1
1.1.
Latar Belakang
Era persaingan bebas saat ini, kecepatan pengolahan dan penyampaian
informasi memiliki peran yang sangat penting bagi setiap perusahaan, terutama
pada perusahaan-perusahaan yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi dan
memiliki data yang harus diolah. Banyaknya data maupun informasi yang harus
diolah tidak memungkinkan dilakukan dengan menggunakan cara-cara manual.
Pengolahan data yang jumlahnya sangat banyak memerlukan suatu alat bantu
yang memiliki tingkat kecepatan perhitungan dan penyampaian data yang tinggi.
Alat bantu tersebut berupa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak
(software).
disesuaikan dengan perkembangan organisasi atau perusahaan. Perkembangan
perusahaan, permasalahan-permasalahan baru akan muncul dan informasi yang
dibutuhkan semakin komplek.
Penggunaan suatu rancangan desain baru yang dapat menunjang
pelayanan kebutuhan informasi kepada pengguna sistem yang semakin
meningkat agar tetap menjaga perusahaan berada di depan pesaing dan tetap
menyetarakan diri dengan revolusi teknologi dan dampaknya pada produk atau
jasa perusahaan. Pimpinan harus tetap mengikuti dan memanajemen informasi
tertentu dan mengorganisasikannya untuk pengambilan keputusan.
Apotek Jaya Farma merupakan salah satu tempat pelayanan kesehatan,
yang menyediakan obat bebas, obat resep yang diperlukan masyarakat dalam
membantu mewujudkan tercapainya kesehatan di Garut. Kemudahan, kecepatan
dan kepuasan masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan menjadi hal
yang sangat penting dalam usahanya memperoleh keuntungan. Pelayanan
kesehatan yang meliputi pembelian, penjualan dan pemesanan obat yang proses
pengolahan datanya sudah menerapkan sistem informasi berbasis komputer.
seperti :
cefotaxim inj,
amoxan inj yang lakukan secara manual yaitu dicatat
dengan nota, menyebabkan kesulitan pegawai dalam pengecekan stok obat,
pencatatan retur dari Apotek ke supplier karena obat tidak sesuai dengan
pesanan, rusak pada saat pengiriman, Kedua pencatatan waktu pembayaran
pembelian obat yang dilakukan secara tunai yaitu setiap pengiriman obat oleh
supplier dengan langsung apotek melakukan transaksi pembayaran, dan secara
kredit yaitu Apotek setalah menerima pengiriman obat diberikan jangka waktu
pembayaran selama satu bulan tanpa uang muka dengan tanda bukti faktur
pembelian kredit dari supplier, sehingga dalam pembuatan laporan yang
disajikan ke pimpinan lambat karena adanya penyesuaian antara laporan yang
dari sistem yang sudah terkomputerisasi dan manual. Menyebabkan kesulitan
dalam pengambilan keputusan untuk program kerja Apotek Jaya Farma
selanjutnya.
Dengan menganalisis terhadap sistem yang sudah ada, diharapkan akan
diperoleh suatu hasil rancangan sistem yang dapat memberikan informasi yang
cepat dan tepat. Sehingga dapat menjadikan usaha Apotek jaya Farma semakin
berkembang di masa yang akan datang.
1.2.
Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar
belakang
dapat
diambil
kesimpulan,
proses
pengidentifikasian masalah merupakan langkah awal untuk mengetahui latar
belakang kelemahan-kelemahan yang dihadapi serta masalah-masalah yang
muncul dalam sistem yang berjalan. Adapun permasalahan yang penulis
temukan dalam sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1.
Proses pencatatan retur dari pasien ke apotek terutama obat injeksi yang
disuntikan oleh dokter yang bertugas di Rumah Sakit Slamet Garut, pada
pasien yang rawat inap lakukan secara manual yaitu dicatat dengan nota,
menyebabkan kesulitan pegawai dalam pengecekan stok obat.
2.
Proses pencatatan retur dari Apotek ke supplier karena obat tidak sesuai
dengan jumlah pesanan, rusak pada saat pengiriman.
3.
Proses pencatatan waktu pembayaran pembelian yang dilakukan secara
tunai dan kredit yang manual dilihat dari faktur yang menyebabkan sering
kali terjadi kerusakan dan kehilangan arsip pada saat pembayaran secara
kredit.
Rumusan Masalah
Adapun perumusan masalah yang penulis buat adalah sebagai berikut :
1.
Bagaimana sistem informasi Apotek Jaya Farma yang sedang berjalan?
2.
Bagaimana pengembangan sistem informasi persediaan obat di Apotek Jaya
Farma agar dapat berfungsi dengan baik?
3.
Bagaimana bentuk pengujian perangkat lunak sistem informasi Apotek Jaya
Farma?
1.3.
Maksud dan Tujuan Penelitian
Adapun maksud dari penelitian ini untuk mengembangkan sistem
informasi persediaan obat di apotek jaya farma.
Adapun Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut diantaranya:
1.
Untuk mengetahui sistem informasi di Apotek Jaya Farma yang sedang
berjalan.
2.
Untuk membuat pengembangan sistem informasi persediaan obat di Apotek
Jaya Farma agar dapat berfungsi dengan baik.
1.4.
Kegunaan Penelitian
1.4.1.
Kegunaan Praktis
a.
Bagi Pimpinan
Dalam melakukan penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan
tentang pemecahan masalah, motivasi dalam membangun suatu sistem yang
lebih baik lagi demi terciptanya kemajuan dalam apotek tersebut dan dapat
menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan dan dapat
mendukung kinerja pimpinan dan pengambilan keputusan.
b.
Bagi pengguna sistem
Dengan sistem informasi apotek diharapkan dapat mendukung
efektivitas kerja mereka.
1.4.2.
Kegunaan Akademis
a.
Bagi dunia ilmu pengetahuan
Penelitian diharapkan berguna bagi bidang keilmuan yang sedang
digeluti yaitu manajemen informatika. Diharapkan temuan-temuan yang
diperoleh dapat menjadi bahan-bahan pembelajaran untuk suatu proses
penelitian keilmuan. Dan dapat menambah pengetahuan nyata dilapangan,
sehingga dapat mensosialisasikan didalam proses pembelajaran dilingkungan
akademis itu sendiri.
Bagi peneliti sistem informasi apotek ini diharapkan dapat mendukung
kinerja, penulis dapat memperoleh pengetahuan dan informasi tentang
masalah pengambilan data, proses pengelolaan apotek yang dihadapi oleh
suatu perusahaan dalam melakukan tugas pekerjaannya, serta dapat
memberikan masukan tentang pemecahaan masalah yang ada di apotek. Hal
tersebut merupakan aspek yang sangat membantu dalam proses pembelajaran.
1.5.
Batasan Masalah
Batasan masalah merupakan batasan pembahasan dari penelitian yang
dibuat agar penulis laporan memiliki arah dan tujuan yang jelas. Oleh karena itu
penulis membatasi masalah sebagai berikut :
1.
Sistem ini membahas pencatatan retur obat injeksi yang disuntikan oleh
dokter yang bertugas di Rumah Sakit Slamet Garut, pada pasien yang rawat
inap dan pencatatan retur obat dari apotek ke supplier karena tidak sesuai
jumlah pesanan dan rusak pada saat pengiriman, dengan waktu tenggang
untuk retur obat injeksi yaitu dua hari setelah penjualan, untuk retur obat
karena tidak sesuai jumlah pesanan atau rusak saat pengiriman yaitu saat
penerimaan pada hari itu juga.
2.
Sistem ini membahas stok tersedia dan stok minimumnya adalah 10 dengan
satuan dus.
4.
Sistem ini membahas pencatatan pembayaran pembeliaan secara kredit
dengan waktu jatuh tempo yaitu 1 bulan setelah penerimaan obat.
5.
Pengujian perangkat lunak sistem informasi Apotek Jaya Farma disesuaikan
dengan data dari pengguna aplikasi di Apotek Jaya Farma, konsumen dan
supplier.
6.
Sistem yang di bangun adalah sistem informasi berbasis client server yang
dijalankan pada sistem operasi windows dengan menggunakan visual basic
sebagai front-end dan sql server sebagai back-end.
1.6.
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Apotek Jaya farma Jl. Pembangunan no. 53
Garut. Adapun jadwal penelitian akan dilaksanakan mulai bulan Agustus 2010 –
Januari 2011. Jadwal dan jenis kegiatan akan dilakukan seperti pada tabel
berikut:
No. Tahap Agustus September Oktober Nopember Desember Januari 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Pengumulan data
:
a. Observasi b. Wawancara c. Studi literature 2. Membangun
prototype : a. Perancangan
input b. Perancangan
output c. Perancangan
database d. Perancangan
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
e. Pembuatanii
prescription medicines are necessary in helping to realize the achievement of public health in Garut. Health services which includes buying, selling and ordering medicines which are already implementing the data processing computer-based information systems. in Pharmacy Jaya Farma in the system that runs found there are still done manually. First recording process returns that do medicine injection is manually recorded by book, causes medicine stocks do not balance, returns from pharmacy records to the supplier because the number of orders is not appropriate, damaged during shipment. Both recording time medicine purchase payments made in cash and on credit so that in making report presented to the leadership of slow because of the adjustment between the reports of the system that has been computerized and manual. presented to the leadership of slow because of the adjustment between the reports of the system that has been computerized and manual.
Information Systems Development Inventories client server-based medicine is using descriptive method, used to analyze the information systems that are running, and to design information system of medical supplies. Method approach of system uses structured methods Flowmap analysis tool, Context Diagram, and Data Flow Diagram.
Development Information System Inventory Medicine is based on client server constructed as one solution to the problems faced by Jaya Farma Pharmacy to build an application that can facilitate the input of injection medicine returns, checking the number of the message, checking medicine situation at the time of delivery, inform the time of purchase payments made by cash or credit, minimize the errors due to the adjustment process between the reports that have been computerized and recapitulation. With mengrintegrasikan ordering, purchasing, sales, returns and payment due. thus simplifying the data processing speed in preparing the report. Using Visual Basic applications, SQL database server. By testing the software in the pharmacy information system Farma Jaya adjusted with data from employees, customers and suppliers is compliant with the Pharmacy implemented Jaya Farma.
Keywords: Development, Information systems, Inventory and medicine
i ABSTRAK
Apotek Jaya Farma merupakan salah satu tempat pelayanan kesehatan, yang menyediakan obat bebas, obat resep yang diperlukan masyarakat dalam membantu mewujudkan tercapainya kesehatan di Garut. Pelayanan kesehatan yang meliputi pembelian, penjualan dan pemesanan obat yang proses pengolahan datanya sudah menerapkan sistem informasi berbasis komputer. di Apotek Jaya Farma dalam sistem yang berjalan ditemukan masih ada yang dikerjakan secara manual. Pertama proses pencatatan retur obat injeksi yang lakukan secara manual yaitu dicatat dengan nota, menyebabkan stok obat tidak balance, pencatatan retur dari Apotek ke supplier karena jumlah pesanan tidak sesuai, rusak pada saat pengiriman. Kedua pencatatan waktu pembayaran pembelian obat yang dilakukan secara tunai dan secara kredit sehingga dalam pembuatan laporan yang disajikan ke pimpinan lambat karena adanya penyesuaian antara laporan yang dari sistem yang sudah terkomputerisasi dan manual.
Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Obat berbasis client server ini menggunakan metode deskriptif, yang digunakan untuk menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan, serta merancang sistem informasi persediaan obat. Metode pendekatan sistem menggunakan metode terstruktur dengan alat bantu analisis Flowmap, Konteks Diagram, dan Data Flow Diagram.
Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Obat berbasis client server ini dibangun sebagai salah satu solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh Apotek Jaya Farma dengan membangun sebuah aplikasi yang dapat mempermudah menginputkan retur obat injeksi, pengecekan jumlah pesan, pengecekan keadaan obat pada saat pengiriman, menginformasikan waktu pembayaran pembelian yang dilakukan secara tunai atau kredit, meminimalisir kesalahan akibat adanya proses penyesuaian antara laporan yang sudah terkomputerisasi dan rekapitulasi. Dengan mengrintegrasikan pemesanan, pembelian, penjualan, retur dan waktu pembayaran jatuh tempo. sehingga mempermudah dalam pengolahan data, mempercepat dalam penyajian laporan. Menggunakan aplikasi visual basic, database SQL server. Dengan pengujian perangkat lunak sistem informasi di Apotek Jaya Farma disesuaikan dengan data dari pegawai, konsumen dan supplier sudah memenuhi persyaratan untuk diimplemetasikan di Apotek Jaya Farma.
9
Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai definisi dan teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan yang ada. Berikut adalah teori–teori yang mendasari dari Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Obat Apotek Jaya farma Garut.
2.1. Konsep Dasar Sietem
Andri Kristanto (2003:2) Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang terkait dan bekerja untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.
Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.
Ada berbagai pendapat yang mendefinisikan pengertian sistem seperti dibawah ini :
Masih dalam buku ‘Analisia dan Desain sistem informasi’ karangan jogiyanto menerangkan:
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu ”.Jogiyanto(2005:2).
“Sistem adalah serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan.”Krismiadji(2002:1)
Sistem dibuat untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan sasaran (objective). Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran biasanya dalam ruang lingkup yang lebih sempit.
2.1.1. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu:
1. Komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Sedangkan suatu sistem yang mempunyai sistem yang lebih besar disebut supra sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Batas sistem
Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu sub sistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan sistem
masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan sisa hasil pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolahan sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran sistem
akan ada gunanya. Sasaran dari sistem akan sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.2. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Abstrak (abstract system) dan Fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teknologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan sebagainya.
2. Alamaiah (natural system) dan Buatan manusia (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang
3. Tertentu (deterministic system) dan Tak tentu (probabilistic system) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Tertutup (closed system) dan Terbuka (open system)
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah suatu hal yang penting dalam suatu sistem. Sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi kurang berguna dan mungkin berakhir. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Menurut Jogiyanto dalam buku ‘Analisis dan desain sistem informasi’ adalah :
“Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. Jogiyanto(2005: 8). 2.2.1. Kualitas informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu:
1. Akurat (accurate)
2. Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang akan tidak bernilai lagi. Karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan. 2.2.2. Nilai Informasi
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya .
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut George M.Scott (2001:4) dalam buku ‘prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen’ pengertian sistem informasi adalah;
“Sistem informasi adalah sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi’.
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch k. Roscoe Davis sebagai berikut:
“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan “.Jogiyanto(2005:8)
John Burch dan Gary Grudnitski yang ada pada Jogiyanto (2005:8) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building blok), yaitu :
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
dengan cara yang sudah ditentukan untuk manghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu penegndalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotese dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4. Perancangan sistem Informasi
Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merancang dan membangun sebuah sistem adalah:
1. Kebutuhan perusahaan, organisasi atau lembaga, yaitu dengan cara memahami bidang yang akan dikembangkan, sasaran yang dibidik serta media yang akan digunakan.
3. Kebutuhan pemakai, yaitu keinginan-keinginan dari si pemakai sistem informasi seperti jaminan keamanan, standarisasi tampilan, kecepatan akses dan kemudahan dalam pengoperasian.
4. Kebutuhan teknis, yaitu meliputi arsitektur dan konfigurasi sistem. Secara teknis peralatan dan teknologi yang digunakan, termasuk pertimbangan penggunaan peralatan yang tidak standar, seperti peralatan multimedia, kebutuhan interface, database dan perangkat lunaknya.
2.4.1. Elemen Perancangan Sistem Informasi
Elemen proses perancangan meliputi :
a. Perancangan Data
Perancangan Data merupakan Transformasi model data yang dihasilkan oleh proses analisis menjadi struktur data yang dibutuhkan pada saat implemntasi.
b. Perancangan Arsitektur
Perancangan Arsitektur merupakan definisi keterkaitan antara elemen-elemen utama yang akan membentuk program.
c. Perancangan Antarmuka
Perancangan Antarmuka merupakan penjabaran komunikasi internal perangkat lunak, antara perangkat lunak dengan sistem diluarnya, dan antara perangkat lunak dengan usernya.
d. Perancangan Prosedur
2.5. Pengertian Persediaan obat Apotek Jaya Farma
Persediaan obat di Apotek Jaya Farma ini dilakukan dari pemesanan obat ke supplier yang nanti datang di antar pengirim, obat yang dikirim akan masuk ke penerimaan lalu masuk ke stok obat jika ada obat yang tidak sesuai pesanan dan rusak maka obat di retur ke supplier. Obat yang ada di stok untuk dijual dalam opreasi normal ke konsumen. Ada obat injeksi yang sudah dibeli konsumen bisa diretur ke Apotek.
2.6. Pengertian Apotek
Dalam peraturan pemerintah no.25 tahun 1980 yang dimaksud apotek adalah suatu tempat terrtentu, tempat dilakukan perkerjaan kefarmasiaan dan pengeluaran obat kepada masyarakat. Apotek adalah tempat menjual dan kadang membuat atau meramu obat. Apotek juga merupakan tempat apoteker melakukan praktik profesi farmasi sekaligus menjadi peritel. Kata ini berasal dari kata bahasa Yunani apotheca yang secara harfiah berarti "penyimpanan". Menurut KepMenKes No.1027/MENKES/SK/IX/2004, apotek adalah tempat tertentu tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan kefarmasian, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Menurut definisi di atas dapat diketahui bahwa apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan dalam membantu mewujudkan tercapainya derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat, selain itu juga sebagai salah satu tempat pengabdian dan praktek profesi apoteker dalam melakukan pekerjaan kefarmasian.
2.6.1. Pengertian Obat
Menurut pengertian umum obat dapat didefinisikan sebagai bahan yang menyebabkan perubahan dalam fungsi biologis melalui proses kimia. Sedangkan definisi yang lengkap obat adalah bahan atau campuran bahan yang digunakan
1. Pengobatan, peredaran, pencegahan, atau diagnose suatu penyakit, kelainan fisik atau gejala-gejala pada manusia.
2. Dalam Pemulihan, perbaikan atau perubahan fungsi organic pada tubuh manusia atau hewan. Obat dapat merupakan bahan yang disintesis di dalam tubuh (misalnya: hormon, vitamin D, atau merupakan bahan-bahan kimia yang tidak disintetisdi dalam tubuh).
Obat di bagi ke dalam beberapa tipe diantaranya : 1) Obat keras
2) Obat bebas
Obat bebas adalah obat yang boleh digunakan tanpa digunakan resep dokter (obat OTC = over the counter) dibedakan sebagai berikut :
a.Obat bebas
Obat ini merupakan tanda obat paling “aman”, obat bebas adalah obat yang bisa dibeli bebas di apotek , bahkan di warung tanpa resep dokter di tandai dengan lingkaran hijau bergaris tepi hitam. Obat bebas ini digunakan untuk mengobati gejala penyakit yang ringan, misalnya vitamin, multivitamin.
b. Obat bebas terbatas
Obat bebas terbatas yaitu obat-obatan dalam jumlah tertentu masih bisa dibeli di apotek , tanpa resep dokter memakai tanda lingkaran biru bergaris tepi hitam, contoh obat anti mabuk, flu.
2.6.2. Jenis obat
Dalam penggunaannya, obat mempunyai berbagai jenis bentuk. Semua bentuk obat mempunyai karakteristik dan tujuan tersendiri. Seharusnyalah etiket obat memuat instruksi yang singkat namun benar dan jelas. Jangan sampai pasien menjadi bingung dengan petunjuk etiket obat. Oleh karena itu penting sekali bagi kita semua untuk mengetahui bentuk sediaan obat yaitu :
1) Serbuk
2) Emulsi
Merupakan sediaan berupa campuran dari dua fase dalam sistem dispersi, fase cairan yang satu terdispersi sangat halus dan merata dalam fase cairan lainnya, umumnya distabilkan oleh zat pengemulsi.
3) Ekstrak
Merupakan sediaan yang pekat yang diperoleh dengan mengekstraksi zat dari simplisisa nabati atau simplisisa hewani menggunakan zat pelarut yang sesuai, kemudian semua atau hampir semua pelarut diuapkan dan massa atau serbuk yang tersisa diperlakukan sedemikian sehingga memenuhi baku yang ditetapkan.
4) Infus
Merupakan sediaan cair yang dibuat dengan mengekstraksi simplisisa nabati dengan air pada suhu 90 derajat celcius selama 15 menit.
5) Injeksi
Merupakan sediaan steril berupa larutan,emulsi atau suspensi atau serbuk yang harus dilarutkan atau disuspensikan terlebih dahulu sebelum digunakan, yang disuntikan dengan cara merobek jaringan ke dalam kulit atau melalui kulit atau selaput lendir. Tujuannya agar kerja obat cepat serta dapat diberikan pada pasien yang tidak dapat menerima pengobatan melalui mulut.
6) Kaplet
7) Kapsul
Merupakan sediaan padat yang terdiri dari obat dalam cangkang keras atau lunak yang dapat larut.
8) Larutan
Merupakan sediaan cair yang mengandung satu atau lebih zat kimia yang dapat larut, biasanya dilarutkan dalam air. Cara penggunaannya yaitu larutan oral (diminum) dan larutan topikal (kulit).
9) Obat tetes
Merupakan sediaan cair berupa larutan,emulsi atau suspensi, dimaksudkan untuk obat dalam atau obat luar. Digunakan dengan cara meneteskan menggunakan penetes yang menghasilkan tetesan setara dengan tetesan yang dihasilkan penetes baku yang disebutkan farmakope indonesia. Sediaan obat tetes dapat berupa antara lain : obat dalam, tetes mulut, tetes telinga, tetes hidung, tetes mata.
10) Pil
Merupakan bentuk sediaan padat bundar dan kecil mengandung bahan obat dan dimaksudkan untuk pemakaian oral.
11) Salep
Merupakan sediaan setengah padat ditujukan untuk pemakaian topikal pada kulit atau selaput lendir. Salep dapat juga dikatakan sediaan setengah padat yang mudah dioleskan dan digunakan sebagai obat luar.
12) Suspensi
terdispersi dalam fase cair. macam suspensi antara lain : suspensi oral (juga termasuk susu/magma), suspensi topikal (penggunaan pada kulit) suspensi tetes telinga (telinga bagian luar),suspensi optalmik,suspensi sirup kering.
2.6.3. Satuan Obat
Satuan adalah suatu standar nilai untuk mendefinisikan sesuatu agar terdapat perbedaan antara satu dengan yang lain disusun berdasarkan urutan dari yang terbesar hingga yang terkecil pada obat-obatan.
Diantaranya sebagai berikut : Ampul, Bungkus, Buah, Box, Botol, Dus dll. 2.7. Pengertian Pengujian (Testing)
Al bahra Bin Ladjmudi (2006:102) Testing adalah proses mengeksekusi program secara intensif untuk menemukan kesalahan – kesalahan. Testing sangat penting sebab akan mempengaruhi pada tata cara pengujian. Pengujian tidak hanya untuk mendapatkan program yang benar, namun juga memastikan bahwa program tersebut bebas dari kesalahan – kesalahan untuk segala kondisi.
2.7.1. Prinsip pengujian yang harus diperhatikan
a. Dapat dilacak hingga ke persyaratan atau dokumen SRS
b. Pengujian harus direncanakan sebelum pelaksanaan pengujian c. Pengujian harus dimulai dari hasl yang kecil, diteruskan ke hal-hal
yang besar.
d. Pengujian yang berlebihan tidak akan mungkin dapat dilaksanakan e. Pengujian sebaiknya dilakukan oleh pihak ketiga.
2.7.2. Tujuan Pengujian :
1) Menilai apakah perangkat lunak yang dikembangkan telah memenuhi kebutuhan pemakai.
2) Menilai apakah tahap pengembangan perangkat lunak telah sesuai dengan metodologi yang digunakan.
3) Membuat dokumentasi hasil pengujian yang menginformasikan kesesuaian perangkat lunak yang diuji dengan spesifikasi yang telah ditentukan.
2.8. Jaringan Komputer
2.8.1. Jenis-Jenis Jaringan Komputer
jaringan Komputer dapat dibedakan berdasarkan cakupan geografisnya. Ada tiga kategori utama jaringan computer, yaitu :
1) Local Area Network (LAN)
LAN merupakan jaringan komputer lokal yang mencakup wilayah dengan garis tengah 20 kilometer yaitu kira-kira seluas daerah kotamadya. Tetapi pada implementasinya, kebanyakan LAN hanya digunakan dalam satu atau beberapa gedung dalam satu lingkungan saja seperti lingkungan kampus, lingkungan pabrik dan sebagainya 2) Metropolitan Area Network (MAN)
MAN merupakan jaringan komputer kelas menengah yang mencakup seperti pada satu kota besar. Menghubungkan satu lingkungan kantor ke lingkungan kantor yang lain atau satu pusat perbelanjaan ke pusat perbelanjaan yang lain dan sebagainya.
2) Wide Area Network (WAN)
WAN merupakan jaringan komputer wilayah luas yang mencakup antar negara atau antara benua. Biasanya disebut juga dengan Global Area Network (GAN) yaitu jaringan komputer yang wilayah
jangkauannya mencakup seluruh dunia. 2.8.2. Topologi Fisik Jaringan Komputer
1. Topologi Star Network
[image:32.612.225.416.266.385.2]Pada topologi ini Local Area Network terdiri dari sebuah central node yang berfungsi sebagai pengatur arus informasi dan penanggung jawab komunikasi dalam suatu jaringan. Jadi jika node yang satu ingin berkomunikasi dengan node yang lain maka harus melalui central node.
Gambar 2.1 Topologi Star Network
Mengingat pentingnya fungsi dari central node, maka dalam sistem ini biasanya komputer yang digunakan sebagai central node merupakan komputer besar atau mainframe komputer yang memiliki kemampuan dan kecepatan tinggi.
2. Topologi Bus Network
Gambar 2.2 Topologi Bus Network
Pada gambar 2.2 dapat kita amati bahwa sistem topologi bus bisa tidak memiliki central node dan semua node memiliki status yang sama antara satu dengan yang lainnya.
3. Topologi Loop Network
Topologi Loop network menghubungkan antara node secara serial dalam bentuk suatu lingkaran tertutup. Seperti halnya pada topologi bus, semua node memiliki status yang sama.
Gambar 2.3 Topologi Loop Network
[image:33.612.227.413.453.576.2]menyebabkan gangguan komunikasi antar node satu denagn yang lainnya.
4. Topologi Ring Network
Topologi Ring Network atau topologi cincin ini merupakan topologi hasil penggabungan antara topologi loop network dengan topologi bus network. Keuntungannya adalah bahwa jika salah satu node rusak,
[image:34.612.247.395.319.443.2]maka tidak akan mengganggu jalannya komunikasi antar node karena node yang rusak tersebut diletakan terpisah dari jalur data.
Gambar 2.4 Topologi Ring Network 5. Topologi Hierarki Network
Gambar 2.5 Topologi Hierarki Network 2.9. Pengertian Client Server
Client-server merupakan model hubungan sebuah jaringan yang memungkinkan untuk mensentralisasi fungsi dari aplikasi kepada satu atau dua dedicated file server. Model hubungan ini menyediakan mekanisme untuk mengintegrasikan seluruh komponen yang ada di jaringan dan memungkinkan banyak pengguna secara bersamaan memakai sumber daya pada file server. Sebuah file server menjadi jantung dari keseluruhan sistem, dan workstation yang berdiri sendiri dapat mengambil sumber daya yang ada pada file server. 2.10. Perangkat Lunak Pendukung
2.10.1. Microsoft Visual Basic
[image:36.612.213.384.332.467.2]Agung Novian (2004:5) Visual Basic adalah sebuah bahasa pemograman yang digunakan untuk membuat program apilkasi berbasis orientasi objek atau objek oriented program (OOP). Visual Basic merupakan pengembangan dari bahasa Basic yang pernah populer. Dengan Visual Basic, perancangan sebuah program akan lebih mudah dan menyenangkan karena didukung oleh komponen-komponen pelengkap yang memiliki standar Window
Gambar 2.7 Tampilan Visual Basic Gambar tampilan visual basic terdiri dari : 1 . Menu
2. Toolbar standar 3. Project explorer 4. Property Window 5. Lay out window 6. toolBox.
2.11. Sekilas Tentang SQL Server 2000
Imam A.W. (2005:2) Sql server 2000 diluncurkan pada tahun 2000. Sql server ini merupakan pengembangan dari versi sebelumnya yaitu Sql server versi 7.0 yang diluncurkan tahun 1999. Microsoft sql server 2000 merupakan salah satu database relational yang banyak digunakan oleh dunia usaha baik perusahaan-perusahaan besar maupun
1
2
3
4
menengah. Sql server 2000 ini dirancang untuk penggunaan aplikasi dengan arsitektur client-server. Sehingga dengan menggunakan sql server memungkinkan pengguna dapat mengolah data dalam database terpusat atau yang sering disebut server.
2.12. Crystal report
Crystal Report merupakan salah satu produk dari Seagate Software yang menangani perkembangan teknologi penyajian laporan. Crystal report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dengan program Microsoft Visual Basic 6.0 tetapi keduanya dapat dihubungkan (Linkage). Mencetak dengan Crystal Report hasilnya lebih baik dan lebih mudah karena pada Crystal Report banyak tersedia objek-objek maupun komponen yang mudah digunakan.
Dalam mendesain laporan digunakan adalah crystal report Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Membuat Laporan
2. Dari jendela Visual Basic pilih menu Add-Ins kemudian pilih Report Designer.
Gambar 2.8 create New Report
4. Tampilan berikutnya adalah Create Report Expert. Pada Tab> Tables klik tombol Data File untuk menampilkan dialog Choose Database File. Tentukan File Database yang akan digunakan. Klik tombol Add.
5. Klik Tab Fields kemudian pilih semua field dalam queri absen tekan tombol All
6. Karena sudah tidak ada pengaturan lebih lanjut maka klik Preview Report untuk menampilkan struktur laporan dan klik Preview Sample untuk menampilkan contoh hasil laporan.
7. Membuat laporan.
37 3.1. Objek Penelitian
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
Pada tahun 2006 tepatnya 21 April didirikanlah Apotek Jaya Farma dengan no. izin Apotek/503/5085/Diskes yang beralamatkan di Jl.Pembangunan no.53 Garut dimiliki oleh dua orang yaitu Akiat dan Rendra dengan apotekernya Ivan Isroni, setelah berjalan 2 tahun apotek tersebut sepenuhnya dimiliki oleh Rendra dan sekaligus sebagai apoteker sampai sekarang.
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan Visi
Memberikan pelayanan kefarmasian yang cepat, tepat, dan berkualitas. Misi
1. Menciptakan masyarakat Garut yang sehat.
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi adalah kerangka pembagian tanggung jawab fungsional yang dibentuk untuk terselenggaranya kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Oleh sebab itu, untuk melaksanakan serta mencapai visi dan misi Apotek Jaya Farma di atas, dibentuklah struktur organisasi guna mempermudah pembagian tugas dan tanggung jawab.
Struktur Organisasi Apotek Jaya Farma
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Apotek Jaya Farma [Berlaku dari 21 April 2006 sampai dengan sekarang] 3.1.4. Deskripsi Tugas
Deskripsi tugas adalah suatu rincian yang menunjukan posisi, tanggung jawab, wewenangan, fungsi dan tugas yang harus dilakukan. Periode tugas perlu dibuat agar masing-masing bagian. Berikut adalah deskripsi tugas yang ada di Apotek Jaya Farma yaitu sebagai berikut :
APA
Kasir J.R
A.A
PSA
1. APA (Apoteker PenanggungJawab Apotek) Mempunyai tugas dan fungsi :
a. Penanggung jawab semua operasional apotek
b. Membuat laporan pembelian obat, pesanan obat, retur pembelian dari Apotek ke supplier.
2. PSA (Pemilik Sarana Apotek) Mempunyai tugas dan fungsi :
a. Memimpin, mengkoordinasikan seluruh kegiatan apotek. b. Menerima laporan yang telah disahkan.
c. Menetapkan kebijakan-kebijakan yang akan diterapkan di apotek. 3. A.A (Asisten Apoteker)
Mempunyai tugas dan fungsi :
a. Menerima resep dan meracik obat sesuai resep. b. Membuat salinan resep pada formulir salinan resep c. Menyerahkan salinan resep ke juru resep.
4. Kasir
Mempunyai tugas dan fungsi :
a. Bertanggung jawab penuh terhadap pimpinan.
b. Bertanggung jawab mengatasi obat yang terjual, retur penjualan.
c. Menyusun dan menjaga dalam memelihara pencatatan baik, benar dan teliti.
5. Juru Resep (J.R)
Mempunyai tugas dan fungsi :
a. Pelayan yang melayani dan memberikan obat ke konsumen, menyerahakan salinan resep ke konsumen.
6. Cleanning service
Mempunyai tugas dan fungsi : a. Petugas kebersihan di apotek A. Aturan Kerja Apotek
1. Waktu kerja untuk pegawai a. Hari Senin s/d sabtu : 07.00-21.00 b. Waktu Istirahat : 60 menit 3.2. Metode Penelitian
3.2.1. Desain Penelitian
Dalam pelaksanaannya penelitian ini dilakukan di Apotek Jaya Farma Garut, Faktor yang akan diteliti adalah Pengembangan Sistem Informasi Apotek Jaya Farma. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan metode penelitian deskriptif analitik yakni suatu penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan tentang realitas pada objek yang di teliti secara objektif.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Jenis dan Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini akan dibahas sebagai berikut.
Jenis Pengumpulan Data
Jenis data yang digunakan ada dua yaitu:
1. Primer yaitu jenis data yang diperoleh atau dikumpulkan oleh peneliti secara langsung dari sumber data utama. Data primer disebut juga sebagai data asli atau data baru yang memiliki sifat up to date. Untuk mendapatkan data primer, penulis harus mengumpulkannya secara langsung. Teknik pengumpulan data primer antara lain observasi dan wawancara.
3.2.2.1. Sumber Data Primer
Data yang berasal dari sumber data primer diperoleh dengan menggunakan dua cara yaitu :
1) Observasi
Observasi adalah teknik pengumpulan data melalui pengamatan langsung terhadap gejala atau peristiwa yang terjadi pada objek penelitian. Dalam hal ini penulis melakukan observasi untuk mengamati keadaan fisik, lokasi atau daerah penelitian dan melakukan pencatatan seperlunya.
2) Wawancara
Wawancara adalah teknik pengumpulan data melalui tatap muka dan tanya jawab langsung antara pengumpul data (penulis) dengan pihak yang berkaitan dengan objek penelitian, Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Obat Dan Administrasi Apotek Jaya Farma.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Adapun data yang berasal dari sumber data sekunder diperoleh dengan teknik dokumentasi. Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan objek penelitian. Dalam hal ini, dokumen-dokumen yang diperoleh dianalisis sehingga diperoleh data-data yang sesuai untuk kegiatan pengembangan sistem informasi. Yaitu :
1. Resep
3. Faktur pembelian 4. Nota pesanan 5. Kartu stok
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Dalam pembuatan sistem informasi, perlu digunakan suatu metodologi yang dapat digunakan sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pembuatan sistem antara lain, metode pendekatan sistem dan pengembangan sistem. Dalam penelitian ini metode pendekatan sistem yang digunakan ialah metode pendekatan terstruktur dan untuk mengembangkan sistem informasinya menggunakan metode pengembangan
3.2.3.1.Metode Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem yang digunakan adalah menggunakan metode analisis terstruktur, yang menghendaki adanya gambaran terhadap keseluruhan sistem. Metode pendekatan perancangan terstruktur dimulai dari awal tahun 1970. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
baik, tepat waktu, sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik.
3.2.3.2.Metode Pengembangan Sistem
Roger S. Pressman (2002:39-40) Metodologi yang digunakan dalam perancangan system ini yaitu menggunakan model Prototype. Adapun tahapan-tahapan dari metode prototype adalah sebagai berikut : Kunci
agar model prototype ini berhasil dengan baik adalah dengan mendefinisikan aturan-aturan main pada saat awal, yaitu pelanggan dan pengembang harus setuju bahwa prototype dibangun untuk mendefinisikan kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian atau seluruhnya dan perangkat lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan
implementasi yang sudah ditentukan.Tahapan-tahapan dalam Prototype adalah sebagai berikut:
1. Pengumpulan kebutuhan
Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.
2. Membangun prototype
3. Evaluasi protoptype
Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototype yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil.
Jika tidak prototype direvisi dengan mengulangi langkah 1, 2 , dan 3. 4. Mengkodekan sistem
Dalam tahap ini prototype yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai.
5. Menguji sistem
Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan Black Box..
6. Evaluasi Sistem
Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.
Gambar 3.2 Prototype
3.2.3.3.Alat Bantu Analisis dan Perancangan A. Alat Bantu Analisis
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efesien, merancang atau mengganti output yang yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain.
Tahapan dalam menganalisis sistem adalah sebagai berikut:
1) Definisi masalah (mencakup definisi input, proses, output dari sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dibangun).
2) Pahami sistem yang sedang berjalan tersebut dan dibuat definisinya ( mendefinisikan input, proses, dan output ).
3) Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut.
4) Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya. 5) Implementasikan alternatif terpilih dari sekian alternatif yang telah
ditawarkan tersebut.
6) Mengevaluasi dampak yang ditimbulkan akibat perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem
B. Alat Bantu Perancangan
alat berbentuk grafis yang sifatnya berupa suatu bagan. Bagan adalah suatu alat berbentuk grafis yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan semua metodologi yang ada.
1. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem yang dibatasi oleh boundary. Dalam diagram konteks hanya ada satu proses dan tidak boleh ada store dalam diagram konteks. 2. Diagram Aliran Data ( Data Flow Diagram )
DFD adalah diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user kurang menguasai bidang computer untuk mengerti sistem yang dikerjakan.
3. Flowchart
Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart disusun dengan simbol. Simbol ini di pakai sebagai alat bantu menggambarkan proses didalam program.
4. Kamus Data
Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data dari DFD, arus data di DFD sifatnya adalah global hanya ditunjukan nama arus datanya saja. Kamus data terdiri dari :
a. Nama arus data b. Alias
c. Arus data d. Struktur data 5. Normalisasi
Normalisasi adalah proses pengelompokan data ke dalam bentuk tabel, relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi.
Adapun langkah-langkah pembentukan normalisasi adalah sebagai berikut :
1) Bentuk Tidak Normal(Unnormalized)
2) Bentuk Normal Satu(First normal form) / 1 NF
Bentuk ini sangat sederhana. Aturannya sebuah tabel tidak boleh mengandung kelompok yang terulang. Cara yang dilakukan pada normal pertama ini adalah dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu nilai tunggal yang berinteraksi diantara setiap baris pada satu tabel dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang Atomic.
3) Bentuk Normal Dua(Second normal form) /2 NF
Langkah ketiga pada normal kedua adalah bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu dan setiap file yang tidak bergantung sepenuhnya pada kunci primer dan harus dipindahkan ke tabel lain. 4) Bentuk Normal Tiga(Third normal form) / 3 NF
Langkah keempat pada normal ketiga ini adalah suatu relasi dikatakan dalam bentuk ketiga jika berada pada bentuk normal kedua dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.
6. Relasi Tabel
7. ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram adalah notasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan (Storgae data) dalam sistem secara abstrak.
Dalam ERD terdapat elemen yang disebut dengan kardinalitas Relasi. Kerdinalinas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas lain.
Elemen-elemen diagram hubungan entitas yaiut: a. Entity
Pada ER Diagram, entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada didalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelempokan dalam empat jenis nama, yaitu orang, benda, lokasi, dan kejadian.
b. Relationship
Pada ER Diagram, relationship dapat digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas.
c. Relationship Degree
d. Atribut
Secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship. Maksudnya, atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud entitas maupun relationship, sehingga sering dikatakan atribut adalah elemen dari setiap entitas dan relationship.
e. Kardinalitas
Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi yaitu:
1. One to one
Tingkathubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.
2. One to many atau many to one
Tingkat hubungan satu kebanyak adalah sama dengan banyak kesatu. Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua.
3. Many to many
3.2.4. Pengujian Software
AL Bahra Bin Ladjamudin (2006:351) Pentingnya pengujian perangkat lunak ( Software ) dan implikasinya yang mengacu pada kualitas perangkat lunak tidak dapat terlalu ditekankan seperti yang dikatakan oleh Deutsch :
perangkat lunak adalah elemen kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan merepresentasikan kajian pokok dari spesifikasi, desain, dan pengkodean. Teknik pengujian yang penyusun gunakan untuk menguji perangkat lunak (software) adalah pengujian black-blok.
Pengujian Black Box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Selain itu, pengujian Black Box juga merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.
3.2.4.1. Fungsi Pengujian software
kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pemakai dapat diukur sekaligus dapat diiketahui kesalahan-kesalahannya
Beberapa jenis kesalahan yang dapat diidentifikasi : 1. Fungsi tidak benar atau hilang
2. Kesalahan antar muka
3. Kesalahan pada struktur data (pengaksesan basis data) 4. Kesalahan inisialisasi dan akhir program
54 BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai hasil analisis tehadap
sistem informasi yang sedang berjalan pada Apotek Jaya Farma. Adapun
analisis yang dilakukan yakni analisis dokumen dan analisis Prosedur,
Flowmap, Diagram konteks, DFD dari sistem informasi Apotek Jaya Farma.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen dilakukan untuk mengetahui sistem informasi,
apakah data yang didapat sekarang sudah cukup menghasilkan informasi
yang dibutuhkan.
Adapun dokumen yang digunakan oleh Apotek Jaya Farma yang
berkaitan dengan kegiatan penjualan dan pembelian dibedakan menjadi 2
jenis, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber
data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem.
Sedangkan dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh
sistem. Dokumen – dokumen tersebut mempunyai bentuk seperti:
Nama : Untuk menjelaskan nama dokumen tersebut
Fungsi : Untuk menjelaskan kegiatan informasi yang
Sumber : Asal dokumen
Rangkap : Jumlah salinan dokumen
Distribusi : Menjelaskan ke proses apa saja dan ke bagian
Mana saja data itu mengalir
Atribut : Semua yang ada dalam dokumen
a) Analisis Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai
sumber data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam
sistem. Yang termasuk kedalam dokumen masukan adalah sebagai berikut:
1. Nama : Resep
Fungsi : catatan obat dari hasil pemeriksaan dokter.
Sumber : Dokter
Rangkap : 1 (satu)
Distribusi : Konsumen ke apotek
Atribut : no_resep, tgl, nama_pasein, umur, alamat, nama _ dokter,
nama_obat, jumlah_obat, dosis.
2. Nama : Kartu stok
Fungsi : untuk menginputkan data stok obat baru pada database
apotek.
Sumber : Apoteker
Rangkap : 1(satu)
Atribut :identitas_apotek,kode_obat,nama_obat,harga_obat,
keluar_obat, masuk_obat.
3. Nama : Faktur pembelian
Fungsi : catatan pembelian obat
Sumber : supplier
Rangkap : 2(dua)
Distribusi : Apoteker
Atribut :identitas_apotek,kode_obat,nama_obat, harga_obat.
b) Analisis Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem.
Yang termasuk kedalam dokumen keluaran dalah sebagai berikut:
1. Nama : Nota penjualan
Fungsi : untuk menuliskan bukti transaksi penjualan.
Sumber : Apotek
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : kasir ke konsumen
Atribut : no_nota,tgl_penjualan, nama_pasien,alamat, total.
2. Nama : Nota pesanan
Fungsi : Dokumen sebagai data-data Pemesanan kepada supplier.
Sumber : Apoteker
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : no_pemesanan, identitas_apotek, nama_obat, qty_obat,
identitas_supplier .
4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur sistem yang dibutuhkan untuk memenuhi
kebutuhan akan data dari suatu sistem yang sedang berjalan disuatu
perusahaan atau instansi. Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan
berikut ini merupakan prosedur penjualan dan pembelian di Apotek Jaya
Farma, adalah sebagai berikut :
A. Analisis Prosedur Penjualan Obat Resep
1. Konsumen memberikan resep ke kasir.
2. Kasir menerima resep lalu menginputkan data yang ada di resep, lalu
dihitung untuk mengetahui total bayar untuk diinformasikan ke konsumen,
jika konsumen setuju dengan harga maka cetak faktur jual lalu resep
diserahkan ke apoteker.
3. Apoteker menyediakan atau meracik obat sesuai resep lalu obat di kemas
dan diserahkan ke juru resep.
4. Juru resep memberikan obat serta menjelaskan aturan pakai obat dan
faktur penjualan ke konsumen.
5. Kasir mencetak laporan penjualan lalu diserahkna ke pemilik Apotek.
B. Analisis Prosedur Penjualan non resep
1. Konsumen meminta non resep.
2. Kasir menginputkan obat yang diminta konsumen, jika obat ada lalu
harga maka Juru resep menyediakan obat, lalu obat dan diserahkan ke
konsumen.
3. Kasir mencetak faktur penjualan lalu diserahkan ke konsumen.
4. Mencetak laporan penjualan lalu diserahkan ke pemilik Apotek.
C. Analisis Prosedur Pemesanan Obat.
1. Apoteker mengiputkan nama supplier lalu mengecek stok obat, pilih obat
berdasarkan stok minimum inputkan jumlah pesanan.
2. Apoteker mencetak faktur pesanan untuk diserahkan ke supplier.
3. Apoteker mencetak laporan pemesanan untuk diserahkan ke pemilik
Apotek.
D. Analisis Prosedur Pembelian Obat
1. Supplier membuatkan faktur pembelian yang akan diserahkan pada saat
obat dikirim ke apotek.
2. Apoteker menerima faktur pembelian lalu mengecek faktur pembelian
disesuaikan dengan daftar pesanan jika sesuai maka data pembelian akan
diinputkan ke data obat dan jika tidak sesuai akan kembali ke pembelian.
3. Apoteker mencetak laporan pembelian untuk diserahkan ke pemilik
Apotek.
E. Analisis prosedur retur obat injeksi yang berjalan
1. Konsumen memberikan nota dan obat injeksi ke apoteker lalu dicek obat
apakah sesuai dengan yang ada di apotek dan tidak melebihi dua hari
2. Nota diterima kasir untuk dicatat retur lalu dipotong 10% dari harga jual
lalu uang dikembalikan ke konsumen.
3. Kasir membuatkan laporan retur jual obat injeksi yang diserahkan ke
Pemilik Apotek.
F. Analisis prosedur retur beli
1. Supplier mengirim obat yang telah dipesan apoteker
2. Apoteker mengecek obat yang dipesan jika sesuai jumlah dan obat tidak
rusak masuk ke penerimaan obat jika tidak apoteker mencatat retur obat
untuk diserahkan ke supplier.
3. Apoteker membuat laporan retur beli lalu diserahkan ke Pemilik Apotek.
4.1.2.1. Flow Map
Flowmap menggambarkan aliran dan informasi antar area didalam
sebuah organisasi dan menelusuri sebuah dokumen dari asalnya sampai
tujuannya. Secara rinci flowmap menunjukkan dari mana dokumen
tersebut berasal, distribusinya, dan tujuan digunakannya dokumen
tersebut. Flowmap bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur
pengawasan dalam sebuah sistem.
Berikut ini flowmap prosedur sistem penjualan dan pembelian,
Gambar 4.1 Flow map prosedur penjualan resep yang berjalan
[image:63.612.150.519.416.667.2]Gambar 4.4 Flow map prosedur pembelian yang berjalan
R1
LR
Gambar 4.6 Flow Map retur beli yang berjalan
Keterangan :
R1 : Arsip laporan retur obat injeksi
LR :Arsip laporan retur beli
4.1.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks berfungsi untuk mendefinisikan awal dan akhir
dari data yang masuk dan keluar pada suatu sistem. Berikut ini
merupakan diagram konteks pada Sistem Informasi penjualan, pembelian
Gambar 4.7 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran secara logikal. DFD
biasanya digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk
jaringan proses yang saling berhubungan satu sama lainnya oleh aliran data.
!
"#
$# % &
'
(# ' &
[image:68.612.195.445.105.374.2]' )#
Gambar 4.9 Data Flow Diagram penjualan non resep berjalan
[image:68.612.195.444.412.679.2]Gambar 4.11 Data Flow Diagram pembelian yang berjalan
!
"# *
$# * &
(#
+ '
,
'
+ - '
[image:69.612.165.470.411.642.2]"# * &
$# *
(# '
'
)#
+ ' #
[image:70.612.174.460.105.370.2]'
Gambar 4.13 Flow Map retur beli yang berjalan
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil penelitian, penyususn dapat mengevaluasi sistem
berdasarkan sistem penjualan, pembelian dan pemesanan yang sedang
berjalan di Apotek Jaya Farma yang masih terdapat masalah-masalah,
Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
No. Permasalahan Pemecahan
1. Proses pencatatan retur dari pasien ke
apotek terutama obat injeksi yang lakukan
secara manual yaitu dicatat dengan nota,
Proses pencatatan retur dari Apotek ke
supplier karena obat tidak sesuai dengan
jumlah pesanan, rusak pada saat pengiriman.
menyebabkan kesulitan pegawai dalam
pengecekan stok obat.
Membangun sebuah aplikasi yang dapat
mempermudah menginputkan retur obat
injeksi, pengecekan jumlah pesan,
keadaan rusak tidaknya obat pada saat
pengiriman dalam pengecekan stok obat
2. Proses pencatatan waktu pembayaran
pembelian yang dilakukan secara tunai dan
kredit yang manual dilihat dari faktur yang
menyebabkan sering kali terjadi kerusakan
dan kehilangan arsip pada saat pembayaran
secara kredit.
Membangun sebuah aplikasi yang dapat
mempermudah menginformasikan waktu
pembayaran pembelian yang dilakukan
secara tunai atau kredit.
3. Pembuatan laporan yang disajikan oleh
pegawai lambat karena adanya penyesuaian
antara laporan dari sistem yang sudah
terkomputerisasi dan manual.
Membangun sebuah aplikasi yang dapat
meminimalisir kesalahan akibat adanya
proses penyesuaian antara laporan yang
4.2. Perancangan Sistem
Setelah melakukan tahap analisis sistem penyusun menemukan
beberapa kelemahan pada sistem yang sedang berjalan. Maka pada tahap
perancangan ini penulis akan membuat sebuah rancangan sistem informasi
pengolahan data Apotek Jaya Farma
4.2.1. Tujuan Perancangan
Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk menghasilkan
pengembangan sistem informasi persediaan obat dan administrasi keuangan
Apotek yang komputerisasi berbasis client server untuk memudahkan kerja
pegawai di Apotek Jaya Farma.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Gambaran umum yang terlibat dalam Pengembangan Sistem
[image:72.612.231.397.470.613.2]Informasi Persediaan Obat Apotek Jaya Farma adalah sebagai berikut :
1. Apoteker adalah orang yang mengelola data obat, stok obat, data
pemesanan, transaksi pembelian, retur pembelian, membuat laporan
pembelian, laporan retur pembelian.
2. Kasir adalah orang yang mengelola transaksi penjualan, retur penjualan,
membuat laporan penjualan, laporan retur pembelian, pencatatan biaya
pengeluaran Apotek, membuat laporan keuangan.
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
