SISTEM INFORMASI KENAIKAN PANGKAT
PEGAWAI DI KECAMATAN CISITU
KABUPATEN SUMEDANG
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program Strata satu (SI) Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
CECEP ROCHMANSYAH HIDAYAT
10506316
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Kerja Praktek ini.
Laporan Kerja Praktek ini disusun sebagai syarat mata kuliah kerja praktek Program Strata satu (S1) Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik Universitas Komputer Indonesia.
laporan Kerja Praktek ini membahas tentang pengusulan dalam pengajuan kenaikan pangkat dan gaji berkala dengan menggunakan client-server, sehingga penulis memberi judul laporan Kerja Praktek ini adalah “Sistem informasi
Kenaikan Pangkat Pegawai di Kecamatan Cisitu Kabupaten Sumedang”.
Selama penyusunan dan penulisan laporan Kerja Praktek ini, penulis menyadari bahwa laporan Kerja Praktek ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun dan semoga laporan Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi penulis sendiri dan juga pembaca pada umumnya.
Bandung, Oktober 2009
ii
Lembar Pengesahan
SISTEM INFORMASI KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI
DI KECAMATAN CISITU KABUPATEN SUMEDANG
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh:
CECEP ROCHMANSYAH HIDAYAT
10506316
Bandung,10 Oktober 2009
Pembimbing Jurusan.
IMELDA, S.T., M.T. NIP. 4127.70. 26. 012
Pembimbing Lapangan.
CUCU MAHRUP NIK.
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
1
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Pada masa globalisasi ini komputer sudah merupakan salah satu kebutuhan sebagai alat penunjang untuk mempermudah pekerjaan terutama untuk Instansi baik itu Negeri atau pun Swasta. Dikecamatan cisitu kabupaten sumedang komputer pun telah menjadi alat penting dalam pengolahan data.
Instansi kecamatan cisitu kabupaten sumedang yang merupakan sub instansi Pemerintah telah menggunakan komputer dalam kegiatan sehari-hari. Tetapi penggunaan komputer tersebut hanya pada bagian tertentu saja dan sistem yang digunakan windows Xp dan Microsoft Office 2007. Dan karena hal tersebut maka dalam mengajukan pengusulan kenaikan pangkat dan gaji berkala hal ini masih dilakukan secara manual sehingga informasi yang dihasilkan tidak akurat karena banyak kemungkinan kesalahan dalam proses penyajian laporan tersebut mengakibatkan pengolahan data pegawai dalam proses pembuatan SKKPT dan SKKGB mengalami hambatan.
2
kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepada atasan.
1.2Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah
Identifikasi Masalah:
Dengan memperhatikan latar belakang sebagaimana telah diuraikan diatas, maka permasalahan dapat didefinisikan sebagai berikut, diantaranya : 1.Keterlambatan dalam pengajuan / pengusulan kenaikan gaji berkala dan
pangkat
2.Penginputan data PNS dalam pembuatan SKKPT dan SKKGB masih secara manual ( berulang-ulanng ), sehingga sering terjadi ketidak akuratan informasi dan data-data pegawai masih dalam bentuk arsip, sehingga membutuhkan waktu yang lama ketika pencarian dilakukan. Rumusan Masalah:
1. Bagaimana perancangan Sistem informasi Kenaikan Pangkat dan Gaji Berkala yang sedang berjalan pada Kecamatan Cisitu Kabupaten Sumedang agar tidak terjadi kesalahan dalam pengolahan data Kenaikan Pangkat dan Gaji Berkala
3. Bagaimana bentuk aplikasi program komputer yang dapat mendukung pada proses pengolahan data Kenaikan Pangkat dan Gaji Berkala pada Sistem Informasi di Kecamatan Cisitu Kabupaten Sumedang.
1.3Maksud dan Tujuan
Maksud dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program Stara ( S1 ) Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia.
Adapun tujuan dari keja praktek ini adalah membuat program aplikasi untuk membantu instansi kecamatan cisitu kabupaten sumedang dalam mengatasi keterlambatan dalam pengajuan kenaikan gaji berkala dan pengusulan kenaiakan pangkat serta pembuatan SKKPT dan SKKGB, dan pencarian data bisa langsung dilakukan dengan memasukan nama dan password kemudian komputer akan memberikan informasi yang dibutuhkan karena komputer telah terhubung ke server, sehingga pencarian data dengan menggunakan arsip tidak diperlukan lagi, karena sistem yang dirancang lebih efektif dan akurat.
1.4Batasan Masalah
Dimaksudkan untuk memberi batasan yang jelas terhadap ruang lingkup pembahasan masalah. Adapun ruang lingkup yang akan dikerjakan sebagai berikut :
4
2. Disini hanya membahas mengenai proses pengusulan kenaikan pangkat dan gaji berkala serta pembuatan SKKPT dan SKKGB bagi PNS. Diluar bidang lainnya tidak membahasnya.
3. Konteks PNS yang di bahas hanya mencakup PNS yang berada dilingkungan Kabupaten Sumedang yang mempunyai jabatan structural dan fungsional selain dari ketentuan itu tidak membahasnya.
4. Otomatisasi penginputan data PNS yang akan mengajukan kenaikan pangkat dan gaji berkala.
5. Dalam hal keamanan data, maka dalam sistem informasi ini disediakan password dan pembatasan akses bagi masing-masing user yang tidak berhak.
6. PNS yang akan mengusulkan kenaikan pangkat dan gaji berkala sudah mempunyai Dokumen Syarat Kenaikan Pangkat ( DSKP ) dan Dokumen Syarat Kenaikan Gaji Berkala ( DSKGB ).
1.5 Lokasi dan Waktu
a. Lokasi Kerja Praktek
b. Waktu Kerja Praktek
Pelaksanaan Kerja Praktek dilaksanakan 1 bulan, terhitung sejak tanggal 1 Agustus 2009 sampai dengan tanggal 31 Agustus 2009.
No AKTIVITAS WAKTU
1 Wawancara
2 Pengumpulan Data
3 System Informasi pegawai 4 Alur Data Pegawai
28 BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Kecamatan Cisitu
Sejak diberlakukannya Undang-Undang No 22 Tahun 1999 dan telah
diperbaiki dengan Undang-Undang No 32 tahun 2003 tentang Pemerintahan Daerah, Bupati / Walikota diberi kewenangan untuk mengangkat, memindahkan dan
pembinaan pegawai, guna melaksanakan kewenangannya tersebut.
Di Kecamatan Cisitu Kabupaten Sumedang, sesuai dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sumedang Nomor 8 tahun 2008 tentang pembentukan Organisasi
Perangkat Daerah Kabupaten Sumedang, Meningkatkan kompetensi pegawai dapat ditempuh melalui pendidikan, pelatihan dan kegiatan pengembangan staf. Pendidikan merupakan proses produksi yang akan menghasilkan perubahan yang diingkan dalam prilaku manusia. Pelatihan merupakan bagian dari pendidikan guna memperoleh dan meningkatkan keterampilan dalam waktu relatif singkat dengan metode lebih
mengutamakan pada kompetensi kerja untuk menyelesaikan tugas, lebih mengarah pada spesialisasi dan profesionalisme. Program pengembangan staf merupakan bagian dari kompleksitas diklat SDM yang dimaksudkan untuk secara
kesinambungan merubah pola sikap, pola pikir dan pola prilaku staf. 3.1.1 Visi dan Misi
Berdasarkan kondisi umum wilayah kecamatan cisitu saat ini dan tantangan kedepan yang akan di hadapi dalam lima tahun mendatang serta dengan
Visi
“Terwujudnya Ketahanan Pangan dan Perekonomian Kecamatan Cisitu
yang Tangguh Dengan Bertumpu Pada Potensi Sumber Daya Alam Secara
Berkelanjutan Pada Tahun 2013”
Misi
1. Mewujudkan kualitas sumber daya masyarakat kecamatan cisitu yang agamis,berbudi pekerti luhur dan produktif.
2. Mewujudkan pemerintahan yang profesional dan amanah.
3. Mewujudkan ketahanan pangan dan perekonomian yang tangguh yang bertumpu pada potensi sumber daya kecamatan secara berkelanjutan. 4. Mewujudkan tata kelola lingkungan dan manajemen ketentraman dan
ketertiban yang baik.
3.2 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi SKPD Kecamatan Cisitu mengacu pada peraturan Daerah No.8 tahun 2008 Tentang Pembentukan Struktur Organisasi Perangkat Daerah
Kabupaten Sumedang.Susunan Organisasi perangkat daearah Kecamatan Cisitu meliputi:
a. Camat
b. Sekertaris Camat c. Seksi Pelayanan Umum d. Seksi Tata Pemerintahan
e. Seksi Pemberdayaan masyarakat Desa f. Seksi Sosial
g. Sub Bagian Program h. Sub Bagian keuangan
30
j. Kelompok jabatan fungsional
CAMATCAMAT
SEKCAM
KASUBAG UMUM &
KEPEGAWAIAN KASUBAG PROGRAM KASUBAG KUANGAN JABATAN FUNGSIONAL
KASI PELAYANAN UMUM KASI SOSIAL KASI PMD KASI TRANTIBUM
KASI TATA PEMERINTAHAN
Bagan Struktur Organisasi SKPD Kecamatan Cisitu
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Sumber:lampiran perda No. 31 Tahun 2008
3.2.1 Pegawai Kecamatan Cisitu
Daftar Pegawai Kecamatan Cisitu
Tahun 2009
No NAMA JABATAN KET
1 YANTO GUNADI,BA CAMAT CISITU
2 O.SUKRAWIJAYA,SE.Msi SEKCAM
3 AMAN KASI PEMERINTAHAN
4 E.RUKMANA KASI PEMBERDAYAAN MASYARAKAT
5 DUDUNG RUSMANA,S.Sos.Msi KASI SOSIAL
6 RAMLI S.ip KASI TRANSTRIB
7 DINDIN NAZNUDIN KASI PELAYANAN UMUM
8 ERIK ANDRIYATMA.SSTP SUBAG PROGRAM
9 CUCU MAHRUP SUBAG UMUM
10 KURNIASIH SUBAG KEUANGAN
11 ATING SUJA"I PELAKSANA
12 AGUS SUYADI,S.Sos PELAKSANA
13 DADANG MULYANA,STP PELAKSANA
14 EUIS KURNIA S PELAKSANA
15 MELI INDRAYANI PELAKSANA
16 ADAM DARYANA PELAKSANA
17 NEDI MULYADI PELAKSANA
18 CAYA PELAKSANA
19 ODIH H YACHDI PELAKSANA
20 KARDIMAN PELAKSANA
21 IWAN SETIAWAN PELAKSANA
22 DAAN SOPIAN PELAKSANA
23 ASEP ROHANA PELAKSANA
24 IDAD DAMANSYAH PELAKSANA
25 TATI MARYATI PELAKSANA
26 DONI SETIAWAN PELAKSANA
27 RIDIN SUPRIADIN,A.Md PELAKSANA
28 KATING KARTIMAN.SP PELAKSANA
29 ANWAR SANUSI PELAKSANA
30 IWAN SETIAWAN PELAKSANA
31 AGUS SUTISNA PELAKSANA
32 YADI MULYADI PELAKSANA
33 AAT SUPRIATNA PELAKSANA
34 ASEP HENDRA BENI S PELAKSANA
35 ODIK S PELAKSANA
36 RISWANDI H PELAKSANA
32
3.3 Deskripsi Kerja
Dalam melaksanakan fungsinya sebagai perangkat daerah dilingkungan Pemerintah Kabupaten Sumedang,kecamatan Cisitu memiliki perangkat kecamatan yang terdiri dari pejabat structural dan kelompok pejabat fungsional.Masing-masing organisasi lini dan staf dalam SOTK kecamatan cisitu memiliki uraian tugas yang mengacu kepada peraturan Bupati No.31 tahun 2009 tentang uraian tugas jabatan struktural Pada Kecamatan Cisitu Kabupaten Sumedang.Adapun perangkat kecamatan dan uraian tugas jabatan struktural di SKPD Kecamatan Cisitu adalah sebagai berikut:
1. Camat
Camat mempunyai tugas pokok membantu Bupati melalui Sekertaris Daerah melaksanakan tugas umum pemerintahan dalam lingkup kecamatan dan tugas pembambantuan serta pelimpahan sebagian urusan pemerintahan dari Bupati.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagai maksud di atas,uraian tugas camat sebagaimana tertuang dalam peraturan Bupati Sumedang No.31 Tahun 2009 tentang uraian tugas jabatan struktural pada kecamatan di wilayah Kabupaten Sumedang adalah:
a. Menetapkan administrasi dan mengawasi kegiatan berkaitan dengan ketatausahaan,rumah tangga,keuangan dan kepegawaian;
b. Mengawasi koordinasi kegiatan pemerdayaan masyarakat;
c. Mengawasi koordinasi penerapan dan penegakan peraturan perundang-undangan;
d. Mengawasi koordinasi pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum;
e. Mengawasi koordinasi penyelenggaran kegiatan pemerintahan di kecamatan f. Mengawasi pembinaan penyelenggaran desa dan atau kelurahaan;
h. Mengawasi pelayanan masyarakat berdasarkan urusan yang belum atau tidak dapat dilaksanakan oleh desa dan atau kelurahan;
i. Mengawasi pembinaan dan pengawasan tertib administrasi pemerintah desa dan atau kelurahan;
j. Mengawasi pemberian bimbingan,supervisi,fasilitas dan konsultasi pelaksanaan administrasi desa dan atau kelurahan;
k. Mengawasi pembinaan dan pengawasan terhadap kepala desa dan atau lurah;
l. Mengawasi pembinaan dan pengawasan terhadap perangkat desa dan atau kelurahan;
m. Mengawasi evaluasi penyelenggaraan pemerintahan desa dan atau kelurahan di tingkat kecamat;
n. Menetapkan akta tanah;
o. Mengawasi administrasi pertanahan dan pelaksanaan ke PPAT-an;
p. Mengawasi dan mengendalikan pelayanan andalikan pelayanan adminiasi umum bidai umum bidang tata pemerrrintahan,pemberdayaan masyarakat dan desa,sosial,pelayanan umum dan ketentraman ketertiban umum;dan q. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan bidang tugasnya.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan uraian sebagaimana di maksud di atas Camat di bantu oleh:
a. Sekertaris Kecamatan
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Sub Bagian Program
Sub Bagian Keuangan b. Seksi tata Pemerintahan
34
e. Seksi Sosial
f. Seksi Pelayanan Umum
2. Sekertaris Kecamatan
Sekikertaris Kecamatan mempunyai tugas pokok membantu camat dalam melaksanakan kegiatan ketatausahaan,kepegawaian,sarana kerja,keuangan dan rencana kerja kecaamatan.Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana di maksud di atas uraian tugas sekertaris kecamatan adalah sebagai berikut:
a. Merumuskan rancangan usulan
kebutuhan,penempatan,pengangkatan,pemindahan dan pemberhentian kepegawaian kecamatan;
b. Merumuskan dan menendalikan administrasi kepegawaian kecamatan c. Merumuskan dan mengendalikan kegiatan tata usaha dan kearsipan
kecamatan;
d. Merumuskan system informasi kecamatan;
e. Merumuskan kegiatan humas dan protocol kecamatan; f. Merumuskan rencana kerja dan anggaran kecamatan;
g. Merumuskan dan mengendalikan administrasi keuangan dan pembendaharaan kecamatan;
h. Merumuskan dan mengendalikan kebutuhan sarana dan prasarana rumah tangga kecamatan;
i. Melaksankan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan bidang tugasnya. Dalam melaksanakan tugas pokok dan urain tugas sebagaimana di maksud di atas ,sekertaris kecamatan di bantu oleh sub bagian umum,sub bagian program dan sub bagian keuangan.
3. Sub Bagian Umum dan kepegawain
Sub Bagian Umum dan Kepegawain di pimpin oloeh seorang kepala dengan literatul sub bagian umum dan kepegawaian.Kepala sub bagian umum dan
melaksanakan kegiatan ketatausahaan,kepegawaian dan sarana kerja
kecamatan.Untuk melaksanakan tugas pada pokok sebagaimana dimaksud di atas ini,Uraian tugas sub bagian umum adalah sebagai berikut:
a. Menyusun rancangan usulan
kebutuhan,penempatan,pengangkatan,pemindahan dan pemberhentian pegawai kecamatan.
b. Menyusun dan melaksanakan administrasi kepagawaian kecamatan. c. Menyusun dan melaksanakan kegiatan tata usaha dan kearsipan. d. Menyusun dan melaksanakan kebutuhan sarana dan prasarana rumah
tangga kecamatan.
e. Menyusun dan melaksanakan kegiatan humas dan protocol kecamatan. f. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan bidang
usahanya.
4. Sub Bagian Program
Sub Bagian Program dipimpin oleh seorang kepala dengan literatul kepala sub bagian program.Kepala su bagian program mempunyai tugas pokok membanyu sekertaris kecamatan dalam melaksanakan kegiatan program kerja.untuk
melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud di atas,uraian tugas kepala sub bagian program adalah sebgai berikut:
a. Menyusu rencana dan proram kerja kecamatan.
b. Melaksanakan koordinasi penyusun rencana dan program kerja dengan sub unit kerja lain di lingkungan kecamatan:
c. Menyusun rencana strategis kcamatan; d. Menyusun system informasi kecamatan;
e. Menyusun laporan kegiatan/kinerja kecamatan;
36
Sub Bagian keuangan mempunyai tugas pokok membantu sekertaris kecamatan dalam melaksanakan kegiatan bidang administrasi keuangan dan
perbendaharaan.Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud,uraian tugas kepala sub bagian keuangan adalah sebagai berikut:
a. Menyusun rencana dan program kerja pengelolaan administrasi keuangan dan perbendaharaan kecamatan;
b. Menyelenggarakan pengelolaan administrasi keuangan perbendaharaan kecamatan;
c. Melaksanakan koordinasi pengelolaan administrasi keuangan dan perbendaharaan dengan sub unit kerja lai di lingkuangan kecamatan; d. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan bidang
tugasnya;
6. Kepala Seksi Tata Pemerintahan
Kepala seksi tata pemerintahan mempunyai tugas pokok membantu camat dalam melaksanakan kegiatan pemerintahan.Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud diatas,uraian tugaskepala seksi tata pemerintahan adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan koordinasi penyelenggaraan pemerintahan dikecamatan; b. Melaksanakan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan di bidang
penyelenggaraan kegiatan pemerintahan;
c. Melaksanakan evaluasi penyelenggaraan kegiatan pemerintahan ditingkat kecamatan;
d. Melaksanan pembinaan dan pengawasan tertib administrasi pemerintahan desa dan atau kelurahan;
e. Member bimbingan,supervisi,fasilitas dan konsultasipelaksanaan administrasi desa dan atau kelurahan;
g. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap perangkat desa dan atau kelurahan;
h. Melakukan evaluasi penyelenggaraan pemerintah desa dan atau kelurahan di tingkat kecamatan;
i. Menyusun akta tanah;
j. Melaksanakan administrasi pertanahan dan kePPAT-an;
k. Melaksanakan tugas lain sesuai tugas pokok dan bidang tugasnya. 7. Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum
Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum mempunyai tugas pokok membantu camat dalam melaksanakan kegiatan ketentraman dan ketertiban.Unuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud diatas,uraian tugas Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan koordinasi upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban;
b. Melaksanakan koordinasi penerapan dan penegakan peraturan perundang-undangan;
c. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan operasional penyidikan pelanggaran peraturan daerah dengan instansi terkait;
d. Melaksanakan pembinaan dan pengendalian ketentraman dan ketertiban umum,kesatuan bangsa dan perlindungan masyarakat dengan instansi terkait;
e. Melaksanakan penanggulangan dini terhadap gangguan ketentraman dan ketertiban;
f. Melaksanakan fasiltas dan pembinaan satuan perlindungan masyarakat melalui kesiagaan dan penanggulangan bencana serta meningkatkan sumber daya manusia satuan linmas;
38
Kepala Seksi PMD mempunyai tugas pokok membantu camat dalam melaksanakan kegiatan ekonomi.Untuk melaksanakn tugas pokok sebagaimana dimaksud di atas,urain tugas Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat Desa adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan koordinasi kegiatan pemberdayaan masyarakat dn desa; b. Mendorong partisipasi masyarakat untuk ikut serta dalam perencanaan
pembangunan lingkup kecamatan dalam forum musyawarah perencanaan pembangunan di desa/kelurahan dan kecamatan; c. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap keseluruhan unut
kerja baik pemerintah maupun swasta yang mempunyai program kerja dan kegiatan pemberdayaan masyarakat di wilayah kerja kecamatan; d. Melakukan evaluasi terhadap berbagai kegiatan pemberdayaan
masyarakat di wilayah kecamatan baik yang di lakukan oleh unit kerja pemerintah maupun swasta;
e. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi pembangunan ekonomi dan ketahanan pangan;
f. Merumuskan usulan strategi pegembangan dan pembangunan ekonomi local;
g. Melaksanakan tugas pembantuan pemungutan pajak bumi dan bangunan;
h. Melakukan tugas lain sesuai tugas pokok dan bidang tugasnya. 9. Kepala Seksi Sosial
Kepala Seksi Sosial mempunyai tugas pokok membantu camat dalam melaksanakan kegiatan sosial. .Untuk melaksanakn tugas pokok sebagaimana dimaksud di atas,urain tugas Kepala Seksi Sosial adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait dan pihak swsta dalam pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum;
d. Melaksanakan pelayanan administrasi kependudukan; e. Menyelenggarakan pelayanan perizinan terpadu satu pintu di
kecamatan;
f. Melakukan tugas lain sesuai tugas pokok dan bidang tugasnya. 10.Kepala Seksi Pelayanan Umum
Kepala seksi pelayanan umum mempunyai tugas pokok membantu camat dalam melaksanakan kegiatan pelayanan umum.Untuk melaksanakn tugas pokok
sebagaimana dimaksud di atas,urain tugas Kepala Seksi pelayanan umum adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait dan pihak swasta dalam pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum.
b. Melaksanakan penanggulangan dini kerusakan prasarana dan fasilitas umum
c. Melaksanakan pelayananadministrasi umum
d. Melaksanakan pelayananadministrasi kependudukan
e. Menyelenggarakan pelayanan perizinan terpadu satu pintu di kecamatan
6 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Setiap organisasi tidak terlepas dari sistem, sehingga instansi dapat dikatakan sebagai sistem karena merupakan suatu organisasi dengan kelompok individu yang memiliki tujuan yang sama.
Pengertian Sistem menurut [Ray01] “Sistem adalah suatu elemen
-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu
tujuan”.
Selain dari pengertian tersebut diatas, terdapat dua kelompok pendekatan yang dipakai dalam mendefinisikan suatu sistem, yaitu dengan menekankan pada prosedur dan pada komponen atau elemennya.
Pendekatan yang lebih menekankan pada prosedurnya [Jog99]
mendefinisikan sistem sebagai berikut: “Sistem adalah suatu jaringan kerja
dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Selain itu definisi sistem menurut [Jog99] yang lebih menekankan
pada elemen atau komponennya, yaitu: “Sistem merupakan kumpulan
Sumber : [Jog99]
Gambar 2.1 Model umum suatu sistem
2.1.1 Elemen Sistem
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block). Sebagai suatu sistem, blok tersebut saling berinteraksi satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan. Blok bangunan tersebut terdiri dari enam blok [Jog89], yaitu :
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input
disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
8 4. Blok Teknologi
Teknologi merpakan “kotak alat” (tool box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan megirimkan keluaran dan membantu pnegendalian dari sistem secara keseluruhan.teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi
(brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras
(hardware).
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Organisasi basis data yang baik berguna untuk efisiensi kapasistas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS
(Database Management Systems)
6. Blok Kendali
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, berikut adalah karakteristik yang dikemukakan oleh [Jog99] :
1. Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lain atau dengan lingkungan luar.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem dari satu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lain.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input
10 6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklarifikasi menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) dan sasaran
(objective). Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai
sasaran atau tujuan dari sistem tersebut. 2.1.3 Klasifikasi Sistem
Menurut [Jog99] Sistem dapat dikelompokan atau diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem Abstrak (abstract system) dan sistem Phisik (physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. Sistem Phisik adalah sistem yang ada secara phisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem Alamiah (natural system) dan Sistem Buatan manusia (human made system).
3. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Terbuka (open system) dan Tertutup (closed system).
Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Sistem Tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem Tentu (deterministic system)
dan Sistem Tak Tentu (probabilistic system).
Sistem Tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran sistem dapat diramalkan. Sedangkan Sistem tak Tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir dalam tubuh, keberadaannya sangat penting terutama saat dijadikan landasan dalam pengambilan keputusan. Menurut [Jog99], informasi adalah:
“Sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk
mengambil keputusan”.
Menurut [Ray01], informasi itu sendiri adalah sebagai berikut:
12 Dalam suatu organisasi, informasi merupakan sesuatu yang sangat berguna untuk mencapai tujuan yang diharapkan, agar informasi itu menjadi berguna maka harus disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah dari mana informasi tersebut bisa didapatkan? Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi atau disebut juga dengan information processing systems atau information geneatring systems. Menyangkut pemahaman mengenai sistem informasi ini, [Jog99] berpendapat bahwa Sistem informasi adalah:
“Suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi
dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan ekternal yang penting dan menyediakan suatu dasar
informasi untuk mengambil keputusan yang cerdik”.
2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur
Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur dapat digunakan pada tahap analisis dan tahap perancangan juga. Metode ini menggunakan pendekatan terstruktur.
Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi pengembangan sistem, maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya.
2.4.1 Flowmap
Flowmap adalah suatu bagan yang menggambarkan arus informasi yang berupa laporan-laporan, formulir-formulir dan dokumen-dokumen yang dikeluarkan dari atau ke bagian-bagian yang berhubungan didalam sistem
2.4.2 Diagram Konteks
Diagram Konteks adalah penggambaran sistem secara garis besar (disebut dengan top level). Diagram Konteks merepresentasikan elemen-elemen perangkat lunak atau sistem secara keseluruhan sebagai suatu proses dengan data masukan dan keluaran digambarkan sebagai panah yang masuk dan keluar proses.
2.4.3 Data Flow Diagram
“Diagram alir data (Data Flow Diagram) adalah diteknik
pemodelan secara grafis yang menggambarkan aliran data dalam sistem
serta fungsi-fungsi (proses) yang terlibat dalam transformasi aliran data
tersebut”. [PRE97]
14 menggambarkan penambahan aliran informasi dan fungsionalitas yang lebih rinci.
2.6 Definisi Dari Kasus Yang Dianalisis
2.6.1 Arsitektur Aplikasi
Arsitektur Aplikasi pada bab ini menjelaskan mengenai pengertian jaringan komputer, jenis-jenis jaringan komputer, topologi jaringan komputer, dan manfaat jaringan komputer.
2.6.2 Pengertian Jaringan Komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data, mencetak pada printer yang sama dan bersama-sama menggunakan
hardware atau software yang terhubung dengan jaringan. Setiap komputer,
printer atau periferal yang terhubung dengan jaringan disebut node. Sebuah jaringan komputer dapat memiliki dua, puluhan, ribuan atau bahkan jutaan
node.[Jog99]
2.6.3 Jenis-Jenis Jaringan Komputer
Jaringan komputer dibagi menjadi empat macam [Kri03], yaitu: 1. Local Area Network (LAN)
Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi di
dalam sebuah gedung yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN
dan workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk
pemakaian bersama sumber daya dan saling bertukar informasi.
Workstation
Workstation
Workstation
Workstation LAN
Laser Printer
IBM Compatible
Gambar 2.2 Local Area Network
[Sumber : Andri Kristanto “Jaringan Komputer”, 2003]
2. Metropolitan Area Network (MAN)
Metropolitan Area Network (MAN), pada dasarnya merupakan versi
LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya menggunakan teknologi
yang sama dengan LAN. MAN dapat mencakup kantor-kantor perusahaan
yang letaknya berdekatan atau juga sebuah kota dan dapat dimanfaatkan
untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. Metropolitan Area Network
16
Gambar 2.3 Metropolitan Area Network
[Sumber : Andri Kristanto “Jaringan Komputer”, 2003]
3. Wide Area Network (WAN)
Wide Area Network (WAN), jangkauannya mencakup daerah
geografis yang luas, seringkali mencakup sebuah negara bahkan benua. WAN terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program-program (aplikasi) pemakai.
Workstation Workstation
Gambar 2.4 Wide Area Network
4. JaringanTanpa Kabel
Jaringan tanpa kabel merupakan suatu solusi terhadap komukasi yang tidak bisa dilakukan dengan jaringan yang menggunakan kabel. Saat ini jaringan tanpa kabel sudah sangat banyak digunakan dengan memanfaatkan jasa satelit dan mampu memberikan kecepatan akses yang lebih cepat dibandingkan dengan jaringan yang menggunakan kabel.
2.6.4 Topologi Jaringan Komputer
Topologi jaringan adalah bentuk atau konfigurasi dari sistem jaringan. Ada empat topologi yang umum digunakan[Sus02], yaitu:
1. Star Network
Merupakan konfigurasi jaringan komputer yang berbentuk bintang. Topologi ini memiliki satu hub pusat dari mana data ditransmisikan ke seluruh node dalam jaringan.
Komputer Induk Printer
Terminal
Terminal Terminal Terminal
Gambar 2.5 Star Network
18
2. Bus Network
Jaringan komputer ini memiliki konfigurasi yang berbentuk garis. Dalam jaringan ini tidak ada induk komputer yang mengontrol jaringan komputer secara keseluruhan.
Printer
Terminal Terminal Terminal
Terminal Terminal Terminal Terminal
Gambar 2.6 Bus Network
[Sumber : Azhar Susanto “Sistem Informasi Akuntansi”, 2002]
3. Ring Network
Sama halnya dengan bus network, jaringan ini tidak terpusat pada induk komputer. Sehingga kalau salah satu komputer tidak berfungsi tidak akan mengganggu komputer yang lain.
Terminal
Terminal Terminal
Terminal
Printer
Gambar 2.7 Ring Network
4. Hybrid Network
Konfigurasi jaringan komputer ini merupakan gabungan dari berbagai konfigurasi. Topologi hybrid network dapat dilihat pada gambar
Printer
Terminal Terminal Terminal
Terminal Terminal Terminal Terminal
Terminal
Terminal Terminal
Printer
Gambar 2.8 Hybrid Network
[Sumber : Azhar Susanto “Sistem Informasi Akuntansi”, 2002]
2.6.5 Manfaat Jaringan Komputer
Manfaat yang didapat dari membangun jaringan komputer adalah sebagai berikut[Kri03]:
1. Sharing resources
Sharing resources bertujuan agar seluruh program, peralatan atau
20 dapat memanfaatkan data maupun informasi yang lainnya tanpa mengalami kesulitan.
2. Media komunikasi
Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antara pengguna, baik untuk teleconference maupun untuk mengirim pesan atau informasi yang penting lainnya.
3. Integrasi data
Pembangunan jaringan komputer dapat mencegah ketergantungan pada komputer pusat. Setiap proses data tidak harus dilakukan 1 komputer saja, melainkan dapat didistribusikan ke tempat lainnya oleh sebab inilah maka dapat terbentuk data yang terintegrasi sehingga dengan demikian memudahkan pemakai untuk memperoleh dan mengolah informasi setiap saat.
4. Pengembangan dan Pemeliharaan
Dengan adanya jaringan komputer ini, maka perkembangan peralatan dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya. Jaringan komputer bisa memudahkan pemakai dalam merawat harddisk dan peralatan lainnya. Misalnya untuk memberikan perlindungan serangan virus
maka pemakai cukup memusatkan perhatian pada harddisk yang ada di komputer pusat.
5. Keamanan Data
para pemakai dan password, serta teknik perlindungan terhadap harddisk
sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif. 6. Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini
Dengan adanya pemakaian sumber daya secara bersama-sama maka pemakai bisa mendapatkan hasil dengan maksimal dan kualitas yang tinggi. Selain itu data atau informasi yang di akses selalu terbaru, karena setiap ada perubahan yang terjadi dapat secara langsung di ketahui oleh setiap pemakai.
2.7 Pengertian Client Server
Sistem berbasis client/server adalah sistem yang memisahkan antara tugas-tugas komputasi antara proses-proses client dan server. Dengan sistem
client/server, kekuatan pemrosesan bisa disebarkan (didistribusikan) ke
banyak mesin client dan mesin server yang terpisah secara fisik (itu sebabnya disebut distributed system).
Client/server mengacu kepada proses yang melibatkan setidaknya
22
Server
Player Computer
Player Computer
Player Computer
Player Computer
Gambar 2.9 Sistem Client-Server
[Sumber: Edhy Sutanta, “Pengantar Teknologi Informasi”, 2005] Sistem Client/Server memiliki kelebihan sebagai berikut :
a Kecepatan akses lebih tinggi karena fasilitas jaringan dan pengolahannya dilakukan secara khusus oleh satu komputer (server) yang tidak dibebani dengan tugas lain sebagai workstation.
b Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik, karena terdapat seorang pemakai yang bertugas sebagai administrator jaringan, yang mengelola administrasi dan sistem keamanan jaringan.
Sedangkan kelemahan dari sistem Client/Server antara lain : a Biaya operasional yang relatif mahal
b Diperlukan adanya satu komputer khusus yang berkemampuan lebih untuk ditugaskan sebagai server.
c Kelangsungan jaringan sangat tergantung pada server, bila server
mengalami gangguan maka secara keseluruhan jaringan akan terganggu. 2.8 Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat lunak yang digunakan yaitu microsoft visual basic 6.0 sebagai aplikasi pemrograman untuk mengembangkan sistem client/server
2.8.1 Microsoft Visual Basic 6.0
Pengertian Microsoft Visual Basic adalah sebuah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat program aplikasi berbasis objek, dan menyediakan fasilitas atau objek dalam merancang sebuah program dan dapat menangani bermacam-macam format database seperti Microsoft Access, SQL server.[Nov04]
Kelebihan Microsoft Visual Basic adalah sebagai berikut :
1. Mempunyai fasilitas toolbox yang dapat secara langsung mendesain program yang akan dibuat.
2. Mempunyai jendela properties dimana dapat mengedit properti suatu objek terpilih yang berada dalam suatu aplikasi.
Pemrograman Visual Basic adalah salah satu paket pemrograman visual yang handal dalam membangun aplikasi-aplikasi berbasis windows. Dalam Visual Basic pembuatan aplikasi dimulai dengan memperkirakan kebutuhan, merancang tampilan program terlebih dahulu dan selanjutnya pembuatan kode untuk program tersebut.
24
Title Bar Menu Bar Form
Project Explorer Window Properties Window
Form Layout Window Code Window
Toolbox
Gambar 2.10 Antarmuka Visual Basic 6.0
[Sumber : Arief Ramadhan “SQL Server 2000 dan Visual Basic 6”, 2000]
a. Title Bar yang menunjukkan nama project yang sedang dibuat.
b. Menu Bar berisi menu-menu utama yang dimiliki Visual Basic 6.0,
misalnya menu File, Edit, View, Project, Run dan lain-lain.
c. Main Toolbar adalah toolbar utama yang berisi icon-icon yang dapat
diklik oleh pengguna untuk melakukan suatu perintah khusus secara cepat.
d. Form adalah tempat untuk merancang tampilan program aplikasi yang sedang dibuat.
e. Project Explorer Window adalah jendela untuk menampilkan
project-project, form-form, atau modul-modul yang terlibat dalam proses
pembuatan program aplikasi.
f. Properties Window adalah jendela untuk melihat dan mengubah
g. Toolbox terdiri atas beberapa class objek yang dapat digunakan untuk menanamkan objek ke dalam proses pembuatan aplikasi.
h. Code Window adalah jendela yang digunakan untuk melihat atau
mengetikkan kode program.
i. Form Layout Window adalah jendela yang menunjukkan posisi relatif
form terhadap layar monitor saat Form tersebut ditampilkan di layar
monitor.
2.8.2 SQL Server 2000
Structured Query Language (SQL) merupakan bahasa terstruktur
yang khusus digunakan untuk mengolah database. Beberapa fasilitas SQL Server yang digunakan dalam pembuatan aplikasi antara lain :
a Fasilitas Service Manager
Fasilitas Service Manager digunakan untuk mengaktifkan (start) atau memberhentikan (stop) aktivitas dan layanan server. Yang dimaksud server disini adalah SQL Server sebagai database server, yaitu server yang menyimpan dan mengolah database.
b Fasilitas Enterprise Manager
Fasilitas Enterprise Manager merupakan fasilitas utama dari SQL Server. Enterprise manager dapat digunakan untuk membuat dan mengolah database, menambahkan atau menghapus tabel, membuat view, menambah user, mengatur hak pengguna, dan lain-lain.
26 bahasa Structured Query Language (SQL). SQL Server dalam operasi
Client/Server melibatkan SQL Server di sisi Server dan berbagai macam
program yang berjalan di sisi Client. 2.9 Pengertian Pegawai Negri
Pengertian mengenai pegawai negri dapat diperoleh dari undang-undang nomor 8 tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian didalam ketentuan pasal 1 yang memberikan batasan sebagai berikut :
1. Pegawai Negri adalah mereka yang setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam sesuatu jabatan negri atau diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturan undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2.9.1 Jenis Pegawai
a. Honorer
Pegawai yang belum terdaftar di pusat melainkan hanya ditempat instansi itu sendiri dan sistem penggajiaanya tidak dari pusat melainkan dari honorer itu bekerja.
b. Tetap
Pegawai yang terdaftar di pusat dan system penggajiannya langsung dari Negara.
2.9.2 Syarat Naik Pangkat
1. Sudah menjadi pegawai tetap 2. Lama masa kerja
40 BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan proses untuk menentukan suatu permasalahan menjadi elemen-elemen yang lebih kecil untuk dipelajari guna mempermudah permasalahan dari suatu sistem informasi, hasil akhir dari analisis sistem merupakan cara pemecahan masalah yang terjadi dalam spesifikasi sistem yang baru.
Analisis sistem yang sedang berjalan merupakan peninjauan atau analisis terhadap sistem yang berjalan yang didalamnya terdapat urutan kegiatan yang tepat dari tahapan-tahapan yang menerangkan proses yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan proses tersebut, bagaimana proses itu dapat dikerjakan dan dokumen apa yang dilibatkan.
4.1.1.Analisis Dokumen
1. Nama Dokumen : Kartu Pegawai
a. Fungsi :Keterangan yang berisi informasi data tentang PNS
b. Sumber :PNS
c. Item / elemen yang terdapat pada kartu pegawai adalah sebagai
1. Nip 2. Nama
3. Tanggal – Lahir 4. Tahun jadi pegawai 2. Nama Dokumen : Surat Keputusan Jabatan
a. Fungsi :Surat yang berisi data lengkap tiap PNS mengenai
jabatan
b. Sumber :PNS
c. Item / elemen yang terdapat pada Surat Keputusan Jabatan adalah
sebagai berikut
1. Nama 2. Nip
3. Pangkat ( golongan / ruang ) 4. Tempat, Tanggal – Lahir 5. Jabatan
6. Angka kredit
7. Terhitung mulai tanggal 3. Nama Dokumen : Surat Kenaikan Pangkat
42
b. Sumber :PNS
c. Item / elemen yang terdapat pada surat kenaikan pangkat adalah sebagai berikut:
1. Nama
2. Tanggal – Lahir 3. Nip
4. Pendidikan
5. Pangkat lama / golongan ruang / TMT 6. Jabatan
7. Unit kerja
4. Nama Dokumen : Surat Kenaikan Gaji berkala
a. Fungsi :Surat yang berisi data lengkap tentang PNS mengenai kenaikan gaji berkala
b. Sumber :PNS
c. Item / elemen yang terdapat pada Surat kenaikan Gaji berkala adalah sebagai berikut :
1. Nama 2. Nip
4. Kantor / Tempat 5. Gaji pokok lama
(Atas dasar SKPT tentang gaji berkala / pangkat yang telah ditetapkan)
a. Oleh jabatan
b. Tanggal / Nomor
c. Tanggal mulai berlakunya gaji tyersebut
d. Masa kerja golongan pada tanggal tersebut
6. Gaji pokok baru
7. Berdasarkan masa kerja
8. dalam golongan
9. Mulai tanggal
5. Nama Dokumen : Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Terakhir ( SK.KPT )
a. Fungsi :Keterangan yang berisi daftar PNS yang akan mengajukan kenaikan pangkat PNS yang bersangkutan
b. Sumber :Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
44
1. No
2. Jenis yang dikirim 3. Banyaknya
4. Keterangan
6. Nama Dokumen : Penentu Angka Kredit ( PAK )
a. Fungsi :Keterangan yang berisi tentang hasil pekerjaan pegawai yang di administrasikan dengan tolak ukur dan ada nilainya
b. Sumber :PNS
c. Item/ elemen yang terdapat pada Penentu Angka Kredit adalah sebagai berikut
1. Nama 2. Nip
3. Nomor seri kartu pegawai 4. Jenis kelamin
5. Pendidikan yang telah diperhitungkan angka kreditnya 6. Pangkat / golongan ruang / Tmt
7. Jabatan
8. Masa kerja golongan a. Lama
7. Nama Dokumen : DP3 ( daftar Penilaian, Pelaksanaan, Pekerjaan )
a. Fungsi :Keterangan yang berisi tentang penilaian PNS
b. Sumber :PNS
c. Item / elemen yang terdapat pada DP3 adalah sebagai berikut
1. Yang di nilai a. Nama
b. Nip
c. Pangkat, golongan ruang
d. Jabatan / Pekerjaan
e. Unit kerja
2. Pejabat Penilai
a. Nama
b. Nip
c. Pangkat, golongan ruang
d. Jabatan / Pekerjaan
3. Atasan pejabat penilai
46
b. Nip
c. Pangkat, golongan ruang
d. Jabatan / Pekerjaan
e. Unit organisasi
4. Penilaian ( Unsur yang dinilai )
a. Kesetiaan
b. Prestasi kerja
c. Tanggung jawab
d. Ketaatan
e. Kejujuran
f. Kerja sama
g. Prakarsa
h. Kepemimpinan
i. Jumlah
j. Nilai rata-rata
8. Nama Dokumen : Data PNS
b. Sumber :PNS
c. Item / elemen yang terdapat pada data PNS adalah sebagai berikut :
1. Nama
2. Tempat, Tanggal – Lahir
3. Pangkat / Golongan
4. Tehitung Mulai Tanggal
5. Jabatan
6. Agama
7. Alamat
8. No. Telepon
9. Nama Dokumen : Surat laporan kenaikan gaji berkala
a. Fungsi :Keterangan yang berisi nama PNS yang telah menerima kenaikan gaji berkala
b. Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
48
1. No urut
2. Nama
3. Nip
4. Pangkat / golongan
10. Nama Dokumen : Surat Laporan kenaikan pangkat
a. Fungsi : Keterangan yang berisi nama PNS yang telah menerima kenaikan pangkat
b. Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
c. Item / elemen yang terdapat pada surat laporan kenaikan pangkat
1. No urut
2. Nama
3. Nip
4. Pangkat / golongan
4.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Berkala ( DSKGB ). DSKGB tersebut diantaranya Surat keputusan kenaikan pangkat terakhir ( SKKPT ) yang sudah di acc sebelumnya, lalu PNS menyerahkan SKKPT acc ke Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian menerima SKKPT acc yang telah dilengkapi oleh PNS yang selanjutnya di proses, diperiksa serta di teliti kelengkapannya setelah SKKPT acc lengkap diarsipkan, lalu di buatkan Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala ( SKKGB ), lalu diserahkan ke Kepala Dinas untuk ditanda tangani. Setelah ditanda tangani oleh Kepala Dinas SKKGBB tersebut di serahkan ke Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
50
PNS Sub bagian Umum
dan Kepegawaian Kepala Dinas Sub Bagian Keuangan
Badan Kepegawaian
Gambar 4.1 Flowmap Sistem dalam Pengajuan Kenaikan Gaji Berkala
Keterangan :
1. SKKGB : Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala
2. SL.SKKGB : Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala Baru
3. SP.SKKGB : Surat Pengantar Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala
4.1.2.2 Diagram Konteks
Kontek Diagram merupakan suatu pendekatan struktur terhadap sistem yang menggambarkan sistem untuk pertama kali secara garis besarnya ( Tov
Level ) dan memecahkannya lagi sebagian yang lebih rinci ( Lower Level ) dan
dari Konteks Diagram ini pula akan digambar lagi lebih rinci lagi yang disebut
Overview diagram ( Level Nol ) serta dipwcah lagi menjadi level 1 dan dari 1
ini akan dipecah lagi menjadi level 2 begitu seterusnya.
Dalam mengidentifikasikan kesatuan diluar sistem ( External Entities ) yang terlibat didalam sistem :
1. Pegawai Negri Sipil 2. Kepala Dinas 3. Bupati
52
Adapun diagram konteks dari Sistem Prosedure Pelaksanaan dalam Pengusulan Kenaikan Pangkat dan gaji berkala PNS bisa dilihat pada Gambar
PNS
Bupati
Kepala Dinas
Sub Bagian Keuangan Sistem Informasi Kepegawaian di
kecamatan cisitu kabupaten sumedang
DSKP legalisir acc,SP.DSKP acc
SP.SKKGBB,SK.KGBB
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Kenaikan Pangkat
Pegawai di Kecamatan Cisitu
4.1.2.3 Data Flow Diagram
PNS DSKP Periksa DSKP1
DSKP legalisir Kepala
Dinas
SK.KGB acc Sub.Bagian
Keuangan
F.Lap SK.KGB acc Lap SKKGB acc
17
DSKP legalisir, SP DSKP
DSKP legalisir, SP DSKPacc
8
SP SKKGB, SKKGB acc
Gambar 4.3DFD level 1 Sistem Informasi Kenaikan Pangkat Pegawai
Di Kecamatan Cisitu Kabupaten Sumedang
Keterangan :
1. PNS : Pegawai Negri Sipil
54
3. SP.KPT : Surat Pengantar Kenaikan Pangkat Terakhir
4. DSKGB : Dokumen Syarat Kenaikan Gaji Berkala
5. SKKPT : Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Terakhir
6. SKKGB : Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala
7. SKKGB : Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala
8. SL. KPT : Surat laporan. Kenaikan Pangkat Terakhir
9. SL. KGB : Surat Laporan. Kenaikan gaji Berkala
10. SP. KGB : Surat Pengantar Kenaikan Gaji Berkal
4.2 Usulan Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahap lanjutan dari analisa sistem, dimana pada perancangan sistem digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan pengkodean ke dalam suatu bahasa pemrograman. Dalam perancangan suatu sistem tidak lepas dari hasil analisa, karena dari hasil analisa sistem baru dapat dibuat suatu rancangan sistem.
dapat menjelaskan aliran data yang diproses sehingga menghasilkan informasi yang diinginkan.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Adapun tujuan dari tahap perancangan ini adalah untuk menghasilkan perancangan pengolahan data kepegawaian terutama untuk yang berbasis komputer sehingga dapat memperbaiki atau meningkatkan efisiensi kerja sistem.
Perancangan ini mencakup flowmap, diagram konteks, diagram arus data (DFD), kamus data, perancangan basis data, perancangan input/output, pengkodean, struktur menu dan kebutuhan sistem sehingga menghasilkan sistem yang lebih baik bagi user. Proses yang dirancang diuraikan menjadi beberapa bagian yang dapat membentuk sistem tersebut menjadi satu kesatuan komponen.
4.2.2 Perancangan Prosedure yang Diusulkan
4.2.2.1 Flow Map ( Bagan Alir Dokumen )
Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar Flow Map
56
1. Pada sistem lama penginputan data yang sama dengan proses berbeda dilakukan secara berulang-ulang, pada sistem yang akan dikembangkan penginputan data yang sama dilakukan hanya sekali dilakukan, dan untuk proses berbeda dengan data yang sama cukup memanggil kunci tamu ada pada database pegawai.
2. Pencarian data pada sistem yang lama dilakukan dengan cara manual dengan memeriksa lemari arsip, disistem yang akan dikembangkan pencarian dilakukan secara otomatis hanya penginputan data kunci dari data yang akan dicari
PNS Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Badan Kepegawaian Daerah
Sub Bagian
Keuangan Kepala Dinas Bupati
DSKP DSKP
Gambar 4.4 Flowmap sistem Informasi Kenaikan Pangkat Pegawai yang
Keterangan :
1. DSKP : Dokumen Syarat Kenaikan Pangkat
2. SK.KPT : Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Terakhir
3. SL.SKKPT : Surat Laporan Surat Keputusan kenaikan Pangkat
4. SK.KGB : Surat Keputusan Kenaikan Gaji berkala
6. SP.SKKGB : Surat Pengantar Surat Keputusan kenaikan Gaji berkala
7. SL.SKKGB : Surat Laporan Kenaikan Gaji berkala
4.2.2.2 Diagram Konteks
Kontek Diagram merupakan suatu pendekatan struktur terhadap sistem yang menggambarkan sistem untuk pertama kali secara garis besarnya ( Tov
Level ) dan memecahkannya lagi kebagian yang lebih rinci ( Lower Level ) dan
dari Konteks Diagram ini pula akan digambar lagi lebih rinci lagi yang disebut
Overview diagram ( Level Nol ) serta dipwcah lagi menjadi level 1 dan dari 1
ini akan dipecah lagi menjadi level 2 begitu seterusnya.
Dalam mengidentifikasikan kesatuan diluar sistem ( External Entities ) yang terlibat didalam sistem :
58
6. Sub Bagian Keuangan
Adapun diagram konteks dari Sistem Prosedure Pelaksanaan dalam Pengusulan Kenaikan Pangkat dan gaji berkala PNS bisa dilihat pada Gambar di bawah ini.
PNS
Sisitem Informasi Kepegawaian di Kecamatan Cisitu Kabupaten Sumedang
BUPATI
KEPALA DINAS
SUB BAGIAN KEUANGAN DSKP
SK.KGB
SK.KPT
SK.KPT,SK.KGB
SP.SKKGB,SKKPT
SK.KGB
Gambar 4.5 Diagram Kontek Sistem Informasi Kenaikan Pangkat Pegawai
4.2.2.3 Data Flow Diagram ( DFD )
Data Flow Diagram ( DFD ) digunakan untuk membuat model sebuah
sistem informasi dalam bentuk jaringan proses-proses yang saling terhubung satu dengan yang lain, oleh aliran data dengan tujuan :
1. Untuk mempermudah dalam menggambarkan sistem, baik sistem yang ada maupun sistem yang baru.
2. Tidak mempertimbangkan bagaimana data tersebut akan dibawa. 3. Tidak menggambarkan data tersebut akan disimpan.
4. Dapat berupa dokumentasi yang baik untuk suatu system.
60
Gambar 4.6 DFD level 1 Sistem Informasi Kenaikan Pangkat Pegawai yang
4.2.2.4 Kamus Data
Kamus data atau sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir ke sistem dengan lengakp pada tahap analisis sistem kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem. Pada tahap perancangan sistem pada kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.
Tabel 4.1 Kamus Data DSKP
KAMUS DATA DSKP
Nama arus data : DSKP
sAlias : Data Pegawai dalam pengusulan Kenaikan Pangkat Bentuk data : Dokumen
Arus data : PNS-proses 1.0
Penjelasan : Data PNS tersebut digunakan untuk pengolahan data pegawai yang akan menghasilkan informasi data PNS yang akan menerima kenaikan pangkat
Struktur Data 1. Nip 2. Nama 3. TTL
4. Jenis Kelamin
5. Terhitung Mulai Tanggal ( TMT ) 6. Jabatan
62
8. Pangkat 9. Agama 10.Alamat
Tabel 4.2 Kamus Data PNS
KAMUS DATA PNS
Nama arus data : Data PNS
Alias : Data Pegawai dalam pengusulan Kenaikan Pangkat Bentuk data : Dokumen
Arus data : proses 1.0-T.pegawai,T.pegawai-proses 2.0,T.pegawai-proses 3.0
Penjelasan :Surat yang menandakan bahwa PNS yang tertera yang akan menerima SK.KPT
Struktur Data 1. Nip 2. Nama
3. TTL
4. Jenis Kelamin
5. Terhitung Mulai Tanggal ( TMT ) 6. Jabatan
Tabel 4.3 Kamus Data SKKGB
KAMUS DATA SK.KGB
Nama arus data : SK.KGBB
Alias : Data Pegawai dalam pengusulan Kenaikan Gaji Berkala Bentuk data : Dokumen
Arus data : proses PNS,proses Bupati,proses 6.0-Bag.Keuangan,proses 6.0-T.SKKGB,T.SKKGB-proses 7.0
Penjelasan : Data PNS tersebut digunakan untuk pengolahan data pegawai yang
akan menghasilkan informasi data PNS yang telah menerima kenaikan gaji Berkala
Struktur Data 1. Nip 2. Nama
3. Gaji Pokok Lama 4. Jabatan / Pangkat 5. Kantor/ Tempat a. Oleh Jabatan b. Tanggal/ Nomor
c. Tgl mulai berlakunya gaji tsb 6. Gaji Pokok baru
7. Berdasarkan masa kerja 8. Golongan
64
Tabel 4.4 Kamus Data SL.SKKPT
KAMUS DATA Surat Laporan SK.KPT
Nama arus data : Surat Laporan SK.KPT
Alias : Data Pegawai dalam pengusulan Kenaikan Pangkat Bentuk data : Dokumen
Arus data : proses 4.0
Penjelasan: Laporan yang berisi data informasi PNS yang akan mengusulkan kenaikan pangkat
Struktur Data 1. No 2. Nama 3. TTL 4. Nip 5. Jabatan 6. Pendidikan
7. Penetapan angka kredit a. Lama
b. Baru
8. Kenaikan pangkat yang diusulkan a. Lama TMT
Tabel 4.5 Kamus Data SL.SKKGB
KAMUS DATA Surat Laporan SK.KGB
Nama arus data : Surat Laporan SK.KGBB
Alias : Data Pegawai dalam pengusulan Kenaikan gaji berkala Bentuk data : Dokumen
Arus data : Proses 7.0
Penjelasan : Laporan yang berisi data informasi PNS yang akan mengusulkan kenaikan gaji berkala
Struktur Data 1. No 2. Nama 3. TTL 4. Nip 5. Jabatan 6. Pendidikan
7. Kenaikan gaji berkala yang diusulkan a. Lama TMT
66
Tabel 4.6 Kamus Data SKKPT
2.2.3 Perancangan Basis Data
Basis data atau sering disebut juga dengan database merupakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi yang terkomputerisasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi pemakainya.
Basis data merupakan sebuah wadah dimana di dalamnya terdapat kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama
KAMUS DATA SK.KPT
Nama arus data : SK.KPT
Alias : Data Pegawai telah menerima Kenaikan pangkat Bentuk data : Dokumen
Arus data : proses 3.0-PNS,proses 3.0-Bupati,proses 3.0-T.SKKPT,T.SKKPT- proses 5.0,T.SKKPT-proses 6.0
Penjelasan : Data PNS tersebut digunakan untuk pengolahan data pegawai yang
akan menghasilkan informasi data PNS yang telah menerima kenaikan Pangkat Struktur Data
1. Nama 2. Nip 3. TTL
sedemikian rupa dan tanpa pengulangan ( redudansi ) yang tidak perlu memenuhi sebagai kebutuhan.
Berdasarkan hasil perancangan sebelumnya maka perancangan basis data disini dimaksudkan untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan data yang diperlukan oleh sistem informasi prosedure PNS yang akan mengajukan / mengusulkan kenaikan pangkat dan gaji berkala pada Dinas Pertanian, Perkebunan dan kehutanan Kabupaten Bekasi.
Normalisasi
Normalisasi merupakan suatu proses untuk mengubah suatu tabel ke beberapa tabel. Normalisasi biasa dipakai oleh perancang database untuk melakukan verifikasi terhadapa tabel-tabel yang dibuat sehingga tidak menimbulkan masalah pada saat data diperbaharui maupun pada saat data dihapus. Suatu tabel dikatakan berada dalam keadaan normal jika memenuhi kondisi-kondisi tertentu.
A. Bentuk Tidak Normal ( Unormalized )
68
B. Bentuk Normalisasi Pertama
Bentuk normalisasi pertama dapat terpenuhi, apabila table tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan domain bernilai sama seperti yang terlihat pada table dibawah ini :
Nama, Nip, Tempat_tgl_lahir, Golongan, Agama, Alamat, Jenis kelamin, Pend_terakhir, Unit_kerja, Tgl_pengangkatan Jabatan, Pak
Pangkat, Gaji_pokok, Gaji_berkala
No_urut_SK.KGB, Gaji_pokok_lama, Gaji_pokok_baru, No_SKKGB
No_urut_SKKP, No-DG, No_SKKPT,
C. Normalisasi Kedua
Langkah yang kedua adalah dengan cara memisahkan atribut-atribut yang nilainya sama akan ditulis hanya satu, misalnya atribut Nip yang ada pada tabel Pegawai, Gaji dan seterusnya. Maka atribut tersebut akan dijadikan satu, seperti terlihat pada table dibawah ini :
1. Tabel Pegawai
Nip Nama Tempat_Tgl_Lahir Golongan Agama Alamat Jenis_Kelamin Pendidikan Unit_Kerja Tgl_Pengangkatan Jabatan PAK
2. Tabel Golongan
3. Tabel SK.KGB
No_SKGB Nip No_Urut_SKGB
4. Tabel SK.KPT
No_SKKPT No_DG Nip No_Urut_SKKPT
D. Normalisasi Ketiga
Bentuk tahap ketiga terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut yang tidak termasuk pada primary key memiliki ketergantungan fungsional primary key secara utuh, adapun perbedaan dari normalisasi kedua dan ketiga adalah pada normalisasi kedua tidak terdapat field-field yang dijadikan kunci tamu dan kunci primer tiap-tiap table sedangkan pada normalisasi ketiga sudah ditentukan field-field mana saja yang dijadikan kunci tamu dan kunci primer pada tiap tabel sebagai relasi / penghubung table satu ketabel yang lain. Seperti terlihat dibawah ini :
1. Tabel Pegawai
Nip * Nama Tempat_Tgl_Lahir Golongan ** Agama Alamat
Jenis_Kelamin Pendidikan Unit_Kerja Tgl_Pengangkatan Jabatan PAK 2. Tabel golongan
70
3. Tabel SK.KGB
No_SKGB* Nip** No_Urut_SKGB 4. Tabel SK.KPT
No_SK.KPT* No_DG Nip** No_Urut_SK.KPT
4.2.4 Perancangan ERD
Memiliki
Pegawai
N
Golongan
1
Memiliki
1
SK.KPT
1
Memiliki
SK.KGB
1
1
Gambar 4.7 Sistem Informasi Kenaikan Pangkat Pegawai di Kecamatan
Cisitu Kabupaten Sumedang
4.2.5 Tabel Relasi / Relasi File
72
Deskripsi tabel yang digunakan terdiri dari
Tabel 4.7 Tabel Pegawai
No Nama Field Tipe Size Keterangan
1. NIP* Integer 10 Nomor Induk Pegawai
2. Nama Varchar 30 Nama pegawai
3. Tempat_tgl_lahir Date - Tanggal lahir Pegawai 4. Golongan** Varchar 5 Gold an ruang pegawai
6. Agama Varchar 15 Agama pegawai 7. Jenis kelamin Varchar 15 Jenis kelamin pegawai 8. Pendidikan Varchar 10 Pend.terakhir pegawai 9 Unit_Kerja Varchar 20 Unit Kerja Pegawai
10 Tgl_pengangkatan Varchar 10 Tgl pengangkatan pegawai
11 Jabatan Varchar 25 Jabatan pegawai
12 PAK Integer 10 Penentu angka kredit pegawai
Tabel 4.8 Tabel Golongan
No Nama Field Tipe Size Keterangan
1 Golongan* Varchar 5 Golongan Pegawai 2 Gaji_Pokok Float - Gaji Pokok Pegawai 3 Pangkat_ Varchar 20 Pangkat Pegawai 4 Gaji_berkala Float - Gaji berkala pegawai
Tabel 4.9 Tabel SK_KGB
No Nama Field Tipe Size Keterangan
1 No_urut_SKKGB* Varchar 5 Nomor urut SKKGB pegawai
2 Nip** Integer 9 Nip Pegawai
74
Tabel 4.10 Tabel SK_KPT
No Nama Field Tipe Size Keterangan
1 No_urut SK_KPT* Varchar 5 Nomor urut SKKPT pegawai
2 Nip** Integer 9 Nip Pegawai
3 No_DG Varchar 15 No DG Pegawai
