TUGAS AKHIR
Nama : Dani Gunawan Wibisono NIM : 11.41010.0261
Program : S1 (Strata 1) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
Innovative Learning Center (ILC) merupakan bimbingan belajar bahasa inggris. Sistem yang menangani proses administrasi ILC sudah ada, namum sulit dalam menghasilkan laporan manajemen yang ditujukan kepada owner untuk mengetahui sejauh mana perkembangan ILC masing – masing cabang tiap bulan dan tiap periode. Selain masalah tersebut tutor membutuhkan informasi tentang perkembangan performa kelas dan siswa karena saat ini tutor tidak dapat mengetahui kemampuan siswa meningkat atau menurun. ILC juga memiliki permasalahan tentang kurangnya komunikasi antara pihak ILC dengan orang tua siswa.
Berdasarkan permasalahan diatas, dibangun sebuah sistem informasi akademik berbasis web yang mampu mengolah data administrasi seperti data siswa, registrasi ulang, presensi, resign, nilai, pembayaran spp dan buku menjadi informasi manajemen owner yang digunakan untuk memonitor dan mengevaluasi performa akademik tiap periode. Mengolah data administrasi menjadi laporan performa kelas yang digunakan tutor dalam memonitor nilai dan presensi kelas tiap chapter dan mampu menghasilkan informasi tentang kegiatan akademik yang digunakan oleh orang tua untuk memonitor kegiatan siswa selama mengikuti les di ILC.
Sistem informasi akademik dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh owner untuk memonitor dan mengevaluasi performa akademik tiap periode dan cabang seperti perkembangan jumlah siswa aktif, baru, resign dan tidak registrasi, perkembangan jumlah kelas perperiode, serta perkembangan pendapatan perbulan. Sistem juga dapat memberikan informasi yang dibutuhkan tutor untuk memonitor kegiatan akademik kelas seperti perkembangan nilai dan presensi kelas, nilai terbaik dan terburuk serta informasi yang dibutuhkan orang tua atau siswa seperti perkembangan nilai perchapter, jadwal les, dan status pembayaran SPP untuk memonitor kegiatan akademik siswa.
Kata Kunci : Akademik, Sistem Informasi, Bimbingan Belajar, Innovative
iii
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah... 4
1.4 Tujuan Penelitian ... 4
1.5 Sistematika Penulisan...… 5
BAB II LANDASAN TEORI ...… 7
2.1 Sistem ... 7
2.2 Informasi ... ... ... 7
2.3 Data...… 7
2.4 Sistem Informasi...…. 8
2.5 Sistem Informasi Akademik... 8
2.6 Sistem Informasi Manajemen... 9
2.7 Penerapan Teknologi Informasi di Bidang Pendidikan... 12
2.8 System Development Life Cycle (SDLC)... 13
2.9 Testing Software………... 14
iv
2.12 MYSQL ... ……. 16
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 18
3.1 Analisis Sistem... 18
3.1.1 Identifikasi Masalah... ... 19
3.1.2 Analisis Kebutuhan ... 23
3.2 Perancangan Sistem... ... 27
3.2.1 Desain Logis………... ... 27
3.2.2 Context Diagram... 38
3.2.3 Diagram Jenjang... 49
3.2.4 Data Flow Diagram... 41
3.2.5 Entity Relationship Diagram ... 45
3.2.6 Desain Database………... 48
3.2.7 Desain User Interface……….... 60
3.3 Rancangan Pengujian dan Evaluasi Sistem... ... 83
3.3.1 Uji Coba Fungsi Sistem………... 83
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM... 96
4.1 Implementasi Sistem ... 96
4.1.1 Tahapan Pembuatan Website ... 98
4.1.2 Pembuatan Program... ... 98
4.1.3 Petunjuk Hosting... ... 100
4.1.4 Hasil Implementasi... ... 103
4.2 Evaluasi Sistem... 133
v
5.1Kesimpulan ... ... 158
5.2Saran ... ... 158
DAFTAR PUSTAKA ... 160
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Innovative Learning Center (ILC) merupakan bimbingan belajar bahasa inggris yang berdiri sejak tahun 2007. Visi ILC adalah meningkatkan kemampuan bahasa inggris pada aspek - aspek bahasa inggris seperti listening, speaking, writing, reading dan grammar serta menjadi bimbingan belajar bahasa inggris terdepan di Sidoarjo. Saat ini ILC memiliki tiga cabang yaitu di perumahan Puri Surya Jaya, Pondok Tjandra dan Delta Sari Baru. Proses bisnis di ILC terdiri dari beberapa kegiatan administrasi diantaranya proses pendaftaran, penentuan jadwal, penempatan, presensi, pembayaran spp, pembayaran buku, resign dan penilaian. Dewasa ini ILC berkembang cukup pesat, data siswa menunjukan cabang kedua memiliki jumlah siswa sebanyak 150 siswa aktif hanya dalam kurun waktu 3 bulan pertama.
penilaian dilakukan pada setiap siswa aktif saat akhir chapter. satu periode pengajaran (3 bulan) terbagi atas 6 chapter. Jadi, satu chapter dijalani siswa dalam waktu 2 minggu.
Proses yang telah dijelaskan diatas adalah kegiatan administrasi yang rutin dijalankan oleh ILC. Saat ini proses tersebut dicatat dalam bentuk Excel dan manual sehingga untuk mendapatkan laporan manajemen, owner harus merangkum dari beberapa file yang sudah ada. Proses tersebut menjadi tidak efisien contohnya dalam pembuatan laporan perkembangan jumlah siswa aktif, owner harus merangkum file siswa dan file registrasi periode 132, 133 dan 134. Padahal owner juga membutuhkan laporan lain seperti laporan siswa baru, laporan siswa resign, laporan jumlah kelas, laporan pendapatan dan laporan tersebut juga dibutuhkan untuk masing-masing cabang. Akibat dari hal tersebut adalah terjadi keterlambatan penanganan apabila terjadi penurunan siswa aktif secara drastis. Menurut (Etin:2011) Kepekaan organisasi membuat lembaga mampu mendeteksi secara dini perubahan pasar, merancang ulang proses transformasi yang selama ini telah berjalan dalam rangka memenuhi tuntutan pasar. Menurut Daft et al dalam (Etin:2011) Maka dari itu, pemahaman kondisi lembaga dalam berkontribusi, mendukung, atau kemampuan merespon secara cepat dan efektif merupakan langkah kritis dalam rangka menyesuaikan dengan tuntutan lingkungannya.
yang kurang mampu tidak dapat diketahui secara dini. Padahal ILC memiliki keinginan bahwa proses pengajaran harus dipantau setiap pertemuan agar siswa yang memiliki kemampuan kurang dapat diberi perhatian khusus oleh para tutor sehingga nilainya meningkat.
ILC juga memiliki permasalahan tentang kurangnya komunikasi antara pihak ILC dengan orang tua siswa. Selama ini komunikasi antara guru dan orang tua siswa hanya terjadi saat acara pembagian raport yang diadakan setiap 3 bulan sekali. Akibatnya orang tua siswa kurang mendapatkan informasi mengenai perkembangan kegiatan akademik anaknya. Informasi akademik yang dibutuhkan oleh orang tua siswa diantaranya adalah nilai, status pembayaran spp, status pembayaran buku, absensi, dan jadwal siswa.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka diusulkan rancang bangun sistem informasi akademik berbasis web yang mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan pemilik, tutor, serta orang tua siswa. Alasan memakai aplikasi berbasis web adalah agar informasi yang diakses dapat bersifat aktual saat diakses oleh masing masing pengguna. Serta dapat diakses dimana saja dan kapan saja, terbebas dari kungkungan platform sistem operasi dan investasi perangkat keras lebih murah karena yang diperlukan hanyalah browser. (Siswoutomo:2005).
1.2 Rumusan Masalah
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan masalah dalam pembuatan sistem informasi akademik berbasis web pada ILC ini adalah sebagai berikut.
1. Aplikasi menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. 2. Tidak membahas tentang pemasaran, pengendalian asset, dan administrasi
kepegawaian.
3. Tidak membahas tentang biaya pengeluaran perusahaan. 4. Tidak membahas tentang keamanan jaringan.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah menghasilkan sistem informasi akademik berbasis web pada Innovative Learning Center (ILC) yang dapat menyampaikan informasi akademik yang sesuai dengan kebutuhan owner, tutor, dan orang tua siswa.
1.5 Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir ini ditulis dengan sistematika penulisan sebagai berikut:
Bab I : Pendahuluan
Bab II : Landasan Teori
Bab ini menjelaskan tentang landasan teori yang berbentuk uraian-uraian yang berkaitan langsung dengan permasalahan yang dikerjakan. Dalam hal ini, teori yang digunakan dalam penyelesaian masalah tugas akhir ini adalah teori tentang sistem, informasi, sistem informasi akademik, penerapan teknologi informasi di bidang pendidikan, System Development Life Cycle (SDLC) dan Black Box Testing.
Bab III : Metode Penelitian
Bab ini berisi tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesaian tugas akhir yang terdiri dari analisis sistem, identifikasi masalah, identifikasi kebutuhan pengguna, pembuatan website, perancangan sistem, dan desain uji coba.
Bab IV : Implementasi dan Evaluasi
Bab ini membahas tentang implementasi sistem yang dibuat secara keseluruhan serta melakukan pengujian dan evaluasi terhadap sistem yang dibuat untuk mengetahui apakah sistem tersebut dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sesuai dengan yang diharapkan.
Bab V : Penutup
7 2.1 Sistem
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Herlambang (2005), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
2.2 Informasi
Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga
mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah data
yang menggambarkan kejadian pada waktu tertentu. Dalam hal ini informasi dan
data saling berkaitan. Maka pengertian informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya (Jogiyanto:2005)
2.3 Data
rmasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya. Sedangkan pengertian Sistem informasi itu sendiri adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.
2.4 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan (Jogiyanto:2005).
2.5 Sistem Informasi Akademik
Menurut Etin (2011) secara spesifik sistem informasi memiliki beberapa
Maka, sistem informasi akademik adalah sistem yang dihimpun dari berbagai macam data yang dikelola se-otomatis mungkin dengan alat dan metode
sehingga menghasilkan informasi yang diperlukan bagi terlaksananya kegiatan
akademis.
Sedangkan menurut Satoto (2009) sistem informasi akademik adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menyajikan informasi dan menata administrasi yang berhubungan dengan kegiatan akademis. Dengan menggunakan perangkat lunak seperti ini diharapkan kegiatan administrasi akademis dapat dikelola dengan baik dan informasi yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat
2.6 Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen memiliki beberapa arti. Menurut Raymond
McLeod, Jr (1996), sistem informasi manajemen (SIM) didefinisikan sebagai
suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa
pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Menurut Herlambang (2005) Sistem
informasi manajemen (SIM) merupakan pengembangan dari SPT yang dirasa
masih belum memenuhi keinginan informasi yang lebih spesifik. Informasi ini
sangat diperlukan untuk para pemilik fungsional. Seperti pemilik pemasaran,
keuangan, produksi, dll.
Data ini disimpan dalam sebuah data seperti pada SPT. Perbedaannya
adalah informasi yang dihasilkan dari basis mempunyai 2 tipe, yaitu report writing
software dan berupa mathematic model.
1. Reportwritingsoftware menghasilkan laporan khusus dan laporan periodik.
untuk membuat sebuah penjadwalan. Laporan khusus atau special report
berfungsi untuk menangani informasi yang tidak dapat ditangani.
2. Mathematical model menghasilkan informasi secara matematik. Dengan
model matematik ini diperoleh suatu model yang membuat pekerjaan
menjadi lebih cepat.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen
adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengelola data supaya menghasilkan
informasi yang berguna untuk mendukung operasi manajemen dan pengambilan
keputusan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Informasi yang dihasilkan dari sistem informasi manajemen menjelaskan
mengenai berbagai hal yang telah terjadi di masa lalu, yang terjadi sekarang, dan
yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk
laporan periodik, laporan khusus, dan output simulasi matematika. Output
informasi tersebut digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam
perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah
(Raymond McLeod, Jr., 1996). Di dalam SIM terdapat level atau tingkatan
manajemen yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini
Tingkat teratas dari dari struktur piramid di atas terdiri dari sumber
informasi untuk mendukung strategi perencanaan dan pembuatan kebijaksanaan
oleh level yang lebih tinggi dalam manajemenm level dibawahnya terdiri dari
sumber informasi sebagai strategi penolong perencaaan dan pembuatan keputusan
manajemen, selanjutnya terdiri dari sumber informasi dalam mendukung operasi
dan control sehari-hari, lalu level terbawah adalah informasi untuk proses
transaksi, dan status penyelidikan. Setiap level dari proses informasi tersebut
mungkin menggunakan dari data yang disediakan level bawahnya. Dalam sistem
informasi manajemen ini terdapat beberapa fungsi yang dibutuhkan oleh
perusahaan, diantaranya:
1. Pencarian data
2. Pengupdatean data secara berkala
3. Penginformasian data (dapat berupa laporan text atau dalam bentuk tabel).
4. Penyimpanan data.
Menurut Herlambang (2005) Output sebuah laporan dan model dapat
diilustrasikan dalam bentuk table dan grafik. Para manajer menengah dan tingkat
atas lebih menyukai output model berbentuk table dan grafis karena mudah dalam
membuat keputusan.
Dengan menggunakan output model berbentuk grafis ini akan diperoleh
beberapa grafis dapat diperoleh beberapa keuntungan sebagai berikut.
1. Mencari ikthisar.
2. Dapat diperkirakan trend atau kecenderungan sistem untuk waktu yang akan
3. Jika grafik menampilkan beberapa variable maka dapat membandingkan
antara variable tersebut.
4. Dengan data pada grafik tersebut dapat dilakukan ramalan forecasting
2.7 Penerapan Teknologi Informasi di Bidang Pendidikan
Menurut Hidayat (2005) kompetisi dan tuntutan pendidikan saat ini adalah
banyak munculnya lembaga pendidikan baru yang menawarkan konsep
pembelajaran dan fasilitas yang menarik, tuntutan memberikan pelayanan yang
terbaik, tuntutan untuk menjamin mutu lembaga pendidikan agar lulusannya dapat
diterima di pasaran kerja, tuntutan pemerintah (DIKTI, BAN, dll) untuk
memberikan laporan laporan yang dibutuhkan secara cepat. Beliau menuliskan
bahwa pemangku kepentingan dalam bidang pendidikan adalah sebagai berikut :
Sedangkan tujuan masing masing pemangku kepentingan tersebut dalam bidang
pendidikan adalah sebagai berikut :
Gambar 2.3. Tujuan Masing-Masing Pemangku Kepentingan.
2.8 System Development Life Cycle (SDLC)
Menurut (Ladjamudin:2005) System Development Live Cycle (SDLC)
atau siklus hidup pengembangan sistem berfungsi untuk menggambarkan
tahapan-tahapan utama dari langkah-langkah yang secara garis besar terbagi dalam tiga
langkah utama, yaitu:
1. Analysis
Merupakan tahapan yang digunakan analis dalam membuat keputusan.
Apabila sistem saat ini mempunyai masalah dan hasilnya digunakan sebagai dasar
2. Design
Tahap perancangan (design) memiliki tujuan untuk mendesign sistem baru
agar dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan
berdasarkan pemilihan alternatif sistem yang terbaik. Proses desain terdiri 3 sub
proses yaitu perancangan keluaran, perancangan masukan dan perancangan file.
3. Implementation
Tahap Implementasi memiliki beberapa tujuan yaitu untuk melakukan
kegiatan spesifikasi rancangan logical ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari
sistem informasi yang akan dibangun atau dikembangkan, lalu diimplementasikan
ke dalam salah satu bahasa pemrograman yang paling sesuai. Proses
implementation terdiri dari 2 sub proses yaitu : programming, testing, dan training
2.9 Testing Software
Testing software dilakukan untuk mendapatkan informasi reliable terhadap software dengan cara termudah dan paling efektif, antara lain:
1. Apakah software telah siap digunakan ? 2. Apa saja resikonya ?
3. Apa saja kemampuannya ? 4. Apa saja keterbatasannya ? 5. Apa saja masalahnya ?
6. Apakah telah berlaku seperti yang diharapkan ?
2.10 Black Box Testing
Black Box Testing, dilakukan tanpa pengetahuan detil struktur internal dari sistem atau komponen yang ditest, juga disebut sebagai behavioral testing, specification-based testing, input / output testing atau functional testing (Romeo:2003). Black box testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan pada spesifikasi kebutuhan dari software. Kategori error yang akan diketahui melalui black box testing adalah sebagai berikut:
a. Fungsi yang hilang atau tidak benar. b. Error dari antar muka.
c. Error dari struktur data atau akses eksternal database. d. Error dari kinerja atau tingkah laku.
e. Error dari inisialisasi dan terminasi.
Test di desain untuk menjawab pertanyaan sebagai berikut: 1. Bagaimana validasi fungsi yang akan ditest ?
4. Apakah sebagian sistem sensitif terhadap suatu nilai masukan tertentu ? 5. Bagaimana batasan suatu kategori masukan ditetapkan ?
6. Sistem mempunyai toleransi jenjang dan volume data apa saja ? 2.11 PHP
Menurut Kadir (2001). PHP merupakan singkatan dari PHP Hypertext Prepocessor adalah suatu bahasa yang bersifat server side yang di desain khusus untuk aplikasi web. PHP dapat di sisipkan diantara bahasa HTML. karena serverside, maka bahasa PHP akan di eksekusi di server, sehingga yang di kirimkan ke browser adalah "hasil jadi" dalam bentuk HTML, dan kode PHP tidak terlihat lagi.
2.12 MYSQL
Menurut Nugroho (2007). MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language). MySQL juga dapat berperan sebagai client/server yang open source dengan kemampuan dapat berjalan baik di OS (Operating System) manapun. Selain itu database ini memiliki kelebihan dibanding database lain, diantaranya adalah :
1. MySQL sebagai Database Management System (DBMS).
2. MySQL sebagai Relation Database Management System (RDBMS).
3. MySQL adalah sebuah software database yang bebas digunakan oleh siapa saja tanpa harus membeli dan membayar lisensi kepada pembuatnya.
5. Selain menjadi server yang melayani permintaan, MySQL juga dapat melakukan query yang mengakses database pada server.
6. Mampu menerima query yang bertumpuk dalam satu permintaan atau yang disebut Multi- Threading.
7. Mampu menyimpan data yang berkapasitas besar hingga berukuran gigabyte sekalipun.
8. Memiliki kecepatan dalam pembuatan tabel maupun update tabel.
9. Menggunakan bahasa permintaan standar yang bernama SQL (Structure Query Language) yaitu sebuah bahasa permintaan yang distandarkan pada beberapa database server seperti oracle.
18
3.1 Analisis Sistem
Pada pengembangan perangkat lunak, tahap pertama yang dilakukan adalah analisis sistem. Tahap ini bertujuan untuk mengumpulkan fakta, menganalisis fakta-fakta tersebut, kemudian mengomunikasikannya melalui laporan analisis sistem. Pada pengembangan perangkat lunak dengan Waterfall, output dari setiap tahap merupakan input bagi tahap berikutnya, namun dapat kembali pada tahap sebelumnya untuk penyesuaian dan peninjauan ulang. Kristanti (2004). Model Waterfall dapat dijelaskan pada Gambar 3.1.
Requirement
Spesification
Design
Operation Mode & Retirement Integration
Implementation
Gambar 3.1 Waterfall Model
Penjelasan tiap proses waterfall pada rancang bangun sistem informasi akademik :
menyelesaikan permasalahan tersebut. Proses ini dilakukan dengan cara observasi dan wawancara dengan owner, tutor dan siswa.
2. Spesification : Melakukan dokumentasi spesifikasi sistem informasi yang akan dibuat, lalu memastikan dengan pihak ILC apakah sudah sesuai atau belum.
3. Design : Menghasilkan sebuah racangan sistem yang menjadi dasar dalam pembuatan sistem informasi secara keseluruhan seperti Diagram Input Proses Output, Data Flow Diagram (DFD), CDM/PDM, Desain User Interface yang meliputi desain input dan output.
4. Implementation : Melakukan persetujuan rancangan sistem pada pihak ILC. Setelah rancangan sistem disetujui, maka akan diubah menjadi bentuk kode program. Pada tahap ini program yang dihasilkan masih berupa modul – modul seperti modul administrasi, siswa, tutor dan owner.
5. Integration : Pada tahap ini unit-unit program diintegrasikan dan diuji keterkaitannya sehingga menjadi sistem yang lengkap untuk meyakinkan bahwa perangkat lunak telah terpenuhi.
6. Operation mode & Retirement : tahap ini adalah tahap pemeliharaan yaitu termasuk pembetulan kesalahan yang ditemukan saat melakukan uji coba sistem dan juga perawatan selama sistem berjalan.
3.1.1 Identifikasi Masalah
tersebut sepakat untuk les di ILC. sekaligus untuk menentukan kelas mana yang sesuai dengan siswa. Setelah resmi menjadi siswa ILC, siswa diwajibkan mengisi presensi. Kegiatan ini adalah proses mencatat status hadir siswa setiap pertemuan. Selain itu, siswa juga wajib melakukan pembayaran spp setiap bulan dan pembayaran buku setiap kenaikan level. Siswa juga dapat melakukan resign apabila diperkirakan tidak dapat mengikuti kegiatan pembelajaran, siswa yang memilki status resign tidak akan ditagih untuk membayar SPP. Proses terakhir yang tidak kalah penting adalah penilaian. Proses penilaian dilakukan kepada siswa aktif setiap akhir chapter. Satu periode pengajaran (3 bulan) terbagi atas 6 chapter. Jadi, satu chapter dijalani siswa dalam waktu 2 minggu. Gambaran sistem secara umum dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Siswa Baru Siswa Lama
Proses Belajar Mengajar Mencatat Presensi, Nilai,
Pembayaran SPP, Pembayaran Buku dan Resign
Membuat Rekap Kegiatan Akademik
Pertemuan Hasil Belajar Tutor dan Orang Tua Pendaftaran Registrasi Ulang
Tutor Owner
Gambar 3.2 Diagram Alir Gambaran Umum Sistem
akademik tiap periode karena data yang diterima menjadi tidak aktual dan proses rekap data menjadi tersebut menjadi tidak efisien contohnya dalam pembuatan laporan perkembangan jumlah siswa aktif, owner harus merangkum file siswa dan file registrasi periode 132, 133 dan 134. Padahal owner juga membutuhkan laporan lain seperti laporan siswa baru, laporan siswa resign, laporan jumlah kelas, laporan pendapatan dan laporan tersebut juga dibutuhkan untuk masing-masing cabang. Akibat dari hal tersebut adalah terjadi keterlambatan penanganan apabila terjadi penurunan siswa aktif secara drastis. Menurut (Etin:2011) Kepekaan organisasi membuat lembaga mampu mendeteksi secara dini perubahan pasar, merancang ulang proses transformasi yang selama ini telah berjalan dalam rangka memenuhi tuntutan pasar.
Permasalahan kedua adalah tutor tidak mendapat informasi tentang performa kelas. Selama ini tutor hanya mengajar tanpa mengetahui perkembangan siswa setiap chapter. Permasalahan tersebut menyebabkan tutor tidak dapat mengetahui kemampuan siswa apakah meningkat atau menurun. Akibat dari ketidaktahuan tutor tersebut adalah siswa yang memiliki nilai kurang baik tidak dapat diketahui sejak dini. Padahal ILC memiliki keinginan bahwa proses pengajaran harus dipantau setiap chapter agar siswa yang memiliki kemampuan kurang dapat diberi perhatian khusus oleh para tutor sehingga nilainya dapat meningkat.
siswa diantaranya adalah nilai, status pembayaran spp, status pembayaran buku, presensi, dan jadwal les.
Pada tahap ini dilakukan analisa untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi di ILC serta akibat yang bisa ditimbulkan karena masalah tersebut, analisis masalah dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Tabel Identifikasi Masalah
No Cause-and-effect analysis System improvement objectives
Masalah Akibat Target Sistem Batasan Sistem 1 Sulit dalam
mendapatkan laporan manajemen Tidak adanya penanganan dini apabila terjadi penurunan performa kegiatan akademik secara drastis. Sistem dapat menyediakan fitur laporan tentang perkembangan dan perbandingan seluruh kegiatan akademik. Sehingga dapat membantu owner dalam mengidentifikasi masalah yang timbul dengan segera Kegiatan akademik yang dapat diakses meliputi proses pengelolaan data siswa, penempatan, presensi, pembayaran spp, pembayaran buku, resign, dan nilai. 2 Tidak ada kontrol
tutor
Sering ada keluhan dari orang tua siswa saat
pembagian raport bahwa siswa tidak mengalami
peningkatan
kemampuan bahasa inggris. Hal
tersebut disebabkan tutor kurang dapat memperhatikan perkembangan kemampuan siswa. Sistem dapat menyediakan perkembangan nilai dan presensi, jadwal kepada tutor sehingga tutor dapat mengetahui perkembangan siswa tiap chapter dan tiap pertemuan. Informasi yang dihasilkan hanya yang berkaitan dengan jadwal, presensi dan nilai siswa yang diajar
3 Tidak ada kontrol orang tua siswa
Akibatnya orang tua siswa kurang
Sistem dapat menyediakan
No Cause-and-effect analysis System improvement objectives
Masalah Akibat Target Sistem Batasan Sistem mendapatkan
informasi mengenai perkembangan kegiatan akademik anaknya
informasi kegiatan
akademik siswa
meliputi status pembayaran spp, status pembayaran buku, presensi, nilai, dan jadwal
3.1.2 Analisis Kebutuhan
Dengan adanya permasalahan seperti telah dijelaskan pada Tabel 3.1 maka perancangan sistem ini dimulai dari proses identifikasi informasi kebutuhan pengguna, seperti kepada siapa informasi disampaikan, informasi apa saja yang perlu disajikan, dan seberapa detail informasi tersebut disampaikan, tujuan informasi tersebut bagi penguna, dan data apa yang diperlukan untuk mendapat informasi tersebut. Informasi disajikan kepada pihak yang berwenang dalam sistem seperti owner, tutor dan siswa atau orang tua.
A. Kebutuhan Informasi Owner
Merupakan output sistem yang dapat digunakan Owner dalam melakukan monitoring, evaluasi, maupun pengambilan keputusan. Frekuensi akses laporan Owner adalah minimal 1 bulan sekali. Namun tetap dapat diakses sewaktu-waktu. Daftar laporan Owner adalah sebagai berikut:
Tabel 3.2 Tabel Kebutuhan Informasi Owner ID Analisa
Kebutuhan
Kebutuhan Utama Tujuan
A.1 View informasi siswa baru keseluruhan
A.2 View informasi siswa aktif keseluruhan
Mengetahui karakteristik siswa aktif,
sehingga owner dapat
mempertimbangkan lebih lanjut tentang pertambahan tutor di level yang bersangkutan
A.3 View informasi siswa tidak registrasi keseluruhan
Mengetahui tren siswa tidak registrasi tiap periode. Dan mengetahui setelah berapa lama siswa mengikuti masa studi
A.4 View informasi siswa resign keseluruhan.
Mengetahui tren siswa keluar, mengetahui alasan siswa keluar dari ILC sehingga dapat memikirkan solusi permasalahan tersebut.
A.5 View perkembangan nilai, nilai siswa terbaik dan terburuk dari masing -masing level, masing masing tutor, dan masing - masing kelas
Memberikan bingkisan bagi siswa berprestasi dan evaluasi bagi tutor yang mengajar siswa dengan nilai kurang.
A.6 View perkembangan persentase presensi dari masing-masing level, masing masing tutor, dan masing - masing kelas
Menentukan kelas layak dipertahankan atau tidak. Jika jumlah presensi rata – rata sedikit, owner dapat mempertimbangkan untuk digabung dengan kelas yang lain. A.7 View perkembangan jumlah
kelas yang diselenggarakan per periode. Dapat dilihat per level dan per tutor
Apabila banyak tutor yang menangani kelas terlalu banyak dapat dipertimbangkan untuk menambah tutor baru.
A.8 View perkembangan jumlah pendapatan yang diterima (catatan: pendapatan didapat dari jumlah antara pembayaran SPP, pembayaran buku, dan pendaftaran)
Melakukan evaluasi dalam hal penerimaan pendapatan serta apabila penerimaan sedikit karena banyak siswa yang menunggak pembayaran SPP, admin diharuskan menagih lebih sering kepada orang tua siswa
A.9 View persentase spp yang diterima
A.10 View persentase pembayaran buku yang diterima
B. Kebutuhan Informasi Tutor
perkembangan akademis siswa, seperti nilai dan presensinya. Laporan yang dibutuhkan tutor ini diakses dalam kurun waktu harian. Selain itu ada laporan yang untuk mendukung proses mengajar seperti jadwal mengajar dan rangking kelas.
Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Informasi Tutor ID Analisa
Kebutuhan Kebutuhan Utama Tujuan
B.1 Perkembangan nilai (rata-rata, peraspek penilaian) masing-masing kelas
Melakukan evaluasi sehingga apabila nilai buruk dapat disarankan pindah kelas atau turun kelas
B.2 Perkembangan persentase presensi masing-masing kelas
Memonitor kehadiran siswa, apabila siswa jarang masuk, maka orang tua akan ditanyakan lebih lanjut apakah resign atau tidak.
B.3 Siswa dengan nilai paling baik dan kurang
Memberi perhatian bagi siswa dengan nilai kurang agar pada akhir periode dapat meningkat, serta memberi penghargaan bagi siswa dengan nilai terbaik
B.4 Jadwal ajar Untuk panduan mengajar.
C. Kebutuhan Informasi Siswa atau Orang Tua
[image:30.595.95.530.194.502.2]Merupakan output sistem yang hampir sama dengan informasi untuk tutor. Namun laporan ini dikhususkan untuk satu anak. Informasi ini digunakan orang tua untuk memonitor kegiatan akademis anaknya. Hal tersebut diperlukan agar orang tua dapat mengetahui perkembangan akademis siswa. seperti perkembangan nilai, persentase absen, status pembayaran spp, pembelian buku, dll
Tabel 3.4 Tabel Kebutuhan Informasi Siswa atau Orang Tua ID Analisa
Kebutuhan Utama
Tujuan C.1 Perkembangan nilai siswa per
chapter dan nilai presensi per bulan
ID Analisa
Kebutuhan Utama
Tujuan
C.2 Status kehadiran siswa Memonitor apakah siswa sering hadir. C.3 Status pembayaran spp dan
buku siswa
Untuk memastikan siswa telah membayar
C.4 Jadwal les Untuk mengetahui perlu hadir pada hari apa saja
C.5 Raport siswa Sebagai berkas yang diterima orang tua nilai siswa pada akhir periode
3.2Perancangan Sistem 3.2.1 Desain Logis
[image:32.595.96.511.248.501.2]Dari analisa sistem di atas maka dapat dirancang sebuah model pengembangan sistem, model pengembangan menjelaskan tentang apa saja yang menjadi input, proses dan output yang diperlukan sistem. model pengembangan yang dimaksud adalah seperti pada arsitektur sistem yang dapat dilihat pada Gambar 3.3
Gambar 3.3 Arsitektur Jaringan Sistem Informasi Akademik ILC
Gambar 3.3 menjelaskan tentang bentuk laporan yang dihasilkan oleh sistem. Laporan tersebut berdasarkan data yang telah diolah dari web server sehingga terbagi dalam 3 pengguna yaitu owner, tutor, dan orang tua atau siswa. Apabila di rinci lebih lanjut, maka laporan yang dihasilkan dapat dilihat pada blok diagram pada Gambar 3.4.
Laporan Owner
Modem Modem
Owner Tutor Orang Tua / Siswa
Modem
Laporan Tutor
1. Identitas Siswa
2. Data Jadwal
8. Data Penilaian 6. Data Pembayaran
Buku 5. Data Pembayaran
SPP 4. Data Resign 3. Data Presensi
7. Data Penempatan
Pengolahan Informasi Siswa
Pengolahan Informasi Akademik
Database
Proses
Output
Pengolahan Informasi Keuangan
View Akademik Kelas
T u to r Ora n g T u a / Sisw a
View Keuangan Siswa View Akademik Siswa
Nota Pembayaran Buku Nota Pendaftaran Nota Pembayaran SPP
[image:33.595.105.514.81.520.2]Raport View Siswa Keseluruhan View Pendapatan Keseluruhan O wn e r View Akademik Keseluruhan
1. Identitas Siswa
2. Data Jadwal
8. Data Penilaian 6. Data Pembayaran
Buku 5. Data Pembayaran
SPP 4. Data Resign 3. Data Presensi
7. Data Penempatan
Pengolahan Informasi Siswa
Pengolahan Informasi Akademik
Database Proses Output
Pengolahan Informasi Keuangan S is w a
Laporan Siswa Baru Keseluruhan Per Level
Per Tingkat Sekolah
Laporan Pendapatan Per Tipe Pendapatan SPP Diterima
Pembayaran Buku Diterima Laporan Siswa Resign Keseluruhan
Per Level Per Tutor Per Alasan
Laporan Nilai Kelas Per Chapter Laporan Nilai Keseluruhan
Per Level Per Kelas Per Tutor Laporan Presensi Keseluruhan
Per Level Per Kelas Per Tutor Ow n e r
Laporan Siswa Aktif Keseluruhan Per Level
Per Tingkat Sekolah Per Masa Studi
Dashboard Siswa
Nilai Jadwal Les
Pembayaran SPP dan Buku Presensi
Laporan Presensi Kelas Per Pertemuan
Nota Pembayaran Buku, Nota Pendaftaran, Nota Pembayaran SPP
Raport
Laporan Siswa Tidak Registrasi Keseluruhan Per Level
Per Masa Sutdi
Dashboard Tutor
T
u
to
r
Dashboard Owner
Laporan Presensi Keseluruhan Per Level Per Tutor
[image:34.595.99.507.83.561.2]Jadwal Ajar
Gambar 3.5 Alur Pengolahan Informasi Sistem Informasi Akademik ILC
A. Input
A.1 Identitas Siswa
Data identitas siswa merupakan data yang tertera di form pendaftaran yang diisi siswa saat melakukan proses registrasi. Isi identitas siswa adalah NIS, nama lengkap, nama panggilan, alamat, nomor telepon, asal sekolah, grade sekolah, tempat dan tanggal lahir. Data siswa dimasukan pada proses registrasi sehingga selanjutnya dapat digunakan pada proses-proses yang lainya.
A.2 Data Jadwal
Data jadwal adalah catatan mengenai jadwal yang berlangsung di ILC. Data yang disimpan meliputi id jadwal, hari, jam masuk, jam keluar, nama tutor pengajar, materi dan ruang kelas. Data ini digunakan sebagai view jadwal masing-masing siswa dan tutor
A.3 Data Kehadiran
Data jadwal merupakan catatan yang tertera pada form kehadiran masing-masing kelas. Data yang disimpan meliputi id kehadiran, NIS, tanggal hadir, status hadir. Data ini digunakan dalam laporan siswa yaitu view kehadiran, laporan tutor yaitu view kehadiran kelas dan laporan manajemen yaitu view kehadiran keseluruhan. A.4 Data Resign
Data resign ini merupakan catatan alasan siswa resign. Data yang disimpan adalah id resign, NIS, tanggal resign dan alasan resign. Data ini digunakan untuk laporan manajemen view rekap resign.
A.5 Data Pembayaran SPP
pembayaran SPP, NIS, tanggal pembayaran, pembayaran bulan, jumlah pembayaran. Data ini digunakan sebagai salah satu inputan pada view pendapatan, view pembayaran SPP yang harus diterima dan nota pembayaran SPP.
A.6 Data Pembayaran Buku
Data pembayaran buku merupakan catatan tentang siswa yang telah membayar buku pada tiap level dan jumlah yang dibayarakan. Data yang disimpan adalah id pembayaran buku, NIS, tanggal pembayaran, nama buku dan jumlah pembayaran. Data ini menjadi inputan dalam laporan manajemen view pendapatan serta nota pembayaran buku.
A.7 Data Registrasi Ulang
Data registrasi ulang merupakan data ini juga tertera di form pendaftaran dan form registrasi ulang. Proses registrasi ulang adalah proses yang menentukan apakah siswa tersebut aktif pada periode selanjutnya atau tidak. Data yang disimpan adalah id registrasi, NIS, tanggal registrasi, dan jumlah biaya pendaftaran. Data ini menjadi inputan dalam view pendapatan dan nota registrasi.
A.8 Data Nilai
Data nilai merupakan nilai kemampuan bahasa inggris dilihat dari beberapa aspek yaitu speaking, reading, listening, writing, grammar. Data ini digunakan dalam laporan siswa yaitu view nilai, laporan tutor yaitu view nilai kelas dan laporan manajemen yaitu view nilai keseluruhan.
B. Proses
B.1 Penyimpanan Data
1. Pendaftaran 2. Penentuan Jadwal 3. Registrasi Ulang 4. Presensi
5. Resign
6. Pembayaran SPP 7. Pembayaran Buku 8. Penilaian
B.2 Pengolahan Informasi
Laporan pada sistem informasi akademik ILC, secara umum terdapat 3 tipe yaitu laporan perkembangan, perbandingan, dan laporan detil. Berikut ini adalah formula yang digunakan dalam menghasilkan laporan perkembangan dan laporan perbandingan
1. Laporan Perkembangan
Laporan pertumbuhan menampilkan data perkembangan per periode atau per bulan. Laporan ini terletak pada menu dashboard masing masing pengguna. Fungsi laporan ini adalah untuk mengetahui peningkatan atau penurunan kondisi akademik ILC. Formulanya adalah sebagai berikut
Hapsari:2008 Keterangan :
2. Laporan Perbandingan
Laporan perbandingan adalah laporan yang lebih detil dari laporan perkembangan. Laporan ini terletak pada tiap menu masing masing pengguna. Caranya adalah melakukan pemilihan berdasarkan parameter yang diinginkan. Laporan ini menampilkan data persentase tiap level, tingkat, tutor atau kelas. Fungsi laporan ini adalah untuk mengetahui level, tingkat, atau kelas mana yang memiliki peringkat terbaik dan peringkat terburuk.
∑
Smith, D.E. (1958) Keterangan :
: Jumlah variabel
∑ : Total jumlah variabel 3. Detil
Laporan detil menampilkan data yang besifat lebih detail dari laporan perkembangan atau perbandingan perbandingan.
Formula yang kedua adalah nilai AVG. formulanya adalah sebagai berikut:
Ketentuan Innovative Learning Center: 2007 Keterangan :
: Nilai Writing : Nilai Grammar Output
C.1. Output Bagi Owner Laporan Siswa
1. Siswa Baru
Laporan ini ditujukan kepada owner agar dapat mengetahui tren siswa baru. Hal ini diperlukan agar potensi siswa yang les di ILC dapat diketahui. Sehingga di masa yang akan datang owner dapat meningkatkan potensi yang masih kurang. Laporan ini menampilkan perkembangan jumlah siswa baru, lalu apabila dirinci akan menampilkan perbandingan jumlah total siswa baru Per Level, Per Tingkat Sekolah, dan Per Sekolah.
2. Siswa Aktif
Laporan ini ditujukan kepada owner agar dapat mengetahui total siswa yang les di ILC tiap periode, total siswa tiap levelnya. Informasi ini berguna bagi owner untuk merencanakan jumlah tutor yang kira-kira akan direkrut pada periode mendatang. Laporan ini dapat menampilkan perkembangan jumlah siswa aktif, lalu apabila dirinci akan menampilkan perbandingan jumlah total siswa aktif Per Level, Per Tutor
3. Resign
dirinci akan menampilkan perbandingan jumlah total siswa resign Per Alasan, dan Per Tutor.
4. Tidak Registrasi
Laporan ini ditujukan kepada owner agar dapat mengetahui total siswa yang tidak registrasi di ILC laporan ini berfungsi untuk mengetahui berapa lama masa studi siswa yang tidak registrasi. Laporan ini dapat menampilkan perkembangan jumlah siswa tidak registrasi, lalu apabila dirinci akan menampilkan perbandingan jumlah total siswa Per Lama Masa studi dan Per Level.
Laporan Akademik 1. Presensi Keseluruhan
Berfungsi bagi owner yang ingin mengetahui perkembangan persentase presensi tiap periode, apabila dirinci maka akan menampilkan perbandingan presensi perlevel, apabila dirinci lebih lanjut maka akan menampilkan perbandingan presensi perkelas serta menampilkan tutor yang mengajar kelas tersebut. Hal ini diperlukan untuk mengevaluasi persentase kehadiran kelas tiap tutor. Lalu pada tahap terakhir akan menampilkan detail presensi persiswa. Menampilkan perhitungan rata – rata pertemuan tiap level, tiap kelas dan juga detil per siswa
2. Nilai Keseluruhan
3. Kelas Keseluruhan
Berfungsi untuk mengetahui perkembangan jumlah jadwal yang diselenggarakan per periode. Hal ini juga digunakan untuk mempertimbangkan rencana perekrutan tutor baru. Laporan ini dapat menampilkan perkembangan jumlah jadwal yang diselenggarakan.
Laporan Pendapatan 1. Pendapatan Keseluruhan
Merupakan informasi tentang perkembangan jumlah pendapatan keseluruhan perbulan yang ditotal dari pembayaran SPP, pembayaran buku, dan pendaftaran, laporan ini apabila dirinci akan menghasilkan jumlah pembayaran spp, pembayaran buku dan pendaftaran pada bulan tsb.
2. Pembayaran SPP
Merupakan perkembangan jumlah pembayaran SPP. Laporan ini menampilkan jumlah pembayaran yang diterima oleh ILC setiap bulan serta menampilkan persentase spp yang telah dibayar orang tua dibandingkan dengan jumlah spp yang seharusnya diterima tiap bulannya.
3. Pembayaran Buku
Merupakan perkembangan jumlah pembayaran Buku. Laporan ini menampilkan jumlah pembayaran yang diterima oleh ILC setiap bulan serta menampilkan persentase pembayaran buku yang telah dibayar orang tua dibandingkan dengan jumlah spp yang seharusnya diterima tiap bulannya.
C.2. Output Bagi Tutor 1. Nilai Kelas
Lalu apabila dirinci lebih lanjut akan menampilkan detail nilai persiswa. Berisi chapter, materi, nilai writing, speaking, reading, grammar, listening
2. Presensi Kelas
Berfungsi bagi tutor yang ingin mengetahui persentase kehadiran kelas yang diajar, apabila dirinci maka akan menampilkan perkembangan presensi perchapter. Lalu apabila dirinci lebih lanjut akan menampilkan detail presensi persiswa. Menampilkan perhitungan rata – rata pertemuan tiap kelas dan juga detil per siswa 3. Nilai dan Presensi Terbaik
Berfungsi bagi tutor yang ingin mengetahui rata – rata nilai kelas yang diajar, apabila dirinci maka akan menampilkan perkembangan rata-rata nilai perchapter. Lalu apabila dirinci lebih lanjut akan menampilkan detail nilai persiswa. Berisi chapter, materi, nilai writing, speaking, reading, grammar, listening
4. Jadwal
Berfungsi untuk mengetahui jadwal ajar tutor yang menampilkan tanggal, hari, kelas, ruang, materi
C.3. Output Bagi Orang Tua atau Siswa 1. Dashboard Siswa
Dashboard siswa berisi berapa lama masa studi siswa, persentase presensi dalam satu bulan dan perkembangan nilai perchapter.
2. Jadwal
Berfungsi untuk mengetahui jadwal harian yang menampilkan tanggal, jam, hari, materi, ruang.
3. Presensi
4. Nilai
Berfungsi bagi orang tua yang ingin mengontrol perkembangan nilai siswa, berisi data chapter, materi, nilai writing, speaking, reading, grammar, listening 5. Nota Pembayaran SPP
Digunakan sebagai bukti siswa telah membayar SPP. Nota ini menampilkan bulan pembayaran, NIS, tgl pembayaran, jumlah pembayaran, dll
6. Nota Pembayaran buku
Digunakan sebagai bukti siswa telah membeli buku. Nota ini menampilkan nama buku, NIS, tanggal bayar, harga buku, dll.
7. Nota Pendaftaran
Digunakan sebagai bukti siswa telah melakukan pendaftaran. Nota ini menampilkan id_pendaftaran, nama buku, tanggal daftar, biaya pendaftaran, NIS, tanggal bayar, harga buku, dll.
8. Raport
Ditujukan kepada orang tua siswa sebagai bukti hasil belajar siswa. Laporan ini berisi nama, level, nilai rata - rata total, rata - rata speaking, rata – rata reading, rata – rata grammar, rata – rata listening, rata – rata writing.
3.2.2 Context Diagram
Kelas Tersedia
Kelas Pilihan
NIS
View Informasi Pendaftaran View Informasi Pembayaran Buku Raport
View Jadwal Keseluruhan Form Pembayaran Buku
Form Pembayaran SPP
Nilai Siswa
Form Presensi Kosong
Form Presensi Terisi View Nilai Keseluruhan
Nota Pendaftaran Nota Pembayaran Buku Nota Pembayaran SPP
View Presensi Keseluruhan
View Nilai
View Informasi Sis wa Baru Keseluruhan
View Jadwal Ajar Kelas
View Informasi Pendapatan Keseluruhan
View SPP Keseluruhan
View Nilai Siswa Kelas
View Informasi Sis wa Aktif Keseluruhan
View Informasi Sis wa Resign
View Jadwal Kelas View Presensi
View Presensi Siswa Kelas
Identitas Siswa
0
Sistem Informasi Akademik ILC
+
Owner
Orang Tua dan Siswa
[image:44.595.98.508.78.536.2]Tutor
Gambar 3.6. Context Diagram Sistem Informasi Akademik ILC 3.2.3 Diagram Jenjang
Sistem Informasi Akademik ILC
0
Mengelola Informasi Siswa
1
Mengelola Informasi Akademik
2
Mengelola Informasi Keuangan
2
[image:45.595.91.509.311.575.2]Gambar 3.7 Diagram Jenjang Sistem Informasi Akademik ILC
Gambar 3.8 menggambarkan subproses dari proses mengelola informasi siswa. Subproses tersebut memiliki 3 subproses utama yaitu pendaftaran, resign dan mengolah laporan siswa.
Sistem Informasi Akademik ILC
0
Mengelola Informasi Siswa
1
Pendaftaran 1.1
Resign 1.2
Mengolah Laporan Siswa
1.3
Gambar 3.8 Diagram Mengelola Informasi Siswa
Sistem Informasi Akademik ILC
0
Mengelola Informasi Akademik
2
Penentuan Jadwal 2.1
Registrasi Ulang 2.2
Cetak Form Presensi 2.3
Presensi 2.4
Penilaian 2.5
Mengelola Laporan Akademik
2.6
Gambar 3.9 Diagram Mengelola Informasi Akademik
Gambar 3.10 merupakan subproses dari proses mengelola informasi keuangan. Subproses tersebut memiliki 3 subproses utama yaitu pembayaran SPP, pembayaran buku, mengelola laporan keuangan.
Sistem Informasi Akademik ILC
0
Mengelola Informasi Keuangan
3
Pembayaran SPP 3.1
Pembayaran Buku 3.2
Mengelola Laporan Keuangan
3.3
Gambar 3.10 Diagram Mengelola Informasi Keuangan
3.2.4 Data Flow Diagram (DFD)
Data Periode Data Periode Data Periode Data Level Data Ruang Data Cabang Data Pegawai Data Kelas Data Buku Data Sekolah Data Jadwal
Data Penempatan Per Periode
Data Penempatan
Kelas Tersedia Kelas Pilihan
NIS
View Inform asi Pendaftaran View Inform asi Pembayaran Buku Raport
View Jadwal Keseluruhan
Form Pem bayaran Buku Form Pem bayaran SPP
Nilai Siswa Data Pendaftaran Terbaru
Form Presensi Terisi
Form Presensi Kosong
Nota Pembayaran Buku
Data Siswa
Data Pendaftaran Data Siswa
View Presensi Keseluruhan View Nilai Keseluruhan
Nota Pembayaran SPP Nota Pendaftaran
Data Siswa Terbaru Identitas Siswa
View Inform asi Siswa Baru Keseluruhan View Inform asi Siswa Aktif Keseluruhan
View Inform asi Siswa Resign
View Nilai
View SPP Keseluruhan View Inform asi Pendapatan Keseluruhan View Jadwal Ajar Kelas
View Jadwal Kelas
View Presensi
View Nilai Siswa Kelas
View Presensi Siswa Kelas Orang Tua dan Siswa
Owner
Tutor 2
Mengolah Data Akademik
+
3
Mengolah Data Keuangan
+
Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa
Owner Owner Tutor Owner Owner Tutor Orang Tua dan Siswa
Owner
Orang Tua dan Siswa
1
Mengolah Data Siswa
+
1 Siswa
4 Penempatan
Orang Tua dan Siswa
Owner
Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa
Owner 3 Pendaftaran Tutor Tutor 3 Pendaftaran 1 Siswa Tutor 12 Jadwal
Orang Tua dan SiswaOrang Tua dan Siswa Orang Tua dan SiswaOrang Tua dan Siswa
Owner
Orang Tua dan Siswa
Owner Owner
Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan SiswaOrang Tua dan Siswa
2 Sekolah 11 Buku 14 Kelas 15 Pegawai 16 Cabang 20 Ruang 19 Level 23 Periode 23 Periode 23 Periode
Gambar 3.11 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik ILC a. Mengelola Data Siswa
Sedangkan data store yang digunakan adalah table sekolah, siswa, pendaftaran, penempatan dan resign.
Gambar 3.12 DFD Level 1 Mengelola Data Siswa b. Mengelola Informasi Akademik
Gambar 3.13 merupakan decompose dari proses mengelola data akademik. Proses ini memiliki 5 proses utama yaitu registrasi, cetak form presensi, presensi, penilaian dan mengelola laporan akademik. Sedangkan data store yang digunakan adalah table ruang, kelas, , pegawai, cabang, siswa. Data tersebut merupakan data master dari proses ini. Sedangkan data transaksinya adalah jadwal, penempatan, nilai dan detil nilai.
View Inform asi Siswa Tidak Registrasi [Data Sekolah]
[Data Penem patan Per Periode]
Data Pendaftaran
Data Siswa [Data Pendaftaran Terbaru]
Data Resign [Nota Pendaftaran]
Data Resign Terbaru
Status Siswa Data Siswa Resign [Data Siswa Terbaru]
[View Informasi Siswa Baru Keseluruhan] [View Informasi Siswa Aktif Keseluruhan]
[View Informasi Siswa Resign] [Identitas Siswa]
Owner Owner Owner Orang
Tua dan Siswa
1.1
Pendaftaran
1.2
Resign
1.3
Mengolah Laporan Siswa
5 Resign
1 Siswa
Orang Tua dan
Siswa Orang Tua dan
Siswa
3 Pendaftaran
4 Penempatan
Gambar 3.13 DFD Level 1 Mengelola Data Akademik c. Mengelola Informasi Keuangan
Gambar 3.14 merupakan decompose dari proses Mengelola Data Keuangan. Proses ini memiliki 3 proses utama yaitu pembayaran SPP, pembayaran buku,
[Data Keahlian]
[Data Pegawai] [Data Cabang]
[Data Ruang]
Data Rincian Nilai Rincian Nilai Per Chapter
Data Penempatan Data Jadwal Terbaru
[Data Kelas]
Data Penempatan Per Periode [Data Jadwal]
[Data Penem patan] [Kelas Pilihan]
[Kelas Tersedia] [NIS]
[Raport]
[View Jadwal Keseluruhan] [Data Siswa]
[Nilai Siswa]
Data Nilai Data Nilai Terbaru
Data Presensi
[View Nilai] [View Jadwal Ajar Kelas]
[View Nilai Siswa Kelas]
[View Jadwal Kelas]
[View Presensi Keseluruhan]
[View Nilai Keseluruhan] [View Presensi] [View Presensi Siswa Kelas] Data Presensi Terbaru
[Form Presensi Terisi] [Form Presensi Kosong]
Tutor Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa Tutor Tutor Orang Tua dan Siswa Owner Owner 1 Siswa Tutor Tutor 2.4 Presensi 2.3 Cetak Form Presensi 2.6 Mengolah Laporan Akadem ik 7 Presensi 2.5 Penilaian 10 Nilai Tutor Owner Orang Tua dan Siswa 2.2 Registrasi Ulang Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa Orang Tua
dan Siswa 4 Penempatan
12 Jadwal 2.1
Penentuan Jadwal 14 Kelas
18 Detil Nilai 19 Keahlian
15 Pegawai 16 Cabang
mengelola laporan keuangan. Data store master yang yang digunakan adalah siswa, dan buku. Sedangkan data store transaksinya adalah pembayaran SPP, detil pembayaran spp, pembayaran buku, dan pendaftaran. table pendaftaran didapat dari proses mengelola informasi siswa
Gambar 3.14 DFD Level 1 Mengelola Data Keuangan
3.2.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD menggambarkan Tabel – Tabel apa saja yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Akademik ILC. ERD terbagi menjadi Conceptual Data
Bulan Pembayaran Keterangan Bulan Pem bayaran
[Data Buku]
[View Informasi Pendaftaran] [View Informasi Pem bayaran Buku] Data Pembayaran Buku
Data SPP Data Pembayaran Buku Terbaru
Jum lah Pembayaran SPP [Nota Pem bayaran SPP]
[Data Siswa]
[Data Pendaftaran] [Nota Pem bayaran Buku]
[View Informasi Pendapatan Keseluruhan]
[View SPP Keseluruhan] [Form Pembayaran SPP]
[Form Pembayaran Buku]
Owner Owner Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa 3 Pendaftaran 1 Siswa Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa 3.2 Pembayaran Buku 3.3 Mengolah Laporan Keuangan 3.1 Pembayaran SPP 8 SPP 9 Pembayaran Buku OwnerOwner 11 Buku
Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM). Penjelasanya ada pada Gambar 3.15 dan Gambar 3.16
a. Conceptual Data Model (CDM)
Gambar 3.15 ERD CDM Sistem Informasi Akademik ILC
Period e_Nilai Period e_Baya rbuku
Period e_Presensi Period e_SPP Period e_Resign Level_Materi
Mate ri_Detilnilai
Jad wal_P enempatan Ruang _Jadwa l
Caban g_Pegawa i
Caban g_Ruang
Sekolah _Siswa Siswa_Nilai
Siswa_Presensi
Period e_Jad wal Level_Bu ku
Buku_Penjualanbuku Siswa_Pe njua lanb uku
Penda ftaran_Siswa Kelas_Jadwal Pegawa i_Jadwal SPP_DetilSPP Siswa_SPP Siswa_Re sign
b. Physical Data Model (PDM)
Gambar 3.16 ERD PDM Sistem Informasi Akademik ILC
ID_PERIODE = ID_PERIODE ID_PERIODE = ID_PERIODE
ID_PERIODE = ID_PERIODE ID_PERIODE = ID_PERIODE
ID_PERIODE = ID_PERIODE
ID_LEVEL = ID_LEVEL ID_MATERI = ID_MATERI
ID_JADWAL = ID_JADWAL ID_RUANG = ID_RUANG ID_CABANG = ID_CABANG
ID_CABANG = ID_CABANG
ID_SEKOLAH = ID_SEKOLAH NIS = NIS
NIS = NIS ID_PERIODE = ID_PERIODE
ID_BUKU = ID_BUKU
ID_BUKU = ID_BUKU
NIS = NIS
ID_PENDAFTARAN = ID_PENDAFTARAN ID_KELAS = ID_KELAS
NIP = NIP
ID_SPP = ID_SPP
NIS = NIS NIS = NIS
NIS = NIS ID_CABANG = ID_CABANG
ID_NILAI = ID_NILAI
ID_LEVEL = ID_LEVEL
3.2.6 Desain Database
Tabel - Tabel yang akan digunakan pada sistem seperti yang telah disertakan pada Physical Data Model adalah sebagai berikut:
a. Tabel Master Cabang
Tabel master cabang digunakan untuk menyimpan data cabang karena data tiap cabang akan digabungkan menjadi satu. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_CABANG. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.5 dibawah ini:
Tabel 3.5 Cabang
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_CABANG Varchar 6 Primary key
NM_CABANG Varchar 30 -
ALAMAT_CABANG Varchar 200 -
b. Tabel Master Ruang
Tabel master ruang digunakan untuk menyimpan data ruang pada masing-masing cabang. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_RUANG sedangkan foreign key adalah ID_CABANG. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.6 dibawah ini:
Tabel 3.6 Ruang
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_RUANG Varchar 6 Primary key
ID_CABANG Varchar 6 Foreign key
c. Tabel Master Level
Tabel master level digunakan untuk menyimpan data level. Level yang dimiliki setiap cabang sama. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_LEVEL. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.7 dibawah ini:
Tabel 3.7 Level
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_LEVEL Varchar 5 Primary key
NM_LEVEL Varchar 50 -
d. Tabel Master Kelas
Tabel master kelas digunakan untuk menyimpan data kelas. Kelas yang ada pada tiap cabang berbeda – beda. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_KELAS sedangkan foreign key adalah ID_LEVEL dan ID_CABANG. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.8 dibawah ini:
Tabel 3.8 Kelas
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_KELAS Varchar 5 Primary key
ID_LEVEL Varchar 5 Foreign key
ID_CABANG Varchar 6 Foreign key
NM_KELAS Varchar 50 -
e. Tabel Master Periode
Tabel master periode digunakan untuk menyimpan data periode. Periode baru dibuat tiap 3 bulan sekali. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_PERIODE. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.9 dibawah ini:
Tabel 3.9 Periode
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_PERIODE Int 3 Primary key
TAHUN Int 4 Foreign key
KUARTAL Int 11 Foreign key
PERIODE_SAAT_INI Varchar 1 -
f. Tabel Master Jadwal
Tabel master jadwal digunakan untuk menyimpan data jadwal kelas. Kelas pada ILC diselenggarakan tiap periode. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_JADWAL sedangkan foreign key adalah ID_KELAS, ID_LEVEL, ID_CABANG, ID_RUANG dan TUTOR. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.10 dibawah ini:
Tabel 3.10 Jadwal
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_JADWAL Varchar 6 Primary key
ID_KELAS Varchar 5 Foreign key
ID_PERIODE Int 3 Foreign key
ID_RUANG Varchar 6 -
Field Nama Tipe Data Constraint
TGL_MULAI Date -
TGL_SELESAI Date -
HARI1 Varchar 10 -
PUKUL_MULAI1 Time -
PUKUL_SELESAI1 Time -
HARI2 Varchar 10 -
PUKUL_MULAI2 Time -
PUKUL_SELESAI2 Time -
[image:56.595.93.510.83.757.2]g. Tabel Master Pegawai
Tabel master pegawai digunakan untuk menyimpan identitas pegawai. Pegawai pada tiap cabang berbeda - beda. Primary key pada Tabel ini adalah field NIP sedangkan foreign key adalah ID_CABANG. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.11 dibawah ini:
Tabel 3.11 Pegawai
Field Nama Tipe Data Constraint
NIP Varchar 7 Primary key
ID_CABANG Varchar 6 Foreign key
PASSWORD Varchar 50 -
NM_LENGKAP_PGW Varchar 50 -
INISIAL_PGW Varchar 5 -
JK_PGW Varchar 1 -
TMP_LAHIR_PGW Varchar 50 -
Field Nama Tipe Data Constraint
TGL_MASUK_PGW Date -
ALAMAT_PGW Varchar 200 -
TELP_PGW Varchar 30 -
JABATAN Varchar 20 -
GELAR Varchar 6 -
FOTO_PGW Varchar 50 -
ST_AKTIF_PGW Varchar 1
h. Tabel Master Siswa
[image:57.595.159.479.84.299.2]Tabel master siswa digunakan untuk menyimpan identitas siswa. Siswa pada tiap cabang berbeda dan dapat dibedakan dari format NIS. Primary key pada Tabel ini adalah field NIS sedangkan foreign key adalah ID_PENDAFTARAN dan ID_SEKOLAH. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.12 dibawah ini:
Tabel 3.12 Siswa
Field Nama Tipe Data Constraint
NIS Varchar 10 Primary key
ID_PENDAFTARAN Varchar 6 Foreign key
ID_SEKOLAH Varchar 6 Foreign key
PASS Varchar 50 -
NM_LENGKAP_SIS Varchar 100 -
NM_PANGGIL_SIS Varchar 30 -
JK_SIS Varchar 1 -
ALAMAT_SIS Varchar 200 -
[image:57.595.93.511.100.774.2]Field Nama Tipe Data Constraint
TINGKAT Varchar 10 -
NM_ORTU Varchar 50 -
AGAMA_SIS Varchar 10 -
TMP_LAHIR_SIS Varchar 20 -
TGL_LAHIR_SIS Date -
TGL_DAFTAR_SIS Date -
FOTO_SIS Varchar 50 -
ST_TETAP_SIS Varchar 1 -
ST_AKTIF_SIS Varchar 1 -
i. Tabel Master Sekolah
Tabel master sekolah digunakan untuk menyimpan data sekolah siswa. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_SEKOLAH. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.13 dibawah ini:
Tabel 3.13 Sekolah
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_SEKOLAH Varchar 6 Primary key
NM_SEKOLAH Varchar 50 -
ALAMAT_SEKOLAH Varchar 200 -
j. Tabel Pendaftaran
[image:58.595.95.508.79.624.2]Tabel 3.14 Pendaftaran
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_PENDAFTARAN Varchar 8 Primary key
TGL_DAFTAR Date -
BIAYA_PENDAFTARAN Int 11 -
k. Tabel Penempatan
Tabel penempatan digunakan untuk menyimpan penempatan siswa pada jadwal tiap periodenya. Proses ini dilakukan saat proses Registrasi Ulang. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_PENEMPATAN sedangkan foreign key adalah NIS dan ID_JADWAL. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.15 dibawah ini:
Tabel 3.15 Penempatan
Field Nama Tipe Data Constraint ID_PENEMPATAN Varchar 10 Primary key
NIS Varchar 10 Foreign key
ID_JADWAL Varchar 6 Foreign key
l. Tabel SPP
Tabel SPP digunakan untuk menyimpan status pembayaran SPP siswa. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_SPP sedangkan foreign key adalah ID_PERIODE dan NIS. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.16 dibawah ini:
Tabel 3.16 SPP
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_SPP Varchar 10 Primary key
ID_PERIODE Int 3 Foreign key
[image:59.595.92.508.308.534.2]Field Nama Tipe Data Constraint
TGL_BAYAR_SPP Date -
JML_BAYAR_SPP INT 10 -
m. Tabel Detil SPP
[image:60.595.90.507.307.528.2]Tabel Detil SPP digunakan untuk menyimpan status pembayaran spp lebih detil ke bulan pembayarannya. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_DTSPP sedangkan foreign key adalah ID_SPP. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.16 dibawah ini:
Tabel 3.17 Detil SPP
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_DTSPP Varchar 10 Primary key
ID_SPP Varchar 10 Foreign key
PEMB_BLN Varchar 30 -
BLN_KE Varchar 12 -
n. Tabel Resign
Tabel Resign digunakan untuk menyimpan tanggal resign dan alasan siswa resign. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_RESIGN sedangkan foreign key adalah NIS dan ID_PERIODE. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.17 dibawah ini:
Tabel 3.18 Resign
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_RESIGN Varchar 6 Primary key
NIS Varchar 10 Foreign key
TGL_RESIGN Date -
ALASAN Varchar 30 -
KET_ALASAN Varchar 250 -
o. Tabel Materi
Tabel master materi digunakan untuk menyimpan materi yang dimiliki tiap level. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_MATERI sedangkan foreign key adalah ID_LEVEL. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.18 dibawah ini:
Tabel 3.19 Materi
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_MATERI Varchar 5 Primary key
ID_LEVEL Varchar 10 Foreign key
NO_CHAPTER Int 11 -
NM_MATERI Varchar 200 -
p. Tabel Nilai
Tabel nilai digunakan untuk menyimpan nilai siswa yang terbagi menjadi 5 kategori penilaian yaitu speaking, listening, reading, writing dan grammar. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_NILAI sedangkan foreign key adalah NIS dan ID_PERIODE. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.19 dibawah ini:
Tabel 3.20 Nilai
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_NILAI Varchar 10 Primary key
NIS Varchar 10 Foreign key
q. Tabel Detil_Nilai
Tabel Nilai digunakan untuk menyimpan detil nilai tiap chapter. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_DTNILAI sedangkan foreign key adalah ID_NILAI dan ID_MATERI. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.20 dibawah ini:
Tabel 3.21 Detil Nilai
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_DTNILAI Varchar 10 Primary key
ID_NILAI Varchar 10 Foreign key
ID_MATERI Varchar 6 Foreign key
SPEAKING Decimal (10,2) -
READING Decimal (10,2) -
LISTENING Decimal (10,2) -
GRAMMAR Decimal (10,2) -
WRITING Decimal (10,2) -
r. Tabel Presensi
Tabel Presensi digunakan untuk menyimpan status presensi siswa tiap pertemuan. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_BAYARBUKU sedangkan foreign key adalah ID_BUKU dan NIS. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.22 dibawah ini:
Tabel 3.22 Presensi
Field Nama Tipe Data Constraint ID_PRESENSI Varchar 12 Primary key
NIS Varchar 10 Foreign key
[image:62.595.95.509.233.527.2]TGL_PRESENSI Date -
ST_HADIR Varchar 1 -
s. Tabel Buku
Tabel Master Buku digunakan untuk menyimpan data buku yang dijual. Saat ini dalam satu level hanya memiliki satu buku yaitu buku materi. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_BUKU sedangkan foreign key adalah ID_LEVEL. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.21 dibawah ini:
Tabel 3.21 Buku
Field Nama Tipe Data Constraint
ID_BUKU Varchar 6 Primary key
ID_LEVEL Varchar 5 Foreign key
NM_BUKU Varchar 100 -
STOK Int 11 -
HARGA Int 11 -
t. Tabel Bayarbuku
Tabel Bayarbuku digunakan untuk menyimpan data pembayaran buku. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_BAYARBUKU sedangkan foreign key adalah ID_BUKU dan NIS. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.22 dibawah ini:
Tabel 3.22 Bayarbuku
Field Nama Tipe Data Constraint ID_BAYARBUKU Varchar 10 Primary key
NIS Varchar 10 Foreign key
[image:63.595.92.506.320.531.2]ID_PERIODE Int 3 Foreign key
TGL_BAYARBUKU Date -
3.2.7 Desain User Interface
Desain user interface digunakan sebagai panduan dalam menentukan tata letak komponen aplikasi. Desain user
