Server ... 29
BAB IV Deskripsi Pekerjaan ... 30
4.1 Analisa Sistem ... 30
4.2 Perancangan Sistem ... 30
4.2.1 Sistem Flow ... 31
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 33
4.2.3 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 35
4.2.4 StrukturTabel ... 37
4.2.5 Desain I/O (Input/Output) ... 41
4.3 Implementasi Sistem ... 43
4.3.1 Kebutuhan Sistem ... 44
3.3.2 Cara Instalasi ... 44
3.3.3 Petunjuk Penggunaan Program ... 46
BAB V Penutup... 49
5.1 Kesimpulan ... 49
5.2 Saran ... 49
DAFTAR PUSTAKA ... 51
LAMPIRAN ... 52
Lampiran 1 Source Code Form Katalog ... 52
Lampiran 2 Source Code Form Detail ... 57
Lampiran 3 Kartu Bimbingan ... 58
Lampiran 4 Acuan Kerja ... 59
Lampiran 5 Log Harian Kerja Praktek ... 61
Lampiran 6 Kehadiran Kerja Praktek ... 63
Lampiran 7 Surat Balasan dari SMA ... 64
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi SMA Hangtuah 2 Sidoarjo ... 7
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perpustakaan SMA Hangtuah 2 Sidoarjo... 8
Gambar 4.1 Document Flow Absensi dan Katalog Perpus ... 32
Gambar 4.2 Sistem Flow Katalog Perpustakaan ... 33
Gambar 4.3 Context Diagram KatalogPerpustakaan ... 35
Gambar 4.4 Conceptual Data Model ... 36
Gambar 4.5 Physical Data Model ... 37
Gambar 4.6 Form Katalog... 41
Gambar 4.7 Hasil Pencarian Koleksi Buku... 42
Gambar 4.8 Detail Buku ... 43
Gambar 4.9 Database Berhasil Di attach ... 45
Gambar 4.10 Form Katalog... 46
Gambar 4.11 Output daripencarianbuku ... 47
Gambar 4.12 Button Detail ... 47
Gambar 4.13 Form Detail Informasi ... 48
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada Akhir tahun 2009 perpustakaan SMA HANG TUAH 2 SIDOARJO sudah terkomputerisasi dan menerapkan sistem informasi, namun sistem informasi yang sudah ada tersebut masih memiliki banyak kekurangan dalam implementasinya. Beberapa kendala yang dihadapi oleh perpustakaan SMA HANG TUAH 2 SIDOARJO adalah penggunaan sistem informasi perpustakaan yang masih belum maksimal meskipun sudah terkomputerisasi namun masih belum bisa memuaskan petugas dan pengunjung perpustakaan. Di dalam perpustakaan SMA HANG TUAH 2 SIDOARJO terdapat tiga PC/Komputer (komputer absensi, komputer katalog dan komputer server untuk transaksi peminjaman) yang ketiganya bertujuan untuk menerapkan sistem informasi perpustakaan akan tetapi pada komputer katalog masih belum berfungsi secara optimal.
2
komputer katalog begitu juga sebaliknya, selain itu pada komputer katalog juga tidak menampilkan data buku yang tersedia atau di pinjam.
Oleh karena itu perlu di lakukan perbaikan komputer katalog yaitu dengan membuat aplikasi yang dapat mengakses database di server sehingga petugas perpustakaan tidak perlu bekerja dua kali untuk memasukan data.
1.2 Perumusan Masalah
Dari latar belakang di atas maka dapat disimpulkan perumusan masalahnya adalah :
Bagaimana merancang dan membuat aplikasi katalog yang terintegrasi langsung dengan komputer server
1.3 Pembatasan Masalah
Untuk member arah yang jelas dalam permasalahan ini maka dibutuhkan batasan masalah sebagai berikut :
1. Tidak membahas transaksi peminjaman buku 2. Tidak membahas pengadaan buku
3. Hanya membahas tentang komputer katalog sebagai sarana untuk pencarian buku
1.4 Tujuan
3
1.5 Manfaat
Manfaat yang didapatkan dari rancang bangun Sistem Informasi Katalog ini adalah sebagai berikut:
1. SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo
Manfaat yang dapat diperoleh oleh Perpustakaan SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo adalah:
a) Dapat memberikan layanan pencarian buku yang terbaik kepada pengguna perpustakaan.
b) Meningkatkan citra dan nama baik Perpustakaan SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo.
2. STIKOM Surabaya
Manfaat yang juga diperoleh oleh STIKOM Surabaya adalah:
a) Menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan sesama lembaga pendidikan.
b) Agar sumber daya yang dimiliki lebih efektif daripada bila hanya dimanfaatkan oleh lembaga masing-masing secara individual. Semuanya itu akan menunjang upaya yang dilakukan untuk memperbaiki pengembangan masing-masing lembaga pendidikan. 3. Peserta Kerja Praktek
Manfaat yang diperoleh oleh mahasiswa peserta kerja praktek sendiri yaitu antara lain:
4
b) Mengasah kemampuan dalam memanajemen waktu dan sistem perancangan sistem informasi yang sistematis.
1.6 Sistematika Penulisan
Dalam pembuatan laporan ini penulis menggunakan sistematika penulisan laporan kerja praktek yang telah ditetapkan oleh STIKOM. Dan garis besarnya adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah, inti dari permasalahan di sebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan batasan dari sistem yang di buat sehingga tidak keluar dari ketentuan yang di tetapkan, keuntungan sistem bagi pengguna, kontribusi apa saja yang di sumbangkan dalam pelaksanaan kerja praktek di perusahaan terkait serta sistematika penulisan laporan kerja praktek
BAB II GAMBARAN UMUM SMA HANG TUAH 2 SIDOARJO
Bab ini menjelaskan segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan, mulai dari profil perusahaan, struktur perusahaan, visi dan misi sampai pembagian tugas di perusahaan
BAB III LANDASAN TEORI
5
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Bab ini berisi tentang uraian tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu dari metodologi penelitian, analisa sistem, pembahasan masalah berupa alur data diagram dan implementasi sistem berupa capture dari setiap halaman program
BAB V PENUTUP
6
BAB II
GAMBARAN UMUM SMA HANG TUAH 2 SIDOARJO
2.1 Sejarah SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo
SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo merupakan salah satu SMA yang ada dibawah naungan TNI-AL. SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo terletak di Jl. Kutilang No 9-11 kemudian pada tanggal 17 juli 1998 SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo pindah ke Jl. KRI Ratulangi No.1. SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo tersebut di dirikan oleh Yayasan Hang Tuah Jalasenastri cabang Surabaya dan berdiri pada 17 Juli 1988. SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo di pimpin pertama kali oleh kepala sekolah bapak Drs. Abdurahman Horry dengan masa jabatan 1988-1989 dengan status terdaftar.Yang kedua di pimpin oleh Drs. Suharyono dengan masa jabatan 1989-1992 dengan status di akui. Yang ketiga di pimpin oleh Drs Suwito dengan masa jabatan 1992-2006, pada masa jabatan 1992-2002 status disamakan, kemudian pada tahun 2002-Desember 2006 status berubah menjadi terakreditasi A. yang keempa tdipimpin oleh Drs. Sumantri dengan masa jabatan 2006 sampai sekarang dengan status terakreditasi A.
7
2.2 Stuktur Organisasi SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo
Sumber : SMA HangTuah 2 Sidoarjo
8
2.3 Struktur Organisasi Perpustakaan SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo
Sumber :Perpustakaan SMA HangTuah 2 Sidoarjo
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perpustakaan SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo
2.4 Deskripsi Tugas
A. Kepala Perpustakaan
a. Inventarisasi yaitu proses kegiatan mencatatat setiap eksemplar buku dalam buku induk, member nomor inventaris setiap eksemplat koleksi buku, dalam buku yang bersangkutan kemudian diberi stempel inventarisasi pada bagian halaman judul dan memberi cap atau stempel milik perpustakaan pada setiap buku.
9
cara fisik maupun intelektual, seperti nama pengarang, judul buku, penerbit, subjek.
c. Pengindukan yaitu proses pencatatan bahan pustaka pada buku induk. Kegiatannya meliputi:
1. Mengelompokkan jenis bahan pustaka (buku teks, majalah, buku paket, kamus, referensi, karyatulis)
2. Pencatatan identitas buku kedalam buku induk.
3. Identitas bahan pustaka dengan stempel penomoran bahan pustaka berdasarkan judul dan jumlah eksemplar.
d. Sirkulasi buku yaitu melayani peminjaman dan pengembalian buku bagi siswa dan guru
e. Membuat laporan yang terdiri dari laporan harian, laporan bulanan dan laporan tahunan. Laporan harian hanya berisi laporan kunjungan pengunjung tiap harinya, laporan bulanan berisi laporan sirkulasi bulanan dan laporan kunjungan perpustakaan akan diserahkan pada kepala sekolah setiap akhir bulan sedangkan laporan tahunan berisi laporan sirkulasi tahunan dan kunjungan pengunjung namun laporan tahunan ini mengacu pada awal dan akhir tahun ajaran
B. Petugas Perpustakaan
a. Membuat grafik yaitu membuat grafik laporan tahunan yang sudah di buat oleh kepala perpustakaan
10
c. Menyetempel buku yaitu melakukan stempel buku setelah dilakukan proses pengindukan
11
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu, (Scott, 1996). Menurut Robert dalam (Jogiyanto, 1999), Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut. (Jogiyanto,1999). Informasi dapat dihasilkan dari sistem informasi (Information System) atau disebut juga processing system atau information processing system
atau information generation system.
Menurut Leitch dan Davis R. dalam Jogiyanto (1990) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporan-laporan tertentu kepada pihak luar. Laporan tersebut dapat digunakan sebagai informasi untuk mengambil sebuah keputusan.
12
manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. (Jogiyanto,1999)
Sistem informasi ini dapat juga di artikan sebagai suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen atau blok-blok yang berinteraksi satu sama lain membentuk satu kesatuan mencapai sasaran. Komponen atau blok-blok yang dimaksut adalah:
a) Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b) Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c) Blok Keluaran
13
d) Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
e) Blok Basis Data
Menurut krida prasetia basis data (database) adalah merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).
f) Blok Kendali
14
3.2. Analisa Sistem Informasi
Analisa Sistem Informasi adalah penggunaan dari Sistem Informasi ke dalam bagian sub sistem untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan, kesempatan yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Tahap analis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini akan sangat berpengaruh pada tahap selanjutnya. Langkah-langkah untuk menganalisis sistem tersebut adalah :
1) Mengidentifikasi masalah
2) Memahami kerja sistem yang ada 3) Menganalisis sistem
4) Membuat laporan hasil analisis 3.3 Perancangan Sistem Informasi
Perancangan Sistem Informasi adalah proses penyusunan atau mengembangkan sistem informasi yang telah ada atau baru. Dalam tahap ini harus dapat dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan sistem informasi dapat dipenuhi. Hasil sistem yang dirancang harus sesuai kebutuhan pemakai untuk mendapatkan informasi.
15
yang terlibat. Hal ini perlu diperhatikan adalah bahwa sistem yang disusun harus dapat berkembang lagi.
Dalam perencanaan dan pembuatan suatu sistem, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :
1) Pembuatan bagan alur sistem 2) Bagan berjenjang
3) Data Flow Diagram 4) Entity Relation Diagram 3.4 Desain Sistem
Setelah tahap analisis dan perancangan sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapat gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Lalu tahap selanjutnya yaitu desain sistem.
Desain sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem pendefisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical system dan logical model. Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan
16
Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model dapat digambarkan dengan menggunakan arus data (data flow diagram).
3.5 Perpustakaan
Kata perpustakaan berasal dari kata pustaka, yang berarti: kitab,buku-buku, kitab primbon. Kemudian kata pustaka mendapat awalan per dan akhiran an, menjadi perpustakaan. Pengertian perpustakaan yang lebih umum adalah mencakup suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung tersendiri , yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca. (Sutarno, 2006:18).
Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian, atau subbagian dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku, biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan. (Sulistyo Basuki, 1999:1).
17
Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, maupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang bisa disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk di jual (Qalyubi, 2007:287)
Sedangkan sistem informasi perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengolah data suatu perpustakaan. Mulai dari katalogisasi koleksi, pengolahan data anggota, sampai proses peminjaman dan pengembalian koleksi beserta aturan-aturannya dan lamanya peminjaman buku.
3.5.1 Katalogisasi
Proses pembuatan katalog tidaklah sama pada setiap perpustakaan. Begitu juga standart yang dipakai tidak selalu seragam. Hal ini disebabkan oleh keadaan dan sejarah dari perpustakaan itu sendiri. Akan tetapi, menurut pengalaman akan lebih baik meneruskan cara-cara katalogisasi perpustakaan yang sedang berjalan daripada mengubahnya kembali menurut sistem yang dianggap lebih baik. Katalog perpustakaan merupakan gambaran singkat semua koleksi yang ada pada perpustakaan (Suherlan, 2008:41). Didalamnya dicantumkan nama pengarang, judul, subyekdan lain-lain.
Fungsi katalog adalah sebagai berikut :
a. sebagai inventaris koleksi yang ada di perpustakaan
18
c. Memberikan deskripsi singkat kandungan bahan pustaka terutama buku. d. Sebagai alat bantu untuk mencari lokasi bahan pustaka yang disusun dalam
rak.
3.6 Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan dokumen gambaran arus data dengan menggunakan simbol seperti pada tabel 3.1 berikut .
NO SIMBOL NAMA SIMBOL
FLOWCHART
FUNGSI
1. Dokumen Untuk menunjukkan
dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.
2. Proses Komputerisasi Menunjukkan kegiatan dari operasi program komputer.
3. Database Untuk menyimpan
data.
4. Penghubung Menunjukkan
hubungan di halaman yang sama.
5. Penghubung Halaman
Lain
Menunjukkan
hubungan di halaman lain.
6. Terminator Menandakan awal
/akhir dari suatu sistem.
7. Decision Menggambarkan
logika keputusan dengan nilai true atau
19
8. Kegiatan Manual Untuk menunjukkan
pekerjaan yang di- lakukan secara manual.
9. Simpanan Offline Untuk menunjukkan
file non komputer yang diarsip urut angka .
10. Catatan Menunjukan data
catatan Tabel 3.1 Tabel Dokument Flowchart
3.6.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity relationship diagram adalah suatu bentuk perencanaan database secara konsep fisik yang nantinya akan dipakai sebagai kerangka kerja dan pedoman dari struktur penyimpanan data. ERD digunakan untuk menggambarkan model hubungan data dalam sistem, dimana di dalamnya terdapat hubungan entitas beserta atribut relasinya dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan data. ERD memiliki beberapa jenis model yaitu :
NO JENIS ERD KETERANGAN
1. Conceptual Data Model(CDM) Merupakan model universal dan dapat menggambarkan semua struktur logic
database (DBMS), dan tidak
bergantung dari software atau pertimbangan struktur data storage. Sebuah CDM dapat diubah langsung menjadi PDM.
2. Physical Data Model (PDM) Merupakan model ERD yang mengacu
pada pemilihan software DBMS yang spesifik. Hal ini seringkali berbeda secara signifikan dikarenakan oleh struktur tipe database yang bervariasi, dari model schema, tipe data penyimpanan dsb.
20
ERD memiliki 4 jenis obyek, yaitu : 1. Entity
Sesuatu yang ada dan terdefinisikan bisa berupa nyata maupun abstrak yang dapat dibedakan satu dengan yang lainya dan adanya hubungan saling ketergantungan.
Ada 2 macam tipe entity, yaitu : a. Strong Entity
Strong Entity merupakan tipe entity yang mempunyai key attribute untuk setiap individu yang ada didalamnya.
b. Weak Entity
Strong Entity merupakan entity yang tidak memiliki key atribut, oleh karena itu weak entity harus dihubungkan dengan strong entity untuk menggunkan atribut kunci secara bersama-sama.
2. Attribute
Setiap entity memiliki beberapa attribute, yang merupakan ciri atau karakteristik dari entity tersebut. Attribute sering disebut juga data elemen atau data field.
3. Key
21
nilai-nilai yang terkandung dalam elemen-elemen data lain ada entity yang sama. Elemen penentu tersebut adalah sebagai elemen data kunci (key).
4. Relationship
Relationship menggambarkan hubungan yang terjadi antar entity yang mewujudkan pemetaan antar entity. Bentuk relationship yaitu :
a. One to One Relationship
Hubungan satu entity dengan satu entity yang lain. b. One to Many Relationship
Hubungan antar entity satu dengan entity yang lainnya adalah satu berbanding banyak.
3.6.2 Data Flow Diagram (DFD)
22
1. Context Diagram
Merupakan diagram paling atas yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup proses. Hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan terminator dengan sistem dan juga sistem dalam suatu proses. Sedangkan hal yang tidak digambarkan dalam Context Diagram adalah hubungan antar terminator dan data source.
2. Diagram Zero (Level 0)
Merupakan diagram yang berbeda diantara diagram konteks dan diagram detail serta menggambarkan proses utama dari DFD. Hal yang digambarkan dalam Diagram Zero adalah proses utama dari sistem serta hubungan entity, proses, alur data dan data source.
3. Diagram Detail (Primitif)
Merupakan penguraian dalam proses yang ada dalam Diagram Zero. Diagram yang paling rendah dan tidak dapat diuraikan lagi.
Data Flow Diagram (DFD) memiliki empat komponen, yaitu : 1. Terminator
23
berkomunikasi dengan sistem. Terminator ini sering juga disebut entitas (external), sumber atau tujuan (source and sink).
2. Proses
Proses sering dikenal dengan Bubble, fungsi atau informasi. Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input ke output, atau dapat dikatakan bahwa komponen proses menggambarkan transformasi satu inputan atau lebih menjadi output dari sistem. Dilambangkan dengan lingkaran atau empat persegi panjang tegak dengan sudut tumpul. Proses diberi nama untuk menerangkan proses atau kegiatan apa yang sedang atau kegiatan yang akan dilaksanakan. Dan setiap proses harus diberi penjelasan lengkap sebagai berikut :
a. Identifikasi Proses
Umumnya berupa angka yang menunjukkan nomor dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol.
b. Nama Proses
Menunjukkan apa yang sedang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama proses harus jelas dan lengkap menggambarkan bagian prosesnya. Nama proses diletakkan dibawah identifikasi proses.
3. Data Store
24
menunjukkan nama dari filenya. Data Source biasanya berkaitan dengan penyimpanan file atau database yang dilakukan secara terkomputerisasi. Data Store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen proses pengertiannya sebagai berikut :
a. Alur data dari store yang berarti sebagai pengaksesan data untuk suatu proses. b. Alur data ke proses berarti meng-update data seperti menambah data,
mengurangi data maupun mengubah data. 4. Alur Data
Alur data dapat digambarkan dengan anak panah yang menuju ke dalam proses maupun ke luar proses. Alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya.
5. Syarat-syarat sebuah DFD :
a. Pemberian nama untuk setiap komponen DFD. b. Pemberian nomor pada proses DFD.
c. Penggambaran DFD serapi mungkin. d. Menghindari pembuatan DFD yang rumit. e. Memastikan DFD dibangun secara konsisten. 3.7 Database
Database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record
25
menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambil keputusan (Linda, 2004:1). Database dapat dinyatakan sebagai suatu sistem yang memiliki karakteristik seperti berikut:
a. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.
b. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program secara optimal.
c. Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat dilakukan dengan mudah dan terorganisasi.
Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung. Di bawah ini adalah penjelasannya yaitu:
a. Internal level yaitu tingkat yang basis datanya secara fisik ditulis atau disimpan di media storage dan level yang berkaitan.
b. External level disebut juga indivisual user views, yaitu tingkat yang basis datanya dapat berdasakan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level yang berkaitan dengan para pemakai.
c. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view
26
Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas tabel-tabel dan hubungannya. Dalam model relasional dikenal antara lain table, record, field, indeks, query penjelasannya seperti dibawah ini:
a. Tabel atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan professional komputer.
b. Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih.
c. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada table.
d. Indeks merupakan tipe dari suatu table tertentu yang berisi nilai-nilai field kunci atau field.
e. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language (SQL) yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu tabel atau lebih untuk melakukan operasi pada tabel.
3.8 Microsoft Visual Basic.Net 2005
27
(Budiharto, 2006:3-4) juga menyebutkan alasan penting lainnya untuk melakukan migrasi VB 2005, yaitu :
a. Visual Basic 2005 mengatasi semua masalah yang sulit di sekitar pengembangan aplikasi berbasis Windows dan mengurangi pengguanaan aplikasi lainnya serta versi komponen, bahkan mewarisi sifat C++ dan berbau Java.
b. Visual Basic 2005 memiliki fasilitas penanganan bug yang hebat dan real time background compiler yang mengakibatkan developer visual C# dapat mengetahui kesalahan kode yang terjadi secara up-to-date.
c. Windows Form designer memungkinkan developer memperoleh aplikasi desktop dalam waktu yang singkat.
d. Bagi developer, Visual Basic 2005 menyediakan model pemrograman data akses ActiveX Data Object (ADO) yang sudah dikenal dan diminati, ditambah XML baru yang berbasis Microsoft ADO.Net dengan ADO.Net, developer akan memperoleh akses ke komponen yang lebih powerfull, seperti control DataSet.
e. Visual Basic 2005 menghasilka web. Menggunakan form web yang baru, anda dapat dengan mudah membangun thin – client aplikasi berbasis web yang secara cerdas berjalan di browser dan platform manapun.
28
g. .NET Framework secara mendasar dibuat untuk dipasangkan dengan Windows 2003 dengan keunggulan memonitor kelalaian dari aplikasi yang sedang berjalan, dan mengisolasi setiap aplikasi yang sedang berjalan dan mengisolasi setiap aplikasi.
h. Developer dengan berbagai latar belakang dapat dengan segera menguasai .NET karena kemudahan dan kemiripan kode yang ditawarkannya.
i. Deployment/Penyebaran yang mudah, baik untuk aplikasi windows maupun aplikasi web karena sudah tersedia wizard atau tool secara khusus dengan fasilitas tambahan yang menarik. Tool canggih ini tidak tersedia pada aplikasi sebelumnya bahkan pada bahasa pemrograman lain.
j. Integrasi dengan sistem yang sudah ada sangat mudah, Net Framework com memungkinkan Anda berinteraksi dan dengan sistem yang sudah ada menggunakan XML web Service. Terakhir, Visual Studio Upgrate tool yang tersedia pada Visual Studio.NET dan Java Language Convention Assistant membantu Anda mengkonfersi Visual Basic 6 dan Visual J++ agar berjalan pada .Net Framework.
29
3.9 SQL Server
SQL Server adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal Kepopulerannya disebabkan SQL Server menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses databasenya. SQL Server bersifat Open Source (tidak perlu membayar untuk menggunakannya) pada berbagai platform (kecuali untuk jenis Entrepise,yang bersifat komersial).
30
BAB IV
DEKSRIPSI PEKERJAAN
4.1 Analisa Sistem
Dalam pengembangan teknologi informasi ini dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu mempengaruhi proses sirkulasi koleksi pada perpustakaan SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo
Sistem yang diperlukan oleh SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo adalah sebuah sistem yang dapat menangani dan memenuhi semua proses yang ada secara terkomputerisasi sehingga setiap kebutuhan akan informasi dapat dilakukan secara cepat, tepat, dan akurat. Sistem informasi katalog pada perpustakaanSMA Hang Tuah 2 Sidoarjo diharapkan dapat membantu pihak manajemen perpustakaan dalam pelayanan informasi koleksi bahan pustaka. Dengan mengisi kata kunci indeks yang di tentukan, akan di tampilkan informasi koleksi bahan pustaka yang di inginkan. 4.2 Perancangan Sistem
31
1), ERD(Entity Relasionship Diagram) yaitu CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model).
4.2.1 Sistem Flow
32
A. Doc Flow dan Sisflow Flow Katalog Perpustakaan
Gambar 4.1 Doc Flow Absensi dan Katalog Perpustakaan Doc Flow Absensi dan Katalog Perpustakaan
Petugas Perpus Kepala Perpus
Anggota
33
SisFlow Katalog Perpustakaann
Petugas Perpustakaan
Gambar 4.2 Sistem Flow Katalog Perpustakaan
4.2.2 DFD (Data Flow Diagram)
34
antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.
a) Context Diagram
35
Data Koleksi Mengupdate Data Buku
Data Koleksi
Hasil Pencarian Data Peminjaman
Data Koleksi Informasi Buku yg Dipilih
Pencarian Buku
Gambar 4.3 Context Diagram Katalog Perpustakaan
4.2.3 ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram merupakan gambaran struktur database dari sistem informasi katalog yang telah dikembangkan. ERD dibagi menjadi dua, yaitu
Conceptual Data Model atau secara logik dan Physical Data Model atau secara fisik. A. Conceptual Data Model
36
Gambar 4.4 Conceptual Data Model B. Physical Data Model
PDM telah menunjukan adanya relasi antar tabel. Berikut gambar physical data model pada Gambar4.5
37
Gambar 4.5 Physical Data Model
4.2.4 StrukturTabel
Struktur tabel pada sistem informasi katalog pada perpustakaan SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo adalah sebagai berikut:
A. Tabel Anggota
Nama Tabel : T_ANGGOTA
Primary Key : ID_ANGGOTA
Fungsi : Tabel untuk memasukan data-data anggota.
I D_ANGG O TA = I D_ANG GO TA
KO DE_BUKU = KO DE_BUKU KO DE_JENI S = KO DE_JENIS
T_BUKU
JUM LAH_BUKU varc har(50) DEKSRIPSI_BUKU varc har(50)
T_PEM INJ AM AN ID_ANGGOTA varc har(50)
KODE_BUKU varc har(50)
TGL_PINJAM date
TGL_KEMBALI date
LAMA_TELAT varc har(50)
JUM LAH varc har(50)
38
Tabel 4.1 Struktur Tabel Anggota
Field Type Null Default
ID_ANGGOTA Varchar(50)
NAMA Varchar(50) Null
TGL_LAHIR date Null
ALAMAT Varchar(250) Null
TELP Varchar(50) Null
EMAIL Varchar(50) Null
B. TabelBuku
Nama Tabel : T_BUKU
Primary Key : KODE_BUKU
Fungsi : Tabel untuk memasukan data-data koleksi buku
Tabel 4.2 Struktur Tabel Buku
Field Type Null Default
KODE_BUKU Varchar(50)
KODE_JENIS Varchar(50)
39
PENGARANG Varchar(50)
PENERBIT Varchar(50)
TAHUN_TERBIT Varchar(4)
HARGA_BUKU Varchar(50)
JUMLAH_BUKU Varchar(50) DEKSRIPSI_BUKU Varchar(50)
C. Tabel Jenis Buku
Nama Tabel : T_JENIS_BUKU
Primary Key : KODE_JENIS
Fungsi :Tabel ini berfungsi untuk mengklasifikasikan buku berdasarkan kategori,
Tabel 4.3 Struktur Tabel Jenis Buku
Field Type Null Default
KODE_JENIS Varchar(50)
JENIS_BUKU Varchar(50)
LAMA_PEMINJAMAN Varchar(50)
BIAYA_SEWA Varchar(50)
40
D. Tabel Peminjaman
Nama Tabel : T_PEMINJAMAN
Primary Key : -
Fungsi : Tabel yang mencatat hasil transaksi peminjaman
Tabel 4.4 Struktur Tabel Peminjaman
Field Type Null Default
ID_ANGGOTA Varchar(50)
KODE_BUKU Varchar(50)
TGL_PINJAM Date
TGL_KEMBALI Date
LAMA_TELAT Varchar(50)
JUMLAH Varchar(50)
BIAYA Varchar(50)
DENDA Varchar(50)
41
4.2.5 Desain I/O (Input/Output)
Desain input/output Sistem Informasi Katalog pada Perpustakaan SMA Hang Tuah 2 Sidoarjo adalah sebagai berikut:
a. Desain halaman awal katalog
Form ini adalah form pencarian koleksi perpustakaan yang digunakan oleh siswa untuk mencari koleksi yang diinginkan.
42
b. Desain tampilan hasil pencarian koleksi buku
Form ini menampilkan hasil pencarian buku. Dengan menampilkan No induk buku, Judul buku, pengarang, penerbit, rak buku, dan button detail
c.
43
d. Desain form detail buku
Form ini menampilkan detail buku jika tombol detail di klik. Diantaranya menampilkan informasi tentang status buku apakah terpinjam atau tidak .
Gambar 4.8 Detail buku
4.3 Implementasi Sistem
44
4.3.1 Kebutuhan Sistem
Sistem yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini terdiri dari hardware
dan software pendukung. Adapun hardware dan software pendukung yang digunakan adalah sebagai berikut:
Spesifikasi hardware pendukung terdiri dari:
1. 512 MB RAM (RECOMMENDED) atau lebih tinggi
2. Free Space Harddisk(Kekosongan Harddisk) minimal 500 MB Spesifikasi software pendukung terdiri dari:
1. Windows 7, XP (RECOMMENDED) 2. SQL Server 2005 Express Edition 2.3.2 Cara Instalasi
Berikut ini adalah cara instalasi aplikasi yang terdapat dalam CD:
1. instal SQL Server 2005 Express.
2. Masukan CD instalasi program. Buka drive CD ROM lalu klik dua kali file setup.exe lalu klik tombol “install”.
45
4. Klik connect untuk masuk ke dalam aplikasi SQL Server. Setelah Login klik kanan pada folder database pilih attach, selanjutnya akan muncul kotak dialog attach database. Lalu klik tombol “add”.
5. Selanjutnya cari file KPPerpustakaan.mdf yang berada di drive CD ROM pada folder database. Kemudian klik “OK”.
6. Klik “OK” sekali lagi untuk proses attach database KPPerpustakaan.
7. Apabila berhasil akan tampak seperti gambar dibawah ini. Perhatikan Gambar di bawah ini.
46
8. Setelah semua langkah telah dilakukan, aplikasi katalog perpustakaan siap digunakan. Caranya, silahkan klik dua kali pada ikon katalog perpustkaan yang berada pada desktop komputer anda. Setelah itu aplikasi siap dijalankan.
2.3.3 Petunjuk Penggunaan Program
Tahap ini adalah langkah-langkah cara penggunaan program Sistem Informasi Perpustakaan. Berikut sub-sub pembahasan pemakaian program:
1. Form Katalog
Gambar 4.10 Form Katalog
47
bentuk kartu. Peminjam dapat mencari koleksi yang diinginkan dengan cara memasukkan kode koleksi atau judul koleksi berdasarkan subjek buku, lalu klik tombol cari.
2. Output dari pencarian
Gambar 4.11 output dari pencarian buku
Output ini berguna untuk memberikan informasi mengenai buku yang di cari. Diantaranya menampilkan no induk, judul buku, pengarang, penerbit, rak buku dan juga button detail yang berfungsi untuk menampilkan detail informasi dari buku .
Jika button detail yang berada di sebelah kanan bawah di klik maka akan menampilkan informasi detail buku .
48
Setelah button detail di klik maka akan keluar form detail information dari buku tersebut. Informasi yang di tampilkan antara lain adalah peminjam, kelas peminjam, tanggal kembali, deksripsi dan status buku, jika buku masih belum ada yang meminjam maka status buku akan menampilkan “buku ada” dan jika terpinjam maka akan menampilkan “buku terpinjam” .
Doc Flow Absensi dan Katalog Perpustakaan
Petugas Perpus Kepala Perpus
Anggota
SisFlow Katalog Perpustakaann
Petugas Perpustakaan Siswa
Start
Cari Koleksi Buku
Update koleksi buku
Memasukkan ke database
Database Buku Letak Koleksi
Buku
Buku Ada?
Selesai Menuju Rak Buku
Ada
Physical Data Model
I D_ANGG O TA = I D_ANG GO TA
KO DE_BUKU = KO DE_BUKU KO DE_JENI S = KO DE_JENIS
T_BUKU
JUM LAH_BUKU varc har(50)
DEKSRIPSI_BUKU varc har(50)
T_PEM INJ AM AN
ID_ANGGOTA varc har(50)
KODE_BUKU varc har(50)
TGL_PINJAM date
TGL_KEMBALI date
LAMA_TELAT varc har(50)
JUM LAH varc har(50)
Data Koleksi Mengupdate Data Buku
Data Koleksi
Hasil Pencarian Data Peminjaman
Data Koleksi Informasi Buku yg Dipilih
Pencarian Buku
49
Bab V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Aplikasi program informasi katalog di perpustakaan mempunyai tujuan memberikan kemudahan dalam pelayanan informasi koleksi bahan puskata.Dengan mengisi kata kunci indeks yang ditentukan, maka akan di tampilkan informasi koleksi bahan pustaka yang dinginkan.
Aplikasi program ini di buat dan digunakan secara multiuser (LAN) untuk mengatasi masalah pelayanan informasi. Dimana anggota perpustakaan memerlukan waktu yang cepat dan tepat untuk mencari koleksi bahan pustaka yang diperlukan.
Setelah di lakukan perancangan dan pengujian system informasi catalog pada perpustakaan Sma Hang Tuah 2 Sidoarjo, maka dapat di ambil kesimpulan adalah :
Aplikasi katalog sudah tidak lagi menggunakan dua database karena data di ambil langsung dari database utama sehingga petugas perpustakaan tidak perlu bekerja dua kali untuk mengentry data
5.2Saran
50
Data-data yang berhubungan dengan system informasi perpustakaan perlu di backup di dalam CD untuk menjaga dari segala sesuatu sehingga harus di format ulang dan sebagainya.
51
DAFTAR PUSTAKA
Basuki, Sulistyo. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Utama. Qalyubi, Shihabuddin, 2007, Dasar-dasar Ilmu Pengetahuan dan Informasi, UIN
Sunan Kalijaga, Yogyakarta.
Suherlan, 2008, Perpustakaan sebagai Jantung Sekolah Referensi Pengelolaan Perpustakaan Sekolah, MQS Publishing, Bandung.
Yuswanto & Subari, 2005, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka Publisher, Surabaya.
Scott, George M. 1996. Principles of Management Information System.Cetakan Ketiga. Penerbit PT Raja Grafindo Persada. Jakarta
Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Design Sistem Informasi :pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI : yogyakarta
