LAPORAN HASIL KERJA PRAKTEK
SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN
KELUAR DI PT. PLN (PERSERO) AREA MAJALAYA
Diajukan untuk Memenuhi Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata Satu Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
Dipersiapkan Oleh :
DONNY NUGRAHA 10110588 GILANG PURNAMA 10110559 SOFYAN NUGRAHA 10110551
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
LAMPIRAN F
LAMPIRAN E
RIWAYAT HIDUP
Data Pribadi
Nama : Donny Nugraha
Tempat/Tanggal Lahir : Purwakarta, 12 Desember 1991 Umur : 22 Tahun
Jenis Kelamin : Laki-laki
Alamat : Jl Melur VIII No. 24 RT 006 RW 015 Kelurahan Rancaekek Kencana, Kecamatan Rancaekek Kabupaten Bandung-40394 No. Telepon : 083821047050
Riwayat Pendidikan
1998 Lulus TK Darul Hikam Rancaekek
1998 – 2004 Lulus SDN Kencana Indah 1 Kabupaten Bandung
2004 – 2007 Lulus SMP Negeri 1 Rancaekek Kabupaten Bandung 2007 – 2010 Lulus SMA Negeri 6 Kota Bandung
2010 – 2013 Universitas Komputer Indonesia
RIWAYAT HIDUP
Data Pribadi
Nama : Gilang Purnama Tempat/Tanggal Lahir : Bandung, 24 Mei 1992 Umur : 21 Tahun
Jenis Kelamin : Laki-laki
Alamat : Perum Bojong Raya Jl. Triplek No 17 Bandung No. Telepon : 087825120711
Riwayat Pendidikan
1998 – 2004 Lulus SD YWKA
2004 – 2007 Lulus SMP Negeri 1 Bandung 2007 – 2010 Lulus SMK Negeri 11 Bandung 2010 – 2013 Universitas Komputer Indonesia
RIWAYAT HIDUP
Data Pribadi
Nama : Sofyan Nugraha
Tempat/Tanggal Lahir : Bandung, 31 Januari 1990 Umur : 23 tahun
Jenis Kelamin : Laki-laki
Alamat : Jl. Pelindung Hewan Gg. Masjid Darussalam 2 RT 03 RW 08 Kel. Pelindung Hewan Kec.Astanaanyar Bandung 40243
No. Telepon : 081221861485
Riwayat Pendidikan
1996 – 2002 Lulus SDPN Pajagalan 58 Bandung 2002 – 2005 Lulus SMP Negeri 10 Bandung 2005 – 2008 Lulus SMK Prakarya Internasional 2010 – 2013 Universitas Komputer Indonesia
iii
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR SIMBOL ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ... 2
1.3.1 Maksud ... 2
1.3.2 Tujuan ... 2
1.4 Batasan Masalah ... 2
1.5 Metodologi Penelitian ... 3
1.5.1 Metode Pengumpulan Data ... 3
1.5.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 8
2.1Sejarah Singkat PT. PLN (Persero) APJ Majalaya ... 8
iv
2.3Deskripi Jabatan PT. PLN (Persero) APJ Majalaya ... 13
2.4Aspek Kegiatan PT. PLN (Persero) APJ Majalaya ... 22
2.5Landasan Teori ... 23
2.5.1 Pengertian Sistem ... 23
2.5.1.1 Syarat-syarat Sistem ... 24
2.5.1.2 Karakteristik Sistem ... 24
2.5.1.3 Klasifikasi Sistem ... 26
2.5.2 Pengertian Informasi ... 27
2.5.2.1 Umur Informasi ... 28
2.5.2.2 Siklus Informasi ... 28
2.5.1.1 Karakteristik Informasi yang Baik ... 28
2.5.3 Pengertian Sistem Informasi ... 30
2.5.3.1 Kelebihan Sistem Informasi ... 30
2.5.3.2 Kekurangan Sistem Infomasi ... 31
2.5.4 Pengertian Surat ... 32
2.5.4.1 Fungsi Surat ... 32
2.5.4.2 Jenis Surat ... 33
2.5.4.3 Surat Masuk ... 33
2.5.4.4 Surat Keluar ... 33
2.5.4.5 Nota Dinas ... 34
2.5.4.6 Disposisi ... 34
2.5.5 Perancangan Database ... 34
2.5.5.1 Pengertian Database ... 35
v
2.5.5.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 36
2.5.1.1 Entity Relational Diagram (ERD) ... 37
BAB 3 PEMBAHASAN ... 39
3.1 Analisis Sistem ... 39
3.1.1 Analisis Masalah ... 39
3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 40
3.1.2.1 Prosedur Pendataan Surat Masuk ... 41
3.1.2.2 Prosedur Pendataan Surat Keluar ... 43
3.1.2.3 Prosedur Pendataan Nota Dinas ... 45
3.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ... 46
3.1.4 Aturan Bisnis ... 47
3.1.5 SKPL ... 48
3.1.6 Analisis Non Fungsional ... 48
3.1.6.1 Analisis Perangkat Keras (Hardware) ... 49
3.1.6.2 Analisis Perangkat Lunak (Software) ... 50
3.1.6.3 Analisis Pengguna (User) ... 51
3.1.6.3.1 Analisis User (Fakta) ... 51
3.1.6.3.1 Analisis user (Kebutuhan) ... 51
3.1.7 Analisis Fungsional ... 53
3.1.7.1 Basis Data ... 54
3.1.7.2 Diagram Konteks ... 55
3.1.7.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 56
3.1.7.3.1 DFD Level 0 ... 56
vi
3.1.7.3.3 DFD Level 2 Proses 2.1 ... 58
3.1.7.3.4 DFD Level 2 Proses 2.2 ... 59
3.1.7.3.5 DFD Level 2 Proses 2.3 ... 60
3.1.7.3.6 DFD Level 2 Proses 2.4 ... 61
3.1.7.3.7 DFD Level 2 Proses 2.5 ... 62
3.1.7.4 Spesifikasi Proses ... 63
3.1.7.5 Kamus Data ... 76
3.2 Perancangan ... 83
3.2.1 Perancangan Basis Data ... 83
3.2.1.1 Skema Relasi ... 83
3.2.1.2 Struktur Tabel ... 84
3.2.1.2.1 Tabel Admin ... 85
3.2.1.2.2 Tabel User ... 85
3.2.1.2.3 Tabel Bagian ... 86
3.2.1.2.4 Tabel Almari ... 86
3.2.1.2.5 Tabel Nota Dinas ... 87
3.2.1.2.6 Tabel Surat Masuk ... 87
3.2.1.2.7 Tabel Surat Keluar ... 88
3.2.2 Struktur Menu ... 90
3.2.3 Perancangan Antarmuka ... 90
3.2.3.1 Perancangan Tampilan Form Login ... 91
3.2.3.2 Perancangan Tampilan Menu Surat Masuk.... 92
3.2.3.3 Perancangan Tampilan Menu Surat Keluar ... 92
vii
3.2.3.5 Perancangan Tampilan Tambah Surat Masuk 93
3.2.3.6 Perancangan Tampilan Ubah Surat Masuk .... 94
3.2.3.7 Perancangan Tampilan Detail Surat Masuk ... 94
3.2.3.8 Perancangan Tampilan Tambah Surat Keluar 95 3.2.3.9 Perancangan Tampilan Ubah Surat Keluar .... 95
3.2.3.10 Perancangan Tampilan Detail SuratKeluar .. 96
3.2.3.11 Perancangan Tampilan Tambah Nota Dinas 96 3.2.3.12 Perancangan Tampilan Ubah Nota Dinas .... 97
3.2.3.13 Perancangan Tampilan Detail Nota Dinas ... 97
3.2.4 Perancangan Pesan ... 98
3.2.5 Jaringan Semantik ... 99
3.2.6 Perancangan Prosedural ... 100
3.2.6.1 Prosedural Login ... 100
3.2.6.2 Prosedural Tambah ... 101
3.2.6.3 Prosedural Ubah ... 102
3.2.6.4 Prosedural Hapus ... 103
3.3 Implementasi ... 104
3.3.1 Implementasi Sistem ... 104
3.3.1.1 Perangkat Keras yang Digunakan ... 104
3.3.1.2 Perangkat Lunak yang Digunakan ... 105
3.3.2 Implementasi Basis Data ... 105
3.3.2.1 Tabel Admin ... 105
3.3.2.2 Tabel User ... 106
viii
3.3.2.4 Tabel Bagian ... 107
3.3.2.5 Tabel Surat Masuk ... 107
3.3.2.6 Tabel Surat Keluar ... 108
3.3.2.7 Tabel Nota Dinas ... 109
3.3.3 Implementasi Antarmuka ... 110
3.3.4 Pengujian Perangkat Lunak ... 112
3.3.4.1 Rencana Pengujian ... 112
3.3.4.2 Equivalence Partioning Testing ... 113
3.3.4.3 Pengujian Beta ... 118
3.3.4.3.1 Wawancara Pengguna ... 118
3.3.4.3.2 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta . 121 3.3.4.3.3 Saran Hasil Pengujian Beta ... 121
BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN ... 122
4.1 Kesimpulan ... 122
4.2 Saran ... 122
124
DAFTAR PUSTAKA
[1] Nugroho, Bunafit. 2004. Aplikasi Pemograman Web Dinamis Dengan PHP dan MYSQL. Yogyakarta: Gava Media
[2] HM, Jogiyanto, 1999, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, ANDI Yogyakarta, Yogyakarta.
[3] Heryandi, Andri, Web Dinamis Berbasis Database Menggunakan Script PHP dan Database MySQL, Universitas Komputer Indonesia, Bandung.
[4] Dharmayanti, Dian . Modul Pendahuluan Basis Data. Bandung . 2011
[5] Basis Data, http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data, tanggal 14 Desember 2012
i
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah yang telah menganugerahkan kenikmatan dan kesehatan lahir batin serta kemampuan kepada penulis, sehingga laporan kerja praktek yang berjudul SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN KELUAR DI PT. PLN (PERSERO) AREA MAJALAYA dapat diselesaikan dengan segala kekurangan, kelebihan dan keterbatasannya. Keberhasilan penulis dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini tidak lepas dari peran serta berbagai pihak yang telah memberikan sumbangan pikiran, bimbingan, serta dorongan semangat pada penulis.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam laporan kerja praktek yang penulis buat masih sangat jauh dari kesempurnaan. Hal ini tiada lain disebabkan oleh keterbatasan pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki.
Dan penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat dan tercinta : 1. Allah SWT yang telah mencurahkan rahmat dan hidayahnya,
2. Kedua orang tua yang dengan tulus selalu mendoakan, memberikan dorongan moril dan materil, masukan, perhatian, dukungan sepenuhnya, dan kasih sayang yang tidak ternilai,
3. Ibu Kania Evita Dewi, S.Pd., M.Si. selaku Dosen Wali dan sebagai Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya dan memberikan bimbingan sehingga dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini dengan sebaik baiknya,
ii
5. Seluruh Dosen dan Sekretariat Program Studi Teknik Informatika.
6. Ibu Lela Rosela , selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktek di PT. PLN (Persero) Area Majalaya,
7. Ibu Nurul Larasati,SE. selaku Supervisor Administrasi dan Keuangan di PT. PLN (Persero) Area Majalaya,
8. Bapak Ricky Prabowo, ST. Selaku Supervisor Teknik di PT. PLN (Persero) Area Majalaya,
9. Kepada sahabat - sahabatku, seluruh mahasiswa Teknik Informatika khususnya kelas IF-13 / 2010, terimakasih atas doa dan dukungannya, 10.Kepada pihak - pihak yang tidak sempat disebutkan satu persatu, semua
memiliki andil yang sangat besar atas perjuangan saya. Terima kasih yang sebesar-besarnya.
Akhir kata, penulis berharap semoga laporan kerja praktek ini bisa sangat berguna dan bermanfaat bagi penulis dan pembaca. semoga segala jenis bantuan yang telah diberikan kepada penulis mendapat balasan dari Allah SWT. Amin.
Bandung, Januari 2014
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Badan Kelistrikan saat ini sedang mempersiapkan untuk tahap WCS (World Class Service) dan terus melakukan perubahan dari segi pelayanan juga
ketenagakerjaan didalamnya. Dalam mendapatkan produk-produk yang disuguhkan oleh PT PLN (Persero) kini masyarakat tidak lagi harus mengeluarkan tenaga menuju kantor PT PLN (Persero) yang bersangkutan melainkan langsung dilayani oleh call center PLN123.
Tenaga kerja PT PLN pun berkurang dari sisi bagian pelayanan pelanggannya yang disebabkan usia yang sudah mencapai batas pensiunnya dan adanya call center 123 tersebut. Tugas yang ditinggalkan oleh bagian pelayanan pelanggan diambil alih oleh call center 123 seperti pasang baru, tambah daya, informasi tagihan dll. Namun ada beberapa bagian yang tidak bisa ditangani oleh call center 123 yaitu dalam hal surat keluar masuk, hal ini tidak bisa diambil alih
dikarenakan untuk surat keluar masuk berhubungan langsung antara pihak lain langsung dengan pihak perusahaan ini.
2 menangani dalam hal mengolah data atau berkas surat keluar masuk menjadi lebih mudah dan cepat dalam pencarian.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah bisa teratasi dalam mengolah surat keluar dan surat masuk 2. Bagaimana keefektifan untuk mengolah surat keluar dan surat masuk
1.3 Maksud dan Tujuan
1.3.1 Maksud
Maksud dari penulisan tugas ini, yaitu menciptakan sistem informasi pendataan Surat keluar dan surat masuk di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Area Majalaya.
1.3.2 Tujuan
Tujuan yang akan dicapai dari pengembangan aplikasi adalah :
1. Mempercepat dalam pencarian data atau berkas surat keluar atau surat masuk.
2. Mempermudah dalam mengolah data atau berkas surat keluar atau surat masuk.
1.4 Batasan Masalah
Agar permasalahan yang terjadi di PT PLN (Persero) Area Majalaya lebih jelas dan terurut, maka diperlukan pembatasan, antara lain :
3 2. Data yang terlibat dalam pembuatan aplikasi ini adalah data surat keluar
dan surat masuk.
3. Proses pengolahan data yang terjadi dalam sistem informasi ini terdiri dari proses tambah, ubah, hapus, buat, print, dan logout.
4. Pemodelan data yang dibuat menggunakan pemodelan data terstruktur.
1.5 Metode Penelitian
Metode penulisan yang digunakan dalam penulisan laporan ini adalah metoda deskriptif yaitu menggambarkan semua data yang ada kemudian dianalisa dan dibandingkan berdasarkan kenyataan yang sedang berlangsung dan selanjutnya mencoba untuk memberikan pemecahan masalahnya.
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Observasi
Observasi adalah suatu cara yang dilakukan secara langsung ke objek yang ada hubungannya dengan topik serta judul yang penulis.
2. Wawancara
Wawancara adalah suatu cara pengumpulan data melalui tanya jawab kepada narasumber yang bersangkutan mengenai sistem informasi yang digunakan saat ini.
3. Studi Pustaka
4 1.5.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Model pengembangan perangkat lunak dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan model waterfall. Model Waterfall adalah suatu jenis model pengembangan sistem teknologi informasi yang diperkenalkan pada tahun 1970 oleh Winston W. Royce. Tujuan model ini adalah untuk memperkenalkan bagaimana proses desain sistem sebagai kerangka untuk pengembangan sistem dalam upaya membantu secara teratur dan efisien melalui suatu rangkaian tahapan dengan analisa kelayakan sistem termasuk atas release sistem dan pemeliharaannya. Dinamakan waterfall karena model tersebut menggambarkan arah kemajuan sistem dari puncak ke bawah, seperti air yang terjun dari suatu ketinggian dengan berbagai panoramanya. Untuk lebih jelasnya Metode yang digunakan dapat dilihat pada Gambar 1.1 di bawah ini.
Gambar 1.1 Model Waterfall
Tahapan - tahapan yang terdapat dalam model waterfall adalah sebagai berikut :
1. System Engineering (Rekayasa perangkat lunak)
5 yang akan dibangun. Hal ini bertujuan agar pengembang benar - benar memahami sistem yang akan kita bangun dan langkah - langkah serta kebijakan apa saja yang berkaitan dengan pengembangan sistem tersebut. 2. Requirement Analiysis
Melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak.
3. Design
Menghasilkan rancangan yang memenuhi kebutuhan yang ditentukan selama tahapan requirements analisis. Hasil akhirnya berupa spesifikasi rancangan yang sangat rinci sehingga mudah diwujudkan pada saat pemrograman.
4. Coding (Implementasi)
Pengkodean yang mengimplementasikan hasil desain ke dalam kode atau bahasa yang dimengerti oleh mesin komputer dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu.
5. Testing (Pengujian)
Melakukan pengujian yang menghasilkan kebenaran program. Proses pengujian berfokus pada logika internal perangkat lunak, memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji dan memastikan apakah hasil yang diinginkan sudah tercapai atau belum.
6. Maintenance (Perawatan)
6 1.6 Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah penyusunan dan memahami isinya, maka penulisan menyusun berdasarkan bab - bab dimana setiap bab menjelaskan isi yang dikandungnya. Susunan masing - masing bab adalah sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini menguraikan permasalahan secara garis besar tentang latar belakang, rumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu tinjauan perusahaan dan landasan teori. Tinjauan perusahaan berisi tentang sejarah singkat perusahaan, maksud dan tujuan, sasaran perusahaan, lingkup kerja perusahaan, dan susunan pengurus dan struktur organisasi. Sedangkan landasan teori membahas berbagai konsep dasar dan teori - teori yang berkaitan dengan topik penelitian yang dilakukan dan hal - hal yang berguna dalam proses analisis permasalahan yang melandasi pembangunan aplikasi berbasis web.
BAB 3 PEMBAHASAN
7 BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN
8
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sejarah Singkat PT. PLN (Persero) AreaMajalaya
Kelistrikan di Indonesia di mulai pada abad ke-19. Dan listrik mulai masuk ke kota Majalaya pada tahun 1927 dengan mendapat pengisian dari Gardu Induk Rancaekek. Sekitar tahun 1960 mulai tumbuh industri tekstile di Majalaya, sehingga pemakaian listrik pun ikut berkembang dengan cepatnya. Maka pada tahun 1964 dibentuklah kantor PLN Ranting Majalaya, yang membawahi Kantor Jaga Ciparay, Rancaekek dan Cicalengka.
PLN yang didirikan dengan PP No. 19 Tahun 1965, lalu PP Tahun 1969 dan PP No. 30 Tahun 1970 maka statusnya ditegaskan menjadi Perusahaan Umum (PERUM), sebagai mana yang dimaksud dalam Pasal 2 ayat 2 UU No. 9 Tahun
1969 dengan nama “Listrik Negara”. Tahun 1972, pemerintah mengeluarkan PP
9 Ranting Majalaya ditambah dengan Kantor Jaga Banjaran, Soreang, Ciwidey dan Pangalengan yang tadinya merupakan sebagian dari daerah pengusahaan PLN Cabang Bandung.
Dengan adanya program Listrik Masuk Desa (LMD) yang dimulai 1977, sehingga selama jangka waktu 5 tahun sejak dibentuk PLN Cabang telah terjadi kenaikan jumlah pelanggan hampir 3 kali lipat dan KWH jual 2 kali lipat. Maka berdasarkan SK Direksi PLN Pusat No. 151 / DIR / 1979 tanggal 27 Desember 1979 PLN Cabang Majalaya ditingkatkan dari kelas C menjadi kelas B.
Kemudian dengan SK Direksi PLN Pusat No. 074 / DIR / 1982 tanggal 5 desember 1982 telah memutuskan meningkatkan klasifikasi PLN Cabang Majalaya dari Kelas B ke Kelas A dengan batas wilayah geografis sebagai berikut:
Sebelah Utara : Sungai Citarum
Sebelah Timur : Kabupaten Garut dan Sumedang Sebelah Barat : Kabupaten Cianjur
Sebelah Selatan : Kabupaten Garut
Di Cabang Majalaya terdapat 1 buah PLTD ( perusahaan listrik tenaga diesel ) yaitu PLTD Cipelah yang terletak di perbatasan Kabupaten Cianjur yang jauhnya lebih kurang 60 Km dari Baleendah.
10 Kabupaten. Karena letaknya yang strategis, maka kantor PLN Cabang Majalaya tetap di Baleendah.
Sesuai dengan PP RI No. 23 tanggal 16 Juni 1994, maka bentuk Perusahaan Umum Listrik Negara Distribusi Cabang Majalaya diubah lagi menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dengan sebutan PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa barat cabang majalaya sejak tanggal 31 Juli 1994, sesuai dengan akte pendirian. Selanjutnya keputusan direksi PT. PLN (Persero) No. 28.K / 010 / DIR / 2001 tanggal 20 Februari 2001 PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat Cabang Majalaya diubah menjadi PT. PLN (Persero) Unit Bisnis Distribusi Jawa Barat dan Banten area pelayanan dan jaringan Majalaya.
Kemudian melalui SK PT. PLN (Persero) No. 120.K/010/DIR/2002 tanggal 27 Agustus 2002, PT. PLN (Persero) UBD Jawa Barat dan Banten APJ berubah menjadi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Area Majalaya. Hingga saat ini yang beralamat di jalan Jaksa Naranata No. 01 Baleendah Kabupaten Bandung. Dan sampai saat ini PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Area Majalaya membawahi 6 Unit Pelayanan Jaringan (UPJ) sekitarnya yaitu : UPJ Prima, UPJ Baleendah, UPJ Soreang, UPJ Banjaran, UPJ Rancaekek dan UPJ Majalaya sendiri.
Adapun Misi, Visi, Filosofi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Area Majalaya yaitu sebagai berikut:
1. Misi
11 b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan
kualitas kehidupan manusia.
c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.
d. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan. 2. Visi
Diakui menjadi perusahaan kelas dunia yang tumbuh berkembang,
unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani “.
3. Filosofi
Demi mewujudkan visi dan misi perusahaan maka landasan filosofi PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten adalah
“mempunyai komitmen yang tinggi terhadap kepentingan para
pelanggan dengan menjadi sumber daya manusia (SDM) sebagai
sumber daya penting bagi perusahaan”
2.2. Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Area Majalaya
Setiap organisasi mempunyai stuktur yang berbeda disesuaikan dengan karateristik masing-masing organisasi tersebut. Dengan adanya stuktur organisasi setiap anggota organisasi akan mengetahui dimana posisinya sehingga mereka dapat melakukan aktifitas sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggungjawab masing-masing.
12 jawab secara jelas, dan pemisahan fungsi-fungsi operasionalnya, sehingga memungkinkan tidak terjadinya overlapping dari fungsi masing-masing bagian.
Stuktur organisasi yang digunakan PLN adalah bentuk susunan organisasi garis, stasf dan fungsional dimana pimpinan memiliki tanggungjawab yang penuh terhadap keputusan yang dikeluarakan dan bawahan harus mematuhi dan menjalankan sesuai prosedur. Untuk lebih jelasnya mengenai stuktur organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan banten Area Majalaya dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
13 2.3. Deskripsi Jabatan PT. PLN (Persero) Area Majalaya
Adapun tugas dan wewenang masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Area Majalaya adalah :
1. Manajer
a. Mensinergikan seluruh unit garis depan dan seluruh fungsi di Area Pelayanan Jaringan dalam mengoptimalkan sumberdaya dan kemitraan untuk memaksimalkan Kinerja Unit dan Citra Perusahaan berdasarkan hukum dan ketentuan yang berlaku, termasuk surat kuasa dan kebijakan General Manager, termasuk pengembangan
system informasi terintegrasi dan “online” dan pengembangan garis
depan baru.
b. Menjalin komunikasi dan hubungan kerja internal dan eksternal yang efektif dan mengembangkan dan memberdayakan seluruh potensi SDM untuk meningkatkan Budaya Perusahaan (Integritas, Saling Percaya, Peduli, dan pembelajar) dan Good Corporate Government (Responsibility, Accountability, Fairness dan Transparancy) disertai apresiasi dan pembinaan SDM.
c. Berkoordinasi dengan Unit Pusat Pengatur dan Penyaluran Beban (P3B) terkait, Area Pelayanan Distribusi (APD) (bila ada), Unit Distribusi lain (bila ada) dan Area Pelayanan dan Jaringan yang berbatasan.
14 2. Ahli Madya atau Ahli Muda
a. Membuat rekomendasi solusi masalah dan konsep realistis untuk memaksimalkan kinerja Area Pelayanan dan Jaringan.
b. Melaksanakan kegiatan tertentu, bekerjasama dengan unit garis depan dan atau fungsi terkait, termasuk operasional lapangan, untuk memaksimalkan kinerja Area Pelayanan dan Jaringan dengan persetujuan manajer atau asisten manajer yang bersangkutan.
c. Bertanggung jawab kepada Manajer Area Pelayanan dan Jaringan. 3. Asisten Manajer Niaga
a. Fungsi Utama Asisten Manajer Niaga adalah memfasilitasi unit garis depan dalam memaksimalkan kinerja melalui fungsi Administrasi Niaga, Sistem Pelayanan dan Sistem Pemasaran.
1) Supervisor Administrasi Niaga
Membuat laporan yang benar (rekonsiliasi dengan fungsi Keuangan dan Akuntansi Area Pelayanan dan Jaringan / unit yang bersangkutan), dan menyampaikannya ke Kantor Distribusi antara lain laporan Penjualan Tenaga Listrik (TULIII-07) , Koreksi, dan Penjualan Tenaga Listrik (TULIII-09), Neraca kWH (12RB), Saldo Piutang 04), Saldo Piutang Ragu-ragu (TULIV-06), Pendapatan lain-lain, mengelola tagihan tertentu yang
“terpusat” antara lain rekening TNI, Polri, Pemda, Instansi
15 2) Supervisor Sistem Pelayanan Pelanggan,
Mengelola perbaikan penetrasi segmen Tegangan Rendah dengan pendekatan teritorial antara lain perbaikan Arsip Induk Langganan (AIL), Data Induk Langganan (DIL), Baca meter, penagihan (autodebet, PRAQTIS), penertiban (kWh numpuk, tunggakan/ pemutu-san, illegal, Uang Jaminan Langganan, dll), otomatisasi Rute Baca Meter (RBM) dengan Personal Data Entry (PDE), Tingkat Mutu Pelayanan (TMP), Lampu Hemat Listrik (LHL), one stop service, kehumasan antara lain sosialisasi Tarif Dasar Listrik (TDL), kemitraan, outsourching, Unit Garis Depan baru, penyediaan material, dana, sarana dan pelatihan.
3) Supervisor Strategi Pemasaran
Memperbaiki sistem pelayanan potensial untuk memaksimalkan kinerja Area Pelayanan dan Jaringan, khususnya segmen konsumen tegangan tinggi dan tegangan menengah antara lain Account Executive, Auto Meter Reading (AMR), Customer Information System (CIS), Data Pokok Penjualan (DPP), Arsip Induk Langganan (AIL), Pasang Baru/Perubahan Daya dan Daftar Tunggu, Captive, Impor, Fleksibilitas dan Sinergi, Tunggakan/Kantor Pusat Piutang dan Lelang Negara (KP2LN), Uang Muka Tenaga Listrik (UMTL), Pembayaran langsung, Updating Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik (PJBTL), dll.
16 Ahli Madya/Muda, Fungsi terkait di Area Pelayanan dan Jaringan, dan Unit Garis Depan untuk memaksimalkan kinerja Area Pelayanan dan Jaringan, dan Distribusi Jawa Barat dan Banten, khususnya penekanan susut dan tunggakan antara lain upaya Unit Garis Depan untuk program gardu sisipan (sekaligus untuk perbaikan tegangan dan pemasaran), pemutusan sementara dan rampung, program
sambungan jenis “comprenssion” untuk mengatasi “assimetris dan
lostkontak”, melanjutkan perbaikan data induk pelanggan (DIL)
terpadu (sekaligus program analisis susut per penyulang dan per gardu dan program pengurangan tagihan listrik akibat Tingkat Mutu Pelayanan (TMP) tidak terpenuhi, penyediaan material pada setiap saat dibutuhkan, pemanfaatan anggaran, penyediaan likuiditas operasional unit Garis Depan, rekonsiliasi penerimaan pembayaran
rekening listrik di rekening Bank PLN, pengembangan “autodebet”,
program kehumasan, pengembangan sarana, apresiasi dan promosi pegawai, pengembangan Unit Garis Depan baru dll.
c. Mengkoordinasikan fungsi-fungsi Supervisor, Ahli, Terampil Utama dan Terampil dilingkungan Bagian Niaga dan bertanggung jawab pada Manajer Area.
4. Asisten Manajer Perencanaan
17 Jaringan, untuk memfasilitasi unit garis depan dalam memaksimalkan kinerjanya.
1) Supervisor Perencanaan dan Konstruksi
a) Merencanakan pengembangan jaringan distribusi 1 tahun kedepan, sistem jaringan untuk meningkatkan keandalan penyaluran tenaga listrik, dan biaya pemeliharaan jaringan selama 1 tahun.
b) Memberikan Justifikasi setiap aktivitas investasi yang direncanakan.
c) Memantau realisasi pelaksanaan Investasi dan pemeliharaan di Area Pelayanan dan Jaringan.
d) Dalam melaksanakan tugasnya berkoordinasi dengan Bidang Perencanaan Distribusi.
2) Supervisor Sistem teknologi Informasi
a) Mengelola pengoperasian dan pemeliharaan seluruh sistem informasi terpadu dan andal (komitmen proses bisnis, password & data logger).
b) Pengembangan sistem informasi untuk meminimalkan proses bisnis manual antara lain Rute Baca Meter (RBM) berbasis Geographic Informasi System (GIS) dan gardu.
18 Distribusi Jawa Barat dan Banten, khususnya penekanan susut dan tunggakan antara lain upaya Unit Garis Depan untuk program gardu sisipan (sekaligus untuk perbaikan tegangan dan pemasaran), pemutusan sementara dan rampung, program sambungan jenis
“compression” untuk mengatasi “asimetris dan lostkontak”,
melanjutkan perbaikan Data Induk Pelanggan (DIL) terpadu (sekaligus program analisis susut per penyulang dan per gardu dan program pengurangan tagihan listrik akibat Tingkat Mutu Pelayanan (TMP) tidak terpenuhi, pengembangan Unit Garis Depan baru, dll. 5. Asisten Manajer Distribusi
a. Fungsi utama Asisten Manajer Operasi adalah mengelola fungsi pengoperasian sistem jaringan distribusi, bekerjasama dengan Ahli dan fungsi terkait di Area Pelayanan dan Jaringan, untuk memfasilitasi unit garis depan dalam memaksimalkan kinerjanya. 1) Supervisor Operasi Distribusi
a) Memantau dan memutakhiran data jaringan distribusi terpasang di seluruh wilayah Area Pelayanan dan Jaringan. b) Mengelola dan mengoperasikan jaringan distribusi sesuai
dengan kebutuhan lapangan.
c) Melaksanakan pengawasan pembangunan jaringan distribusi baru, pengukuran tegangan ujung secara periodik.
d) Mengevaluasi dan mengoperasikan jaringan distribusi baru. e) Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan pemeliharaan rutin
19 dan Tegangan Rendah (TR) disemua Unit Pelayanan dan Jaringan (UPJ)
f) Memantau, mengevaluasi dan supervisi Tingkat Mutu Pelayanan (TMP) di UPJ TM/TR.
2) Supervisor Pemeliharaan Jaringan
a) Pelaksanaan pengawasan pemeliharaan sarana pendistribusian tenaga listrik.
b) Pelaksanaan peneraan alat pembatas dan pengukur (APP) rangkaian jaringan sambungan untuk pelanggan.
3) Supervisor Pengendalian Pengukuran
a) Perencanaan kegiatan yang berkaitan dengan pengukuran. b) Penyusunan perkiraan kebutuhan tenaga listrik.
c) Penyusunan dn penerapan program penjualan listrik. 4) Supervisor Logistik
a) Pelaksanaan ketatausahaan perbekalan baik untuk material konstruksi, operasi dan pemeliharaan sarana pendistribusian tenaga listrik.
b) Pelaksanaan pelayanan penerimaan dan pengambilan material. c) Pelaksanaan penyimpanan material dan pengamanannya. d) Pengadministrasian persediaan material.
6. Asisten Manajer Keuangan
20 terkait untuk memfasilitasi unit garis depan dalam memaksimalkan kinerja keuangan.
1) Supervisor Pengendalian Anggaran dan Keuangan a) Menghimpun data RKAP dan rencana cash flow
b) Menverifikasi pengajuan anggaran dari user, dokumen pembayaran dan penerimaan dana imprest, dokumen penerimaan dan penyetoran pajak-pajak.
c) Mengendalikan SKKI dan SKKO kepada fungsi terkait, serta mengajukan dan memantau permintaan BAT untuk penyerapan SKK.
d) Memantau droping/penerimaan dana imprest dari Kantor Distribusi, entry data transaksi SIMKEU, dan pembuatan laporan.
e) Mengajukan validasi buku harian kas / bank. f) Melakukan rekonsiliasi dengan fungsi terkait. 2) Supervisor Pengawasan Pendapatan
a) Memantau realisasi pendapatan di kas/bank receipt serta pelaksanaan transfers otomatis, penyetoran hasil pembayaran rekening listrik oleh payment point, dan entry data transaksi SIMKEU.
b) Membuat laporan LKU, PJU dan laporan berkala sesuai bidangnya.
21 3) Supervisor Akuntansi
a) Memantau dan mensupervisi ketepatan kode akun, pengumpulan, pengelolan dan penyimpanan dokumen pembukuan dari fungsi terkait.
b) Mengawasi proses data pembukuan sampai dengan posting, pencatatan inventaris kantor.
c) Melakukan rekonsiliasi dengan dengan fungsi terkait.
d) Membuat dan memverifikasi Laporan Keuangan bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan.
b. Mengkoordinasikan pemanfaatan anggaran bersama Asisten Manajer Niaga, Asisten Manajer Operasi, Asisten Manajer Perencanaan, Asisten Manajer APP, Asisten Manajer Sumber Daya Manusia, Ahli, dan fungsi terkait di Unit Garis Depan untuk memaksimalkan kinerja Area.
7. Asisten Manajer Sumber Daya Manusia
a. Fungsi Utama Asisten Manajer Sumber Daya Manusia adalah mengelola fungsi SDM, fungsi sekretariat bekerjasama dengan ahli dan fungsi terkait di Area Pelayanan dan Jaringan, untuk memfasilitasi unit garis depan untuk memaksimalkan kinerja Area. 1) Supervisor SDM
a) Mengajukan kebutuhan tenaga kerja.
22 c) Membuat rencana pendidikan dan pelatihan pegawai dalam
rangka peningkatan kinerja SDM.
d) Mengelola MUK pegawai dan pengendaliannya, arsip/ dokumentasi pegawai serta menjaga kerahasiannya.
e) Menyiapkan dan mengadministrasikan absensi pegawai, menghitung pajak penghasilan pegawai dan pension.
f) Membuat laporan berkala
g) Melakukan rekonsiliasi dengan fungsi terkait 2) Supervisor Sekretariat
a) Perencanaan kebutuhan sarana kerja b) Pelaksanaan tata usaha kesekretariatan c) Pelaksanaan pengurusan surat-surat tanah d) Pelaksanaan kegiatan hubungan masyarakat
2.4. Aspek Kegiatan PT. PLN (Persero) Area Majalaya
PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten adalah satuan administrasi yang tidak memiliki fasilitas pembangkitan dan transmisi. Unit ini membeli energi listrik dari unit PLN Pembangkitan yanmg diterima di outgoing Gardu Induk (GI), termasuk unit di bawahnya yaitu PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Majalaya.
23 menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus memupuk keuntungan berdasarkan prinsip akuntansi. Sedangkan lapangan usaha PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Majalaya berdasarkan PP No. 17 tanggal
28 Mei 1998 Pasal 6 adalah sebagai berikut : “Dengan mengindahkan prinsip
ekonomi dan terjaminnya keselamatan kekayaan negara, PT PLN (Persero) menyediakan tenaga listrik meliputi kegiatan pembangkitan, transmisi, dan
pembangunan tenaga listrik”.
Di dalam mengusahakan tenaga listrik, PT PLN (Persero) mempunyai tiga sasaran, yaitu :
1. Meningkatkan jumlah pelanggan, 2. Meningkatkan daya terpasang, dan
3. Meningkatkan jumlah penjualan Kwh (satuan tenaga listrik) kepada pelanggan.
2.5. Landasan Teori
Subbab ini berisikan teori - teori pendukung yang digunakan dalam proses analisis dan implementasi pada permasalahan yang ada di PT.PLN (Persero) Area Majalaya.
2.5.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
24 Sistem kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.5.1.1. Syarat-syarat Sistem
Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh suatu sistem, yaitu:
1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan. 2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. 3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi, dan material) lebih penting daripada elemen sistem.
2.5.1.2. Karateristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal). Di bawah ini merupakan penjelasan dari masing-masing karakteristik tersebut:
1. Komponen Sistem (components)
25
2. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan maupun merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara karena merupakan energi dari sistem. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena jika tidak akan mengganggu kelangsungan sistem.
4. Interface
Interface merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Interface ini memungkinkan satu subsistem untuk mengalirkan sumber daya ke subsistem lainnya.
5. Input
26
6. Output
Output merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi output yang berguna dan sisa pembuangan. Output dapat menjadi input untuk subsistem yang lain.
7. Pengolah Sistem (process)
Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (objective)
Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem menentukan input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan.
2.5.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan ke melalui beberapa sudut pandang, diantaranya: 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan
sistem fisik (physical sistem).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia.
27 Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat diprediksi dengan pasti, sehingga output dari sistem dapat diramalkan.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, tetapi yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tetapi tidak benar-benar tertutup).
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima input dan menghasilkan output untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
2.5.2. Pengertian Informasi
Informasi merupakan data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input - proses
28 2.5.2.1. Umur informasi
kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).
2.5.2.2. Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum berceritra banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut menjadi suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, melakukan keputusan berdasarkan informasi tersebut dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap kembali sebagai input, diproses kembali melalui suatu model dan seterusnya yang merupakan suatu siklus.
2.5.2.3. Karakteristik dari Informasi yang Baik
Informasi dapat dikatakan baik jika memiliki kriteria dan karakteristik sebagai berikut:
1. Information must be pertinent
29
2. Information must be accurate
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak memiliki bias atau menyesatkan. Informasi yang dihasilkan harus mencerminkan maksudnya. Keakuratan informasi seringkali bergantung pada keadaan.
3. Information must be timely
Informasi harus ada ketika dibutuhkan. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.
4. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang yang satu dengan yang lainnya pasti berbeda.
5. Nilai Informasi
30 2.5.3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi merupakan sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.
2.5.3.1. Kelebihan Sistem Informasi
Tingkat kontrol yang diharapkan pembeli untuk menilai transfer teknologi harus menjadi pertimbangan. Keterpaduan tiap langkah yang diproteksi dari penggunaan yang tidak terautorisasi, kemudian keterpaduan tersebut menjadi pilihan untuk memilih outsourcing. Fasilitas yang digunakan menjadi scope efisiensi perusahaan.
1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
31 5.Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
6.Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7.Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
2.5.3.2. Kekurangan Sistem Informasi
Kelemahan insourcing dihubungkan dengan tingkat kebutuhan investasi yang dibutuhkan ketika keputusan insourcing dibuat. Kelemahan lain yang sering terjadi adalah ketika perusahaan mencoba untuk mengubah atau mengambil alternatif yang sesuai dengan kebutuhan pasar atau permintaan pasar. Kecocokan permintaan terhadap kebutuhan berbagai bagian dari rantai suplai (supply chain) sangat berbelit-belit pada proses insourcingoses internal tidak dengan mudah mencapai kesesuaian.
1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama
karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
32 3. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga
ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
5. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
2.5.4. Pengertian Surat
Surat adalah helai kertas yang tertulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.
Suarat adalah merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis, Surat harus di sajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberiakn gambaran tentang pribadi pengirimnya.
2.5.4.1. Fungsi Surat
33 Dibandingkan dengan media lisan, penyampaian melalui surat lebih mudah karena isi surat dapat dikoreksi atau teliti kembali sebelum surat itu disampaikan kepada alamat yang di tuju.
2.5.4.2. Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dines, dan surat niaga apabila di tinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan pemakainya dapat di bagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
2.5.4.3. Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kulir (penerima surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).
2.5.4.4. Surat Keluar
34 2.5.4.5. Nota Dinas
Nota Dinas adalah alat komunikasi tertulis intern antar pejabat dilingkungan komponen dilingkungan Departemen Dalam Negeri yang memuat/berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan dan sebagainya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan proses penggarisan atau pematangan sesuatu kebijaksanaan atau proses penyesuaian persoalan/masalah.
2.5.4.6. Disposisi
Disposisi adalah tindakan atau lanjutan dari pimpinan kepada bawahan yang berupa memo atau perintah yang menjelaskan tentang pekerjaan apa yang seharusnya dikerjakan dan siapa penanggung jawabnya sesuai keinginan pimpinan. Disposisi biasanya meruoakan tindakan yang diambil pimpinan sehubungan adanya surat masuk dari luar instansi maupun dari dalam instansi itu sendiri. Meskipun bagian administrasi memahami akan isi dan maksud surat itu namun yang berhak menindaklanjuti atas surat tersebut adalah pimpinan sehingga perusahaan atau instansi akan mengeluarkan disposisi dalam lembar lain atau dalam lembar surat itu juga.
2.5.5. Perancangan Database
35 2.5.5.1. Pengertian Database
Dalam buku konsep dan perancangan database mendefinisikan database sebagai berikut :
Database adalah kumpulan file - file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu.
Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :
a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
c. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.
36 sebuah semesta data yang spesifik. Misalnya, basis data akademik, dan dalam basis data akademik kita dapat menempatkan file mahasiswa, file matakuliah, file dosen, file jadwal, file kehadiran, file nilai, dan sebagainya.
2.5.5.2. Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram aliran data tingkat atas, yaitu gambaran dari sistem informasi yang akan menggambarkan aliran-aliran data kedalam maupun keluar suatu sistem. [2]
2.5.5.3. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) digunakan bukanlah suatu penjelasan lengkap
mengenai data, fungsi - fungsi yang terjadi di dalam sistem yang akan dikembangkan. Data Flow Diagram (DFD) bukanlah suatu penjelasan lengkap mengenai data, tetapi hanya menunjukan cara data digunakan oleh proses-proses dalam sistem. [3]
Komponen-komponen yang digunakan dalam pembuatan Data Flow Diagram (DFD):
1. External Entity
External Entity merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berbeda di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau output dari sistem serta mempengaruhi proses internal sistem.
2. Proses
37 3. Data Flow (Aliran Data)
Aliran data digunakan dengan tanda panah dari proses. Aliran juga dapat digunakan untuk menunjukan bagian-bagian dari suatu bagian ke bagian lain.
4. Data Storage (File)
Simpanan data digunakan sebagai penyimpanan paket data. Simpanan data merupakan simpanan data yang berupa arsip atau catatan manual. Nama dari simpanan data menunjukan nama filenya.
2.5.5.4. Entity Relational Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) menggambarkan uraian simpanan
data dari suatu sisitem pada tiap level tinggi yang abstrak. [3] Komponen-komponen dari ERD adalah sebagai berikut :
1. Tipe Objek (Object Type)
Tipe objek digambarkan dengan sebuah kotak yang berarti kumpulan dari objek-objek nyata.
2. Hubungan (Relationship)
Objek - objek yang telah diidentifikasi dihubungkan satu sama lain dengan menggunakan suatu penghubung yang digambarkan dengan suatu tanda panah.
Beberapa jenis hubungan :
a. One to One Relationship
38 Hubungan antara entity petama dan kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat dibalik menjadi banyak lawan satu.
c. Many to Many Relationship
39
BAB 3
PEMBAHASAN
3.1 Analisis Sistem
Dalam analisis sistem ini dilakukan penguraian dari suatu sistem informasi pendataan surat masuk dan keluar berbasis web yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan sehingga ditemukan kelemahan-kelemahannya, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
3.1.1 Analisis Masalah
Pada analisis masalah ini terdapat beberapa kendala yang menjadikan pembuatan sistem informasi pendataan surat masuk dan keluar berbasis web ini, kendala tersebut adalah :
a. Sarana informasi dan penyampaian surat masuk dan surat keluar yang masih belum tersampaikan dengan baik.
b. Pengarsipan surat keluar masuk belum memiliki duplikat yang baik untuk menjaga apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran atau banjir.
c. Ketika akan melihat ulang surat masuk atau surat keluar disini mengalami kendala dalam lamanya pencarian arsip surat masuk atau surat keluar yang terdapat pada lemari arsip surat keluar masuk.
40 mengirim langsung informasi tersebut via pos atau mendatangi langsung ke unit yang bersangkutan.
3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Proses pengolahan data surat keluar dan surat masuk di PT. PLN (Persero) Area Majalaya ini yaitu Pimpinan memerlukan hasil penelitian dan pembangunan secara praktis untuk mempermudah kinerja. Didalam analisis Aplikasi Sistem Informasi ini, akan menjelaskan dan menerangkan tentang prosedur pendataan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan pada sistem yang akan dibuat. Dokumen - dokumen apa saja yang mengalir dari atau ke unit bagian yang terkait pada sistem.
41 3.1.2.1 Prosedur Pendataan Surat Masuk
Prosedur pendataan surat masuk digambarkan dalam flowmap berikut :
A1 : Arsip Surat Masuk
42 Pada prosedur ini, kegiatan yang dilakukan meliputi :
1. Staff Administrasi dan Keuangan menerima surat masuk berupa surat biasa, e-mail dan facsimile,
2. Staff Administrasi dan Keuangan memproses surat masuk sesuai TLSK,
3. Manager menandatangani dan mendisposisikan ke bidang terkait, 4. Staff Administrasi dan Keuangan menandatangani dan
mendisposisikan ke bidang terkait,
5. Staff Administrasi dan Keuangan mencatat surat masuk,
6. Staff Administrasi dan Keuangan mengisi buku ekspedisi surat masuk,
7. Staff Administrasi dan Keuangan mendistribusikan surat sesuai disposisi,
8. Supervisor terkait menerima surat masuk dari fungsi Administrasi dan Keuangan,
9. Supervisor terkait menandatangani buku ekspedisi, 10. Supervisor terkait menindaklanjuti surat masuk,
43 3.1.2.2 Prosedur Pendataan Surat Keluar
Prosedur pendataan surat masuk digambarkan dalam flowmap berikut :
A2 : Arsip Surat Keluar
44 Pada prosedur ini, kegiatan yang dilakukan meliputi :
1. Supervisor terkait membuat konsep surat keluar, 2. Manager mengkoreksi dan menyetujui surat keluar,
3. Supervisor terkait Mencetak ulang surat keluar yang telah dikoreksi (jika dikoreksi),
4. Supervisor terkait menandatangani surat keluar, 5. Manager menandatangani surat keluar,
6. Staff Administrasi dan Keuangan memberi nomor surat keluar, melegalisasi dan memberi cap perusahaan,
7. Staff Administrasi dan Keuangan membuat ekspedisi dan mengirim surat keluar dengan lampiran ekspedisi,
8. Staff Administrasi dan Keuangan mengarsipkan salinan surat keluar, 9. Staff Administrasi dan Keuangan memastikan surat keluar telah
45 3.1.2.3 Prosedur Pendataan Nota Dinas
Prosedur pendataan surat masuk digambarkan dalam flowmap berikut :
A3 : Arsip Nota Dinas
46 Pada prosedur ini, kegiatan yang dilakukan meliputi :
1. Staff Administrasi dan Keuangan menerima nota dinas dari unit pusat,
2. Staff Administrasi dan Keuangan memproses nota dinas sesuai TLSK,
3. Manager memeriksa dan mendisposisikan ke bidang terkait bila nota dinas ditujukan untuk bidang terkait,
4. Staff Administrasi dan Keuangan mencatat nota dinas,
5. Staff Administrasi dan Keuangan mengisi buku ekspedisi nota dinas, 6. Supervisor terkait menerima nota dinas dari fungsi Administrasi dan
Keuangan,
7. Supervisor terkait menandatangani buku ekspedisi, 8. Supervisor terkait menindaklanjuti nota dinas,
9. Staff Administrasi dan Keuangan mengarsipkan nota dinas.
3.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
47 1. Dalam proses pencatatan surat masuk dan keluar agar tidak terjadi keterlambatan dalam pencatatan dan dalam pembuatan surat masuk dan keluar.
2. Dalam proses pencarian data arsip yang diperlukan agar tidak memerlukan waktu yang lama.
3. Dalam penyampaian informasi dan pendistribusian surat ke unit lain agar secepatnya tersampaikan supaya informasi cepat tersebar ke semua unit.
3.1.4 Aturan Bisnis
Aturan bisnis yang ada pada proses pengelolaan data sistem pengelolaan surat masuk dan keluar ini diantaranya yaitu :
1. Penomoran Surat masuk : 99999/9/9/9999
2. Kode surat : 0 untuk Risalah, 1 untuk sosial, budaya, dan agama, 2 untuk politik dan keamanan, 3 untuk hukum, 4 untuk kerjasama, 5 untuk hubungan masyarakat, 6 untuk tata usaha dan rumah tangga kantor.
48 3.1.5 SKPL
Perancangan sistem dan perangkat lunak melibatkan identifikasi dan deksripsi abstarksi sistem perangkat lunak yang mendasar dan hubungan-hubungannya. Tahap perancangan fungsional, dan perancangan non-fungsional. Berdasarkan aturan bisnis yang ada, spesifikasi kebutuhan perangkat lunak dari sistem yang akan dibangun dijelaskan dalam tabel 3.1 berikut:
Tabel 3.1 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
Nomor Deskripsi Kebutuhan
SKPL-F-01 Sistem dapat mengelola surat masuk SKPL-F-02 Sistem dapat mengelola surat keluar SKPL-F-03 Sistem dapat mengelola nota dinas SKPL-F-04 Sistem dapat melakukan pencarian data SKPL-F-05 Sistem dapat mencetak laporan
SKPL-NF-01 Sistem dapat diakses dimana saja
SKPL-NF-02 Yang dapat mengakses sistem adalah administrator dan user, yang meliputi manager dan supervisor terkait
3.1.6 Analisis Non Fungsional
49 Pada analisis kebutuhan sistem non fungsional ini juga dijelaskan analisis mengenai perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pengguna (user) sebagai bahan analisis kekurangan dan kebutuhan yang harus dipenuhi dalam perancangan sistem yang akan diterapkan.
3.1.6.1 Analisis Perangkat Keras (Hardware)
Agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik, maka dibutuhkan perangkat keras yang sesuai dengan kebutuhan aplikasi. Berikut ini adalah spesifikasi minimum perangkat keras yang dibutuhkan oleh user agar dapat menjalankan sistem informasi secara optimal,
Tabel 3.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
Keterangan Keadaan yang sekarang Keadaan yang dibutuhkan Prosesor Prosesor Intel Pentium IV Prosesor Core 2 Duo
RAM RAM 1 GB RAM 2 GB
Monitor Monitor VGA 14” Monitor SVGA 17”
VGA VGA OnBoard VGA AtiRadeon 512 MB
Memori Memori 512 MB Memori 2 GB
Harddisk Harddisk 80 GB Harddisk 320 GB
Printer Printer Epson Printer Epson
Peranti pendukung Papan ketik (keyboard) , tetikus (mouse), dan modem.
Papan ketik (keyboard) , tetikus (mouse), dan modem speedy
50 menggunakan perangkat keras sesuai dengan tabel spesifikasi keadaan yang dibutuhkan diatas.
Berdasarkan spesifikasi perangkat keras (hardware) keadaan yang dibutuhkan diatas, secara keseluruhan spesifikasi perangkat keras (hardware) tersebut telah memenuhi kebutuhan untuk mengimplementasikan sistem informasi pendataan surat surat masuk dan keluar di PT. PLN (Persero) Area Majalaya.
3.1.6.2 Analisis Perangkat Lunak (Software)
Sistem informasi pengelolaan surat masuk dan keluar memiliki kebutuhan perangkat lunak (sofware) untuk user sebagai berikut :
Tabel 3.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Keterangan Keadaan yang sekarang Keadaan yang dibutuhkan
Sistem Operasi Sistem operasi di PLN menggunakan Windows XP
Sistem operasi dapat menggunakan Windows XP SP1, SP2 dan Windows 7
Web Browser
Web browser yang digunakan di PLN adalah
windows explorer
Sedangkan untuk web browser dapat menggunakan program microsoft internet explorer, mozila firefox, opera, dan google chrome
PDF Reader
Komputer yang digunakan di PLN sudah terdapat PDF
reader
Agar dapat membuka file format PDF maka perlu disediakan Adobe Acrobat Reader
51 untuk kenyamanan penggunaan aplikasi, dari mulai sistem operasi yang akan digunakan, web browser yang akan dipakai, dan PDF reader.
3.1.6.3 Analisis Pengguna (User)
Selain kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk menunjang sistem informasi ini, dibutuhkan juga user yang sesuai dengan kebutuhan sistem, dengan beberapa syarat yang ada. Tabel di bawah ini menjelaskan analisis user yang ada saat inidi PT. PLN (Persero) Area Majalaya.
3.1.6.3.1Analisis User (Keadaan yang Sekarang)
Tabel 3.4 Analisis User (Keadaan yang Sekarang)
Pengguna Tanggung Jawab Tingkat Pendidikan
Staff Adkeu Mengolah Data Surat keluar dan Surat masuk
SMA/Setara sampai dengan S1
Manager Mengontrol Data Surat Masuk
dan Surat Keluar S1 sampai dengan S2
SPV Terkait Mengontrol Data Surat Masuk dan Surat Keluar
SMA/Setara sampai dengan S1
3.1.6.3.2 Analisis User (Keadaan yang Dibutuhkan)
52 fasilitas-fasilitas dan hak akses yang berbeda-beda. Dan hak akses yang diberikan kepada kedua jenis pengguna sistem diatas adalah sebagai berikut :
a. Administrator
Administrator dalam sistem informasi ini yaitu Staff Adkeu yang bertugas
untuk mengelola surat masuk dan surat keluar di perusahaan. Administrator dalam aplikasi ini dapat mengelola data pegawai. Intinya seorang administrator akan mengelola semua fasilitas yang ada pada sistem ini.
b. user
User dalam aplikasi ini yaitu manager dan para supervisor terkait, yang hanya
memiliki hak akses untuk melihat informasi surat masuk dan surat keluar. Tabel di bawah ini menjelaskan analisis user yang dibutuhkan untuk mengelola sistem informasi pendataan surat masuk dan keluar di PT. PLN (Persero) Area Majalaya :
Tabel 3.5 Analisis User (Keadaan yang Dibutuhkan)
53 Tabel analisis di atas menjelaskan analisis penggguna yang ada di kantor P.T PLN (Persero) Area Majalaya, dan juga analisis pengguna yang dibutuhkan, agar sistem informasi dapat berjalan lebih baik lagi.
Berdasarkan analisis user yang dibutuhkan, secara keseluruhan analisis user tersebut telah memenuhi kebutuhan untuk menggunakan sistem informasi
pendataan surat keluar dan surat masuk dan selanjutnya diadakan pelatihan untuk penggunaan sistem informasi surat masuk dan keluar agar lebih memahami cara penggunaannya.
3.1.7 Analisis Fungsional
Sistem informasi yang akan dikembangkan ditujukan untuk dua pengguna, yaitu administrator dan pegawai, yang keduanya memiliki hak akses yang berbeda terhadap sistem. Untuk itu diperukan suatu mekanisme keamanan, yaitu dengan menyediakan fasilitas login untuk mengetahui hak akses dari pengguna.
54 Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dapat ditentukan isi (content) apa saja yang akan ditampilkan dalam Sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini. Penyajian dari isi harus mempertimbangkan aspek-aspek estetika demi kenyamanan pengguna pada saat mengakses informasi. Penjelasan secara lebih lengkap mengenai isi yang berupa isi situs dapat dilihat pada tahap perancangan menu sistem.
3.1.7.1 Basis Data
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan salah satu cara untuk
mengolah database sehingga data tersebut dapat diketahui hubungan antara file dan teknik, ini dapat digunakan untuk mengatasi terjadinya redudansi data atau sejenisnya. Untuk lebih jelasnya bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
55 3.1.7.2 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entitas luar,masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks direpresentasiakan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keleseluruhan sistem. Berikut diagram konteks pengolahan data surat keluar dan surat masuk di PT. PLN (Persero) Area Majalaya.:
56 3.1.7.3 Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lungkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Berikut ini adalah gambar data flow diagram untuk sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar di PT. PLN (Persero) Area Majalaya.
3.2.1.1.1 DFD Level 0 Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar
DFD Level 0 ini menjelaskan seluruh proses yang terdapat dalam sistem informasi pengelolaan surat masuk dan keluar, dan menjelaskan bahwa pengguna sistem dapat memilih menu yang ada seperti login ke dalam sistem sebagai admin maupun sebagai user yang didalamnya terdapat beberapa pilihan yang berbeda sesuai dengan hak akses setiap pengguna.
57 3.2.1.1.2 DFD Level 1 Proses 2 Pengelolaan Data Master
DFD Level 1 Proses 2 ini menjelaskan seluruh master proses yang ada di dalam sistem, yang meliputi proses data admin, data user, data surat masuk, data surat keluar, dan data nota dinas.
58 3.2.1.1.3 DFD Level 2 Proses 2.1 Pengelolaan Data Admin
DFD Level 2 Proses 2.1 ini menjelaskan proses pengelolaan data admin dalam sistem yang meliputi tambah data admin, ubah data admin, dan hapus data admin.
59 3.2.1.1.4 DFD Level 2 Proses 2.2 Pengelolaan Data User
DFD Level 2 Proses 2.2 ini menjelaskan proses pengelolaan data user dalam sistem yang meliputi tambah data user, ubah data user, dan hapus data user.
60 3.2.1.1.5 DFD Level 2 Proses 2.3 Pengelolaan Data Surat Masuk
DFD Level 2 Proses 2.3 ini menjelaskan proses pengelolaan data surat masuk yang meliputi tambah data surat masuk, ubah data surat masuk, hapus data surat masuk, dan proses print data surat masuk.
61 3.2.1.1.6 DFD Level 2 Proses 2.4 Pengelolaan Data Surat Keluar
DFD Level 2 Proses 2.4 ini menjelaskan proses pengelolaan data surat keluar yang meliputi tambah data surat keluar, ubah data surat keluar, hapus data surat keluar, dan proses print data surat keluar.
62 3.2.1.1.7 DFD Level 2 Proses 2.5 Pengelolaan Data Nota Dinas
DFD Level 2 Proses 2.5 ini menjelaskan proses pengelolaan data nota dinas yang meliputi tambah data nota dinas, ubah data nota dinas, hapus data nota dinas, dan proses print data nota dinas.
