RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
AKADEMIK BERBASIS WEB PADA UNIVERSITAS
NAHDLATUL ULAMA SIDOARJO
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
IBNU MUSLIM 09.41010.0070
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xx
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1.2 Perumusan Masalah ... 1.3 Pembatasan Masalah ... 1.4 Tujuan Penelitian ... 1.5 Sistematika Penulisan ... BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Sistem ... 2.2 Data dan Informasi ... 2.3 Sistem Informasi ... 2.3.1 Nilai Informasi ... 9
2.3.3 Sistem Informasi Akademik ... 11
2.4 Dashboard ... 2.4.1 Karakteristik Dashboard ... 12
2.4.2 Karakteristik Dashboard ... 13
2.4.3 Ciri-ciri Dashboard ... 14
2.5 Analisis dan Desain Perangkat Lunak ... 2.5.1 Bagan Alir Sistem ... 15
2.5.2 Data Flow Diagram ... 17
2.6 PHP ... 2.7 MySQL ... 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 2.9 Rancangan Standar Pendidikan Universitas Nahdlatul Ulama ... BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 27
3.1 Identifikasi dan Analisis Sistem ... 3.2 Perancangan Sistem ... 3.2.1 Blok diagram ... 36
3.2.2 System Flow ... 39
3.2.3 Diagram Jenjang ... 46
3.2.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 48
3.2.5 Entity Relationship Diagram ... 55
3.2.7 Pshycal Data Model ... 57
3.2.8 Desain Tabel ... 59
3.2.9 Desain User Interface ... 69
3.2.10 Desain Input/Output ... 74
3.3 Perancangan Uji Coba ... 3.3.1 Uji Coba Fungsi Sistem ... 82
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 88
4.1 Kebutuhan Implementasi ... 4.1.1 Tahapan Pembuatan Website ... 89
4.1.2 Perangkat keras ... 90
4.1.3 Perangkat Lunak ... 91
4.2 Implementasi Sistem ... 4.3 Evaluasi Sistem ... 4.4 Hasil Evaluasi Sistem ... BAB V PENUTUP ... 125
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Universitas Nahdlatul Ulama Sidoarjo (UNSIDA) adalah suatu Perguruan
tinggi baru di Sidoarjo yang memiliki visi Menjadikan UNU Sidoarjo sebagai
Perguruan Tinggi yang Unggul dan Kompetitif dalam pengembangan ilmu
pengetahuan, teknologi, seni, dan budaya yang berpedoman kepada aqidah Islam
Ahlussunnah wal Jama'ah an-Nahdliyah. Di tengah maraknya pertumbuhan dunia
pendidikan, UNSIDA dituntut agar dapat bersaing dengan perguruan tinggi baru
maupun perguruan tinggi yang sudah ada dalam hal teknologi informasi untuk
mempermudah kinerja terutama menyangkut bagian akademik. UNSIDA sendiri
saat ini memiliki 480 mahasiswa aktif dari 4 Fakultas dan 6 Program studi (Prodi).
Dalam melakukan pengolahan data mahasiswa dan dosen, bagian
penerimaan mahasiswa baru memiliki laporan calon mahasiswa yang telah
dinyatakan lulus seleksi pendaftaran dan laporan mahasiswa yang telah melakukan
daftar ulang untuk kemudian diberikan kepada Bagian Akademik. Kemudian Bag.
Akademik membuat laporan mahasiswa baru yang nantinya dipergunakan untuk
memperbarui daftar mahasiswa yang sudah ada. Daftar tersebut nantinya
digabungkan dengan daftar dosen yang dibuat oleh Bagian Tata Usaha untuk
diberikan kepada Kaprodi dan Wakil Rektor 1. Lalu terdapat proses perwalian yang
berawal dari input jadwal matakuliah per dosen yang dilakukan oleh kaprodi.
Setelah jadwal terbentuk mahasiswa dapat melakukan pengisian KRS (Kartu
pengecekan, kemudian diberikan ke Kabag Akademik dan Kaprodi untuk Acc KRS.
Setelah KRS ter-Acc, Bag. Akademik memperbarui status mahasiswa dan dosen
menjadi aktif untuk membuat presensi mahasiswa dan dosen lalu diberikan ke
bagian TU Prodi. Kemudian terdapat proses administrasi ujian yang dimulai dari
pengecekan syarat kehadiran berdasarkan presensi mahasiswa, lalu bagian
akademik membuat daftar pengumuman untuk mahasiswa yang dapat mengikuti
ujian dan tidak. Lalu nilai diinputkan oleh dosen dan laporan nilai mahasiswa
diberikan kepada bagian akademik untuk direkap dan dibuatkan KHS (Kartu Hasil
Studi) untuk mahasiswa, kaprodi dan Wakil Rektor 1.
Dari Proses yang telah dijelaskan, Untuk melakukan laporan evaluasi
akademik setiap bulan kepada Rektor dan Wakil Rektor, bagian akademik dan
kaprodi harus mengolah data dari beberapa laporan yang diberikan dari beberapa
bagian. Proses tersebut menjadi tidak sinergi dan tidak memiliki integrasi antar
beberapa bagian. Contohnya dalam penyusunan rekap kehadiran, bagian Akademik
tidak memiliki 40% data kehadiran sejak September 2014 sampai Januari 2016.
Meskipun data keseluruhan dimiliki oleh TU prodi setiap fakultas, hal ini dapat
berdampak pada keterlambatan pengambilan keputusan oleh pimpinan apabila
terjadi penurunan performa akademik secara drastis.
Permasalahan lainnya yaitu, orangtua mahasiswa yang pernah melapor
karena tidak mendapat KHS perkembangan mahasiswa. Hal ini dikarenakan pihak
UNSIDA hanya memberi KHS kepada mahasiswanya, namun ada mahasiswa yang
tidak menyampaikan kepada orang tua mereka. Akibatnya orang tua tidak
mendapatkan informasi mengenai perkembangan kegiatan akademik anaknya.
presensi, nilai / prestasi akademik dan non akademik dan jadwal perkuliahan per
mahasiswa.
Berdasarkan permasalahan diatas, Universitas Nahdlatul Ulama Sidoarjo
memerlukan sistem informasi akademik berbasis web yang mampu menyediakan
informasi yang dibutuhkan oleh Wakil Rektor 1, kepala bagian akademik, Kaprodi,
Dosen, dan orang tua mahasiswa. Alasan menggunakan aplikasi berbasis web
adalah agar informasi yang diakses dapat bersifat aktual saat diakses oleh masing
masing pengguna. Serta dapat diakses dimana saja dan kapan saja terbebas dari
platform sistem operasi dan investasi perangkat keras.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan
yaitu bagaimana membuat rancang bangun sistem informasi akademik berbasis web
pada Universitas Nahdlatul Ulama Sidoarjo.
1.3 Pembatasan Masalah
Adapun batasan-batasan masalah yang digunakan di dalam tugas akhir ini yaitu :
1. Tidak membahas tentang informasi lulusan mahasiswa.
2. Tidak membahas proses perekrutan dan penggajian dosen.
3. Tidak membahas tentang penilaian kinerja dosen.
4. Tidak membahas tentang proses penjadwalan matakuliah.
5. Tidak membahas tentang keuangan.
6. Pengamanan jaringan hanya sebatas pengamanan website yang meliputi
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan dari penelitian ini
adalah menghasilkan sistem informasi akademik berbasis web pada Universitas
Nahdlatul Ulama sidoarjo yang dapat menampilkan informasi akademik yang
sesuai dengan kebutuhan wakil rektor 1, kaprodi, kepala bagian akademik, orang
tua mahasiswa dan dosen
1.5 Sistematika Penulisan
Bab satu merupakan pendahuluan. Bab ini berisi penjelasan tentang apa
yang melatar belakangi diambilnya topik tugas akhir, rumusan masalah dari topik
tugas akhir, batasan masalah atau ruang lingkup pengerjaan tugas akhir, dan tujuan
tugas akhir ini.
Bab kedua ini menjelaskan tentanglandasan teori yang berbentuk
uraian-uraian yang berkaitan langsung dengan permasalahan yang dikerjakan. Dalam hal
ini, teori yang digunakan dalam penyelesaian masalah tugas akhir ini adalah teori
tentang sistem, informasi, sistem informasi akademik, penerapan teknologi
informasi dibidang pendidikan, System Development Life Cycle (SDLC) dan Black
Box Testing.
Bab ketiga ini berisi tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam
penyelesaian tugas akhir yang terdiri dari analisa sistem, identifikasi masalah,
identifikasi kebutuhan pengguna, pembuatan website, perancangan sistem dan
desain uji coba.
Bab keempat ini membahas tentang implementasi sistem yang dibuat secara
untuk mengetahui apakah sistem tersebut dapat menyelesaikan permasalahan yang
dihadapi sesuai dengan yang diharapkan.
Bab kelima ini membahas tentang kesimpulan dan saran. Kesimpulan dan
saran yang ada di dalam bab ini didapatkan dari hasil evaluasi dari bab empat.
Kesimpulan akan dijelaskan hasil dari evaluasi sistem, sedangkan saran akan
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Sistem
Sistem dapat didefinisikan dengan dua kelompok pendekatan. Pertama, lebih menekankan pada prosedur yang digunakan dalam sistem dan mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Kedua, lebih menekankan pada elemen atau komponen penyusun sistem dan mendefinisikannya sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu (Jogiyanto, 2003:1).
2.2 Data dan Informasi
Data adalah sebuah kebenaran, atau kenyataan, contoh nama pegawai, order penjualan, nomor penjualan. (Stair, 2006) Sistem yang terbuak merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak.
Informasi adalah sekumpulan kebenaran atau kenyataan yang terorganisir sedemikian rupa yang menyebabkan mereka memiliki nilai tambah daripada kumpulan kebenaran itu sendiri. (Stair, 2006)
Untuk menjadi bernilai bagi manajemen dan pembuat keputusan, informasi seharusnya memiliki karakteristik seperti dibawah ini:
1. Akurat
Informasi yang akurat adalah informasi yang bebas dari error. Dalam beberapa
2. Lengkap
Informasi yang lengkap berisi semua kebenaran (data) yang lengkap. Contoh informasi mahasiswa keluar tidak akan lengkap tanpa informasi alasan mahasiswa keluar.
3. Ekonomis
Informasi seharusnya ekonomis dalam pembuatannya. Para pembuat keputusan selalu akan membandingkan nilai guna informasi dan biaya yang dikeluarkan untuk membuatnya
4. Fleksibel
Informasi yang fleksibel dapat digunakan untuk berbagai tujuan 5. Handal
Informasi yang handal dapat diandalkan. Dalam banyak kasus, kehandalan sebuah informasi bergantung pada metode pengumpulan data tersebut. Dalam contoh lain, kehandalan ini bergantung pada sumber dari informasi tersebut. 6. Relevan (berhubungan)
Informasi yang relevan penting bagi pembuat keputusan. Istilahnya, informasi bahwa harga kayu turun, tidak relevan bagi pabrik chip komputer.
7. Simpel
Informasi seharusnya juga simpel, tidak terlalu rumit. Informasi yang mutakhir dan detil mungkin tidak dibutuhkan. Kenyataannya, informasi yang berlebih dapat menyebabkan overload informasi, dimana para pembuat keputusan
8. Tepat waktu
Informasi yang tepat waktu adalah informasi yang ada pada saat yang dibutuhkan.
9. Dapat dibuktikan
Informasi seharusnya dapat dibuktikan. Ini berarti anda dapat memeriksa untuk memastikan bahwa informasi tersebut benar, mungkin dengan memeriksa sumber lain untuk informasi yang sama.
10. Dapat diakses
Informasi seharusnya mudah diakses oleh pengguna yang mendapatkan bentuk informasi yang tepat dan disaat yang tepat untuk mendapatkan yang mereka butuhkan.
11. Aman
Informasi seharusnya aman dari jamahan pengguna yang tidak berhak mengakses.
2.3 Sistem Informasi
Menurut Kadir (2003), sistem informasi adalah sebuah konsep yang memiliki definisi tertentu yang digunakan untuk dapat dimengerti oleh pihak tertentu sehingga informasi tersebut memiliki makna dan tujuan yang tepat untuk dilakukan penindaklajutan, informasi tersebut dimasukkan kedalam sistem yang menjadikan fungsi menjadi input informasi dan dilakukan proses yang menghasilkan output informasi.
Gambar 2.1 Model Proses Transformasi
Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005), kegiatan sistem informasi mencakup :
1. Input, merupakan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.
2. Proses, merupakan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Output, merupakan suatu kegiatan yang menghasilkan laporan dari proses.
4. Penyimpanan, merupakan suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
2.3.1 Nilai Informasi
Nilai dari sebuah informasi terdiri dari dua hal yaitu:
1. Tangible value yang merupakan nilai atau keuntungan yang dapat diukur secara
langsung. Pada dasarnya hal ini berupa nilai finansial.
2. Intangible Value yang merupakan nilai atau keuntungan yang sulit untuk diukur
karena berhubungan dengan nilai kuantitas. (Bocij, 2008).
2.3.2 Kualitas Informasi
Pada dasarnya informasi memang memiliki karakteristik yang berbeda untuk menggambarkan kulitasnya. Perbedaan tersebut terletak pada informasi tersebut merupakan informasi yang baik atau informasi yang buruk. Dan baik atau buruknya informasi tersebut dapat diidentifikasi sesuai dengan atribut dari kualitas informasi tersebut.
1. Dimensi Waktu
a. Timeliness. Informasi seharusnya tersedia pada saat dibutuhkan.
c. Frequency. Informasi seharusnya tersedia pada waktu yang regular.
d. Time Period. Informasi seharusnya mampu mengcover sesuai dengan
periode waktunya. 2. Dimensi konten
a. Accuracy. Informasi yang kesalahanya hanya sebatas pada nilai organisasi.
b. Relevance. Informasi yang disupply seharusnya relevant dengan sistuasi
yang ada dan mampu memenuhi kebutuhan informasi pengguna.
c. Completness. Seluruh informasi harus memenuhi kebutuhan informasi
pengguna dan seharusnya dapat melengkapi seluruhnya.
d. Conciseness. Hanya informasi yang relevan yang dapat memenuhi
kebutuhan informasi pengguna dan seharusnya tersedia dalam bentuk paling sederhana.
e. Scope. Ruang lingkup dari informasi yang disupply seharusnya sesuai
dengan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. 3. Dimensi form
a. Clarity. Informasi seharusnya dapat mewakili dalam bentuk yang sesuai
dengan tujuan pengguna.
b. Detail. Informasi seharusnya berisi tentang level detail yang sesuai untuk
memenuhi kebutuhan informasi pengguna.
c. Order. Informasi seharusnya tersedia sesuai dengan permintaan pengguna.
d. Presentation. Informasi seharusnya dapat mewakili dalam bentuk yang
sesuai dengan tujuan pengguna.
4. Karakteristik tambahan
Dari beberapa atribut yang sudah digambarkan di atas, terdapat beberapa karakteristik tambahan antara lain :
a. Bagian penting dari informasi adalah confidence dalam hal sumber dari
informasi tersebut didapat. Pengguna akan lebih memilih menerima dan mempercayai informasi yang mereka dapat melalui sumber yang akurat dan dipercaya sebelumnya.
b. Atribut dari kualitas informasi adalah informasi tersebut dapat dipercaya. Informasi seharusnya dapat dikemukakan oleh pengguna tanpa keraguan sehingga informasi tersebut dapat diandalkan dan tersedia saat dibutuhkan dengan konsistensi dan akurasi yang dapat dipercaya.
c. Informasi yang tersedia seharusnya sesuai dengan aktivitas pengguna. d. Informasi seharusnya diterima oleh orang yang memang membutuhkannya
sehingga informasi tersebut bernilai.
e. Informasi seharusnya dapat ditransmisikan melalui channels yang benar.
(Bocij, 2008).
2.3.3 Sistem Informasi Akademik
bukan hanya urusan mekanisme pengolahan data. Maka, sistem informasi akademik adalah sistem yang dihimpun dari berbagai macam data yang dikelola se-otomatis mungkin dengan alat dan metode sehingga menghasilkan informasi yang diperlukan bagi terlaksananya kegiatan akademis.
Sedangkan menurut Satoto (2009) sistem informasi akademik adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menyajikan informasi dan menata administrasi yang berhubungan dengan kegiatan akademis. Dengan menggunakan perangkat lunak seperti ini diharapkan kegiatan administrasi akademis dapat dikelola dengan baik dan informasi yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat.
2.4 Dashboard
Dashboard adalah tampilan visual dari informasi terpenting yang
dibutuhkan untuk mencapai satu atau beberapa tujuan. Pemberian point penting diatur dalam satu tampilan sehingga informasi dapat di monitoring dengan mudah
(Few, 2006).
2.4.1 Karakteristik Dashboard
Tujuan dalam penggunaan dashboard menurut Eckerson (Hariyanti, 2008:7), yaitu:
a. Mengkomunikasikan strategi
b. Memonitor dan menyesuaikan pelaksanaan strategi.
Memonitor pelaksanaan dari rencana dan strategi yang telah dibuat. Memungkinkan eksekutif untuk mengidentifikasi permasalahan kritis dan membuat strategi untuk mengatasinya.
c. Menyampaikan wawasan dan informasi ke semua pihak.
Menyajikan informasi menggunakan grafik, simbol, bagan dan warna yang memudahkan penggunaan dalam memahami dan mempersepsi informasi secara benar.
d. Memonitor dan menyesuaikan pelaksanaan strategi
Memonitor pelaksanaan dari rencana dan strategi yang telah dibuat. Memungkinkan eksekutif untuk mengidentifikasi permasalahan kritis dan membuat strategi untuk mengatasinya
e. Menyampaikan wawasan dan informasi ke semua pihak
Menyajikan informasi menggunakan grafik, simbol, bagan dan warna yang memudahkan penggunaan dalam memahami dan mempersepsi informasi secara benar.
2.4.2 Karakteristik Dashboard
Karakteristik Dashboard operasional yaitu :
a. Model pemrosesan yang berdasarkan kejadian yaitu menangkap kejadian setiap saat dari beberapa sistem yang mencakup dan mempengaruhi proses bisnis b. Aturan bisnis yang kuat yaitu mengijinkan penggunanya membuat peringatan
c. Dashboard bisnis yang user-friendly yaitu memperbarui nilai sebagai aliran kejadian melalui sistem dan menempatkan nilai tersebut dalam hubungan dengan menghubungkan ke pencapaian bisnis.
d. Sebuah sistem aliran kerja yang bergabung dan bekerjasama yang mengijinkan penggunanya untuk memulai proses secara formal dan informal, yang dengan proses itu pengguna dapat berkolaborasi mendiskusikan hasilnya.
2.4.3 Ciri-ciri Dashboard
Dashboard yang didesain baik, akan menampilkan informasi yang : a. Luar biasa terorganisasi dengan baik.
b. Meringkas, terutama dalam bentuk ringkasan dan bentuk pengecualian. c. Spesifik dan disesuaikan untuk user dan tujuan dashboard.
d. Ditampilkan secara ringkas, kadang dalam media kecil yang mengkomunikasikan data dan pesan tersebut langsung pada intinya. (Few, 2006:97).
2.5 Analisis dan Desain Perangkat Lunak
Analisis sistem atau perangkat lunak dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.
Menurut Kendall dan Kendall (2003), analisis dan perancangan sistem berupaya menganalisis input data atau aliran data secara sistematis, memproses atau
mentransformasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi
dalam konteks bisnis khusus. Kemudian, analisis dan perancangan sistem tersebut dipergunakan untuk menganalisis, merancang dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
c. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
2.5.1 Bagan Alir Sistem
Menurut Hartono (2005:796), “Bagan alir sistem (System Flowchart)
merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dalam sistem”. Bagan alir sistem digunakan untuk mejelaskan urutan kegiatan yang dilakukan oleh sistem. Pengertian bagan alir dokumen (Document Flowchart)
merupakan penjelasan dan simbol yang digunakan untuk mengambarkan kedua bagan alir tersebut :
Gambar 2.2 Simbol Bagan Alir Sistem Dan Bagan Alir Dokumen 1. Simbol Dokumen
Simbol ini menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual
atau komputer.
2. Simbol Kegiatan Manual
Simbol ini menunjukkan pekerjaan manual. 3. Simbol Simpanan Offline
Simbol ini menunjukkan file non-komputer yang diarsip.
4. Simbol Proses
Simbol ini menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 5. Simbol Database
Simbol ini menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer. 6. Simbol Garis Alir
7. Simbol Penghubung
Simbol ini menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.
2.5.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram atau DFD sering digunakan untuk menggambarkan
suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di tempat data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
Menurut Yourdon (1989), Simbol yang digunakan dalam mengambarkan DFD ada empat (4), yakni :
a. External Entity
Entitas luar merupakan aktor yang berkomunikasi dengan sistem. Aktor biasanya menunjukkan individu, kelompok (departemen, divisi, dan lainnya), sistem terkomputerisasi, dan organisasi di luar sistem yang dibuat. Dalam beberapa kasus, aktor dapat berupa sistem lain, seperti sistem terkomputerisasi lain yang digunakan untuk berkomunikasi dengan sistem yang dibuat. Aktor dipresentasikan dalam bentuk kotak yang dapat dilihat pada Gambar 2.3.
Tiga hal yang perlu diperhatikan dalam membuat aktor, yaitu:
1. Aktor berada di luar sistem yang dibuat, alur yang dibuat mengkoneksikan aktor ke berbagai proses dalam sistem .
digambarkan harus sesuai dengan kebutuhan sistem yang sebenarnya, bukan dengan niat mempermudah atau memberikan penamaan secara bebas. 3. Alur relasi antar aktor tidak perlu digambarkan, apabila relasi tersebut perlu
digambarkan sebagai bagian dari sistem, ada baiknya relasi tersebut dibuat sebagai sebuah proses.
Gambar 2.3 Simbol External Entity
b. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. DataFlow
menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Simbol DataFlow dapat dilihat pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4 Simbol Data Flow
c. Process
Suatu Process yang meliputi beberapa tindakan atau sekelompok tindakan
dari arus data yang masuk untuk dijalankan atau diproses agar menghasilkan suatu keluaran.. Mayoritas penamaan proses akan mendeskripsikan kegiatan apa yang akan dilakukan pada proses tersebut. Terkadang proses juga dapat berupa nama orang atau sekelompok orang, komputer, prangkat mekasnis. Simbol Process dapat
Gambar 2.5 Simbol Process
d. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data. Suatu nama perlu diberikan pada Data Store untuk
menunjukkan nama dari file-nya. Gambar 2.5 merupakan simbol file
penyimpanan/Data Store yang dapat sebagai gambaran:
1. Suatu file atau database di sistem komputer.
2. Suatu arsip atau catatan manual. 3. Suatu tabel acuan manual.
Gambar 2.6 Simbol Data Store
2.6 PHP
Menurut dokumen resmi PHP, PHP merupakan singkatan dari
Programming Hypertext Preprocessor. PHP merupakan bahasa berbentuk skrip
yang ditempatkan di dalam server dan diproses di server. Secara khusus, PHP
dirancang untuk membentuk aplikasi web dinamis. Artinya, PHP dapat membentuk
suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini. Misalnya, pengguna dapat menampilkan isi suatu database pada halaman web. Pada prinsipnya PHP
mempunyai fungsi yang sama dengan skrip-skrip seperti ASP (Active Server Page),
ColdFusion, ataupun Perl. Namun perlu diketahui bahwa PHP sebenarnya dapat
0
Process
dipakai secara command line, artinya skrip PHP dapat dijalankan tanpa melibatkan
web server maupun webbrowser.
Kelahiran PHP bermula saat Rasmus Lerdorf membuat sejumlah skrip
Perl yang dapat diamati siapa saja yang melihat-lihat daftar riwayat hidupnya,
yakni pada tahun 1994. Skrip-skrip ini selanjutnya dikemas menjadi tool yang
disebut “Portable Home Page”. Paket inilah yang menjadi cikal bakal dari PHP.
Pada tahun 1995, Rasmus menciptkan PHP/F1 versi 2. Pada versi inilah pemrogram dapat menempelkan kode terstruktur di dalam tag HTML. Yang menarik, kode PHP
juga dapat berkomunikasi dengan database dan melakukan
perhitungan-perhitungan yang kompleks. (Kadir, 2008:2).
2.7 MySQL
Sebuah perangkat sistem manajemen basis data SQL atau yang dikenal dengan DBMS (Database management system) yang dapat multithread dan multi-user.
Sebagai database server, MySQL dapat dikatakan lebih unggul daripada
database server lainnya, terutama dalam kecepatan. Berikut ini keunggulan
MySQL antara lain:
1. Poratbility
MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server dan solaris.
2. Multiuser
MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa
3. Security
MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama
host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta password
terenkripsi.
4. Scalability dan limit
MySQL mampu menangani dabase dalam skala besar, dengan jumlah record
lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Siklus hidup pengembangan sistem adalah nama lain dari Software
Development Life Cycle (SDLC) ini merupakan siklus hidup dari pengembangan
sistem yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya (Hartono, 2001). Tahapan-tahapannya adalah requirements (analisis sistem), analysis (analisis
kebutuhan sistem), design (perancangan), coding (implementasi), testing
(pengujian), dan maintenance (perawatan). Ada beberapa model SDLC. Model
yang cukup populer dan banyak digunakan adalah waterfall. Beberapa model lain SDLC misalnya fountain, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize.
Menurut Pressman (2015), menjelaskan bahwa nama lain dari model
waterfall adalah Linear Sequential Model. Model ini merupakan model yang paling
banyak dipakai dalam Software Engineering. Model ini melakukan pendekatan
analisis, desain, coding, testing dan maintenance. Berikut ini adalah gambar dari
model waterfall secara umum.
Gambar 2.7 Model Waterfall menurut Pressman dalam Harnaningrum (2007) Gambar 2 menunjukkan tahapan umum dari model proses waterfall. Akan
tetapi, Pressman (2015) memecah model ini meskipun secara garis besar sama dengan tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya. Berikut ini adalah
penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model waterfall:
1. Requirements definition
Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada perangkat lunak. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka software
engineer harus mengerti tentang domain informasi dari perangkat lunak, misalnya
fungsi yang dibutuhkan, user interface, dan sebagainya. Dari kedua aktivitas
tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan perangkat lunak) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada pelanggan.
2. System and software design
Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan di atas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” perangkat lunak sebelum
telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti kedua aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari perangkat lunak.
3. Implementation and unit testing
Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses pengkodean. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap desain yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer.
4. Integration and system testing
Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan perangkat lunak. Semua fungsi-fungsi perangkat lunak harus diujicobakan, agar perangkat lunak bebas dari error dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan
kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.
5. Operation and maintenance
Pemeliharaan suatu perangkat lunak diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena perangkat lunak yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada error kecil yang tidak
2.9 Rancangan Standar Pendidikan Universitas Nahdlatul Ulama
Kurikulum UNU Jawa Timur mengacu pada PP No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Perpres Nomor 8 Tahun 2012 tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia dan Kepmendiknas No. 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa dengan tetap mempertimbangkan akan antisipasi kebutuhan masyarakat, kompetensi Sumber Daya yang dimiliki UNU Jawa Timur dan keunggulan komparatif yang dimiliki oleh Provinsi Jawa Timur dan Kabupaten Sidoarjo.
Pendekatan desain kurikulum diformulasikan sedemikian rupa sehingga mencerminkan pengembangan kepribadian dan pembekalan kehidupan bermasyarakat melalui teknik perkuliahan di kelas, praktikum, program bimbingan akademik dan skripsi atau tugas akhir, lokakarya, dan kuliah kerja nyata. Total SKS yang diberikan untuk program studi S1 mencapai 144 sks dan untuk program studi D3 mencapai 120 sks.
Sistem penilaian yang digunakan di UNU Jawa Timur untuk D-3 dan S-1 dengan rumus sebagai berikut :
NA = ((20% x A)+( 30% x T)+(25%xUTS)+(25%xUAS)) NA : Nilai Akhir A : Nilai Aktivitas
Tabel 2. 1Klasifikasi penilaian di UNSIDA Nilai Angka Huruf Mutu Klasifikasi
> 81 A Sangat Baik
Penilaian keberhasilan studi semester dilakukan tiap akhir semester. Penilaian ini meliputi semua matakuliah yang direncanakan oleh mahasiswa dalam FRS/ KRS yang sah pada semester tersebut dengan menggunakan rumus IP sebagai berikut :
Dengan keterangan :
IP = Indeks Prestasi Ni = Nilai mutu mata kuliah i n = jumlah mata kuliah Ki = Bobot sks mata kuliah i
Waktu perkuliahan dalam satu semester untuk setiap matakuliah adalah 19 minggu dengan rincian 14 minggu masa kuliah, 2 minggu masa UTS, 1 minggu masa tenang dan 2 minggu masa UAS.
Tabel 2. 2 Tabel Indeks prestasi dan beban studi di UNSIDA Indeks Prestasi (IP) Beban Studi
≥ 3,00 Maksimal 24 SKS
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Identifikasi dan Analisis Sistem
Tahap identifikasi dan analisis dilakukan untuk memahami permasalahan
yang dibahas pada suatu instansi. Pada latar belakang masalah di Bab I telah
dijelaskan bahwa Universitas Nahdlatul Ulama sidoarjo sebagai institusi pendidikan
tinggi saat ini memiliki proses administrasi akademik yang dimulai dari pengolahan
data mahasiswa dan dosen, proses perwalian, dan proses administrasi ujian yang
dapat digambarkan pada document flow berikut ini :
1. Mengelola data mahasiswa dan dosen
Proses mengelola data meliputi tiga proses, yaitu membuat data mahasiswa
dan dosen, update data mahasiswa dan dosen, mengolah laporan. seperti pada
gambar 3.1.
a. Membuat data mahasiswa dan dosen
ini merupakan awal dari mulai mengelola data-data mahasiswa dan dosen,
setelah mahasiswa melakukan daftar ulang dengan memberikan data
mahasiswa yang sudah ki oleh penerimaan mahasiswa baru kemudian
diserahkan bagian akademik, dan data dosen yang dimiliki oleh bagian
Administrasi Umum.
b. Mengolah laporan mahasiswa dan dosen
Data mahasiswa dan dosen yang telah ditambah, akan digabungkan dengan
akan membuat laporan mahasiswa keseluruhan dan dosen keseluruhan per
30 hari.
Doku e Flow Pe golaha data ahasiswa & Dose
Pe eri aa Mhs aru Bag. Akade ik TU / AU Kaprodi/ WaRek
Ph
as
e
Lapora dose keseluruhaLapora dose
keseluruha Lapora hs daftar
ula g
Daftar dose Tetap & luar start
Lapora Mhs aru
Lapora dose aktif
Lapora ahasiswa keseluruha
Lapora dose keseluruha
Lapora ahasiswa keseluruha A
A
E d Me uat ta el
ahasiswa aru Ta el Mhs
Me per aharui ta el ahasiswa
keseluruha Ta el Mhs
Me uat data dose aktif
Ta el dose
Me per aharui ta el dose keseluruha
Ta el dose Lapora hs daftar
ula g
Lapora Mhs aru
Lapora ahasiswa keseluruha
Lapora dose keseluruha
Lapora dose keseluruha
Gambar 3.1 Document Flow Mengelola Data Mahasiswa dan dosen
2. Proses Perwalian / Registrasi ulang
Proses perwalian / registrasi ulang merupakan inti dari kegiatan belajar
mengajar, dimana terdapat input mata kuliah dan jadwal yang dilakukan oleh
Kaprodi, dilanjutkan dengan proses registrasi ulang, membuat presensi mahasiswa
a. Registrasi ulang
Untuk melakukan perkuliahan mahasiswa perlu melakukan registrasi ulang
pada bagian akademik dengan menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa,
bagian akademik akan melakukan pengecekan data mahasiswa. Jika sesuai,
maka mahasiswa akan menerima jadwal matakuliah per dosen.
b. Mengisi KRS
Setelah mendapatkan jadwal matakuliah per dosen, mahasiswa baru akan
langsung mendapatkan krs fix, sedangkan mahasiswa selain angkatan
pertama akan melakukan pengisian KRS. Selanjutnya KRS diberikan
kepada dosen wali untuk dicek kesesuaian berdasarkan histori nilai, mk
prasyarat dan jadwal matakuliah. KRS akan di tanda tangan oleh Kabag
akademik, kaprodi dan wakil rektor.
c. Membuat presensi mahasiswa dan dosen
Setelah menerima KRS fix bagian akademik akan merubah status
mahasiswa menjadi mahasiswa aktif, dan mahasiswa aktif akan dibuatkan
presensi kehadiran.
d. Mengolah laporan perwalian dan presensi
Bagian akademik akan membuat Laporan status mahasiswa dan rekap
presensi akan dibuatkan oleh Tata Usaha setiap Prodi yang nantinya akan
Doku e Flow Proses perwalia
Bag. Akade ik Kaprodi
Mahasiswa Dose wali TU Prodi Dose WaRek
Ph
a
s
e
Lapora Status & prese si hs Lapora Status Mhs dose se ester i i
Sesuai
Me per arui status
Me uat lapora status ahasiswa Lapora Status & prese si hs G
Per dose Per kelas Lapora Status & Prese si hs
KRS Fi
Prese si Mhs
Lapora Status & prese si hs
3. Proses administrasi ujian
Proses administrasi ujian memiliki proses cek syarat kehadiran untuk ujian,
proses input nilai, dan proses mengolah laporan administrasi ujian yang terdapat
pada gambar 3.3.
a. Proses cek syarat kehadiran
Proses cek syarat kehadiran dilakukan oleh bagian akademik menggunakan
rekap presensi perkuliahan yang telah berjalan hampir satu semester pada
minggu terakhir perkuliahan. Syarat kehadiran untuk mengikuti ujian adalah
80% dari 14 pertemuan. Jika mahasiswa memenuhi prasyarat tersebut, maka
akan dibuatkan jadwal ujian sesuai mahasiswa yang lolos prasyarat. Jika
tidak, bagian akademik akan membuat daftar mahasiswa yang tidak dapat
mengikuti ujian.
b. Input Nilai
Dosen akan mendapatkan daftar absen ujian dan akan mengisi nilai masing
masing mahasiswa berdasarkan kehadiran dalam ujian. Lalu dosen
matakuliah bersangkutan akan melakukan rekap nilai selama 1 semester.
c. Mengolah laporan administrasi ujian
Setelah mendapatkan rekap nilai per matakuliah, bagian akademik akan
mengolah seluruh nilai mahasiswa dan dijadikan nilai huruf, kemudian akan
Ad i istrasi ujia
Dose Bag. Akade ik Kaprodi
Mahasiswa
Ph
as
e
KHS Lapora ilai Mhs Lapora Nilai
Daftar A se Ujia
KHS
kehadira Prese si Mhs
Me uat Jadwal Ujia
Y
I put ilai
Mhs Prese si Mhs Me uat pe gu u a
Daftar pe gu u a tidak dpt e gikuti ujia Daftar
pe gu u a tidak dpt e gikuti ujia
A A
Gambar 3.3 Document Flow Administrasi Ujian
Dari proses bisnis diatas, maka muncul permasalahan bagi UNSIDA dalam
melakukan laporan evaluasi akademik setiap bulan kepada Rektor dan Wakil
Rektor, bagian akademik dan kaprodi harus mengolah data dari beberapa laporan
yang diberikan dari beberapa bagian. Proses tersebut menjadi tidak sinergi dan tidak
keterlambatan pengambilan keputusan oleh pimpinan apabila terjadi penurunan
performa akademik secara drastis.
Masalah lain yang muncul yaitu tidak adanya informasi akademik terhadap
orang tua mahasiswa, akibatnya ada orangtua mahasiswa yang pernah melapor
karena tidak mendapat KHS perkembangan mahasiswa. Hal ini dikarenakan pihak
UNSIDA hanya memberi KHS kepada mahasiswanya, namun ada mahasiswa yang
tidak menyampaikan kepada orang tua mereka. Analisis masalah dapat dilihat pada
tabel 3.1.
Tabel 3.1 Tabel Identifikasi Masalah
No Cause and effect analysis System improvement objectives
Masalah Akibat Target sistem Batasan Sistem 1 Tidak adanya
integrasi dan sinergi data pada bagian TU, Akademik, kaprodi dan TU Prodi.
Keterlambatan pengambilan keputusan oleh manajemen apabila terjadi penurunan performa
akademik secara drastis.
Sistem dapat menyediakan fitur laporan tentang
perkembangan dan
perbandingan seluruh kegiatan akademik sehingga dapat membantu kaprodi dan Wakil Rektor 1 dalam
memonitor performa akademik.
Kegiatan akademik yang dapat diakses meliputi
pengelolaan data mahasiswa, dosen.
2 Tidak adanya informasi akademik terhadap orang tua mahasiswa
Pernah ada orang tua mhs yang melapor karena tidak mendapatkan informasi mengenai KHS dan kehadiran.
Sistem dapat menyediakan informasi akademik mahasiswa.
Dengan adanya permasalahan seperti telah dijelaskan pada tabel 3.1, maka
perancangan sistem ini dimulai dari proses identifikasi kebutuhan pengguna, seperti
kepada siapa informasi disampaikan, tujuan informasi tersebut bagi pengguna, dan
data apa saja yang diperlukan untuk mendapat informasi tersebut.
a. Kebutuhan informasi Wakil Rektor 1 dan Kaprodi dan Kabag Akademik.
Merupakan output sistem yang dapat digunakan ketiga bagian tersebut untuk
memonitoring maupun pengambilan keputusan.
Tabel 3.2 Kebutuhan Informasi WaRek 1, Kaprodi, dan Kabag Akademik
ID Analisa
Kebutuhan Kebutuhan Utama Tujuan
A.1 View informasi
jumlah mahasiswa Untuk mengetahui perbandingan mahasiswa keseluruhan per prodi dan per fakultas. A.2 View informasi
mahasiswa aktif, tidak aktif
Untuk mengetahui tren mahasiswa aktif, tidak aktif. (per prodi, semester dan angkatan)
A.3 View
perkembangan prosentase presensi mahasiswa
Mengetahui jumlah kehadiran mahasiswa per matakuliah.
A.4 View informasi produktifitas mahasiswa
Mengetahui jumlah nilai akhir mahasiswa per matakuliah
A5 view informasi
presensi ujian Mengetahui mahasiswa yang dapat dan tidak dapat mengikuti ujian berdasarkan kehadiran perkuliahan dan mengetahui kehadiran ujian mahasiswa.
b. Kebutuhan Informasi Dosen
Merupakan output sistem yang digunakan dosen untuk melihat jadwal ajar per
matakuliah.
Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Informasi Dosen
ID Analisa
Kebutuhan Kebutuhan Utama Tujuan
B.1 Jadwal ajar per
c. Kebutuhan informasi Mahasiswa / orang tua
Merupakan output yang dikhususkan pada satu mahasiswa. Informasi ini
digunakan orang tua ataupun mahasiswa untuk memonitor kegiatan akademik
putra / putri nya. Seperti perkembangan nilai, presentase kehadiran dan jadwal.
Tabel 3.4 Tabel Kebutuhan Informasi Mahasiswa dan Orangtua
ID Analisa
Kebutuhan Kebutuhan Utama Tujuan
C.1 Jadwal kuliah per
mahasiswa Untuk mengetahui jadwal kuliah per mahasiswa C.2 Status nilai per
matakuliah Untuk mengetahui nilai per matakuliah yang telah diambil C.3 view jadwal ujian Mengetahui jadwal ujian yang akan
berlangsung
3.2 Perancangan Sistem
Pada tahap perancangan sistem lebih mengacu pada tahap kebutuhan dari
perangkat lunak yang telah dijelaskan sebelumnya. Perancangan sistem ini nantinya
akan menjelaskan seluruh komponen desain dari perangkat lunak itu sendiri.
Komponen desain tersebut antara lain seperti blok diagram, aliran data (System
flow), diagram konteks (context diagram), diagram jenjang proses, diagram aliran
data (data flow diagram), diagram hubungan entitas (entity relationship diagram)
yang terdiri dari model data konseptual (conceptual data model) dan model data
fisik (phisycal data model), desain tampilan antar muka pengguna (user interface)
dari perangkat lunak yang meliputi desain tampilan masukan (input) untuk
perangkat lunak dan desain keluaran (output) dari perangkat lunak berupa laporan
3.2.1 Blok diagram
Data Matakuliah Data Mahasiswa
Data Dose Pe golaha data Mhs & dose Lapora Per a di ga hs aru per a gkata , per prodi
Lapora Prese si ahasiswa Lapora perke a ga hs aktif,
tidak aktif, keluar
Jadwal kuliah per ahasiswa & per dose
Lapora Produktifitas hs lapora
ilai hs per dose , per k, tra skrip ilai, IPK, IPS , KRS Proses Perwalia
Jadwal
Ad i istrasi Ujia
Gambar 3.4 Blok Diagram Sistem Informasi Akademik UNSIDA
Gambar diatas menjelaskan bahwa terdapat 3 proses utama yaitu
mengelola data mahasiswa dan dosen, proses perkuliahan, dan administrasi ujian.
Sedangkan pengguna sistem memiliki kebutuhan informasi yang berbeda.
Orang tua atau mahasiswa membutuhkan informasi tentang kegiatan akademik
suatu mahasiswa, kaprodi / kabag akademik membutuhkan laporan siswa,
akademik secara keseluruhan. Sedangkan dosen membutuhkan informasi tentang
A.Input
1. Data Mahasiswa
Data Mahasiswa keseluruhan merupakan data yang tertera di form
pendaftaran yang diisi mahasiswa saat melakukan pendaftaran. Petugas
Penerimaan mahasiswa baru yang menginputkan ke sistem.
2. Data Dosen
Data dosen keseluruhan merupakan data yang diambil berdasarkan surat
keterangan pengangkatan dosen tetap ataupun sebagai dosen kontrak.
Diinputkan oleh bag. AU (Tata usaha / Administrasi Umum).
3. Data Matakuliah
Data matakuliah merupakan data matakuliah yang di terbitkan oleh
ketentuan setiap universitas. Data matakuliah diterbitkan oleh universitas
dan diinputkan oleh Kaprodi masing masing.
4. Data Jadwal
Data jadwal merupakan jadwal yang telah dikumpulkan dari hasil
pertemuan dengan calon dosen pengajar untuk setiap mata kuliah.
B.Proses
1. Mengelola data master
Proses mengelola data mahasiswa dan dosen adalah proses administrasi
awal yang dilakukan oleh bag. Penerimaan mahasiswa baru dan
Administrasi umum. Proses dimulai dengan memasukkan data mahasiswa
yang telah terdaftar, lalu sistem melakukan pengecekan terhadap data yang
diinputkan, jika data belum ada, maka data mahasiswa dapat masuk disinpan
bagian Administrasi Umum (AU) yang memasukkan nomor pegawai dan
NIDN, setelah itu maka dilakukan input data dosen untuk disimpan ke
penyimpanan data dosen. Selain itu terdapat input jadwal dan matakuliah
dari kaprodi.
2. Mengelola proses perwalian
Proses perwalian dimulai dari bagian akademik yang melakukan input nim
dan password kedalam sistem, lalu sistem akan mengecek data mahasiswa,
jika sesuai maka sistem akan menampilkan jadwal matakuliah yang dapat
dipilih mahasiswa. Kemudian mahasiswa memberikan input KRS dan akan
dicek oleh sistem menggunakan data jadwal matakuliah dan syarat MK dan
disimpan dalam data KRS. Setelah KRS fix dibentuk, maka bagian
akademik akan melakukan registrasi yang menyatakan bahwa mahasiswa
tersebut telah menjadi mahasiswa aktif selama periode satu semester.
3. Administrasi ujian
Proses administrasi ujian merupakan proses terakhir dalam kegiatan
akademik. Staff akademik perlu memasukkan username dan password
untuk menampilkan form administrasi ujian, kemudian memberikan input
kehadiran diatas 75% yang dapat mengikuti ujian. Jika terpenuhi, maka
sistem akan mencetak jadwal dan absen ujian.
C.Output
1. Bagi Orang tua / mahasiswa
Mahasiswa atau orang tua akan mendapatkan Laporan nilai ujian yang
nantinya dapat digukan untuk mencetak KHS ( kartu hasil studi) untuk
Selain itu dapat digunakan untuk menampilkan presensi kehadiran, jadwal
kuliah per mahasiswa dan detail nilai per matakuliah yang didapat dari
proses perwalian.
2. Kaprodi / Kabag Akademik / WaRek 1
Laporan ini ditunjukkan kepada WaRek 1, Kaprodi dan Kabag akademik
untuk menampilkan laporan presensi mahasiswa dan dosen per periode yang
didapat dari proses perwalian, laporan mahasiswa baru, mahasiswa aktif dan
tidak aktif, serta mahasiswa keluar didapat dari proses pengolahan data
mahasiswa dan dosen. Selain itu untuk menampilkan informasi
produktifitas mahasiswa yang berisi laporan prestasi akademik dan laporan
jadwal perkuliahan didapat dari proses administrasi ujian.
3. Dosen
Laporan yang didapat oleh dosen adalah laporan laporan jadwal kuliah per
mata kuliah
3.2.2 System Flow
System Flow (SF) menjelaskan alur (gambaran) dari sistem dari aplikasi/
program yang akan dibangun. System Flow yang akan digambarkan nantinya
merupakan interaksi dari pengguna dan sistem. Berikut ini merupakan penjelasan
system flow yang akan dibangun:
1. System Flow Data Master (Mengelola Data Mahasiswa dan Dosen)
Sistem Informasi Akademik ini memiliki lebih dari lima data master. Proses
mengelola data master pada system memiliki alur yang dibuat sama, perbedaan
hanya terletak pada data yang dimasukkan, tabel, pengguna dan data yang dibaca
yang akan dibahas sebagai salah satu contoh alur sistem pada data master adalah
alur sistem mengelola data mahasiswa dan dosen.
Fungsi : Proses mengelola data mahasiswa
Deskripsi : Sistem menerima masukan data mahasiswa dari admin, kemudian
sistem melakukan pengecekan, jika data tidak tersedia maka sistem
akan menyimpan data mahasiswa pada tabel mahasiswa. Hasil data
tersimpan akan muncul pada sistem. Alur sistem mengelola data
mahasiswa dapat dilihat pada Gambar 3.5
Siste Flow Pe golaha data ahasiswa
Bag. Mhs aru Siste
Ph
as
e
start
Me asukka Data
ahasiswa Pe ge eka Data Mhs Baru
Sesuai?
Me a pilka kesalaha pe gisia salah
T
Me i pa data hs aru
Y
Data Tersi pa
Mahasiswa
E d
Gambar 3.5 System Flow Mengelola Data Mahasiswa
2. System Flow Pengolahan data dosen
Fungsi : Mengelola data dosen
Deskripsi : Bagian Administrasi Umum (AU) akan mengisi nama jabatan
menggunakan data dosen. Kemudian AU akan menginputkan data
dosen kedalam penyimpanan data dosen. Hasil data tersimpan akan
muncul pada sistem. Alur sistem mengelola data dosen dapat dilihat
pada Gambar 3.6
Siste Flow Pe golaha data dose
Siste TU / AU
Ph
as
e
start
E d
Me i pa Data Dose
Me a pilka Data Dose
Data dose
Data Dose Tersi pa Data Dose
Data dose
Gambar 3.6 System Flow Mengelola Data Dosen
3. System Flow Perwalian / Registrasi ulang dan input KRS
Fungsi : Mengelola perwalian / registrasi ulang
Deskripsi : Sebelumnya mahasiswa dapat melihat tampilan jadwal beserta
yang memasukkan nama mahasiswa, dan sistem akan melakukan
pengecekan data mahasiswa menggunakan data mahasiswa. Jika
sesuai akan menampilkan jadwal matakuliah. Setelah jadwal
matakuliah muncul, maka dosen wali dapat melakukan input KRS
yang akan disimpan kedalam data KRS.
Siste Flow perwalia / Registrasi ula g
Dose Wali Siste
Ph kesalaha pe gisia User tidak kesalaha pe gisia salah Gambar 3.7 System Flow Input Perwalian
4. System Flow Administrasi Ujian
Fungsi : Mengelola proses administrasi ujian
Deskripsi : Staff Akademik memilih menu administrasi ujian untuk untuk
mengecek syarat kehadiran mahasiswa. Lalu dengan menggunakan
database mahasiswa, sistem mengecek prosensi , jika mahasiswa
memiliki kehadiran lebih dari 75%, maka sistem akan membuat
jadwal ujian sesuai data prosensi mahasiswa. Jika tidak, maka sistem
akan mencetak pengumuman daftar mahasiswa yang tidak dapat
mengikuti ujian.
Siste Flow ad i istrasi ujia
Staff Akade ik Siste
Ph
as
e
start
Me ilih e u ad i istrasi ujia
Me ge ek s arat
A se si Ujia Cetak tidak dapat
e gikuti ujia Mhs tidak dpt
e gikuti ujia T
Pe gu u a tidak dpt e gikuti ujia
Prose si ahasiswa
Prese si ujia
5. System Flow input nilai mahasiswa
Fungsi : Input nilai mahasiswa menggunakan daftar absensi ujian.
Deskripsi : Dosen melakukan login dengan menggunakan NID dan password
untuk menampilkan form nilai. Form nilai ujian hanya diisi
berdasarkan daftar kehadiran ujian. Seperti pada gambar 3.9
Siste Flow I put Nilai
Dose Siste
Ph
as
e
start
Me asukka NID da passsword
Me a pilka for i put ilai
For I put ilai
Me i pa ilai hs Data
Tersi pa
Nilai E d
I put ilai hs Daftar a se si ujia
Dose
For Prese si kuliah & praktiku
Gambar 3.9 System Flow Input Nilai
6. System Flow cetak laporan
Fungsi : mengelola data untuk menghasilkan laporan
Deskripsi : Kabag akademik / Kaprodi / Wakil Rektor 1 dapat melakukan login
menghasilkan laporan yang dibutuhkan pimpinan memilih dan
memasukkan kriteria laporan yang diinginkan.
Siste Flow e etak lapora
Siste
Me a pilka data lapora a g dipilih
Dose e etak lapora
g dipilih
Lapora a g dipilih
E d
Prese si
Grade Data dose
3.2.3 Diagram Jenjang
Selanjutnya membuat diagram jenjang terlebih dahulu, karena dengan
adanya diagram jenjang, alur proses dari sistem akan lebih mudah dan lebih jelas.
Siste i for asi akade ik er asis
we
Proses perwalia Me gelola Data
Master Akade ik Ad i istrasi ujia Cetak Lapora
Gambar 3.11 Diagram Jenjang Sistem Informasi Akademik
Setelah membuat diagram jenjang, Sistem informasi akademik pada
Unsida, digambarkan juga subproses dari proses mengelola data master akademik.
Me gelola Data Master Akade ik Siste i for asi akade ik er asis
we
Me uat data Master
.
Update data aster .
Gambar 3.12 Diagram Jenjang Subproses Mengelola Data Akademik
Setelah membuat subproses dari proses pertama, digambarkan juga
Proses perwalia Siste i for asi akade ik er asis
we
Plot Jadwal MK Dose
.
Registrasi ula g / Perwalia
.
Jadwal da kehadira
.
Gambar 3.13 Diagram Jenjang Subproses Perwalian
Setelah digambarkan subproses perwalian, maka selanjutnya adalah
subproses adminstrasi ujian. Di dalam subproses administrasi ujian terdapat
mengecek syarat kehadiran, cetak absen ujian, dan perhitungan nilai akhir.
Ad i istrasi ujia Siste i for asi akade ik er asis
we
Me ge ek s arat kehadira
.
Cetak a se ujia .
Perhitu ga Nilai akhir
.
Gambar 3.14 Diagram Jenjang Subproses Administrasi Ujian
Selanjutnya membuat subproses terakhir yaitu laporan berisi membuat
Lapora Siste i for asi akade ik er asis
we
Me uat Lapora .
Melihat Lapora .
Me etak Lapora .
Gambar 3.15 Diagram Jenjang Subproses Membuat Laporan
3.2.4 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang
menggambarkan arus dari data sistem secara terstruktur. DFD yang digambarkan
pada bagian ini terdiri atas beberapa level, yaitu Context Diagram, Level 0, dan
Level 1. Berikut merupakan gambar DFD Sistem Informasi Akademik pada
1. Diagram Konteks (Context diagram)
Matakuliah
Laporan status MHS Aktif tidak aktif cuti Laporan status Dosen Aktif tidak aktif cuti Laporan data Mhs
Laporan data Dosen
Laporan presensi Mhs
Laporan Status Dosen Aktif tidak aktif cuti Laporan Status MHS Aktif tidak aktif cuti
Laporan Nilai MHS
Laporan status Dosen Aktif tidak aktif cuti Laporan Status MHS aktif tidak aktif cuti
Jadwal Ujian
Jadwal Ujian
KRS Fix Jadwal MK
Jadwal MK
ACC KRS fix Pilihan KRS MHS
Nilai MK Jadwal ajar MK
Data dosen
Data Mahasiswa NIM
Pilihan KRS
Laporan Nilai Mhs Laporan Presensi Mhs
Laporan data dosen Laporan data MHS Laporan Nilai Mhs
Laporan presensi mhs Laporan data Dosen
Laporan Data MHS ACC KRS Doswal
KHS Pengumuman tidak dapat mengikuti ujian
KRS Fix
Mahasiswa Wakil Rektor 1
Dosen MK
Dosen wali
Gambar 3.16 Context Diagram SI Akademik
Pada context diagram terdapat enam entitas yang nantinya berinteraksi
dengan sistem. Ke enam entitas tersebut adalah kabag akademik, kaprodi,
mahasiswa atau orangtua, dosen wali, dosen matakuliah dan wakil rektor 1. Fungsi
masing-masing entitas sebagai pemberi / masukan (input) maupun penerima
keluaran (output) dari sistem seperti pada gambar diatas.
2. Data Flow Diagram Level 0
DFD level 0 menggambarkan detail interaksi sistem dari context diagram.
Pada level ini memiliki empat proses utama yaitu proses mengolah data master,
proses perwalian, proses administrasi ujian dan membuat laporan. Terdapat enam
database secara keseluruhan yaitu Mahasiswa, Dosen, Jadwal, Matakuliah,
Data Presensi
Jadwal ujian Daftar nilai ujian Data Nilai Mhs
Nilai akhir Daftar kehadiran mhs
Data Dosen
Data Mahasiswa
Daftar kehadiran
Daftar kehadiran ujian Perubahan status Dosen
Perubahan Status MHS
Laporan presensi mhs Laporan Nilai Mhs
Laporan Status MHS aktif tidak aktif cuti
Laporan status Dosen Aktif tidak aktif cuti
Jadwal Ujian Laporan Data MHS
Pilihan KRS Jadwal Mk dan dosen
KRS Fix
KHS
Nilai MK
Laporan Status MHS Aktif tidak aktif cuti Laporan data Dosen
Laporan data Mhs
Laporan Status Dosen Aktif tidak aktif cuti Laporan presensi Mhs
Laporan Nilai MHS Jadwal ajar MK
Jadwal Ujian Plot Jadwal Dosen
Matakuliah Data Matakuliah
Data Dosen Keseluruhan
Data mahasiswa keseluruhan
Jadwal MK
Laporan status MHS Aktif tidak aktif cuti Laporan status Dosen Aktif tidak aktif cuti
Laporan data MHS Laporan data dosen Laporan Presensi Mhs
Pilihan KRS MHS
Data dosen
Laporan Nilai Mhs
Laporan data Dosen ACC KRS Doswal
Pengumuman tidak dapat mengikuti ujian Mahasiswa
Kabag Akademik
Kaprodi Wakil Rektor 1
Dosen MK
Dosen wali Kaprodi
1
3. Data Flow Diagram Level 1 mengolah data master
Perubahan status Dosen
Data Matakuliah
Matakuliah
Data Dosen Keseluruhan
Data mahasiswa keseluruhan Data dosen
Data Mahasiswa Mahasiswa
Dosen MK
1 Mahasiswa
2 Dosen
3 Matakuliah
Kaprodi 1 Membuat Data Master
2 Update Data Master
Gambar 3.18 DFD Level 1 Mengolah Data Master
Pada gambar 3.18 merupakan hasil decompose DFD level 0 dari mengelola
data master dan menghasilkan proses membuat data master dan proses update data
master. Terdapat tiga entitas didalam proses ini, yaitu mahasiswa, dosen MK dan
Kaprodi. Kemudian terdapat tiga database yaitu Matakuliah, Dosen dan
Mahasiswa.
4. Data Flow Diagram Level 1 Perwalian
Gambar 3.19 merupakan hasil decompose dari DFD level 0 dari Proses
Perwalian dan menghasilkan Proses plot jadwal MK dosen, perwalian itu sendiri
dan proses jadwal dan kehadiran. Terdapat empat database yaitu Mahasiswa, KRS,
presensi dan jadwal serta terdapat empat entitas yaitu Mahasiswa, Kabag
Data Presensi Daftar kehadiran mhs
Plot Jadwal Dosen NIM
Jadwal MK
Jadwal ajar MK Jadwal Mk dan dosen
Perubahan Status MHS Pilihan KRS
KRS Fix Pilihan KRS
Jadwal MK
ACC KRS Pilihan KRS MHS
ACC KRS Doswal KRS Fix
Mahasiswa Kabag
Akademik Plot Jadwal MK Dosen
2 Perwalian
3 Jadwal dan Kehadiran
Gambar 3.19 DFD Level 1 Proses Perwalian
5. Data Flow Diagram Level 1 Proses Administrasi Ujian
Pada Gambar 3.20 dibawah merupakan hasil decompose DFD level 0 dari
Administrasi ujian dan menghasilkan proses Mengecek syarat kehadiran, Cetak
absen ujian, Perhitungan nilai akhir. Lalu terdapat tiga database didalamnya yaitu
Jadwal ujian Daftar kehadiran ujian
Jadwal Ujian
KHS
Nilai akhir Pengumuman tidak dapat mengikuti ujian
Jadwal Ujian
Nilai MK
Daftar nilai ujian
Daftar kehadiran Mahasiswa
Dosen MK Kaprodi
6 Presensi 5 KRS
4 Jadwal
1 Mengecek Syarat
Kehadiran
2 Cetak Absen Ujian
3 Perhitungan Nilai Akhir
Gambar 3.20 DFD Level 1 Administrasi Ujian
6. Data Flow Diagram Level 1 Proses Cetak Laporan
Data Mahasiswa Data Dosen
Data Mahasiswa Data Dosen
Data Nilai Mhs Data Nilai Mhs
Laporan presensi mhs Laporan data Dosen Laporan Nilai Mhs
Laporan Status MHS aktif tidak aktif cuti Laporan status Dosen Aktif tidak aktif cuti Laporan data dosen
Laporan Presensi Mhs
Laporan Nilai Mhs Laporan status Dosen Aktif tidak aktif cuti
Laporan status MHS Aktif tidak aktif cuti
Laporan presensi Mhs Laporan Status Dosen Aktif tidak aktif cuti
Laporan Status MHS Aktif tidak aktif cuti
Laporan Nilai MHS
Laporan data MhsLaporan data Dosen
Laporan data MHS Laporan Data MHS Data Dosen
Data Nilai Mhs Data Mahasiswa
Kaprodi
Wakil Rektor 1
Kabag Akademik
Pada Gambar 3.21 merupakan hasil decompose DFD level 0 dari cetak
laporan dan menghasilkan proses Membuat laporan, melihat laporan dan mencetak
laporan itu sendiri. Terdapat tiga entitas dalam DFD level 1 cetak laporan yaitu,
Wakil Rektor, Kabag Akademik, dan Kaprodi.
3.2.5 Entity Relationship Diagram
EntityRelationshipDiagram (ERD) sendiri merupakan suatu notasi grafis
dalam suatu pemodelan data konseptual yang mendiskripsikan hubungan antar
penyimpan. ERD juga menunjukkan struktur keseluruhan akan kebutuhan data
yang diperlukan untuk membangun sebuah sistem atau aplikasi. Di dalam ERD,
data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entity.
3.2.6 Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) merupakan jenis model data yang
menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual. Pada CDM, dapat
Gambar 3.22 CDM Tempat lahir mhs Tgl lahir mhs Asal SMA mhs Th masuk mhs Th lulus mhs nama ayah Status aktif mhs semester aktif mhs Foto mhs
<pi> Integer Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (200) Variable characters (50) Variable characters (50) Integer Integer Variable characters (50) Date Variable characters (50) Integer Integer Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (200) Variable characters (1) Integer Variable characters (200)
<M> Tempat lahir ds Tanggal lahir ds status kawin ds status ds status aktif ds tgl masuk ds Lulusan ds Gelar pendidikan Foto ds
<pi> Integer Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (200) Variable characters (20) Variable characters (20) Variable characters (1) Variable characters (50) Date Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Date Variable characters (50) Variable characters (30) Variable characters (200)
<M> Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (1) Variable characters (100) Integer Variable characters (100)
<M> No izin fak Status
<pi> Integer Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (50) Integer min nilai mk
<pi> Integer Variable characters (50) Variable characters (5) Variable characters (50) Integer Integer Variable characters (1) Integer
jam mulai jd jam selesai jd semester jadwal
<pi> Variable characters (11) Time Variable characters (11) Variable characters (30)
<M>
Variable characters (100) <M> Variable characters (2) Float Float Variable characters (1) Variable characters (4) Variable characters (20)
<M> last login user
<pi> Variable characters (11) Variable characters (11) Variable characters (50) Integer Variable characters (20) Date & Time
<M> Variable characters (100) Variable characters (20) Integer Variable characters (50) Integer Variable characters (50) Variable characters (50) Integer Variable characters (20) Integer Variable characters (50) Variable characters (100) Integer Variable characters (200)
<M> Variable characters (200) Date Variable characters (20) Integer Date & Time Integer
<M>
Identifier_1 <pi>
hari hari id
nama hari<pi> IntegerVariable characters (20)<M>
Identifier_1 <pi>
waktu waktu id
keterangan waktu<pi> IntegerVariable characters (50)<M>
Identifier_1 <pi>
presensi detail presensi detail id kehadiran detail keterangan detail
<pi> Integer Variable characters (20) Variable characters (100)
Pada gambar 3.22 menunjukkan struktur basis data dari aplikasi yang akan
dibangun. Pada aplikasi ini terdapat delapan belas tabel yaitu tabel fakultas, jurusan,
matakuliah, dosen, kelompok matakuliah, mahasiswa, angkatan, jadwal, grade,
tahun akademik, KRS, KHS, registrasi, ruangan, hari, waktu, presensi, detail
presensi. Disetiap tabel terdapat kolom sebagai primary key sebagai pembeda dari
setiap tabel. Selain itu juga, hubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain
disebut relationship dengan jenis yang berbeda-beda.
3.2.7 Pshycal Data Model
PDM merupakan detail dari Conceptual Data Model. Pada PDM, dapat
dijelaskan struktur database secara lengkap beserta nama field, serta primary key
dan foreign key-nya.
Pada gambar 3.23 dibawah merupakan hasil generate dari CDM dimana
bentuk konsep dari struktur basis data aplikasi dikembangkan menjadi bentuk yang
Gambar 3.23 PDM Tempat lahir mhs Tgl lahir mhs Asal SMA mhs Th masuk mhs Th lulus mhs nama ayah Status aktif mhs semester aktif mhs Foto mhs Tempat lahir ds Tanggal lahir ds status kawin ds status ds status aktif ds tgl masuk ds Lulusan ds No izin fak Status min nilai mk
int jam mulai jd jam selesai jd semester jadwal last login user
varchar(11)
nama hariintvarchar(20)<pk>
waktu waktu id
keterangan waktuintvarchar(50)<pk>
