MAKALAH
BASIS DATA 2
SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN
KELOMPOK 7: IZHAR AHMAD LAILA ADAWIYAH MUHAMMAD HAZMI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
POLITEKNIK NEGERI BANJARMASIN
JURUSAN TEKNIK ELEKTRO
PRODI TEKNIK INFORMATIKA
A. Definisi Pembuatan Keputusan
Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakan memilih di antara berbagai alternatif solusi pemecahan masalah.
Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepat yang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas tertentu. Dengan demikian pengambilan keputusan adalah suatu proses pemilihan dari berbagai alternatif baik kualitatif maupun kuantitatif untuk mendapat suatu alternatif terbaik guna menjawab masalah atau menyelesaikan konflik (pertentangan).
Proses penurunan suatu keputusan mengandung empat unsur :
1. Model : Model menunjukkan gambaran suatu rnasalah secara kuantitatif atau kualitatif.
2. Kriteria: Kriteria yang dirumuskan menunjukkan tujuan dari keputusan yang diambil. Jika terdapat beberapa kriteria yang saling bertentangan, maka pengambilan keputusan harus melalui kompromi (misalnya menambah jasa langganan dan mengurangi persediaan, maka keputusan mana yang diambil perlu kompromi).
3. Pembatas: Faktor-faktor tambahan yang perlu diperhatikan dalam memecahkan masalah pengambilan keputusan. Misalnya dana yang kurang tersedia.
Sistem pengambilan keputusan adalah sistem yang berbasis komputer interaktif untuk memberikan dukungan keputusan kepada manajer dengan menggunakan data dan model-model keputusan untuk menyelesaikan masalah yang sifatnya semi struktur dan tidak terstruktur untuk mencapai efektivitas keputusan. Sistem pengambilan keputusan hanya digunakan untuk memperluas wawasan pengambil keputusan (Decision Maker - DM) sebagai bahan pertimbangan bukan untuk menggantikan penilaiannya. Artinya bahwa sistem pengambilan keputusan tidak dapat menggantikan intuisi yang dimiliki oleh manusia, hanya terbatas pada model dasar yang dimilikinya.
B. Peran Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pada Pengambilan Keputusan
Dukungan sistem informasi manajemen pada pembuatan keputusan dalam suatu organisasi dapat diuraikan menurut tiga tahapan proses pembuatan keputusan (Herbert A. Simon), yaitu pemahaman, perancangan (design), pemilihan dan implementasi.
1. Tahap Pemahaman ( Inteligence Phace )
Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses pengenalan masalah. Data masukan diperoleh, diproses dan diuji dalam rangka mengidentifikasikan masalah.
2. Tahap Perancangan ( Design Phace )
Tahap ini merupakan proses pengembangan dan pencarian alternatif tindakan / solusi yang dapat diambil. Tersebut merupakan representasi kejadian nyata yang disederhanakan, sehingga diperlukan proses validasi dan vertifikasi untuk mengetahui keakuratan model dalam meneliti masalah yang ada.
Tahap ini dilakukan pemilihan terhadap diantaraberbagai alternatif solusi yang dimunculkan pada tahap perencanaan agar ditentukan / dengan memperhatikan kriteria – kriteria berdasarkan tujuan yang akan dicapai. 4. Tahap Impelementasi ( Implementation Phace )
Tahap ini dilakukan penerapan terhadap rancangan sistem yang telah dibuat pada tahap perancanagan serta pelaksanaan alternatif tindakan yang telah dipilih pada tahap pemilihan.
Dukungan SIM biasanya melibatkan pengolahan, file komputer maupun non komputer. Pada tahap pemahaman hubungannya dengan SIM adalah pada proses penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara tersebut. Sistem Informasi sendiri harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi-situasi yang jelas dan menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang diketahui dengan jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah-masalah tersebut dapat ditangani. Pada tahap ini juga perlu ditetapkan kemungkinan-kemungkinannya. Dukungan SIM memerlukan suatu data base dengan data masyarakat, saingan dan intern ditambah metode untuk penelusuran dan penemuan masalah-masalah.
Pada tahap perancangan (design), kaitannya dengan SIM adalah membuat model-model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM terdiri dari perangkat lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya. Hal ini melibatkan pendekatan terstruktur, manipulasi model, dan sistem pencarian kembali data base.
keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, maka peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian. Dukungan SIM pada tahap pemilihan adalah memilih berbagai model keputusan melakukan analisis kepekaan (analisis sensitivitas) serta menentukan prosedur pemilihan.
Dukungan SIM untuk pembuatan keputusan terdiri dari suatu database yang lengkap, kemampuan pencarian kembali database, perangkat lunak statistika dan analitik lainnya, serta suatu dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model-model keputusan. Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman, .yang menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan keputusan. Istilah pemahaman disini mempunyai arti sama dengan pengenalan masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada proses pemilihan. Sering orang menyatakan bahwa komputer akan mengambil keputusan, ini merupakan suatu pernyataan yang salah kaprah dan tidak mengetahui letak peranan komputer serta bagaimana suatu proses pengambilan keputusan dilakukan. Keputusan sebenarnya hanya dapat diambil atau dilakukan oleh manusia. Oleh karena itu, manusia pengambil keputusan harus selalu menjadi bagian dari suatu pemilihan.
Suatu aturan keputusan atau suatu program komputer hanya membantu dengan memberikan dasar untuk suatu keputusan, akan tetapi pemilihan keputusan dilakukan oleh seorang manusia. Pernyataan komputer mengambil keputusan pada umumnya didasarkan atas anggapan bahwa beberapa keputusan dapat diprogramkan, sedangkan keputusan-keputusan yang lain tidak. Hal ini mengingatkan bahwa klasifikasi tentang keputusan terprogram dan tidak terprogram sangat penting untuk perancangan SIM.
yaitu; data, model atau prosedur keputusan, dan pengambil keputusan. Oleh karena itu, pengambilan keputusan dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik (lebih terlatih, lebih banyak pengalaman, dan sebagainya).
Pada dasarnya, suatu sistem informasi memiliki sifat yang hampir sama dengan sistem produksi yang mengkonversikan bahan baku menjadi produk yang mungkin langsung digunakan oleh konsumen atau menjadi bahan baku untuk fase konversi berikutnya. Sistem informasi mengkonversi data kasar menjadi suatu laporan yang dapat dipakai atau menjadi input untuk proses lanjutan. Banyak manajemen yang tidak puas dengan sistem informasi mereka dan secara tajam langsung menyalahkan sistem komputer.
C. Proses Pengambilan Keputusan
Model yang bermanfaat dan terkenal yang diajukan oleh Herbert A. Simon akan digunakan sebagai dasar untuk menjelaskan proses pengambilan keputusan. Model ini terdiri dari tiga tahap pokok, yaitu:
1. Penyelidikan: Mempelajari lingkungan atas kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah diperoleh, diolah, dan diuji untuk dijadikan petunjuk yang dapat mengidentifikasi persoalan.
2. Perancangan: Mendaftar, mengembangkan, dan menganalisis arah tindakan yang mungkin. Hal ini meliputi proses-proses untuk memahami persoalan, menghasilkan pemecahan, dan menguji kelayakan pemecahan tersebut.
Jadi, proses keputusan dapat dianggap sebagai sebuah arus dari penyelidikan sampai perancangan dan kemudian pada pemilihan. Tetapi pada setiap tahap hasilnya mungkin dikembalikan ke tahap sebelumnya untuk dimulai lagi. Jadi tahapan tersebut merupakan unsur-unsur sebuah proses yang berkesinambungan.
Sebagai contoh, pilihan pilihan mungkin menolak semua alternatif dan kembali ke tahap perancangan untuk menerbitkan pemecahan tambahan.
Penyelidikan
Perancangan
Pemilihan
Gambar: Bagan arus proses keputusan
Kekuatan yang menggerakkan proses pengambilan keputusan dapat berupa ketidakpuasan atas keadaan saat itu atau imbalan yang diharapkan dari keadaan baru. Dalam kasus ketidakpuasan, kekuatan penggerak adalah penemuan sebuah persoalan. Dalam hal imbalan yang diharapkan, adalah hasil pencarian peluang.
Cara lain untuk menjelaskan proses pengambilan keputusan adalah dalam arti suatu kegiatan bersinambung yang digerakkan oleh sebuah sasaran mengubah sistem ( bisnis, departemen, keluarga, dan sebagainya) dari keadaan sekarang menjadi suatu keadaan baru. Keadaan yang diharapkan atau tujuan mengakibatkan suatu pencarian cara mencapainya. Proses ini sering disebut “analisis cara tujuan” (means end analysis).
1. Pengenalan persoalan atau kebutuhan untuk pengambilan keputusan.
2. Analisis dan laporan alternatif-alternatif.
3. Pemilihan diantara alternatif yang ada.
4. Langkah lanjutan dan umpan balik hasil keputusan.
Kedua model tersebut tidak saling bertentangan. Model Simon pada dasarnya mengatakan bahwa pelaksanaan adalah keputusan dan bahwa keputusan lain diperlukan untuk langkah selanjutnya.
Model Simon adalah relevan bagi perancangan sistem informasi manajemen. Relevansi ini diuraikan untuk ketiga tahap model Simon.
Tahap proses Relevansi terhadap SIM
Penyelidikan Proses pencarian melibatkan suatu pengujian data baik dalam cara yang telah ditentukan dahulu maupun dalam cara khusus. SIM harus menyediakan kedua fasilitas tersebut. Sistem informasinya sendiri harus memeriksa semua data dan menimbulkan suatu permintaan uji pada manusia atas situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk persoalan yang diterima agar dialirkan ke atas dalam organisasi sampai diambil suatu
tindakan terhadapnya.
Perancangan SIM harus memiliki model-model keputusan untuk mengolah data dan menimbulkan pilihan pemecahan. Model tersebut harus membantu dalam menganalisis pilihan/alternatif.
rancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong keputusan. Bila pilihan telah diambil, peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penaksiran kelak.
D. Teori Pengambilan Keputusan
Teori pengambilan keputusan menekankan bahwa terdapat tujuh langkah yang harus ditempuh, yaitu:
1. Identifikasi permasalahan yang dihadapi
Ada ungkapan yang mengatakan bahwa suatu “permasalahan yang sudah dikenali hakikatnya dengan tepat sesungguhnya sudah separo terpecahkan.” Ungkapan ini mempunyai tiga implikasi, yaitu:
a) Bahwa mutlak perlu mengenali secara mendasar situasi problematik yang menimbulkan ketidakseimbangan dalam kehidupan organisasi atau perusahaan.
b) Pengenalan secara mendasar berarti “akar” penyebab timbulnya ketidakseimbangan harus digali sedalam-dalamnya.
c) Mengambil keputusan tidak boleh puas hanya dengan diagnosis gejala-gejala yang segera tampak. Jika hanya gejala-gejala yang diidentifikasikan, sangat mungkin “terapinya” pun hanya mampu menghilangkan gejala tersebut. Padahal yang harus dihilangkan adalah “sumber penyakitnya”.
2. Pengumpulan data
dengan baik. Berarti bahwa dalam pengumpulan data ada tiga hal yang mutlak mendapat perhatian, yaitu:
a) Pentingnya menggali data dari semua sumber yang layak digali, baik secara internal maupun secara eksternal. Dari segi inilah harus dilihat pentingnya akses bagi para pengolah data terhadap semua sumber data.
b) Pentingnya untuk menjamin bahwa data yang dikumpulkan relevan dengan permasalahan yang hendak diatasi.
c) Bahwa mutu data yang dikumpulkan haruslah setinggi mungkin sehingga informasi yang dihasilkan akan bermutu tinggi pula.
3. Analisis data
Analisis data harus mampu menunjukkan berbagai alternatif yang mungkin ditempuh untuk memecahkan masalah. Oleh karena itu, analisis data diarahkan pada pembentukan persepsi yang sama diantara berbagai pihak tentang arti data yang dimiliki, dengan demikian memberikan interpretasi yang sama tentang data tersebut.
4. Analisis berbagai alternatif
Salah satu tantangan yang dihadapi dalam mengambil keputusan ialah menemukan jawaban yang paling tepat terhadap pertanyaan: Apakah dalam mengambil keputusan harus selalu terdapat berbagai alternatif? Pertanyaan ini penting karena jika seorang pengambil keputusan dihadapkan kepada hanya satu alternatif dan ia memutuskan untuk menggunakan alternatif tersebut, yang bersangkutan sudah mengambil keputusan. Bahkan teori pengambilan keputusan mengatakan bahwa jika seseorang memutuskan untuk tidak mengambil keputusan, tindakannya itu adalah pengambilan keputusan juga.
Jika dilakukan dengan cermat, analisis berbagai alternatif akan “memberi petunjuk” tentang alternatif yang sebaiknya digunakan karena akan membuahkan solusi yang paling efektif. Alternatif di pilih dengan demikian, merupakan alternatif yang tampaknya paling baik. Pengalaman mengambil keputusan di masa lalu dan keyakinan bahwa keputusan yang diambil adalah keputusan yang terbaik.
6. Implementasi (pelaksanaan)
Apakah alternatif yang dipilih merupakan pilihan yang terbaik atau tidak diuji pada waktu digunakan dalam arti mampu tidaknya menghilangkan situasi permasalahan dan apakah permasalahan yang dihadapi tersebut dapat dipecahkan secara efektif atau tidak.
7. Evaluasi (penilaian)
Hasil pelaksanaan memerlukan penilaian yang objektif, rasional dan berdasarkan tolok ukur yang baku. Seperti dimaklumi, hasil penilaian dapat menunjukkan bahwa hasil yang di capai melampaui harapan, sekedar sesuia dengan sasaran atau kurang dari sasaran. Kesemuanya itu menjadi bahan penting dalam mengelola organisasi atau perusahaan di masa depan.
E. Model Perilaku Pengambilan Keputusan Organisasi
Teori pelaku pengambilan keputusan mencerminkan suatu sistem terbuka. Teori tersebut lebih bersifat deskriptif daripada normatif. Empat paham penting yang dipergunakan oleh Cyert dan March untuk menjelaskan pengambilan keputusan organisasi, yaitu:
Suatu organisasi menunjukkan suatu persatuan dan penggabungan anggota-anggota yang mempunyai tujuan dan kekuasaan yang berbeda untuk mempengaruhi tujuan organisasi. Ada pertentangan diantara bermacam-macam tujuan dari anggota-anggota organisasi. Pertentangan-pertentangan tersebut dipecahkan dengan tiga metode sebagai berikut:
Relevansi terhadap SIM Tahap proses
Proses pencarian melibatkan suatu pengujian data baik dalam cara yang telah ditentukan dahulu
maupun dalam cara khusus. SIM harus menyediakan kedua fasilitas tersebut. Sistem informasinya sendiri harus memeriksa semua data dan menimbulkan suatu permintaan uji pada manusia atas situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk persoalan yang diterima agar dialirkan ke atas dalam organisasi sampai diambil suatu tindakan
terhadapnya Penyelidikan
SIM harus memiliki model-model keputusan untuk mengolah data dan menimbulkan pilihan pemecahan. Model tersebut harus membantu dalam menganalisis pilihan/alternatif.
Perancangan
Sebuah SIM adalah paling efektif bila hasil rancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong keputusan. Bila pilihan telah diambil, peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penaksiran kelak.
2. Penghindaran ketidakpastian
Organisasi berada pada lingkungan yang tidak pasti. Perilaku pasar, relevansir, pemegang saham, pemerintah, dan sebagainya tidak dapat dipastikan. Teori pelaku pengambilan keputusan organisasi menyatakan bahwa organisasi akan berusaha menghindarkan resiko dan ketidakpastian dengan mengorbankan nilai yang diharapkan. Beberapa metode yang digunakan untuk mengurangi atau menghindari ketidakpastian adalah sebagai berikut:
a) Siklus umpan balik dan reaksi jangka pendek : Siklus umpan balik yang pendek memungkinkan seringnya keputusan-keputusan yang baru, dan dengan demikian mengurangi kebutuhan akan ketidakpastian yang akan datang.
b) Lingkungan yang dimusyawarahkan : Organisasi berusaha mengendalikan lingkungannya dengan praktek-praktek konvensional dalam industri (kadang-kadang bersifat membatasi seperti perilaku hubungan rahasia) dengan persediaan jangka panjang atau perjanjian penjualan dan lain-lain.
3. Pencarian masalah
Pencarian merupakan maslah yang di dorong dan diarahkan kepada penemuan pemecahan atas masalah tersebut. Teori perilaku mempunyai dalil bahwa pencarian didasarkan atas aturan-aturan yang agak sederhana sebagai berikut:
b) Apabila pencarian setempat tidak berhasil, kembangkan pencarian tersebut pertama-tama pada bidang-bidang organisasi yang lemah sebelum pindah ke bidang-bidang lainnya.
4. Pengetahuan organisasi
Organisasi menunjukkan perilaku menyesuaikan diri sepanjang waktu. Organisasi mengubah tujuannya dan memperbaiki prosedur pencarian berdasarkan pengalamannya. Tujuan-tujuan pada tingkat keinginan dianggap berubah dalam menanggapi hasil yang diperoleh.
F. Penerapan Model Keperilakuan Pengambilan Keputusan Terhadap SIM
Teori keperilakuan adalah sebuah model deskriptif dari pengambilan keputusan keorganisasian. Di sini tekanannya adalah pada pemuasan, penghindaran ketidakpastian untuk mengendalikan lingkungan, adanya tujuan yang tidak konsisten berdasarkan persekutuan keorganisasian para anggota yang ada, dan perilaku penyesuaian keorganisasian dengan berjalannya waktu.
Nilai utama pola keperilakuan pada perancangan SIM adalah menyadarkan perancang pada pertimbangan-pertimbangan keperilakuan. Perancang SIM mungkin tertarik pada rasionalitas, tetapi pengambil keputusan mungkin menekankan pada penghindaran ketidakpastian. Pemahaman keorganisasian dan perilaku penyesuaian adalah penting dalam merancang prosedur informasi bagi sistem perencanaan dan pengendalian karena adanya kebutuhan mengenal perubahan tujuan dan aspirasi.
G. Sistem Pendukung Keputusan
sangat srtategis dan menghadapkan para manajer pada situasi-situasi yang belum pernah terjadi sebelumnya. Oleh sebab itu, Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) sangat penting peranannya dalam membantu proses pembuatan keputusan dalam organisasi-organisasi publik. Para manajer publik harus ditunjang dengan data dan informasi yang akurat dan aktual untuk dapat membuat keputusan-keputusan strategis yang dalam urusan-urusan publik.
Parker (1989:396) mengatakan bahwa decision support system (DSS) adalah suatu sistem yang menyediakan sarana yang memungkinkan para manajer untuk mengembangkan informasi sedemikian rupa sehingga sesuai dengan keputusan yang akan dibuat.
Ditinjau dari struktur organisasi, jenis-jenis keputusan dapat dibagi menjadi tiga, yaitu:
1. Keputusan administrative
Adalah keputusan yang diambil oleh seorang administrator atau manajer puncak sebagai pucuk pimpinan organisasi. Keputusan ini bersifat umum dan menyeluruh, berfungsi sebagai landasan bagi kebijakan-kebijakan dan keputusan teknis operasional oleh organisasi secara keseluruhan.
2. Keputusan eksekutif
Adalah keputusan yang diambil manajer eksekutif. Kedudukan manajer eksekutif secara umum berada diantara manajer administratif dan manajer operasional. Jadi tugas manajer eksekutif adalah menerjemahkan gagasan-gagasan manajer administratif dan mengkoordinasi fungsi-fungsi dalam organisasi untuk melaksanakan gagasan-gagasan tersebut.
Adalah keputusan yang diambil oleh seorang manajer operasioanl dalam rangka pelaksanaan gagasan, arahan, dan kebijakan manajer diatasnya disesuaikan dengan sistem koordinasi yang dikembangkan oleh manajer eksekutif.
Dari sistem informasi pendukung keputusan, baik yang terotomasi maupun yang bersifat manual, pada dasarnya pembuat keputusan dapat mengambil banyak manfaat besar, antara lain:
1. Pengambilan keputusan yang rasional
Ialah proses pengambilan keputusan yang lebih menekankan pada pengujian alternatif tindakan berdasarkan fakta atau informasi yang jelas dan bukan hanya berlandaskan pada dugaan subjektif dan dorongan emosional. Akal sehat (common sense) memang sangat diperlukan di dalam pengambilan keputusan, tetapi pemakaian akal sehat itu hendaknya disertai dengan informasi, argumen, dan landasan yang jelas. Maka pengambilan keputusan rasional berproses melalui beberapa tahapan, antara lain: identifikasi dan perumusan masalah, rumusan alternatif pemecahan masalah, pertimbangan mengenai akibat dan konsekuensi yang mungkin terjadi, dan akhirnya pemilihan kebijakan atau strategi sesuai dengan tujuan.
2. Peramalan (forecasting)
Peramalan yang dihasilkan berdasarkan data dan informasi itu secara umum dapat dibedakan menjadi tiga yang berurutan menurut intensitas pemakaian informasinya, yaitu sebagai berikut:
a) Conjecture (konjektur, dugaan), peramalan yang lebih banyak menggunakan penilaian subjektif dan data kualitatif
b) Prediksi, peramalan yang menggunakan kerangka teori dan inferensi data sebagai landasan
c) Proyeksi, peramalan yang menggunakan ekstrapolasi kecenderungan (trend extrapolation) sebagai landasan
3. Membandingkan alternatif tindakan
Data dan informasi yang baik akan merupakan landasan yang kuat untuk mengidentifikasi berbagai rangkaian tindakan yang dapat dilaksanakan. Selanjutnya pengambil keputusan dapat membandingkan alternatif tindakan mana yang paling mungkin dan paling tepat untuk dilaksanakan. Variasi teknik di dalam membuat keputusan optimal demikian banyak. Dan informasi yang lengkap akan memungkinkan pembuat keputusan untuk membuat berbagai bentuk simulasi hasil keputusan sebelum alternatif tindakan itu sendiri ditetapkan.
4. Membuat analisis dampak
5. Membuat model
Secara sederhana yang disebut pembuatan model (modelling) adalah upaya untuk menggambarkan realitas dengan menggunakan berbagai bentuk replika yang lebih padat dan yang lebih ringkas. Oleh karena itu model dapat berupa rumusan matematis, uraian verbal, presentasi grafis atau geometris, dan sebagainya. Sesuai dengan tingkat pengembalian keputusan, suatu model dapat berbentuk sederhana, hanya menggambarkan sebuah aspek atau komponen situasi, tetapi juga dapat berbentuk sangat kompleks jika akan diusahakan untuk menggambarkan sistem sosial ekonomi secara keseluruhan.
