PADA CV. SUMBER NADI JAYA
TUGAS AKHIR
Nama : Angga Agia Wardhana
NIM : 07.41010.0059
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
vi
CV. Sumber Nadi Jaya sebagai salah satu perusahaan air minum dalam kemasan galon di Bali yang memiliki banyak pesaing, hingga saat ini masih
mengalami kesulitan dalam bagian distribusi. Praktek operasional distribusi oleh perusahaan saat ini belum maksimal dikarenakan sistem pengaturan pengiriman yang masih dilaksanakan secara konvensional dan masih berdasarkan pengalaman sopir
kendaraan. Hal ini seringkali menyebabkan beberapa pelanggan tidak menerima air minum dalam kemasan galon ataupun galon dimaksud diterima tidak sesuai dengan
jumlah galon rutin karena galon yang tersedia pada kendaraan pada saat itu sudah habis terdistribusikan kepada pelanggan sebelumnya.
Pada penelitian ini digunakan metode arus jaringan, sebab metode ini dapat
memodelkan pola distribusi air minum dalam kemasan galon, dimana hal tersebut sesuai dengan permasalahan yang dibahas dalam kasus ini yaitu menyelesaikan
sistem informasi distribusi yang mengatur pengantaran air minum dalam kemasan galon ke pelanggan, sehingga dapat memaksimalkan pengantaran dalam sekali antar, dan meminimalkan jumlah pelanggan yang tidak menerima air minum dalam
kemasan galon.
Kata kunci : sistem, distribusi, AMDK, galon, CIH, rute, terpendek
STIKOM
ix
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 8
2.1 Distribusi ... 8
2.2 Model Arus jaringan (Network Flow Model) ... 8
2.3 Travelling Salesman Problem ... 9
2.4 Insertion Heuristics ... 10
2.7 Sistem Informasi ... 18
2.7.1 Proses Sistem Informasi ... 18
2.7.2 Informasi Sebagai Sumber Daya Organisasional ... 19
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 20
3.1 Analisis Sistem ... 20
3.1.1 Identifikasi Permasalahan ... 20
STIKOM
x
3.2.1 System Flow ... 26
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 31
3.2.3 Entity Relationship Diagram ... 43
3.2.4 Struktur Basis Data ... 45
3.2.5 Desain Output, Input, User Interface ... 51
3.3 Rancangan Uji Coba ... 71
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM ... 76
4.1 Kebutuhan Sistem ... 76
4.1.1 Kebutuhanperangkat keras ... 76
4.1.2 Kebutuhanperangkat lunak ... 77
4.2 Pembuatan Program dan Implementasi Program ... 77
4.3 Pengoperasian Program ... 77
4.3.1 Sistem ... 77
4.4 Evaluasi ... 89
4.4.1 Evaluasi Rancangan Sistem ... 89
4.4.2 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 89
BAB V PENUTUP ... 97
5.1 Kesimpulan ... 97
5.2 Saran ... 97
DAFTAR PUSTAKA ... 98
LAMPIRAN ... 99
STIKOM
1
1.1 Latar Belakang Masalah
Kemajuan teknologi informasi menjadikan persaingan di sektor bisnis
menjadi semakin kompetitif, temasuk di daerah Bali, daerah dengan sektor bisnis wisata yang menjadi andalan Negara. Semua bisnis yang berhubungan dengan sektor tersebut akan lebih baik apabila menggunakan teknologi informasi sehingga
kesalahan manusia dapat diminimalisir dan tidak menjadi alasan berkurangnya keuntungan dan devisa negara. Salah satu sektor bisnis yang dimaksud adalah
produksi air minum. Untuk terus bersaing dengan perusahaan lain dengan usaha yang sama, perusahaan harus terus menerus melakukan perbaikan pada sistem bisnisnya.
CV. Sumber Nadi Jaya merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam
usaha produksi dan pendistribusian air minum isi ulang dalam kemasan (AMDK) galon ke rumah-rumah yang ada di Provinsi Bali, lokasi perusahaan berada di
kecamatan Mengwi, Kabupaten Badung, Provinsi Bali. Perusahaan ini mengolah air dari sumber air bawah tanah menjadi air siap konsumsi dengan tambahan oksigen yang menggunakan teknologi Reverse Osmosis (RO), dan hasilnya adalah berbentuk air minum dalam kemasan galon. Produk AMDK galon tersebut selanjutnya didistribusikan ke rumah-rumah pelanggan, pengepul, pengecer, serta menjalin
kerjasama dengan hotel-hotel dan beberapa restoran. Dalam proses produksinya, perusahaan memiliki kapasitas produksi sebanyak 10000 galon per bulan, dan jumlah itu masih mencukupi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang tersebar untuk
STIKOM
beberapa wilayah di Bali, seperti Denpasar, Kuta, Mengwi, Badung, dan Tabanan.
Dalam operasional distribusi air minum selama ini, perusahaan menerapkan reverse logistic, dimana pengiriman galon air minum sesuai dengan permintaan pelanggan dan akan mengambil galon air minum kosong yang berada di pelanggan untuk
dibawa kembali ke perusahaan serta diisi ulang. Untuk mendistribusikan produk sampai ke tempat pelanggan, perusahaan menggunakan beberapa kendaraan, seperti
truk, mobil pickup, dan mobil box.
Perusahaan hingga saat ini masih mengalami kesulitan dalam hal distribusi,
khususnya dalam perencanaan rute pengiriman menggunakan truk. Sistem pengantaran yang saat ini terjadi pada perusahaan masih konvensional, dimana tidak terdapat rute pengiriman yang jelas, sehingga supir truk bebas memilih pelanggan
mana yang terlebih dahulu dikunjungi. Dikarenakan kebebasan supir untuk memilih pelanggan tersebut membuat pengiriman tidak teratur jalurnya sehingga secara
langsung berdampak pada besarnya biaya pengiriman yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Transportasi adalah salah satu komponen pada sistem bisnis yang penting,
dimana antara sepertiga sampai duapertiga dari biaya logistik diperuntukkan untuk transportasi (Ballou, 1992). Transportasi merupakan bagian dari sistem distribusi,
oleh karena itu perlu adanya strategi dalam mengoptimalkan sistem distribusi produk dengan mengatur rute yang akan ditempuh sehingga seluruh pesanan pelanggan dapat terpenuhi yang pada akhirnya dapat mengurangi jumlah biaya yang dikeluarkan
perusahaan khususnya biaya transportasi produk air minum kemasan galon ke
STIKOM
pelanggan. Salah satu metode untuk memperoleh rute terpendek adalah Cheapest Insertion Heuristics. Cheapest Insertion Heuristics adalah metode pencarían rute terpendek dalam model arus jaringan dimana metode ini mencari rute dengan menyisipkan node ke subtour awal yang memiliki kenaikan jarak terkecil. Selain menyelesaikan permasalahan rute pengantaran, dapat dibuatkan sistem yang dapat memberikan laporan-laporan kepada pimpinan perusahaan sebagai pendukung
keputusan.
Selain sistem pengiriman yang masih konvensional, pengumpulan data
pelanggan masih berupa lembaran-lembaran kartu pelanggan, yang sudah tidak efektif dan rentan terjadi kesalahan dalam menempatkan kartu atau tercecer, sehingga kartu pelanggan tersebut bisa hilang.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan permasalahannya yaitu
bagaimana membuat sistem informasi rute pengiriman produk air minum dalam
kemasan galon yang menerapkan model arus jaringan Cheapest Insertion Heuristics?
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan masalah dari sistem yang dibahas adalah sebagai berikut :
1. Data yang digunakan berasal dari transaksi penjualan, data sumber daya yang
tersedia pada perusahaan.
2. Dalam sistem tidak ada prioritas pelanggan.
STIKOM
3. Sistem dimaksud diasumsikan dalam keadaan normal dan tidak ada pengalihan
jalan karena pelaksanaan upacara adat yang ada di Bali, maupun kemacetan lalu lintas serta kondisi jalan yang rusak.
4. Sistem Informasi ini nantinya membahas perencanaan rute pengiriman air
minum dalam kemasan (AMDK), air minum dalam kemasan yang dibahas dalam studi kasus ini adalah kemasan galon.
5. Sistem informasi ini berbasiskan desktop dengan menggunakan Microsoft Visual Basic .Net 2005 dengan database Microsoft SQL Server 2008.
6. Metode dalam model arus jaringan yang digunakan dalam sistem ini adalah
Cheapest Insertion Heuristics
7. Rute pengiriman yang dibahas pada sistem ini adalah rute pengiriman untuk truk.
8. Sistem ini tidak membahas tentang inventori galon.
9. Rute yang diigunakan pada sistem ini ada alah rute dua arah.
10. Diasumsikan bahwa dengan menggunakan rute terpendek, biaya transportasi perusahaan dapat berkurang.
11. Diasumsikan setiap kota memiliki jalur ke kota lainnya
1.4 Tujuan
Adapun tujuan dalam pembuatan Tugas Akhir ini adalah :
Menghasilkan sistem informasi rute pengiriman produk air minum dalam kemasan galon yang menerapkan model arus jaringan Cheapest Insertion Heuristics.
STIKOM
1.5 Kontribusi
Kontribusi yang diharapkan dalam pembuatan sistem ini adalah:
1. Sistem informasi ini sangat membantu dalam kelancaran kegiatan perusahaan dan peningkatan kinerja karyawan.
2. Sistem yang terintegrasi mempercepat pengolahan data dan pemberian informasi
yang dibutuhkan pengguna.
3. Sistem dapat menghasilkan laporan secara berkala sehingga dapat membantu
dalam pengambilan keputusan yang diperlukan.
1.6 Sistematika Penulisan
Pada penyusunan laporan tugas akhir ini, sistematika penulisan dibagi menjadi lima bab. Pada setiap bab juga terdapat sub-sub bahasan yang menjelaskan
isi dari bab secara lebih detail. Berikut ini sistematika yang digunakan :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan latar belakang permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, perumusan masalah yang ingin diselesaikan, pembatasan
masalah untuk sistem yang akan dibuat, tujuan dari sistem yang dibuat, kontribusi yang diharapkan dapat bermanfaat untuk kemajuan CV. Sumber
STIKOM
Nadi Jaya, serta sistematika penulisan yang digunakan dalam pengerjaan
pembuatan laporan tugas akhir ini
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang definisi dan penjelasan yang lebih detail mengenai
konsep yang digunakan untuk merancang sistem yang akan dibangun meliputi teori distribusi dan fungsi-fungsinya, konsep tentang model arus
jaringan, sistem informasi, teori travelling salesman problem, dan teori
vehicle routing problem.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini menjelaskan tentang tahap – tahap yang dikerjakan dalam
pengembangan sistem informasi ini mulai dari identifikasi masalah, analisis, perancangan sistem, desain ERD, struktur basis data, desain DFD,
dan desain output, user interface, input.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Bab ini menjelaskan tentang tahapan implementasi sistem dan evaluasi perangkat lunak yang telah dibuat berdasarkan rancangan yang telah
dijelaskan dalam bab 3.
BAB V : PENUTUP
STIKOM
Bab ini menjelaskan kesimpulan yang didapat dari pembuatan Rancang
Bangun Sistem Informasi Rute Pengiriman Air Minum Dalam Kemasan Dengan Model Arus Jaringan Pada CV. Sumber Nadi Jaya dan saran yang bermanfaat untuk pengembangan sistem selanjutnya
STIKOM
8
2.1 Distribusi
Distribusi adalah salah satu aspek pemasaran. Pengertian distribusi menurut
Kotler (1999) adalah “…serangkaian organisasi yang saling tergantung dan terlibat
dalam proses untuk menjadikan suatu barang atau jasa siap untuk digunakan atau dikonsumsi.” Distribusi sangat dibutuhkan oleh konsumen untuk memperoleh barang-barang yang dihasilkan oleh produsen, terlebih lagi bila jarak antara lokasi produksi dan pelanggan relatif cukup jauh.
2.2 Model Arus Jaringan (Network Flow Model)
Jaringan adalah suatu susunan garis edar (path) yang terhubung pada berbagai titik, di mana satu atau beberapa barang bergerak dari satu titik ke titik lain (Taylor III, 2001).
Jaringan diilustrasikan sebagai diagram yang terdiri dari dua komponen penting : simpul (nodes) dan cabang (branches). Simpul melambangkan titik-titik persimpangan, sedangkan cabang menghubungkan simpul-simpul tersebut. Simpul
digunakan untuk menandakan lokasi, baik sumber maupun tujuan.
STIKOM
Gambar 2.1 Contoh Model Arus jaringan
Umumnya, suatu nilai pada garis edar melambangkan jarak, lamanya waktu atau biaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, tujuan dari
model arus jaringan adalah menentukan rute terpendek, waktu tersingkat atau biaya terendah yang diperlukan dari sumber ke tujuan.
2.3 Travelling Salesman Problem
Travelling Salesman Problem (TSP) adalah problem untuk mengoptimasi dan menemukan perjalanan (tour) yang paling terpendek. TSP adalah problem untuk menentukan urutan dari sejumlah lokasi/kota yang harus dilalui oleh tenaga pemasaran (salesman), setiap lokasi hanya boleh dilalui satu kali dalam perjalanannya. Perjalanan tersebut harus berakhir pada lokasi keberangkatannya,
dimana salesman tersebut memulai perjalanannya, dengan jarak antara setiap lokasi/kota satu dengan lokasi/kota lainnya sudah diketahui. Salesman tersebut harus meminimalkan pengeluaran biaya, dan jarak tempuh untuk perjalanannya tersebut.
STIKOM
2.3.1 Ant Colony System (ACS)
Ant Colony System (ACS) adalah sebuah metodologi yang dihasilkan melalui pengamatan terhadap semut. Pada algoritma ACS, semut berfungsi sebagai agen yang ditugaskan untuk mencari solusi terhadap suatu masalah optimasi. ACS
telah diterapkan dalam berbagai bidang, salah satunya adalah untuk mencari solusi optimal pada Travelling Salesman Problem (TSP).
2.3.2 Nearest Neighbor Algorithm
Nearest Neighbor merupakan metode untuk mengklasifikasikan suatu data baru berdasarkan similaritas atau kemiripan dengan labeled data. Similaritas menggunakan metrik jarak dengan satuan Euclidian.
2.4 Insertion Heuristics
Insertion Heuristics sangatlah lugas, dan ada banyak varian yang bisa dipilih. Dasar-dasar insertion heuristics adalah memulai dengan tur subset dari semua kota, dan kemudian memasukkan sisanya dengan beberapa heuristik. Subtour awal sering berbentuk suatu segitiga atau sebuah convex hull. Insertion Heuristics juga dapat memulai dengan tepi tunggal sebagai subtour (Nilsson, 2003).
Pendekatan intuitif untuk TSP adalah memulai dengan sebuah subtour, yaitu tur pada subset kecil dari node, dan kemudian memperpanjang tur ini dengan memasukkan simpul yang tersisa satu demi satu sampai semua node telah
STIKOM
dimasukkan. Ada beberapa kemungkinan untuk menerapkan skema seperti
penyisipan. Mereka dapat diklasifikasikan menurut fitur ini:
a. Bagaimana membangun tur awal.
b. Bagaimana memilih simpul berikutnya yang akan dimasukkan.
c. Dimana untuk menyisipkan simpul yang dipilih.
Tur dimulai biasanya beberapa tur pada tiga node, misalnya mereka node yang membentuk segitiga terbesar. Untuk masalah Euclidean, tur awal yang baik adalah tur yang mengikuti convex hull dari semua node. Ini adalah pilihan yang wajar karena urutan node dari tur convex hull dihormati dalam setiap tur yang optimal.
Sebuah node baru biasanya dimasukkan ke dalam tur pada titik yang menyebabkan kenaikan minimum panjang tur.
Perbedaan utama antara skema penyisipan urutan simpul dimasukkan :
1. Farthest Insertion Heuristics: Masukkan simpul yang memiliki jarak minimal ke simpul tur maksimal. Ide di balik strategi ini adalah untuk
memperbaiki tata letak keseluruhan tur pada awal proses penyisipan.
2. Cheapest/Nearest Insertion Heuristics: Di antara semua simpul tidak dimasukkan sejauh ini, simpul yang dipilih adalah simpul dimana penyisipan menyebabkan kenaikan terendah dalam panjang keseluruhan dari tur.
Berikut ini adalah tata urutan algoritma CIH :
STIKOM
1. Penelusuran dimulai dari sebuah kota pertama yang dihubungkan dengan
sebuah kota terakhir.
2. Dibuat sebuah hubungan subtour antara 2 kota tersebut. Yang dimaksud
subtour adalah perjalanan dari kota pertama dan berakhir di kota pertama, misal (1,3) (3,2) (2,1) seperti tergambar dalam gambar 2.2
Gambar 2.2 subtour
3. Ganti salah satu arah hubungan (arc) dari dua kota dengan kombinasi dua arc, yaitu arc (i,j) dengan arc (i,k) dan arc (k,j), dengan k diambil dari kota yang belum masuk subtour dan dengan tambahan jarak terkecil. Jarak diperoleh dari :
c
ik+ c
kj–
c
ijcik adalah jarak dari kota i ke kota k, ckj adalah jarak dari kota k ke kota j dan cij
adalah jarak dari kota i ke kota j.
4. Ulangi langkah 3 sampai seluruhkota masuk dalam subtour
Sebagai contoh diberikan 5 kota dengan jarak antar kota seperti berikut :
STIKOM
Tabel 2.1 Tabel jarak antar kota
Untuk mencari jarak terpendek diantara ke 5 kota tersebut, ambil
langkah-langkah berikut ini :
1. Ambil perjalanan terpendek dari tabel diatas, dalam contoh kali ini diambil 1 ke 5
2. Buat subtour (1,5) (5,1)
3. Buat tabel yang menyimpan kota yang bisa disisipkan dalam subtour beserta
jaraknya, seperti yang ditampilkan dalam tabel 2.2.
Tabel 2.2 tabel sisipan kota ke subtour (1,5)
Dari tabel 2.2 diperoleh tambahan jarak terkecil apabila arc(1,5) diganti
arc(1,2) dan arc(2,5) atau dengan kata lain kota nomer 2 disisipkan diantara perjalanan dari kota 1 ke kota 5.
STIKOM
4. Kemudian lanjutkan dengan membuat tabel baru yang berisi arc yang bisa disisipkan kedalam subtour (1,2) (2,5). Tabel sisipan berikutnya dapat dilihat pada tabel 2.3
Tabel 2.3 tabel sisipan arc ke subtour berikutnya
Dari tabel 2.3 diatas, diperoleh tambahan jarak terkecil adalah 233, yaitu penambahan arc(1,4) arc(4,2) ke dalam subtour sebelumnya. Subtour saat ini adalah (1,4) (4,2) (2,5) (5,1). Karena masih ada kota yang belum masuk dalam perhitungan rute, maka dibuat tabel lagi yang berisi perjalanan dari dan ke kota
yang belum disisipkan seperti pada tabel 2.4 dibawah ini : Tabel 2.4 sisipan kota terakhir
Dari tabel 2.4 dapat diperoleh tambahan jarak terkecil dengan menambahkan
arc(1,3) arc(3,4). Dari langkah-langkah diatas diperoleh rute dengan jarak terpendek untuk mengunjungi keseluruhan kota dengan subtour (1,3) (3,4) (4,2)
(2,5) (5,1) seperti ditunjukkan pada gambar 2.3 berikut ini :
STIKOM
Gambar 2.3 Lintasan terpendek kelima kota
Dari lintasan terpendek tersebut dapat diperoleh jarak tempuh totalnya adalah
Setelah pertimbangan metode-metode yang telah disebutkan sebelumnya yaitu ant colony system, nearest neighbor algorithm, farthest instertion heuristics dan
cheapest instertion heuristics, diambil kesimpulan bahwa metode yang tepat digunakan dalam penyelesaian masalah pada perusahaan adalah metode cheapest insertion heuristics karena pada metode ini menghitung jarak terpendek dengan jumlah node yang tidak terlalu banyak dengan waktu proses yang tersingkat.
STIKOM
2.5 Sistem
Menurut Fitzgerald (1981), “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur
– prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu”
Gondodiyoto (2007) menyatakan sistem merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari komponen-komponen atau subsistem yang berorientasi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu.
Berdasarkan batasan pengertian tersebut, sistem mempunyai karakteristik
sebagai berikut :
1. Sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau sumberdaya yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis.
2. Sistem memiliki sasaran yang akan dicapai. Setiap sistem berusaha mencapai satu atau lebih sasaran, sekaligus menjadi kekuatan yang memberikan arah
suatu sistem.
3. Konstruksi sistem terdiri dari: Masukan-Proses-Keluaran. Masukan merupakan semua arus berwujud atau tidak berwujud yang masuk ke sistem. Keluaran
merupakan semua arus keluar atau akibat yang dihasilkan. Proses terdiri dari metode yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran.
4. Sistem memiliki pengguna. Setiap sistem harus mengarahkan subsistemnya agar dapat mencapai sasaran. Sasaran sistem sebagai ukuran penentu keberhasilan suatu sistem.
5. Sistem memiliki keterbatasan.
STIKOM
6. Sistem memiliki subsistem yang membentuk suatu jaringan terpadu.
7. Sistem memerlukan pengendalian.
2.6 Informasi
Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti (bermanfaat) bagi penerimanya, menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata yang dapat dipahami serta dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, sekarang maupun masa depan (Gondodiyoto, 2007).
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data sebagai input perlu diolah oleh suatu
sistem pengolahan data agar dapat menjadi output, yakni informasi yang lebih berguna bagi pemakainya.
Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa :
1. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih bermanfaat dan lebih berarti bagi penggunanya.
2. Data menggambarkan suatu kejadian-kejadian, data dinyatakan sebagai simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata, angka-angka, atau huruf-huruf yang menunjukkan suatu ide, obyek, kondisi atau situasi tertentu.
3. Informasi digunakan untuk pengambilan keputusan. Bagi manajemen suatu organisasi, informasi berguna untuk membantu dalam pengambilan keputusan
yang menentukan keberhasilan atau kesuksesan organisasi pada masa yang akan datang.
STIKOM
2.7 Sistem Informasi
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu” (Jogiyanto, 1990).
Informasi terdiri dari data yang telah diambil kembali dan diolah atau
sebaliknya dan digunakan untuk tujuan informatif atau kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan keputusan. Sistem Informasi
adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem
informasi diperlukan klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi.
2.7.1 Proses Sistem Informasi
Menurut Herlambang (2005) sistem informasi terdiri dari input, proses dan
output. Pada proses terdapat hubungan timbal balik dengan dua elemen, yaitu kontrol dari kinerja sistem dan sumber-sumber penyimpanan data. Input yang akan diproses
berupa data, baik berupa karakter-karakter huruf maupun berupa numerik. Saat ini data bisa berupa suara atau audio maupun gambar atau video. Data ini diproses dengan metode-metode tertentu dan akan menghasilkan output yang berupa
STIKOM
informasi. Informasi yang dihasilkan dapat berupa laporan maupun solusi dari proses
yang telah dijalankan.
2.7.2 Informasi Sebagai Sumber Daya Organisasional
Menurut Kendall (2002) untuk memaksimalkan pemanfaatan informasi, maka informasi tersebut harus dikelola dengan benar, sama seperti sumber daya-sumber
daya lainnya. Manager atau pimpinan organisasi perlu memahami bahwa biaya biasanya diasosiasikan dengan produksi, distribusi, security, penyimpanan, dan pencarian informasi sebanyak-banyaknya.
Mengelola informasi yang dihasilkan komputer berbeda dengan mengolah data-data yang diperoleh secara manual karena input maupun output-nya tersimpan dan dikelola dengan baik didalam sistem. Biasanya terdapat informasi komputer dalam jumlah yang lebih besar untuk orang yang mengelola informasi tersebut atau disebut
juga dengan administer.
STIKOM
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1990) analisis permasalahan merupakan bagian dari tahapan SDLC (System Development Life Cycle). Untuk dapat menganalisis permasalahan perlu pemahaman terhadap proses bisnis dan permasalahan yang terjadi. Oleh karena itu, dilakukan langkah – langkah sebagai berikut:
3.1.1 Identifikasi Permasalahan
Identifikasi telah dilakukan pada CV. Sumber Nadi Jaya dengan cara
mengamati proses bisnis, melakukan wawancara, observasi, dan mempelajari dokumen yang hasilnya dapat di uraikan sebagai berikut:
CV. Sumber Nadi Jaya adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam
usaha produksi, penjualan dan pendistribusian galon ke rumah-rumah yang ada di Provinsi Bali. Proses dimulai dari bagian penjualan menerima pesanan dari
pelanggan, baik melalui telepon ataupun pelanggan yang datang langsung, pesanan pelanggan tersebut kemudian ditambahkan ke dalam pesanan pelanggan tetap. Setelah tidak ada lagi pemesanan yang dilakukan pelanggan untuk hari itu,
bagian penjualan kemudian mengarsipkan data pelanggan dan data pesanan. Dari data pelanggan dan data pesanan tersebut bagian penjualan akan meneruskan ke
bagian distribusi untuk dilakukan sorting dan pembagian tugas truk pengantar.
Sorting pada bagian distribusi disini adalah sorting dengan cara konvensional, kadang pesanan tersebut tidak dibagi berdasarkan daerah dan truk, namun
berdasarkan urutan pesanan tersebut masuk. Setelah bagian distribusi membagi
STIKOM
pesanan, bagian penjualan menitipkan faktur penjualan untuk pelanggan sebagai
media penagihan pembayaran air minum dalam kemasan. setelah truk berangkat mengantarkan air minum sesuai daftar atau rute yang diberikan bagian distribusi,
bagian penjualan membuat laporan penjualan harian dari pesanan pelanggan hari itu, dan di saat bersamaan bagian distribusi membuat laporan pengiriman harian. Laporan laporan tersebut nantinya akan diberikan kepada pimpinan atau top management sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan yang berkaitan dengan penjualan perusahaan.
Dari wawancara dengan top management perusahaan, diketahui bahwa selama ini perusahaan hanya mengandalkan penggunaan Microsoft Excel dalam mengatur setiap transaksi perusahaan, selain itu pada perusahaan tidak terdapat
database hanya terdapat arsip dalam bentuk hard copy. Selain masalah masalah tersebut, pengaturan distribusi galon kepada pelanggan hanya berdasarkan
pengalaman supir, tidak menggunakan sistem yang terotomatisasi ataupun menggunakan sistem informasi. Hal ini menyebabkan pendistribusian menjadi kacau karena pembagian pesanan pelanggan sering tidak sesuai dengan rencana
pembagian oleh bagian distribusi. Selain masalah kekacauan pembagian pesanan tersebut, pengantaran pesanan berdasarkan pengalaman supir ini mengakibatkan
biaya transportasi yang dikeluarkan oleh perusahaan menjadi besar karena tidak teratur berdasarkan pelanggan terdekat.
Laporan pada perusahaan tidak dibuat dengan sistem informasi,
melainkan masih menggunakan proses manual, yaitu menunggu laporan draft dari setiap bagian, barulah dibuat sebuah laporan utama dengan Microsoft word. Pelaporan seharusnya dilaksanakan rutin setiap bulan, namun pada kenyataannya
STIKOM
pada perusahaan sering terjadi keterlambatan pelaporan pada top management. Keterlambatan pelaporan ini dapat berdampak buruk bagi kelangsungan perusahaan, dimana pelaporan bulanan digunakan untuk mengambil keputusan
strategis yang berhubungan dengan perusahaan.
Berdasarkan observasi didapat bahwa sistem manual yang ada di perusahaan saat ini hanya mampu bekerja maksimal dalam mengontrol transaksi
pemesanan dan penjualan air minum dalam kemasan. Sedangkan laporan yang dihasilkan masih sangat sederhana. Seringkali top management kesulitan dalam menganalisis penjualan dan pemesanan dari laporan yang dihasilkan tersebut.
Document flow sistem yang selama ini dijalankan dapat dilihat pada gambar 3.1
Pelanggan Bag Penjualan Bag Distribusi Pimpinan
Mulai
Order air dan memberikan data pelanggan Order Pelanggan Data Pelanggan Arsip data pelanggan Arsip Pesanan Pelanggan Sorting Order pelanggan Rute Pengantaran Cetak laporan penjualan Cetak laporan pengirima n & biaya
Laporan Penjualan Harian Laporan Pengiriman dan biaya Faktur Penjualan Air Minum Dalam
Kemasan Laporan pengiriman dan biaya Laporan Penjualan Laporan Penjualan Mingguan Laporan Penjualan Bulanan Selesai Arsip data pelanggan Pesanan
Gambar 3.1 Document Flow sistem lama
STIKOM
Dari permasalahan di atas dapat diidentifikasikan sebagai berikut :
a. Pendistribusian produk tidak memiliki pedoman tertentu, hanya bergantung dari kebiasaan sopir saja.
b. Perusahaan tidak memiliki manajemen distribusi galon yang baik sehingga tidak bisa dilakukan pencatatan terhadap pengiriman galon kepada pelanggan.
c. Manajemen pelanggan pada perusahaan belum dilakukan secara terkomputerisasi, melainkan masih secara konvensional mengakibatkan
rentannya kehilangan arsip pelanggan dan juga mengurangi efisiensi dalam pembuatan laporan kepada pimpinan.
3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Dari identifikasi terhadap sistem yang selama ini ada di perusahaan,
dapat diketahui kebutuhan perusahaan sebagai berikut :
CV. Sumber Nadi Jaya membutuhkan sistem yang dapat membantu dalam proses manajemen data pelanggan karena selama ini manajemen data
pelanggan masih mengunakan arsip hard copy, sistem manajemen lama seperti itu rentan akan kehilangan data pelanggan akibat terselip atau salah menaruh arsip,
selain itu arsip dalam bentuk kertas atau hard copy memakan tempat yang sangat banyak. Manajemen pesanan pelanggan, hampir sama dengan manajemen data pelanggan, perusahaan tidak memiliki database yang menyimpan pesanan pelanggan dalam bentuk soft copy, hanya dalam bentuk hard copy, bagian yang memerlukan data pesanan akan sangat kesulitan karena harus mencari data satu
per satu, hal itu tidak efisien baik dari segi waktu maupun biaya. Selain sistem
STIKOM
yang dapat membantu dari segi manajemen pelanggan, CV. Sumber Nadi jaya
juga membutuhkan sistem yang dapat merencanakan rute pengantaran dari depo ke rumah pelanggan yang sudah terdaftar sebagai pelanggan tetap pada
perusahaan.
Perusahaan juga membutuhkan sebuah sistem yang dapat mencatat pengeluaran galon yang dikirim kepada pelanggan dan juga mencatat pelanggan
mana saja yang telah menerima galon.
Input yang diperlukan bagi sistem ini adalah data pelanggan dari form
pelanggan, yang diisi oleh bagian penjualan baik ketika pelanggan tersebut memesan melalui telepon atau pelanggan tersebut datang langsung ke perusahaan.
Form data pelanggan ini hanya digunakan ketika ada pelanggan baru yang ingin berlangganan. Form pesanan pelanggan digunakan untuk menginputkan data pesanan pelanggan ke dalam sistem, sehingga bisa diproses untuk pencarian rute
dan dijadikan laporan.
Untuk mengurangi terjadinya kesalahan pengantaran, pelanggan yang terlewat, memenuhi pesanan pelanggan secara lebih baik sehingga tingkat
kepuasan pelanggan meningkat, dan membantu pimpinan perusahaan untuk mengambil keputusan secara lebih baik perlu dibuat sebuah sistem informasi
berbasis komputer yang mencakup maintenance data pelanggan, maintenance data pesanan, pengaturan rute dan truk serta pelaporan.
Blok diagram rancangan sistem informasi distribusi yang baru dapat
dilihat pada gambar 3.2
STIKOM
Input Process Output Data Pelanggan Data Pesanan Data Penjualan Penentuan Rute Pengiriman Produk Pembuatan Laporan Pengiriman dan Laporan
Penjualan Laporan Penjualan Laporan Penjualan per wilayah Laporan Realisasi Penjualan Faktur penjualan Surat Jalan Penerimaan Pesanan pelanggan, maintenance data pelanggan dan data
pegawai Pembuatan faktur Data Pegawai Data Realita Pesanan Laporan Pesanan
Gambar 3.2 block diagram rancang bangun sistem baru
Output dari sistem informasi distribusi yang baru adalah rute pengiriman, surat jalan, laporan penjualan, laporan penjualan per pelanggan, laporan penjualan
per wilayah, laporan pengiriman serta faktur penjualan. Rute pengiriman berisi rute yang harus ditempuh oleh supir dalam mengantarkan galon kepada pelanggan. Surat jalan berisi alamat pelanggan yang harus dikunjungi oleh supir,
hampir sama dengan rute pengiriman namun dengan tambahan berapa jumlah galon yang diminta oleh pelanggan. Laporan penjualan berisi detail penjualan
yang dilakukan oleh perusahaan selama periode tertentu, dengan pilihan yang lebih mendetail lagi seperti detil penjualan pada wilayah tertentu. Laporan pengiriman berisi detil pengiriman pada periode tertentu, dengan isian sama
dengan surat jalan, namun ditujukan pada pimpinan perusahaan. faktur penjualan
STIKOM
digunakan untuk melakukan penagihan ke pelanggan, berisi detail pemesanan,
dengan realita pengambilan dan juga total yang harus pelanggan bayar, faktur penjualan dikeluarkan setiap bulannya.
3.2 Perancangan Sistem
Tahap ini merupakan tahap lanjutan dari analisis permasalahan. Tahapan
perancangan sistem tersebut dijelaskan secara berurutan yaitu diagram alir sistem (system flow), Data Flow Diagram (DFD), ERD meliputi CDM dan PDM, struktur basis data, desain input output dan rancangan uji coba sistem.
3.2.1 System Flow
System Flow merupakan penggambaran arus informasi berupa alur sistem yang akan diimplementasikan dengan komputer berupa alur hubungan antara data,
proses dan laporan.
System Flow ini terbagi menjadi 3 bagian, yaitu system flow penerimaan pesanan pelanggan tetap baru, system flow proses pencarian rute dan pengaturan distribusi air minum dalam kemasan, dan system flow pelaporan.
A. System flow penerimaan pesanan pelanggan
System flow dimulai pada system flow penerimaan pesanan pelanggan tetap baru, dimana proses dimulai pada pelanggan dengan mengisi form pesanan, baik datang langsung ke perusahaan ataupun dapat melalui telepon, dari pesanan
pelanggan tersebut kemudian dimasukkan kedalam database berupa tabel pesanan dan tabel pelanggan. Bagian penjualan kemudian mengecek apakah ada pesanan
baru lagi, jika ada maka proses akan kembali kepada pelanggan, dan jika tidak
STIKOM
maka proses akan berlanjut ke system flow pencarian rute. System flow
penerimaan pesanan pelanggan dapat dilihat pada gambar 3.3 :
Pelanggan Bag Penjualan
Mulai
Mengisi Form Pesanan
Pesanan Pelanggan
Pencatatan pesanan & pelanggan
pesanan pelanggan
Apakah ada pesanan lagi?
T
Selesai Input data pesanan Form Pesanan
Y
Gambar 3.3 System Flow Penerimaan Pesanan Pelanggan
B. System flow pencarian rute dan pengaturan distribusi
Proses berlanjut pada system flow pencarian rute pencarian rute dan pengaturan distribusi air minum dalam kemasan, dimulai dengan bagian penjualan melakukan maintenance data penjualan sebagai inputan bagi bagian distribusi dari data pesanan yang telah masuk sebelumnya.
Pada bagian distribusi data penjualan yang sebelumnya diinputkan oleh bagian penjualan tersebut menjadi input tambahan pada proses pencarian rute dengan CIH, selain input dari tabel pelanggan, dan tabel CIH. Output dari proses ini adalah rute pengiriman, yang masuk ke dalam tabel rute, dan juga dicetak oleh
bagian distribusi bersama surat jalan untuk supir truk. system flow pencarian rute dan pengaturan distribusi air minum dalam kemasan dapat dilihat pada gambar
3.4:
STIKOM
Bag Distribusi
Pengaturan Rute
Pelangg an
Rute pengiriman Surat Jalan Pesanan
Selesai
Rute CIH
Cetak
Gambar 3.4 system flow pencarian rute dan pengaturan distribusi air minum dalam kemasan
C. Flowchart Cheapest Insertion Heuristic
Untuk menggambarkan flowchart model transportasi yang diterapkan yaitu Cheapest Insertion Heuristic pada Rancang Bangun Sistem Informasi Distribusi Air Minum Dalam Kemasan Dengan Model Arus Jaringan Pada CV.
Sumber Nadi Jayaini dapat dilihat pada gambar flowchart/diagram alir berikut :
STIKOM
Mulai
Input Jumlah Node
Input jarak antar node
Buat Subtour antara 2 kota
Cij
Ganti salah satu arc Cij dengan arc Cik
dan arc Ckj
Buat Tabel data kota yang bisa disispkan ke dalam subtour Cij beserta jarak yang diperoleh dengan rumus
Cik + Ckj - Cij
Seluruh kota telah disisipkan?
Tidak
Ya Selesai
Gambar 3.5 Flowchart metode Cheapest Insertion Heuristic
D. System flow pembuatan faktur
Setelah proses pengaturan rute, supir truk akan berangkat mengantarkan
air minum dalam kemasan sesuai dengan daftar yang telah diberikan oleh bagian distribusi, bersamaan dengan pengantaran air minum dalam kemasan, supir truk
membawa serta surat jalan rangkap 2, 1 lembar untuk pelanggan, dan satu lembar lagi untuk diberikan ke bagian penjualan untuk dibuatkan faktur untuk menagih iuran baik itu mingguan ataupun bulanan sesuai dengan kesepakatan dengan
pelanggan. Detil dari penagihan ini tidak dibahas dalam sistem. System flow
pembuatan faktur dapat dilihat pada gambar 3.6
STIKOM
Pelanggan Bag Penjualan
Mulai
Pembuatan Faktur
Bag Distribusi
Surat jalan
Penjualan
Faktur Penjualan Faktur penjualan
selesai
Input data pelanggan yang terkirim
pelanggan
Gambar 3.6 system flow pembuatan faktur
E. System Flow Pelaporan
Proses dilanjutkan pada system flow pelaporan, dimulai pada 2 entitas bersamaan, yaitu pada bagian penjualan dan bagian distribusi masing-masing
bagian ini membuat laporan untuk pimpinan atau top management perusahaan. Pada bagian penjualan, tabel penjualan dijadikan sebagai input untuk proses pembuatan laporan penjualan, baik bulanan, mingguan ataupun harian. selain laporan penjualan umum, terdapat laporan penjualan per wilayah dan laporan penjualan per pelanggan. Pada bagian distribusi, tabel rute dijadikan inputan bagi laporan pengiriman, baik bulanan, mingguan ataupun harian. Seluruh laporan tersebut akan diberikan pada top management sebagai salah satu acuan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan penjualan pada perusahaan. System flow pembuatan laporan dapat dilihat pada gambar 3.7 dan 3.8.
STIKOM
Bag Distribusi Pimpinan
Cetak laporan
Pengiriman Rute
Laporan pengiriman Mulai
Selesai
Gambar 3.7 System Flow Pembuatan Laporan Pengiriman
Bag Penjualan Pimpinan
mulai
penjualan Cetak laporan
penjualan
Laporan penjualan
Laporan Penjualan per
pelanggan
Laporan penjualan per wilayah
1
Selesai 1
Laporan penjualan harian
Laporan Penjualan Mingguan
Laporan penjualan bulanan
Gambar 3.8 System Flow Pembuatan Laporan Penjualan
3.2.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur. Penggunaan notasi dalam data flow diagram ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas.
STIKOM
Pada tahap analisis penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi
dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.
A. Context Diagram Sistem Informasi Ditribusi CV. Sumber Nadi Jaya
Penggambaran sistem DFD dimulai dari Context Diagram. Dari Context Diagram dapat didekomposisi lagi menjadi level yang lebih rendah untuk menggambarkan sistem lebih rinci. Pada Context Diagram, entity sistem informasi distribusi terdiri dari pelanggan, pimpinan dan supir yang termasuk di
dalam bagian distribusi.
Proses dimulai dengan pelanggan memberikan inputan ke dalam sistem berupa pesanan pelanggan dan data pelanggan. Setelah itu sistem akan memproses
inputan tersebut menjadi rute pengiriman dan surat jalan untuk bagian distribusi, setelah bagian distribusi memberikan inputan balik berupa konfirmasi pesanan pelanggan ke pada sistem. Inputan tersbut kemudian diproses dan dijadikan faktur untuk pelanggan dan dua jenis laporan untuk pimpinan. Context diagram dapat dilihat pada gambar 3.9.
STIKOM
Rekap pengeluaran barang
data produksi
data peg awai
Pesanan Pelangg an
Laporan penjualan terbanyak Laporan penjualan per wilayah Faktur
Surat Jalan
realita pes anan Rute Peng iriman
Data Pelang g an
Laporan Penjualan Laporan Peng iriman 0
Sis tem Informasi Distribus i CV Sumber Nadi Jaya
+
Pelang g an
Bag Distribus i
Pimpinan Peg awai
Sis tem Produksi
Gambar 3.9 Context diagram Sistem Informasi Distribusi CV. Sumber Nadi Jaya
B. Diagram Jenjang
Sebelum melakukan proses decompose, dari context diagram dibuat sebuah diagram jenjang, Diagram jenjang adalah sebuah penggambaran sistem yang menggambarkan bagaimana sebuah proses dapat didecompose hingga level terendah yang mungkin, dan juga menggambarkan hubungan dari fungsi-fungsi di dalam sistem secara berjenjang. Diagram jenjang juga memudahkan memahami
fungsi-fungsi sistem. dengan adanya diagram jenjang, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas.
Diagram jenjang proses sistem informasi distribusi CV. Sumber nadi
jaya dapat dilihat pada gambar 3.10 pada halaman 37. Proses sistem informasi distribusi pada CV. Sumber Nadi Jaya dapat didecompose menjadi 3 proses
turunan, maintenance, transaksi, dan pembuatan laporan.
STIKOM
Proses maintenance dapat di decompose menjadi 2 sub-proses, yaitu proses maintenance data pegawai dan maintenance data pelanggan.
Transaksi dapat di decompose lagi menjadi beberapa proses, yaitu transaksi penjualan, pengaturan rute dengan CIH, proses pembuatan surat jalan, proses pemesanan barang, proses pengeluaran barang, proses maintenance status pengiriman barang, dan yang terakhir adalah proses pembuatan faktur.
Proses pembuatan laporan dapat dipecah menjadi empat sub proses, cetak laporan penjualan, cetak laporan penjualan terbanyak per pelanggan, cetak laporan
penjualan terbanyak per wilayah dan cetak laporan pengiriman.
C. Data Flow Diagram Level 0
Setelah Context Diagram didekomposisikan maka akan didapat DFD level 0. Pada DFD level 0 terdapat 4 proses yaitu :
1. Proses maintenance data pelanggan. Proses ini digunakan oleh sistem untuk mengatur, menginputkan dan memelihara data-data yang dibutuhkan sistem seperti data pelanggan dan data pegawai.
2. Proses transaksi. Proses ini digunakan sistem untuk memproses data
transaksi, seperti pesanan pelanggan, menjadi surat jalan dan menbuat urutan rute pengiriman dengan metode CIH untuk bagian distribusi dan
memproses konfirmasi pesanan untuk membuat faktur penagihan untuk pelanggan.
3. Proses pembuatan laporan. Proses ini digunakan sistem untuk membuat
untuk diberikan kepada pimpinan perusahaan. Jenis-jenis laporan yang diberikan kepada pimpinan adalah : laporan penjualan, laporan penjualan
terbanyak per pelanggan, laporan penjualan per wilayah, dan laporan
STIKOM
pengiriman. Laporan penjualan nantinya digunakan oleh pimpinan
penjualan sebagai pendukung keputusan penjualan, apakah perlu menambah produksi atau tidak. Laporan penjualan terbanyak per pelanggan digunakan
sebagai acuan untuk menentukan apakah jumlah pengiriman rutin perlu ditambah atau dikurangi. Laporan penjualan terbanyak per wilayah digunakan oleh pimpinan sebagai acuan untuk mengambil keputusan apakah
perlu menambah armada pengantaran atau tidak. Sedangkan laporan pengiriman digunakan pimpinan untuk melihat berapa pengiriman terjadi
dalam sehari, seminggu dan sebulan. Data flow diagram level 0 sistem informasi distribusi air minum dalam kemasan CV. Sumber nadi jaya dapat
dilihat pada gambar 3.11 pada halaman 38.
D. Data Flow Diagram Level 1 Subproses Maintenance
Proses maintenance pada sistem informasi distribusi CV.sumber nadi jaya dapat di-decompose menjadi 2 sub proses, yaitu sub proses maintenance data pegawai dan maintenance data pelanggan.
Proses maintenance data pegawai dimulai dari pegawai memberikan masukan berupa data pegawai, kemudian oleh sistem data tersebut disimpan ke dalam tabel pegawai. Proses ini juga tidak hanya terbatas pada fungsi insert, tapi juga proses update dan delete data pegawai.
Proses maintenance data pelanggan hampir mirip dengan proses
maintenance data pegawai, hanya sebagai input disini adalah data pelanggan, yang kemudian akan disimpan ke dalam tabel pelanggan oleh sistem.
STIKOM
Gambar data flow diagram level 1 subproses maintenance dapat dilihat
pada gambar 3.12 pada halaman 39.
STIKOM
37 Gambar 3.10 Diagram Jenjang
Menggunakan Metode Untuk Promosi Paket Wisata
STIKOM
38 Gambar 3.11 Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi CV. Sumber Nadi Jaya
STIKOM
Gambar 3.12 Data Flow Diagram Level 1 Sub Proses Maintenance
E. Data Flow Diagram Level 1 Subproses Transaksi
Data flow diagram Pada subproses transaksi, terdapat 7 buah proses, yaitu proses transaksi penjualan, pencarian rute dengan CIH, pembuatan surat jalan, pemesanan barang, pengeluaran barang, maintenance status pengiriman barang, dan pembuatan faktur.
Proses pertama yaitu transaksi penjualan dimulai dengan pelanggan memberikan data pelanggan, data pelanggan tersebut berisi data pesanan
kemudian disimpan dalam tabel pesanan yang berhubungan dengan proses pencarian rute dengan CIH.
Proses kedua adalah proses pengaturan rute. Proses ini digunakan sistem untuk mengatur rute pengiriman galon sesuai dengan alamat pelanggan, input
pada proses ini adalah data jarak dan data pesanan. output dari proses ini adalah berupa rute pengiriman
STIKOM
Keluaran dari proses transaksi yaitu data penjualan dan data pesanan
yang digunakan sebagai input dari proses selanjutnya, yaitu proses pembuatan surat jalan. Proses pembuatan surat jalan ini memiliki output berupa surat jalan untuk bagian distribusi untuk diantarkan kepada pelanggan, dan data surat jalan yang menjadi input bagi proses pengeluaran barang.
Setelah menerima input berupa data surat jalan, proses pengeluaran barang membaca data penjualan dan mengupdate tabel barang keluar, bersamaan dengan itu barang dikeluarkan untuk bagian distribusi dan diantarkan kepada
pelanggan.
Bagian distribusi setelah melakukan pengiriman barang, menginputkan isian dari form realita pesanan ke dalam maintenance status pengiriman barang. Keluaran dari proses maintenance pengiriman barang berupa data pesanan, mengupdate tabel pesanan. update tabel pesanan ini secara otomatis berpengaruh pada proses proses lain yang berhubungan seperti proses transaksi.
Proses terakhir di subproses transaksi adalah proses pembuatan faktur, faktur yang dicetak datanya diambil dari tabel penjualan yang terupdate setelah pengiriman barang dan pengisian form realita pesanan oleh bagian distribusi. Gambar data flow diagram sistem informasi air minum dalam kemasan pada CV.
Sumber nadi jaya dapat dilihat pada gambar 3.13 pada halaman 38.
STIKOM
41 Gambar 3.13 Data Flow Diagram Level 1 Subproses Transaksi Sistem Informasi CV.
Sumber Nadi Jaya
STIKOM
F. Data Flow Diagram Level 1 Subproses Laporan
Proses lain yang dapat di decompose adalah proses pembuatan laporan. Proses ini digunakan oleh bagian sales untuk membuat laporan kepada pimpinan perusahaan. Sub proses yang terdapat diproses laporan antara lain : cetak laporan penjualan, cetak laporan penjualan terbanyak berdasarkan pelanggan, cetak laporan penjualan per wilayah, dan cetak laporan pengiriman proses pembuatan
laporan-laporan tersebut menggunakan data dari data penjualan dan data rute.
Output dari keempat proses ini adalah laporan yang semuanya diberikan kepada pimpinan perusahaan.
Gambar 3.14 Data Flow Diagram Level 1 Subproses pembuatan laporan
STIKOM
3.2.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menginterpretasikan, menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan
untuk sistem pemrosesan database. ERD menyadiakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Dalam ERD, data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entitas.
Dalam perancangan sistem informasi distribusi, ada entitas yang saling berkaitan untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan
dalam bentuk conceptual data model (CDM) dan physical data model (PDM). ERD dalam bentuk CDM dapat dilihat pada Gambar 3.15
Gambar 3.15 CDM SI Distribusi CV. Sumber Nadi Jaya
Relation_152 Relation_151 Relation_138 Relation_137 Relation_92 Relation_84 Relation_83 RE LA TION_80
Relation_79 Relation_78
Relation_77
barang keluar
kode barang keluar
jumlah barang keluar jarak kode kota Nama Kota Jarak pegawai kode pegawai nama pegawai alamat pegawai shift no telp pelanggan kode pelanggan nama alamat
no telp pelanggan
44 KODE _WIL AY AH = KODE_ WILA YA H
KODE _WIL AY AH = KODE_ WILA YA H
KODE _FAK TU R = K ODE _FAK TU R
KODE _P EN JU AL AN = KOD E_ PE NJ UA LA N KODE _P EL AN GGA N = K OD E_ PE LA NGGAN
KODE _B AR ANG_K EL UA R = K OD E_ BAR AN G_ KE LU AR KODE _P ES ANA N = K OD E_ PE SAN AN
KODE _P EL AN GGA N = K OD E_ PE LA NGGAN
KODE _K OT A = K ODE _K OT A
KODE _P EL AN GGA N = K OD E_ PE LA NGGAN
KODE _B AR ANG_K EL UA R = K OD E_ BAR AN G_ KE LU AR KODE _P ES ANA N = K OD E_ PE SAN AN
KODE _P EGAWA I = KOD E_ PE GA WAI
BARANG_KELUAR KODE_BARANG_KELUAR varchar(5) KODE_PEGAWAI varchar(5) JUMLAH_BARANG_KELUAR integer JARAK KODE_KOTA varchar(5) NAMA_KOTA varchar(20) JARAK integer KODE_WILAYAH varchar(5) PEGAWAI KODE_PEGAWAI varchar(5) NAMA_PEGAWAI varchar(50) ALAM AT_PEGAWAI varchar(100)
SHIFT numeric(1)
NO_TELP numeric(12)
PELANGGAN KODE_PELANGGAN varchar(5)
NAMA varchar(50)
ALAM AT varchar(100)
NO_TELP_PELANGGAN numeric(12) KODE_WILAYAH varchar(5) PENJUALAN KODE_PENJUALAN varchar(5) KODE_PELANGGAN varchar(5) TANGGAL_PENJUALAN date TOTAL_PENJUALAN integer REALITA_PENGAMBILAN integer PESANAN KODE_PESANAN varchar(5) KODE_PELANGGAN varchar(5) JUMLAH_PESANAN integer SIKLUS numeric(3) HARI_PENGIRIMAN date RUTE_PENGIRIM AN
RUTE_PENGIRIM AN varchar(100) KODE_KOTA varchar(5) KODE_PESANAN varchar(5) TOTAL_JARAK integer HARI date ID_RUTE varchar(5) STOCK KODE_BARANG_KELUAR varchar(5) JUMLAH_STOCK integer JUMLAH_PENGAMBILAN integer TANGGAL_PENGAM BILAN date
FAKTUR KODE_FAKTUR varchar(5) KODE_PELANGGAN varchar(5) TOTAL_BULANAN integer WILAYAH KODE_WILAYAH varchar(5) NAMA_WILAYAH varchar(50) SURAT_JALAN KODE_SURAT_JALAN varchar(5) KODE_PESANAN varchar(5) KODE_BARANG_KELUAR varchar(5) DETIL_FAKTUR KODE_PENJUALAN varchar(5) KODE_FAKTUR varchar(5)
Gambar 3.16 PDM Sistem Informasi Distribusi CV. Sumber Nadi Jaya
STIKOM
3.2.4 Struktur Basis Data
Seperti yang dikatakan diatas, PDM merupakan gambaran dari struktur basis data. Tiap-tiap entitas dalam ERD akan digunakan sebagai tabel dalam basis
data. Struktur basis data yang akan digunakan yaitu: 1. Tabel Pelanggan
Nama Tabel : Pelanggan
Fungsi : Untuk menyimpan data pelanggan perusahaan
Primary Key : kode_pelanggan
Foreign Key : kode_wilayah
Tabel 3.1 Pelanggan
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_Pelanggan Varchar 5 PK
Kode pelanggan 01001
Kode_wilayah Varchar 5 FK
Nama Varchar 50 -
Alamat Varchar 100 -
Wilayah char 2 -
No telp Pelanggan Number 12 -
2. Tabel Pegawai
Nama Tabel : Pegawai
Fungsi : Untuk menyimpan data pegawai perusahaan
Primary Key : kode_pegawai
Foreign Key : -
STIKOM
Tabel 3.2 Pegawai
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_Pegawai Varchar 6 PK Kode Pegawai
S01001
Nama Varchar 50 -
Alamat Varchar 100 -
Shift char 1 -
No telp Number 12 -
3. Tabel Penjualan
Nama Tabel : Penjualan
Fungsi : Untuk menyimpan data transaksi penjualan
Primary Key : kode_penjualan
Foreign Key : kode_pelanggan
Tabel 3.3 Penjualan
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_Penjualan Varchar 5 PK Kode
penjualan
Kode_Pelanggan Varchar 5 FK Kode
Pelanggan
Tanggal_Penjualan Date - dd/mm/YYYY
Total_Penjualan Integer -
Realita_Pengambilan Integer -
4. Tabel Barang Keluar
Nama Tabel : Barang Keluar
Fungsi : Untuk menyimpan data barang yang keluar
STIKOM
Primary Key : kode_barang_keluar
[image:51.595.61.547.106.759.2]Foreign Key : kode_pegawai
Tabel 3.4 Barang Keluar
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_barang_keluar Varchar 5 PK Kode barang
keluar
Kode_pegawai Varchar 5 FK -
Jumlah_barang_keluar Integer - -
5. Tabel Stock
Nama Tabel : Stock
Fungsi : Untuk menyimpan data Stock barang
Primary Key : -
Foreign Key : kode_barang_keluar Tabel 3.5 Stock
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_barang_keluar Varchar 5 FK Kode barang
keluar
Jumlah_stock Integer - -
Tanggal_pengambilan Date - -
Jumlah_pengambilan Integer - -
6. Tabel Jarak
Nama Tabel : Jarak
Fungsi : Untuk menyimpan data jarak dari perusahaan ke tujuan
Primary Key : kode_kota
Foreign Key : kode_wilayah
STIKOM
Tabel 3.6 Jarak
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_kota Varchar 5 PK Kode kota
Nama_kota Varchar 20 - -
Jarak Integer - -
Kode_wilayah Varchar 5 FK
7. Tabel Pesanan
Nama Tabel : Pesanan
Fungsi : Untuk menyimpan data pesanan pelanggan
Primary Key : kode_pesanan
Foreign Key : kode_pelanggan
Tabel 3.7 Pesanan
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_pesanan Varchar 5 PK Kode pesanan
Kode_pelanggan Varchar 5 FK -
Jumlah_pesanan Integer - -
Siklus Number 3 - -
Hari_pengiriman Date - -
8. Tabel Rute Pengiriman
Nama Tabel : Rute Pengiriman
Fungsi : Untuk menyimpan data rute pengiriman
Primary Key : Id_rute
Foreign Key : kode_kota, kode_pesanan
STIKOM
Tabel 3.8 Rute Pengiriman
Field Name Type Length Constraint Description
Id_rute Varchar 5 PK Kode_rute
Kode_kota Varchar 5 FK -
Kode_pesanan Varchar 5 FK -
Total_jarak Integer - -
Hari Date - -
9. Tabel Surat Jalan
Nama Tabel : Surat Jalan
Fungsi : Untuk menyimpan data Surat Jalan
Primary Key : kode_surat_jalan
Foreign Key : kode_pesanan, kode_barang_keluar Tabel 3.9 Surat Jalan
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_surat_jalan Varchar 5 PK
Kode_pesanan Varchar 5 FK -
Kode_barang_keluar Varchar 5 FK -
10.Tabel Wilayah
Nama Tabel : Wilayah
Fungsi : Untuk menyimpan data wilayah
Primary Key : kode_wilayah
Foreign Key : -
STIKOM
Tabel 3.10 wilayah
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_wilayah Varchar 5 PK
Nama_wilayah Varchar 50 - -
11. Tabel Faktur
Nama Tabel : Faktur
Fungsi : Untuk menyimpan data faktur
Primary Key : No_faktur
Foreign Key : kode_surat_jalan
Tabel 3.11 tabel faktur
Field Name Type Length Constraint Description
No_faktur Varchar 5 PK
Kode_surat_jalan Varchar 5 FK -
Total bulanan Integer
12. Tabel Detil Faktur
Nama Tabel : Detil Faktur
Fungsi : Untuk menyimpan data detil faktur
Primary Key : No_faktur
Foreign Key : kode_penjualan
STIKOM
Tabel 3.12 tabel detil faktur
Field Name Type Length Constraint Description
No_faktur Varchar 5 PK
Kode_penjualan Varchar 5 FK -
3.2.5 Desain Output, User Interface, Input
User interface merupakan suatu hal yang sangat penting dalam
perancangan sistem. Pada tahap ini digambarkan secara umum desain input output
dari Sistem Informasi Distribusi dengan Model Arus Jaringan pada CV. Sumber Nadi Jaya.
A. Desain Output
Desain output merupakan perancangan desain laporan yang merupakan hasil dari
data dari proses yang terjadi, yang tersimpan pada database yang kemudian akan diolah
sedemikian rupa menjadi informasi yang berguna bagi pengguna sistem informasi.
A.1 Desain Surat Jalan
Data rute yang telah didapat dari proses pencarian rute dengan CIH,
daftar pelanggan yang akan diantar direkap dalam surat jalan. Surat jalan berisi nopol kendaraan, nama pelanggan, jumlah pesanan dan keterangan.
STIKOM
Gambar 3.17 Surat Jalan
A.2 Desain laporan penjualan umum
Dari data penjualan yang telah tersimpan di database, proses selanjutnya
user akan memberikan instruksi kepada sistem untuk mencetak laporan penjualan, dimana pada laporan tersebut berisi tanggal jual, nama pelanggan jumlah pesannya dan juga realita pengambilan yaitu jumlah pengambilan barang yang
terjadi di lapangan, laporan ini nantinya dapat membantu pimpinan untuk membuat keputusan penambahan atau pengurangan produksi.
STIKOM
Gambar 3.18 Laporan penjualan
A.3 Desain Laporan Pesanan
Data pesanan pelanggan yang telah disimpan pada tabel pesanan dapat dipanggil oleh user untuk dijadikan laporan untuk pimpinan, untuk mengetahui
[image:57.595.47.539.82.712.2]jumlah pesanan apakah ada penambahan atau pengurangan.
Gambar 3.19 Laporan pesanan barang
STIKOM
A.4 Desain Laporan Realisasi Penjualan
Dari pencarian rute pengiriman dan data pesanan pelanggan, proses selanjutnya pada sistem adalah pembuatan laporan pengirman barang yang berisi
data pelanggan, kendaraan pengantar. Dari laporan realisasi penjualan ini diharapkan pimpinan dapat mengetahui tentang aktifitas pengiriman yang
dilakukan.
Gambar 3.20 Laporan Realisasi Penjualan
A.5 Desain Faktur Penjualan
Pesanan pelanggan yang telah tersimpan dalam data pesanan selain
dipanggil untuk membuat laporan pesanan, juga untuk membuat faktur penjualan barang yang berisi id pesanan, jumlah pesanan, subtotal perminggu, dan total
bayar perbulan.
STIKOM
Gambar 3.21 Faktur penjualan
B. Desain User Interface B.1 Form Utama
Form utama merupakan form yang pertama kali muncul ketika aplikasi dijalankan. Melalui form ini bagian penjualan dan bagian gudang dapat memilih menu-menu yang tersedia pada aplikasi. Rancangan menu utama dapat dilihat
pada gambar 3.22 berikut :
Gambar 3.22 Form Utama Sistem Informasi Distribusi CV. Sumber Nadi Jaya
STIKOM
[image:59.595.57.548.82.709.2]Fungsi-fungsi obyek pada form utama ini dapat dilihat pada tabel 3.10 berikut : Tabel 3.13 Tabel fungsi objek pada form utama
Nama
Obyek Tipe Obyek Fungsi
Login Menu button Untuk menampilkan Form Login
Tutup Menu Button Untuk keluar dari aplikasi
B.2 Form login
Form ini merupakan form yang digunakan untuk mengecek pengguna dari aplikasi, melalui input berupa Nama_User dan Password_User. Pengguna yang memiliki hak akses admin, dapat mengakses seluruh fitur yang ada pada
aplikasi ini. Sedangkan pengguna dengan hak akses penjualan dan gudang, hanya dapat menggunakan fitur sesuai kebutuhan bagiannya saja. Rancangan form login
dapat dilihat pada gambar 3.23 berikut ini :
Gambar 3.23 Form Login
STIKOM
Fungsi obyek-obyek yang terdapat pada form Login ini, dapat dilihat pada tabel 3.14 berikut :
Tabel 3.14 Tabel fungsi objek pada form login
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Nama_User/
Password Textbox
Digunakan untuk mengisi data pengguna
berupa Nama_User dan Password sesuai
dengan database.
Masuk Button
Digunakan untuk memverifikasi data masukkan pengguna dan jika benar
membuka form Utama sesuai hak akses
user.
Batal Button Digunakan untuk kembali kepada kondisi
awal, yaitu pada kondisi Logout.
B.3 Form Master Pelanggan
Form ini merupakan form yang digunakan untuk menampilkan data pelanggan dalam bentuk tabel view, yang berasal dari tabel Pelanggan. Rancangan
form master pelanggan dapat dilihat pada gambar 3.24.
Gambar 3.24 Form master pelanggan
STIKOM
[image:61.595.45.535.167.733.2]Fungsi obyek-obyek yang terdapat pada form Pelanggan ini, dapat dilihat pada tabel 3.15 berikut :
Tabel 3.15 Tabel fungsi objek pada form master pelanggan
Nama
Obyek Tipe Obyek Fungsi
Pegawai Menu Button Digunakan untuk merubah tampilan ke form master pegawai.
Wilayah Menu Button Digunakan untuk merubah tampilan ke form master wilayah.
Jarak Menu Button Digunakan untuk merubah tampilan ke
form master jarak.
Baru Menu Button Digunakan untuk menambah data
pelanggan baru.
Wilayah Combo box Menampilkan pilihan wilayah untuk data
pelanggan. Nama
Pelanggan Textbox Digunakan untuk isian nama pelanggan.
No Telp Textbox Digunakan untuk isian no telp pelanggan.
Alamat Textbox Digunakan untuk isian alamat pelanggan.
Tabel view Gridview
Digunakan untuk menampilkan data pelanggan yang berasal dari tabel Pelanggan.
Simpan Button
Digunakan untuk menyimpan data pelanggan, baik baru ataupun data yang berubah.
Batal Button Digunakan untuk membatalkan isian data
pelanggan.
Hapus Button Digunakan untuk menghapus pelanggan
terpilih.
Tutup Button Digunakan untuk menutup form
STIKOM
B.4 Form Master Pegawai
Form ini merupakan form yang digunakan untuk menampilkan data pegawai dalam bentuk tabel view, yang berasal dari tabel Pegawai. Rancangan
form master pegawai dapat dilihat pada gambar 3.25 :
Gambar 3.25 Form Master Pegawai
Fungsi-fungsi objek pada form master pegawai dapat dilihat pada tabel 3.16 berikut :
Tabel 3.16 Tabel fungsi objek pada form master pegawai
Nama
Obyek Tipe Obyek Fungsi
Pelanggan Menu Button Digunakan untuk merubah tampilan ke form master pelanggan.
Wilayah Menu Button Digunakan untuk merubah tampilan ke form master wilayah.
Jarak Menu Button Digunakan untuk merubah tampilan ke
form master jarak.
Baru Menu Button Digunakan untuk menambah data pegawai
baru.
STIKOM
Nama
Obyek Tipe Obyek Fungsi
user name Combo box Digunakan untuk isian user name pegawai
ketika login
password Textbox Digunakan untuk isian password pegawai.
No Telp Textbox Digunakan untuk isian no telp pegawai.
Alamat Textbox Digunakan untuk isian alamat pegawai.
Shift Textbox Digunakan untuk isian shift pegawai. Hak akses Group Checkbox Digunakan untuk mengatur hak akses
pegawai.
Tabel view Gridview Digunakan untuk menampilkan data
pegawai yang berasal dari tabel Pegawai.
Simpan Button
Digunakan untuk menyimpan data pegawai, baik baru ataupun data yang berubah.
Batal Button Digunakan untuk membatalkan isian data
pe
