ANALISIS DAN DESAIN KONSEPTUAL REPOSITORI
INSTITUSI YANG MENDUKUNG SWAARSIP PENELITI DI
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
YANIASIH
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Analisis dan Desain Konseptual Repositori Institusi yang Mendukung Swaarsip Peneliti di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, Maret 2015
Yaniasih
RINGKASAN
YANIASIH. Analisis dan Desain Konseptual Repositori Institusi yang Mendukung Swaarsip Peneliti di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Dibimbing oleh FIRMAN ARDIANSYAH dan SULISTYO BASUKI.
Repositori institusi (RI) merupakan salah satu bentuk akses terbuka jalur hijau. Dalam RI, lembaga mengarsipkan sendiri karya yang dihasilkan peneliti di dalamnya untuk dapat diakses oleh publik. RI berkembang pesat karena memberikan banyak keuntungan bagi lembaga, peneliti, dan ilmu pengetahuan. Saat ini ada 66 RI di Indonesia namun hanya ada satu yang merupakan RI dari lembaga penelitian (LP) publik. Oleh karena itu penelitian mengenai RI LP penting dilakukan untuk mendorong LP di Indonesia agar dapat membangun RI yang berkualitas. Penelitian ini mengkaji RI LP dan menyusun desain konseptual yang dapat direkomendasikan bagi pengembangan RI LP di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Rumusan masalah penelitian adalah bagaimana konsep RI LP berkualitas global yang mendukung swaarsip peneliti. Penelitian bertujuan untuk menganalisis swaarsip peneliti, fitur web, regulasi, dan kebijakan pengelolaan RI LP serta membuat desain konseptual kebijakan dan web RI LP yang berkualitas global dan mendukung swaarsip.
Metode penelitian terdiri dari dua tahap. Tahap 1 menggunakan riset metode campuran (mixed methods research/MMR) sedangkan tahap 2 menggunakan metode observasi situs web dan penyusunan desain konseptual. MMR terdiri dari penelitian kuantitatif menggunakan survei kuesioner dan kualitatif menggunakan wawancara semi terstruktur. Survei dilakukan terhadap 159 peneliti LIPI secara daring. Wawancara dilakukan terhadap pengembang sistem, pengelola web, dan peneliti. Observasi situs web dilakukan terhadap 8 RI LP yang masuk peringkat 100 besar Webometrics per Juli 2014 dan RI LIPI.
Hasil penelitian menunjukkan 71% responden belum mengetahui konsep RI dan 92% belum pernah mengakses situs web RI. Walaupun pengetahuan mengenai RI rendah, namun sebanyak 67% responden sudah pernah mengarsipkan karya mereka dalam fasilitas INTRA LIPI. Hal ini merupakan pondasi yang baik untuk pengembangan RI LP yang mendukung swaarsip di LIPI. Berdasarkan hasil observasi web dan mempertimbangkan kondisi swaarsip peneliti di LIPI, maka konsep RI LP yang efektif untuk mencapai kualitas terbaik adalah dengan kebijakan wajib deposit teks lengkap karya ilmiah dan kebijakan akses oleh semua masyarakat dengan pembatasan hanya pada beberapa karya tertentu. Kebijakan ini didukung dengan konsep web yang memiliki fasilitas deposit untuk swaarsip peneliti secara mudah, cepat dan tepat; fasilitas pencarian yang memudahkan pengguna mendapatkan informasi dengan tepat; serta fitur pendukung yang memberikan nilai tambah untuk meningkatkan kualitas peneliti, RI dan lembaga induk.
SUMMARY
YANIASIH. Analysis and Conceptual Design of Institutional Repositories Supporting Researcher Self-archiving in Indonesian Institute of Sciences. Supervised by FIRMAN ARDIANSYAH and SULISTYO BASUKI.
Institutional repositories (IRs) are one form of green road open access movement. In IR, institution archives their researchers’ publications to be accessible to the public. IRs rapidly grows because they have been giving many benefits for institutions, researchers, and sciences. Currently, there are 66 IRs in Indonesia, but only one was developed by public research organizations (PROs). Therefore, a study on research organizations’ IRs is important to encourage PROs in Indonesia in order to build good IRs. This study examines the research organizations’ IRs and develops a conceptual design to be recommended for the development of IRs in Indonesian Institute of Sciences (LIPI). The goals of the study are to analyse researchers' self-archiving, web features, regulations and IRs' policies as well as make a conceptual design of policies and web feature of IRs.
The study consists of two phases. Phase 1 used mixed methods research while the second phase used websites observation. MMR consists of quantitative research using questionnaires and qualitative ones using semi-structured interviews. The survey was conducted on 159 researchers. Interviews conducted with system developers, IRs managers, and researchers. Observations carried out IR LIPI and eight world best research organizations’ IRs base on Webometrics ranking.
The results showed that 71% of respondents did not aware of the IRs' concept, and 92% of them never access the IRs website. However, there are 69% of respondents had experience in archiving research outputs in INTRA LIPI. These conditions are a good basis for the development of IRs supporting researcher self-archiving. Based on observations and considering the conditions of researchers self-archiving, the best concept for IR in LIPI are having mandatory deposit policy and open access to public with special restrictions only on some particular work. These policies are supported by a web concept that has a deposit facility for researcher self-archiving easily, quickly and precisely. A search facility that allows users to get proper information; as well as supporting features of the website that provide added value to improve the quality of researcher, IR, and the parent institution.
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2015
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB
Tesis
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional
pada
Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
ANALISIS DAN DESAIN KONSEPTUAL REPOSITORI
INSTITUSI YANG MENDUKUNG SWAARSIP PENELITI DI
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR 2015
PRAKATA
Alhamdulillahirrabbil’alamiin. Segala puji bagi Allah subhanahu wa ta’ala sehingga tesis ini berhasil diselesaikan. Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Firman Ardiansyah dan Prof. Sulistyo Basuki selaku dosen pembimbing; keluarga besar Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII LIPI); dosen, staf dan teman-teman Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan IPB; serta suami, anak-anak, dan orang tua atas segala bantuan dan dukungannya.
Semoga karya ini bermanfaat.
Bogor, Maret 2015
DAFTAR ISI
1 PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 2
Tujuan Penelitian 2
Manfaat Penelitian 2
Ruang Lingkup Penelitian 2
2 TINJAUAN PUSTAKA 3
Akses Terbuka 3
Repositori Institusi (RI) 3
Kualitas RI 3
Swaarsip 4
3 METODE 5
Tahap 1: Riset Metode Campuran 5
Tahap 2: Observasi Situs Web dan Desain Konseptual Swaarsip RI 7
4 HASIL 8
Survei Kuesioner 8
Data Responden 8
Pengalaman Menggunakan Fasilitas INTRA LIPI 10 Pengetahuan dan Pengalaman Mengenai RI dan RI LIPI 13
Harapan Pengembangan RI LIPI 14
Wawancara Semi Terstruktur 15
Observasi Situs Web RI 16
Konten RI 19
Program dan Fasilitas Web 20
Strategi Pengumpulan Karya Ilmiah 21
Kualitas data dan fitur layanan 23
5 PEMBAHASAN 24
Swaarsip Peneliti LIPI 24
Web RI LP Berkualitas Global dan Mendukung Swaarsip Peneliti 28 Konten: Fokus pada Karya Ilmiah dan Ketersediaan Teks Lengkap 28 Sarana Meningkatkan Konten: Dukungan pada Swaarsip Peneliti 29 Akses: Visibilitas Web dan Konten, Interoperabilitas,… 30
Desain Konseptual RI LIPI 31
Konsep Kebijakan 31
Konsep Web 34
6 SIMPULAN DAN SARAN 41
Simpulan 41
Saran 41
DAFTAR PUSTAKA 42
LAMPIRAN 46
DAFTAR TABEL
1 Sebaran satuan kerja responden 9
2 Motivasi peneliti mengisi data dalam fasilitas publikasi-ku 12 3 Hambatan peneliti untuk mengisi data dalam fasilitas publikasi-ku 13
4 Harapan pengembangan RI LIPI 14
5 Topik pertanyaan wawancara berdasarkan temuan survei kuesioner 15
6 Daftar RI yang diobservasi 17
7 Hasil observasi tahap 1 19
8 Konten RI 20
9 Program dan fasilitas dalam situs web RI LP 21 10 Strategi pengumpulan karya ilmiah dalam RI yang diobservasi 22
11 Sertifikasi kualitas RI yang diobservasi 25
DAFTAR GAMBAR
1 Riset metode campuran tipe explanatory design: participant selection
model (QUAL emphasized) 5
2 Tahapan penelitian 8
3 Sebaran jenjang fungsional 9
4 Sebaran usia responden 10
5 Responden yang belum pernah mengakses fasilitas dalam INTRA LIPI 10 6 Nilai rataan skala frekuensi akses fasilitas INTRA LIPI 11 7 Jumlah publikasi yang diarsipkan di publikasi-ku INTRA LIPI 11 8 Pelaku swaarsip di publikasi-ku INTRA LIPI 12 9 Pengetahuan dan pengalaman mengenai RI dan RI LIPI 13 10 Harapan responden terhadap hak akses ke RI LIPI 15
11 Konsep halaman depan web 36
12 Konsep fasilitas deposit 37
13 Konsep pengelompokan dokumen RI dalam fasilitas browse 38
14 Konsep tampilan fasilitas pencarian lanjut 39
15 Konsep fasilitas layanan pendukung 40
DAFTAR LAMPIRAN
1 Lembar Kuesioner 46
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Pada akhir abad dua puluh, peneliti sebagai penghasil karya ilmiah mengalami kegundahan terkait adanya jeda waktu yang cukup lama antara pengajuan makalah sampai diterbitkan dalam jurnal ilmiah. Harga berlangganan jurnal juga semakin mahal sehingga peneliti mengalami kesulitan memperoleh referensi yang mereka butuhkan. Kedua hal tersebut serta ketentuan penerbitan yang memberikan hak cipta kepada penerbit mendorong munculnya gerakan akses terbuka yang bertujuan agar informasi ilmiah khususnya makalah jurnal bermitra bestari dapat diakses dan dimanfaatkan seluas mungkin tanpa halangan teknis, waktu dan biaya (Budapest Open Access Initiative 2002; Cullen dan Chawner 2011).
Ada dua strategi utama untuk mencapai tujuan akses terbuka. Pertama adalah gold road (jalur emas) yaitu mempublikasikan artikel dalam jurnal yang diterbitkan untuk bisa diakses secara gratis (jurnal akses terbuka/open access journal). Cara kedua disebut green road (jalur hijau) atau open archive (arsip terbuka) atau self-archiving (swaarsip) yaitu mengarsipkan sendiri artikel yang dimiliki individu atau lembaga melalui repositori (Trayhurn 2002; DeMaria 2004). Repositori dapat dibedakan menjadi dua, yaitu repositori subjek dan repositori institusi. Repositori subjek berisi arsip bidang ilmu tertentu, sedangkan repositori institusi berisi arsip karya satu lembaga tertentu (Bawden dan Robinson 2012).
Repositori institusi (selanjutnya disebut RI) memberikan banyak keuntungan. RI akan meningkatkan posisi dan prestise lembaga karena RI dapat menjadi media promosi untuk menarik pendanaan riset, peneliti potensial, dan mahasiswa yang berkualitas untuk masuk ke lembaga tersebut. Bagi ilmu pengetahuan, RI dapat menjadi sarana preservasi dokumen melalui digitalisasi sekaligus juga meningkatkan komunikasi ilmiah yang dapat mendorong perkembangan ilmu dan inovasi. Bagi peneliti maupun akademisi, RI dapat menjadi ajang promosi, diseminasi, dan meningkatkan dampak karya tulis mereka (Mondoux dan Shiri 2009; Veiga de Cabo dan Martín-Rodero 2011).
Berdasarkan basis data repositori akses terbuka dunia seperti Directory of Open Acces Repositories/DOAR (www.opendoar.org) dan Registry of Open Access Repositories/ROAR (http://roar.eprints.org), sampai bulan Oktober 2014, terdapat 38 RI di Indonesia terindeks di DOAR dan 66 RI terdaftar di ROAR. Hampir semua RI tersebut dikembangkan oleh perguruan tinggi (selanjutnya disebut PT), hanya satu yang merupakan RI lembaga penelitian publik (selanjutnya disebut LP) yaitu RI Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). RI PT lebih berkembang karena adanya dukungan penuh dari Direktorat Pendidikan Tinggi (DIKTI) bagi PT untuk membangun perpustakaan digital dan RI dinilai penting untuk mengelola karya ilmiah mahasiswa yang jumlahnya sangat besar (Hasugian 2012). DIKTI juga mengeluarkan aturan yang mewajibkan dosen dan mahasiswa untuk mempublikasikan karya ilmiah mereka di RI dan sarana akses terbuka lainnya (Farida et al. 2015).
penelitian dan pengembangan RI LP menjadi sangat penting. LIPI sebagai lembaga pembina jabatan fungsional (jabfung) peneliti dari semua LP di Indonesia memiliki Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII) yang visi utamanya adalah menjadi repositori nasional bidang sains dan teknologi. Pencapaian visi tersebut dilakukan dengan membangun konsep RI LIPI yang dapat dijadikan rujukan secara nasional. Penelitian ini mengkaji RI LP dan menyusun desain konsep yang dapat direkomendasikan bagi pengembangan RI LP LIPI. Penelitian berfokus pada RI yang mendukung swaarsip peneliti karena keefektifan RI sangat tergantung pada kesiapan penulis untuk melakukan swaarsip (Singeh et al. 2013).
Perumusan Masalah
Rumusan masalah penelitian adalah bagaimana konsep RI LP berkualitas global yang mendukung swaarsip peneliti.
Tujuan Penelitian 1. Menganalisis swaarsip peneliti di LIPI.
2. Menganalisis fitur situs web, regulasi dan kebijakan pengelolaan RI LP berkualitas global dan mendukung swaarsip.
3. Membuat desain konseptual kebijakan dan web RI LP di LIPI.
Manfaat Penelitian
1. Mengetahui faktor yang mempengaruhi swaarsip peneliti dapat menjadi pertimbangan dalam pengembangan RI LP, baik dari segi desain sistem, manajemen pengelolaan, dan kebijakan yang diterapkan.
2. Desain konseptual yang dihasilkan dapat diterapkan oleh pengembang RI di LIPI dan LP lain di Indonesia, sehingga RI di Indonesia semakin meningkat kuantitas konten serta kualitas sistem dan pengelolaannya.
3. Pengetahuan yang diperoleh dapat meningkatkan pemahaman mengenai perilaku peneliti di Indonesia dalam mendokumentasikan dan menyebarkan karya tulis mereka.
4. Menambah khazanah literatur ilmu perpustakaan dan informasi (IPI) di Indonesia khususnya mengenai perpustakaan digital dan akses terbuka.
Ruang Lingkup Penelitian
1. Repositori yang dikaji adalah RI LP peringkat 100 besar Webometrics per Juli 2014 dan RI LIPI.
2. Lembaga penelitian mengacu pada istilah public research organizations
(PROs) yaitu lembaga yang khusus didirikan untuk melaksanakan penelitian selain perguruan tinggi (OECD 1998).
2
TINJAUAN PUSTAKA
Akses Terbuka
Open access atau akses terbuka didefinisikan sebagai ketersediaan informasi ilmiah di web yang dapat diakses secara gratis oleh individu maupun lembaga tanpa harus membayar atau berlangganan (Sánchez-Martín et al. 2009; Šilhánek 2011). Tujuan utama akses terbuka adalah untuk memudahkan pengguna mengetahui keberadaan dan menemukan artikel, yang selanjutnya diharapkan akan digunakan sebagai rujukan dalam menulis (sitasi) sehingga dampak artikel tersebut (impact factor/IF) akan meningkat. IF adalah jumlah rata-rata berapa kali artikel dalam suatu jurnal disital dalam waktu dua tahun setelah dipublikasikan (Thomson Reuters 2010). Kajian menunjukkan bahwa jurnal yang dapat diakses secara terbuka memiliki IF yang lebih tinggi dibandingkan jurnal yang berbayar (Suber 2005; Cheng dan Ren 2008; Swan 2012). Manfaat lebih besar yang diharapkan dari akses terbuka adalah merangsang penelitian lanjutan yang lebih baik, meningkatkan inovasi, pertumbuhan ekonomi, dan perkembangan sosial masyarakat (Silobrčić 2004; Veiga de Cabo dan Martín-Rodero 2011). Saat ini, kajian mengenai akses terbuka baik dari kebijakan dan penerapannya masih belum banyak dilakukan di Indonesia, sehingga dampak akses terbuka ini belum bisa dilihat di Indonesia.
Repositori Institusi (RI)
RI merupakan salah satu bentuk akses terbuka terhadap karya ilmiah, di mana lembaga mengarsipkan sendiri (swaarsip) karya mereka untuk dapat diakses oleh publik (Trayhurn 2002; DeMaria 2004). Ada beragam teori dan praktik pengembangan RI khususnya terkait apakah konten RI hanya boleh dari satu lembaga pengembang atau bisa mengarsipkan koleksi dari lembaga lain. Namun untuk memperoleh manfaat maksimal dari RI dan sesuai dengan tujuan pengembangan RI LP maka penelitian ini memilih definisi RI berdasarkan empat kriteria yaitu (1) jelas lembaga yang mengembangkannya, (2) kontennya ilmiah bukan populer, (3) bersifat kumulatif yang terus bertambah setiap waktu, dan (4) aksesnya terbuka untuk masyarakat luas (Mondoux dan Shiri 2009).
Kualitas RI
Cassella (2010) menyusun indikator kesuksesan RI dari sudut pandang pengguna. Indikator ini meliputi (1) persentase penulis yang mengarsipkan karyanya dalam RI, (2) jumlah koleksi per penulis, (3) jumlah komunitas yang mengarsipkan karyanya dalam RI, (4) jumlah unduhan per hari/bulan/tahun, (5) jumlah dokumen yang diarsipkan per hari/bulan/tahun, (6) ketersediaan teks lengkap dokumen, dan (7) nilai tambah layanan. Beberapa indikator tersebut berkaitan erat dengan swaarsip penulis.
Penelitian ini tidak merujuk pada satu indikator namun memadukan beragam indikator kualitas RI yang telah disebutkan untuk dijadikan kriteria analisis. Beberapa kriteria digunakan supaya analisis yang dilakukan dapat memperoleh hasil yang lebih mendalam.
Swaarsip
Istilah swaarsip belum ada dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Daring yang dibuat oleh Pusat Bahasa Kementerian Pendidikan Nasional RI (http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/kbbi/index.php). Pemilihan istilah ini merujuk pada kata self-archiving yang diterjemahkan menjadi swaarsip dalam buku Membangun dan Meningkatkan Akses Terbuka (Swan 2013). Swaarsip adalah proses pengisian metadata sesuai format repositori dan pengunggahan teks lengkap dokumen karya ilmiah untuk dapat diakses secara terbuka. Swaarsip dapat dilakukan oleh penulis sendiri, pustakawan, maupun staf administrasi (Xia dan Sun 2007). Penelitian ini berfokus pada jenis swaarsip oleh peneliti. Di Indonesia, beberapa PT menggunakan istilah unggah mandiri khususnya oleh mahasiswa untuk mengarsipkan karya tesis mereka dalam RI atau perpustakaan PT. Perbedaan unggah mandiri dengan swaarsip adalah tujuan utamanya belum sepenuhnya berkaitan dengan akses terbuka sebagaimana tujuan dari swaarsip.
Beberapa kajian RI di luar negeri menunjukkan sebagian besar koleksi dokumennya tidak diarsipkan sendiri oleh penulis. Jumlah peneliti dan akademisi yang mengarsipkan sendiri masih sangat kecil yaitu antara 15-30% (Cullen dan Chawner 2011; Kim 2011; Sawant, 2012). Sedikitnya peneliti dan akademisi yang mengarsipkan sendiri karya mereka mendorong dilakukan penelitian untuk mengetahui faktor yang mempengaruhi hal ini. Kim pada tahun 2011 mengidentifikasi bahwa faktor yang mempengaruhi swaarsip adalah biaya yang harus dikeluarkan, manfaat yang diperoleh, hambatan individu, dan faktor lingkungan. Penelitian lain menunjukkan bahwa motivasi utama swaarsip terkait dengan preservasi, kajian literatur, akses, hak cipta, dan keinginan untuk berbagi pengetahuan. Motivasi berupa penghargaan (materi, promosi, pangkat) sangat kecil, sedangkan hambatan yang dihadapi adalah kesibukan, ketidaktahuan, hak cipta dan plagiarisme. Hambatan berupa teknologi hanya dialami oleh sedikit pengguna (Cullen dan Chawner 2011).
dan tanggapan terhadap karya mereka. Penulis juga menyatakan bahwa diperlukan kebijakan pengelolaan yaitu dengan adanya mitra bestari, perlindungan dari plagiarisme, sistem yang terindeks di berbagai mesin pencari temu kembali, interoperabilitas dengan repositori lain, dan penyimpanan secara permanen (Paul 2012; Sawant 2012). Swaarsip merupakan proses penting dalam meningkatkan konten RI, namun belum ada kajian atau publikasi khusus swaarsip di Indonesia baik dari sisi sistem dalam web RI maupun dari sisi penulis terkait dengan pengetahuan, persepsi, sikap maupun perilakunya terkait dengan swaarsip.
3
METODE
Penelitian ini terdiri dari dua tahap yaitu tahap 1 melakukan analisis faktor swaarsip peneliti dan tahap 2 membuat desain konseptual swaarsip RI di lembaga penelitian. Metode yang digunakan dalam tahap 1 adalah riset metode campuran (mixed methods research) sedangkan metode tahap 2 adalah observasi situs web dan penyusunan konsep.
Tahap 1: Riset Metode Campuran
Riset metode campuran adalah metode yang memadukan pendekatan kuantitatif dan kualitatif dalam desain, pengumpulan, analisis, atau interpretasi data dalam satu kajian untuk memperoleh hasil yang lebih baik (Fidel 2008; Creswell dan Clark 2011a). Penelitian ini menggunakan metode campuran tipe
explanatory design: participant selection model (QUAL emphasized). Tipe ini diawali dengan melakukan metode kuantitatif seperti survei untuk menguji konsep atau teori pada sampel dari populasi, kemudian diikuti dengan metode kualitatif untuk memperoleh informasi yang lebih mendalam terhadap topik atau responden yang lebih spesifik (Creswell 2003). Fokus penelitian adalah pada fase kualitatif, sedangkan fase kuantitatif digunakan untuk memperoleh gambaran umum serta mengidentifikasi responden dan topik yang akan dikaji dalam fase kualitatif (Creswell dan Clark 2011b). Tahapan tipe ini dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 Riset metode campuran tipe explanatory design: participant selection model (QUAL emphasized) (Sumber: diolah dari Creswell dan Clark 2011b)
Kuantitatif
Pengambilan data
Kualitatif
Analisis data
Kuantitatif
Hasil
Kualitatif
Pemilihan responden
Kuantitatif
Analisis data
Kualitatif
Pengambilan data
Kualitatif
Kuantitatif: Survei Kuesioner
Survei dengan menggunakan instrumen kuesioner merupakan salah satu tahap penelitian metode campuran yang digunakan dalam penelitian ini. Tahap ini merupakan metode pendukung dan dilaksanakan terlebih dahulu sebelum metode kualitatif. Survei bertujuan untuk memperoleh gambaran awal mengenai kondisi umum swaarsip peneliti di LIPI. Hasil survei akan diperjelas melalui penelitian metode kualitatif yaitu dengan melakukan wawancara pada tahap berikutnya. Instrumen
Kuesioner terdiri dari 23 pertanyaan yang dibagi menjadi empat bagian yaitu (A) Data responden, (B) Pengalaman menggunakan fasilitas INTRA LIPI (http://intra.lipi.go.id), (C) Pengetahuan dan pengalaman mengenai RI dan RI LIPI (http://ir.lipi.go.id), serta (D) Harapan pengembangan RI LIPI ke depan. Bagian A berisi 3 pertanyaan untuk mengetahui usia, jenjang fungsional, dan asal satuan kerja responden. Bagian B berisi 11 pertanyaan terkait dengan INTRA LIPI yaitu frekuensi akses, motivasi dan hambatan dalam mengarsipkan data publikasi, jumlah publikasi yang sudah diarsipkan, serta personil yang mengarsipkan publikasi. Bagian C terdiri dari 3 pertanyaan mengenai pengetahuan dan pengalaman responden terhadap istilah dan definisi RI, akses RI LIPI, dan sistem pengindeksan otomatis data publikasi dari INTRA LIPI ke RI LIPI. Bagian D berisi 6 pertanyaan mengenai harapan pengembangan RI LIPI ke depan untuk mendukung swaarsip peneliti yaitu mengenai peraturan wajib swaarsip peneliti LIPI, hak akses, biaya, serta ketersediaan teks lengkap dan data statistik bagi peneliti.
Penyebaran kuesioner
Peneliti di LIPI berjumlah 1543 dan tersebar di 42 satuan kerja (satker) yang mempunyai jabfung peneliti serta berlokasi di 10 provinsi. Penyebaran kuesioner diupayakan semaksimal mungkin dapat menjangkau semua satker dan semua jenjang fungsional, oleh karena itu dipilih penyebaran secara daring untuk menghemat biaya, waktu, dan tenaga.
Kuesioner disebarkan menggunakan fasilitas Google Form. Google Form merupakan bagian dari Google Drive yaitu suatu serambi yang menyediakan fungsi seperti Microsoft Office dengan beberapa keunggulan dalam proses berbagi dan kolaborasi, serta penyimpanan berbasis komputasi awan yang dapat diakses menggunakan akun Google (Gallaway dan Starkey 2013). Google Form telah banyak digunakan untuk melakukan survei ilmiah dan pengumpulan data secara daring antara lain oleh Gehringer dan Cross (2010), Mansor (2012) serta Rehani dan Berris (2012). Dengan menggunakan Google Form, kuesioner dikirim ke alamat email responden. Kuesioner ditampilkan langsung dalam badan email dan dapat langsung diisi oleh responden. Di bagian akhir setelah pertanyaan kuesioner selesai, terdapat ikon “submit” yang
ketika diklik, maka secara otomatis isian kuesioner akan masuk dan direkap dalam Google Drive.
Responden
digunakan dan sesuai dengan tujuan penelitian yaitu untuk mengukur proporsi dari populasi. Tabel ini memakai asumsi tingkat keandalan 95% (=0,05) (Setiawan 2007). Berdasarkan Tabel Krejcie-Morgan dengan ukuran populasi (N) sebanyak 1543, jumlah sampel yang diambil (S) adalah 310 sampel. Mengantisipasi pengembalian kuesioner yang rendah, maka kuesioner dikirim ke 500 responden. Responden yang dikirimi kuesioner adalah peneliti LIPI yang memiliki alamat email terdaftar dalam basis data peneliti LIPI yang dapat diakses melalui alamat situs web http://peneliti.lipi.go.id/.
Analisis survei
Data dianalisis menggunakan statistik deskriptif untuk melihat persentase dan rataan jawaban dari responden. Menurut Walpole (1995) statistik deskriptif adalah metode yang berkaitan dengan pengumpulan dan penyajian suatu gugus data sehingga memberikan informasi yang berguna. Contoh statistik deskriptif adalah menampilkan data atau penghitungan antara lain persentase dan rataan menggunakan grafik, diagram balok, dan diagram kue.
Kualitatif: Wawancara Semi Terstruktur
Metode kualitatif digunakan untuk lebih memahami gambaran umum yang dihasilkan dari metode kuantitatif.
Instrumen
Metode kualitatif yang digunakan adalah wawancara semi terstruktur. Topik yang dikaji adalah hasil dari survei kuesioner yang penting dan perlu untuk diperjelas sehingga dapat digunakan untuk menyusun desain konseptual RI.
Responden
Responden terdiri dari tiga unsur yaitu (1) Tim Gabungan Jaringan (TGJ) LIPI yang merupakan penyusun dan pengembangan situs INTRA dan RI LIPI sebanyak 1 orang, (2) Pimpinan/penanggung jawab kegiatan pengembangan repositori di PDII LIPI sebagai penanggung jawab konten RI LIPI sebanyak 2 orang, dan (3) peneliti LIPI dengan kriteria: menjadi responden survei kuesioner, sudah mengarsipkan >50% publikasinya di INTRA LIPI, serta pernah memiliki pengalaman mengakses situs web RI LIPI. Jumlah responden peneliti sebanyak 5 orang. Total responden wawancara adalah 8 orang.
Analisis
Analisis kualitatif dilakukan dengan melakukan pengkodean tematik. Hasil analisis digabungkan dengan hasil kuantitatif digunakan untuk menyusun desain konseptual swaarsip penulis dalam RI LP.
dilakukan observasi situs web RI berkualitas global sebagai perbandingan konsep khususnya mengenai tampilan, fasilitas dan fitur layanan.
Observasi Situs Web
Situs web yang diobservasi adalah web RI LP peringkat 100 besar di Webometrics per Juli 2014 sebanyak 8 RI dan RI LIPI. Peringkat Webometrics dijadikan rujukan karena telah diakui secara internasional dan dijadikan standar kualitas RI global. Jumlah sampel adalah sebanyak 9 situs web.
Pembuatan Desain Konseptual
Konsep yang dibuat meliputi konsep kebijakan dan konsep web RI berdasarkan hasil analisis tahap 1 dan observasi web RI. Seluruh tahapan penelitian ditampilkan dalam Gambar 2.
Gambar 2 Tahapan penelitian
4
HASIL
Survei Kuesioner
Kuesioner dikirim kepada 500 peneliti selama bulan Juli – Agustus 2014. Berdasarkan laporan di email akun Google, ada 133 email yang salah atau tidak terkirim, sehingga jumlah email yang terkirim adalah sebanyak 367 email. Dari jumlah tersebut, ada 159 responden yang mengisi dan mengirim kembali kuesioner. Berikut hasil survei yang sudah dilaksanakan:
Data Responden
Partisipasi peneliti yang mengisi kuesioner tersebar merata dari berbagai satker. Jumlah total satker yang penelitinya mengisi dan mengirim kembali kuesioner adalah 37 satker. Jumlah ini mencapai persentase 88% dari jumlah satker LIPI yang memiliki jabfung peneliti. Data nama satker asal responden ditampilkan dalam Tabel 1.
Responden juga tersebar merata dari semua jenjang jabfung peneliti. Persentase paling besar responden memiliki jenjang fungsional peneliti muda (40%), diikuti oleh peneliti madya (31%), peneliti pertama (15%), dan terakhir peneliti utama (12%). Sebanyak 3 orang responden (2%) tidak mengisi data jenjang fungsional. Dari sisi usia, sebagian besar responden berumur 31-40 tahun
Konsep: kebijakan dan web
Desain konseptual Hasil
analisis 159 responden
Survei kuesioner
8 responden Wawancara
semi terstruktur
9 situs web Observasi situs
(48%) diikuti oleh usia 51-60 tahun (23%), usia 41-50 tahun (18%), usia 21-30 tahun (3%), dan terakhir usia > 60 tahun (2%). Sebanyak 7 orang responden (6%) tidak mengisi data usia. Sebaran jenjang fungsional dan usia ditampilkan dalam Gambar 3 dan Gambar 4.
Tabel 1 Sebaran satuan kerja responden
Responden/ satker
Jumlah satker
Nama satker
13 1 P2 Kimia
12 2 P2 Biologi, P2 Fisika
11 1 P2 Limnologi
9 1 Pusat Pengembangan Teknologi Tepat Guna 8 1 Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah
7 4 P2 Bioteknologi, P2 Oseanografi, UPT Balai Pengembangan Proses dan Teknologi Kimia Gunung Kidul Yogyakarta, P2 Tenaga Listrik dan Mekatronik
6 2 P2 Informatika, P2 Metrologi 5 1 P2 Geoteknologi
4 2 UPT BKT Kebun Raya Bogor, UPT Balai Konservasi Tumbuhan (BKT) Kebun Raya Eka Karya Bali
3 2 P2 Sumber Daya Regional, P2 Kemasyarakatan dan Kebudayaan 2 8 P2 Biomaterial, P2 Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian,
Pappiptek, P2 Elektronika dan Telekomunikasi, UPT BKT Kebun Raya Cibodas, UPT Balai Pengembangan Instrumentasi, UPT Loka Uji Teknik Penambangan dan Mitigasi Bencana (LUTPMB) Liwa, P2 Metalurgi dan Material
1 12 UPT Loka Konservasi Biota Laut (LKBL) Tual, P2 Ekonomi, P2 KIM, P2 Laut Dalam, P2 Politik, Pusat Inovasi, UPT Balai Pengolahan Mineral LIPI, UPT BKT Kebun Raya Purwodadi, UPT LKBL Bitung, UPT LKBL Biak, UPT Loka Pengembangan Bio Industri Laut (LPBIL) Mataram, UPT Loka Pengembangan Potensi Sumber Daya Manusia Oseanografi (LPPSDMO) Pulau Pari
Jumlah 37
Gambar 3 Sebaran jenjang fungsional
Peneliti pertama
15%
Peneliti muda 39% Peneliti
madya 31% Peneliti
utama 12%
Data tidak diisi
Gambar 4 Sebaran usia responden
Pengalaman Menggunakan Fasilitas INTRA LIPI
Ada beberapa fasilitas utama dalam INTRA LIPI yang berkaitan dengan swaarsip pegawai khususnya peneliti antara lain SKP-ku, blog-ku, kinerja-ku, publikasi-ku, kegiatan-ku, dan terbitan-ku. Dalam 6 fasilitas ini, peneliti dapat mengisi data yang terkait dengan jabfung peneliti. Bagian ke-2 kuesioner menyurvei frekuensi akses responden terhadap 6 fasilitas ini.
Hasil survei menunjukkan semua responden (100%) sudah pernah mengakses INTRA LIPI, namun fasilitas yang lain masih banyak responden yang belum pernah mengaksesnya. Gambar 5 menampilkan diagram persentase responden yang belum/tidak pernah mengakses fasilitas dalam INTRA LIPI. Fasilitas yang paling banyak responden belum pernah mengakses adalah blog-ku (56%), diikuti oleh terbitan-ku (46%), kinerja-ku (38%), publikasi-ku (24%), kegiatan-ku (22%) dan terakhir SKP-ku (14%).
Gambar 5 Responden yang belum pernah mengakses fasilitas dalam INTRA LIPI Frekuensi akses setiap fasilitas diukur dengan menggunakan skala yang nilainya meningkat dengan semakin seringnya akses dilakukan. Penghitungan nilai rataan skala ini menunjukkkan bahwa INTRA LIPI paling sering diakses dengan nilai rataan 6,66 yaitu diakses minimal antara 1 minggu sampai 2 minggu sekali. Urutan nilai rataan akses 6 fasilitas INTRA LIPI dari yang paling sering sampai paling jarang adalah SKP-ku (3,25 = antara minimal 1 bulan sekali atau
21 - 30 tahun
3%
31 - 40 tahun
48% 41 - 50
tahun 18% 51 - 60
tahun 23%
>60 tahun 2%
Data tidak diisi
6%
56% (82)
46% (70)
38%(57)
24% (37)
22%(35)
14% (21)
blog-ku terbitan-ku kinerja-ku publikasi-ku kegiatan-ku SKP-ku
0% 20% 40% 60% 80% 100%
lebih), kegiatan-ku (2,90 = lebih lama dari 1 bulan sekali sampai tidak tentu), publikasi-ku (2,56 = 90 = lebih lama dari 1 bulan sekali sampai tidak tentu), kinerja-ku (2,52 = 90 = lebih lama dari 1 bulan sekali sampai tidak tentu), terbitanku (1,99 = tidak tentu sampai tidak pernah mengakses), dan terakhir blog-ku (1,95 = tidak tentu sampai tidak pernah mengakses). Nilai rataan freblog-kuensi akses dan skala ditampilkan dalam Gambar 6.
Gambar 6 Nilai rataan skala frekuensi akses fasilitas INTRA LIPI
Data yang diarsipkan peneliti dalam fasilitas INTRA LIPI diindeks oleh RI LIPI antara lain data publikasi, terbitan, dan kegiatan. Oleh karena itu, RI LIPI tidak hanya berisi data publikasi di jurnal atau prosiding, namun juga file
presentasi kegiatan atau laporan kegiatan. Mengacu pada Mondoux dan Shiri (2009) bahwa salah satu karakteristik RI adalah berisi karya tulis ilmiah serta beberapa RI yang mendapat peringkat bagus di Webometrics hanya berisi karya tulis dalam jurnal atau prosiding, maka survei penelitian ini memfokuskan pertanyaan kuesioner pada fasilitas publikasi-ku INTRA LIPI yaitu jumlah karya yang sudah diarsipkan, pelaku swaarsip, serta motivasi dan hambatan dalam melakukan swaarsip.
Berdasarkan hasil survei, sebanyak 67% responden sudah memiliki publikasi yang diarsipkan di INTRA LIPI, 31% responden belum ada publikasinya yang diarsipkan dan 2% responden tidak menjawab. Responden yang sudah mengarsipkan seluruh publikasinya sebanyak 12%, sedangkan 23% responden sudah mengarsipkan lebih dari 50% dan 32% responden sudah mengarsipkan kurang dari 50% jumlah publikasi mereka. Persentase jumlah publikasi responden yang sudah diarsipkan di publikasi-ku INTRA LIPI ditampilkan dalam Gambar 7.
Gambar 7 Jumlah publikasi yang diarsipkan di publikasi-ku INTRA LIPI
6,66
I Skala frekuensi akses:
Setiap hari = 8
Pengisian metadata dan atau pengunggahan teks lengkap merupakan proses swaarsip yang dapat dilakukan oleh penulis sendiri, pustakawan, maupun staf administrasi (Xia dan Sun 2007). Gambar 8 menyajikan diagram pelaku swaarsip dalam fasilitas publikasi-ku INTRA LIPI. Gambar ini menunjukkan bahwa dari 67% responden yang sudah ada publikasinya di INTRA LIPI, 62% responden mengarsipkan sendiri publikasi mereka. Swaarsip yang dilakukan oleh penulis lain sebanyak 6%, oleh staf administrasi atau pustakawan satker 4%, dan oleh staf pribadi 1%. Publikasi yang diarsipkan bersama-sama antara penulis sendiri, penulis lain, dan staf administrasi atau pustakawan sebanyak 17% sedangkan 10% responden tidak mengetahui siapa yang mengarsipkan publikasi mereka.
Gambar 8 Pelaku swaarsip di publikasi-ku INTRA LIPI
Berkaitan dengan swaarsip, Tabel 2 menunjukkan bahwa persentase terbesar responden (30%) belum pernah mengisi data di fasilitas publikasi-ku. Responden yang sudah mengisi menyatakan bahwa motivasi terbanyak mengisi data publikasi adalah untuk publisitas (lebih dikenal luas) (20%). Motivasi yang lain adalah diwajibkan olah satker (17%), dokumentasi/arsip pribadi (15%), memudahkan pengajuan angka kredit fungsional (9%), lebih mudah menyimpan dan mengakses kembali (4%) dan 6% tidak menyatakan motivasi mereka.
Tabel 2 Motivasi peneliti mengisi data dalam fasilitas publikasi-ku
Motivasi Jumlah Persen (%)
belum pernah mengisi 47 30
dokumentasi/arsip pribadi (misalnya supaya tidak lupa) 24 15 memudahkan dalam pengajuan angka kredit fungsional 14 9
lebih mudah menyimpan dan mengakses kembali 6 4
publisitas (lebih dikenal luas) 32 20
diwajibkan/disuruh/direkomendasikan oleh pimpinan/satuan kerja 27 17
tidak menjawab 9 6
Walaupun masih banyak responden yang belum pernah mengisi data publikasi, namun 36% responden menyatakan tidak ada hambatan terkait dengan
saya sendiri 62% diunggah oleh
penulis lain 6% diunggah oleh
administrasi atau pustakawan satuan
kerja 4%
diunggah secara bersama-sama oleh
saya sendiri, penulis lain, dan admin/pustakawan
17%
staf pribadi 1%
saya tidak mengetahui siapa yang mengunggah
sistem dalam fasilitas ini. Hal lain yang justru menjadi hambatan utama adalah karena bukan prioritas sehingga sering lupa (24%). Hambatan lain adalah responden harus mengeluarkan upaya lebih (10%), tidak ada waktu/tidak sempat (6%), tidak mengetahui manfaat dari fasilitas ini (6%), kesulitan untuk mengisi data (7%), dan masih ada 2% responden yang belum mengetahui fasilitas ini. Hambatan lain yang disampaikan oleh 11% responden adalah hambatan teknologi seperti jaringan internet yang sering mati atau lambat serta harus sering log in
dalam INTRA LIPI sehingga menghambat pengisian data. Hasil survei mengenai hambatan mengisi data dalam fasilitas publikasi-kuditampilkan dalam Tabel 3. Tabel 3 Hambatan peneliti untuk mengisi data dalam fasilitas publikasi-ku
Hambatan Jumlah Persen (%)
tidak mengetahui adanya fasilitas ini 3 2
tidak mengetahui manfaat dari fasilitas ini 9 6
tidak mengetahui atau kesulitan untuk mengisi data 7 4
tidak ada waktu/tidak sempat 10 6
bukan prioritas sehingga sering lupa 38 24
harus mengeluarkan upaya lebih dalam mengisi data fasilitas ini
16 10
tidak ada hambatan 58 36
lainnya 6 11
Pengetahuan dan Pengalaman Mengenai RI dan RI LIPI
Bagian ketiga kuesioner adalah mengenai pengetahuan dan pengalaman peneliti terhadap RI khususnya RI LIPI. Hasil survei bagian ini ditampilkan dalam Gambar 9. Gambar tersebut memperlihatkan jumlah responden yang memiliki pengetahuan dan pengalaman terhadap RI masih rendah, hal ini terlihat dari 51% responden yang belum pernah mendengar dan belum mengetahui definisi RI serta 20% pernah mendengar namun tidak paham definisi RI. Berdasarkan dua jawaban tersebut berarti ada 71% responden yang tidak mengetahui definisi RI. Responden yang mengerti definisi RI namun belum pernah mengakses situs web RI sebanyak 21% dan responden yang mengerti dan sudah pernah mengakses sebanyak 8%.
78
belum pernah mendengar dan tidak mengetahui (51%) pernah mendengar namun tidak paham definisi (20%) mengerti namun belum pernah mengakses RI (21%) mengerti dan sudah pernah mengakses (8%) tidak tahu atau belum pernah mendengar (65%) tahu namun tidak pernah mengakses (24%) mengakses namun tidak menemukan yang dicari (5%) mengakses namun tidak ada teks lengkap (4%) mengakses dan menemukan teks lengkap (2%) mengetahuinya (22%)
Hasil survei pengalaman responden terhadap RI LIPI juga menunjukkan hal yang serupa yaitu 65% responden belum pernah mengetahui atau mendengar RI LIPI dan 24% mengetahui tapi belum pernah mengakses RI LIPI. Data ini berarti bahwa 89% responden peneliti LIPI belum pernah mengakses situs web RI LIPI. Hanya ada 11% responden yang sudah mengakses di mana 5% yang sudah mengakses tidak menemukan informasi yang dicari, 4% menemukan yang dicari namun tidak ada dokumen teks lengkapnya, dan 2% saja yang menemukan yang dicari dengan dokumen teks lengkapnya.
RI LIPI mengambil data secara otomatis dari data yang diarsipkan peneliti di INTRA LIPI. Prosedur ini tertulis di halaman depan situs web RI LIPI. Menjawab pertanyaan apakah responden mengetahui prosedur ini atau tidak, 78% responden menyatakan tidak mengetahui dan 22% responden menyatakan mengetahui hal tersebut.
Harapan Pengembangan RI LIPI
RI LIPI yang sudah ada menggunakan sistem swaarsip khususnya peneliti sendiri dalam pengumpulan data, oleh karena itu pengembangannya harus memperhatikan keinginan dan kebutuhan peneliti. Pertanyaan kuesioner mengenai harapan pengembangan RI bertujuan untuk mengetahui keinginan dan kebutuhan tersebut. Pertanyaan mengacu pada faktor swaarsip antara lain regulasi, penghargaan akademis, publisitas profesi, akses, teknologi, dan kepuasan berbagi (Kim 2011).
Tabel 4 menyajikan nilai rataan tingkat persetujuan responden terhadap harapan pengembangan RI LIPI. Kelima pernyataan harapan mendapat nilai rataan di atas 4,5 yang menunjukkan bahwa rataan responden setuju sampai sangat setuju terhadap harapan tersebut yaitu (1) adanya peraturan yang jelas mengenai kewajiban swaarsip bagi peneliti termasuk prosedur, penghargaan dan sanksi; (2) RI LIPI tidak hanya berisi abstrak namun juga mengarsipkan teks lengkap; (3) adanya fasilitas statistik yang menampilkan jumlah akses, unduhan, dan sitiran sehingga peneliti mengetahui pemanfaatan publikasi mereka; (4) RI LIPI dapat diakses semua fasilitasnya melalui tablet atau telepon pintar; serta (5) dokumen dalam RI LIPI dapat diakses dan diunduh secara gratis dengan kebijakan akses yang jelas.
Tabel 4 Harapan pengembangan RI LIPI
Harapan pengembangan RI LIPI Jumlah aRataan Peneliti wajib mengarsipkan karya dalam RI diatur dengan peraturan
yang jelas mengenai prosedur, penghargaan dan sanksi 149 4,7 RI LIPI tidak hanya berisi abstrak namun juga teks lengkap 73 4,8 RI LIPI memiliki fasilitas statistik menampilkan jumlah akses,
unduhan, dan sitiran 150 4,9
RI LIPI dapat diakses melalui tablet atau smartphone 150 4,9 Dokumen dalam RI LIPI dapat diakses dan diunduh secara gratis
dengan kebijakan akses yang jelas 150 4,8
Berkaitan dengan kebijakan akses, 82% responden menginginkan masyarakat dapat mengakses dokumen teks lengkap di RI LIPI. 35% di antaranya menginginkan adanya proses registrasi terlebih dahulu, sedangkan 47%
menyatakan tidak perlu masyarakat melakukan registrasi untuk mengakses dokumen teks lengkap. 13% menginginkan masyarakat dapat mengakses data bibliografi saja dan hanya 4% yang menginginkan hal akses hanya diberikan kepada staf LIPI saja. Gambaran lengkap harapan hak akses responden disajikan dalam Gambar 10.
Gambar 10 Harapan responden terhadap hak akses ke RI LIPI
Wawancara Semi Terstruktur
Wawancara dilakukan kepada 8 orang responden terdiri dari 1 orang dari TGJ, 2 orang dari PDII dan 5 orang peneliti yang memenuhi kriteria yang telah ditentukan. Pertanyaan wawancara diarahkan untuk memperoleh penjelasan sehingga diperoleh pengetahuan yang mendalam berkaitan dengan hasil survei. Beberapa temuan survei yang menarik dan perlu diperjelas ditampilkan dalam Tabel 5.
Tabel 5 Topik pertanyaan wawancara berdasarkan temuan survei kuesioner
Temuan Pertanyaan
1. 70% responden belum pernah mendengar atau mengetahui adanya RI LIPI, 90% responden belum pernah mengaksesnya dan 78% tidak mengetahui bahwa data RI LIPI berasal dari INTRA LIPI.
2. Terkait dengan fasilitas publikasi-ku, sebanyak 24% responden belum pernah mengakses, 29% responden belum pernah mengisi data di dalamnya dan diakses rerata di atas 1 bulan sekali
Pengelolaan RI dan INTRA LIPI
3. Pengarsipan publikasi dilakukan sendiri oleh 52% responden dan ada 25% responden tidak mengetahui siapa yang mengarsipkan
4. Motivasi utama responden melakukan swaarsip adalah untuk publisitas (21% responden) dan 18% responden diwajibkan swaarsip oleh satker 5. Hambatan utama swaarsip adalah belum menjadi prioritas oleh 25%
responden
Perilaku swaarsip peneliti
6. Rataan responden mengharapkan RI LIPI ke depan ada peraturan kewajiban swaarsip, data di RI sampai dokumen teks lengkap, dapat diakses gratis oleh semua masyarakat, dan ada data statistik penggunaan
Pengalaman, kebutuhan peneliti
Berikut adalah hasil dari wawancara yang telah dilakukan:
- RI yang dikembangkan LIPI sekarang baru inisiatif TGJ dan belum dilansir secara resmi. Oleh karena itu belum ada regulasi, kebijakan, dan sosialisasi ke
peneliti maupun pihak-pihak yang lain. Dari sisi fasilitas, LIPI sudah menyiapkan infrastruktur yang memadai terkait dengan penyimpanan dan fasilitas akses (jaringan).
- Konsep repositori LIPI ke depan masih dalam proses penyusunan desainnya. Pembangunan repositori merupakan visi utama PDII namun masih ada perbedaan pandangan dan konsep dari beberapa pihak yang berwenang di LIPI. Saat ini sudah ada RI LIPI dan RDIP yang dibuat oleh TGJ namun PDII masih mencari konsep yang akan dijadikan repositori utama sesuai dengan tugas dan fungsi (tusi) PDII.
- Beberapa konsep repositori yang sedang dikaji adalah: repositori data seperti RDIP, repositori lembaga seperti RI yang ada sekarang namun dengan beberapa perubahan khususnya terkait dengan jenis dokumen yang diarsipkan, repositori jurnal meliputi arsip dan akses terbuka terhadap seluruh artikel jurnal terakreditasi. LIPI juga berencana membangun konsep repositori nasional yang berisi tidak hanya publikasi LIPI namun seluruh publikasi peneliti LP di Indonesia.
- Dari sudut pandang peneliti, konsep swaarsip publikasi peneliti di INTRA LIPI memudahkan mereka dalam mendokumentasikan karya mereka, memudahkan dalam menyusun angka kredit fungsional peneliti, serta beberapa peneliti sudah merasakan manfaat dari menyebarkan karya mereka di web LIPI antara lain karya lebih banyak disitir dan terbangun komunikasi serta kerjasama dengan peneliti dari lembaga lain atau universitas bahkan dengan peneliti di luar negeri. - Peneliti menganggap bahwa fasilitas dalam INTRA LIPI sudah sangat bagus
dan mendukung namun dari sisi tampilan perlu banyak perbaikan. Mereka tidak memiliki hambatan dalam mengarsipkan data publikasi, hambatan muncul hanya ketika ada gangguan jaringan internet.
- Walaupun belum ada regulasi yang mengikat untuk mengarsipkan publikasi di INTRA LIPI, namun beberapa satuan kerja sudah mewajibkan dan mendorong secara kuat agar peneliti mereka mengarsipkan data dikaitkan dengan penilaian kinerja serta rencana penerapan pengajuan angka kredit fungsional secara daring oleh Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan (Pusbindiklat) LIPI. - Sosialisasi dan kebijakan hak cipta khususnya terkait dengan penerbit harus
dilakukan secara cermat sehingga pengarsipan seluruh karya LIPI dapat dilakukan tanpa ada komplain dari penerbit khususnya terhadap peneliti.
Observasi Situs Web RI
jenis konten (Mercer et al. 2011), dan ketersediaan teks lengkap (Xia dan Sun 2007; Cassella 2010). Oleh karena itu, peringkat ini dapat dijadikan dasar untuk memilih RI berkualitas sebagai rujukan dalam menyusun desain konsep RI LP.
Situs web RI khusus LP yang masuk peringkat 100 besar Webometrics per Juli 2014 sebanyak 8 RI, sisanya adalah RI PT dan Bank Dunia. Observasi dilakukan dua tahap. Tahap pertama adalah memilih RI LP yang tepat untuk dijadikan rujukan dan tahap kedua adalah mengobservasi sistem, pengelolaan dan kebijakan RI yang terpilih untuk dijadikan rujukan pembuatan desain konseptual. Pada tahap kedua, selain RI yang memenuhi kriteria tahap 1, observasi juga dilakukan terhadap situs web RI LIPI. RI LIPI dimasukkan dalam observasi untuk membandingkan kondisi RI LIPI saat ini dengan RI LP yang dijadikan rujukan. Daftar nama RI yang diobservasi ditampilkan dalam Tabel 6.
Tabel 6 Daftar RI yang diobservasi
Peringkat Nama RI Nama lembaga Negara Alamat
URL 1 HAL INRIA Institut national de recherche en
informatique et en automatique (INRIA)/The French Institute for Research in Computer Science dan Automation Observatory (SAO) - National Aeronautics dan Space
The Centre pour la Communication Scientifique Directe (CCSD)/Centre for Direct Scientific Communication-Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS)/The French
Conseil Européen pour la Recherche Nucléaire (CERN)/European Council for Nuclear Research
Swis http://cds.ce rn.ch/
18 Digital CSIC Consejo Superior de Investigaciones Científica (CSIC)/Spanish National
Tahap pertama menggunakan tiga kriteria. Kriteria ini ditentukan berdasarkan tujuan pengembangan RI LIPI yaitu (1) konten dalam RI seluruhnya dihasilkan sendiri oleh peneliti dalam lembaga tersebut atau hasil penelitian yang didanai oleh lembaga tersebut, (2) terdapat layanan swaarsip untuk penulis/peneliti, (3) konten tersedia seluruhnya atau sebagian dalam bentuk teks lengkap, bukan hanya tautan ke sumber teks lengkap di luar web RI tersebut. Tabel 7 menyajikan hasil dari observasi tahap pertama. Hasil observasi ini menunjukkan ada lima RI yang tidak memenuhi kriteria yaitu:
1 Smithsonian/(NASA) Astrophysics Data System (ADS).
RI ini tidak memenuhi ketiga kriteria karena tidak hanya berisi karya peneliti dari satu lembaga namun lebih menekankan pada seluruh karya mengenai astrofisik dari semua lembaga di seluruh dunia. ADS juga tidak memiliki fasilitas bagi penulis untuk mengarsipkan sendiri karya mereka karena seluruh data ADS berasal dari penerbit dan lembaga penghasil. Konten dalam ADS sebagian besar adalah basis data abstrak. Teks lengkap tersedia namun dalam jumlah terbatas dan hanya sebagian kecil yang dapat diunduh langsung karena banyak teks lengkap yang harus diakses langsung ke web sumbernya dan ADS hanya menyediakan tautan ke sumber tersebut.
2 NASA Technical Reports Server (NTRS)
NTRS memenuhi kriteria 1 yaitu karya berasal dari peneliti NASA atau penelitian yang didanai oleh NASA serta kriteria 3 yaitu sebagian konten tersedia teks lengkapnya, namun NTRS tidak memiliki layanan swaarsip bagi peneliti sehingga tidak memenuhi kriteria 2. Peneliti yang ingin datanya masuk dalam NTRS tidak mengarsipkan karya yang sudah terbit, tetapi mengajukan usulan penerbitan naskah asli yang belum pernah diterbitkan melalui divisi Scientific dan Technical Information (STI) NASA. Naskah yang sudah diterbitkan oleh STI secara otomatis akan masuk dalam data NTRS.
3 HAL SHS
HAL SHS memiliki layanan swaarsip untuk penulis dan sebagian kontennya tersedia dalam teks lengkap, namun karya dalam RI ini tidak hanya berasal dari peneliti dalam satu lembaga pengembang RI yaitu CCSD-CNRS, namun semua publikasi bidang sosial dan humaniora dari berbagai LP dan PT khususnya di Prancis.
4 CERN Document Server
RI dari CERN memiliki layanan swaarsip untuk penulis dan sebagian kontennya tersedia dalam teks lengkap, namun karya dalam RI ini tidak hanya berasal dari peneliti CERN namun seluruh publikasi bidang nuklir dari berbagai lembaga di dunia.
5 Horizon Publications scientifiques IRD
Horizon memenuhi kriteria 1 dan 3 yaitu mengarsipkan karya ilmiah yang dihasilkan oleh peneliti di IRD dan sebagian besar kontennya (67%) tersedia dalam bentuk teks lengkap, namun tidak memiliki layanan swaarsip untuk penulis.
1 Konten RI: ukuran dan jenis publikasi yang diarsipkan
2 Program dan fasilitas web: tahun mulai dikembangkan, peranti lunak yang digunakan, fasilitas penelusuran, menu dan fitur di beranda web
3 Strategi pengumpulan karya ilmiah: peraturan wajib simpan, sosialisasi, layanan deposit, dan pengumpulan pengetahuan secara otomatis
4 Kualitas data dan fitur layanan: visibilitas, layanan penulis, isu hukum, integritas dan otentikasi data, pengideksan, statistik, dan preservasi
Tabel 7 Hasil observasi tahap 1
Nama
Ada 36% (khusus publikasi tahun 2013 sebanyak 59%) adalah abstrak dan tautan ke basis data lain yang memiliki teks lengkapnya
Berikut adalah hasil observasi tahap 2: Konten RI
Kondisi berbeda terlihat dalam RI LIPI, di mana jenis konten yang paling banyak justru bukan publikasi ilmiah melainkan aktivitas ilmiah (presentasi dan laporan kegiatan), bibliografi koleksi perpustakaan, serta berita terkait dengan LIPI yang ketiganya mendominasi hampir sepertiga (75%) konten, sedangkan publikasi ilmiah menempati urutan keempat sebanyak 17%. Informasi konten dalam keempat RI ditampilkan dalam Tabel 8.
Tabel 8 Konten RI yang diobservasi
Nama RI
Jumlah arsip Jenis karya ilmiah yang tersedia Karya ilmiah terbanyak Pertama Kedua Ketiga HAL
Ada 4 jenis konten: (1) Publikasi 25.9%, (2) dokumen tidak dipublikasikan 3.7%, (3) karya akademik 4.9%, (4) data penelitian 1.9%
Artikel jurnal, buku dan bagian buku, laporan teknis, makalah video, gambar, dan peranti lunak.
Artikel dokumen Memory of The World, berita terkait LIPI, pengumuman LIPI, produk komersial, grup penelitian, laboratorium, video, audio, siaran pers, buku terbitan LIPI Press, blog personal LIPI
Tabel 9 Program dan fasilitas dalam situs web RI LP
Nama RI
Peranti lunak
Fasilitas pencarian Menu dan fitur di depan web
HAL
penulisan, bidang ilmu, tipe publikasi, koleksi, arXiv. Pencarian cepat: mengisi kata kunci dan bisa digabungkan dengan memilih tipe dokumen dan tipe deposit. Pencarian lanjut: judul teks, judul buku, abstrak, kata kunci, penulis, bahasa, negara, no identitas, penerbit, lembaga, direktur, proyek, jurnal, konferensi, tanggal (terbit, unggah, modifikasi), donor, mitra bestari, kontributor.
Menu: submit, search, browse, service, help. Fitur: formsign in, tautan ke kontak dan informasi regulasi dan sarana pendukung bagi penulis untuk melakukan swaarsip, 5 artikel terbaru yang diarsipkan, form
untuk pencarian sederhana, tautan ke fasilitas pencarian lanjut, dan tautan ke informasi/bantuan untuk
melakukan pencarian.
Digital CSIC
DSpace Browsing berdasarkan komunitas dan koleksi, judul, penulis, subyek, dan tanggal. Pencarian cepat: mengisi kata kunci. Pencarian lanjut: penulis, judul, judul jurnal, no identitas, sponsor, editor, lembaga, situs, nama artefak.
Informasi tentang RI, komunitas dan jumlah dokumennya, statistik, berita tentang CSIC, informasi hak cipta, informasi kebijakan akses terbuka, NORA e-Prints Browse: tahun, subyek, pusat
penelitian, penulis, program. Pencarian cepat: jenis dokumen, judul,
penulis/editor. Pencarian lanjut: penulis, editor, tanggal, judul,
jurnal/nama publikasi, no seri, afiliasi, status, jenis publikasi, dokumen, abstrak, bidang ilmu, kolaborasi, donor, proyek, program, grup riset, unit riset, bentuk karya.
Menu: home, about, browse (Year, Subject, Centre, NERC Author, Programme), search (simple dan
advanced), statistics (jumlah dokumen yang sudah diunduh), help (log in/register, submission guide), contact. Fitur: tautan ke edisi terakhir, pencarian lanjut, browse, about, peraturan dan kebijakan, statistik unduh, RSS, tautan ke informasi peranti lunak). Kolom utama: penjelasan singkat RI dan tautan ke pusat-pusat penelitian. RI
LIPI
Program sendiri
Hanya pencarian cepat mengisi kata kunci dan memilih jenis arsipnya. Tidak ada penelusuran lanjut.
Penjelasan singkat RI, pencarian cepat dan disclaimer
Strategi Pengumpulan Karya Ilmiah
mereka melaksanakan 4 strategi ini, sedangkan NORA hanya melaksanakan 3 strategi yaitu peraturan wajib simpan, layanan deposit, dan sistem pengumpulan secara otomatis. Tidak ada informasi kegiatan sosialisasi yang mereka lakukan. HAL INRIA menginformasi 2 strategi yaitu peraturan wajib simpan dan layanan deposit, tidak ada informasi mengenai sosialisasi dan pengumpulan otomatis apakah mereka lakukan atau tidak. RI LIPI melaksanakan sistem pengumpulan otomatis, namun tidak ada informasi mengenai peraturan wajib simpan, sosialisasi, dan layanan deposit.
Tabel 10 Strategi pengumpulan karya ilmiah dalam RI yang diobservasi
Nama
Tidak tersedia data Pedoman mengenai NORA Peneliti NERC dan
penelitian yang didanai NERC wajib mengarsipkan teks lengkap artikel publikasi yang
ditinjau oleh mitra
Tidak tersedia data Tidak tersedia data Tidak tersedia data
Kualitas data dan fitur layanan
Kualitas terhadap data dan fitur layanan dalam RI dijadikan evaluasi dalam sertifikasi RI oleh DINI (Deutsche Initiative fur Netzwerkinformation/the German Initiative for Networked Information). DINI merupakan lembaga yang dibentuk oleh otorita pendidikan tinggi di Jerman yang melakukan sertifikasi terhadap RI. Walaupun sertifikasi ini hanya untuk RI di Jerman, namun standar yang digunakan dapat dijadikan rujukan. Ada 7 aspek yang dinilai yaitu:
1 Visibilitas (bisa diakses dalam web lembaga, terdaftar di mesin pencari dan ROAR/DOAR, dan pernyataan kebijakan akses terbuka)
2 Dukungan untuk penulis (konsultasi, menyediaakan fasilitas unggah sendiri, penduan, lokakarya, informasi HKI)
3 Isu hukum (disklaimer, hak dan kepemilikan metadata, lisensi untuk penulis, akses pengguna, penyataan Creative Common)
4 Otentikasi dan integritas data (uniform resource names (URN) atau digital object identifiers (DOI))
5 Indeks (pengindeksan tajuk, metadata, antarmuka, interoperabilitas) 6 Dampak (statistik)
7 Ketersediaan jangka panjang (penggunaan format file terbuka untuk preservasi jangka panjang, sistem penyimpanan)
tersedia di web RI atau lembaga, HAL INRIA memenuhi 6 aspek, 1 aspek tidak terpenuhi adalah tidak adanya statistik konten maupun penggunaan. Digital CSIC memenuhi 5 aspek, 2 aspek tidak terpenuhi adalah tidak adanya informasi terkait isu hukum dan preservasi jangka panjang. NORA memenuhi 7 aspek namun dengan catatan pada visibilitas di mana tidak ada tautan langsung dari web NERC dan statistik hanya berupa unduh dokumen, tidak ada statistik konten maupun penggunaan yang lengkap. RI LIPI memenuhi 2 aspek yaitu isu hukum, dan otentikasi data. Ada 5 aspek yang belum terpenuhi yaitu visibilitas, layanan penulis, indeks, dampak, dan preservasi jangka panjang.
Visibilitas RI LIPI menjadi permasalahan yang paling penting untuk diperhatikan. Berdasarkan eksperimen yang dilakukan penulis, konten dalam RI LIPI tidak bisa ditemukan dalam mesin pencari Google. Penilaian Webometrics pada empat kriteria juga menunjukkan RI LIPI tidak terindeks di mesin pencari. Nilai size, richfile dan scholar mendekati ≈ 0 artinya hampir tidak ada halaman web RI LIPI yang diekstrak oleh Google, tidak ada file dalam format Adobe Acrobat (.pdf), MS Word (doc, docx), MS Powerpoint (ppt, pptx) dan PostScript (.ps dan .eps) yang diekstrak Google, dan tidak ada karya ilmiah yang diindeks dalam basis data Google Scholar. RI LIPI hanya memperoleh nilai visibility yang menujukkan adanya tautan eksternal yang diterima web RI LIPI.
5
PEMBAHASAN
Swaarsip Peneliti LIPI
Penelitian mengenai swaarsip pada akademisi fakultas atau universitas, baik mengenai motivasi maupun sikap, telah banyak dilakukan antara lain swaarsip akademisi di universitas di Selandia Baru oleh Cullen dan Chawner (2011), Universitas Carnegie AS oleh Kim (2011), Universitas Harvard AS oleh Brand (2012), universitas di Malaysia oleh Singeh et al. (2012) dan Singeh et al. (2013), Atilim University di Turki oleh Ertürk dan Şengül (2012), dan departemen peternakan di beberapa universitas di AS oleh Oleen et al. (2014). Secara umum hasil penelitian ini menunjukkan bahwa swaarsip oleh penulis langsung masih sedikit dibandingkan oleh pustakawan atau staf RI. Ada beberapa faktor yang mendorong swaarsip akademisi antara lain keinginan untuk berbagi, keterampilan teknis terkait dengan penggunaan komputer dan manfaat bagi promosi, sedangkan faktor yang menghambat adalah usia, permasalahan hak cipta, serta diperlukannya waktu dan upaya tambahan untuk mengarsipkan sendiri.
Tabel 11 Sertifikasi kualitas RI yang diobservasi
Nama RI
Sertifikasi kualitas RI
Visibilitas Dukungan untuk penulis Isu hukum Otentikasi dan integritas data
Sebanyak 71% responden belum pernah mendengar atau mengetahui definisi RI dan 92% responden belum pernah mengakses RI dari lembaga manapun. Kondisi ini menunjukkan peneliti di Indonesia belum mengetahui konsep RI apalagi menyadari manfaat dan pentingnya RI bagi peneliti maupun LP. Pengetahuan peneliti LIPI mengenai RI memang masih rendah, namun 69% responden sudah melakukan praktik mirip swaarsip dalam INTRA LIPI. Peneliti di LIPI tidak mengetahui RI karena belum ada sosialisasi maupun regulasi mengenai RI di LIPI, namun sejak tahun 2002 LIPI sudah mengembangkan INTRA LIPI yang salah satunya memberikan fasilitas bagi peneliti untuk mengarsipkan karya mereka. Bahkan sejak melaksanakan reformasi birokrasi pada tahun 2012, beberapa satker sudah mewajibkan peneliti mereka untuk melaporkan kegiatan dan publikasi mereka melalui INTRA LIPI. INTRA LIPI merupakan sumber data RI LIPI dan sudah tersosialisasi sejak lama sehingga sebagian besar peneliti sudah mengetahui sedangkan RI LIPI baru dikembangkan sehingga banyak yang belum mengetahuinya.
Hasil survei juga menunjukkan bahwa motivasi utama peneliti melakukan swaarsip adalah untuk publisitas (21% responden) dan diwajibkan swaarsip oleh satker (18% responden). Selain itu beberapa responden yang diwawancara menyatakan bahwa kewajiban dari satker untuk mengarsipkan publikasi di INTRA LIPI belum bersifat mengikat (tidak ada sanksi) atau baru sekedar himbauan, namun hal ini efektif untuk pelan-pelan menciptakan budaya swaarsip. Seorang responden menyatakan bahwa tadinya ia tidak melakukan swaarsip, namun karena melihat teman-temannya sesama peneliti mengarsipkan publikasinya, ia merasa malu dan akhirnya ikut mengarsipkan. Hal yang sama dilaporkan Kim (2010) bahwa lingkungan dan budaya berpengaruh besar terhadap kondisi swaarsip akademisi.
Satker yang mendorong penelitinya melaksanakan swaarsip memiliki data publikasi jauh lebih banyak di INTRA LIPI dibandingkan satker yang belum menghimbau penelitinya melakukan swaarsip. 25% responden juga menyatakan bahwa mereka belum melaksanakan swaarsip karena belum menjadi prioritas sehingga sering lupa. Hal ini disebabkan belum ada regulasi yang mewajibkan. Di sinilah peran pimpinan dan adanya aturan atau kebijakan dalam lembaga penting untuk meningkatkan swaarsip.
Wawancara dengan responden yang sudah melakukan swaarsip di INTRA LIPI menyatakan mereka sudah merasakan manfaat dari swaarsip. Manfaat ini antara lain memudahkan mereka dalam mendokumentasikan karya mereka, memudahkan dalam menyusun angka kredit fungsional peneliti, serta karya mereka lebih banyak disitir dan terbangun komunikasi serta kerjasama dengan peneliti dari lembaga lain atau universitas bahkan dengan peneliti di luar negeri.
penulis untuk mau melakukan swaarsip karena kekhawatiran melanggar lisensi hak cipta dari penerbit dan karyanya diplagiasi (Kim 2011b; Cullen dan Chawner 2011; Paul 2012). Di Malaysia yang memiliki budaya dekat dengan Indonesia, penghambat utama swaarsip juga adalah hak cipta dan plagiarisme (Singeh et al.
2012). Hal yang sama juga disampaikan oleh responden peneliti di LIPI bahwa ada peneliti belum mau mengunggah teks lengkap karyanya karena dia tidak mengetahui itu melanggar hak cipta penerbit atau tidak. Dia hanya khawatir bila nanti disalahkan oleh penebit. Hal ini menunjukkan bahwa sebenarnya peneliti khususnya di LIPI belum mengetahui secara pasti mengenai peraturan hak cipta dan sebenarnya mereka ingin memberikan akses terbuka namun karena ketidak-tahuannya justru menghambat mereka.
Web RI LP Berkualitas Global dan Mendukung Swaarsip Peneliti Menentukan RI berkualitas global dapat dilakukan salah satunya dengan melihat peringkat RI yang dikeluarkan oleh Webometrics. Penelitian ini menggunakan penilaian Webometrics untuk memperoleh daftar RI LP yang dapat diobservasi dengan beberapa konsep kualitas RI sehingga bisa dijadikan rujukan kualitas. Berdasarkan penilaian Webometrics dan beberapa literatur kualitas RI dalam tinjauan pustaka penelitian ini, ada dua hal pokok yang diidentifikasi dapat meningkatkan kualitas RI yaitu konten dan akses.
Konten: Fokus pada Karya Ilmiah dan Ketersediaan Teks Lengkap
Merujuk pada penilaian Webometrics, RI dapat meningkatkan kualitas konten mereka dengan meningkatkan jumlah cantuman (size), jumlah teks lengkap (rich file), dan persentase jenis dokumennya harus sebagian besar karya ilmiah (scholar). Walaupun jumlah cantuman besar, namun bila jumlah teks lengkap dan atau jumlah karya ilmiahnya kecil, penilaian akan rendah. Sebagian besar konten HAL INRIA, Digital CSIC dan NORA adalah publikasi karya ilmiah. NORA memiliki konten publikasi artikel jurnal sebanyak 53% dan bila digabungkan dengan publikasi ilmiah lainnya hampir mencapai 90%, sedangkan RI LIPI jumlah konten publikasi ilmiah hanya mencapai 17% yang terdiri dari berbagai publikasi ilmiah seperti artikel jurnal, prosiding, laporan, dll.
dibuat kebijakan pembatasan, namun teks lengkap harus tersedia dalam web RI (Johnson 2002; Trayhurn 2002; DeMaria 2004; Mondoux dan Shiri 2009). Sarana Meningkatkan Konten: Dukungan pada Swaarsip Peneliti
Peningkatan jumlah konten memerlukan upaya serius dari RI LP. Beberapa literatur mengidentifikasi beberapa sarana yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas konten. Sarana tersebut secara umum mengarah pada bagaimana penulis bersedia mengarsipkan karyanya, melakukan proses swaarsip mulai dari mengisi metadata sampai mengunggah teks lengkap, atau menyerahkan karyanya untuk diarsipkan pustakawan atau staf RI. Sarana yang mendukung swaarsip penulis ini antara lain peraturan wajib simpan, sosialisasi, layanan deposit termasuk di dalamnya layanan untuk penulis, informasi pendukung seperti hak cipta dan statistik serta sistem pengumpulan secara otomatis yang terkait dengan swaarsip atau basisdata lainnya.
Tiga RI yang dijadikan rujukan memiliki peraturan wajib simpan yang jelas sedangkan LIPI belum memiliki regulasi yang jelas mengenai hal ini. Peraturan wajib simpan sudah banyak direkomendasikan sebagai salah satu cara yang efektif untuk meningkatkan jumlah konten dan juga pemerataan bidang ilmu dalam konten. Banyak RI di beberapa negara khususnya Inggris Raya, Australia, dan AS melaksanakan hal ini (Pinfield 2004; Xia 2007; Xia 2008; Jantz dan Wilson 2008). Adanya peraturan ini juga akan mengarah pada penyediaan sarana peningkatan konten lainnya, mulai dari sosialisasi ke penulis sampai pada adanya prosedur pendepositan yang jelas, siapa yang harus mendepositkan, serta sistem layanan deposit khususnya layanan penulis bagi yang membuat kebijakan swaarsip oleh penulis.
Selain peraturan dan sistem, informasi pendukung seperti hak cipta dan statistik juga dapat meningkatkan partisipasi penulis untuk mengarsipkan karya mereka dalam RI. Oleh karena itu, RI harus membuat kebijakan yang jelas terkait dengan hak cipta karya di RI untuk melindungi penulis dari plagiasi misalnya lisensi Creative Commons CC:BY yang diterapkan oleh HAL INRIA untuk semua konten di dalamnya. RI juga harus memberikan informasi hak cipta terkait dengan penerbit seperti kebijakan akses terbuka atau embargo oleh setiap penerbit atau jurnal sehingga penulis mengetahui haknya dan yakin kapan karyanya bisa diarsipkan di RI lembaganya. Contoh layanan informasi hak cipta penerbit ini ada dalam depan web HAL INRIA yang memberikan fasilitas pencarian kebijakan hak cipta oleh jurnal atau penerbit berdasarkan data dari SHERPA/Romeo -
