Rancang Bangun Sistem Infromasi Jasa Pengiriman
Barang Berbasis Web pada CV. Dua Daya Express
TUGAS AKHIR
Program Studi
S1 Sistem Informasi
Oleh:
ACHMAD SONY SYAIFUL AZIZ
10.41010.0201
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Sarjana Komputer
Oleh :
Nama : Achmad Sony Syaiful Aziz
NIM : 10.41010.0201
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2016
dipersiapkan dan disusun oleh
Achmad Sony Syaiful Aziz
NIM : 10.41010.0201
Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji Pada : Agustus 2016
Susunan Dewan Penguji
Pembimbing
I. Tutut Wurijanto, M.Kom. __________________________
II. Oktaviani, S.E., M.M. __________________________
Penguji
I. Tony Soebijono, S.E., S.H.,M.Ak. ___________________________
Tugas Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Sarjana
Dr. Jusak
Dekan Fakultas Teknologi dan Informatika
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
Sebagai mahasiswa Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, saya :
Nama : Achmad Sony Syaiful Aziz
NIM : 10410100201
Program Studi : S1 Sistem Informasi
Fakultas : Fakultas Teknologi dan Informatika Jenis Karya : Tugas Akhir
Judul Karya : Rancang Bangun Sistem Informasi Jasa Pengiriman Barang pada CV. Dua Daya Express
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa:
1. Demi pengembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Seni, saya menyetujui
memberikan kepada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya Hak Bebas
Royalti Non-Eksklusif (Non-Exclusive Royalti Free Right) atas seluruh isi/ sebagian
karya ilmiah saya tersebut di atas untuk disimpan, dialihmediakan dan dikelola dalam
bentuk pangkalan data (database) untuk selanjutnya didistribusikan atau
dipublikasikan demi kepentingan akademis dengan tetap mencantumkan nama saya
sebagai penulis atau pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta
2. Karya tersebut di atas adalah karya asli saya, bukan plagiat baik sebagian maupun
keseluruhan. Kutipan, karya atau pendapat orang lain yang ada dalam karya ilmiah ini
adalah semata hanya rujukan yang dicantumkan dalam Daftar Pustaka saya
3. Apabila dikemudian hari ditemukan dan terbukti terdapat tindakan plagiat pada karya
ilmiah ini, maka saya bersedia untuk menerima pencabutan terhadap gelar kesarjanaan
yang telah diberikan kepada saya.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Surabaya, 12 Agustus 2016 Yang menyatakan
“Bukan kecerdasan saja yang membawa sukses, tapi juga hasrat untuk sukses,
komitmen untuk bekerja keras, dan keberanian untuk percaya akan dirimu
ix
ABSTRAK ... vi
KATAPENGANTAR...vii
DAFTAR ISI...ix
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR TABEL ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Permasalahan ... 1
1.2 Perumusan masalah ... 4
1.3 Pembatasan Masalah ... 4
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Pengertian Sistem ... 6
2.1.1 Komponen Sistem ... 6
2.1.2 Batas Sistem ... 7
2.1.3 Lingkungan Sistem ... 7
2.1.4 Penghubung Sistem ... 8
2.1.5 Masukan Sistem ... 8
2.1.6 Keluaran Sistem ... 8
2.1.7 Sasaran Sistem ... 9
2.2 Pengertian Informasi ... 9
x
2.5 Pengertian Pelayanan Jasa Pengiriman Barang ... 16
2.6 Tinjauan Pustaka ... 16
2.6.1 Sistem Informasi Pengolahan Data Jasa Ekspedisi Pada PT. Catur Tunggal Perkasa, Evi Yuliana (2010). ... 16
2.6.2 Sistem Informasi Logistik Untuk Perusahaan Ekspedisi PT. Rajawali Imantaka Sempurna, Yulia (2012)... 17
2.6 Software Development Life Cycle (SDLC) ... 18
2.7 Black Box Testing ... 20
2.8 Website ... 21
2.9 PHP ... 21
2.10 MYSQL ... 22
2.11 Basis Data ... 22
2.12 XAMPP ... 22
2.13 Dreamwaver ... 23
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 24
3.1 Analisa Permasalahaan ... 24
3.1.1 Analisis Bisnis ... 24
3.2 Perencanaan Kebutuhan ... 28
3.2.1 Analisis Kebutuhan Fungsi ... 27
3.3 Perancangan Sistem ... 32
3.3.1 Blok Diagram ... 32
xi
3.3.5 Desain Tampilan Sistem ... 57
3.3.6 Perancangan Pengujian Sistem ... 64
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 73
4.1 Implementasi ... 73
4.1.1 Kebutuhan Sistem ... 73
4.1.2 Implementasi Sistem ... 74
4.1.3 Halaman Login Sistem ... 74
4.1.4 Halaman Menu Rekanan ... 75
4.1.5 Halaman Manajemen Kendaraan ... 75
4.1.6 Halaman Input Add Kendaraan ... 76
4.1.7 Halaman Menu Admin ... 76
4.1.8 Halaman Management Rekanan ... 77
4.1.9 Halaman Input Data Management Rekanan ... 78
4.1.10 Halaman Edit Data Management Rekanan ... 78
4.1.11 Halaman Hapus Manajemen Rekanan ... 79
4.1.12 Halaman Data Management Order Pengiriman ... 79
4.1.13 Halaman Input Data Management Order Pengiriman ... 79
4.1.14 Halaman Data Management Pencarian Armada Kendaraan ... 80
4.1.15 Halaman Data Management Delivery Order ... 81
4.1.16 Halaman Input Data Management Delivery Order ... 81
4.1.17 Halaman Edit Data Management Delivery Order ... 72
xii
4.1.21 Halaman Edit Data Management Invoice ... 84
4.1.22 Halaman Laporan Rekanan Perbulan ... 84
4.1.23 Halaman Laporan Print Laporan Rekanan untuk manajer Operasional ... 85
4.1.24 Halaman Laporan Order ... 85
4.1.25 Halaman Print Laporan Order Untuk Manajer Operasional ... 86
4.1.26 Halaman Print Laporan Order Untuk Staff Umum ... 87
4.1.27 Halaman Print Data Tanda Terima Pengiriman Barang Customer . 87 4.1.28 Halaman Print Data Management Invoice ... 88
4.2 Uji Coba Sistem ... 88
4.2.1 Uji Coba Halaman Login Rekanan ... 88
4.2.2 Uji Coba Halaman Manajemen Kendaraan... 90
4.2.3 Uji Coba Halaman Login Admin ... 91
4.2.4 Uji Coba Halaman Manajemen Rekanan ... 92
4.2.5 Uji Coba Halaman Manajemen Order Pengiriman ... 94
4.2.6 Uji Coba Message Box Maksimal Volume ... 95
4.2.7 Uji Coba Message Box Maksimal Berat Barang ... 96
4.2.8 Uji Coba Message Kota Tujuan ... 96
4.2.9 Uji Coba Message Box Tanggal Kirim ... 97
4.2.10 Uji Coba Message Box Pilih Kendaraan ... 98
4.2.11 Uji Coba Halaman Manajemen Delivery Order ... 98
xiii
5.2 Saran ... 102
xiv
Gambar 2.1. Waterfall Pressman (Sumber : Pressman, 2010) ... 19
Gambar 3.1 Blok Diagram Sistem Pencarian Armada Angkutan ... 33
Gambar 3.2 System Flow Login ... 36
Gambar 3.3 System Flow manajemen data rekanan ... 37
Gambar 3.4 System Flow manajemen data kendaraan rekanan ... 38
Gambar 3.5 System Flow order pengiriman ... 40
Gambar 3.6 System Flow perhitungan volume order ... 41
Gambar 3.7 System Flow pencarian kendaraan rekanan ... 42
Gambar 3.8 System Flow Delivery Order ... 43
Gambar 3.9 System Flow tagihan Customer ... 44
Gambar 3.10 Context diagram Sistem Informai Pencarian Armada Kendaraan .. 45
Gambar 3.11 Level 0 Diagram ... 46
Gambar 3.12 Level 1 manajemen data rekanan ... 47
Gambar 3.13 Level 1 manajemen data kendaraan rekanan ... 47
Gambar 3.14 Level 1 order pengiriman... 48
Gambar 3.15 Level 1 pembuatan Delivery Order ... 49
Gambar 3.16 Level 1 pembuatan tagihan Customer ... 50
Gambar 3.17 Level 1 laporan ... 51
Gambar 3.18 CDM diagram ... 52
Gambar 3.19 PDM diagram ... 53
Gambar 3.20 Desain form login ... 57
xv
Gambar 3.24 Desain halaman pencarian kendaraan armada ... 61
Gambar 3.25 Desain halaman Delivery Order ... 61
Gambar 3.26 Desain halaman Invoice ... 62
Gambar 3.27 Desain laporan rekanan ... 62
Gambar 3.28 Desain laporan order ... 63
Gambar 3.29 Desain laporan Delivery Order ... 63
Gambar 3.30 Desain laporan Invoice ... 64
Gambar 4.1 Halaman Login Sistem ... 74
Gambar 4.2Halaman Menu Rekanan ... 75
Gambar 4.3Halaman Menu Kendaraan ... 76
Gambar 4.4Halaman Input Add Kendaraan ... 76
Gambar 4.5 Halaman Menu Admin ... 76
Gambar 4.6 Halaman Manajemen Rekanan... 77
Gambar 4.7Halaman Input Data Management Rekanan... 78
Gambar 4.8 Halaman Edit Data Management Rekanan ... 78
Gambar 4.9Halaman Hapus Manajemen Rekanan ... 79
Gambar 4.10Halaman Manajemen Order Pengiriman ... 79
Gambar 4.11 Halaman Input Data Order Pengiriman ... 80
Gambar 4.12 Halaman Manajemen Data Armada Kendaraan ... 80
Gambar 4.13 Halaman Data Management Delivery Order ... 81
Gambar 4.14 Halaman Input Data Management Delivery Order ... 81
xvi
Gambar 4.18 Halaman Input Data Management Invoice ... 83
Gambar 4.19 Halaman Edit Data Management Invoice... 84
Gambar 4.20 Halaman Laporan Rekanan Perbulan ... 84
Gambar 4.21 Halaman Print Laporan Rekanan Manajer Operasional ... 85
Gambar 4.22 Halaman Laporan Rekanan ... 85
Gambar 4.23 Halaman Print Laporan Order Manajer Operasional ... 86
Gambar 4.24 Halaman Print Laporan Order Staff Umum ... 87
Gambar 4.25 Halaman Print Data Tanda Terima Pengiriman Barang Customer 87 Gambar 4.26 Halaman Cetak Data Management Invoice ... 88
Gambar 4.27 Halaman Login Rekanan ... 88
Gambar 4.28 Halaman Manajemen Kendaraan ... 90
Gambar 4.29 Halaman login Admin ... 91
Gambar 4.30Halaman Manajemen Rekanan... 93
Gambar 4.31Halaman Manajemen Order Pengiriman ... 94
Gambar 4.32 Message Box Volume Barang ... 95
Gambar 4.33 Message Box Maksimal Berat Barang ... 96
Gambar 4.34 Message Box Kota Tujuan... 96
Gambar 4.35 Message Box Tanggal Kirim ... 97
Gambar 4.36 Uji Coba Pilih Kendaraan ... 98
Gambar 4.37 Uji Coba Manajemen Delivey Order ... 99
xvii
Tabel 1.1 Rekap data order CV. Dua Daya Express tahun 2015 ... 1
Tabel 3.1 Peran dan Tanggung Jawab... 27
Tabel 3.2 Fungsional Aktor... 28
Tabel 3.3 Kebutuhan Fungsi Manajemen Data Rekanan ... 29
Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsi Manajemen Data Kendaraan Rekanan ... 29
Tabel 3.5 Kebutuhan Fungsi Perhitungan Volume Barang Kiriman ... 30
Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsi Pencarian Kendaraan Rekanan ... 30
Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Order Pengiriman ... 31
Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Delivery Order (DO) ... 31
Tabel 3.9 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Tagihan Ke Customer ... 32
Tabel 3.10 Struktur table rekanan ... 54
Tabel 3.11 Struktur table kendaraan ... 54
Tabel 3.12 Struktur table order ... 55
Tabel 3.13 Struktur table Delivery Order ... 56
Tabel 3.14 Struktur table Invoice ... 56
Tabel 3.15 Desain Hak Akses Data Dummy ... 64
Tabel 3.16 Desain Data Dummy Form Login ... 65
Tabel 3.17 Test Case Form Login ... 65
Tabel 3.18 Desain Data Login Dummy Rekanan ... 66
Tabel 3.19 Test Case Manajemen Rekanan ... 66
Tabel 3.20 Desain Data Login Dummy Kendaraan Rekanan ... 68
xviii
Tabel 3.24 Desain Data Dummy Pencarian Kendraan ... 70
Tabel 3.25 Test Case Pencarian Kendraan ... 70
Tabel 3.26 Desain Data Dummy Delivery Order ... 71
Tabel 3.27 Test Case Pembuatan Delivery Order ... 71
Tabel 3.28 Desain Data Dummy Pembuatan Invoice... 72
Tabel 3.29 Test Case Pembuatan Invoice ... 72
Table 4.1 Hasil Uji Coba Halaman Login Rekanan. ... 88
Table 4.2 Hasil Uji Coba Manajemen Kendaraan ... 90
Table 4.3 Hasil Uji Coba Halaman Login Admin ... 91
Table 4.4 Hasil Uji Coba Manajemen Rekanan ... 93
Table 4.5 Hasil Uji Coba Manajemen Order Pengiriman ... 94
Table 4.6 Hasil Uji Coba Message Box Volume Barang ... 95
Table 4.7 Hasil Uji Coba Message Box Berat Barang ... 96
Table 4.8 Hasil Uji Coba Message Box Kota Tujuan ... 97
Table 4.9 Hasil Uji Coba Message Box Tanggal Kirim ... 97
Table 4.10 Hasil Uji Coba Message Box Pilih Kendaraan ... 98
Table 4.11 Hasil Uji Coba Manajemen Delivery Order ... 99
1
1.1Latar Belakang Permasalahan
Jasa expedisi adalah perusahaan yang bergerak dibidang pengiriman barang
yang saat ini sedang bertumbuh pesat dalam dunia bisnis, perusahaan ini bersaing
untuk memberikan pelayanan terbaik ke customer, Dalam hal ketepatan waktu
pengiriman dan keamanan barang sampai tujuan.
CV. Dua Daya Express (DDE) adalah perusahaan yang bergerak di bidang
jasa pengiriman barang ke berbagai daerah di pulau Jawa, Bali dan Sumatera sejak
tahun 2001. Saat ini CV. DDE hanya melayani pengiriman barang melalui jalur
darat, dikarenakan pengalaman pemilik perusahaan sebagai supir truk. Berkantor
pusat di daerah industri Gresik, menjadikan CV. DDE memiliki puluhan customer,
dan melayani puluhan transaksi pengiriman barang setiap bulan. Data rekap order
bulanan CV. DDE di tahun 2015 dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini.
Tabel 1.1 Rekap data order CV. Dua Daya Express tahun 2015
Bulan Transaksi Yang Terlayani
Januari 58
Februari 48
Maret 68
April 54
Mei 74
Juni 49
Agutus 54
September 59
Oktober 72
November 43
Desember 61
Sumber : CV. DDE
CV. DDE saat ini hanya memiliki 2 armada truk CDD 6 roda berkapasitas 4 ton.
Agar dapat melayani permintaan customer, CV. DDE bekerjasama dengan
perusahaan atau perseorangan yang memiliki armada truk. Saat ini order dari
customer dilakukan melalui telepon atau email. Staff umum mencatat detail order
seperti berat, panjang, lebar dan tinggi barang untuk menghitung volume barang.
Hasil perhitungan volume barang, menjadi acuan staff umum untuk mencari armada
truk yang sesuai via telepon satu persatu kepada rekanan perusahaan dan armada
yang siap melayani. Staff umum juga harus membandingkan harga sewa truk yang
paling murah dari beberapa penawaran dari rekanan perusahaan. Setelah mendapat
truk dan harga yang sesuai, staff umum memberikan penawaran harga kepada
customer. Jika customer setuju, staff umum membuat surat Delivery Order (DO)
sebagai bukti pengambilan dan pengiriman barang customer. Setiap bulannya, staff
umum membuat surat tagihan pembayaran pengiriman kepada customer.
Dengan proses bisnis seperti saat ini, terjadi beberapa permasalahan yang
terjadi seperti biaya telepon perusahaan yang tinggi ± 1 juta tiap bulannya dan
waktu pelayanan kepada customer yang lebih dari 30 menit, karena harus
menghitung volume barang yang dikirim dan mencari armada truk ke rekanan satu
ini masih menggunakan aplikasi excel. Hal ini menyebabkan staff umum harus
mencari data-data customer dan order terlebih dahulu untuk membuat DO dan
tagihan.
Berdasarkan permasalahan yang terjadi, penulis merancang bangun sistem
informasi pencarian armada truk dan manajemen pengiriman barang. Dengan
adanya sistem ini, setiap rekanan armada dapat mendaftarkan jenis armada yang
tersedia dan update status ketersediaan armada. Ketika ada order, staff umum cukup
memasukkan detail barang yang dikirim seperti berat, panjang, lebar dan tinggi
barang, jumlah barang. Sistem yang melakukan perhitungan volume barang dan
melakukan pencarian armada truk. Hasil pencarian berupa pilihan armada truk dari
beberapa rekanan beserta harga sewanya dan status kesiapan armada. Setelah
mendapatkan konfirmasi persetujuan harga dari customer, staff umum dapat
langsung membuat DO dengan mengambil data customer yang sudah terdaftar dan
detail truk armada rekanan. Begitu juga saat pembuatan invoice, staff umum cukup
mencari data customer untuk mendapatkan data order yang belum ditagihkan.
Dengan adanya sistem yang baru ini dapat menghemat biaya tagihan telepon
perusahaan, karena staff umum tidak perlu lagi telepon ke rekanan untuk mencari
armada truk. Selain itu, Proses pelayanan customer dapat dilakukan lebih cepat,
karena sistem langsung menampilkan hasil pencarian armada truk rekanan yang
sesuai. Proses pembuatan DO dan tagihan juga lebih mudah dilakukan, karena staff
umum cukup mengambil data yang tersedia di database. Penulis berharap dengan
adanya sistem pencarian armada truk dan manajemen pengiriman barang di CV.
1.2Perumusan masalah
Berdasarkan latar belakang yang sudah dijelaskan, dapat dirumuskan
permasalahan yaitu:
1. Bagaimana merancang bangun sistem pencarian armada truk dan manajamen
pengiriman barang di CV. Dua Daya Express.
2. Bagaimana sistem dapat mempermudah perhitungan volume barang dan
melakukan pencarian armada truk rekanan perusahaan.
1.3Pembatasan Masalah
Agar pembahasan dan penyusunan penelitian dapat dilakukan secara terarah
dan tidak menyimpang dari permasalahan dan sesuai dengan apa yang diharapkan,
maka ditetapkan ruang lingkup penelitian yaitu:
1. Sistem dapat melakukan perhitungan volume barang.
2. Sistem dapat melakukan pencarian armada kendaraan rekanan perusahaan yang
telah diinputkan terlebih dahulu.
3. Sistem dapat memberikan fasilitas update status armada yang dilakukan oleh
rekanan perusahaan.
4. Sistem tidak membahas status penerimaan barang di alamat pengiriman.
5. Tagihan dilakukan setelah ada surat delivery order.
6. Sistem tidak menyediakan fasilitas tracking truk saat pengiriman barang.
7. Tidak membahas proses pembayaran yang dilakukan oleh customer.
1.4Tujuan
Pembuatan sistem pencarian armada truk dan manajamen pengiriman barang di
1. Merancang bangun sistem pencarian armada truk dan manajamen pengiriman
barang di CV. Dua Daya Express.
2. Membuat sistem yang dapat melakukan perhitungan volume barang dan
melakukan pencarian armada truk rekanan perusahaan.
1.5Sistematika Penulisan
Penelitian Tugas Akhir (TA) ini ditulis dengan sistematika penulisan
sebagai berikut :
Bab I : Pendahuluan
Bab ini berisi tentang latar belakang diambilnya topik TA, rumusan masalah dari
topik TA, batasan masalah atau ruang lingkup pekerjaan TA, dan tujuan dari TA
ini.
Bab II : Landasan Teori
Pada bagian ini dijelaskan teori-teori yang mendukung dalam penelitian seperti
teori sistem, pengertian informasi, pengertian pelayanan jasa pengiriman barang,
teori pembuatan website, basis data dan bahasa pemprograman PHP.
Bab III : Metode Penelitian dan Perancangan Sistem
Bab ini berisi penjelasan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesaian
TA, pertama tahap analysis yang terdiri dari observasi pendahuluan,
interview/wawancara, studi pustaka, indentifikasi masalah dan tujuan, kedua tahap
desain yang terdiri dari document flow, system flow, data flow diagram, desain ERD
baik conceptual data model maupaun physical data model, struktur basis data, dan
desain antarmuka, yang ketiga tahap development digunakan untuk merubah dari
desain alur sistem ke bahasa yang dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah
dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding,
yang ke empat tahap testing Proses ini akan menguji kode program yang telah
dibuat dan memastikan juga bahwa input yang digunakan akan menghasilkan
output yang sesuai, yang terhair tahap maintenance Proses ini dilakukan setelah
Aplikasi jasa pengiriman barang berbasis web telah digunakan oleh CV. Dua Daya
Express atau rekanan armada. Perubahan akan dilakukan jika terdapat kesalahan.
Bab IV : Evaluasi dan Implementasi
Bab ini berisi penjelasan tentang evaluasi dari sistem yang telah dibuat dan proses
implementasi dari sistem yang telah melalui tahap evaluasi sebelumnya.
Bab V : Penutup
Bab ini berisi kesimpulan dan saran. Saran yang dimaksud adalah saran terhadap
kekurangan dari aplikasi yang ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik
TA ini. Tujuanya adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan aplikasi
6
2.1 Pengertian Sistem
Pengertian dan definisi sistem dalam berbagai bidang pasti berbeda-beda,
dan bervariasi. Meskipun demikian, semua sistem dalam bidang yang berbeda-beda
tersebut mempunyai satu kesamaan konsep, yaitu sistem mempunyai suatu elemen,
suatu boundary, suatu interaksi antar elemen,interaksi elemen dan lingkungan, serta
mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai. Berdasarkan hal itu sistem secara
umum sistem dapat didefenisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling
berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang
dirancang untuk mencapai satu tujuan (Al Fatta,Hanif.2007).
Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai
komponen-komponen (components), batas (boundary), lingkungan luar sistem
(environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output),
pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
2.1.1 Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa
subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli
betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau
subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem
secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih
besar disebut dengan supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut
sebagai suatu sistem sedang industri yang merupakan sistem yang lebih
besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai
suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian
juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi
adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu
sistem, maka perusahaan adalah supra sistem dan industri adalah supra dari
supra sistem.
2.1.2 Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara
suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu
kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari
sistem tersebut.
2.1.3 Lingkungan Sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun
diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan
luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan
sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi
dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang
lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau
2.1.4 Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke
subsistem yang lain. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi
satu masukan (input) bagi subsistem yang lain dan akan melalui
penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan
subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
2.1.5 Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan peralatan (maintenence input) dan masukan
sinyal (signal input). Mantenance input adalah energi yang diproses agar
didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program
adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan
komputernya sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi
informasi.
2.1.6 Keluaran Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah
masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran
berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah transaksi menjadi
laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh
2.1.7 Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objektif).
Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali, masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.2 Pengertian Informasi
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data
merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun
( Al Fatta,Hanif.2007).
Pengertian informasi Menurut Davis (2009), “Informasi adalah data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”. Mc Leod (2007),
mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang
memiliki arti.
Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen berikut ini:
1. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional
Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan
dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan,
dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:
a. Sistem Administrasi dan Operasional
Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian
prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar
perubahan-perubahan dapat segera diketahui.
b. Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem ini merupakan sistem yang memiliki fungsi untuk membuat dan
menyampaikan laporan laporan yang bersifat periodik kepada para
pengambil keputusan,sehingga para pengambil keputusan memiliki
bahan-bahan atau informasi-informasi yang di perlukan untuk
mengambil keputusan dengan benar.
c. Sistem Database
Database adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling
terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi.
Basis data yang dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem
yang memakai pendekatan bebasis berkas. Sistem Database berfungsi
sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit
organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang
sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit
akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan
juga akan semakin bertambah. Untuk mengelola basis data diperlukan
perangkat lunak yang di sebut DBMS . DBMS adalah perangkat lunak
sistem yang memungkinkan para pemakai membuat,memelihara,
mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan
d. Sistem Pencarian
Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam
pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk
yang tidak terstruktur.
e. Manajemen Data
Manajemen Data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi
yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa data:
1. Data Akurat
2. Up to Date (Mutakhir)
3. Aman
4. Tersedia bagi pemakai (user)
Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen
sistem informasi dengan database dan antara masing-masing
komponen sistem informasi.
2. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik
Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan
perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem
informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:
a. Perangkat keras
Komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan
diraba oleh manusia secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang
berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi. Perangkat keras
dapat bekerja berdasarkan perintah yang telah ditentukan ada padanya,
adanya perintah yang dapat dimengerti oleh hardware tersebut, maka
hardware tersebut dapat melakukan berbagai kegiatan yang telah
ditentukan oleh pemberi perintah. Hardware memiliki komponen pokok
yaitu :
1. Input
2. Pemrosesan (CPU)
3. Penyimpanan
4. Output
5. Perangkat lunak
b. Perangkat Lunak adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan
diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu
dapat berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu
perintah. melalui sofware atau perangkat lunak inilah suatu komputer
dapat menjalankan suatu perintah. Perangkat Lunak dibagi menjadi 3 :
1. Sistem perangkat lunak umum, seperti siste1. sistem pengoperasian
dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian
sistem computer
2. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan
keputusan
3. Aplikasi perangkat lunak yg terdiri atas program yang secara
spesifik dibuat untuk setiap aplikasi
c. Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi
oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai
sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan
informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah. Tujuan
utama dari data base adalah:
1. Menghindari pengulangan data (redudansi)
2. Mencapai indepedensi data (kemampuan untuk membuat perubahan
dalam stuktur data tanpa membuat perubahan pada program yang
memproses data. Indepedensi data dicapai dengan menempatkan
spesifikasi dalam table dan kamus yang terpisah secara fisik dari
program.
d. Prosedur pengoperasian
Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dlm
bentuk fisik seperti buku panduan & instruksi, terdiri dari 3 jenis
prosedur
1. Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk
mendapatkan informasi yang akan digunakan
2. Instruksi penyiapan data sebagai input
3. Instruksi operasional
2.3 Volume
Volume atau bisa juga disebut kapasitas adalah penghitungan seberapa
banyak ruang yang bisa ditempati dalam suatu objek (Nurachmad : 2010). Objek
itu bisa berupa benda yang beraturan ataupun benda yang tidak beraturan. Benda
yang beraturan misalnya kubus, balok, silinder, limas, kerucut, dan bola. Benda
yang tidak beraturan misalnya batu yang ditemukan di jalan. Volume digunakan
2.3.1 Berat Volume
Pengiriman barang baik melalui pengiriman darat, pengiriman laut maupun
pengiriman udara selain dilakukan dengan menggunakan satuan kilogram (Kg)
dapat juga dihitung berdasarkan kubikasi (M3) (Nurachmad : 2010).. Hal ini
dilakukan jika volume daripada material lebih besar daripada besaran kilogram dari
suatu material. Berat volume adalah berat yang didapat dari hasil perhitungan
dengan menggunakan ukuran volume barang yang akan dikirim. Perhitungan ini
didasarkan pada kondisi dimana berat aktual barang kecil ( ringan) akan tetapi
memakan tempat ( volume besar) .
Rumus yang digunakan untuk pengiriman adalah: Panjang ( cm) X Lebar (
cm) X Tinggi ( cm) : 5000. Rumus ini sudah dipakai dan diterima secara luas dan
di akui oleh ASPERINDO. Sebagai contoh, barang dengan panjang 100 cm, lebar
100 cm dan tinggi 100 cm, maka memiliki berat volumetrik : 100 X 100 X 100 /
5000 = 200 Kg. Dari dua cara perhitungan diatas, pihak ekspedisi akan
membandingkan antara berat sesungguhnya dengan berat volume. Dimana biaya
yang ditagihkan akan menggunakan ukurang yang lebih besar. Contohnya
pengiriman : Berat sesungguhnya 14 kg dan berat volumenya 50 cm x 60 cm x 80
cm : 5000 = 48 kg Biaya yang akan ditagihkan oleh ekspedisi adalah 48 kg x Tarif
pengirimannya. Contoh lain untuk pengiriman barang yang terdiri dari beberapa
jenis barang adalah sebagai berikut:
Bpk Andi mengirimkan barang-barang elektronik dalam kontainer dengan
perincian
1. 2 unit lemari es dengan ukuran p=60 cm, l=70cm t=120 cm
3. 2 unit TV LCD dengan ukuran p=80 cm l= 30 cm t=60cm
maka perhitungannya adalah:
1. 60 cm x 70 cm x 120 cm x 2 pcs = 1.008.000 cm3
2. 40 cm x 30 cm x 60 cm x 6 pcs = 432.000 cm3
3. 80 cm x 30 cm x 60 cm x 2 pcs = 144.000 cm3
4. V= 1.008.000 + 432.000 + 144.000
5. V= 1.584.000 cm3
6. Total voume = 1.584.000 cm3 = 1,584 m3
7. Jadi volume barang-barang tersebut =1,58 m3
2.4 Pengertian Pencarian Data
Pencarian (searching) merupakan proses fundamental dalam pengelolaan
data. Proses pencarian adalah menemukan nilai (data) tertentu di dalam
sekumpulan data yang bertipe sama (baik bertipe dasar atau bertipe bentukan).
Search algoritma adalah algoritma yang menerima argument adan mencoba untuk
mencari record yang mana key-nya adalah Algoritma bisa mengembalikan nilai
record, atau pointer ke record. Record sendiri adalah tipe data yang terdiri atas
kumpulan variabel yang dapat berbeda tipenya. Setiap variabel disebut field.
Sequensial Search (penelusuran sequensial) yaitu proses mengunjungi melalui
suatu pohon dengan cara setiap simpul di kunjungi hanya satu kali yang disebut tree
transversal / kunjungan pohon. Sedangkan Binary Search adalah penelusuran pohon
biner dimana data yang dimasukkan atau yang sudah ada diurutkan terlebih dahulu.
Data dapat di simpan secara temporer dalam memori utama atau di simpan
secara permanen di dalam memori sekunder (tape atau disk). Di dalam memori
(array), sedangkan di dalam memori sekunder berupa arsip (file). Aktivitas yang
berkaitan dengan pengolahan data ini sering di dahului dengan proses pencarian.
Sebagai contoh, untuk mengubah (update) data tertentu, langkah pertama yang
harus dilakukan adalah mencari keberadaaan data tersebut di dalam kumpulannya.
Aktivitas yang awal sama juga dilakukan pada proses penambahan (insert)
data yang baru. Proses penambahan data dimulai dengan mencari apakah data yang
ditambahkan sudah terdapat di dalam kumpulan. Jika sudah dan mengasumsikan
tidak boleh ada duplikasi data maka data tersebut tidak perlu ditambahkan, tetapi
jika belum ada, maka tambahkan.
2.5 Pengertian Pelayanan Jasa Pengiriman Barang
Jasa merupakan aktivitas, manfaat atau kepuasan yang di tawarkan untuk
dijual (Fandly, Tjiptono. 2007). Sedangkan menurut Drs. H.A.S Moenir (2006)
pelayanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang
dengan landasan faktor material melalui sistem, prosedur dan metode tertentu
dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai dengan haknya.
secara umum pelayanan jasa pengiriman barang adalah segala upaya yang
diselenggarakan atau dilaksanakan secara sendiri atau secara bersama – sama dalam
suatu organisasi untuk memberikan pelayanan secara efektif dan efisien.
2.6 Tinjauan Pustaka
2.6.1 Sistem Informasi Pengolahan Data Jasa Ekspedisi Pada PT.
Catur Tunggal Perkasa, Evi Yuliana (2010).
Evi Yuliana (2010) melakukan penelitian yang berjudul Sistem
Informasi Pengolahan Data Jasa Ekspedisi Pada PT. Catur Tunggal Perkasa.
bergerak dibidang jasa ekspedisi khusus untuk wilayah sumbagsel yang
mengirim barang-barang besar dan tidak melayani pengiriman barang yang
kecil-kecil seperti surat dan dokumen.
Sistem yang dibuat dalam penelitian ini memberikan kemudahan
pencataan administrasi penerimaan dan pengiriman barang, manajemen
armada yang digunakan untuk melakukan pengiriman dan perhitungan
biaya pengiriman agar mendapatkan nilai omset usaha. Selain itu terdapat
fasilitas laporan-laporan seperti laporan manifest pengiriman barang,
laporan penerimaan barang, surat jalan pengiriman, laporan status armada,
laporan rute pengiriman terbanyak dan rata-rata berat pengiriman yang
dilakukan dalam satu hari. Laporan-laporan ini digunakan oleh bagian
manajemen menentukan strategi bisnis kedepannya.
2.6.2 Sistem Informasi Logistik Untuk Perusahaan Ekspedisi PT.
Rajawali Imantaka Sempurna, Yulia (2012).
PT. Rajawali Imantaka Sempurna (RISE) adalah salah satu
perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. Perusahaan
menerima pesanan pengiriman barang partai dan paket barang besar (bukan
paket eceran). Rute yang dilayani adalah Surabaya – Mataram dan Mataram
– Surabaya. PT. RISE mempunyai dua kantor operasional, kantor pusat
terletak di Mataram dan kantor cabang berada di Surabaya.
Pelanggan melakukan pesanan melalui telepon. Pesanan akan
diterima oleh pimpinan cabang, yang selanjutnya mengecek ketersediaan
truk. Jika truk tersedia, barang yang akan di kirim akan diambil ke tempat
sesuai dengan permintaan pelanggan. Saat ini RISE mempunyai kurang
lebih 20 armada truk dengan berbagai macam kapasitas.Pimpinan cabang
akan mengalokasikan barang ke masing-masing truk, dan pegawai
administrasi akan menghitung biaya pengiriman tiap truk. Setiap truk
mempunyai harga modal pengiriman, sehingga perlu dilakukan perhitungan
tepat antar modal dasar dan biaya pengiriman yang didapat.
Dengan adanya sistem yang dibuat mampu menangani proses
pengiriman barang mulai dari penerimaan order pengiriman, menentukan
truk yang akan mengangkut barang sesuai dengan jumlah barang yang akan
dikirim, membuat jadwal pengiriman barang, pembuatan dokumen
pengiriman serta pembuatan laporan-laporan bagi pihak pemilik
perusahaan.
2.6 Software Development Life Cycle (SDLC)
Menurut Pressman (2010) didalam SDLC terdapat beberapa model
diantaranya adalah model waterfall, terkadang disebut sebagai siklus hidup klasik,
menunjukkan sistematis, pendekatan sekuensial untuk penyebaran perangkat lunak
yang dimulai dengan spesifikasi permintaan pelanggan dan berlangsung melalui
perencanaan, pemodelan, construction dan deployment yang berakhir pada
dukungan yang berkelanjutan dari terselesainya software.
Fase-fase dalam model waterfall menurut referensi presman seperti terlihat
Communicaion
Project initioation Requirements gathering
Planning Gambar 2.1. Waterfall Pressman (Sumber : Pressman, 2010)
1. Communication
Langkah ini merupakan analisis terhadap kebutuhan software, dan
tahap untuk mengadakan pengumpulan data dengan melakukan
pertemuan dengan customer, maupun mengumpulkan data tambahan
baik yang ada di jurnal, artikel, maupun dari internet.
2. Planning
Proses planning merupakan lanjutan dari proses communication
(analysis requirement). Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user
requirement atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan
keinginan user dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan
dilakukan.
3. Modeling
Proses modeling ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah
perancangan software yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding.
Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software,
representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini
4. Construction
Construction merupakan proses membuat kode. Coding atau
pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa
dikenali oleh komputer. Programer akan menerjemahkan transaksi yang
diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata
dalam mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan
dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka
akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan
testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem
tersebut untuk kemudian diperbaiki.
5. Deployment
Setelah perangkat lunak telah dianggap sesuai dengan requirement
customer, perangkat lunak akan diimplementasikan.
2.7 Black Box Testing
Menurut Black dan Champion (2009 : 3), Tester menggunakan behavioral
test (disebut juga Black Box Test), sering digunakan untuk menemukan bug dalam
high level operations, pada tingkatan fitur, profil operasional dan skenario
customer. Tester dapat membuat pengujian fungsional blackbox berdasarkan pada
apa yang harus sistem lakukan. Behavioral testing melibatkan pemahaman rinci
mengenai domain aplikasi, masalah bisnis yang dipecahkan oleh sistem dan misi
yang dilakukan sistem. Behavioral test paling baik dilakukan oleh penguji yang
memahami desain sistem, setidaknya pada tingkat yang tinggi sehingga mereka
Menurut Nidhra dan Dondeti (2012 : 1), black box testing juga disebut
functional testing, sebuah teknik pengujian fungsional yang merancang test case
berdasarkan informasi dari spesifikasi.
2.8 Website
Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen
multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan
protokol HTTP (Hypertext transfer protocol) dan untuk mengaksesnya
menggunakan perangkat lunak yang disebut browser. (Rudyanto Arief, M. 2011)
2.9 PHP
PHP (Hypertext preprocessor) adalah bahasa server-side scripting yang
menyatu dengan HTML untuk membuat web yang dinamis. Karena PHP
merupakan server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan
dieksekusi di server kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam format
HTML. Dengan demikian kode program yang ditulis dalam PHP tidak akan terlihat
oleh user sehingga keamanan halaman web lebih terjamin. PHP dirancang untuk
halaman web yang dinamis, yaitu halaman web yang dapat membentuk suatu
tampilan berdasarkan permintaan terkini, seperti menampilkan isi basis data ke
halaman web.(RudyantoArief, M. 2011)
2.10 MYSQL
MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan
banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database
sebagai sumber dan pengelolaan datanya. Kepopuleran MySQL antara lain karena
mudah untuk digunakan, kinerja query cepat, dan mencukupi untuk kebutuhan
database perusahaanperusahaan skala menengah kecil.( Rudyanto Arief, M. 2011)
2.11 Basis Data
Basis data adalah merupakan kumpulan data yang saling berelasi. Data
sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan
dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol). (Kusrini.2007)
Basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti berikut :
a. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasikan
sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan
mudah.
b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama
sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk
memenuhi kebutuhan.
c. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam
media penyimpanan elektronik.
2.12 XAMPP
XAMPP adalah sebuah software web server apache yang didalamnya sudah
tersedia database server mysql dan support php programming. XAMPP merupakan
software yang mudah digunakan, gratis dan mendukung instalasi di Linux dan
Windows.Keuntungan lainnya adalah cuma menginstal satu kali sudah tersedia
Apache Web Server, MySQL Database Server, PHP Support (PHP 4 dan PHP 5)
2.13 Dreamwaver
Adobe Dreamweaver merupakan program penyunting halaman web dari
Adobe Systems yang dulu dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver dari
Macromedia. Program ini banyak digunakan oleh pengembang web karena
fitur-fiturnya yang lengkap serta kemudahan dalam penggunaannya. Versi terakhir
MacromediaDreamweaver sebelum Macromedia dibeli oleh Adobe Systems yaitu
versi 8.Kemudian setelah dibeli oleh Adobe Systems berkembang ke Versi
selanjutnya yakni versi 9 (CS3) versi 10 yang ada dalam Adobe Creative Suite 4
24
3.1 Analisa Permasalahaan
Setiap proses pembuatan sistem yang baru, pasti berdasarkan
permasalahan yang terjadi di sistem berjalan. Oleh karena itu perlu dilakukan
analisa proses bisnis yang sedang berjalan saat ini dan permasalahan yang sedang
terjadi.
3.1.1 Analisis Bisnis
CV. DDE saat ini hanya memiliki 2 armada truk engkel berkapasitas 2 ton.
Agar dapat melayani permintaan Customer, CV. DDE bekerjasama dengan
perusahaan atau perseorangan yang memiliki armada truk. Saat ini order dari
Customer dilakukan melalui telepon atau email. Staff umum mencatat detail order
seperti berat, panjang, lebar dan tinggi barang untuk menghitung volume barang
dan total berat barang. Hasil perhitungan volume barang, menjadi acuan staff
umum untuk mencari armada truk yang sesuai via telepon satu persatu kepada
rekanan perusahaan. Staff umum juga harus membandingkan harga sewa truk
yang paling murah dari beberapa penawaran dari rekanan perusahaan. Setelah
mendapat truk dan harga yang sesuai, staff umum memberikan penawaran harga
kepada Customer. Jika Customer setuju, staff umum membuat surat Delivery
Order (DO) sebagai bukti pengambilan dan pengiriman barang Customer. Setiap
bulannya, staff umum membuat surat tagihan pembayaran pengiriman kepada
1. Identifikasi Masalah
Dengan proses bisnis seperti saat ini, terjadi beberapa permasalahan yang
terjadi seperti biaya telepon perusahaan yang tinggi ± 1 juta tiap bulannya
dan waktu pelayanan kepada Customer yang lebih dari 30 menit, karena
harus mencari armada truk ke rekanan satu persatu via telepon berdasarkan
volume barang, amrada yang tersedia sesuai tanggal kirim mulai dan
tanggal kirim selesai, total berat barang dan kota tujuan barang dikirim.
Selain itu, pembuatan surat DO dan tagihan pembayaran saat ini masih
menggunakan aplikasi excel. Hal ini menyebabkan staff umum harus
mencari data-data Customer dan order terlebih dahulu untuk membuat DO
dan tagihan.
2. Identifikasi Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dan identifikasi permasahalan,
maka pengguna sistem adalah staff umum dan petugas administrasi
rekanan. Staff umum bertugas menginputkan data order Customer,
melakukan perhitungan volume barang kiriman, pencarian kendaraan,
pembuatan surat Delivery Order (DO) dan pembuatan tagihan kepada
Customer. Sedangkan petugas administrasi rekanan bertugas untuk
melakukan input data kendaraan yang dipunyai sesuai dengan kapasitas
volume kendaraan.
3. Identifikasi Data
Data-data yang diperlukan dalam pembuatan sistem pencarian
armada truk dan manajemen pengiriman barang di CV. DDE adalah
a. Data rekanan untuk proses manajemen data rekanan dan pembuatan
hak akses ke dalam sistem.
b. Data kendaraan rekanan untuk proses manajemen data kendaraan
rekanan yang dilakukan oleh bagian administrasi rekanan.
c. Data detail barang yang dibutuhkan untuk menghitung volume barang.
d. Data detail Customer saat melakukan input data order Customer.
e. Data alamat pengiriman untuk pembuatan surat delivery order.
f. Data detail tagihan untuk pembuatan surat tagihan.
g. Contoh laporan-laporan yang dibutuhkan.
4. Identifikasi Fungsi
Fungsional sistem yang diperlukan adalah sebagai berikut:
a. Manajemen data rekanan
b. Manajamen data kendaraan rekanan
c. Perhitungan volume barang kiriman
d. Pencarian kendaraan sesuai dengan volume barang kiriman
e. Pembuatan order pengiriman
f. Pembuatan Delivery Order (DO)
g. Pembuatan tagihan ke customer
3.2 Perencanaan Kebutuhan
Berdasarkan permasalahan yang terjadi, dibutuhkan sistem informasi
pencarian armada truk dan manajemen pengiriman barang. Dengan adanya sistem
ini, setiap rekanan armada dapat mendaftarkan jenis armada yang tersedia dan
update status ketersediaan armada. Ketika ada order, staff umum cukup
barang. Sistem yang melakukan perhitungan volume barang dan melakukan
pencarian armada truk. Hasil pencarian berupa pilihan armada truk dari beberapa
rekanan beserta harga sewanya. Setelah mendapatkan konfirmasi persetujuan
harga dari customer, staff umum dapat langsung membuat DO dengan mengambil
data Customer yang sudah terdaftar dan detail truk armada rekanan. Begitu juga
saat pembuatan invoice, staff umum cukup mencari data Customer untuk
mendapatkan data order yang belum ditagihkan.
Dengan sistem ini dapat menghemat biaya tagihan telepon perusahaan,
karena staff umum tidak perlu lagi telepon ke rekanan untuk mencari armada truk.
Selain itu, Proses pelayanan Customer dapat dilakukan lebih cepat, karena sistem
langsung menampilkan hasil pencarian armada truk rekanan yang sesuai. Proses
pembuatan DO dan tagihan juga lebih mudah dilakukan, karena staff umum cukup
mengambil data yang tersedia di database. Penulis berharap dengan adanya sistem
pencarian armada truk dan manajemen pengiriman barang di CV. DDE dapat
mempercepat waktu layanan dan kualitas pelayanan kepada Customer.
Berdasarkan identifikasi pengguna dan identifikasi fungsional sistem
informasi pencarian armada truk dan manajemen pengiriman barang. Peran dan
tanggung jawab setiap pengguna sistem dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Tabel 3.1 Peran dan Tanggung Jawab
Aktor Peran Tanggung Jawab
Staff Umum 1. Melayani order
Customer
2. Menghitung volume barang kiriman
1. Memastikan order
Customer dapat dilayani dengan baik. 2. Memastikan
3. Mencari kendaraan rekanan yang sesuai dengan volume barang kiriman
4. Membuat Surat Delivery Order (DO).
5. Membuat Tagihan kepada Customer
barang kiriman tepat. 3. Memastikan kendaraan
pengiriman tersedian. 4. Memastikan Surat
Delivery Order (DO) dibuat untuk proses pengiriman barang. 5. Memastikan tagihan ke
Customer terkirim sesuai dengan
Rekanan 1. Melakukan
manajemen data kendaraan
2. Melaksakan order pengiriman
1. Memastikan data seluruh kendaraan armada diinputkan ke dalam sistem
2. Memastikan order pengiriman
dilaksanakan. Berdasarkan peran dan tanggung jawabnya, setiap aktor memiliki fungsional
dalam sistem sebagai berikut.
Tabel 3.2 Fungsional Aktor
Aktor Deskripsi Fungsi yang Diperlukan
Staff Umum 1. Manajemen data rekanan
2. Perhitungan volume barang kiriman
3. Pencarian kendaraan sesuai dengan volume barang kiriman
4. Pembuatan order pengiriman 5. Pembuatan Delivery Order (DO)
6. Pembuatan tagihan ke customer
Rekanan 1. Manajamen data kendaraan rekanan 2. Menerima Informasi Delivery Order (DO)
3.2.1 Analisis Kebutuhan Fungsi
Berdasarkan detail kebutuhan pengguna yang telah dideskripsikan,
selanjutnya adalah mendeskripsikan kebutuhan fungsional pengguna dalam
1. Fungsi Manajemen Data Rekanan
Tabel 3.3 Kebutuhan Fungsi Manajemen Data Rekanan
Fungsi Manajemen Data Rekanan
Deskripsi
Fungsi ini digunakan untuk melakukan proses tambah data rekanan, rubah data rekanan dan hapus data rekanan yang bekerja sama.
Pemicu Staff umum memilih menu manajemen data rekanan. Awal ID rekanan sudah terisi sesuai format yang ditentukan
Alur
1. Staff umum memilih menu manajemen data rekanan. 2. Staff umum menampilkan form manajemen data rekanan. 3. Staff umum mengisi detail identitas rekanan dan username
password rekanan
4. Staff umum menekan tombol “simpan”.
5. Sistem menampilkan informasi “Data telah disimpan” 6. Sistem menampilkan daftar data rekanan yang sudah
memberikan informasi “silahkan isi detail identitas rekanan
2. Fungsi Manajemen Data Kendaraan Rekanan
Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsi Manajemen Data Kendaraan Rekanan
Fungsi Manajemen Data Kendaraan Rekanan
Deskripsi
Fungsi ini digunakan untuk melakukan proses tambah data kendaraan rekanan, rubah data kendaraan rekanan dan hapus data kendaraan rekanan.
Pemicu Rekanan memilih menu manajemen data kendaraan. Awal ID Kendaraan sudah terisi sesuai format yang ditentukan
Alur
1. Rekanan memilih menu manajemen data Rekanan. 2. Rekanan menampilkan form manajemen data Rekanan. 3. Rekanan mengisi detail kendaraan
4. Rekanan menekan tombol “simpan”.
6. Sistem menampilkan daftar data kendaraan yang sudah disimpan
Error Handling
Jika Rekanan tidak mengisi seluruh detail identitas rekanan dan langsung tekan tombol simpan. Sistem memberikan
informasi “silahkan isi detail identitas rekanan keseluruhan”
3. Fungsi Perhitungan Volume Barang Kiriman
Tabel 3.5 Kebutuhan Fungsi Perhitungan Volume Barang Kiriman
Fungsi Perhitungan Volume Barang Kiriman
Deskripsi
Fungsi ini untuk melakukan perhitungan volume barang kiriman berdasarkan detail panjang, lebar dan tinggi barang kiriman.
Pemicu Staff umum menginputkan detail barang kiriman Awal Staff umum membuka menu order pengiriman.
Alur
1. Staff umum masuk ke dalam menu order pengiriman 2. Staff umum input panjang, lebar dan tinggi barang kiriman 3. Staff umum tekan tombol hitung volume
4. Sistem menampilkan hasil perhitungan volume barang kiriman
Error Handling
Jika inputan panjang, lebar dan tinggi diisi huruf, sistem
memberikan informasi “inputan harus angka”
-
4. Fungsi Pencarian Kendaraan Rekanan
Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsi Pencarian Kendaraan Rekanan
Fungsi Pencarian Kendaraan Rekanan
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencari data kendaraan yang sesuai dengan volume barang kiriman
Pemicu Staff umum menginputkan detail barang kiriman Awal Staff umum membuka menu order pengiriman.
Alur
1. Staff umum masuk ke dalam menu order pengiriman 2. Staff umum melakukan perhitungan volume barang
kiriman
3. Staff umum tekan tombol cari kendaraan
Error Handling
Jika volume barang kiriman 0 (kosong), tombol “cari kendaraan” tidak bisa ditekan.
5. Fungsi Pembuatan Order Pengiriman
Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Order Pengiriman
Fungsi Pembuatan Order Pengiriman
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk membuat order pengiriman Pemicu Kendaraan tersedia dan Customer cocok dengan harga
pengiriman
Awal Staff umum membuka menu order pengiriman.
Alur
1. Staff umum masuk ke dalam menu order pengiriman 2. Staff umum melakukan perhitungan volume barang
kiriman
3. Staff umum mencari data kendaraan
4. Sistem menampilkan daftar kendaraan yang sesuai dengan volume barang kiriman.
5. Staff umum memberikan informasi harga pengiriman 6. Staff umum input detail data Customer dan alamat
pengiriman.
7. Staff umum menekan tombol “simpan”.
8. Sistem menampilkan informasi “Data telah disimpan”
Error Handling
Jika volume barang kiriman 0 (kosong) dan belum memilih kendaraan, sistem tidak bisa simpan data order pengiriman
6. Fungsi Pembuatan Delivery Order (DO)
Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Delivery Order (DO)
Fungsi Pembuatan Delivery Order (DO)
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk membuat surat delivery order dan memberikan informasi kepada rekanan.
Pemicu Adanya Order Pengiriman.
Awal 1. Staff umum masuk ke dalam menu Delivery Order (DO)
Alur
2. Staff umum mencari data nomer order pengiriman 3. Staff umum isi detail delivery order
4. Staff umum menekan tombol “simpan”.
6. Sistem memberikan informasi kepada rekanan terkait
Delivery Order (DO)baru Error
Handling
Jika nomer order pengiriman tidak diisi, sistem memberikan
informasi “No Order pengirimanharus terisi”
7. Fungsi Pembuatan Tagihan Ke Customer
Tabel 3.9 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Tagihan Ke Customer
Fungsi Pembuatan Tagihan Ke Customer
Deskripsi Fungsi Pembuatan Tagihan Ke Customer Pemicu Adanya Delivery Order Baru
Awal Nomer DO terisi sesuai dengan format yang disepakati
Alur
1. Staff umum masuk ke dalam menu Invoice 2. Staff umum mencari nomer DO
3. Staff umum isi detail tagihan
4. 4. Staff umum menekan tombol “simpan”.
5. Sistem menampilkan informasi “Data telah disimpan” Error
Handling
Jika nomer DO tidak diisi, sistem memberikan informasi “No
DO harus terisi”
3.3 Perancangan Sistem
Perancangan sistem pada penelitian ini menggunakan diagram-diagram
perancangan seperti blok diagram, diagram berjenjan, data flow diagram (DFD),
Entity Relationship Diagram (ERD) dan desain tampila antar muka.
3.3.1 Blok Diagram
Blok diagram menggambarkan alur proses sistem yang dikelompokkan
berdasarkan input, proses dan output. Dengan adanya blok diagram dapat
diketahui data-data yang diinput kedalam sistem, proses yang dilakukan sistem
Data
Laporan Jumlah Order Pengiriman
Blok Diagram Sistem Pencarian Armada Angkutan
Gambar 3.1 Blok Diagram Sistem Pencarian Armada Angkutan.
Blok diagram diatas menggambarkan input, proses dan output yang
terjadi di alur proses aplikasi. Penjelasan dari ketiga bagian tersebut dijelaskan
1. Input
a. Data rekanan armada merupakan detail biografi perusahaan armada
angkutan yang menjadi rekanan
b. Data jenis kendaraan merupakan daftar kendaraan yang dipunyai oleh
armada angkutan. Setiap kendaraan dicantumkan kapasitas volume
kendaraan dan harga sewa.
c. Data order pengiriman merupakan detail barang yang akan dikirim oleh
customer, seperti panjang, lebar dan tinggi barang.
d. Data pencarian kendaraan merupakan volume kapasitas kendaraan.
e. Data delivery order merupakan detail alamat pengambilan barang dan
tujuan pengiriman barang.
f. Data tagihan customer meruapakan detail tagihan customer atas
pengiriman yang telah dilakukan.
2. Proses
a. Proses manajemen data rekanan merupakan proses untuk tambah, rubah
dan hapus data bigorafi perusahaan armada yang menjadi rekanan
b. Proses manajemen jenis kendaraan rekanan merupakan proses untuk
tambah, rubah dan hapus data jenis kendaraan yang dipunyai oleh rekanan.
c. Proses perhitungan volume kiriman barang merupakan proses perhitungan
volume barang kiriman.
d. Proses pencarian jenis kendaraan adalah mencari jenis kendaraan rekanan
e. Proses pembuatan delivery order adalah proses pembuatan surat delivery
order yang berisikan alamat pengambilan barang dan tujuan pengiriman
barang.
f. Proses pembuatan tagihan customer adalah proses pembuatan surat tagihan
kepada customer atas biaya pengiriman yang telah dilakukan.
3. Output
a. Hasil pencarian kendaraan meampikan daftar armada rekanan yang
mempunyai jenis kendaraan yang sesuai dengan volume kapasitas
kendaraan.
b. Laporan jumlah order pengiriman menampilkan jumlah order pengiriman
yang telah dikerjakan.
c. Surat delivery order menampilkan informasi alamat pengambilan barang,
detail barang, dan alamat tujuan pengiriman.
d. Surat tagihan customer berisikan informasi biaya pengiriman customer.
3.3.1 System Flow Diagram
Diagram System flow menggambarkan alur proses setiap fungsional
sistem. Dengan adanya system flow diagram, pembuat sistem dan penguji sistem
dapat mengetahui bagaimana alur proses dalam sistem yang seharusnya terjadi.
Diagram System flow Sistem Informasi Pencarian Armada Kendaraan adalah
1. System flow Login
Diagram ini menjelaskan alur proses saat pengguna sistem (staff umum dan
rekanan) melakukan login ke dalam sistem informasi pencarian armada
kendaraan.
Proses Login
Sistem Informasi Pencarian Armada Kendaraan User/Pengguna
Tidak
Ya
Halaman Menu User Validasi
Data Login
Memberi informasi status
login gagal informasi
status login gagal
Data Login Valid ? Mulai
Username & Password
Selesai User
Cek Hak Akses User
2. System flow Manajemen Data Rekanan
Diagram ini menjelaskan alur proses fungsional manajemen data rekanan.
Manajemen data rekanan dilakukan oleh staff umum. Pada fungsional ini, staff
umum dapat melakukan tambah data rekanan, rubah data rekanan dan hapus data
rekanan. Fungsional manajemen data rekanan juga mempunyai fungsi pembuatan
hak akses rekanan (username dan password) untuk masuk ke sistem.
Manajemen Data Rekanan
Staff Umum Sistem Informasi Pencarian Armada Rekanan
List data Rekanan
Tambah Data Ubah Data Hapus Data
Tambah Data
3. System flow Manajemen Data Jenis Kendaraan
Diagram ini menjelaskan alur proses fungsional manajemen data kendaraan
yang dilakukan oleh rekanan. Rekanan dapat melakukan tambah data kendaraan
rubah data kendaraan dan hapus data kendaraan. Pada fugsional ini data-data yang
diinputkan adalah nama kendaraan, volume maksimal kendaraan, harga kendaraan
dan detail spesifikasi kendaraan lainnya.
Manajemen Data Kendaraan Rekanan
Rekanan Sistem Informasi Pencarian Armada Kendaraan
YA
Tambah Data Hapus Data
Proses Simpan Login Username &
Password
4. System flow Transaksi Order Pengiriman
Diagram ini menjelaskan alur proses fungsional penginputan data order
pengiriman dan perhitungan order pengiriman yang dilakukan oleh staff umum.
Berdasarkan informasi ukuran barang dari customer, staff umum menginputkan
data ukuran barang, kemudian berdasarkan data yang diinputkan sistem
melakukan perhitungan volume barang. Proses selanjutnya, bagian staff umum
dapat langsung melakukan pencarian kendaraan rekanan atau menyimpan dahulu
Transaksi Order Pengiriman
Sistem Informasi Pencarian Armada Kendaraan Staff Umum
Halaman Order Pengiriman Mulai
Selesai Memilih Menu Order
Pengiriman
Tidak Simpan Data Order
order
Tambah Data Tidak Ubah Data Tidak Hapus Data
Tidak List Data Order
Pengiriman
Menampilkan Data Order Pengiriman
Tersimpan Kendaraan
5. System flow Perhitungan Volume Order
Diagram ini menjelaskan alur proses perhitungan order yang dilakukan oleh
staff umum. Dalam proses ini staff umum melakukan input data panjang, lebar,
tinggi dan jumlah barang yang akan dikirim. Berdasarkan inputan data tersebut,
sistem melakukan perhitungan volume berat barang kiriman dan menampilkan
hasilnya.
Perhitungan Volume Order
Staff Umum Sistem Informasi Pencarian Armada Rekanan
Hasil Data Volume barang dan berat
barang Proses Perhitungan
Volume Barang
Selesai Mulai
Inputa Data Barang , Panjang, Lebar, Tinggi, jumlah
Memilih menu order pengiriman
Jika Berat >45 Ribu Kg Ya
Tidak Menampilkan Data Total volume barang
dan berat barang sesuai inputan
