PROYEK AKHIR
Nama
: TRI WAHYUNINGSIH
NIM
: 11.39015.0006
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
vi
Pengelolaan surat di Sub Bagian Kesekretariatan PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan dilakukan untuk membantu kelancaran komunikasi dan penyampaian informasi secara tepat waktu. Dalam pengelolaan surat di PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan menggunakan dua metode, yaitu metode pengelolaan surat via online dan dan pengelolaan surat via offline. Pengelolaan surat via online adalah pengelolaan surat yang diterima dan dikirim melalui Aplikasi Manajemen Surat (AMS). Pengelolaan surat via offline adalah pengelolaan surat yang diterima dan dikirim melalui kantor pos atau kurir. Laporan ini menjelaskan tentang tahapan pengelolaan surat masuk dan surat keluar dari kedua metode tersebut.Aplikasi Manajemen Surat (AMS) digunakan untuk mempermudah pengelolaan surat via offline. Aplikasi ini dinilai sangat membantu mengelola surat. Selain mudah dan praktis, Aplikasi Manajemen Surat (AMS) memberikan efiensi waktu kerja.
x
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5
2.1 Gambaran Umum PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan ... 5
2.2 Gambaran Umum BagianKesekretariatan ... 8
BAB III LANDASAN TEORI ... 11
3.1 Surat ... 11
3.2 Surat Elektonik ... 16
3.3 Pengelolaan Surat ... 19
3.4 Arsip ... 23
xi
4.1 Metode Pelaksanaan ... 33
4.2 Metode Penulisan ... 33
4.3 Hasil dan Pembahasan ... 34
BAB V PENUTUP ... 67
5.1 Kesimpulan ... 67
5.2 Saran ... 68
DAFTAR PUSTAKA ... 69
xii
DAFTAR TABEL
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Surat–menyurat merupakan kegiatan rutin harian yang dilakukan oleh perusahaan. Surat yang diterima maupun yang dikirim oleh perusahaan memiliki berbagai macam jenis dan berjumlah tidak sedikit. Bila tidak ditangani secara khusus kegiatan surat–menyurat akan menimbulkan kendala dan kekacauan pada arus komunikasi dan informasi perusahaan. Dibutuhkan pengelolaan surat dengan teknik, metode dan sistem tertentu untuk mengantisipasi kendala tersebut.
PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan merupakan perusahaan listrik yang dikelola pemerintah. Perusahaan ini merupakan perusahaan yang telah berkembang dan memiliki ribuan pelanggan dari berbagai lapisan. Setiap harinya PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan harus mengirim dan menerima surat dengan jumlah tidak sedikit dari para pelanggan, pemerinta maupun instansi lain. Dalam menangani hal tersebut, PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan menunjuk bagian kesekretariatan untuk melakukan pengelolaan surat.
Terdapat dua jenis surat–menyurat yang ditangani oleh bagian keskretariatan PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan, yaitu surat menyurat via online dan surat menyurat via offline. Surat menyurat via onine pada perusahaan
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan rumusan masalah sebagai berikut:
a. Bagaimana cara pengelolaan surat masuk via online dan offline di sub bagian Kesekretariatan PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan?
b. Bagaimana cara pengelolaan surat keluar via online dan offline di sub bagian Kesekretariatan PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan?
1.3 Batasan Masalah
Pembatasan masalah ini adalah hanya menangani pekerjaan di kesekretariatan yang meliputi ;
a. Pengelolaan surat masuk via online dan offline khusus pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS) di PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan. b. Penanganan surat keluar via online dan offline di PT PLN (Persero) Area
Surabaya Selatan.
1.4. Tujuan
Tujuan dari laporan ini adalah
a. Memahami dan mampu mengimplementasikan pengelolaan surat masuk via online dan offline khusus pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS) di PT PLN
(Persero) Area Surabaya Selatan dengan baik.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan ini bertujuan untuk memperjelas seluruh isi laporan yang terdiri dari pokok bahasan yang diperjelas dengan sub-sub pokok bahasan. Sistematika penulisan yang terdapat pada laporan ini adalah:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini terdapat beberapa unsur yaitu: latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan baik secara umum maupun secara khusus, kontribusi dan sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT PROYEK AKHIR
Bab ini menjelaskan tentang tempat berlangsungnya proyek akhir mulai dari sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, gambaran umum ruangan Kesekretariatan PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan teori-teori yang mendasari penyelesaian masalah yang diangkat dalam laporan, yaitu yang berhubungan dengan kegiatan surat – menyurat manual, surat – menyurat elektronik, pengelolaan surat dan sistem pengarsipan.
BAB IV PENUTUP
BAB V PENUTUP
5
2.1 Gambaran Umum PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan
2.1.1 Sejarah PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan
Surabaya sebagai ibukota propinsi Jawa Timur, merupakan kota terbesar kedua di Indonesia. Pertumbuhan kota Surabaya, baik di bidang industri maupun kebudayaannya mampu bersaing dengan ibukota Jakarta. Bahkan akhir-akhir ini sering dikatakan bahwa Surabaya memunyai prospek industri dan kesempatan untuk investor asing yang lebih besar dan lebih baik dari propinsi lain di Indonesia. Hal ini tentu harus diimbangi dengan adanya suatu jaminan penyediaan energi yang baik dan secara kontinu bagi para pelanggan. Untuk penyediaan dan distribusi listrik di Indonesia ditangani oleh PT Perusahaan Listrik Negara (Persero).
Lalu pemerintahan Presiden Soeharto menugaskan kontraktor listrik dari Jepang, yaitu JICA untuk mendisain sistem distribusi 20 kV di Indonesia. Di Surabaya, sebelum tahun 1971 hanya terdapat satu Area PLN yang bertugas untuk menangani sistem pengadaan dan pendistribusian listrik di Surabaya dan sekitarnya. Pada tahun 1971, daerah penanganan distribusi listrik PLN Surabaya mulai dibagi menjadi 2 Area, yaitu PLN Area Surabaya Selatan dan PLN Area Surabaya Utara. Kemudian pada tahun 1991 PLN Area Surabaya Utara dibagi lagi menjadi PLN Area Surabaya Utara dan PLN Gresik.
2.1.2 Visi dan Misi
A. Visi
Sebagai pengelola distribusi listrik yang efisien, handal dan kualitas pasokan listrik dengan pelayanan kelas dunia, bertumpu pada SDM yang kompeten.
B. Misi
1. Mengelola distribusi tenaga listrik yang berorientasi pada kepuasan pelanggan dan anggota perusahaan
2. Mendistribusikan tenaga listrik sebagai sarana untuk kemajuan masyarakat dan menjadi pendorong kegiatan ekonomi
3. Mengelola distribusi listrik yang aman dan berwawasan lingkungan.
2.1.3 Motto PT. PLN (Persero)
Motto yang digunakan oleh PT. PLN (Persero) dalam menjalankan bisnisnya “Electricity for a Better Life (Listrik untuk Kehidupan yang Lebih
2.1.4 Nilai – Nilai PT. PLN (Persero)
Nilai – nilai perusahaan PT. PLN (Persero) yang dapat digunakan sebagai prinsip dalam menjalankan roda organisasi antara lain: Jujur, Integrasi, Peduli, Pembelajaran,Teladan.
2.1.5 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan
MANAJER
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT PLN (Persero)
2.1.6 Maksud dan Tujuan Utama PT. PLN (Persero)
a. Menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus akumulasi profit berdasarkan prinsip pengelola perusahaan.
b. Mengusahakan penyedia tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai dengan tujuan :
1. Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan merata serta mendorong peningkatan kegiatan ekonomi;
2. Mengusahakan keuntungan agar dapat membiayai pengembangan; 3. Merintis kegiatan usaha menyediakan tenaga listrik;
Menyelenggarakan usaha – usaha lain, menunjang tenaga listrik sesuai dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku.
2.2 Gambaran Umum Bagian Kesekretariatan PT PLN (Persero) Area
Surabaya Selatan
Sejak PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan didirikan tahun 1991, bagian kesekretariatan telah dibentuk. Pada saat itu bagian kesekretariatan memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melakukan pengelolaan surat. Surat yang dikelola adalah surat masuk – surat keluar masih berbentuk offline. Seiring berkembangnya teknologi komunikasi, bagian kesekretariatan kini juga mengelola surat berbentuk online.
2.2.1 Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Kesekretariatan PT PLN (Persero) Surabaya Selatan
1. Menyiapkan usulan peserta diklat untuk memenuhi gap kompetendsi
2. Menyiapkan administrasi kesehatan bagi pegawai dan pensiun
3. Memonitor penyimpan kearsipan surat keluar / masuk ketentuan yang berlaku
4. Memonitor pendistribusian Surat / Dokumen
5. Memastikan penyediaan kebutuhan konsumsi rapat, foto copy sesuai dengan penggunaan
6. Memonitor pelaksanaan penyimpanan peralatan rumah tangga kantor, kendaraan bermotor, rumah dinas, dan rumah jabatan.
7. Memastikan program K3 sudah di implementasikan.
8. Melaksanakan investigasi kejadian kecelakan kerja, kebakaran, kebanjiran dan musibah lain terkait dengan K3.
9. Melaporkan kegiatan pelaksanaan dan pembinaan K3
10. Memonitor fungsi kesiapan peralatan pemadam kebakaran (APAR/ Hydran).
2.2.2 Lokasi dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek
Lokasi dan Tempat:
11 BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Surat
Surat merupakan alat komunikasi dan sumber informasi yang dikirim oleh pelanggan ke perusahaan ataupun sebaliknya dari keperusahaan kepada pelanggan. Menurut Pariata (2010:1), Surat sebagai alat menyampaikan berita secara tertulis yang isinya mengenai pemberitahuan pernyataan, permintaan, dan sebagainya kepada pihak lain. Menurut Dewi (2011:1), Surat adalah salah satu alat komuniaski tertulis dari seseorang yang berisi pemberitahuan, keputusan pertanyaan, pernyataan, permohonan, yang ditujukan kepada pihak lain
3.1.1 Fungsi Surat
Surat memiliki banyak fungsi untuk perusahaan. Menurut Finoza (2011:64), Fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi tulis. Karena tertulis, surat dapat pula berfungsi sebagai
10. Dokumen historis dari suatu kegiatan.
3.1.2 Manfaat Surat
Manfaat surat menurut Lamuddin (2010:2); Penyebab utama surat masih diperlukan adalah karena kita memerlukan dokumen bagi setiap kegiatan bisnis dan dinas yang dilakukan. Catatan tertulis tidak akan pernah terganti oleh komunikasi lisan, meskipun berkembang pesat dokumentasi lisan dengan memori storage dalam system komputerisasi.
Menurut Dewi (2010:2); Surat akan menjadi bagian yang vital selama budaya dan peradaban modern masih berjalan sebagaimana biasanya.
3.1.3 Tujuan Membuat Surat
k. Surat perjanjian
3.1.4 Pengelompokan Surat
Menurut Purwanto (2008:4–9), Surat dapat dikelompokan kedalam beberapa kelompok, yaitu menurut wujudnya, pemakaianya, banyaknya sasaran pembaca yang dituju, isi dan maksudnya, sifat, dan urgensi penyelesaian (tingkat penting). Pengelompokan surat tersebut secara lebih rinci dapat dijelaskan berikut ini;
a. Pengelompokan surat menurut wujudnya
1. Surat bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirim oleh seseorang kepada orang lain yang terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran. Surat bersampul dimaksud untuk menjaga kerahasian isi pesan dalam surat tersebut, Sehingga tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak menerimanya.
2. Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan – pesan singkat/pendek dan praktis.
3. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila dilipat akan membentuk amplop.
2. Telegram dan teleks. Telegram adalah surat singkat. Biaya pengirimannya dihitung menurut banyak sedikitnya kata yang dikirim. Teleks (Telegrapher Exchange) berarti “pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh”.
organisasi (internal organisasi). Nota adalah suatu pesan singkat yang dibuat oleh suatu lembaga atau organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam organisasi.
4. Surat tanda bukti adalah surat yang memiki fungsi sebagai bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. b. Pengelompokan surat menurut pemakainya
1. Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal – hal yang sifatnya personal atau pribadi.
2. Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah suratyang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.
3. Surat bisnis (business letter) atau surat niaga adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan bisnis.
4. Surat sosial (Social letter) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga – lembaga sosial kemasyaratan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.
a. Pengelompokan surat menurut banyaknya (jumlah) sasaran pembaca yang dituju.
1. Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum bukan bersifat pribadi / privasi.
3. Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas (bisa disebarluaskan melalui media massa).
b. Pengelompokan surat menurut sifatnya
1. Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia) bisa beramplop atau tanpa beramplop.
2. Surat konfidensial (Terbatas) surat yang isinya rahasia dan terbatas untuk kalangan tertentu.
3. Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dilihat dan dibaca oleh orang atau pejabat tertentu dalam suatu organisasi.
c. Pengelompokan surat menurut urgensi penyelesaiannya
1. Surat biasa adalah surat yang penangannya diperlakukan biasa saja atau tidak ada perlakuan khusus atas surat tersebut.
2. Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.
3. Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera. Surat kilat dalam penangannya memang harus didahulukan daripada surat – surat yang lain.
3.1.5 Bagian Surat
Pada umumnya surat terbagi atas beberapa bagian. Menurut Purwanto (2008:9); Bagian surat baik untuk surat dinas mauoun surat bisnis mencakup beberapa komponen penting; antara lain :
a. Kepala surat b. Tanggal surat
c. Nomor, Lampiran dan Hal atau perihal d. Nama dan Alamat Surat
Surat elektronik adalah surat yang diterima atau dikirim tidak melalui jasa kantor pos atau kurir melainkan melalui media elektronik.
3.2.1 Pengertian Surat Elektronik
Menurut Purwanto (2008:170); Surat elektronik atau electronic mail (e-mail) adalah salah satu bentuk atau cara pengiriman surat, informasi, atau pesan
3.2.2 Etika Ber-E-Mail (Electronic Mail)
E-mail atau electronic mail memilki etika atau kaidah yang harus
diperhatikan dalam penggunaannya, khususnya untuk mengirim surat. Menurut Purwanto (2008: 176), dalam penyampaikan pesan–pesan bisnis lewat e-mail, sebaiknya perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini;
a. Dalam pengiriman suatu pesan lewat e-mail, sebaiknya cantumkan nama identitas diri anda yang sebenarnya. Hindari penggunaan nama samaran, nama panggilan, apalagi nama orang lain. Hal ini menunjukan adanya rasa tanggung jawab dengan menggunakan nama Anda yang asli, bukan nama palsu.
b. Isi pesan yang disampaikan haruslah tetap mengacu pada kaidah umum, seperti sederhana, ringkas, dan jelas atau mudah dipahami penerima pesan. Penyampaian pesan yang baik akan mempermudah pemahaman si penerima pesan.
c. Hindari penggunaan kata – kata atau kalimat yang bernada menghina, mengejek, menghasut, mengancam, atau mengumpat. Hal tersebut jelas akan menumbuhkan rasa kejengkelan, kekecewaan, ketidaksenangan, permusuhan, dan rasa ketidakpercayaan kepada si pengirim e-mail.
d. Hindari pengiriman virus, spyware, dan sejenisnya yang dapatmerugikan pihak penerima pesan. Oleh karena itu, sebaiknya Anda meng-install aplikasi anti virus yang selalu diperbarui.
e. Usahakan e-mail dijaga dengan baik, jangan sampai hangus. Lakukanlah pengecekan secara rutin, misalnya dua atau tiga hari sekali.
3.2.3 Fungsi E-mail (Electronic Mail)
Menurut Purwanto (2008: 177); Email memiliki beberapa fungsi dasar bagi penggunanya antara lain;
a. Menerima pesan e-mail b. Membaca pesan e-mail c. Mengirim pesan e-mail
d. Menjawab pesan e-mail yang masuk
e. Meneruskan pesan e-mail yang masuk ke pemakai lain.
Selain itu, e-mail juga memiliki fungsi tambahan bagi penggunanya antara lain : a. Menyimpan pesan yang telah dikirim
b. Menyimpan pesan yang telah diterima dan dibaca c. Mengelola daftar alamat e-mail
d. Menambahkan file lepas untuk pesan yang akan dikirim e. Memisahkan file lepas dari pesan yang masuk
3.2.4 Keefektifitasan E-mail (Electronic Mail)
Menurut Muckian & Woods (2006 : 296); “Di kantor, pengguna yang berbeda melihat nilai yang berbeda terhadap e-mail, tetapi merupakan teknologi paling efektif ketika isinya terbatas pada :
a. Pembaharuan masalah – masalah yang mempengaruhi beragam pengguna, seperti seluruh departemen.
b. Pertanyaan yang dijawab atau diajukan demi kepentingan departemen, organisasi atau individu di dalamnya.
d. Perbincangan, baik relasi bisnis atau santai, yang menghubungkan pengguna secara keseluruhan, itulah sesungguhnya rahasia bagi kesuksesan jaringan bagi kebanyakan pengguna.
e. Laporan, umumnya lebih pendek lebih baik, atau satu kelompok orang.
f. Transfer data, umumnya melalui arsip antara staf atau departemen yang saling bekerjasama.
3.3 Pengelolaan Surat
Menurut Sedarmayanti (2010:82); Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan mengelolah surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan menerima, mencatat, mengarahkan, mendistribusikan, memproses lebih lanjut dan menyimpan surat prosedur yang berlaku”. Menurut Sedianingsih etc (2010 : 82); Pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penangan surat masuk dan keluar meliputi penerimaan pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut,dan pengiriman surat keluar. Tujuan pengurusandan pengendalian surat adalah agar surat bisa dengan cepat dan tepat sampai kepada pegolahan dan penanganan tindak lanjut.
3.3.1 Pengelolaan Surat Masuk
a. Penerima surat memiliki tugas :
1. Menerima surat. Surat dapat diterima melalui kurir dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar. Surat masuk dapat juga dikirim dengan alamat kotak pos atau PO. BOX. Oleh karena itu, petugas penerima harus mengambil surat di kotak pos atau PO. BOX di kantor pos.
2. Memeriksa jumlah dan alamat surat.
3. Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau pada lembar pengantar surat.
4. Mengantarkan surat kepada unit penyortir. b. Penyortir surat bertugas :
1. Meneriama surat yang diserahkan oleh unit penerima.
2. Mengelompokan surat ke dalam kelompok surat dinas dan surat pribadi. 3. Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.
4. membuka surat.
5. Meneliti surat berikut lampirannya
6. Membubuhkan tanda peerimaan pada setiap surat.
7. Mengirim surat dalam keadaan terbuka (untuk surat penting dan biasa) dan surat yang masih tertutup (sangat rahasia dan rahasia) kepada unit pencatat berikut sampul suratnya.
c. Pencatat surat bertugas :
1. Menerima dan menghitung secara teliti surat – surat yang dikirm oleh unit penyortir.
3. Menyampaikan surat – surat tersebut dengan dilampirkan lembar pengantar dan kartu kendali ke unit pengarah.
d. Pengarah surat bertugas :
1. Menerima dan meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali untuk diarahkan kepada unit pengolah.
2. Menyampaikan surat – surat tersebut kepada unit pengolah menggunkan buku pengiriman surat, melalui petugas yang ada pada unit pengarah.
3. Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar) e. Pengolah surat bertugas :
1. Menerima surat
2. Memproses atau mengolah lebih lanjut surat – surat yang diterima. 3. Memberi disposisi pada lembar disposisi yang tersedia.
4. Mengendalikan surat – surat yang telah diproses kepada unit pengarah melalui petugas pada unit pengolah.
f. Penata arsip bertugas:
1. Menerima surat dari unit pengolah
2. Menyimpan surat – surat yang telah selesai diolah dengan menggunakan sistem kearsipan yang telah dibakukan oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
3. Menerima kartu kendali untuk kemudian disimpan pada tempatnya.
4. Mengirim kartu kendali lainnya kepada unit pengolah sebagi bukti bahwa surat – surat tersebut sudah disimpan di unit kearsipan.
3.3.2 Pengolaan Surat Keluar
lain untuk kepentingan perusahaan. Menurut Wursanto (2004:249); pengelolaan surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan pengolaan surat masuk. Proses pengelolaan surat keluar;
a. Semua konsep surat keluar dibuat oleh satuan kerja pengola. Pengola adalah pejabat pimpinan unit satuan kerja yang bertugas mengelola penyelesaian surat – surat.
b. Konsep surat diketik menjadi surat dinas oleh satuan kerja pengola. Setelah selesai diketik kemudian diserahkan kepada satuan kerja tata usaha atau secretariat untuk dicatat dan diproses lebih lanjut.
c. Surat kemudian dicatat identitasnya oleh satuan kerja tata usaha atau secretariat dan diteruskan kepada pejabat atau pimpinan yang bersangkutan unutk ditandatangani.
d. Setelah surat ditandatangani, surat dinas tersebut dikembalikan kepada satuan kerja tata usaha atau secretariat, selanjutnya dilampiri dengan kartu kendali.
e. Surat dinas pengolah kepada penata arsip pada satuan kerja tata usaha atau kesekretariatan
g. Oleh satuan kerja pengolah, kartu kendali lembar ke II dan ke III ditandatangani sebagai bukti bahwa konsep surat dinas telah selesai diproses dan telah dikirim oleh satuan kerja tata usaha atau kesekretariat.
h. Selanjutnya, kartu kendali lembar ke II dikirim kembali oleh satuan kerja lembar ke III bersama konsep surat serta arsipnya disimpan di satuan kerja pengolah sebagai arsip.
3.4 Arsip
Pengertian arsip menurut Peraturan Presiden RI No.19 Tahun 1961 pasal 1 dalam Haryadi (2009:42); Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok atau dalam satu satuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan,dan penyelenggaraan kehidupan umum.
Pengertian arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara, dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. Agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan lagi dengan mudah. Menurut Hardjana (1998:80); Arsip (archieves) merupakan kumpulan warkat yang dinilai mempunyai kegunaan tertentu dan disimpan secara sistematis
3.4.1 Fungsi Arsip
a. Arsip dinamis (dokumen), yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan
b. Arsip statis, yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip seperti ini tetap disimpan dengan alasan historisnya.
3.4.2 Tujuan Penyimpanan Arsip
Menurut Haryadi (2009 : 45), penyimpanan arsip bertujuan sebagai berikut :
a. Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan. b. Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil – hasil
kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
c. Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundang – undangan.
3.4.3 Cara Penyimpanan Arsip
Berikut ini langkah – langkah penyimpana arsip menurut Haryadi (2009 : 45);
a. Pemerikasaan Dokumen
Pemberian indeks dan pencatatan dilakukan dengan cara memilih serta membuat klasifikasi yang tepat untuk dokumen. Seperti nama subjek dan wilayah.
c. Pembuatan Cross Reference
Tujuan pembuatan cross reference adalah agar satu dokumen dapat dicari dengan beberapa cara yang berbeda. Biasanya, arsip terlebih dahulu telah dimasukkan nama, subjek, atau tanggalnya di database komputer, sehingga saat diperlukan dapat dicari secara cepat dan tepat.
3.4.4 Metode Pengarsiapan
Menurut Haryadi (2009 : 49); Adapun sistem kearsipan konvensial yang sudah umum digunakan sebagai berikut.
a. Sistem Alfabet (Abjad)
Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan untuk nama orang, organisasi, perusahaan, atau subjeknya.
b. Sistem Numberik
Arsip disimpan berdasarkan urutan nomor atau arsip yang bersifat rahasia, sehingga kodenya hanya diketahui oleh orang – orang tertentu.
c. Sistem Geografis
Arsip disimpan berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat, seperti nama Negara, wilayah administrasi wilayah setingkat, administrasi khusus, atau kabupaten.
d. Sistem Subjek
atau data filing. Dalam pelaksanaanya, pengarsipan dengan sistem ini sulit dalam pengelolahannya.
e. Sistem Kronologis
Arsip disimpan berdasarkan kronologis tanggal, bulan, dan tahun. Biasanya, arsip ini bersifat sementara, sebelum diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi yang lain.
3.4.5 Arsip Manual
Arsip tergolong menjadi beberapa kelompok, antara lain pengarsipan
yang dilakukan secara manual serta pengarsipan yang dilakukan secara elektronis. Menurut Sukoco (2008), Arsip manual adalah kumpulan data yang berbentuk kertas atau file-file yang tidak beraturan. Penyimpanannya dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama dan tempat penyimpanannya lebih luas. Di dalam sebuah arsip manual, terdapat tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu:
a. Sistem Sentralisasi
Pada sistem ini semua dokumen harus disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. Ada beberapa keuntungan penggunaan sistem sentralisasi, antara lain:
2. Layanan yang lebih baik. Penggunaan sistem ini dibutuhkan tenaga khusus yang terlatih, sehingga diharapkan layanan yang diberikan lebih baik dibandingkan dibebankan secara mandiri kepada masing-masing karyawan yang bekerja dengan dokumen.
3. Menghemat waktu. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain hanya untuk mencari informasi atau dokumen yang dibutuhkan.
4. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor. Penggunaan sistem ini akan minimalisisr jumlah keberadaan duplikasi dokumen beserta perlengkapan penyimpanannya. Hal tersebut menyebabkan ruang yang digunakan juga semakin sempit dan efisien yang tentunya akan menghemat penggunaan ruang kantor.
5. Jasa kepada lain. Sistem ini akan membebaskan bagian atau departemen lain dari masalah pemeliharaan dokumen, dan di sisi lain akan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.
Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain:
1. Kesulitan fisik. Tidak semua departemen letaknya berdekatan dengan Pusat Dokumen dan hal ini menyebabkan terjadinya penundaan dalam mendapatkan sebuah dokumen.
2. Kebocoran informasi. Karena beberapa berkas ditempatkan di ruang pusat, akan terjadi kekhawatiran adanya publisitas terhadap masalah yang dianggap penting antara berbagai bagian yang berbeda-beda.
kebutuhan mutakhir dan tembusan tambahan dari kertas yang sama disimpan di bagian lain.
4. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen. Karena tidak ada duplikasi bila dokumen di pusat dokumen hilang ata terbakar, maka dokumen akan hilang selama-lamanya. Oleh karena itu, disarankan untuk memiliki salinan dokumen di masing-masing departemen atau bagian.
5. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen yang diperlukan. Ada kecenderungan di kalangan manajer agar dokumen yang dihasilkan oleh organisasi di simpan di bawah pengawasan Manajer Dokumen yang mengelola dokumen berdasarkan prosedur standar dan hanya dilayani apabila telah memenuhi prosedur yang dimaksud.
b. Sistem Desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit. Beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ini, antara lain:
1. Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen di dalam organisasi dapat langsung di awasi, dan di sisi lain dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu dan tenaga untuk mendapatkannya.
2. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.
Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah:
1. Pengawasan relatif sulit dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian dan sangat lazim apabila diterapkan distandar penyimpanan yang berbeda-beda.
2. Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu menyebabkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien.
3. Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih.
4. Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat.
b. Sistem Kombinasi
Pada sistem kombinasi, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan. Manajer dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan sebuah dokumen sebuah organisasi.
Sistem kombinasi memiliki keuntungan sebagai berikut: 1. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam.
2. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang.
4. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efesiensi biaya yang lebih baik.
5. Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.
Di sisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut:
1. Dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud.
2. Kurang luwes karena keseragaman diseluruh unit belum atau tidak ada.
3. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.
3.4.6 Arsip Elektronis
Pada sebuah pengarsipan selain terdapat arsip manual, juga terdapat arsip
elektronis. Menurut Haryadi (2009), Arsip elektronis adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk scan-an yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan ke dalam hard drive atau optical disk. Komponen arsip elektronis dibagi menjadi beberapa, yaitu:
1. Kecepatan Memindahkan Dokumen
b. Automatic Document Feeder (ADF) yang memungkinkan sejumlah kertas diletakkan di tray dan secara otomatis masuk satu demi satu halaman ke dalam scanner, sehingga mempercepat proses pemindaian.
c. Compatible untuk berbagai ukuran kertas, dari kartu bisnis hingga gambar teknik. Umumnya, semakin besar ukuran kertas yang dapat di dukung oleh scanner, semakin mahal harga scanner tersebut.
d. Conversion adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan di sistem
komputerisasi.
e. Importing, memindahkan data secara elektronik, seperti dokumen office suite, grafik, audio clips, atau data video, ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronis.
2. Kemampuan Menyimpan Dokumen
Setelah dipindahkan kedalam sistem, dokumen harus disimpan secara benar. Sistem penyimpanannya harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama. 3. Kemampuan Mengindeks Dokumen
Dokumen berupa kertas yang disimpan di kantor, harus dikelola agar bermanfaat untuk organisasi. Caranya dengan melakukan pelabelan, penyortiran, pengindeksan, penempata ke folder, dan memasukkannya kedalam filing cabinet.
4. Indeks Fields
mengategorisasi dokumen, sehingga memungkinkan pelacakan tanggal penyimpanan oleh pengguna lain.
5. Full Text Indexing.
Saat ini, program full text indexing umumnya hanya bisa membaca kata atau frase dalam bahasa Inggris, sedangkan pembacaan bahasa lain baru bisa dilakukan setelah memasang software tertentu.
6. Folder or File Structure.
Sistem ini menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen. Di banyak kantor, file secara normal akan dapat ditemukan dengan mencari di folder atau filing cabinet yang tepat.
7. Kemampuan Mengontrol Akses
Hal ini merupakan aspek terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara elektronis, karena hampir setiap orang di dalam organisasi mampu membaca dokumen di setiap komputer yang terhubungkan dengan Local Area Network (LAN) di seluruh area kantor.
8. Ketersediaan yang Luas dan Akses yang Fleksibel.
Caranya dengan menyediakan beberapa cara untuk mengakses suatu file. Metode yang biasa digunakan untuk mengintegrasikan seluruh komputer dengan setiap pengguna akan memungkinkan penscan-an, pengindeksan, atau penemuan kembali suatu arsip.
9. Keamanan yang Komprehensif.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1Metode Pelaksanaan
Pelaksanaan proyek akhir berlangsung selama 3 bulan (tiga) bulan. Dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan ini, pelaksanaan kerja praktek yang dilaksanakan pada bagian kesekretariatan PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan yang pelaksanaannya pada
Tanggal : 1 Maret 2014 – 31 Mei 2014
Tempat : Sub Bagian Kesekretariatan PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan Peserta : Tri Wahyuningsih
NIM : 11.39015.0006
Dalam pelaksanaan proyek akhir yang berlangsung dalam kurun waktu tiga bulan di PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan, berikut ini adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama tugas akhir di bagian Laboratorium Komputer dapat dilihat pada Table 4.1.
Tabel 4.1 Daftar Kegiatan selama Tugas akhir
No. Kegiatan/Pekerjaan
1. Melakukan pengelolaan surat masuk via online - offline 2. Melakukan pengelolaan surat keluar via online - offline
4.2Metode Penulisan
Metode penulisan yang digunakan untuk menyelesaikan laporan tugas akhir pada bagian adalah :
b. Studi Observasi, yaitu dengan pengamatan dan mempelajari secara langsung pada bagian Laboratorium Komputer.
c. Wawancara, yaitu dengan mengadakan tanya jawab dengan pembimbing pada tempat pelaksanaan tugas akhir yaitu pada bagian Laboratorium Komputer. d. Studi Literatur atau Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca literatur
dan buku-buku yang mendukung penyelesaian laporan tugas akhir yang tersedia di perpustakaan.
e. Penyusunan Laporan, yaitu setelah melakukan kegiatan tugas akhir Penulis menyusun laporan tugas akhir yang menjadi prasyarat dalam menyelesaikan mata kuliah tugas akhir.
f. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil laporan tugas akhir yang telah dilaksanakan.
4.3 Hasil dan Pembahasan
Salah satu tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Sekretariatan pada PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan adalah melakukan pengelolaan surat masuk
– surat keluar. Surat yang diterima setiap harinya berjumlah tidak sedikit, Sehingga dibutuhkan pengelolaan surat dengan tepat, cepat dan efektif agar kegiatan komunikasi dan informasi dapat berjalan dengan lancar.
mengirim surat yang bersifat tidak rahasia. Surat masuk – surat keluar via offline adalah surat bersifat rahasia ataupun biasa yang diterima atau yang dikirim melalui jasa kantor pos atau kurir. Dalam pengelolaanya surat masuk-surat keluar via online dan offline memilki tahapan yang berbeda.
Tugas Sub Bagian Kesekretariatan PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan dalam pengelolaan surat masuk – surat keluar antara lain; melakukan pengelolaan surat masuk via online dan offline, melakukan pengelolaan surat keluar online dan offline.
4.3.1 Melakukan Pengelolaan Surat Masuk
Surat masuk pada PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan memiliki dua jenis yaitu, surat masuk via online dan surat masuk via offline. Surat msuk via online adalah surat elektronik yang diterima melalui aplikasi khusus surat atau
e-mail. Surat offline adalah surat manual yang diterima melalui kantor pos ataupun
jasa kurir.
Pada PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan, kegiatan surat menyurat elektronik telah didukung oleh suatu aplikasi. Aplikasi tersebut bernama Aplikasi Manajemen Surat (AMS). AMS digunakan untuk menerima dan pengirim surat yang sifatnya tidak rahasia. Saat ini aplikasi tersebut telah digunakan pada semua perusahaan PLN secara nasional. Namun untuk penggunaan online masih perwilayah atau regional. Aplikasi ini dinilai sangat membantu kegiatan pengelolaan surat. Selain mudah dan praktis, AMS memiliki efiensi waktu.
mengirim surat via online. Jikapun ada, perusahaan itu adalah perusahaan besar yang telah di handle oleh bagian lain diluar kesekretariatan. Sedangkan untuk perusahaan kecil lebih banyak melakukan surat menyurat via offline.
a. Pengelolaan Surat Masuk Online
Pengelolaan surat masuk online memiliki beberapa tahapan. Berikut tahapan – tahapannya dapat dilihat pada Gambar 4.1
1. Online AMS (Aplikasi Manajemen Surat)
AMS (Aplikasi Manajemen Surat) merupakan aplikasi surat menyurat yang digunakan oleh PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan. Aplikasi ini dapat di akses jika komputer telah terhubung dengan jaringan internet. Pengguna harus memasukan username dan password terlebih dahulu untuk online pada AMS. AMS akan segera online setelah pengguna memasukan username dan password. Tampilan AMS dapat dilihat pada Gambar 4.2 :
Gambar 4.2 Tampilan Awal AMS
2. Membuka Surat Masuk Pada Inbox
Tahap kedua yaitu membuka Surat Masuk pada Inbox AMS. Pengguna dapat melihat jika ada surat masuk, setelah online dan masuk pada AMS, Pemberitauan surat masuk terdapat pada bagian menu surat masuk, sedangkan jumlah surat masuk terlihat pada Inbox. Untuk membaca surat tersebut, pengguna dapat memilih menu Inbox pada AMS. Tampilan menu AMS dapat dilihat pada Gambar 4.3 :
Gambar 4.3 Pemberitahuan Surat masuk
Setelah meng”klik” tulisan Inbox, AMS akan menampilkan keterangan
surat. Keterangan surat terbagi menjadi empat bagian, yaitu data surat, arsip, tidak lanjut atau disposisi dan histori tindak lanjut atau disposisi. Pada setiap bagian menampilkan keterangan surat. Tampilan keterangan surat ini membantu dan mempermudah bagian kesekretariatan untuk mendapatkan informasi tentang surat. Bagian kesekretariatan dapat menentukan tindakan selanjutnya terhadap surat setelah membaca tampilan tersebut
Pada bagian Data Surat tercantum beberapa rincian surat, antara lain ; Nomor Agenda, Tanggal Terima, Nomor Surat, Dari, Kepada, dan lain – lain. Pada bagian Arsip tercantum; Dokumen Surat / Fax Yang Menunjukan size surat, Ruang Penyimpanan, Nomor Almari dan Nomor Ordner. Pada bagian Disposisi atau Tindak Lanjut terdapat kotak dan kolom yang digunakan untuk melakukan pendisposisian. Pada bagian History Disposisi berfungsi untuk mengetahui siapa saja yang mendapat disposisi. Bagian History Disposisi digunakan untuk melihat siapa saja yang mendapat disposisi surat.
Isi surat dapat diketahui dengan cara sekretaris memilih menu “baca
surat” pada bagian Arsip. Surat yang akan muncul merupakan hasil dari surat
manual yang telah di scan dan ditampilkan pada bentuk PDF. Setelah tampilan surat muncul, sekretaris akan segera membaca dan mengetahui maksud dari isi surat tersebut. Dari isi surat itu pula sekretaris mengetahui kepada siapa surat harus ditindak lanjuti.
3. Pendisposisian atau Penindak Lanjutan Surat
Tahap ketiga yaitu pendisposisian atau penindak lanjutan surat. Surat akan ditindak lanjutkan kepada manajer, assisten manajer dan kepada pegawai yang ditunjuk untuk melakukan tugas sesuai disposisi surat. Penindak lanjutan surat bisa ditujukan kepada satu orang saja atau juga bisa lebih dari satu orang. Hal ini disesuaikan dengan tujuan dan isi surat. Misalnya surat edaran dari pemerintah yang isinya harus diketahui oleh semua karyawan perusahaan, maka sekretaris harus menindak lanjuti untuk mengirim kepada semua karyawan.
Gambar 4.6 Keterangan surat yang penampilkan bagian tindak lanjut / disposisi
4. Pengarsipan Surat Masuk Via online
Tahap akhir dari pengelolaan surat masuk via online yaitu pengarsipan surat. Pada PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan telah diterapkan metode pengarsipan elektronik pada semua surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Penerapan sistem pengarsipan elektronik dinilai memiliki banyak keuntungan bagi perusahaan. Selain menghemat tempat dalam penyimpanannya, arsip akan lebih terjamin keamanan dan perawatannya.
Arsip elektronik surat masuk via online tersimpan secara otomatis pada Aplikasi Manajamen Surat (AMS). Pada AMS data surat masuk via online
tersimpan di “Inbox” Surat Masuk. Data surat masuk pada AMS bersifat
permanen atau tidak ada jangkah waktu penyimpanannya. Bagian Tindak lanjut /
Gambar 4.7 Arsip surat masuk yang tersimpan pada AMS
Ga
mbar
4.7 A
rsip sura
t
masuk ya
ng ter
sim
pa
n pa
da
b. Pengelolaan Surat Masuk Via Offline
Pengelolaan surat masuk via offline memiliki beberapa tahapan,berikut tahapan - tahapannya;
1. Menerima Surat Masuk Via Offline
Menerima surat merupakan tahap awal dari pengelolaan surat masuk via offline. Setelah penerimaan surat, selanjutnya sekretaris harus segera memeriksa
alamat, orang ataupun jabatan yang dituju oleh surat. Hal ini bertujuan untuk memastikan surat tersebut benar dan tidak salah alamat ataupun salah kirim.
Jika telah yakin bahwa surat tersebut benar, berikan tanda tangan atau paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau pada lembar pengantar surat. buku ekspedisi dan lembar pengantar surat merupakan bukti bahwa surat telah diterima oleh sekretaris atau pihak lain yang berwenang dalam perusahaan ini. 2. Melakukan Scanner Pada Surat
Tahap kedua adalah melakukan scanner pada surat masuk. Karena PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan telah menerapkan surat – menyurat berbasis elektronik yang didukung oleh Aplikasi Manajemen Surat (AMS), maka surat yang diterima via offline akan diubah menjadi online. Untuk menjadikan surat offline menjadi online, bagian kesekretariatan melakukan scanner pada surat
offline. Namun sebelum melakukan scanner, sebaiknya terlebih dahulu membuka
dan membaca surat tersebut untuk diketahui perihal dan tujuan dari surat dan untuk memastikan bahwa surat tidak bersifat rahasia.
Beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam melakukan scanner agar dapat di unggah pada AMS, antar lain ;
a. Menggunakan scanner khusus untuk support AMS yang di setting secara default.
c. Pemberian Nama File hasil scan harus mudah dicari agar pada saat unggah tidak salah antara data surat dan hasil scan.
d. Membuat Folder penyimpanan sementara untuk menyimpan hasil scan, sebelum di unggah ke AMS
e. Hasil Scan yang disimpan di folder penyimpanan sementara jika sudah di unggah ke AMS agar dihapus secara permanen.
3. Mengunggah Surat Masuk Ke AMS
Tahap selanjutnya adalah mengunggah surat masuk yang telah di scan sesuai dengan ketentuan ke dalam Aplikasi Manajemen Surat (AMS). Untuk mengunggah surat masuk pada AMS, Sekretaris harus terlebih dahulu membuka aplikasi AMS kemudian memasukkan username dan password dengan benar. Setelah berhasil membuka AMS, Selanjutnya klik “SM Baru”, didepan menu Surat Masuk dan isi form data surat masuk baru. Form surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.9
Cara mengisi data form surat masuk adalah sebagai berikut : (1) Pada kolom “Dari”, isikan pada kolom dari, sesuaikan darimana asa surat diterima. (6) Pada kolom “Kepada”, isikan pada kolom kepada sesuai tujuan yang tertera dalam surat. (7) Pada kolom “Perihal”, isikan pada kolom perihal sesuai yang tertera pada perihal surat yang diterima. (8) Pada kolom “Lampiran”, klik terlebih dahulu pada kotak kecil, kemudian isikan jumlah lembar lampiran dalam angka, dan klik dropdown atau panah kebawah untuk memilih satuan (Lbr, Set, Buku) atau klik
panah kebawah atau dropdown untuk memilih (Tembusan, Untuk Diketahui, Sebagai Laporan). (9) Pada kolom “Permasalahn (Kode Masalah)”, Isikan pada kolom permasalahan sesuai kode masalah yang berlaku di PLN. (10) Pada kolom
“Sifat”, isikan sifat dengan mengklik tombol dropdown atau panah kebawah dan pilih Segera atau Amat Segera. (11) Pada kolom “Jenis Surat”, klik pada panah ke bawah atau dropdown, pilih Facsimile atau Surat sesuai bentuk form yang digunakan. (12) Pada kolom “Keterangan”, isikan pada kolom keterangan sesuai kebutuhan, misalnya surat yang lampirannya buku, karena tidak mungkin di scan,
isi kolom keterangan “Lampiran akan disampaikan secara manual karena dalam
bentuk buku”
pada browse, cari dimana file hasil scan disimpan, kemudian klik open (besar file maksimal 2 MB). Pastikan file hasil scan yang di unggah benar. Pada kolom
“Ruang Penyimpanan”, isikan dimana file hardcopy asli akan disimpan. Pada
kolom “No. Almari & No. Ordner”, Isikan file hardcopy disimpan di almari
nomor berapa dan ordner nomor berapa.
Pada kolom “Tindaklanjut / Disposisi”, sekretariat tidak mempunyai
kewenangan untuk mengisi disposisi pilihan No. 1 sampai dengan 13 tersebut.
Pada kolom “Kepada”, isikan kemana tujuan Surat akan dikirim atau diteruskan
dengan mengetikkan nama sekretariat atau nama orang dengan benar agar tidak salah kirim, termasuk jika ada tembusan. Pastikan terlebih dahulu bahwa tujuan pengiriman sudah benar. Pada kolom “Keterangan”, bisa diisi jika diperlukan. Kemudian klik “Submit”untuk mengirimkan data-data surat beserta softcopynya ke alamat tujuan kirim. Setelah meng”klik” submit akan muncul gambar seperti di bawah ini jika data telah berhasil disimpan. Tampilan data yang berhasil disimpan dapat dilihat pada Gambar 4.10
4. Pengarsipan Surat Masuk
Tahap akhir dari pengelolaan surat masuk via offline yaitu pengarsipan surat. pengarsipa surat masuk via offline memiliki sedikit perbedaan dengan pengarsipan surat masuk via online. Pengarsipan surat masuk via online hanya menggunakan metode pengarsipan elektronik, sedangkan pada pengarsipan surat masuk via offline menggunakan metode pengarsipan elektronik dan manual.
Arsip elektronik surat masuk via offline di simpan pada pada Aplikasi Manajamen Surat (AMS). Pada AMS data surat masuk via offline tersimpan di
“Inbox” Surat Masuk. Data surat masuk pada AMS bersifat permanen atau tidak
ada jangkah waktu penyimpanannya.
Pada pengarsipan manual, tempat penyimpanan arsip telah ditentukan ketika mengupload surat keluar ke AMS. Ordner dan lemari arsip yang digunakan untuk menyimpan data tersebut harus sesuai dengan yang tercantum pada AMS. keterangan tersebut dapat dilihat pada tampilan “ Update Surat Masuk” pada
bagian “Arsip”. Pada pengarsipan manual ini yang digunakan sebagai arsip adalah
surat masuk asli dari perusahaan atau instansi lain.
4.3.1 Melakukan Pengelolaan Surat Keluar
Surat keluar pada PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan memiliki dua jenis yaitu, surat keluar via online dan surat keluar via offline. Surat keluar via online adalah surat elektronik yang diterima melalui aplikasi khusus surat atau
e-mail. Surat offline adalah surat manual yang diterima melalui kantor pos ataupun
jasa kurir.
PLN, sedangkan untuk eksternal PLN surat dikirim menggunakan e-mail. Pada surat keluar offline PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan menggunakan mengiriman secara manual, namun sebelum dikirim, surat tersebut harus terlebih dahulu di unggah pada AMS. Hal ini merupakan ketentuan perusahaan.
a. Pengelolaan Surat Keluar Via Online
Surat keluar via online adalah surat keluar yang diterima melalui Aplikasi Manajemen Surat (AMS) . Tahapan pengelolaan surat keluar via online dapat dilihat pada Gambar 4.11
1. Pembuatan Konsep Surat
Tahap awal yang dilakukan dalam pembuatan surat keluar adalah pembuatan konsep surat. Konsep surat dapat dibuat oleh bagian lain yang terkait dengan surat tersebut. Pembuatan konsep surat sebaiknya disusun lengkap menyerupai bentuk surat yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal tersebut selain akan mempermudah penyesuaian antara konsep surat dan bentuk surat yang sebenarnya juga akan mempermudah pengetikan surat.
Bertujuan untuk mempermudah pembutan konsep surat, sebaiknya perlu diketahui terlebih dahulu beberapa hal, antara lain; mengetahui maksud dan tujuan pembuatan surat, menyediakan informasi pelengkap atau pendukung yang diperlukan, dan mengetahui calon penerima surat.
2. Meminta Persetujuan atau Paraf Pimpinan
Tahap kedua yaitu meminta persetujuan atau paraf pada pimpinan. Meminta persetujuan atau paraf pada pimpinan dilakukan setelah konsep surat selesai dibuat. Apabila pada konsep surat terdapat koreksi atau perlu adanya tambahan, maka pimpinan akan memberikan koreksi dan segera memberikan persetujuan atau paraf pada konsep.
Konsep akan dikembalikan kepada pembuat konsep setelah konsep mendapat persetujuan atau paraf. Langkah selanjutnya konsep akan diketik dan dijadikan surat. Dalam penyunsun surat, setiap perusahaan memiliki aturan tersendiri sesuai dengan ketetapan perusahaan tersebut. Hal tersebut juga berlaku pada PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan.
3. Pengetikan Surat Pada Blangko dan Di Print.
PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan surat keluar akan dicetak sesuai kebutuhan pada blangko yang berbeda. PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan memiliki enam blangko khusus yang digunakan untuk mencetak surat keluar. Keenam blangko tersebut memiki fungsi masing – masing. Fungsi blangko – blangko tersebut sebagai berikut :
(1) Blangko nomor 1001 digunakan untuk mengetik surat yang akan dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan atau pihak lain yang dituju. (2) Blangko nomor 1002 digunakan untuk mengetik surat yang akan diarsipkan pada bagian keskretariatan. (3) Blangko nomor 1003 digunkan untuk mengetik surat yang akan diarsipkan oleh pembuat konsep. (4) Blangko nomor 1004 digunakan untuk mengetik lanjutan surat dari blangko nomor 1001 jika tidak cukup. (5) Blangko nomor 1005 digunakan untuk mengetik lanjutan surat dari balngko 1002 jika tidak cukup. (6) Blangko nomor 1006 digunakan untuk mengetik lanjutan surat pada blangko 1003 jika tidak cukup.
Gambar 4.12 Surat keluar dicetak pada blangko
4. Melakukan Scan Surat dan Mengunggah Pada AMS
pada AMS. Sebelum surat di scan, ada beberapa hal yang harus di perhatikan, sebagai berikut :
a. Menggunakan scanner khusus untuk support AMS yang di setting secara default.
b. Hasil dari scanner surat harus berformat .pdf dan dpi tidak terlalu besar (< 150 dpi) tetapi hasil scan mudah dibaca.
c. Pemberian Nama File hasil scan harus mudah dicari agar pada saat unggah tidak salah antara data surat dan hasil scan.
d. Membuat Folder penyimpanan sementara untuk menyimpan hasil scan, sebelum di unggah ke AMS
e. Hasil Scan yang disimpan di folder penyimpanan sementara jika sudah di unggah ke AMS agar dihapus secara permanen.
Langkah berikutnya setelah surat di scan dan di unggah pada AMS, kemudian sekretaris online pada AMS, setelah AMS online klik “SM” pada menu
“Surat keluar”. Pada “SM” Surat Keluar akan muncul Form Data Surat Keluar
yang harus diisi. Tampilan “Surat Keluar Baru” dapat dilihat pada Gambar 4.14
Gambar 4.14 Form Surat Keluar Baru
Pada tampilan “data surat keluar”, “Tahun”, “kode masalah”, “tanggal surat” dan
“jenis surat” terisi secara otomatis. Pada kolom keterangan yang lain dapat diisi sesuai dengan yang tercantum pada surat keluar yang di unggah. Jika kolom telah
terisi semua, selanjutnya klik “Register Nomor Surat Keluar” untuk mendapatkan
nomor surat pada tampilan “Update Surat keluar”. Tampilan form “update surat
Pada form update surat keluar, terdapat beberapa keterangan surat yang harsu diisi. Cara mengisi data form update surat keluar adalah sebagai berikut ;
(1) Pada kolom “Nomor Agenda”, di isi sesuai dengan nomor surat, garis miring
kode masalah, garis miring tahun pembuatan surat. (2) Pada kolom “Nomor
Surat”, isikan pada kolom nomor surat, sesuai yang tertera pada surat yang
dikeluarkan. (3) Pada kolom “Kode Masalah”, isikan kode masalah sesuai dengan permasalahan pada surat. (4) Pada kolom “Tanggal Surat”, isikan tanggal pembuatan surat. (5) Pada kolom “Dari”, isikan darimana asal surat dikeluarkan.
(6) Pada kolom “Kepada”, isikan pada kolom kepada sesuai tujuan yang tertera
dalam surat. (7) Pada kolom “Alamat”, isikan alamat perusahaan yang akan dituju. (8) Pada kolom “Tembusan”, isikan pada kolom tembusan nama perusahaan PLN mana saja yang mendapat tembusan. (9) Pada kolom “Perihal”, isikan pada kolom perihal sesuai yang tertera pada perihal surat yang diterima. (10) Pada kolom “Lampiran”, Klik terlebih dahulu pada kotak kecil, kemudian isikan jumlah lembar lampiran dalam angka, dan klik dropdown atau panah kebawah untuk memilih satuan (Lbr, Set, Buku) atau klik panah kebawah atau dropdown untuk memilih (Tembusan, Untuk Diketahui, Sebagai Laporan). (11)
Pada kolom “Jenis Surat”, klik pada panah ke bawah atau dropdown, pilih
facsimile atau Surat sesuai bentuk form yang digunakan. (12) Pada kolom
“Keterangan”, isikan pada kolom keterangan sesuai kebutuhan, misalnya surat
yang lampirannya buku, karena tidak mungkin di scan, isi kolom keterangan
“Lampiran akan disampaikan secara manual karena dalam bentuk buku”. (13)
Pada kolom “Permintaan”, isikan nama orang yang meminta pembuatan surat
Langkah berikutnya unggah file yang telah di scan dalam format .pdf, klik pada browse, cari dimana file hasil scan disimpan, kemudian klik “open” (besar file maksimal 2 MB). Pastikan file hasil scan yang di upload benar. Pada kolom “Ruang Penyimpanan”, isikan dimana file hardcopy asli akan disimpan. Pada kolom “No. Almari & No. Ordner”, Isikan file hardcopy disimpan di almari nomor berapa dan ordner nomor berapa.
Pada Kolom “Untuk Internal”, isikan kemana tujuan surat akan dikirim
pada internal PLN. pada kolom “History Surat keluar”, isikan nama-nama
perusahaan dan nama-nama orang yang akan dituju. Setelah semua kolom pada form telah diisi, selanjutnya kemudian klik “Update” untuk mengirimkan data-data surat beserta softcopy-nya ke alamat tujuan kirim.
5. Pengarsipan Surat Keluar Via Online
Tahap akhir dalam pengelolaan surat keluar via online yaitu pengarsipan surat. Pengarsipan surat keluar via online menggunakan dua metode, yaitu pengarsipan elektronik dan pengarsipan manual. Pada pengarsipan elektronik, data surat keluar via online tersimpan secara otomatis pada AMS. Pada AMS, data surat keluar via online tersimpan di menu “Surat Keluar” dan bersifat permanen atau tidak memiliki jangka waktu penyimpanan. Data surat keluar via online pada AMS kemudian di backup di hardisk tersebut.
Keluar” pada bagian “Arsip”. Data surat keluar via online yang diarsipakan
merupakan data yang dicetak pada blangko nomor 1002 dan 1004.
b. Surat Keluar Via Offline
Gambar 4.16 Document flow pengelolaan surat keluar offline
1. Konsep surat
dengan surat tersebut. Pembuatan konsep surat sebaiknya disusun lengkap menyerupai bentuk surat yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal tersebut selain akan mempermudah penyesuaian antara konsep surat dan bentuk surat yang sebenarnya juga akan mempermudah pengetikan surat.
Bertujuan untuk mempermudah pembutan konsep surat, sebaiknya perlu diketahui terlebih dahulu beberapa hal, antara lain; mengetahui maksud dan tujuan pembuatan surat, menyediakan informasi pelengkap atau pendukung yang diperlukan, dan mengetahui calon penerima surat.
2. Meminta Persetujuan atau Paraf Pimpinan
Tahap kedua yaitu meminta persetujuan atau paraf pada pimpinan. Meminta persetujuan atau paraf pada pimpinan dilakukan setelah konsep surat selesai dibuat. Apabila pada konsep surat terdapat koreksi atau perlu adanya tambahan, maka pimpinan akan memberikan koreksi dan segera memberikan persetujuan atau paraf pada konsep.
Konsep akan dikembalikan kepada pembuat konsep setelah konsep mendapat persetujuan atau paraf. Langkah selanjutnya konsep akan diketik dan dijadikan surat. Dalam penyunsun surat, setiap perusahaan memiliki aturan tersendiri sesuai dengan ketetapan perusahaan tersebut. Hal tersebut juga berlaku pada PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan.
3. Pengetikan Surat Pada Blangko dan Di Print.
Keenam blangko tersebut memiki fungsi masing – masing. Fungsi blangko – blangko tersebut sebagai berikut;
(1) Blangko nomor 1001 digunakan untuk mengetik surat yang akan dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan atau pihak lain yang dituju. (2) Blangko nomor 1002 digunakan untuk mengetik surat yang akan diarsipkan pada bagian keskretariatan. (3) Blangko nomor 1003 digunkan untuk mengetik surat yang akan diarsipkan oleh pembuat konsep. (4) Blangko nomor 1004 digunakan untuk mengetik lanjutan surat dari balngko nomor 1001 jika tidak cukup. (5) Blangko nomor 1005 digunakan untuk mengetik lanjutan surat dari balngko 1002 jika tidak cukup. (6) Blangko nomor 1006 digunakan untuk mengetik lanjutan surat pada blangko 1003 jika tidak cukup.
Langkah berikutnya surat diketik, kemudian surat di print pada blangko surat yangtelah tersedia. Selanjutnya surat tersebut akan dimintakan paraf kepada Supervisor, Asisten Manajer dan berikutnya surat dimintakan tanda tangan Manajer Area PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan.
4. Mengentry Surat Ke AMS dan Pengarsipan Surat
Tahap keempat yaitu melakukan scan pada surat dan kemudian di upload pada AMS. Sebelum surat di scan, ada beberapa hal yang harus di perhatikan, antara lain ;
a. Menggunakan scanner khusus untuk support AMS yang di setting secara default.
b. Hasil dari scanner surat harus berformat .pdf dan dpi tidak terlalu besar (< 150 dpi) tetapi hasil scan mudah dibaca.
tidak salah antara data surat dan hasil scan.
d. Membuat Folder penyimpanan sementara untuk menyimpan hasil scan, sebelum di unggah ke AMS
e. Hasil Scan yang disimpan di folder penyimpanan sementara jika sudah di unggah ke AMS agar dihapus secara permanen.
Langkah berikutnya setelah surat di scan, yaitu di unggah pada AMS, berikut langkah – langkahnya ;
Langkah pertama adalah online pada AMS, setelah AMS online klik “SM” pada
menu “Surat keluar”. Pada “SM” Surat Keluar akan muncul Form Data Surat
Keluar yang harus diisi.
Pada tampilan “data surat keluar”, “tahun”, “kode masalah”, “tanggal
surat” dan “jenis surat” terisi secara otomatis. Pada kolom keterangan yang lain
dapat diisi sesuai dengan yang tercantum pada surat keluar yang di unggah. Jika
kolom telah terisi semua, selanjutnya klik “Register Nomor Surat Keluar” untuk
mendapatkan nomor surat pada tampilan “Update Surat keluar”.
Ga
mbar
4.18 F
or
m S
ur
at
Ke
luar
B
Pada form update surat keluar, terdapat beberapa keterangan surat yang harsu diisi. Cara mengisi data form update surat keluar adalah sebagai berikut ;
Pada kolom “Nomor Agenda”, di isi sesuai dengan nomor surat, garis miring kode
masalah, garis miring Tahun pembuatan surat. Pada kolom “Nomor Surat”, Isikan
pada kolom nomor surat, sesuai yang tertera pada surat yang dikeluarkan. Pada
kolom “Kode Masalah”, Isikan kode masalah sesuai dengan permasalahan pada
surat. Pada kolom “Tanggal Surat”, Isikan tanggal pembuatan surat. Pada kolom
“Dari”, Isikan darimana asal surat dikeluarkan. Pada kolom “Kepada”, Isikan pada
kolom kepada sesuai tujuan yang tertera dalam surat. Pada kolom “Alamat”,
kolom tembusan nama perusahaan PLN mana saja yang mendapat tembusan. Pada
kolom “Perihal”, Isikan pada kolom perihal sesuai yang tertera pada perihal surat
yang diterima. Pada kolom “Lampiran”, Klik terlebih dahulu pada kotak kecil,
kemudian isikan jumlah lembar lampiran dalam angka, dan klik dropdown atau panah kebawah untuk memilih satuan (Lbr, Set, Buku) atau klik panah kebawah atau dropdown untuk memilih (Tembusan, Untuk Diketahui, Sebagai Laporan).
Pada kolom “Jenis Surat”, klik pada panah ke bawah atau dropdown, pilih
Facsimile atau Surat sesuai bentuk form yang digunakan. Pada kolom
“Keterangan”, Isikan pada kolom keterangan sesuai kebutuhan, misalnya surat
yang lampirannya buku, karena tidak mungkin di scan, isi kolom keterangan
“Lampiran akan disampaikan secara manual karena dalam bentuk buku”. Pada
kolom “Permintaan”, Isikan nama orang yang meminta pembuatan surat tersebut.
Langkah berikutnya unggah file yang telah di scan dalam format .pdf, klik pada browse, cari dimana file hasil scan disimpan, kemudian klik “open” (besar file maksimal 2 MB). Pastikan File hasil scan yang di upload benar. Pada
kolom “Ruang Penyimpanan”, isikan dimana file hardcopy asli akan disimpan.
Pada kolom “No. Almari & No. Ordner”, Isikan file hardcopy disimpan di almari nomor berapa dan ordner nomor berapa.
Pada Kolom “Untuk Internal”, isikan kemana tujuan surat akan dikirim
pada internal PLN. Setelah semua kolom pada form telah diisi, selanjutnya Kemudian Klik “Update” untuk mengirimkan data-data surat beserta softcopy-nya ke alamat tujuan kirim.
5. Pengiriman surat via offline
merupakan surat yang dikirim untuk perusahaan lain di luar PLN. Pengiriman surat via offline melalui kantor pos atau kurir. surat yang dikirim merupakan surat yang dicetak pada blangko tipe 1001 dan 1004.
6. Pengarsipan Surat Keluar Via Offline
Tahap akhir dalam pengelolaan surat keluar via online yaitu pengarsipan surat. Pengarsipan surat keluar via online menggunakan dua metode, yaitu pengarsipan elektronik dan pengarsipan manual. Pada pengarsipan elektronik, data surat keluar via online di simpan pada AMS. Pada AMS, data surat keluar via online tersimpan di menu “Surat Keluar” dan bersifat permanen atau tidak
memiliki jangka waktu penyimpanan.
Pada pengarsipan manual, tempat penyimpanan arsip telah ditentukan ketika mengunggah surat keluar ke AMS. Ordner dan lemari arsip yang digunakan untuk menyimpan data tersebut harus sesuai dengan yang tercantum
pada AMS. keterangan tersebut dapat dilihat pada tampilan “ Update Surat
Keluar” pada bagian “Arsip”. Data surat keluar via online yang diarsipkan
